議事録等作成に関する業務

議事録等作成に関する業務 1入札公告2025年10月6日国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構契約担当職理事 吉岡 正嗣次のとおり一般競争入札(最低価格落札方式)に付します。 1. 競争入札に付する事項(1) 件名議事録等作成に関する業務(2) 仕様等入札説明書によります。 (3) 履行期間契約締結日から2027年4月30日までなお、発注対象となる会議等開催日及び録音データ提供日は2026年4月1日から 2027年3月31日までとする。 (4) 入札方法入札金額は別表「料金単価表」の項目ごとに時間当たりの単価に予定数量を乗じて算出した合計額で行います。 なお、本件については入札の際に適合証明書を提出し、適合審査を受けなければなりません。 落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の100分の10に相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格としますので、入札者は消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載してください。 ただし、その金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとします。 2. 競争参加資格(1) 当該契約を締結する能力を有しない者及び破産者で復権を得ない者は競争参加資格を有しません。 (2) 次の各号のいずれかに該当し、かつ、その事実があった後 2 年を経過していない者は競争参加資格を有しません(これを代理人、支配人、その他の使用人として使用する者についても同様とする。)。 (a) 契約の履行に当たり故意に工事若しくは製造等を粗雑にし、又は物件の品質若しくは数量に関し2て不正の行為をした者。 (b) 公正な競争の執行を妨げた者又は公正な価格を害し若しくは不正の利益を得るために連合した者。 (c) 落札者が契約を結ぶこと又は契約者が契約を履行することを妨げた者。 (d) 監督又は検査の実施に当たり職員の職務の執行を妨げた者。 (e) 正当な事由がなくて契約を履行しなかった者。 (f) 競争に参加するための手続又は契約の履行に関する手続に際し、虚偽の申告をした者。 (g) 前各号のいずれかに該当する事実があった後2年を経過しない者を、契約の履行に当たり代理人、支配人、その他の使用人として使用した者。 (3) 令和07・08・09年度の国の競争参加資格(全省庁統一資格)において「役務の提供等」の「A」、「B」又は「C」等級に格付けされている者であること。 (4) 提出した適合証明書が当機構により採用し得ると判断された者であること。 (5) 入札説明会に参加した者であること。 (6) 各省各庁、政府関係法人等からの補助金交付等停止措置又は指名停止措置が講じられている者ではないこと。 3. 契約条項を示す場所等(1) 契約条項を示す場所等(a) 契約条項を示す場所神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構(b) 入札説明書の交付入札説明書は入札説明会参加希望者に対して交付します。 (c) 入札説明会当該業務の内容、入札に当たっての具体的な手続、提出する書面等について説明会をオンライン(Microsoft Teams)で開催しますので、説明の内容を理解できる方の御参加をお願いします。 説明会は日本語で行います。 参加希望者は、申込期限までに以下のURLから会社名、参加者の氏名、E-mail アドレス及び携帯電話番号を御登録ください。 御登録いただいた方に、専用のリンク及びIDを送付します。 参加者は各社2名以内とします。 なお、途中参加は認められません。 開催日時: 2025年10月16日(木)14時参加登録URL: https://app23.infoc.nedo.go.jp/qa/enquetes/gcpatbdy7mep申込期限: 2025年10月15日(水)12時(2) 入札書・適合証明書等の提出期限及び提出先32025年10月29日(水)12時必着(郵送・持参共通)〒212-8554神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー16階国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構 法務部調達契約課 鈴木郵送の場合は書留、特定記録等の記録の残る方法に限ります。 持参の場合は 16 階「総合案内」で受付を行い、指示に従ってください。 「総合案内」の受付時間は10時から17時まで(12時から13時まで、土曜日、日曜日及び国民の祝日を除く。)とします。 (3) 開札の日時及び場所2025年11月13日(木)14時神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー16階国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構 会議室Aただし、公正な競争性を確保できないと判断された場合は、開札を延期又は中止とすることがあります。 4. その他(1) 入札保証金及び契約保証金全額免除(2) 入札の無効本公告に示した競争参加資格のない者による入札及び入札に関する条件に違反した入札。 (3) 契約書作成の要否要(4) 落札者の決定方法有効な入札を行った者のうち、当機構の作成した予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって入札した者を落札者とします。 ただし、落札者となるべき者の入札価格によっては、その者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、又はその者と契約することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価格の制限の範囲内の価格をもって入札した他の者のうち、最低価格をもって入札した者を落札者とすることがあります。 (5) 問合せ先問合せはE-mail で受け付けます。 E-mail には入札件名、会社名、氏名、電話番号、E-mail アドレスを明記してください。 (a) 入札・契約等に関する問合せ件名: 【問合せ】議事録等作成に関する業務について4宛先: 法務部調達契約課 鈴木E-mail: keiyakuka_tender@ml.nedo.go.jp(b) 仕様等／仕様・適合証明書等／仕様・提案書等に関する問合せ件名: 【問合せ】議事録等作成に関する業務について宛先: 総務部 松原、加藤E-mail: soumu_toukatukikaku@ml.nedo.go.jp(c) 問合せ期限2025年10月24日(金)12時(6) 契約に係る情報の公表「独立行政法人の事務・事業の見直しの基本方針」(平成22年12月7日閣議決定)において、独立行政法人と一定の関係を有する法人と契約をする場合には、当該法人への再就職の状況、当該法人との間の取引等の状況について情報を公開するなどの取組を進めるとされているところです。 本入札の落札者については、当機構との関係に係る情報を当機構のホームページで公表します。 詳細については、以下のURLを御参照ください。 https://www.nedo.go.jp/content/100431960.pdfまた、本入札の件名、落札者の商号又は名称、住所、落札金額又は契約金額、入札方法及びその他必要な事項について、別途、当機構のホームページで公表します。 これらの公表事項については、本入札への応札又は応募をもって同意されたものとみなします。 (7) NEDO公式X(旧Twitter)の御案内入札情報に関するお知らせはNEDO公式X(旧Twitter)で随時発信しています。 是非フォローいただき、御活用ください。 https://www.nedo.go.jp/nedomail/index.html5(別表)料金単価表項番 項目単位(録音時間)単価(税抜)予定数量合計(税抜)① 出張録音・音声認識を用いた認識結果作成 1時間 円 60時間 円② 出張録音・テープ起こし議事録作成 1時間 円 450時間 円③出張録音・音声認識を用いた認識結果作成・テープ起こし議事録作成1時間 円 450時間 円④ 録音送付・テープ起こし議事録作成 1時間 円 150時間 円合計(税抜) 円 1(別紙)仕様書１．件名議事録等作成に関する業務２．履行期間契約締結日から2027年4月30日までなお、発注対象となる会議等開催日及び録音データ提供日は2026年4月1日から2027年3月31日までとする。 ３．業務内容受注者は、発注者からの発注の都度、以下のとおり業務を実施すること。 (１)業務種別発注者は、以下の種別から業務を選択し、受注者へ発注することとする。 ①出張録音・音声認識を用いた認識結果作成録音者を派遣し、録音機材を用いて会議等の音声データを取得したうえで、機械学習による音声認識を用いた認識結果を作成すること。 ②出張録音・テープ起こし議事録作成録音者を派遣し、録音機材を用いて会議等の音声データを取得したうえで、議事録を作成すること。 ③出張録音・音声認識を用いた認識結果作成・テープ起こし議事録作成録音者を派遣し、録音機材を用いて会議等の音声データを取得したうえで、機械学習による音声認識を用いた認識結果及び議事録を作成すること。 ④録音送付・テープ起こし議事録作成発注者が提供する会議等の録音データ等に基づき、議事録を作成すること。 (２)言語使用する言語は日本語とする。 (３)1年間の録音予定時間数及び予定発注回数(目安)①出張録音・音声認識を用いた認識結果作成録音予定時間合計：60時間(予定発注回数：15回)②出張録音・テープ起こし議事録作成録音予定時間合計：450時間(予定発注回数：150回)③出張録音・音声認識を用いた認識結果作成・テープ起こし議事録作成録音予定時間合計：450時間(予定発注回数：150回)④録音送付・テープ起こし議事録作成録音予定時間合計：150時間(予定発注回数：60回)なお、当該時間数及び回数はあくまでも目安であり、確約するものではない。 受注者は、当該時間2数及び回数の減少に対して異議を申し立てることはできない。 また、累計発注が記載の録音予定時間数及び予定発注回数を超えた場合、受注者が受注可能な限りにおいて発注者は追加発注できるものとする。 ただし、受注できない場合は、予め発注者に通知することし、通知のタイミング及びその方法等の詳細は発注者と協議のうえ決めること。 (４)開催場所発注者が発注時に指定する場所。 原則として川崎又は都内周辺とする。 (５)留意事項①出張録音を行う場合、集音マイク等録音に必要な機材等は受注者が準備し、会議等の開催前に設置すること。 設置後、録音状況等のチェックを行い、会議等の開催中に録音作業に支障がないことを確認すること。 ②出張録音を行う場合、会議等の終了後は、設置した機材等を速やかに撤去すること。 ４．要件(１)「プライバシーマーク」(JIS Q 15001)の付与を受けている事業者であること、又は「情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)適合性評価制度」(ISO/IEC 27001(JIS Q 27001))の認証を受けている事業者であること。 (２)過去5年以内に、公的機関等における「出張録音」、「テープ起こし議事録業務」及び「音声認識を用いた認識結果作成」の受注実績があり、十分な業務遂行能力があること。 (３)受注者は、2025年10月1日時点において、日本速記協会が行う速記技能検定試験の１級又は２級の資格を有する常勤の速記者を議事録作成の責任者として 3 名以上配置すること。 また、合わせて速記技能検定合格者であることを証する書類の写しを提出するものとする。 (４)複数の会議等を同時に開催する場合においても、全ての会議等に対応することとし、本業務を円滑に遂行するための十分な業務体制を構築すること。 ５．発注方法(１)出張録音・音声認識を用いた認識結果作成発注者は、原則として会議等の開催日から起算し 7 営業日前までに、業務の仕様(会議等の開催日時、場所、主な発言者人数、会場レイアウト、納入期限等)をE メール等で受注者に通知し、発注する。 受注者は発注内容を確認した後、その旨を発注者へEメール等で連絡すること。 (２)出張録音・テープ起こし議事録作成(１)と同様とする。 (３)出張録音・音声認識を用いた認識結果作成・テープ起こし議事録作成(１)と同様とする。 (４)録音送付・テープ起こし議事録作成発注者は、随時、業務の仕様(主な発言者人数、録音時間、録音データ提供予定日、会議資料、納入期限等)を E メール等で受注者に通知し、発注する。 受注者は発注内容を確認した後、その旨を発注者へEメール等で連絡すること。 なお、仕様のうちテープ起こし対象の録音データについては、電子媒体(Eメール添付等、発注者3が指定する方法)にて提供し、会議等が複数日にわたる場合は、原則として 1 日毎の録音データを提供することとする。 ６．納入(１)納入物及び納入方法①録音データ発注者が発注時に指定する方法(Eメール添付等)で電子媒体を納入すること。 電子媒体の形式は、Windows 10以降で聴取可能な形式(MP3又はWMA形式)とすること。 ②音声認識を用いた認識結果発注者が発注時に指定する方法(Eメール添付等)で電子媒体を納入すること。 電子媒体の形式は、Windows 10以降において、Adobe PDF又はMicrosoft 365で扱える形式とすること。 電子媒体の作成にあたっては、以下の点に留意すること。 (a)原稿の冒頭に、会議等名、開催日時、開催場所、音声認識結果作成日を記載すること。 (b)ワープロ仕上げ、用紙サイズA4、36行×40字／行とすること。 なお、音声認識結果は会議の概要把握のために発注するものであるため、会議の内容を把握することが困難な品質であった場合には、発注者は音声認識結果の修正を依頼できるものとする。 ③テープ起こし議事録発注者が発注時に指定する方法(Eメール添付等)で電子媒体を納入すること。 電子媒体の形式は、Windows 10以降において、Adobe PDF又はMicrosoft 365で扱える形式とすること。 電子媒体の作成にあたっては、以下の点に留意すること。 (a)原稿の冒頭に、会議等名、開催日時、開催場所、出席者、議事録作成日を記載すること。 なお、議事要旨の作成は不要とする。 (b)ワープロ仕上げ、用紙サイズA4、36行×40字／行とすること。 (c)反訳に当たっては、日本速記協会の「新訂標準用字用例辞典」又は共同通信社の「記者ハンドブック」のいずれかを用いて用字を統一すること。 なお、用字については、予め発注者に通知のうえ、いずれか一方の用字で統一すること。 (d)発注者が提供する資料等を踏まえ、特に３．(１)②及び③については、可能な限り発言者を明確にすること。 (e)ケバ取り(文脈に直接関係のない間投詞や言い直し、重複等を除いた表現)を行い、整文すること。 (f)会議特有の専門用語については、必要に応じ発注者に確認のうえ、反訳すること。 (２)納入期限納入期限は以下のとおりとする。 会議等開催日又は録音データ提供日から納入期限までの日数は、会議等開催又は録音データ提供の予定時間が同日 17 時までの場合は同日を営業日に含めて起算し、同日17時を過ぎる場合は翌営業日から起算する。 なお、会議等の時間が発注時点から短縮・延長があった場合にも、発注時点の納入期限で納入するものとする。 ①録音データ：会議等開催日の翌営業日12時4②音声認識を用いた認識結果：会議等開催日の翌営業日12時③テープ起こし議事録(会議等開催日又は録音データ提供日を含めた起算日数とする)(a)3時間以内の録音の場合：6営業日(b)6時間以内の録音の場合：10営業日(c)9時間以内の録音の場合：14営業日(d)9時間を超える録音の場合：20営業日を限度に、仕上がったデータから順次提出すること。 ７．業務完了の通知(１)納品書受注者は、発注毎の業務完了時に納品書を作成し、発注者に提出すること。 (２)報告書受注者は、当該年度中に開催された会議分の全発注の履行状況を整理した報告書を作成し、翌年度の4月30日に発注者に提出すること。 報告書には、発注毎の発注日、会議等開催日、納入日、発注部署、会議等時間、料金、業務種別等を記載すること。 ８．検査及び検収(１)発注者は、７．(１)の納品書を受けたときは、速やかに検査を行い、合格した業務について遅滞なくその引渡しを受ける。 (２)受注者は、(１)の検査に合格しないときは、遅滞なくこれを修補し、発注者の再検査を受けること。 ９．支払い(１)受注者は、別表「料金単価表」に基づき、月次で請求書を発行すること。 なお、発注時から会議等の開催時間又は録音時間の変更があった場合は、別表「料金単価表」に基づき実績に応じた料金を請求すること。 (２)発注者は、請負業務の引渡しを受けた後、適正な請求書を受理したときは発注者の定める所定の手続きに従い、当該請求書を受領した日から起算して30日以内に受注者に対して代金を支払う。 １０．情報管理体制(１)受注者は、本業務で知り得た情報を適切に管理するため、次の履行体制を確保し、発注者に対し「情報取扱者名簿」(氏名、所属部署、役職、国籍等が記載されたもの)及び「情報管理体制図」(情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面)を契約前に提出し、発注者の同意を得ること。 また、情報取扱者の個人住所、生年月日、パスポート番号を発注者から求められた場合は、速やかに提出すること。 なお、情報取扱者は、本業務の遂行のため最低限必要な範囲で設定すること。 (確保すべき履行体制)契約を履行する一環として受注者が収集、整理、作成等を行った一切の情報が、発注者が保護を要さないと確認するまでは、情報取扱者名簿に記載のある者以外に伝達又は漏えいされないことを5保証する履行体制を有していること。 (２)本業務で知り得た一切の情報について、情報取扱者以外の者に開示又は漏えいしてはならない。 ただし、発注者の承認を得た場合は、この限りではない。 (３)(１)の情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面又は情報取扱者名簿に変更がある場合は、予め発注者へ届出を行い、同意を得ること。 １１．留意事項(１)知的財産権等作成した成果物に関する全ての知的財産権(著作権法第27条及び28条に規定する権利を含む。)及び所有権は、発注者に帰属するものとし、受注者は著作者人格権を行使しないこと。 また、受注者は、本件の成果物である一切の物件に関し、発注者が自由に加工し、利用することを許可すること。 (２)資料及び素材データ等の返却受注者は、本業務に関連し、発注者から提供又は貸与を受けた全ての資料及び素材データ等について、その複写物を含め、発注者の指示に基づいて返却、廃棄又は消去すること。 作業用に保存したデータについては、完全に消去すること。 (３)守秘義務等受注者は、本業務の履行で知り得た一切の情報及び発注者から提供、指示又は預託された情報を取り扱うにあたっては、善良なる管理者の注意をもって、漏えい等防止の取り組みを行い、適切な情報管理を行うこと。 また、本業務の目的以外には利用しないこと。 (４)その他①営業日とは、発注者における営業日とする。 ②交通費、機材費等の本業務に係る諸経費は全て受注者にて負担すること。 ③仕様にない事項又は仕様について生じた疑義については、発注者と協議のうえ解決すること。 ④キャンセル料については別表「料金単価表」に定めるとおりとする。 ⑤受注者は適格請求書発行事業者である場合、発注者に対し適格請求書を交付すること。 6(別表)料金単価表１．基本料金(１)業務種別毎の基本料金項番 項目単位(録音時間)単価(円)(税抜)① 出張録音・音声認識を用いた認識結果作成 1時間② 出張録音・テープ起こし議事録作成 1時間③出張録音・音声認識を用いた認識結果作成・テープ起こし議事録作成1時間④ 録音送付・テープ起こし議事録作成 1時間２．特別割増料金(１)夜間料金18時から翌日9時までの間における時間単価は、基本料金の10％を基本料金に加算したものとする。 (２)休日料金土曜日、日曜日、国民の祝日及び12月29日から1月3日までの日に開催される会議等における時間単価は、基本料金の20％を基本料金に加算したものとする。 (３)早期納入料金仕様書６．(２)納入期限に比べ、発注時の納入期限が早期に設定されている場合、その日数差により、以下の早期納入料金を基本料金に加算することとする。 ただし、発注時に受注者が早期納入を了承した場合に限る。 ①1営業日前：基本料金の10％②2営業日前：基本料金の20％③3営業日前：基本料金の40％(3時間以内の録音の場合は納期短縮なし)④4営業日前：基本料金の60％(3時間以内の録音の場合は納期短縮なし)⑤5営業日前：基本料金の80％(3時間以内の録音の場合は納期短縮なし)(４)特別割増料金の重複(１)、(２)及び(３)は重複して加算することができる。 ３．キャンセルポリシー１．(１)①、②及び③(出張録音を伴う業務)について、発注者が会議等の開催日の前営業日13時を過ぎてキャンセルを行った場合に限り、受注者は、１．(１)に定める時間単価に予定していた発注時間数を乗算した額の20％に相当する料金をキャンセル料として発注者に請求できる。 １．(１)④(出張録音を伴わない業務)について、発注者がキャンセルを行った場合のキャンセル料の請求は不可とする。 ４．留意事項(１)録音時間が1時間以内の場合は1時間に切り上げる。 (２)録音時間が1時間を超える場合は、15分毎に基本料金の25％の金額を加算する。 (３)15分未満の端数は、15分に切り上げる。 (４)録音時間以外(会議等の準備時間、片付け時間、休憩時間等)は含めない。 (５)1円未満の端数が生じた場合は、その端数を切り捨てて算出するものとする。 (６)営業日とは、発注者における営業日とする。