令和7年度就学通知書等印刷、封筒制作、封入・封かん業務

令和7年度就学通知書等印刷、封筒制作、封入・封かん業務 bgcolor="#FFFFFF" leftmargin="0" topmargin="0" marginwidth="0" marginheight="0"> 市長部局 入札公告 以下のとおり入札を行いますので公告します。 公告日：2025.07.14 年度 令和7年度 (2025) 入札番号 429536 入札方式 参加希望型指名競争入札 契約方式 総価契約 案件名称 令和7年度就学通知書等印刷、封筒制作、封入・封かん業務 履行期限 契約の日の翌日から令和 8年 1月31日まで 履行場所 仕様書記載のとおりとする 予定価格（税抜き） 2,545,455円 入札期間開始日時 2025.07.15 09:00から 入札期間締切日時 2025.07.17 17:00まで 開札日 2025.07.18 開札時間 09:00以降 種目 印刷（フォーム） 内容 印刷（フォーム） 要求課 教育委員会事務局 総務部 調査課 入札参加資格 京都市契約事務規則第22条第2項に規定する指名競争入札有資格者名簿（物品）に登載されている者 入札参加資格(企業規模等) 市内中小企業 入札参加資格(履行実績) なし その他 明細書 仕様書 入札金額が税抜き予定価格の３分の２に相当する額（当該額に１円未満の端数があるときは、これを切り捨てた額）を下回る価格である場合は、最低価格の入札者の落札を保留し、積算内訳書等の提出を求めることがあります。（この場合にあっては、落札決定日を変更することがあります。） 入札保証金は免除します。 仕様書等に定める内容を適正に履行することができ、かつ、最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とします。 入札後に辞退はできません。落札者となった者が、契約を締結しないときは、契約辞退に該当するため、3か月の競争入札参加停止を行い、さらに当該入札金額の100分の5に相当する額を違約金として徴収します。 本件入札に参加しようとする者（個人、法人の代表者又は個人若しくは法人の代表者の委任を受けた者（以下「代表者等」という。））が、本件入札に参加しようとする他の代表者等と同一人であるときは、そのうち１者のみが本件入札に参加できるものとします。 本件入札において、代表者等と同一人である者の双方が入札したことが判明したときは、当該代表者等及び同一人である者のした入札は、京都市契約事務規則第6条の2第14号に基づきそれぞれ無効とするとともに、競争入札参加停止を行います。 本件入札により落札者を決定した場合において、契約を締結するまでの間に、落札者となった代表者等が、本件入札において入札した他の代表者等と同一人であったことが判明したときは、契約を締結せず、それぞれについて競争入札参加停止を行います。 落札決定日は、2025年07月18日とします。インターネットを利用して入札データを送信した入札参加者に対しては、落札結果を電子入札システムで確認するよう、電子メールを送信しますので、各自で確認してください。落札者が入札端末機を使用して入札データを送信していた場合には、2025年07月18日(金)午前10時以降に契約担当課担当者から落札者に電話連絡します。 落札者以外の入札参加者には、落札決定日の翌日から5日（日数の計算に当たっては、休日を除く。）以内に請求があった場合に限り、落札結果を口頭により通知します。 なお、落札結果は、原則として落札決定日の翌日午後1時から、契約担当課ウェブページ又は契約担当課室内での入札執行結果表の閲覧により、確認できるようにします。 落札者とならなかった者は、落札決定日の翌日から5日（日数の計算に当たっては、休日を除く。）以内に、その理由について説明を求めることができます。回答は、口頭又は書面（請求が書面によるもので書面による通知を請求したものである場合に限る。）により行います。 本件入札において落札し、契約の相手方となった者（以下「契約者」という。）は、本件入札において互いに競争相手であった落札者以外の者（以下「非落札者」という。）から契約の履行に必要な物件（落札者の商標を付して製作された物件を除く。以下同じ。）又は役務を調達してはいけません。 また、非落札者は、契約者に対して、契約の履行に必要な物件又は役務を契約者に供給してはいけません。 ただし、それぞれについて契約者が、非落札者以外の者を経由して非落札者から契約の履行に必要な物件又は役務を調達したとき及び特許権その他の排他的権利に係る物件の調達その他のやむを得ない事由により、非落札者から契約の履行に必要な物件又は役務の一部を調達する必要があるため、あらかじめ文書による本市の承諾を得た場合を除きます。 本件入札に係る公告、仕様書等に変更があった場合又は本件入札に関して補足事項がある場合は、入札期間初日の前日までに京都市入札情報館の参加希望型指名競争入札公告のページに、変更や補足等のお知らせを掲載することがあります。 入札前には、必ずお知らせの有無を確認すること。（お知らせの確認漏れ等を理由に、入札の変更や撤回等は認められません。） 本公告及び仕様書に定めのない事項については、京都市契約事務規則その他本市が定める条例、規則、要綱等のほか関係法令によるものとします。 京都市電子入札システム利用可能時間等 インターネットを利用した入札参加者 9:00〜17:00 （ただし休日を除く。）なお、使用するＩＣカードの名義は、本市に提出済み「使用印鑑届」の代表者氏名（受任者を届け出ている場合には、当該受任者の氏名）と同一人であり、かつ、落札決定の日時までの間において有効であるものに限ります。 契約担当課内設置入札端末機使用者 9:00〜12:00及び13:00〜17:00 （ただし休日を除く。）なお、端末機利用者が入札端末機利用者カードの発行を受けていないときは、入札期間終了の１時間前までに入札端末機利用者カードの発行を申請し、同カードの発行を受けていなければなりません。 入札金額は、消費税及び地方消費税（以下「消費税等」という。）に係る課税業者であるか免税業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の110分の100に相当する金額を入力してください。 契約金額は、入札金額に100分の110を乗じた金額とします。消費税法等の改正等によって消費税等の率に変動が生じた場合は、特段の変更手続を行うことなく、消費税等相当額を加減したものを契約金額とします。ただし、国が定める経過措置等が適用され、消費税等相当額に変動が生じない場合には、当該経過措置等の取扱いに従うものとします。 仕様書等で同等品可能としたもの以外は同等品での応札はできません。 予定価格８千万円以上の物品等調達の受注者は、ＳＤＧｓをはじめとする持続可能な社会を構築する取組の重要性を理解し、取組に努める旨を宣言する文書（「京都市入札情報館」に掲載した様式）又は「きょうとＳＤＧｓネットワーク」を構成する制度（https://www.city.kyoto.lg.jp/sogo/page/0000295638.html）で認証、認定、表彰等を受けたことを証する認定書等の写しを京都府・市町村共同電子申請システムに添付し、又は契約課への持参により、契約締結後２か月以内に提出すること。（京都府・市町村共同電子申請システムの送信フォームのＵＲＬ）https://www.shinsei.elg-front.jp/kyoto2/uketsuke/form.do?id=1643853278957 質問は、契約担当課担当にお願いします。 ※休日とは、京都市の休日を定める条例第1条第1項に規定する本市の休日をいいます。 1令和７年度就学通知書等印刷、封筒製作、封入・封かん業務委託仕様書京都市2１ 本仕様書の位置付け.. 3２ 契約件名.. 3３ 契約期間.. 3４ 業務内容.. 3５ 支給品.. 4６ 貸与品.. 4７ 電子データの授受等.. 5８ 貸与品の取扱い.. 6９ 貸与品の返還.. 6１０ 履行計画.. 6１１ 就学通知書等の作成等.. 6１２ 封筒の作成等.. 8１３ 封入・封かん.. 9１４ 郵便局への差出.. 9１５ 重量の制限.. 10１６ 再処理.. 10１７ 再印字等の取扱い.. 10１８ 委託料の支払い.. 10１９ その他.. 11２０ (参考)業務スケジュール.. 11２１ 就学通知書等の原稿イメージ.. 13２２ 管理用データ(CSV)レイアウト.. 15２３ 封筒の原稿イメージ.. 163京都市教育委員会事務局総務部調査課(担当：合田、田中 075-334-9222)１ 本仕様書の位置付け本仕様書は、京都市(以下「発注者」という。)が、次年度に小学校及び中学校に入学する市内在住の児童・生徒の保護者に就学通知書等を送付するため発注者が本件受託業者(以下「受注者」という。)に委託する業務内容を定めたものである。この仕様書は、「電子計算機による事務処理等(入力等)の委託契約に係る共通仕様書」の第１条第２項の個別仕様書に当たるものである。本業務で取扱う個人情報については、本仕様書に定めるもののほかに「個人情報取扱事務の委託契約に係る共通仕様書」に規定する。２ 契約件名令和７年度就学通知書等印刷、封筒製作、封入・封かん業務委託３ 契約期間契約締結日の翌日から令和８年１月３１日まで４ 業務内容概要次年度に小学校又は中学校に就学する児童生徒の保護者に送付するための通知書等印刷、封筒製作、封入・封かんを行う。保護者あて通知(個人情報入のもの)を封入・封かんした封筒については、区内特別郵便振分け作業を行い、郵便局へ差し出す。個人情報のない印刷物残部及び封筒残部については、調査課に納品する。業務概要としては下記の通り。ア 封筒作成イ 各種通知文等の印刷ウ 封入・封かん作業エ 区内特別郵便振分け作業オ 郵便局への差出及び調査課納品封筒作成及び各種通知文等のデータ貸与時期、納品時期及び数量予定表No 種類 データ貸与 発送・納品 予定数量１ A 小学校就学通知書 令和7年12月5日(金) 令和7年12月10日(水) 約8,800２ B 小学校保護者案内文 令和7年10月下旬頃 令和7年12月10日(水) 9,000３ C 封筒作成 令和7年10月下旬頃 令和7年12月10日(水) 9,0004４ D 中学校就学通知書 令和8年1月9日(金) 令和8年 1月14日(水) 約10,000５ E 中学校保護者案内文 令和7年11月中旬頃 令和8年 1月14日(水) 10,200６ F 封筒作成 令和7年10月下旬頃 令和8年 1月14日(水) 10,200※ A、Dについては、個人情報有。PDFデータで提供。数量はデータ貸与時点に確定。数量は予定であり増減が生じるため、受注者は増減に対応すること。また、発注者は数量の増減による補償は行わないものとする。※ C、Fの封筒について、仕様は共通とする。(「１２」参照)※ 最終日程については、契約締結後に決定するものとする。封入・封かん作業概要No 種類 郵便局への差出分 調査課納品分１ A 小学校就学通知書 ・A、BをCに封入・封かん・京都郵便局へ差出(区内特別郵便。ただし一部普通郵便あり)・Bの残部については、折作業を行い、Cの残部とともに調査課へ納品B 小学校保護者案内文C 封筒作成２ D 中学校就学通知書 ・D、EをFに封入・封かん・京都郵便局へ差出(区内特別郵便。ただし一部普通郵便あり)・Eの残部については、折作業を行い、Fの残部とともに調査課へ納品E 中学校保護者案内文F 封筒作成区内特別郵便振分け作業No 種類 作業概要１ 小学校就学通知書を封入・封かんしたもの原則として「郵便区内特別郵便物を利用」して差し出すものとし、数量に応じて「郵便区内特別郵便物(2)」または「郵便区内特別郵便物(3)」で差し出すこと。数量等が不足する分については、普通郵便物として差し出すものとする。２ 中学校就学通知書を封入・封かんしたもの５ 支給品なし６ 貸与品通知書(A、D)の原稿(個人情報あり)(テスト用及び本番用)PDFファイルを貸与する。※1ファイルあたり約3000件の通知書データが入っている。日本人／外国人のファイルはそれぞれ分かれている。並び順は、郵便番号順ではない。通知書の送付先欄(カスタマーバーコードの右)に5桁の通し番号を振っている。通知書(A、D)の印刷対象者の情報(個人情報あり)の管理用データ(テスト用及び本番用)データはCSVファイルとし、ユニコード【UTF-8(BOM付き)】とする。(後述5「２２ 管理用データ(CSV)レイアウト」を参照)※(１)の通知対象児童の情報が日本人、外国人の順番に並んでおり、通知書の通し番号と同じ番号がついている。CSVデータには含まれているが(１)のファイルには含まれない対象については、別途通し番号を連絡する。※フォントはNMJ明朝を使用しているため、受注者においてフォントを正しく表示できる環境を整えておくこと。外字ファイルTTEファイル形式(NMJ明朝の外字)印刷物はPDF形式で貸与するため、外字ファイルに影響されないが、管理用データについては、外字ファイルの登録がないと参照できない文字もあるため、必要に応じて貸与する。外字ファイルは原則テスト時に貸与するものを本番時も使用することとするが、テスト時から本番時までの間に、発注者が管理する外字ファイルに更新が生じた場合は、本番時に再度外字ファイルの貸与を行う。その他個人情報なしの印刷物(B、E)の原稿PDFの原稿を貸与する。封筒の原稿参考となる紙又はPDFファイルの原稿を貸与する。ゆうびんビズカードの写し７ 電子データの授受等発注者及び受注者は、電子データの授受に当たっては、パスワード等により暗号化を行うものとする。個人情報が存在しない原稿データ個人情報が存在しないものについては、電子メール(以下「メール」という。)で送付するものとする。そのため、受信用のメールアドレスを受注者の負担で用意し、メールを送受信するための設定及び通信費等については、受注者が全額負担するものとする。サイズが大きくメールで送信することができない場合は、光学メディアで納品する。個人情報が存在するデータ光学メディアに記録して行うものとする。ア 授受の場所京都市教育委員会事務局総務部調査課京都市中京区西ノ京東中合町１イ 授受簿受注者が借用書を作成し、発注者に対して提出するものとする。6光学メディア光学メディアは「CD-R、CD-RW、DVD-R又はDVD-RW」のいずれかを使用するものとし、記録サイズより大きい容量のメディアを使用すること。光学メディアで授受を行う場合は、原則受注者が新品を用意するものとする。 ８ 貸与品の取扱い受注者は、貸与品を善良な管理者の注意をもって保管しなければならない。受注者がこの業務委託を完了させずに、契約の内容が変更されたとき、又はこの契約が解除されたときは、発注者の指示に従って、受注者の負担により破棄、又は発注者に返還するものとする。９ 貸与品の返還メールで貸与したものは、受注者の責任においてデータが記録されているすべての媒体・機器から抹消することとする。その場合の費用負担については、全額受注者が負担するものとする。時期契約終了時場所貸与した場所と同一とする。提出書類受注者は、発注者に対して納品書を提出し、発注者の受領印を受け、借用書の返還を受ける。その他電子データの授受のために受注者が用意した光学メディアは、電子データの返却とともに発注者へ納品するものとする。１０ 履行計画受注者は、委託業務の履行に着手する前に、次のことについて発注者に届け出て、その承認を得なければならない。委託業務の内容が変更された場合又は日程若しくは履行方法を変更しようとする場合も同様とする。全体のスケジュール作業工程及び個人情報等に係る管理体制各種工程における検品体制搬送方法及び数量の確認方法１１ 就学通知書の作成等サイズ A4版近似値種別 (１)A小学校就学通知書(片面印刷)(２)B小学校保護者案内文(両面印刷)7(３)D中学校就学通知書(片面印刷)(４)E中学校保護者案内文(両面印刷)印刷色数 黒１色(大豆インキ又は植物性インキ使用)紙質 白色上質紙坪量64～68ｇ/㎡(再生紙不使用)管理番号 A、Dについて受注者側で独自の管理番号の付与が必要な場合は、その管理番号を封筒の窓部分から確認できる位置に印字することを可能とする。その印字箇所や番号の設定方法については、発注者と受注者が協議し、発注者の承認を得なければならないものとする。折作業 封筒に封入できるサイズに三つ折りにすること。ただし、A、Dについては、封筒(「１２」を参照)の窓枠から送付先の住所、氏名、カスタマーバーコード及び受注者において付した管理番号が確実に見えるようにし、また、それ以外の項目が見えないように三つ折りにすること。(目安：上位置115ｍｍ)テスト A、Dについてテストデータを使用して事前に印字テストを実施すること。(テスト内容については、契約後、発注者と受注者が協議し確定する。)印字テストにより作成した通知書は、折作業を行った上で、本番処理を実施する前に納品(10～20件程度を想定)し、発注者の確認を得ること。ただし、これは納入数に含まない。校正 B、Eについて校正を行うこと。最低でも2回以上とする。ただし、発注者が問題ないと判断した場合は、1回で完了する場合がある。その他 ・「２１ 就学通知書等の原稿イメージ」を参照。・発送分のうち、郵便区内特別郵便物として郵送する分について、封筒に「郵便区内特別」の文字を印字しない場合は、郵便区内特別で送付できる数量を満たしている各種通知書(A、E)の封筒窓部分から確認できる位置に「郵便区内特別」の文字を印字する(郵便区内特別郵便物としての取扱いとなるように対応する)こと。・発注者が貸与する通知書(A、D)の印刷対象者の情報(個人情報あり)の管理用データ(CSV)を使用して、郵便区内特別郵便物として発送可能なように仕分けるために必要なソートや、件数の把握等はすべて受注者が実施するものとする。8１２ 封筒の作成等サイズ 定型郵便物(長３封筒)の大きさとする洋封筒タイプとする。ベロの高さについては封入・封かん作業を考慮し、発注者と受注者が協議し、発注者の承認を得なければならないものとする。印刷色数 封筒の外側(表面)・・・黒１色インキ ベジタブルインキ紙質 カラークラフトブルー 70ｇ(再生紙)窓付 1箇所就学通知書に印字された宛名印字部分が表示されるようにすること。グラシン窓(日本郵便株式会社のガイドラインを遵守すること)送付先の住所、氏名、カスタマーバーコード及び受注者において付した管理番号、(「郵便区内特別」文字を通知に印字する場合はこれも含む)が確実に見えるようにし、また、それ以外の項目が見えないようにすること。文字校正 最低でも2回以上とする。ただし、発注者が問題ないと判断した場合は、1回で完了する場合がある。サンプル 就学通知書等のテスト印刷時に同サイズの窓付き封筒のサンプルを提供すること。のり みず糊又はアドヘアを使用すること。その他 ・「２３ 封筒の原稿イメージ」を参照・発送分のうち、郵便区内特別郵便物として郵送する分について、郵便区内特別で送付できる数量を満たしている各種通知書(A、D)の封筒窓部分から確認できる位置に「郵便区内特別」の文字を印字しない場合は、封筒に「郵便区内特別」の文字を印字する(郵便区内特別郵便物としての取扱いとなるように対応する)こと。・発注者が貸与する通知書(A、D)の印刷対象者の情報(個人情報あり)の管理用データを使用して、郵便区内特別郵便物として発送可能なように仕分けるために必要なソートや、件数の把握等はすべて受注者が実施するものとする。・調査課納品分については「郵便区内特別」の文字を印字しないものとする。9１３ 封入・封かん封入・封かんは機械又は手動を問わないものとする。ただし、封入に当たっては誤封入を生じさせないように重量検品及び厚み検品を必ず実施すること。封入種別No 種別 封入内容物１ 小学校就学通知書(郵便局差出用)・A小学校就学通知書・B小学校保護者案内文２ 中学校就学通知書(郵便局差出用)・D中学校就学通知書・E中学校保護者案内文封かん封かんに当たっては、確実に封がなされるように注意すること。１４ 郵便局への差出郵便局へ差し出すにあたり必要な書類は、受注者の負担によりすべて作成し、郵便局の受付印が押印された写しを発注者に提出すること。また、郵便局へ差し出すにあたり必要な運搬費用については、受注者がすべて負担するものとする。なお、配送等の漏れが発生した場合においては、受注者が速やかに対応すること。就学通知書発送(小学校１２月、中学校１月発送分)について就学通知書発送分は、原則として「郵便区内特別郵便物を利用」して差し出すものとし、数量に応じて「郵便区内特別郵便物(2)」または「郵便区内特別郵便物(3)」で差し出すこと。数量等が不足する分については、普通郵便物として差し出すものとする。区内特別郵便物で差し出すものについては、封筒または、各種通知書の封筒窓部分から確認できる位置に「郵便区内特別」の印字を施すこと。 郵便区内特別郵便物の仕分方法(郵便番号の区分の分け方)は、受注者が日本郵便株式会社(京都郵便局)に確認を行い、日本郵便株式会社のガイドライン等に則り実施すること。郵送については、４(２)で指定する発送日に送付できるように、余裕を持って準備すること。10令和６年度就学通知書を基にした仕分の内訳(参考)№ 内訳 小学校数量 中学校数量 備考1 郵便区内特別郵便物(3) 5,227 4,314 京都中央局、左京局、伏見局、右京局分2 郵便区内特別郵便物(2) 3,823 5,602 西陣局、京都北局、中京局、東山局(※小学校分)、山科局、洛西局、京都西局分3 普通郵便物 113 114 東山局(※中学校分)、久御山局、周山局分計 9,163 10,030抜取対応封かん後差出前に発注者の事情により発送しない物が発生した場合は、30件程度までの抜取は受注者の負担で対応すること。抜き取った物は、調査課へ納品すること。１５ 重量の制限すべてを封入した状態で、封筒を含め重量が50gを超えないようにすること。１６ 再処理受注者は、本業務内容について、印刷ミス、大きな色むら、印字の不具合等が生じた場合は、速やかに発注者に報告し、該当分について、発注者が指示するとおり再処理をするものとする。発注者の指摘による場合も同様とする。１７ 再印字等の取扱い受注者は、再作成等を行った破損分については、受注者の負担により受注者が破棄するものとする。１８ 委託料の支払い受注者は、小学校就学通知書の発送・納品後及び中学校就学通知書の発送・納品後の２回に分けて発注者に請求を行うものとする。ただし、発注者及び受注者双方の合意により、中学校就学通知書の発送・納品後の１回にまとめて請求を行うことは差し支えない。なお、次に示すものは支払い分に含めない。11受注者の責に帰すべき事由により、本業務内容について、不具合が生じ、契約期間中に修正・再調整が完了しない場合の委託料破損、汚損等により使用できない成果物封入機の不具合等、発注者に過失のない事由により、再度、封入・封かんしたもの１９ その他本委託業務は個人情報を取り扱う業務であるため、委託業務の履行について再委託を認めない。契約の期間中、一般財団法人日本情報経済社会推進協会からプライバシーマークの付与認定又はＩＳＯ２７００１の認定を受けていること。発注者が受注者の作業場所の視察を求めた場合には、作業場所の視察に応じることとし、視察に係る費用はすべて受注者が負担するものとする。ただし、視察場所までの往復の交通費については発注者が負担するものとする。本仕様書のほか契約書に定める事項を遵守すること。仕様書及び契約書に定める事項に記載のない事項については、発注者と受注者が協議のうえ決定するものとする。２０ (参考)業務スケジュール日程 発注者から受注者へ 受注者から発注者へ令和7年8月中旬 封筒の制作打合せ 作業工程等の打合せ実施令和7年9月中旬小学校就学通知書・中学校就学通知書のテストデータ貸与封筒サンプルに各種通知をテスト印刷したものを封入または封かんした状態でテスト納品※納品数・納品パターンについては打合せにより決定(10～20件程度を想定)令和 7 年 9 月～10月テスト納品物について修正等あれば随時連絡テスト納品物について修正等あれば随時修正令和7年10月下旬封筒の原稿貸与小学校保護者案内文の原稿貸与令和7年10月下旬封筒、小学校保護者案内文の校正の依頼(1回目)令和7年11月上旬封筒、小学校保護者案内文の校正の完了(1回目)令和7年11月上旬封筒、小学校保護者案内文の校正の依頼(2回目)※1 回目で完了した場合は不要令和7年11月中旬封筒、小学校保護者案内文の校正の完了(2回目)※1回目で完了した場合は不要12令和7年12月初旬小学校就学通知書本番データ貸与小学校就学通知書印刷、封入、封かん業務令和7年12月中旬 小学校就学通知書発送・納品小学校就学通知書発送及び納品完了後小学校就学通知書業務について請求令和7年11月中旬 中学校保護者案内文の原稿貸与令和7年11月下旬中学校就学通知書、中学校保護者案内文の校正の依頼(1回目)令和7年11月下旬中学校保護者案内文の校正の完了(1回目)令和7年12月上旬中学校保護者案内文の校正の依頼(2回目)※1 回目で完了した場合は不要令和7年12月中旬中学校保護者案内文の校正の完了(2回目)※1回目で完了した場合は不要令和8年1月上旬中学校就学通知書本番データ貸与中学校就学通知書印刷、封入、封かん業務令和8年1月中旬 中学校就学通知書発送・納品中学校就学通知書発送及び納品完了後中学校就学通知書業務について請求受注者は、３に記載されている契約開始日以前に上記日程で事前準備を行うことは可能であるが、本契約が締結されなかった場合は、事前準備等に関する一切の業務に係る経費を発注者は負担しない。本番処理については、４(２)の予定表に間に合わせるよう業務を遂行すること。発注者における文字校正については、発注者の作業期間として、十分確保すること。13２１ 就学通知書等の原稿イメージ最終デザインは契約後決定するものとする。小学校就学通知書(片面印刷)1000114中学校就学通知書(片面印刷)1000215２２ 管理用データ(CSV)レイアウト項目名称 型 その他通し番号 半角数字 通知書カスタマーバーコード右と共通の数字郵便番号送付先住所送付先氏名宛名番号 半角数字 8桁児童生徒氏名カナ 全て「―」児童生徒氏名 全角生年月日 半角数字記号 例：「2026/4/1」住所 全角性別 全角 「男」または「女」年齢保護者氏名カナ 全て「―」保護者氏名 全角指定校名 全角指定校郵便番号 半角数字記号 ハイフンあり(例：「600-0000」)指定校住所 全角指定校電話番号 半角数字記号 ハイフンあり(例：「075-000-0000」)・・・・・※日本人の後に外国人が並ぶ。※項目の順番が変わる(項目が増える)ことがあります。16２３ 封筒の原稿イメージ最終デザインは契約後決定するものとする。v〒604-8437 京都市中京区西ノ京東中合町１TEL (０７５)―３３４―９２２２就学通知書在中左枠：23㎜グラシン窓：57㎜×102㎜上枠：13㎜糊この封筒は、窓枠を外さずに「雑がみ」として古紙回収等へ出すことができます。令和５年４月１日改正電子計算機による事務処理等(入力等)の委託契約に係る共通仕様書(総則)第１条 この電子計算機による事務処理等(入力等)の委託契約に係る共通仕様書(以下「共通仕様書」という。)は、電子計算機による事務処理等(入力等)の業務委託において、情報セキュリティの確保など委託業務の適正な履行を確保するために共通して必要となる事項を定めるものである。 ２ 共通仕様書に定める内容と個別仕様書に定める内容との間に相違がある場合は、個別仕様書に定める内容が優先する。(履行計画)第２条 受注者(複数の事業者で構成する連合体が委託業務を履行する場合にあっては、当該連合体の全ての構成員をいう。以下「乙」という。)は、京都市(以下「甲」という。)が委託業務の内容を変更した場合に、履行日程又は履行方法を変更するときは、あらかじめ甲の承諾を得なければならない。乙の事情により、履行日程又は履行方法を変更するときも、同様とする。(秘密の保持)第３条 乙は、委託業務の履行により直接又は間接に知り得た個人情報及び秘密を第三者に漏らしてはならない。契約期間終了後又は契約解除後も、同様とする。(目的外使用の禁止)第４条 乙は、次に掲げるものを委託業務の履行以外の目的に使用してはならない。⑴ 契約目的物⑵ 甲が乙に支給する物品(以下「支給品」という。)及び貸与する物品(以下「貸与品」という。)⑶ 委託業務の履行に関し作成された入出力帳票、フロッピーディスク、磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスク、光ディスク、半導体メモリその他の記録媒体に記録された情報(甲が提供した情報を含む。以下「データ」という。)(複写、複製及び第三者提供の禁止)第５条 乙は、契約目的物、支給品、貸与品及びデータについて、複写し、複製し、又は第三者に提供してはならない。ただし、甲の書面による承諾を得た場合は、この限りでない。(作業責任者等の届出)第６条 乙は、委託業務に係る作業責任者及び作業従事者を定め、書面によりあらかじめ甲に報告しなければならない。これを変更するときも、同様とする。２ 作業責任者は、共通仕様書に定める事項を適切に実施するよう作業従事者を監督しなければならない。３ 作業従事者は、作業責任者の指示に従い、共通仕様書に定める事項を遵守しなければならない。４ 乙は、全ての作業責任者及び全ての作業従事者から共通仕様書に定める事項を遵守する旨の誓約書を徴し、甲から求めがあった場合は、これを甲に提出しなければならない。(教育の実施)第７条 乙は、全ての作業責任者及び全ての作業従事者に対して、情報セキュリティに対する意識の向上、共通仕様書において遵守すべき事項その他委託業務の適切な履行に必要な事項について、教育及び研修を実施しなければならない。２ 乙は、個人情報を取り扱うに当たっては、個人情報を取り扱う全ての作業責任者及び全ての作業従事者に対し、個人情報の保護に関する法律及び京都市個人情報保護条例の罰則規定を周知するとともに、個人情報保護のための教育及び研修を実施しなければならない。３ 乙は、前２項の教育及び研修を実施するに当たり、実施計画を策定し、及び実施体制を整備しなければならない。(派遣労働者等の利用時の措置)第８条 乙は、委託業務を派遣労働者、契約社員その他の正社員以外の労働者に行わせる場合は、正社員以外の労働者に契約に基づく一切の義務を遵守させなければならない。２ 乙は、甲に対して、正社員以外の労働者の全ての行為及びその結果について責任を負うものとする。(再委託の禁止)第９条 乙は、委託業務の全部又は一部を第三者へ委託(以下「再委託」という。)してはならない。ただし、甲の書面による承諾を得た場合は、この限りでない。２ 乙は、再委託する場合は、再委託の内容、再委託の相手方、再委託の理由等を付して書面によりあらかじめ甲に申請し、その承諾を得なければならない。３ 乙は、再委託する場合は、再委託の相手方にこの契約に基づく一切の義務を遵守させるとともに、甲に対して、再委託の相手方の全ての行為及びその結果について責任を負うものとする。４ 乙は、再委託する場合は、再委託の相手方との契約において、再委託の相手方を監督するための手続及び方法について具体的に規定しなければならない。５ 乙は、再委託する場合は、再委託先における履行状況を管理するとともに、甲の求めに応じて、その状況を甲に報告しなければならない。(データ等の適正な管理)第 10 条 乙は、個別仕様書その他の委託業務の履行に必要な書類(以下「ドキュメント」という。)、プログラム及びデータの授受、処理、保管その他の管理に当たっては、内部における責任体制を整備し、漏えい、滅失、き損、紛失、改ざん、盗難等を防止するなどその適正な運営に努めなければならない。２ 乙は、委託業務の履行に当たって使用する電子計算機室、入力機器室、データ保管室その他の作業場所(以下「電子計算機室等」という。)を定め、書面によりあらかじめ甲に報告しなければならない。これを変更するときも、同様とする。３ 乙は、前項で定める乙の電子計算機室等について、外部からの侵入が容易でない場所に配置するとともに、地震、水害、落雷、火災、漏水等の災害及び盗難等の人的災害に備えて、必要な保安措置を講じなければならない。４ 乙は、第２項で定める乙の電子計算機室等について、次に掲げる入退室管理を行わなければならない。⑴ 電子計算機室等に入室できる者を、乙が許可した者のみとすること。⑵ 入室を許可されていない者が電子計算機室等に入室することを防止するための必要な措置を講じること。⑶ 入室を許可された者が電子計算機室等に入室し、又は退室するときは、日時、氏名等を入退室管理簿に記録すること。５ 乙は、甲から委託業務において利用するデータ等の引渡しを受けたときは、甲に受領書を提出しなければならない。６ 乙は、個人情報を取り扱うに当たっては、個人情報を適正に管理させるために、個人情報管理責任者を置かなければならない。７ 乙は、委託業務の履行のために入力機器、電子計算機及び記録媒体を使用するに当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。⑴ 乙が許可した者以外の者が入力機器、電子計算機及び記録媒体を使用すること及びこれに記録されているデータを閲覧することがないよう必要な措置を講じること。⑵ 入力機器、電子計算機及び記録媒体に、情報漏えいにつながると考えられる業務に関係のないアプリケーションをインストールしないこと。⑶ 個人の所有する入力機器、電子計算機及び記録媒体を使用しないこと。８ 乙は、乙の電子計算機室等からドキュメント、プログラム及びデータを持ち出してはならない。ただし、甲の承諾を得た場合は、この限りでない。 ９ 乙は、乙の電子計算機室等からプログラム、データ等を電子データで持ち出す場合は、電子データの暗号化処理又はこれと同等以上の保護措置を施さなければならない。10 乙は、ドキュメント、プログラム及びデータの輸送、搬入出を自ら行わなければならない。ただし、甲の書面による同意を得た場合は、この限りでない。11 甲は、ドキュメント、プログラム及びデータの全部又は一部の漏えい、滅失、き損、紛失、改ざん、盗難等による被害が生じた場合は、契約書第８条第１項第１号に該当するとして契約を解除することができる。12 乙は、ドキュメント、プログラム及びデータの全部又は一部の漏えい、滅失、き損、紛失、改ざん、盗難等があったときは、甲の指定するところにより、代品を納め、原状に復し、損害(第三者に及ぼした損害を含む。以下同じ。)を賠償し、又は代品を納め、若しくは原状に復するとともに損害を賠償しなければならない。(データ等の廃棄)第11条 乙は、委託業務が完了したとき、委託業務の内容が変更されたとき又は契約が解除されたときは、甲の指示に従い、ドキュメント、プログラム及びデータを廃棄し、消去し、又は甲に返還し、若しくは引き渡さなければならない。２ 乙は、前項の規定により、ドキュメント、プログラム及びデータの廃棄又は消去を行うに当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。⑴ 復元又は判読が不可能な方法により廃棄又は消去を行うこと。⑵ 廃棄又は消去の際に、甲から立会いを求められたときはこれに応じること。⑶ 廃棄又は消去を行った後速やかに、廃棄又は消去を行った日時、担当者名及び処理内容を記録した証明書等により甲に報告すること。なお、甲から当該証明書等の提出期限の指定及び処理の証拠写真の提出を求められた場合には、これらに応じること。(監督)第12条 乙は、ドキュメント、プログラム及びデータの管理状況並びに委託業務の履行状況について、甲の指示に従い、定期的に甲に報告しなければならない。２ 甲は、必要があると認める場合は、契約内容の遵守状況及び委託業務の履行状況について、いつでも乙に対して報告を求め、乙の電子計算機室等に立ち入って検査し、又は必要な指示等を行うことができるものとする。(事故の発生の通知)第 13 条 乙は、当該契約目的物、ドキュメント、プログラム、データ等の漏えい、滅失、き損、紛失、改ざん、盗難等の事故が生じたときは、直ちに甲に通知し、その指示に従い、遅滞なく書面で報告しなければならない。契約期間終了後又は契約解除後も、同様とする。２ 乙は、契約目的物、ドキュメント、プログラム、データ等の漏えい、滅失、き損、紛失、改ざん、盗難等の事故が生じた場合に備え、甲その他の関係者との連絡、証拠保全、被害拡大の防止、復旧、再発防止の措置等を迅速かつ適切に実施するために、緊急時対応計画を定めなければならない。３ 甲は、契約目的物、ドキュメント、プログラム、データ等の漏えい、滅失、き損、紛失、改ざん、盗難等の事故が発生した場合は、必要に応じて当該事故に関する情報を公表することができる。(支給品及び貸与品)第14条 支給品及び貸与品の品名、数量、引渡時期及び引渡場所は、個別仕様書に定めるところによる。２ 乙は、前項に定めるところにより、支給品又は貸与品の引渡しを受けたときは、遅滞なく甲に受領書又は借用書を提出しなければならない。３ 乙は、支給品及び貸与品を善良な管理者の注意をもって保管しなければならない。４ 乙は、委託業務が完了したとき、委託業務の内容が変更されたとき又は契約が解除されたときは、個別仕様書に定めるところにより、不用となった支給品及び貸与品を、使用明細書を添えて甲に返還しなければならない。５ 乙は、故意又は過失により、支給品又は貸与品の全部又は一部を滅失し、又はき損したときは、甲の指定するところにより、代品を納め、原状に復し、損害を賠償し、又は代品を納め、若しくは原状に復するとともに損害を賠償しなければならない。(検査の立会い及び引渡し)第15条 甲は、契約書第４条第１項の検査に当たり、必要があると認めるときは、乙を検査に立ち会わせることができる。この場合において、乙が検査に立ち会わなかったときは、乙は、検査の結果について異議を申し立てることができない。２ 甲は、契約書第４条第１項の検査に当たり、必要があると認めるときは、契約目的物を電子計算機による試行、試験等により検査することができる。この場合において、当該検査に直接要する費用は、乙の負担とする。３ 甲は、個別仕様書において検孔が指示されている業務において、検査の結果、契約書第４条第１項の検査に係る試行、試験等のための納入データに０．５％以上の誤りがあるときは、契約書第８条第１項第１号に該当するとして契約を解除することができる。４ 乙は、契約書第４条第１項の規定による検査に合格したときは、直ちに、納品書を添えて、契約目的物を甲の指定する場所に納入するものとし、納入が完了したときをもって契約目的物の引渡しが完了したものとする。(契約の解除)第16条 甲は、乙が個別仕様書又は共通仕様書の内容に違反していると認めたときは、契約書第８条第１項第１号に該当するとして契約を解除することができる。２ 甲は、個別仕様書により検孔が指示されている業務において、納入データに０．５％以上の誤りがあるときは、契約書第８条第１項第１号又は第２号に該当するとして契約を解除することができる。３ 甲は、個別仕様書により検孔が指示されている業務のうち、契約目的物の引渡しを複数回行うよう指示されている業務において、いずれかの回の納入データに０．５％以上の誤りがあるときは、契約書第８条第１項第１号又は第２号に該当するとして契約を解除することができる。４ 甲は、前３項の規定により契約を解除したときは、乙に損害賠償の請求を行うことがある。５ 乙は、第１項から第３項までの規定により契約の解除があったときは、甲にその損失の補償を求めることはできない。(損害賠償)第17条 乙の故意又は過失を問わず、乙が個別仕様書又は共通仕様書の内容に違反し、又は怠ったことにより、甲に損害を与えた場合は、乙は、甲にその損害を賠償しなければならない。 (契約不適合責任)第18条 甲は、引渡しを受けた契約目的物が種類、品質又は数量に関して契約の目的に適合しないものであるとき(その引渡しを要しない場合にあっては、委託業務が終了した時に当該業務の目的物が種類又は品質に関して契約の内容に適合しないとき)は、乙に対してその不適合(以下本条において「契約不適合」という。)の修正等の履行の追完(以下本条において「追完」という。)を請求することができ、乙は、当該追完を行うものとする。ただし、甲に不相当な負担を課するものではないときは、乙は甲が請求した方法と異なる方法による追完を行うことができる。２ 甲は、契約不適合により損害を被った場合、乙に対して損害賠償を請求することができる。３ 甲は、契約不適合について、追完の請求にもかかわらず相当期間内に追完がなされない場合又は追完の見込みがない場合で、契約不適合により契約の目的を達することができないときは、契約書第８条第１項第１号又は第２号に該当するとして契約の全部又は一部を解除することができる。４ 乙が本条に定める責任その他の契約不適合責任を負うのは、第１５条第４項の規定による引渡しを受けた日から２年以内に甲から契約不適合を通知された場合に限るものとする。ただし、第１５条第４項の規定による引渡しを受けた時点において乙が契約不適合を知り若しくは重過失により知らなかった場合、又は契約不適合が乙の故意若しくは重過失に起因する場合にはこの限りでない。５ 第１項から第３項までの規定は、契約不適合が甲の提供した資料等又は甲の与えた指示によって生じたときは適用しない。ただし、乙がその資料等又は指示が不適当であることを知りながら告げなかったときは、この限りでない。(作業実施場所における機器)第 19 条 委託業務の履行に必要となる機器、ソフトウェア及びネットワークについては、乙が準備するものとする。ただし、甲がこれを貸与する場合は、この限りでない。個人情報取扱事務の委託契約に係る共通仕様書(個人情報の取扱いに関する安全管理措置状況申出書の提出)第１条 受注者(複数の事業者で構成する連合体が委託業務を履行する場合にあっては、当該連合体の全ての構成員をいう。以下「受注者」という。)は、委託業務を開始する前に、京都市(以下「発注者」という。)が定める「個人情報の取扱いに係る安全管理措置状況申出書」を提出し、発注者による個人情報の取扱いに関する安全管理措置状況の確認を受けなければならない。(秘密の保持)第２条 受注者は、委託業務の処理をするうえで知り得た個人情報及び秘密をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。また、委託業務が完了した後又はこの契約が解除された後においても、同様とする。(個人情報総括管理者)第３条 受注者は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等(以下「漏えい等」という。)の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じるとともに、個人情報を適正に管理させるために、個人情報総括管理者及び個人情報管理責任者を置かなければならない。(従業者の監督)第４条 受注者は、従業者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、従業者に対し、委託業務の処理をするうえで知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しないよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。(個人情報の適正な管理)第５条 受注者は、委託業務に係る個人情報の漏えい等の防止その他個人情報の適正な管理のため、次の各号に掲げる措置のほか必要な措置を講じなければならない。⑴ 個人情報を取り扱う委託業務を行う区域を設定し、その区域内に限って個人情報を取り扱うこと。⑵ 個人情報を取り扱う機器、個人情報が記録された電子媒体、個人情報が記載された書類等に関し、金庫、施錠が可能な保管庫、セキュリティワイヤー等での施錠又は入退室管理の可能な保管室等による保管すること。⑶ 個人情報が記録された電子媒体、個人情報が記載された書類等を外部に運搬するとき、電子データに対し暗号化処理を施した上で記録する等、適切な安全管理措置を講じること。⑷ 個人情報の保護、情報セキュリティに対する意識の向上、その他この契約による事務の適切な実施に必要な教育及び研修を、委託業務の従事者全員に対して実施すること。⑸ 個人情報を取り扱う作業を行う電子計算機に、セキュリティ対策のソフトウェアを導入し、そのソフトウェアを常に最新の状態に保つこと。(再委託の制限)第６条 受注者は、委託業務の履行を第三者に再委託し、又は請け負わせてはならない。ただし、あらかじめ書面により発注者の承諾を得た場合は、この限りでない。２ 受注者は、発注者の承諾を得て委託業務を再委託し、又は請け負わせたときは、その者の商号又は名称その他必要な事項を発注者に通知しなければならない。３ 第１項の場合、受注者は、再委託の相手方にこの契約に基づく一切の義務を遵守させるとともに、受注者と再委託の相手方との契約内容にかかわらず、発注者に対して再委託の相手方による個人情報の取扱いに関する責任を負うものとする。(個人情報の目的外利用の禁止)第７条 受注者は、委託業務の処理において取り扱う個人情報を委託業務における利用の目的を超えて利用してはならない。(個人情報の第三者提供の禁止)第８条 受注者は、委託業務の処理において取り扱う個人情報を第三者に提供してはならない。 以下この条において同じ。)の事業所に立ち入り、帳簿、書類その他の物件を検査し、又は説明若しくは資料の提出を求めることができる。２ 発注者は、この共通仕様書に係る受注者の個人情報の取扱いが不適当と認めるときは、必要な指示を行うものとする。３ 受注者は、前２項の検査等を拒むことができないものとする。(提供した資料の返還)第１２条 受注者は、委託業務を処理するために委託者から貸与され、又は受注者が収集し、複製し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等を、委託業務の遂行上使用しないこととなったとき又はこの契約が終了したとき若しくは解除されたときは、発注者の指示に従い、直ちに委託者に返還し、若しくは引き渡し、若しくは消去し、又はその他の方法により処理するものとする。(事故の発生の報告義務)第１３条 受注者は、委託業務の処理において取り扱う個人情報の漏えい等の事故が発生したときは、直ちに発注者に報告し、発注者の指示に従わなければならない。この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。(契約の解除及び損害の賠償)第１４条 発注者は、次のいずれかに該当するときは、この契約を解除し、又は受注者に対して損害賠償の請求をすることができる。⑴ 委託業務を処理するために受注者が取り扱う個人情報について、受注者の責に帰すべき事由による個人情報の漏えい等があったとき。⑵ 前号に掲げる場合のほか、この共通仕様書に違反し、委託業務の目的を達成することができないと認められるとき。２ 前項第１号の個人情報の漏えい等に伴う損害賠償その他の一切の責任は、個人情報の漏えい等が、受注者が再委託等をし、当該再委託等先において発生した場合であっても、受注者が負うものとする。