「さいたま市支出関係書類審査等補助業務」の事業者を募集します（一般競争入札）

「さいたま市支出関係書類審査等補助業務」の事業者を募集します（一般競争入札） 1さいたま市告示第８８５号さいたま市支出関係書類審査等補助業務について、次のとおり一般競争入札を行うので、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号。以下「施行令」という。)第１６７条の６の規定に基づき公告する。 令和７年５月２３日さいたま市長 清 水 勇 人１ 競争入札に付する事項⑴ 件名さいたま市支出関係書類審査等補助業務⑵ 履行場所さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市出納室内⑶ 業務概要仕様書のとおり⑷ 履行期間令和７年８月１日から令和１０年７月３１日まで２ 競争入札参加資格に関する事項本入札に参加を希望する者は、次の全ての要件を満たしていなければならない。 ⑴ 本入札の告示日において、令和７・８年度さいたま市競争入札参加資格者名簿(物品等)(以下「名簿」という。)の業種表・営業品目一覧のうち、業務区分「催物、映画、広告、その他の業務」、営業品目(大分類)「その他業務」、営業品目(小分類)「その他業務」内の「人材派遣業務」で登載されている者であること。 ⑵ 次のいずれにも該当しない者であること。 ア 特別な理由がある場合を除き、契約を締結する能力を有しない者、破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者及び暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成３年法律第７７号)第３２条第１項各号に掲げる者イ 施行令第１６７条の４第２項の規定により、さいたま市の一般競争入札に参加させないこととされた者⑶ 本入札の告示日から入札日までの間、さいたま市物品納入等及び委託業務業者入札参加停止要綱(平成１９年さいたま市制定)による入札参加停止の措置又はさいたま市の締結する契約からの暴力団排除措置に関する要綱(平成１３年さいたま市制定)による入札参加除外の措置を受けている期間がない者であること。 ⑷ 令和２年以降に、国又は地方公共団体の会計事務において委託業務を受託した実績を有する者であること。 ３ 入札説明書の交付本入札に参加を希望する者に対し、入札説明書を交付するものとする。 ⑴ 交付場所ア さいたま市ホームページからダウンロードhttps://www.city.saitama.lg.jp/005/001/017/006/003/p121557.html2イ さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市出納室審査課担当 審査第３係 電話 ０４８(８２９)１６０４⑵ 交付期間告示の日から令和７年６月９日(月)まで(さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条第１項に規定する休日を除く午前９時から午後４時まで)⑶ 交付費用無償４ 一般競争入札参加申込兼資格確認申請書の提出本入札に参加を希望する者は、入札参加申込及び入札参加資格の確認審査(以下「確認審査」という。)の申請を行わなければならない。 名簿に登載されている者であっても、入札期日において確認審査を受けていない者は、入札に参加する資格を有しない。 ⑴ 提出書類ア 一般競争入札参加申込兼資格確認申請書イ 入札説明書に定める書類⑵ 受付期間３⑵に同じ⑶ 受付場所３⑴イに同じ⑷ 提出方法持参５ 一般競争入札参加資格確認結果通知書の交付確認審査終了後、一般競争入札参加資格確認結果通知書を交付するものとする。 ⑴ 交付場所３⑴イに同じ⑵ 交付日時令和７年６月２５日(水)午前９時から午後４時まで⑶ その他郵送希望者については、４の書類提出時において、返信用封筒に１１０円切手を貼付し申し出た場合のみ受け付けるものとする。 ６ 入札手続等⑴ 入札方法総価で行う。 なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 ⑵ 入札の日時及び場所ア 日時令和７年７月２日(水)午後３時００分3イ 場所さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市役所 西会議棟１階 第７会議室⑶ 入札保証金見積もった金額の１００分の５以上を納付すること。 ただし、さいたま市契約規則(平成１３年さいたま市規則第６６号)第９条の規定に該当する場合は、免除とする。 ⑷ 開札の日時及び場所ア 日時令和７年７月２日(水)入札終了後、直ちに行う。 イ 場所６⑵イに同じ⑸ 落札者の決定方法さいたま市契約規則第１１条第１項及び第２項の規定に基づいて作成した予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。 ⑹ 入札の無効さいたま市契約規則第１３条に該当する入札は無効とする。 ⑺ 入札事務を担当する課さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市出納室出納課電話 ０４８(８２９)１５９８ ＦＡＸ ０４８(８２９)１９９３⑻ 業務を担当する課さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市出納室審査課電話 ０４８(８２９)１６０４ ＦＡＸ ０４８(８２９)１９９３７ 契約手続等⑴ 契約保証金契約金額の１００分の１０以上を納付すること。 ただし、さいたま市契約規則第３０条の規定に該当する場合は、免除とする。 ⑵ 契約書作成の要否要⑶ 議決の要否否８ その他⑴ 提出された一般競争入札参加申込兼資格確認申請書等は、返却しない。 ⑵ この契約において使用する言語及び通貨は、日本語及び日本国通貨に限る。 ⑶ 契約条項等は、さいたま市出納室審査課及びホームページにおいて閲覧できる。 https://www.city.saitama.lg.jp/005/001/017/009/index.html⑷ 詳細は、入札説明書による。 1さいたま市支出関係書類審査等補助業務仕様書１ 件名さいたま市支出関係書類審査等補助業務２ 業務内容(1) 支出関係書類審査等補助業務(以下「業務」という。)支出命令書等審査業務の補助を行う。 ３ 契約期間令和７年８月１日から令和１０年７月３１日まで４ 業務内容等に係る要求水準について(1) 業務内容について支出命令書等審査事務の補助等を行う。 なお、紙の書面審査、電子審査がある。 ※各業務別の詳細については、別紙１「業務実施区分及び注意事項」を参照すること。 ア 各所管から提出及び送付される支出書類(受託者点検分)の受付イ 支出命令書等の点検① 支出に必要な書類の有無及び内容の確認② 請求書・明細書等の金額の検算(＊)③ 各書類間の請求金額の照合(＊)④ 支払先(相手方情報・支払口座)の確認(＊)⑤ 支払予定日の確認(＊)⑥ 支出科目の確認⑦ 日付の整合性の確認⑧ 検収事項の確認⑨ 請求日(受領日)の確認⑩ 点検結果の報告及び要修正事項の引継ぎ(注)上記項目のうち(＊)を付したものは特に重要であり、業務を行うにあたって、特に誤りのないように必要な措置を講ずること。 その他の点については、別途、業務マニュアル等を参照すること。 ウ 点検済支出書類の仕分け及び確認エ 運用ルール等の作成・修正オ その他上記業務に付随する事務【留意事項】(ア)受付、点検等の作業に要するスペース及び次の機器類については、市が貸与する。 なお、契約期間終了時には、貸与した機器類を速やかに返却すること。 ・財務端末(パソコン) ・プリンタ ・ファイリングキャビネット・コピー機(さいたま市職員と共用)(イ)対象とする費目については、別紙１(2)「支出関係書類の点検」のとお2り。 (ウ)１月あたりの点検依頼見込件数は、(エ)に示す＜別表＞のとおりとし、上限を超える場合は協議によることとする。 ただし、１日あたり500件、４月、７月、１２月及び３月の繁忙日は640件を上限とし、原則として同日中に点検を完了すること。 (エ)日々の依頼予定件数は、前月末までに市より提示する。 ただし、実依頼件数が 1 月あたりの上限件数に満たない見込みの場合は、余剰分の件数を同月内の別日に融通する等、市と協議のうえ柔軟に対応すること。 その際においても、(ウ)に示す1日あたりの上限件数内での対応とする。 ＜別表＞〈令和７年度〉〈令和８年度〉〈令和９年度〉〈令和10年度〉(オ)運用ルール等の作成・修正は随時行うこと。 (カ)業務調査・分析への支援や業務に必要な引継ぎ、事前調査などについては、市と協議のうえ実施すること。 (2) 委託業務の実施場所及び時間等についてア 場 所 さいたま市浦和区常盤６丁目４番４号さいたま市役所 出納室内イ 実 施 日 契約期間のうち、土曜日、日曜日、祝日及び年末年始(１２8月 9月 10月 11月 12月 1月7,300 8,300 9,000 8,200 9,200 8,2002月 3月9,000 12,0004月 5月 6月 7月 8月 9月12,000 8,200 9,200 9,400 7,300 8,30010月 11月 12月 1月 2月 3月9,000 8,200 9,200 8,200 9,000 12,0004月 5月 6月 7月 8月 9月12,000 8,200 9,200 9,400 7,300 8,30010月 11月 12月 1月 2月 3月9,000 8,200 9,200 8,200 9,000 12,0004月 5月 6月 7月12,000 8,200 9,200 9,4003月２９日から翌年の１月３日までの日)を除く毎日ウ 実施時間 午前８時３０分から午後５時１５分まで(４(１)留意事項(ウ)を時間中に満たせない場合については柔軟に対応すること。 )(3) 緊急時の対応について業務責任者及び業務担当者(以下「業務従事者」という。)が突発的に休暇を取得した場合等においても業務が適切に行えるよう人員の手配をすること。 また、トラブルの未然防止対策や緊急事態が発生したときの危機管理体制を確保するとともに、災害時においても市の作成するマニュアル等に沿って適切に対応すること。 (4) 業務従事者について業務を行うにあたっては、次の事項を遵守すること。 ア 業務担当者の配置経理事務の経験とワード、エクセル等を使用したＯＡ機器操作の経験を有し、業務を十分に理解し遂行できる者を必要人数配置すること。 イ 業務責任者の配置業務全体管理を適切に実施するために経理事務の経験とワード、エクセル等を使用したＯＡ機器操作の経験を有する者を必ず配置すること。 また、業務責任者を選任し市に報告するとともに、業務責任者は常に市と連絡を密接にとり、他の業務担当者を指揮監督する。 なお、業務責任者は業務時間中常に業務に従事しなければならない。 やむなく業務責任者が業務に従事できない場合は、同等の経験を有する者を配置し、他の業務担当者を指揮監督すること。 ウ 業務従事者名簿の提出業務に従事する者の名簿を事前に情報セキュリティ特記事項に従い市に提出すること。 なお、従事する場合は名札を着用すること。 (5) 業務報告書等の提出及び打ち合わせ業務を行うにあたっては、次の事項を遵守すること。 ア 業務報告書等の提出① 業務受託者は、業務上取り扱った事項を記載した業務報告書等(別紙２)を作成すること。 ② 業務実績件数等を集計し、業務報告書とともに毎月末までに市に提出すること。 ③ 市に報告を必要とする事項については、文書により報告すること。 イ 打ち合わせ市と業務に関する打ち合わせ(月１～２回程度)を行い、内容を記録して文書により１４開庁日以内に提出すること。 (6) 業務受託者の責務についてア 法令等の遵守4業務の実施にあたっては、関係法令等を遵守し、常に善良なる注意をもって、誠実に責務を果たすこと。 イ 信用失墜行為の禁止市の信用を失墜する行為を行ってはならない。 ウ 情報セキュリティ及び個人情報の適正な管理業務上特定の個人が識別できる情報(以下「個人情報」という。)を取り扱う場合、個人情報の漏洩、滅失及び毀損を防止し、個人情報の秘密保持に努めること。 また、業務上知り得た個人情報については、契約期間終了後を含め、他人に知らせてはならない。 さらに、個人情報の複写及び複製を行ってはならない。 なお、本市の定める「さいたま市個人情報保護条例」「さいたま市情報セキュリティポリシー」、さいたま市業務委託基準約款に定める「個人情報取扱特記事項」、その他情報の保護に関連する各種規程等について本市職員と同様に遵守すること。 エ 業務従事者の選定業務受託者は、業務が安定的に運営できるよう、業務従事者を選定・配置すること。 オ 業務従事者に対する研修・サポート体制業務受託者は、その責任と負担において、業務従事者に対し、業務従事前に本仕様書記載の内容を履行するために必要な研修を行い、また、従事開始後は必要に応じてサポートを行うこと。 カ 消耗品・光熱費等の取り扱い４(１)留意事項(ア)に記載した機器等は市から無償貸与するが、業務に必要な文房具類や消耗品、コピー用紙(プリンタ用)、トナー、机、椅子、キャビネット、ロッカー、パーテーション等の調達、設置及び移設については、受託者が行うこと。 また、業務に必要な電気・水道は、無償で使用できるものとする。 キ 著作権受託者は、契約の目的物などが著作権法(昭和４５年法律第４８号)第２条第１項第１号に規定する著作物に該当する場合は、原則として当該著作物に係る受託者の著作権(著作権法第２１条から第２８条までに規定する権利をいう。)を当該著作物の引渡し時に委託者へ無償で譲渡する。 引渡しの際は、汎用性のある形で円滑に引き渡すこと。 なお、委託者は、当該著作物を目的外使用しないこととする。 ク 人権の尊重受託者は、業務を履行するにあたり、人権の尊重を基本とするとともに、人権に関する社員研修の実施等により、業務従事者が人権に配慮することができるよう努めること。 ケ 臨機の措置受託者は、各業務上緊急に必要と認められるとき(災害、停電、断水等)は臨機の措置を行い、かつ措置について委託者に遅滞なく報告する。 (7) 業務の引継ぎについて5契約期間終了後に受託者が交代する場合、次の受託者が円滑に業務を遂行できるよう、事務処理の流れなどの運用面の情報、データ、資料その他業務遂行に必要な情報を成果品として引き渡すこと(運用ルールは除く)。 また、次の受託者が現場での確認や業務の引継ぎを希望した場合、業務に支障のない限りこれに協力すること。 (8) 損害賠償について本件業務について、受託者の責に帰すべき事由に基づく損害に関し、損害賠償の責任を負うものとする。 受託者は市から貸与された備品について、受託者の責任において破損・水損等のないよう丁寧に取り扱うこと。 破損・水損等した場合には速やかに市担当者に報告すること。 なお、受託者の故意または過失による場合は損害賠償の責任を負うものとする。 (9) その他ア 支払の内訳受託者は、契約締結前に委託者と受託者で協議し、委託者の承諾後に支払内訳書を作成し提出する。 イ 協議その他必要な事項については、委託者と受託者の協議により決定する。 別紙１業務実施区分及び注意事項甲：委託者 乙：受託者甲 乙外部機関から審査課に送付される支出関係書類(審査委託対象分含む)の分類・仕分け○本庁分の審査委託対象分の受付 ○需用費 ○・支出に必要な書類の有無及び内容の確認役務費 ○ ・請求書の金額の検算(＊)使用料及び賃借料 ○ ・各書類間の請求金額の照合(＊)原材料費 ○ ・支払科目の確認備品購入費 ○ ・支払先の確認(＊)・契約から請求までの日付の確認・検収事項の確認・請求日(受領日)の確認・点検結果の報告及び要修正事項の引継ぎ(＊)を付したものは特に重要 (注１)上記以外の点検 ○要修正事項分の各起票者への返却・指導 ○ ○支出命令書等と添付書類の確認 ○支出命令書等の決裁印漏れがないか確認する(注２)支出命令書等の支払登録担当(審査課)への引き渡し ○定例支払日の口座払については、確認伝票一覧のコピーを取る。 伝票確認のための支出命令書等の受付・整理・分類 ○伝票確認前の日付付箋・支払方法の分類誤りがないかの確認支出命令書等の電算入力(バーコード読取)及び確認 ○支出命令書等の件数確認 ○ 支払日等再確認(注３)その他上記に付随する業務 ○次年度業者への引継ぎ ○(注１) 支出金額・支払先・(支払日)については、担当者を変えて必ず二度、審査をし、誤りがないようにすること。 (注２) 支出命令書等の審査専決権者の決裁印漏れがないか必ず確認すること。 (注３) 伝票確認後、支払日・支払方法の再確認を行う。 6(4)伝票確認(5)その他業務内容実施区分注意事項(1)支出関係書類の分類・仕分け(2)支出関係書類の点検(3)点検済支出関係書類の仕分け及び引き渡し別紙2 令和 年 月 日さいたま市長 宛納品書類 不備書類 点検対象外 委託対象外7履行確認者( 係 月分)合 計支払登録処理件数日 曜日点検件数小計業務報告書 入 札 説 明 書令和７年５月２３日さいたま市告示第８８５号により公告した入札等については、関係法令等に定めるもののほか、この入札説明書によるものとします。 １ 件名さいたま市支出関係書類審査等補助業務２ 競争入札参加資格確認申請に関する事項競争入札参加申込兼資格確認申請書を提出するときは、次に掲げる(ア)又は(イ)の書類を添付してください。 令和２年以降に「さいたま市支出関係書類審査等補助業務」と同規模の契約実績があることを証明する書類(ア)契約書の写し(イ)履行を証明する書類の写し３ 仕様に関する質問方法(１) 提 出 先 さいたま市出納室審査課〒３３０－９５８８さいたま市浦和区常盤６－４－４電 話 ０４８－８２９－１６０４(直通)ＦＡＸ ０４８－８２９－１９９３Ｍａｉｌ suito-shinsa@city.saitama.lg.jp(２)提出方法 質問書を郵送、ＦＡＸ又は e-mail で提出してください。 (３)受付期間 公告日から令和７年６月９日(月)まで(さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条に規定する休日(以下「休日」という。)を除く、午前９時から午後４時まで)(４)回答方法 令和７年６月２５日(水)までに、以下のさいたま市ホームページにて公開する。 https://www.city.saitama.lg.jp/005/001/017/006/003/p121557.html４ 入札保証金に関する事項(１)入札保証金の納付期限 令和７年７月１日(火)(２)入札保証金の納付場所 さいたま市の指定する金融機関(３)その他 入札保証金の納付を要するとされた者は、本市が交付した納付書により、見積もった金額の１００分の５以上を入札日までに納付した上で、納付書兼領収書の写し(本市の指定金融機関の領収印があるものに限る。)を入札書とともに同一の封筒に入れ、入札してください。 ５ 入札保証金の納付免除に関する事項(１)競争入札に参加しようとする者が、次のいずれかに該当する場合は、入札保証金の納付免除となります。 ア 過去２年の間に国又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする契約を２回以上にわたって締結し、かつ、これらをすべて誠実に履行した者。 イ 保険会社との間にさいたま市を被保険者とする入札保証保険契約を締結したとき。 (２)入札保証金の納付免除を申請する場合は、令和７年６月９日(月)までに、入札保証金免除申請書に次の書類を添付して提出してください。 ア (１)のアに該当する場合 契約書の写し又は履行を証明する書類の写しイ (１)のイに該当する場合 入札保証保険証券の原本６ 入札及び開札に関する事項(１)入札及び開札に立ち会う者は、入札参加者又はその代理人とし、１名のみ入札場所へ入場できます。 なお、代理人が立ち会う場合は、入札に関する権限及び開札に関する権限の委任を受けなければなりません。 (入札前に委任状を提出していただきます。)また、入札及び開札時には、必ず携帯電話の電源を切ってください。 (２)入札参加者又はその代理人は、入札場所に入場するときは、競争入札参加資格確認結果通知書の提示を求めることがありますので、必ず持参してください。 (３)最低制限価格設定しません。 (４)落札者の決定方法予定価格の１１０分の１００の価格の範囲内で入札を行った者のうち最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者としますので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載してください。 (５)再度入札の実施初度入札において落札者がないときは、初度入札の開札結果発表後、当該入札場所において直ちに再度入札を行います。 再度入札に参加できる者は、初度入札に参加し、開札に立ち会った者とします。 ただし、初度入札において無効な入札を行った者は、再度入札に参加することができません。 再度入札の回数は、１回とします。