【公募型プロポーザル情報】石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務公募型プロポーザルについて

【公募型プロポーザル情報】石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務公募型プロポーザルについて 石岡市文書管理・電子決裁システム構築公募型プロポーザル実施要領石岡市石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務公募型プロポーザル実施要領1． 目的現在，石岡市(以下「本市」という。)では，紙台帳による文書管理を行っているが，保存文書の増加に伴い，綿密な管理が年々困難になってきている。 また現在では，紙文書に紐づく電子文書の増加も著しく必要な文書の検索等に一層の時間を要するなど，様々な課題が生じている。 また近年では，行政のデジタル化(DX：デジタルトランスフォーメーション)やコロナ禍における働き方の変革に向けて「電子決裁」，「押印見直し」及び「電子申請」といった行政事務改革の必要性も高まっており，行政文書事務においても業務の効率化への対応が必要となっていると認識している。 当市では，上記の状況から文書管理・電子決裁システムを導入し，文書の発生から廃棄に至る過程をシステム化することにより，事務の効率化を推進するとともに，市民への説明責任の一層の充実，電子申請のスムーズな処理等による市民サービスの向上を図るものとする。 2． システムの概要(1) 名称石岡市文書管理・電子決裁システム(2) 調達内容別紙「石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務仕様書」及び「石岡市文書管理・電子決裁システム導入支援業務仕様書」のとおりとする。 契約は，それぞれに行うがシステムと導入支援業務は一体であるとの考えから業者選定は一度に行うものとする。 (3) 履行期間履行期間 契約締結日から令和４年３月31日まで運用期間 令和４年４月1日から令和９年２月28日までを想定(4) 予算規模本業務に関する費用総額(消費税及び地方消費税相当額を含む。)は，以下のとおりとする。 石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務 25,994,000円以内石岡市文書管理・電子決裁システム導入支援業務 5,451,000円以内(5) 業者選定方法公募型プロポーザル方式3． 参加資格参加資格を有する者は，本業務の公告日現在で，次に掲げる要件を全て満たすこととし，文書管理システム構築及び保守等について提案者以外の者が行う場合は，当該事業者には下記(1)～(5)の要件を満たさなければならない。 (1) 「令和２，３年度石岡市物品納入・役務の提供等入札参加資格審査申請有資格者名簿」に登録されるために必要な要件を満たす法人であること。 未登録の法人の場合，資格審査に必要な書類を提出すること。 (2) 地方自治法施行令(昭和22 年政令第16号)167条の４第１項の規定に該当しない者であって，同条第２項の規定に基づく入札参加制限を地方公共団体から受けていない者であること。 (3) 公募開始から契約締結までのいずれに日においても，会社更生法(平成14年法律第154号)に基づく更生手続開始の申立てがなされている者(更生手続開始の決定を受けている者を除く。)又は民事再生法(平成11年法律第225号)に基づく民事再生手続開始の申立てがなされている者(再生手続開始の決定を受けている者を除く。)でないこと。 (4) 石岡市暴力団排除条例(平成23年石岡市条例第17号)第２条に規定する暴力団及び暴力団員又は暴力団員等に該当する者でないこと。 (5) 本事業を遂行するために必要とされる業務経験等を有した者を従事させることができる者であること。 4． スケジュール項目 期日公告(実施要領等の配布) 令和３年７月５日(月)質問書の受付期間 令和３年７月９日(金)午後５時15分まで質問書の回答期日 令和３年７月13日(火)参加表明書提出期限 令和３年７月16日(金)午後５時15分まで企画提案書等提出期限 令和３年７月26日(月)第1次審査結果通知 令和３年７月28日(水)第２次審査(プレゼンテーション及びデモンストレーション等)令和３年８月２日(月)審査結果通知 令和３年８月中旬※ スケジュールは現時点の予定であり，変更になる場合もある。 5． 参加表明書の提出本プロポーザルに参加しようとする者は，次に定めるところにより参加表明書を提出すること。 (1) 提出様式 参加表明書(様式１)(2) 提出期限 令和３年７月16 日(金)午後５時15分まで(3) 提出場所 石岡市 総務部総務課(石岡市石岡一丁目１番地１ 石岡市役所本庁舎２階)(4) 提出部数 １部(5) 提出方法 持参(土曜日，日曜日及び祝日を除く午前８時30 分から午後５時15分まで)又は郵送(書留郵便に限る。提出期限までに必着のこと。)によること。 6． 質問及び回答本業務及びプロポーザルについて質問がある場合には，令和３年７月９日(金)午後５時15分までに，質問書(様式２)を電子メール(soumuka@city.ishioka.lg.jp)により送付すること。 件名は，【文書管理システム/事業者名】とすること。 電話，ＦＡＸ，直接来庁等，電子メール以外の方法による質問の対応は行わない。 質問についての回答は，令和３年７月13日(火)にすべての事業者に電子メールにて返信する。 質問者の事業者名や氏名等は公表しない。 なお，回答した内容は，本実施要領の追加又は修正とみなすものとし，回答に対する問合せ及び異議申立ては受け付けない。 7． 企画提案書等の提出企画提案書等は，本実施要領の８～10 に定めるところにより作成し，次のとおり提出すること。 (1) 提出物及び提出部数ア 企画提案書(様式任意) 12部イ 機能要件一覧表(様式３) 12部ウ 経費見積書(様式任意) 12部(原本１部，写し11部)エ 出力帳票様式一式の例(システムから出力される全ての帳票の様式) １部オ ア～エを記録した電子媒体(CD-R) １部(2) 提出期限 令和３年７月26日(月)午後５時15分まで(3) 提出場所 石岡市 総務部総務課(本庁舎２階)(4) 提出方法 持参に限る(土曜日，日曜日及び祝日を除く午前８時30分から午後５時15分まで)。 8． 企画提案書の作成要領(1) 企画提案書の構成企画提案書(様式任意)には，次の項目について，順番に記載すること。 ア 事業者概要・提案事業者の概要(代表者氏名，従業員数，事業所所在地)・本業務を担当する営業所の場所(技術者の拠点が別であれば，別に記載すること。)・システム開発業者の概要(提案業者と同一であれば不要)イ 導入実績・提案パッケージの文書管理システムの導入自治体名及び導入年度(西暦)を記載すること。 ・稼働しているものと構築中が分かるように記載すること。 導入後に稼働を停止又は他社システムへ入れ替えしている団体も分かるように記載すること。 稼働しているとした団体には，問い合わせをする場合がある。 ・自治体と直接契約し導入したのか，自治体と契約した事業者から依頼されて導入に関わったのかが分かるように記載することとし，後者の場合は実際に担当した業務内容を記載すること。 ウ 提案者の強み・本業務の実施に当たり，他社にはない独自性等の強みを記載すること。 エ プロジェクト管理・本業務の実施に当たり，必要十分な要員を確保しているか，進捗，品質等のプロジェクト管理及び業務開発を確実に遂行できる体制が整っているか，プロジェクトマネージャー及びメンバーの経験にも触れながら記載すること。 ・運用開始期日までのマイルストーンを意識した各スケジュールを記載し，その中で事業者と職員の役割分担を明示すること。 オ システム構成・ハードウエアについては，導入設置予定の製品名，型番，スペック等を記載すること。 ・ソフトウェアについては，必要となるソフトウェア及びアプリケーションを記載すること。 ・標準化(地域情報プラットフォーム，中間標準レイアウト仕様)に対する考え方や対応方針を記載すること。 ・市で利用している他システムとの連携についての考え方や対応方針を記載すること。 カ セキュリティ対策・データバックアップ，操作ログ等について提案内容を記載すること。 ・システム稼働停止やデータ喪失などを防止するための対策について記載すること。 ・火災や大規模災害発生を想定したデータの安全性確保の方法も必ず記載すること。 キ 保守，バージョンアップ対応及び運用支援等・サポート体制(問合せ対応，障害時対応)について記載すること。 ・本市から改善要望があった場合の対応方針，他団体での改善状況，改善事項を反映させるためのバージョンアップまたはリビジョンアップの実施等について，具体的な事例等を含めて記載すること。 ・通常時のほか，組織改編及び人事異動処理時等における対応について，職員の負担軽減に資する提案があれば記載すること。 ク 導入支援・別紙「石岡市文書管理・電子決裁システム導入支援業務仕様書」の業務内容について実施内容及び想定している訪問回数などを記載すること。 ・職員研修について記載すること。 ・システム導入後の効率的な運用管理について記載すること。 ・システム導入後に想定される年間の業務フローについて記載すること。 ・システム導入時において，職員(原課職員，システム管理担当職員それぞれ)の負担軽減策について記載すること。 ・その他提案できることがあれば記載すること。 ケ システム更新時の対応・他業者のシステムに移行した場合，データ移行に関する対応について記載すること。 コ システム概要及び業務効率・システムの下記(ア)～(カ)の設計及び機能について，業務効率を向上させる仕組み及び運用について触れながら記載すること。 (ア) 画面構成(デザインコンセプト，業務内容の表示方法等)(イ) 操作性(入力のしやすさ，画面遷移等)(ウ) 収受・起案(供覧)・決裁・施行，電子決裁・電子供覧(エ) 引継ぎ・書庫保存・廃棄(オ) 検索機能(カ) その他管理者権限事項・管理者権限について示し，効果的な運用を記載すること。 ・カスタマイズ要件を抑制するためのパッケージシステムの汎用機能の活用方法について記載すること。 ・カスタマイズを抑制するために効果的な要件検討手法について記載すること。 ・未実装でEUCで対応を行う機能及び帳票について，具体的な実現方式を記載すること(簡易ツール等で対応する場合は，その内容など)。 ・地域情報プラットフォームによる他システムとの連携について，今後の対応や方針も含めて記載すること。 ・本市に協力を要請することなどにより，提案費用の圧縮，時間短縮などが可能な方法があれば記載すること。 ・システム稼働後の運用時において，職員(原課職員，システム管理担当職員それぞれ)の負担軽減策について記載すること。 ・入力ミスの防止をサポートする機能など，提案するシステムに備わる職員等の作業負担を軽減する機能などについて記載すること。 ・運用期間終了後のシステムの更新時について，システムを継続使用することとなった場合の，ソフト，ハードの更新方法の選択肢について記載すること。 サ 自由提案・各項目に記載しなかったことで，独自のアピールポイントとなるものについて記載すること。 (2) 企画提案書の規格ア Ａ４判，横書きで，表紙，目次等を含め全部で60ページ程度を限度とすること(Ａ３判は２ページ相当分とカウントする。)。 印刷は両面印刷を基本とし，表紙を除きページの下部にページ番号を付すこと。 イ 記載内容はできる限り平易な言葉を用い，必要に応じて用語解説を付すること。 ウ 企画提案書に記載した内容は，見積金額の範囲内で実施可能なものとすること。 9． 機能要件一覧表の作成要領別紙３「機能要件一覧表」に示す機能について，それぞれ対応する記号(※下記のとおり)を記入した上で提出すること。 【記号対応表】対応の可否 記号標準仕様で対応可 ◎カスタマイズ対応 ○代替案にて対応 △対応不可 ×なお，必須機能項目に「◎」又は「○」が記入されていない場合は，失格とする。 10． 経費見積書の作成要領経費見積書(様式任意)は，次の条件を遵守の上で作成すること。 (1) 本業務に関する費用総額(消費税及び地方消費税相当額を含む。)を超えないこと。 石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務 25,994,000円以内石岡市文書管理・電子決裁システム導入支援業務 5,451,000円以内(2) 見積は，「石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務」，「石岡市文書管理・電子決裁システム導入支援業務」及び「石岡市文書管理・電子決裁システム保守費用」の３通りを作成すること。 また，「石岡市文書管理・電子決裁システム保守費用」については，令和４年度以降に発生する費用とし，本業務に関する費用総額の対象としない。 (3) 見積書には，明細を添付すること。 (4) 通貨単位は，円とすること。 (5) 別紙「石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務仕様書」，「石岡市文書管理・電子決裁システム導入支援業務」，企画提案書及び機能要件一覧表等の内容に基づき，全ての経費を見積もること。 なお，機能要件を満たすためにカスタマイズ対応が必要な場合は，当該対応に伴う経費も合わせて記載すること。 (6) 代表者印を押印すること(原本以外は写しで可とする。)。 11． 選定方法(1) 企画提案の評価方法選定に当たっては，石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務プロポーザル業者選定委員会(以下「委員会」という。)において審査を行い，企画提案内容を公正かつ客観的に評価し，最も優れた企画提案を行った者を契約する最優先候補者として選定する。 (2) 評価項目及び配点表審査は，第１次審査及び第２次審査を実施する。 それぞれの評価項目と配点は次のとおりとし，総合得点(500 点満点)が最も高い者を選定する。 【第１次審査】№ 評価項目 配点１ 機能要件一覧表 100点２ 見積価格 100点合計 200点【第２次審査】№ 評価項目 配点１ 企画提案書並びにそれに基づくプレゼンテーション及びデモンストレーション300点12． 第１次審査の実施について第１次審査では，企画提案書等提出書類のうち，機能要件一覧表の評価及び経費見積書(見積価格)の評価を行い，それらの合計点の上位３者を第１次審査通過者として選定する。 なお，２者以上が全く同一のパッケージを提案した場合，当該パッケージの提案者内の最高得点者１者のみを第１次審査通過者として選定する。 また，審査結果については，令和3年7月28日(月)に電子メールにて全ての参加者に対して通知する。 13． 第２次審査の実施について企画提案書の記載内容等について評価するため，プレゼンテーション及びデモンストレーションを次のとおり実施する。 (1) 日程等ア 日時 令和３年８月２日(木)午後１時から午後５時までの間に指定した日時※実施日時の詳細は，参加者宛てに別途通知する。 イ 場所 石岡市役所 本庁舎２階 201会議室ウ 時間配分 各参加者の説明に要する持ち時間は60分(プレゼンテーション15分，デモンストレーション30 分及び質疑応答15分程度を目安)とする。 エ 順番 説明を行う順番は，別途指示する。 (2) 内容ア プレゼンテーションあらかじめ提出した企画提案書の内容について説明し，同内容と相違しないよう留意すること(提出した企画提案書以外の追加資料の提出は認めない。)。 イ デモンストレーションデモンストレーションでは，次の内容について実機を用いて説明すること。 ①画面構成(デザインコンセプト，業務内容の表示方法等)②操作性(入力のしやすさ，画面遷移等)③文書の収受から起案・決裁・施行までの流れ(事務効率向上に資する提案を含む。)④文書の引継ぎ・書庫保存から廃棄までの流れ(事務効率向上に資する提案を含む。)⑤検索機能(文書，簿冊及び文書保存箱の検索並びにデータ出力)⑥その他アピール事項(3) その他ア 説明に必要となる機材のうちプロジェクター及びスクリーンは本市が用意するが，その他必要な機材，備品等は，参加者が準備することとする。 イ プレゼンテーション及びデモンストレーション時の発言は，断りがない限り，企画提案内容となる。 14． 選定結果の通知及び公表選定結果は，選定後，第２次審査の参加者に最高得点者及び次点候補者の名称及び採点結果を文書で通知するとともに，本市のホームページに掲載する。 なお，選考結果に対する問合せ及び異議申立ては一切受け付けない。 15． 契約の締結最優先候補者として選定された者と本市とが協議し，契約締結の交渉を行う。 ただし，協議が整わなかった場合には，評価点数が次に高い提案者と協議を行うこととする。 また，石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務の予定価格が2,000万円以上であった場合，仮契約を締結するものとし，その仮契約について，石岡市議会の議決に付すべき契約及び財産の取得又は処分に関する条例(平成17年石岡市条例第59号)第３条の規定による市議会の議決を得たときは，本契約としての効力を生じるものとする。 なお，議会の議決を得られなかった場合は，契約は不成立となり，受注者が被った損害についても市は一切の責任を負わないものとする。 16． プロポーザル参加に際しての注意事項(1) 失格又は無効次のいずれかの事項に該当する場合は失格又は無効とし，契約締結後にあっては，当該契約を解除することができるものとする。 ア 本件の関係者に対して故意に接触を図り，自社の有利を図る行為を行ったとき。 イ 他の提案者と企画提案の内容又はその意思について，相談，開示を行ったとき。 ウ 提出書類に虚偽の記載を行ったとき。 エ プロポーザルの評価終了後に，参加資格を満たしていない事実が発覚したとき。 オ その他選定結果に影響を及ぼすおそれのある不正行為を行ったとき。 (2) 著作権提出書類の著作権は参加者に帰属するが，本市がプロポーザルに関する報告又は公表等のために必要な場合は，参加者の承諾を得ずに提出書類を無償で利用・複製することができるものとする。 (3) 複数提案の禁止プロポーザルに係る企画提案は，１参加者につき１提案とする。 (4) その他ア 提出された書類は，返却しない。 イ 提出期限後の提出書類の変更，差替え又は再提出は認めない。 ウ 参加表明書の提出後に辞退する場合は，辞退届(様式任意)を提出するものとする。 エ プロポーザルへの参加に要する費用は，全て提案者の負担とする。 オ 提出された企画提案書等は，石岡市情報公開条例(平成17年石岡市条例第16号)に基づく開示請求の対象となる。 但し，提出した事業者に事前に許諾を得るものとする。 カ 本実施要領に規定されていない事項が発生したときは，公平性を考慮の上，適宜本市が判断するものとする。 17． 問合せ先石岡市総務部総務課〒315-8640 茨城県石岡市一丁目１番地１電話：0299-23-1111(内線7251)Ｅ-mail：soumuka@city.ishioka.lg.jp 石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務仕様書石岡市目 次１． 名称 1２． 目的 1３． 運用期間 1４． 基本概要 1５． 基本条件 1６． システムに求める必須機能 2７． システムの稼働環境に係る要件 3８． データ容量 4９． セキュリティ対策 4１０． 保守 4１１． 運用支援 4１２． 導入支援 4１３． 納品物(成果品) 5１４． その他 51１． 名称石岡市文書管理・電子決裁システム構築業務２． 目的現行のクライアントパソコンにより行っている文書管理業務について，文書管理システムを構築することにより，紙文書量の削減，保存文書の適正な管理及び事務の効率化を推進するとともに，市民への説明責任の一層の充実を図ることを目的とする。 ３． 運用期間令和４年４月１日から令和９年２月28日までを想定４． 基本概要４.１. システムの導入対象本市の全部局４.２. システムの導入方式自治体向けパッケージシステムとして提供されているシステムを，自庁導入方式(オンプレミス)により導入する。 なお，既存の環境(ネットワーク，クライアント等)を有効活用するものとする。 ５． 基本条件５.１. 本市の基本情報(令和３年６月１日現在)(1) 住民基本台帳人口 73,195人(2) 導入対象の端末数 約750台(3) システム利用職員数 約700人(4) 組織数 15部44課５.２. クライアントＰＣ等に係る前提条件(1) ＯＳクライアント OSはWindows10 Pro 64bitを採用し，ハイブリッドシンクライアントシステムとしてEugrid社製True Officeを利用している。 また，今後のクライアント環境として，仮想デスクトップ環境を導入した場合でも，その実現方法(ＶＤＩ(Virtual Desktop Infrastructure)，ＳＢＣ(Server Based Computing)等)にかかわらず，システムによる制限が加わらないこと。 (2) ウェブブラウザ上で動作するシステムであること。 ウェブブラウザの設定は，受託者が提供する手順書により本市が実施するが，これ以外に専用アプリケーション等のインストールが必要な場合は，全て受託者が本業務の中で実施すること。 (調達，使用料の支払い，インストール作業等)(3) ウェブブラウザInternet Explorer11を採用しているがEOSによりデフォルトブラウザの変更が予定されているため，MicrosoftEdgeやGoogle chromeでの利用を基本とすること。 (4) オフィスソフトMicrosoftOffice2016を利用している。 (5) 庁内グループウェアサイボウズ社製グループウエア(サイボウズガルーン)を使用している。 (主な機能：庁内メール，WEB メール，掲示板，スケジュール管理，施設予約管理等)2(6) ウィルス対策ソフトESET Endpoint Antivirus7.1を使用している。 ５.３. ネットワーク環境に係る前提条件システムは，本市の情報系ネットワークに接続するものとする。 情報系ネットワーク(LG―WAN 系)は，総務省の指導に基づきインターネットから分離している。 今回構築する環境はLG―WAN側に設定する。 また，設置に関しては総務部情報政策課と協議するものとする。 本市におけるネットワークの概要図は，以下のとおりである。 ６． システムに求める必須機能システムは，次に掲げる全ての機能を備えていることを必須要件とする。 (1) ユーザ認証システムへのログインは，サイボウズガルーンまたは既設 AD との LDAP によるシングルサインオンを基本とする。 (2) 文書の閲覧権限文書の閲覧は，ユーザ ID 又は文書ファイル(個別フォルダ)情報等に登録された情報により設定することができること。 (3) ログ管理ユーザのログイン履歴及び文書作成，文書閲覧，決裁処理等の履歴を管理できること。 (4) ラベル・背表紙の印刷文書ファイル(個別フォルダ)名等，文書の管理に必要なラベル等の印刷ができること。 (5) 登録した電子文書の管理収受・起案・供覧情報を登録した文書データに，Word，Excel，PDF 等の電子文書を一括登録し，管理することができること。 (6) 収受処理収受日，収受担当者，件名，先方文書番号，発送日，先方の宛名，摘要を入力の上，収受登録をすることができること。 また，収受処理時に，所属の文書記号が自動設定され，文書番号が採番されること。 (7) 起案・供覧文書の作成3起案日，決裁権者，伺い文，件名等を入力の上，起案処理を行うことができること。 また，文書番号を取得して起案処理する場合は，所属の文書記号が自動設定され，文書番号が採番されること。 (8) 起案日文書の運用に必要な日付を設定し，起案・供覧処理できること。 なお，前年度文書の場合は，選択により，前年度の文書番号を採番できること。 (9) 起案・供覧用紙の印刷石岡市の各文書取扱規程で定める様式により，起案・供覧用紙をシステムから印刷することができること。 なお，印刷前には，プレビュー表示で確認することができること。 (10) 電子決裁電子決裁，電子供覧の機能を有すること。 (11) 引継候補リストの出力総務課へ引き継ぐ引継候補リストが，主管課において CSV 等の一般的な形式で出力できること。 (12) 引継ぎの一括処理一括で引継処理を行うことができること。 (13) 引継ぎの延長選択した文書について，引継延長処理を行うことができること。 (14) 書庫内の文書ファイル(個別フォルダ)の管理本庁舎の書庫内の文書ファイル(個別フォルダ)及び文書保存箱の主管課名，保存箱名，保存期間等の文書情報を管理でき，あわせて，書庫内における位置情報を管理することができること。 (15) 文書ファイル(個別フォルダ)情報の出力文書保存箱に収納されている文書ファイル(個別フォルダ)情報を，CSV 等の一般的な形式で出力できること。 (16) 廃棄候補リストの出力廃棄候補リストが，主管課においてCSV等の一般的な形式で出力できること。 (17) 廃棄一括処理廃棄候補リストを抽出し，システム上，一括で廃棄処理ができること。 (18) 保存期間の延長延長期間を指定し，保存期間を延長することができること。 (19) 関連データの廃棄システム上で廃棄処理を実行する場合，当該文書データに添付された電子文書も一緒に廃棄することができること。 (20) システム上廃棄した文書データの確認システム上廃棄処理した文書データは，廃棄データとして登録され，当該文書データを検索した場合，廃棄済であることが確認できること。 (21) 文書・文書ファイル(個別フォルダ)・文書保存箱の検索システムに登録したデータから，文書・文書ファイル(個別フォルダ)・文書保存箱の情報が検索できること。 (22) 検索機能の限定検索を行う職員の所属と権限に応じて，アクセス権限内の文書のみ検索を行うことができること。 (23) 検索方法主管課，作成年月日，保存期間，廃棄年度，件名，施行年月日等の項目により，部分一致検索及び項目間でのAND検索ができること。 (24) 検索結果の出力4検索した結果を，CSV 等の一般的な形式で出力することができること。 (25) 公開用文書名の登録文書・文書ファイル(個別フォルダ)の登録に当たっては，作成時の文書名のほかに，公開用の文書名を登録できること。 (26) 情報公開の開示・不開示の設定文書情報に情報公開の開示・不開示の区分(開示・部分開示・一時不開示・不開示)を設定できること。 (27) その他の必須要件石岡市文書管理・電子決裁システム構築公募型プロポーザル実施要領 様式３ 機能要件確認書に定める必須項目について，標準パッケージ又はカスタマイズにて対応できること。 ７． システムの稼働環境に係る要件７.１. 基本的事項(1) 現行のネットワーク環境及びハイブリッドシンクライアントでの動作を保証すること。 (2) システム導入にあたっては，オンプレミスによる構築を行うこと。 (3) システムに必要なハードウエア，ソフトウェア及びライセンスは，全て受注者が用意すること。 (4) サーバに必要な OS ライセンス，ミドルウェアに係るライセンス等は本調達に含むこと。 (Windows2019 Server UserCAL(Client Access License)に関しては当市にて保有しているため本調達においては不要とする。 )(5) 稼働に当たっては，既存のネットワーク環境での動作を保証すること。 (6) 本市テレワーク基盤での全般的な動作を保証すること。 (7) 機器の冗長化構成等により，24時間365日稼働に耐えうる構成とすること。 (8) 各調達機器は，各設置場所に保守性を考慮し適切に設置すること。 設置前に，市担当者に承認を得ること。 (9) 各調達機器が識別できるように装置ラベルを取り付けること。 ラベルの内容については，事前に市担当者に承認を得ること。 (10)各調達機器に接続するケーブル類には，接続先が識別できるタグを取り付けること。 (11) システムの導入にあたっては，継続利用するシステムの動作に影響が出ないよう，既存機器への影響を十分調査のうえ，作業すること。 なお，既存機器において設定変更等の作業が想定される為，必要な作業は市担当者と協議し実施すること。 また，既存ネットワーク等業者との協議及び作業を依頼する場合には発生する作業費用は決定事業者が本調達に含めること。 ８． データ容量(1) データ容量データ容量は，同規模の自治体への導入実績等を参考とし，システムを５年間運用することを想定した上で，必要十分な容量を提案すること(2) データ移行今後，システム更新時に他社システムに変更となった場合でも，汎用的な形式でデータを出力し，円滑にデータ移行できること。 ９． セキュリティ対策(1) データバックアップデータバックアップ及びリストアについて，対策を講じること。 バックアップに必要な媒体等についても，提案構成に含めること。 (2) マルウェア対策5サーバのマルウェア対策を適切に行うこと。 (3) 持ち出し制御サーバからデータの不正持ち出しができないよう安全対策を行うこと。 (4) セキュリティホール対策導入する全てのソフトウェアにセキュリティホール対策が施されていること。 また，運用時のセキュリティホール対策は，本市と協議の上，適用すること。 (5) 操作ログ等システム認証後の全操作履歴(アクセスログ，操作ログ)について，システム管理者による確認が可能であること。 １０． 保守・問合せ窓口問合せ窓口の対応時間は，午前9時から午後5時15分まで(土曜日，日曜日，国民の祝日及び年末年始の休日を除く。)とすること。 １１． 運用支援(1) ユーザ情報の変更組織改編及び人事異動等があった場合，ユーザ情報の変更作業に関してヘルプデスクによる支援を行うこと。 (2) ネットワーク環境の変更本市のネットワーク環境に変更があった場合，必要な支援を行うこと。 １２． 導入支援(1) 職員研修の実施システムの円滑な導入を図るため，研修計画書を作成し，職員に対して研修(システムの一般的な機能，操作方法及び各業務での活用事例等の説明等)を実施すること。 研修日程は，一般職員向け(３回/日×３日間)，承認者向け(３回/日×１日間)，システム管理者向け(１回)を想定している。 なお，研修内容及び研修対象者等の詳細については，本市と協議した上で決定することとする。 (2) 文書管理・電子決裁システム導入支援業務システムの導入に当たっては，文書管理システムの機能と運用は切り離せないものであるため，別途，導入支援業務として契約する。 導入業務の仕様については，別途定める。 １３． 納品物(成果品)予定する成果品は，文書管理システム及びこれに付随する一切の機器，資料等であり，これらを本市が指定する期日までに納品すること。 なお，成果品の内容の詳細については，別途協議の上，決定するものとする。 本市が現在予定する成果品は，次のとおりである。 (1) ハードウェア(機器類)及び付随する納品物がある場合は，当該ハードウェア納品物及び付随物。 (2) ソフトウェア納品物6№ 納品物 内容１ プロジェクト計画書 システム導入に係る作業計画，スケジュール等２ 研修資料 一式 研修テキスト等３ システム設定書 一式 システムの基本設定書及び詳細設定書等４ 操作マニュアル システム操作マニュアル５ 議事録 会議及び打合せに関する議事録及び資料６ ライセンス 一式 システム運用に必要なライセンス証書※ 上記については，紙媒体(本市が指定する部数)及び電子媒体(１部)を納品するものとする。 ただし，研修資料など大量の印刷部数が見込まれるものは，電子媒体のみとする。 １４． その他(1) 他システムへの影響今後，本市が他のシステム(ハードウェア及びソフトウェア)を更新した場合にあっても，今回導入するシステムによる制限が極力加わらないように努めること。 (2) 様式の変更等石岡市文書管理規程等で定める様式(起案用紙等)については，システムを効率的に運用するため，様式の変更を含めた検討を行うこととし，本市と協議の上，様式を決定すること。 なお，システム運用後における様式の軽微な修正(レイアウトの調整，文言の修正等)については，保守の範囲として対応すること。 (本稼動後6ヶ月以内を想定している)(3) 次年度以降の契約次年度以降の契約については，別途，システム保守等に関する契約を締結する。 (4) 元号改正等元号改正等の対応については，システム保守等に関する契約に含むものとする。 (5) 財務会計システムとの連携将来的に，財務会計システムとの連携をする際には，想定すること。 (6) システムのバージョンアップについて本システム使用期間中における機能改善等によるバージョンアップについては，システム保守等に関する契約に含むものとする。 (7) 個人情報の取扱い等受託者は，個人情報の重要性を認識し，個人情報を扱う者の倫理及び良識ある判断に基づき，個人情報の管理を徹底し，個人情報の漏えい等が発生しないように万全の注意を払わなければならない。 また，個人情報の取扱いに当たっては，本市の個人情報保護条例，石岡市情報セキュリティポリシー等の関係法令等を順守すること。 (8) 瑕疵担保責任について瑕疵と認められる不具合が生じた場合は，受注者の責任において，迅速に対応すること。 この場合の瑕疵とは，プログラムのバグや設計段階では考慮されていたが実装されていない，又は実現できていない機能とする。 (9) 定めのない事項この仕様書に定めのない事項については，本市と協議の上，決定するものとする。 石岡市文書管理・電子決裁システム導入支援業務仕様書石岡市石岡市文書管理・電子決裁システム導入支援業務仕様書1. 概要当市では，住民への説明責任の確保や行政運営の透明化に対するニーズが高まる中，行政文書等の適正な管理，歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り，行政が適正かつ効率的に運営されるよう文書管理システムの導入を行うこととした。 本仕様書は，文書管理システムの導入を前提に文書管理ルールの見直し，文書管理事務の維持管理及び効率的な運用を目的に文書発生(収受・起案)から最終段階(保存，廃棄)までの運用を支援するためのコンサルティング業務内容を定めたものである。 2. 契約内容1 文書管理システムの導入支援2 新年度分文書ファイル(個別フォルダ)の一括複写登録支援3 リテンション(引継，廃棄)作業支援4 システム運用定着確認3. 契約期間契約締結日から令和4年3月31日までとする。 4. 委託作業内容(1) 事前準備① 石岡市文書管理規程の分析② 業務工程表の作成③ キックオフ会議資料の作成(2) 文書管理システム導入支援1 システム設定のための詳細打ち合わせ2 運用ルール策定のためのヒアリングの実施3 運用ルールのテキスト作成4 操作研修会にて運用ルールの説明実施5 文書管理システム本稼働の立会い(2日間)6 立会い時のQ＆A集の作成(3) 過年度分文書ファイル(目録)の登録支援1 過年度文書について，市保有データの登録支援を実施(4) 新年度分文書ファイル(個別フォルダ)の一括複写登録支援1 一括複写登録マニュアルの作成2 一括複写登録操作方法説明会資料の作成3 一括複写登録操作方法説明会の実施(5) リテンション(引継，廃棄)作業支援1 リテンション(引継，廃棄)作業マニュアルの作成② リテンション(引継，廃棄)作業説明会の実施(6) システム運用定着確認① 文書管理システム統計データの確認② 文書管理システム運用定着のためのアドバイスの実施(フォロー研修の立案等)5. 委託作業仕様の補足(1) 文書管理システム導入支援1 文書管理システムを利用することを前提に運用ルールを策定するため文書管理システム構築の詳細打ち合わせに毎回参加すること。 2 打ち合わせに際しては，システムの機能で実現できる部分と運用ルールでカバーする点などを他団体の構築の事例を元に必要な支援を行うこと。 3 打ち合わせの結果，運用ルールとして職員へ周知する内容を取りまとめ，操作説明会資料のルール編として作成すること。 ルール編に盛り込むべき内容は以下を想定している。 (ア) 文書・情報の定義(イ) 組織供用文書と個人文書(ウ) 収受処理の必要性(エ) 収受番号，発送番号の採番ルール(オ) 電子決裁のフロー(カ) 電子決裁の範囲(キ) 常用文書と未完結文書(ク) 文書ファイルの保存期間の起算日4 職員研修会に参加し，文書管理システムの操作説明と合わせて，ルール編の説明を行うこと。 5 本稼働の立会いを行うこと。 本稼働日から２日間本庁会議室で待機し，本市で用意した内線電話にてサポートデスク要員として対応すること。 対応記録として，Q＆A集を作成報告すること。 (2) 過年度文書ファイル(目録)の登録支援1 現行の文書目録管理システム又はエクセルファイルから過年度文書の目録の登録に関する支援を実施する。 2 導入に関わる作業を整理し，受注者・発注者双方の作業を明記した工程表を作成すること。 3 電子媒体に記録されている情報の移行を設計し，データ要件が満足されるよう，移行作業を行うこと。 4 紙媒体からの移行については，他の移行とあわせて移行設計を行うこと。 入力作業の実施者は石岡市が提供する。 また，現行システムのデータに関する問い合わせ・入手については，現行システム担当業者とやり取りを行うこと。 やり取りに必要な手順については，石岡市の指示に従うこと。 5 現行の文書目録管理システムは「保存文書目録管理システム 株式会社横浜マイクロシステム」を利用している。 6. 納品物(成果品)予定する成果品は，文書管理システム導入支援に付随する一切の資料等であり，これらを本市が指定する期日までに納品すること。 なお，成果品の内容の詳細については，別途協議の上，決定するものとする。 本市が現在予定する成果品は，次のとおりである。 1 キックオフ会議資料(業務工程表を含む)2 運用ルールのテキスト3 本稼働立会い時のQ＆A集4 一括複写登録マニュアル5 リテンション(引継，廃棄)作業マニュアル6 議事録7. その他この仕様書に定めのない事項については，本市と協議の上，決定するものとする。