2025年分年末調整支援業務

2025年分年末調整支援業務 1入札公告2025年6月5日国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構契約担当職理事 吉岡 正嗣次のとおり一般競争入札(最低価格落札方式)に付します。 1. 競争入札に付する事項(1) 件名2025年分年末調整支援業務(2) 仕様等入札説明書によります。 (3) 履行期限2026年1月30日(4) 入札方法入札金額は、別表「内訳」の各項目の単価に、それぞれの予定数量を乗じて算出した額を合計した総額とします。 また、仕様書に記載のある実費精算に係る経費(職員・受注者間の送料)は除くものとします。 なお、本件については入札の際に適合証明書を提出し、適合審査を受けなければなりません。 落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の100分の10に相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格としますので、入札者は消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載してください。 ただし、その金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとします。 2. 競争参加資格(1) 当該契約を締結する能力を有しない者及び破産者で復権を得ない者は競争参加資格を有しません。 (2) 次の各号のいずれかに該当し、かつ、その事実があった後 2 年を経過していない者は競争参加資格を有しません(これを代理人、支配人、その他の使用人として使用する者についても同様とする。)。 (a) 契約の履行に当たり故意に工事若しくは製造等を粗雑にし、又は物件の品質若しくは数量に関して不正の行為をした者。 2(b) 公正な競争の執行を妨げた者又は公正な価格を害し若しくは不正の利益を得るために連合した者。 (c) 落札者が契約を結ぶこと又は契約者が契約を履行することを妨げた者。 (d) 監督又は検査の実施に当たり職員の職務の執行を妨げた者。 (e) 正当な事由がなくて契約を履行しなかった者。 (f) 競争に参加するための手続又は契約の履行に関する手続に際し、虚偽の申告をした者。 (g) 前各号のいずれかに該当する事実があった後2年を経過しない者を、契約の履行に当たり代理人、支配人、その他の使用人として使用した者。 (3) 令和07・08・09年度の国の競争参加資格(全省庁統一資格)において「役務の提供等」の「A」、「B」又は「C」等級に格付けされている者であること。 (4) 提出した適合証明書が当機構により採用し得ると判断された者であること。 (5) 入札説明会に参加した者であること。 (6) 各省各庁、政府関係法人等からの補助金交付等停止措置又は指名停止措置が講じられている者ではないこと。 3. 契約条項を示す場所等(1) 契約条項を示す場所等(a) 契約条項を示す場所神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構(b) 入札説明書の交付入札説明書は入札説明会参加希望者に対して交付します。 (c) 入札説明会当該業務の内容、入札に当たっての具体的な手続、提出する書面等について説明会をオンライン(Microsoft Teams)で開催しますので、説明の内容を理解できる方の御参加をお願いします。 説明会は日本語で行います。 参加希望者は、申込期限までに以下のURLから会社名、参加者の氏名、E-mail アドレス及び携帯電話番号を御登録ください。 御登録いただいた方に、専用のリンク及びIDを送付します。 参加者は各社3名以内とします。 なお、途中参加は認められません。 また、申込期限までに以下のURLから入札説明書をダウンロードください。 開催日時: 2025年6月12日(木)11時参加登録URL: https://app23.infoc.nedo.go.jp/qa/enquetes/xxrkgnnh8zmo申込期限: 2025年6月11日(水)12時(2) 入札書・適合証明書等の提出期限及び提出先32025年7月2日(水)12時必着(郵送・持参共通)〒212-8554神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー16階国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構 法務部調達契約課 関山郵送の場合は書留、特定記録等の記録の残る方法に限ります。 持参の場合は 16 階「総合案内」で受付を行い、指示に従ってください。 「総合案内」の受付時間は10時から17時まで(12時から13時まで、土曜日、日曜日及び国民の祝日を除く。)とします。 (3) 開札の日時及び場所2025年7月10日(木)11時神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー16階国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構 会議室Aただし、公正な競争性を確保できないと判断された場合は、開札を延期又は中止とすることがあります。 4. その他(1) 入札保証金及び契約保証金全額免除(2) 入札の無効本公告に示した競争参加資格のない者による入札及び入札に関する条件に違反した入札。 (3) 契約書作成の要否要(4) 落札者の決定方法有効な入札を行った者のうち、当機構の作成した予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって入札した者を落札者とします。 ただし、落札者となるべき者の入札価格によっては、その者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、又はその者と契約することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価格の制限の範囲内の価格をもって入札した他の者のうち、最低価格をもって入札した者を落札者とすることがあります。 (5) 問合せ先問合せはE-mail で受け付けます。 E-mail には入札件名、会社名、氏名、電話番号、E-mail アドレスを明記してください。 (a) 入札・契約等に関する問合せ件名:【問合せ】2025年分年末調整支援業務4宛先: 法務部調達契約課 関山E-mail: keiyakuka_tender@ml.nedo.go.jp(b) 仕様・適合証明書等に関する問合せ件名:【問合せ】2025年分年末調整支援業務宛先: 人事部給与課 山家、坂下、福井E-mail: nencho@nedo.go.jp(c) 問合せ期限2025年6月19日(木)12時(6) 契約に係る情報の公表「独立行政法人の事務・事業の見直しの基本方針」(平成22年12月7日閣議決定)において、独立行政法人と一定の関係を有する法人と契約をする場合には、当該法人への再就職の状況、当該法人との間の取引等の状況について情報を公開するなどの取組を進めるとされているところです。 本入札の落札者については、当機構との関係に係る情報を当機構のホームページで公表します。 詳細については、以下のURLを御参照ください。 https://www.nedo.go.jp/content/100431960.pdfまた、本入札の件名、落札者の商号又は名称、住所、落札金額又は契約金額、入札方法及びその他必要な事項について、別途、当機構のホームページで公表します。 これらの公表事項については、本入札への応札又は応募をもって同意されたものとみなします。 (7) NEDO公式X(旧Twitter)の御案内入札情報に関するお知らせはNEDO公式X(旧Twitter)で随時発信しています。 是非フォローいただき、御活用ください。 https://www.nedo.go.jp/nedomail/index.html5別表内訳項番 項目 単位単価(円)(税抜)予定数量 金額(税抜)１ 基本料金 一式の金額 1２ 年末調整事務作業料金 １件当たりの金額 1,300合計※別表の予定数量は見込み数であり、実績数を保証するものではありません。 (ただし、項番１を除く。)※入札は各項目の合計金額の総価により行います。 ※職員・受注者間の送料は上記の単価に含めず、別途実費精算とします。 ※NEDO・受注者間の送料等、「職員・受注者間の送料」以外の費用は上記の単価に含めてください。 1別紙仕様書1．件名2025年分年末調整支援業務2．目的本調達は、国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構(以下「NEDO」という。)の給与支給業務の過度な負担を軽減し、効率的に処理するため、2025年分年末調整事務の一部の支援を行う役務(以下「本業務」という。)を調達するものである。 3．年末調整事務の概要年末調整事務とは、所得税法等関係法規に基づき給与の支払者が行う、本年中に支払ってきた給与について源泉徴収した税額の合計額を正当な年税額に一致させるための手続に関する事務をいう。 具体的には、扶養控除等に係る申告書(保険料控除申告書等年末調整時に提出される申告書。以下単に「申告書」という。)の提出・受理、提出書類の確認・審査、申告書情報の抽出、人事給与システムへの反映等の業務である。 4．業務内容(1)前提条件本業務における前提条件を以下に示す。 ①対象者NEDOから給与を支給する役職員(以下「職員」という。)とする。 他機関への出向者を含む。 ②対象規模(概数。実際の作業時には増減があり得る。)1,300人(うち保険料控除あり1,200人、住宅控除あり100人)③年末調整を行う給与支給日2025年12月19日④本業務における「1件」の定義職員 1 人当たりの申告書(複数の申告書がある場合はそれらを含み、証明書類等の資料等も含む。)を1件とし、4.(2)①イ.の「進捗管理表」において件数を把握するものとする。 (2)実施作業本業務として以下の作業を行うこと。 作業に当たっては所得税法等関係法規に基づき実施すること。 なお、4.(2)①～④に記載する項目以外に、年末調整事務の実施に当たって必要な作業等が判明した場合は、NEDO人事部給与課の担当職員(以下「担当職員」という。)と協議の上、別途作業を実施すること。 また、担当職員と協議の結果、受注者の業務実施ノウハウ等を活用することにより効率的に実施できると考えられる場合には、実施手順を変更することがあり得る。 ①業務管理2ア．担当職員と協議の上、「業務実施計画書」を作成し、契約締結後速やかに担当職員から承認を得ること。 「業務実施計画書」には本業務の実施体制、各担当者の役割、受注者・担当職員・職員の作業内容・工程を含むこと。 また、「業務実施計画書」に変更があった場合は、その都度担当職員に報告し、承認を得ること。 イ．職員から申告書等の受付件数や審査の過程等を記載した「進捗管理表」を担当職員と協議の上、申告期間の開始時までに作成し、作業の進捗状況がわかるようにすること(受注者が用意する「年末調整システム」で担当職員が随時確認可能であればそれでも可)。 ウ．電子データを提供された場合は、作業終了後速やかに担当職員の許可を得た上で提供データを削除すること。 ②年末調整事務支援ア．職員が年末調整の申告書を作成するための適切なセキュリティ対策が講じられた「年末調整システム」を用意すること。 システム利用料等は受注者の負担とし、契約金額に含むこと。 イ．NEDOから提供する年末調整に必要な情報(団体扱い保険(6社程度)、確定給付企業年金(DB)を含む。 )を「年末調整システム」に取り込み、職員の申告書作成に必要な設定を行うこと。 ウ．職員が受注者に証明書類を送付するための封筒を用意し、職員の自宅に送付し、職員から証明書類を回収すること。 職員・受注者間の送料は、別途実費精算とする。 エ．「年末調整システム」を職員に提供すること。 オ．職員が「年末調整システム」を使用して作成した申告書の内容の審査を行うこと(「年末調整システム」に証明書類の画像ファイルのアップロードが可能な場合は、画像ファイルを基に審査することも可)。 内容の審査は年末調整の制度に照らして、受注者の審査マニュアル等に沿って行うものとする。 審査に誤りがないよう複数名による確認を行うこと。 カ．申告書の審査の結果、不備があるものについては、受注者から職員に対して電子メール等により直接内容確認を行うこと。 不備がないもの(不備があるものについて不備が解消されたものを含む。)については、審査完了として保存すること。 キ．職員が提出した「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」の内容が、NEDOが事前に提供した情報から変更されている場合は、該当する職員を担当職員に報告すること。 ク．「進捗管理表」に基づき申告・提出状況の確認を行い、未申告者及び証明書類の未提出者には督促して、期限内に申告が完了するようにすること。 確認、報告、督促の時期・頻度は担当職員と協議し、その指示に従うこと。 ケ．申告内容のデータ、審査完了した申告書及び証明書類をNEDOが指定する方法で提出すること。 コ．職員からの年末調整、システム操作等に関する問合せは電子メール等で受け付け、速やかに対応すること。 また、職員からのよくある問合せは担当職員に報告すること。 担当職員からの審査内容に係る問合せには、申告書を担当職員に提出後であっても対応すること。 ③業務完了報告業務完了後に様式1「業務完了報告書」を1部作成し発注者に提出すること。 ④その他作業に際して発生した不明点は、担当職員と協議し解決に努めること。 (3)想定スケジュール3スケジュールは以下を想定している。 具体的なスケジュールは受注者と担当職員で協議の上決定する。 8月～10月 ・NEDOから受注者へ必要情報の提供(団体扱い保険のデータは10月上旬頃)・受注者にて「年末調整システム」へのデータ取込、初期設定10月上中旬 ・NEDOから職員へ事前の申告案内10月下旬 ・年末調整申告受付開始(受注者にて受付したものから随時審査を開始)11月上旬 ・年末調整申告受付終了11月中下旬 ・受注者からNEDOへ申告内容のデータを納品・NEDOにて人事給与システムにデータ取り込み12月19日 ・12月月例給与支給5．履行期限2026年1月30日6．納入成果物及び納入期限本業務における納入成果物は以下のとおり。 納入成果物ごとの納入期限までにNEDOが指定する形式及び方法(電子データ：電子メール等を想定。担当職員が「年末調整システム」からダウンロード可能な場合はそれでも可。証明書類(原本)：職員番号順にファイリングを想定)で提出し、担当職員による確認を受け、最終版を履行期限までに納入すること。 納入成果物 納入期限業務実施計画書 契約締結日から10営業日進捗管理表申告期間開始の前営業日まで申告終了後の最終版：2026年1月30日申告内容データ及び申告書データ2025年11月25日証明書類(原本)2025年12月1日証明書類の画像ファイルが「年末調整システム」にアップロードされており、NEDOが確認可能な場合は2026年1月30日業務完了報告書 2026年1月30日7．納入場所〒212-8554 神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー7階NEDO 人事部給与課8．作業体制(1)企業としての実績・資格として、以下の要件を満たすこと。 ①プライバシーマーク又は JIS Q 27001 に適合したマネジメントシステムを有することについて、第4三者の制度による認証を受けていること。 ②過去 3 年以内に給与支払者 1,000 人以上の官公庁等の公的機関、企業、団体等の年末調整事務(年末調整事務を含む給与事務でも可)の受注実績を有すること。 ③本業務の実施体制及び情報保全に係る履行体制に関する「情報取扱者名簿及び情報管理体制図」を提出し、適合すると認められること。 (2)本業務の実施に当たっては、以下の要件を満たす者を配置した体制とすること。 ①本業務の作業責任者と個人情報取扱責任者を1名ずつ選任すること。 ②本業務の従事者の中に、8.(1)②の業務実績を有する者を含めること。 ③本業務の従事者は、年末調整事務の基本的な事項を十分に理解した者とすること。 9．作業環境作業環境は受注者が用意すること。 10．契約不適合責任以下の契約不適合責任を負うものとする。 ただし、契約不適合責任期間はNEDOによる検収後1年間とする。 (1)本業務で納入する全ての納入成果物について、契約不適合責任を負うこと。 (2)納入成果物に契約不適合があった場合は、納入成果物を修正の上、提出すること。 11．機密保持(1)機密保持①NEDOが開示した情報、契約履行過程で生じた納入成果物(印刷した帳票を含む。)及び本業務の履行上知り得た一切の事項について、いかなる場合にもこれをNEDOが開示することを認めていない第三者に開示又は漏えいしてはならないものとし、そのために必要な措置を講じること。 NEDOが提供した情報を第三者に開示する必要がある場合には、事前に NEDO と協議し、了承を得ること。 なお、上記の開示又は漏えい防止、NEDOの了承を得ることについては、本業務の契約期間終了後も同様とする。 ②本業務の実施に当たって、受領、作成及び出力した一切の情報については、NEDOの許可なく作業実施場所から持ち出してはならない。 ③NEDOが提供する本業務に関連する文書等については、適切な場所に保管し、原則として契約期間終了時までに返却又は裁断・溶解等の処分を行うこと。 ④プログラム及びデータは事前に許可した機器又はディレクトリのみに格納することとし、外部からアクセスできる状態にしてはならない。 ⑤電子媒体によって運用するプログラム、データ及び文書等については、ウィルスチェックを実施すること。 (2)個人情報の保護①個人情報の取扱いに係る事項については、NEDOと協議の上決定し、書面で提出すること。 また、個人情報の適正な取扱いを図るための責任者を選任し、併せて報告を行うこと。 5②本業務において「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。 )」における個人番号を扱う事務は想定していないが、万が一扱う際には、番号法、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(行政機関等)、NEDOの個人情報保護管理規程等の関係法令等の定めに基づき、必要な安全管理措置を講じた上で個人番号に係る事務を取り扱うこと。 ③個人情報を複製する際には、事前にNEDOの許可を得ること。 ただし、複製の実施は必要最小限とし、複製が不要となり次第、その内容が絶対に復元することができないように破棄・消去を実施すること。 なお、受注者は廃棄作業が適切に行われたことを確認し、その保証をすること。 ④受注者が、個人情報の取扱いにおいて、適正な取扱いをしなかった場合は、本業務の契約解除の措置を受けることがある。 ⑤受注者が、本業務を履行する上で個人情報の漏えい等、個人情報の秘密保持に反する行為及び安全確保の上で問題となる事案等を把握した場合には、直ちにNEDOに報告すること。 ⑥NEDOは、受注者が本業務で取り扱う個人情報の管理状況について必要に応じて調査するものとし、受注者は協力すること。 12．情報管理体制(1)受注者は、本業務で知り得た情報を適切に管理するため、次の履行体制を確保し、NEDO に対し「情報取扱者名簿」(氏名、所属部署、役職、国籍等が記載されたもの)及び「情報管理体制図」(情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面)を契約前に提出し、NEDOの同意を得ること。 また、情報取扱者の個人住所、生年月日、パスポート番号をNEDOから求められた場合は、速やかに提出すること。 なお、情報取扱者は、本業務の遂行のために最低限必要な範囲で設定すること。 (確保すべき履行体制)契約を履行する一環として受注者が収集、整理、作成等を行った一切の情報が、NEDOが保護を要さないと確認するまでは、情報取扱者名簿に記載のある者以外に伝達又は漏えいされないことを保証する履行体制を有していること。 (2)本業務で知り得た一切の情報について、情報取扱者以外の者に開示又は漏えいしてはならない。 ただし、NEDOの承認を得た場合はこの限りではない。 (3)12.(1)の情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面又は情報取扱者名簿に変更がある場合は、あらかじめNEDOへ届出を行い、同意を得ること。 13．履行完了後の情報の取扱いNEDOが提供した資料又はNEDOが指定した資料の取扱い(返却・削除等)については、担当職員の指示に従うこと。 14．情報セキュリティに関する事項(1)「政府機関等のサイバーセキュリティ対策のための統一基準群」を参照し、適切なセキュリティ対策を講じること。 (2)本業務を行うに当たり「年末調整システム」等にクラウドサービスを利用する場合は、当該サービ6スは政府情報システムのためのセキュリティ評価制度(ISMAP)に基づく「ISMAPクラウドサービスリスト」に掲載されていること、又はサービス開始までにNEDOが提供する「政府情報システムのためのセキュリティ評価制度(ISMAP)管理基準」に基づくチェックリストを提出し、NEDOの承認を得ることが可能であること。 チェックリストの項目は入札説明会参加者に配布する。 15．その他(1)受注者は、担当職員との緊密な連絡・協力関係を保持し、十分な支援を提供すること。 (2)受注者は、作業手順の事前確認や複数の業務担当者による作業連携等、効率的かつ円滑な作業体制を確保すること。 (3)受注者は、担当職員及び職員と日本語での円滑なコミュニケーションが可能で、かつ、良好な関係が保てること。 (4)受注者は、担当職員が常時契約履行に関する調査を行える体制とすること。 (5)受注者は、本業務で発生する諸経費全てを負担すること。 (6)本業務の精算は、別表「料金単価表」の各項目の単価に、それぞれの実績数を乗じて算出した費用を合算して支払うこととする。 (7)受注者は適格請求書発行事業者である場合は、NEDOに対し適格請求書を交付すること。 (8)本仕様書に定めのない事項又は本仕様書において生じた疑義については、NEDOと受注者で協議の上解決すること。 7様式1○年○月○日国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構理事長 殿(住所)(会社名)(代表者役職 氏名)業務完了報告書2025年○月○日付けで受注した「2025年分年末調整支援業務」について、業務が完了したので下記のとおり報告します。 記1．実施期間2025年○月○日～○年○月○日2．実費・実績精算に係る件数(1)職員への封筒送付件数 ○人分(2)職員からの証明書類回収件数 ○人分(3)申告書審査件数 ○人分3．業務完了日○年○月○日以上8別表料金単価表項番 項目 単位 単価(円)(税抜)１ 基本料金 一式の金額２ 年末調整事務作業料金 １件当たりの金額※消費税及び地方消費税は別途加算する。 ただし、加算金額に1円未満の端数があるときは、その端数は切り捨てるものとする。 ※職員・受注者間の送料は上記の単価に含めず、別途実費精算とする。 ※NEDO・受注者間の送料等、「職員・受注者間の送料」以外の費用は上記の単価に含めること。