（RE-05706）国際会議「2nd Ab-Initio Electron Dynamics Simulation (AIEDS2)」実施のための運営補助業務【掲載期間：2025年6月23日～2025年7月15日】

（RE-05706）国際会議「2nd Ab-Initio Electron Dynamics Simulation (AIEDS2)」実施のための運営補助業務【掲載期間：2025年6月23日～2025年7月15日】 公告期間： ～ ( )に付します。 1．競争入札に付する事項仕様書のとおり２．入札書等の提出場所等入札説明書等の交付場所及び問い合わせ先(ダイヤルイン)入札説明書等の交付方法上記２．(1)に記載の交付場所または電子メールにより交付する。 ただし、交付は土曜,日曜,祝日及び年末年始(12月29日～1月3日)を除く平日に行う。 電子メールでの交付希望の場合は、「 公告日,入札件名,当機構担当者名,貴社名,住所,担当者所属,氏名,電話,FAX,E-Mail 」を記載し、上記２．(1)のｱﾄﾞﾚｽに送信。 交付の受付期限は 17:00までとする。 入札説明会の日時及び場所開札の日時並びに場所３．競争に参加する者に必要な資格(3)記一般競争入札(1)下記のとおり〒263-8555E-mail：ＴＥＬ(1)入札に必要な書類の提出期限(5)本部(千葉地区)石橋 由治(4)令和7年7月16日(水) 17時00分(3)(2)R7.6.2315時00分請負令和7年6月23日本部(千葉地区)仕様書のとおり入 札 公 告国際会議「2nd Ab-Initio Electron Dynamics Simulation (AIEDS2)」実施のための運営補助業務令和8年3月19日043-206-3014履行場所履行期限(火)千葉県千葉市稲毛区穴川４丁目９番１号財 務 部 長国立研究開発法人 量子科学技術研究開発機構(火) 令和 7 年 7 月 15 日実 施 し な い入札事務室財務部契約課令和7年7月22日nyuusatsu_qst@qst.go.jp小柳 大作ＦＡＸ 043-251-7979(2)件 名内 容(4)R7.7.15当機構から指名停止措置を受けている期間中の者でないこと。 全省庁統一競争入札参加資格を有する者であること。 当機構が別に指定する誓約書に暴力団等に該当しない旨の誓約をできること。 ４．入札保証金及び契約保証金 免除５．入札の無効入札参加に必要な資格のない者のした入札入札の条件に違反した者の入札６．契約書等作成の要否 要７．落札者の決定方法８．その他その他、詳細については、入札説明書によるため、必ず上記２．(2)により、 入札説明書の交付を受けること。 17:00までに中に当機構ホームページにおいて掲載する。 以上 公告する。 この入札に参加を希望する者は、入札書の提出時に、当機構が別に指定する暴力団等に該当しない旨の誓約書を提出しなければならない。 (4) 令和 7 年 7 月 7 日 (月)令和7年7月10日上記問い合わせ先宛てに質問書を提出すること。 なお、質問に対する回答は(木)本入札に関して質問がある場合には 予定価格の制限の範囲内で、最低価格をもって有効な入札を行った入札者を落札者とする。 (最低価格落札方式)国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構 契約事務取扱細則第10条の規定に該当しない者であること。ただし、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者についてはこの限りでない。 (1)(5)(4)(1)(2)(3)(1)国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構 契約事務取扱細則第11条第１項の規定に該当しない者であること。 (2)(3)前項の誓約書を提出せず、又は虚偽の誓約をし、若しくは誓約書に反することとなったときは、当該者の入札を無効とするものとする。 当機構の定める契約書(契約金額が500万円以上の場合)もしくは請書(契約金額が500万円未満の場合)を作成するものとする。 (2) 落札決定に当っては、入札書に記載した金額に当該金額の10パーセントに相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数を切り捨てた金額とする)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。 仕様書(役務)I 概要1. 件 名 国際会議「2nd Ab-Initio Electron Dynamics Simulation (AIEDS2)」実施のための管理業務2. 目 的光・量子飛躍フラッグシッププログラム(Q-LEAP)の先端レーザーイノベーション拠点「光量子科学によるものづくりCPS化拠点」事業において、国立研究開発法人量子科学技術研究開発機構(以下「QST」という。)は光と物質の相互作用シユレーション技術の開発および応用研究を行っている。当該分野の世界的研究者を招き、スクール及びワークショップからなる国際会議「2nd Ab-Intio ElectronDynamics Simulation (AIEDS2)」を行うことで最新の研究動向の把握と共に、Q-LEAPでの研究成果を発信する。AIEDS2はQST主催、Q-LEAP、学際領域展開ハブ形成プログラム、及びSALMON開発研究会共催で行われる。本件はAIEDS2開催のための事前準備及び当日運営を円滑に行えるようにするものである。3. 業務期間 事前準備 契約後から会議前日(令和 8年 3月 8日)当日運営 令和 8年 3月 9日から令和 8年 3月 13日4. 履行場所 東大寺総合文化センター令和 8年 3月 9日から3月 10日 会議室A(スクール)令和 8年 3月 11日から3月 13日 金鐘ホール(ワークショップ)令和 8年 3月 12日から3月 13日 会議室A(ポスターセッション)参加予定人数 スクール30-50人、ワークショップ60-150人5. 業務内容(1) ホームページ作成(2) 会計の処理・作成(3) 東大寺総合文化センターとの事前打ち合わせ(4) 事務局業務① 参加登録事務局 令和7年12月から令和8年2月(３ヶ月)② 演題登録事務局 令和7年10月から令和8年11月(２ヶ月)③ VISAサポート事務局 令和7年11月から令和8年3月13日④ 学生のポスターセッション参加者からセレクションされる旅費補助及び参加費免除の通知⑤ 協賛企業対応⑥ 概要集の編集およびPDF作成⑦ 奈良ビジターズビューロー対応(5) 会場業務(詳細はⅡ章参照。会場の規定及び意向に従い実施)① 受付所準備② 機材設営③ 会場及び機材の前日準備及び確認(6) 飲食関連① コーヒーブレイク対応(スクール4回、ワークショップ7回予定)。必要機材の搬入と搬出を含む。コーヒーとカップ、スナックとゴミ袋を準備すること。東大寺総合文化センターの規定及び意向に従うものとする。② 奈良ビジターズビューローを通じ昼食用の弁当(ベジタリアン対応)、お茶手配。ゴミ袋とゴミ処理の手配。③ バンケット手配④ コーヒーとスナック、弁当、お茶、およびバンケット代金などは本役務の見積りに反映させないこと。6. 必要な能力・資格(1) 国際会議を円滑に遂行するためのノウハウを有すること。(2) 参加費の事前徴収、会場等への支払いが可能なこと。(3) 国内外の参加者との連絡が英語で可能なこと。(4) webサイトの整備が可能なこと。7. 提出図書 下記の書類を提出すること。図書名 提出時期 部数 確認会議準備スケジュール会議当日配置会議結果報告書総括責任者届再委託承諾願(QST指定様式)契約後速やかに会場準備前会議終了時契約後速やかに契約後速やかに※下請負等がある場合に提出のこと。1部1部1部1部1式要要要要要(提出場所)京都府木津川市梅美台８－１－７量子科学技術研究開発機構 関西光量子科学研究所 量子応用光学研究部8. 検査条件I章5項及びⅡ章に示す業務完了後、Ⅰ章7項に定める提出図書の確認並びに仕様書に定めるところに従って業務が実施されたと量研が認めたときをもって検査合格とする。9. グリーン購入法の推進(1) 本契約において、グリーン購入法(国等による環境物品等の調達の推進等に関する法律)に適合する環境物品(事務用品、ＯＡ機器等)が発生する場合は、これを採用するものとする。(2) 本仕様に定める提出図書(納入印刷物)については、グリーン購入法の基本方針に定める「紙類」の基準を満たしたものであること。10. 協議本仕様書に記載されている事項及び本仕様書に記載のない事項について疑義が生じた場合は、QSTと協議のうえ、その決定に従うものとする｡11. その他(1) VISA対応は10名分までの対応とする。これより多くなった場合は申し込み締め切り後に再度見積りを提出すること。(2) 会場利用費と会場設備利用費は別途精算するため、見積りに反映させないこと。(3) 参加費は最終的にQSTが指定する口座に入金すること。(4) 受注者は、本業務を実施することにより取得したデータ、技術情報その他全ての資料及び情報を、発表、公開もしくは利用することはできない。ただし、あらかじめ書面によりQSTの承認を受けた場合はこの限りではない。(5) 受注者は、異常事態等が発生した場合、QSTの指示に従い行動するものとする12. 総括責任者受注者は本契約業務を履行するに当たり、受注者を代理して直接指揮命令する者(以下、「総括責任者」という。)及びその代理者を選任し、次の任務に当たらせるものとする。(1) 受注者の従事者の労務管理及び作業場での指揮命令(2) 本契約業務履行に関するQSTとの連絡及び調整(3) 従事者の規律秩序の保持並びにその他本契約業務の処理に関する事項II 技術仕様1. ホームページ(1) QSTが準備した指定ウェブサーバを利用すること。(2) ホームページ全体のデザインを行うこと。(3) ページコンテンツ① Overview：概要、トピックなどを記載② Committee③ Lecturers:講師の名前、CV、講義内容④ Speakers：登壇者の名前、CV等⑤ Program：全体スケジュール、概要集PDF閲覧(同一パスワード認証)⑥ Submission:概要テンプレート(Word)のダウンロード及び概要PDFアップロード機能。招待講演者とポスター希望者を分けて登録⑦ RegistrationA) 登録者、入出金管理、登録状況出力機能を持つこと。B) 円建てクレジットカード決済機能を持つこと。必要な場合は外部サーバを利用しても良い。C) 参加費の区分け(講師、一般・学生、スクール参加の有無、Early・Late )D) 弁当のベジタリアン希望の有無確認ができること。E) オートリプライメール機能を持つこと。F) VISA 申請必要書類、該非判定必要書類などのダウンロード及びアップロード機能を持つこと。それぞれ2025年12月中旬、2026年1月末日を期日とし、それ以降の受付はしないようにする。G) VISAが必要な参加者は2025年12月中旬、該非判定が必要な外国籍スクール参加者は2026年1月末日までに参加登録する旨を明示すること。H) スクール参加者は 50 名、ワークショップ参加者は 150 名を上限とする。 参加登録者が上限に達した時点で締め切ること。⑧ Venue：東大寺の解説、会場までのアクセスなどの提示。⑨ 主催、共催、協賛企業ロゴとリンク掲載。2. 受付所等準備(1) 建家入り口から会場までの案内表示(2) 受付テーブルと場所の確保(3) 奈良ビジターズビューロー支援による玄関前立て看板の準備と設置(4) 奈良ビジターズビューロー支援による観光資料入りビニールバック準備(5) A3サイズ受付スタンド看板(6) 参加者名簿(7) 参加者の所属と名前入り名札兼参加証とネームホルダー※ 以上の準備は会議前日3月8日に完了していること3. 機材設営(1) 音響・映像：東大寺総合文化センターの指定業者との協力によるワークショップ(金鐘ホール)及びスクール(会議室A)の音響・映像機器などの準備及び運営の管理。① 金鐘ホール：発表者は自分のPCを接続する。マイクは講演者、司会、会場質疑用を準備すること。講演時の照明の調整も行うこと。講演者の接続サポートと予備ＰＣの準備、講演時に次の講演者が試写及び接続確認ができること。② 会議室 A：講師用のプロジェクターとマイク。スクール参加者への電源準備。③ 機材の円滑な操作が行えるようにすること。④ 指定業者への支払いを見積もりに含むこと。(2) WiFi: WiFi機器の設置。※ 2026 年に会場の WiFi 機能が強化される予定であるため、会期中の状況を判断の上実施すること。当初予定から変更があった場合は再度見積もりを提出すること。4. 概要集(1) 口頭発表は発表番号、ポスターはポスター番号順に分けて掲載(2) 協賛企業の広告を掲載(3) 講演者の氏名と発表番号一覧を最後に掲載5. 開催後の会議結果報告書の作成(1) 実施結果のとりまとめ① 本会議の実施結果として参加人数、配置人員、タイムテーブルのまとめを行う。② 会議中に起きた問題点と解決方法をまとめる。(2) 会議結果報告書の作成① 経費書類を作成する。② 領収書等をまとめる。③ 上記書類と実施結果をまとめ、会議結果報告書を作成する。(3) 報告書は2026年3月19日を納期とする。(要求者)部課(室)名：量子応用光学研究部 超高速電子ダイナミクス研究プロジェクト氏 名：乙部 智仁