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令和７年７月１４日国立大学法人浜松医科大学会計課長 兼定 孝見積競争の公告１.件 名 国立大学法人浜松医科大学における令和７年年末調整に関する委託業務(web年調) 一式２.見積要件①業務内容・条件は別冊仕様書のとおり。 ②金額総額は税込で記載すること。 また、各種業務ごとの金額を内訳にて明示し、対象人数等の数量によって変動する項目は1単位当たりの単価で見積もること。 その他、請負に際し要する諸経費は見積金額に全て含むこと。 ③代金は業務完了後 1 回に支払うものとする。 なお、単価で見積もった内容については契約単価に実際の数量を乗じた金額を支払う。 ④契約書の作成の要否 否⑤その他必要な細目は、国立大学法人浜松医科大学物品供給契約等細則によるものとする。 ３．競争参加条件①別紙仕様書に定める内容に全て対応可能であること。 ②以下に掲げる資料を前項の見積書提出日に先立ち、指定する期間内に提出すること。 【事前資料提出期限】令和７年８月５日(火)１７：００まで(必着)※持参・郵送の他、電子ファイルでの提出も可。 【提出資料】(１)参考見積書(２)定価証明書・定価証明書の様式は指定しない。 見積内容の定価及びそれを証明する記載であること。 (３)別冊仕様書７．２)で求める能力を有していることを証明する書類・プライバシーマーク認定事業者はプライバシーマーク登録証の写し・その他の者は任意様式による※上記の他、補足資料の提出を求める場合がある。 ４．見積書提出日令和７年８月２７日(水)１７：００まで(必着)※持参・郵送の他、電子ファイルでの提出も可。 ※提出された見積書の金額が本学の別途定める基準価格以下かつ、最も安価な提案をした見積人と契約を行う。 ５．提出先(問い合わせ先)〒431-3192 浜松市中央区半田山1-20-1浜松医科大学会計課用度係(管理棟3階) 担当：白川 美利香TEL 053-435-2131 FAX 053-435-3550e-mail kayo@hama-med.ac.jp(電子ファイル送付先) 1仕様書案１．件 名国立大学法人浜松医科大学における令和７年年末調整に関する委託業務(web年調)２．委託業務内容１)年末調整web申告を行うためのクラウド型サービスの提供国立大学法人浜松医科大学(以下「本学」という。) 職員が下記の年末調整申告を行うにあたって、申告を行うためのクラウド型サービスの提供を行う (web申告) 。 ・Ａ扶養控除等(異動)申告(当年分)・Ｂ扶養控除等(異動)申告(翌年分)・Ｃ保険料控除申告・Ｄ基礎控除申告、配偶者控除等申告、特定親族特別控除申告、所得金額調整控除申告・Ｅ住宅借入金等特別控除申告・Ｆ前職源泉徴収票※パソコン、スマートフォン、タブレットいずれからも申告できること。 ※web申告に必要なシステムの設定は受託者が行うこと。 なお、受託者は、後述する案内書類(Ｇ)が対象者に配付されるまでに、web申告に必要な設定を完了していること。 ※申告者がweb申告を開始するまでに、事前に委託者の確認を受けること。 ※本学のサーバーの増設等の必要がないこと。 ※電子データで提供された保険料控除証明書、住宅借入金等特別控除証明書、年末残高等証明書にも対応できること。 ※委託者は、事前に各申告に必要な年末調整対象職員の氏名(職員氏名および本名)、住所、扶養情報、前職の情報、団体保険の情報等を受託者に電子媒体で提供し、受託者は、この情報をもとに年末調整対象職員のアカウントを作成、発行するものとする。 ※申告者が付与されたアカウント、ログインして申告する際、氏名、住所、扶養情報、前職の情報、団体保険の情報等は申告者本人が入力しなくてもよいよう、画面上にあらかじめ表示されているものとする。 ２)年末調整案内書類の配付書類の確認・作成業務・Ｇ年末調整関係申告案内書類内容：１アカウント、ログインの方法等、web申告開始方法2２申告書Ａ～Ｆのweb申告方法、申告期限３申告に必要な添付書類(保険料控除証明書、住宅控除申告の残高証明書前職源泉徴収票等)の郵送提出方法、提出期限、提出先４申告書、添付書類、提出対象者等の一覧５提出期限に間に合わない証明書等がある場合について６提出締切日以降に住所や扶養の異動がある場合について７確定申告をする人について８提出チェックリスト９個人情報の保護について１０問合せ先１１その他特記事項※ 受託者は委託者に web 申告に必要な情報、郵送書類の提出先等の必要情報、委託者の同意を得た入力に関するスケジュール等の情報を提供したうえで委託者が作成した原稿を確認するものとする。 ・Ｈ添付書類の回収(返信)用封筒・郵送先(受託業者)が記載されていること・提出締切日が記載されていること・申告者本人が郵送代を負担する必要がないよう、受取人払等にすること・受取人払に係る承認番号等の必要事項が記載されていること※ 受託者は委託者に受取人払に係る承認番号、郵送先等の情報を提供し、委託者が作成した原稿の確認を行うものとする。 ・Ｉ web申告を開始するために必要な操作に関する資料・申告者がweb申告を開始するにあたり、円滑にログイン、申請を実施できるよう操作方法等をまとめた資料(Ａ4片面４枚程度)※受託者は委託者に原稿を提供し委託者の確認を受けるものとする。 ※案内書類(Ｇ)、回収用封筒(Ｈ)の印刷は委託者において行うものとする。 ３)年末調整申告の受理および添付書類回収・受託者は、扶養控除等(異動)申告(当年分、翌年分)、保険料控除申告、基礎控除申告、配偶者控除等申告、所得金額調整控除申告、所得金額調整控除申告、住宅借入金等特別控除申告、前職源泉徴収票の web 申告を受理するものとする。 ・受託者は、保険料控除証明書、住宅借入金等特別控除証明書、前職源泉徴収票等申告に必要な添付書類を郵送(Ｈ返信用封筒)により、申告者本人より直接3回収するものとする。 ※申告者が、保険料控除申告および住宅借入金等特別控除申告において、電子データで提供された証明書を提出する場合は、web申告の際に申告者がアップロードした証明書データを受理するものとし、郵送による回収は要しないものとする。 ※委託者は、クラウド型サービスにてこれら申告の受理状況および書類の回収(到着)状況を、随時確認できるものとする。 ４)申告内容及び添付書類の確認【申告内容】・扶養控除等(異動)申告(当年分)・扶養控除等(異動)申告(翌年分)・保険料控除申告・基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼所得金額調整控除申告書・住宅借入金等特別控除申告書・前職源泉徴収票【確認内容】・申告書に必要な証明書の提出確認をすること。 ・申告内容と証明書の照査をすること。 ※申告内容のチェック基準を事前に本学担当者に提示し、合意を得ること。 ※web 申告サービス(システム)による確認および受託者の確認により、下記のようなことがない状態にすること。 ・申告内容入力漏れ、入力誤りがないようにすること。 ・扶養控除等(異動)申告(当年分)と基礎控除申告、配偶者控除等申告、特定親族特別控除申告、所得金額調整控除申告の申告内容に矛盾点がないようにすること。 ・所得等が控除対象外の範囲にも関わらず申告しているものがないようにすること。 ５)申告者本人への不備、不明点確認上記４)の確認作業を行う中で不明な点がある等、問合せが必要なものは、メール又は電話にて受託者が申告者本人に直接問合せを行うこと。 また、不足している添付書類がある場合は、メール又は電話にて受託者が申告者本人に直接請求すること。 ※申告者本人の連絡先(メール又は電話)は、クラウド型サービスを通じて受託者4が申告者本人より回収するものとする。 ※受託者は、申告者本人に問合せをした場合、問合せをした申告者、問合せ内容が掲載された一覧等を作成し、委託者はこれを随時確認できるものとする。 ６)未提出者督促・５．実施日程の２)申告締切日までに申告がない者への督促をすること。 ※締切日までに申告がなく本人の連絡先が不明な場合は、委託者は該当者の大学メールアドレスを提供できるものとする。 ・不足している書類を請求したにもかかわらず提出がない者への督促をすること。 ※督促は、電話又はメールを用いて申告者本人に対し適宜行うこと。 ※申告者本人が自身の連絡先を提供した場合は、その連絡先を優先して使用すること※ 保険料控除証明書等の証拠書類が必要な項目について、データが入力されているが必要な証拠書類が未提出の場合、本人に提出督促をした上で納品データから削除すること。 クラウド上や別途作成する不備一覧等に「督促をした」、「証拠書類が未提出であるためデータを削除した」等記載し、委託者と情報共有をすること。 ７)職員からの問合せ対応 (電話およびメール)※問合せ先(受託者)を職員への案内文書(２．２)Ｇ)およびweb申告画面上に記載し、職員に周知すること。 ※電話の場合は、職員が勤務中に問合せなくてもよいように平日18時以降又は土日に問合せ対応可能な時間を設けること。 ※職員からの電話による問合せに関して、他の申告者が回線使用中のために問合せをすることができない(いわゆる「話し中」という状態)事態が生じないよう、申告者からの問合せ対応用回線を２回線以上設置すること。 ８)年末調整データ作成・申告者からの下記申告内容をもとに、年末調整データ(エクセル)を作成すること。 ・作成するデータ(エクセル)は、委託者の人事給与システム Company ver.8(株式会社Works Human Intelligence) に取込可能なフォーマットに整形したものであること。 ※事前に委託者からエクセルの指定フォーマットを受託者に提供し、受託者はそのフォーマットに基づき納品データを作成すること。 ※委託者は、受託者から受領したデータ(エクセル)をＣＳＶに変換し、人事給与システムに取り込むものとする。 5・扶養控除等(異動)申告(当年分)・扶養控除等(異動)申告(翌年分)・保険料控除申告・基礎控除申告・配偶者控除等申告・特定親族特別控除申告・所得金額調整控除申告・住宅借入金等特別控除申告・前職源泉徴収票９)年末調整関係申告書作成申告者が申告後、申告内容が記載された下記申告書をＰＤＦ形式で作成できるようにすること。 ・Ａ扶養控除等(異動)申告書(当年分)・Ｂ扶養控除等(異動)申告書(翌年分)・Ｃ保険料控除申告書・Ｄ基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告 兼所得金額調整控除申告書・Ｅ住宅借入金等特別控除申告書１０)年末調整関係申告書の添付書類のファイリング申告者から提出のあった下記書類を、申告者職員氏名の五十音順に並び替えの上、ファイリングすること。 ・保険料控除証明書※申告書又はＡ４サイズの台紙に貼り付けること。 ・住宅借入金等特別控除申告書添付書類・前職源泉徴収票 ※1名ごとにＡ４サイズの台紙に貼り付けること。 ・その他添付書類(親族関係書類、送金関係書類等)３．実施場所受託者所在地にて行うこと。 受託者が年末調整業務等のために特別に設置した場所でも可とする。 ４．納品方法等・受託者は申告内容を確認(申告者本人への不明点問合せ、未提出者督促含む)し、年末調整データ(上記２．８))を作成し、期限までに年末調整データを電子媒体にて本学6会計課経理係に納品する。 ・受託者は期限までに扶養控除申告書(当年分)、扶養控除申告書(翌年分)、保険料控除申告書、基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼所得金額調整控除申告書、住宅借入金控除申告書をＰＤＦ形式にて納品する(委託者がクラウド型サービスよりＰＤＦ形式にて出力することができれば可)。 ・受託者は期限までに保険料控除証明書(申告書又はＡ４サイズの台紙に貼付)、住宅借入金控除添付書類、前職源泉徴収票(1 名ごとにＡ４サイズの台紙に貼付)を申告者職員氏名の五十音順に並び替え、ファイリングしたものを本学会計課経理係宛て郵送または宅配便にて納品する。 ５．実施日程１)委託者から受託者へ年末調整対象者(以下、対象者という)の個人情報データの提供：令和７年１０月初旬２)申告締切日 ：令和７年１１月上旬３)証明書等添付書類締切日 ：令和７年１１月中旬※証明書等締切日は当日消印有効で表示し、対象者に周知すること。 ※証明書等を申告者本人が追加で後から送る場合、受取人払封筒を委託者に提供する等、申告者本人が郵送代を負担する必要がないようにすること。 ４)年末調整データ(上記２．８))納品 ：令和７年１１月下旬５)処理済み申告書等納品 ：令和７年１２月初旬・申告書(ＰＤＦ形式)(上記２．９))・証明書原本等添付書類(紙媒体) (上記２．１０))※但し令和７年１２月初旬にクラウド型サービスにて証明書等添付書類の内容が確認できる場合には令和７年１２月中旬各提出期限については、上記の期間の範囲内で、後に定めるものとする６．対象者本学常勤職員および非常勤職員(参考) ＜令和６年度実績数＞年末調整対象者 2,557人１)扶養控除等(異動)申告 2,541人２)保険料控除申告 1,728人３)基礎控除申告 2,530人４)配偶者控除等申告 142人５)所得金額調整控除申告 149人６) 住宅借入金等特別控除申告 219人７)前職源泉徴収票提出 252人7７．機密保持１)委託者および受託者は、国立大学法人浜松医科大学個人情報管理規程及び国立大学法人浜松医科大学個人情報取扱細則を遵守すること。 ２)受託者は、次に掲げる事項について、個人情報の適切な管理を行う能力を有していること(１)設備(２)技術水準(３)従業者に対する監督・教育の状況(４)経営環境状況(５)特定個人情報等の安全管理の状況(６)国立大学法人浜松医科大学個人情報取扱細則第8条(6)に定める暴力団員等又はその関係者に該当しないこと３)受託者は、委託業務上知り得た個人情報等の機密を第三者に漏らし、又は他の目的に利用してはならないものとする。 ４)受託者は、委託者の事前の書面による許可なく、受託業務を再委託してはならない。 なお、書面による事前の許可を得て再委託する場合も、受託者は、当該再委託先に対し、「７．機密保持」に関する事項について本仕様書に定める受託者の義務と同様の義務を負わせることを委託者に対して保証する。 また、再委託に際して再委託先に求める事項は、再委託先が子会社である場合も同様に求めるものとする５)受託者は当該業務で使用する個人情報に係る媒体等を業務で使用する以外、他の媒体等へ複製してはならない。 ６) 受託者は当該業務に係る個人情報等が漏えい又は漏えいしたと思われる場合には、速やかに委託者へ報告するものとする。 ７)受託者は当該業務が終了した場合、使用した個人情報を消去するとともに、委託者が提供した媒体を返却するものとする。 ８)委託者は、受託者が「７．機密保持」に定める内容に違反したと認めたときは、損害賠償及び委託の解除を請求するものとする。 ８．その他・受託者は、事前に各作業についての実施スケジュールを作成し、本学担当者の合意を得ること・受託者は、本業務について、作業結果に誤りがないよう正確に実施するとともに、その精度について入念確実に検証すること・受託者は、本学年末調整対象職員からの問合せ等において、所得税法等の正確な知識に基づいた回答をするよう、本業務に従事する者に対し充分な教育を実施すること。 8・受託者は、本業務について、委託期間終了後以降に税務調査が行われた際に、委託者がこれに十分対応できる品質を保持すること。 ・細部又は業務遂行上疑義が生じた場合は、その都度、委託者および受託者において協議するものとする。 ・各種申告書の名称・様式等は法令の改正があった場合には当該改正に準拠するものとする。