下野市給与支払等業務委託に係る公募型プロポーザルの実施について

下野市給与支払等業務委託に係る公募型プロポーザルの実施について 1下野市給与支払等業務委託に係る公募型プロポーザル実施要領１．目的正職員及び会計年度任用職員の給与支払等の業務を外部委託することにより、民間事業者の専門的な知識やノウハウを活用し、給与支払等業務の効率化を図ることを目的とします。 ２．概要(１)名称下野市給与支払等業務委託(２)履行期間令和7年9月1日(月曜日)から令和10年3月31日(金曜日)(３)業務内容下野市給与支払等業務委託仕様書のとおり(４)履行場所下野市役所総務人事課執務室内(本市が指定する場所)(５)提案上限額23,699,500円(消費税及び地方消費税を含む)※本事業を安定的に遂行するためには、一定の契約期間を見据えた事業実施が必要であることから、令和7年度当初予算のほか、令和8年度から令和9年度の2か年において債務負担行為を設定します。 なお、各年度の支払額については、業務履行の検査内容等を踏まえつつ、本市と受託事業者で協議の上、契約時に定めることとします。 ただし、各年度・期間の支払金額は、下記上限価格を上限とします。 (下記上限価格には、消費税及び地方消費税を含む。)年度・期間 上限価格 支払方法令和7年9月～令和8年3月 5,351,500円月払い 令和8年4月～令和9年3月 9,174,000円令和9年4月～令和10年3月 9,174,000円総 額 23,699,500円※委託料は、提案内容を踏まえ本市と協議の上、契約により確定するため、提案額がそのまま委託料になるものではありません。 2３．選定の方法本業務は、契約者を決定するにあたり、価格のみの競争ではなく、事業者及び業務責任者の実績や経験等、受託者としての適格性を確認するため、公募型プロポーザルにより契約候補者(以下「候補者」という。)を決定します。 候補者は、「下野市給与支払等業務委託に係る公募型プロポーザル実施要領」、「下野市給与支払等業務委託仕様書」に基づき、本市が要求する事項を不足なく提供できるものとします。 ４．スケジュール本業務に係る候補者選定の主な日程は、次の表１のとおりとします。 ただし、本市の都合により予定を変更する場合があります。 (表１)① 公募開始日 令和7年6月18日(水曜日)② 質問受付開始日 令和7年6月19日(木曜日)③ 質問受付期限 令和7年6月25日(水曜日)正午④ 質問回答日 令和7年7月2日(水曜日)⑤ 参加表明書提出期限 令和7年7月9日(水曜日)正午⑥ 参加確認結果通知予定日 令和7年7月14日(月曜日)⑦ 企画提案書受付開始日 令和7年7月15日(火曜日)⑧ 企画提案書提出期限 令和7年7月18日(金曜日)正午⑨ 選定審査(プレゼンテーション) 令和7年7月25日(金曜日)⑩ 審査結果通知予定日 令和7年8月1日(金曜日)５．プロポーザルに参加する者に必要な資格プロポーザルに参加しようとする者は、次に掲げる要件を全て満たす者とします。 (１)法人格を持つ者であること(２)地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の4に規定する者に該当しない者であること(３)下野市プロポーザル参加表明書(様式第2号)及び企画提案書の受付期間において、下野市建設工事等請負業者指名停止等措置要領(平成22年下野市訓令第3号)に基づく指名停止期間中でない者であること(４)民事再生法(平成14年法律第154号)第21条第1項若しくは第2項の規定に基づく更生手続開始の申立てがされている者(同法第33条第1項の規定に基づく再生手続開始の決定を受けた者を除く。)又は3会社更生法(平成14年法律第154号)第17条第1項若しくは第2項の規定に基づく更生手続開始の申立てがされている者(同法第41条第1項の規定に基づく更生手続き開始の決定を受けた者を除く。)でないこと(５)下野市暴力団排除条例(平成24年下野市条例第3号)第2条第1号又は第4号の規定に該当する者でないこと(６)下野市入札参加資格者名簿に登録されていること。 なお、令和7年6月30日までに入札参加資格の随時申請がされ、その後登録が確認できれば可とする。 (７)プライバシーマーク付与事業者、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)適合性評価の認証取得事業者又はこれらと同程度の資格を有する事業者であること(８)国税及び地方税を滞納していないこと(９)国(公社、公団を含む。)又は地方公共団体と、本業務と種類及び規模をほぼ同じくする契約及び履行実績があること６．質問および回答質問がある場合は、質問書(様式第1号)に必要事項を記入の上、下記提出先のメールアドレス宛て電子メールで提出してください。 (１)提出期限令和7年6月25日(水曜日)正午(必着)(２)提出先下野市 総務部 総務人事課 人事給与グループ 宛電子メールアドレス：soumujinji@city.shimotsuke.lg.jp(３)回答方法質問の内容及び回答は、令和7年7月2日(水曜日)までに市ホームページに掲載します。 ７．プロポーザル参加手続き及び資格審査(１)提出書類① 下野市プロポーザル参加表明書(様式第2号)② 業務実績調書(様式第3号)③ 法人税並びに消費税及び地方消費税の納税証明書(その3の3)の写し ※発行日が提出日前3か月以内のもの④ 商業登記簿謄本(履歴事項全部証明書又は現在事項全部証明書)の写し ※発行日が提出日前3か月以内のもの4⑤ プライバシーマーク登録証等の写し(２)提出方法提出書類は全てＡ４たて左綴じとし、持参又は郵送(書留)してください。 (３)提出期限令和7年7月9日(水曜日)正午(必着)(４)提出先郵便番号329-0492 下野市笹原26番地下野市 総務部 総務人事課 人事給与グループ 宛(５)参加資格確認結果参加に必要な要件の確認後、7月14日(月曜日)までに、下野市プロポーザル参加確認結果通知書(様式第4号)を、電子メールで通知します。 ８．企画提案書等について参加資格確認の結果、参加が認められた者(以下「提案者」という。)には、下野市プロポーザル企画提案書提出依頼通知書(様式第5号)を送付しますので、仕様書の内容等を踏まえ、次のとおり書類を作成してください。 その際には、提案者の商号又は名称、代表者氏名などを推定できるような記述は、可能な限り控えてください。 (１)企画提案書① 様式は任意とするが、別紙１「２．審査基準表」で示す「評価項目」を審査の基準とすることから、必ず「評価項目」を見出しで明示した上で、各項目について記載すること② 提案書はＡ４たて左綴じとし、表紙及び目次を除き、Ａ４換算で20ページ以内の構成として、ページ番号を附番すること③ 提案書の記載内容については、明瞭かつ具体的な記載とし、専門知識を有しない者に対する配慮に心掛けること④ 使用する言語は日本語(ただし、専門用語は除く。)とし、通貨の単位は日本国通貨とする。 (２)人員体制調書(様式第6号)業務実施にあたり、担当予定の業務責任者及び業務従事者を記入し、本業務委託と同種の業務に関する業務経歴(実績)を記入してください。 5(３)見積書業務に係る費用について記入してください。 また、本仕様書に定める要件に係る費用のほかに、一時的にかかる費用や、提案により必要となる費用等がある場合は、費用ごとに、全ての費用(税込)を記載してください。 (４)提出期限令和7年7月18日(金曜日)正午とし、期限以降は受け付けません。 (５)提出方法(上記(１)～(３)の書類)① 出力帳票(2部)：持参又は郵送(書留)してください。 ② データ(PDF形式)：電子メールにて提出してください。 ※①出力帳票(2部)と②データ(PDF形式)の両方を提出願います。 ※提出先については前記のとおりです。 ９．審査本業務における候補者を選定するにあたり、提案書等を公正に審査し、候補者の決定を審議するため、選定委員会を設置します。 提案者が４者以上の場合は、企画提案書審査(書類審査)を実施します。 この場合、企画提案書審査(書類審査)を通過した原則３者のみプレゼンテーション審査に参加できるものとします。 企画提案書審査(書類審査)及びプレゼンテーション審査の結果により、いずれの提案者も候補者に選定しないことがあります。 また、参加者が１者の場合には、総合的に評価して候補者としての適否を判断します。 (１)企画提案書審査(書類審査)① 提出された企画提案書等に基づく書類審査を実施します。 ② 書類審査は、審査基準表における審査項目中「１ 見積価格」、「２業務実績」、「３ 組織体制」中(3)現場人員体制と(5)社内支援体制、及び「４ 企画提案」中(6)スケジュールについて選考委員会にて評価し、その評価点の合計により選考します。 ③ 書類審査を実施した場合、審査結果は令和7年7月22日(火曜日)17時00分までに連絡します。 ④ 書類審査結果に対する問い合わせ、異議には応じません。 (２)プレゼンテーション審査① プレゼンテーションの内容は、企画提案書に基づき、特に重視する点や強調する点について、具体的に説明してください。 なお、プレゼンテーションの会場における追加資料の配付等は不可とします。 6② プレゼンテーションに参加しない者については、契約候補者には選定しないものとします。 ③ プレゼンテーションは、1事業者につき25分(プレゼンテーション15分以内、質疑応答10分)とします。 ④ プレゼンテーションは、原則、本業務に直接携わる予定の担当者が行ってください。 なお、出席者は2名までとします。 ⑤ プレゼンテーションで使用するパソコンは、提案者が用意してください。 なお、プロジェクター及びケーブルは市で用意します。 ⑥ プレゼンテーションは非公開とします。 10．審査(評価)基準別紙１「審査基準等」のとおり11．候補者選定審査結果は、下野市プロポーザル審査結果通知書(様式第7号)により通知するほか、下野市ホームページ上で候補者を公表します。 なお、選定の理由、選定結果に対する問い合わせ、異議には応じません。 候補者と契約締結協議を行うものとしますが、協議が整わなかった場合は、次点の者と契約締結協議を行います。 12．企画提案参加資格の取消し次のいずれかの事由に該当した場合は、本プロポーザル参加資格を取消し、提出された提案書等は無効とする。 (１)参加申出に係る書類を提出以降契約締結までに、本実施要領による参加資格要件を満たさないこととなった場合(２)見積書の額が提案上限額を超えている場合(３)提出書類に記載された内容が虚偽であった場合(４)上記各号に該当するほか、著しく信義に反するものと認められる場合13．留意事項、その他(１)提出できる提案は、１事業者につき１件までとします。 (２)企画提案書等の提出後は、修正、差し替え等は認めません。 ただし、必要に応じ、追加資料の提出などの補正を求めることがあります。 (３)応募に係る費用、プロポーザルに係る費用は、参加者の負担とします。 7(４)企画提案書等は一切返却しません。 また、提出された書類は、審査目的以外には使用しませんが、本プロポーザルに係る情報公開請求があった場合、下野市情報公開条例(平成18年下野市条例第10号)に基づき、公開することがあります。 (５)提出書類の著作権は、参加者に帰属します。 ただし、選定を行う作業に必要な範囲おいて、複製を作成することがあります。 (６)提案を辞退する場合は、辞退届(様式第8号)を提出してください。 8別紙１○審査基準等１．審査基準(１)評価方法① 評価は、「下野市プロポーザル方式実施要綱」に定める選定委員会委員により行う。 ② 選定委員会委員は、事業者が提示した企画提案書及びプレゼンテーション等の内容を精査し、下記「審査基準表」に基づき評価を行う。 ③ 各選定委員会委員６名に配分される配点は、１名あたり１５０点とする。 (２)選定の方法① 選定委員会委員６名の評価点を合計した結果、最も高い者を候補者として選定する。 ② 候補者と契約締結協議を行うが、協議が整わなかった場合は、次点の者と契約締結協議を行う。 ③ 選定委員会委員６名の評価点の合計が、配点合計の６割(５４０点)未満である場合は、候補者として選定しないものとする。 ２．審査基準表審査項目 評価項目 評価基準 配点１ 見積価格 ⑴ 見積額 ①減額率(見積額と委託契約額の上限との比較)※小数点以下がある場合は、小数点第2位を四捨五入する。 ※税込価格が提案上限額を超える場合は対象外とする。 30２ 業務実績 ⑵業務実績①過去3年以内に、仕様書に記載の内容と同種の業務を他の自治体において請け負った実績があるか。 10３ 組織体制 ⑶現場人員体制①経験豊富な業務責任者が確保されているか。 259②業務従事者が給与会計経理等に関する理解度を有し、円滑に業務を運営できる人員体制が確保できるか。 ③突発的な欠員に関する対応及び繁忙期の業務量を踏まえた人員体制が確保できるか。 ⑷自主運営体制④既存の業務フローに捉われることなく、受注者自ら事務効率化や課題解決を図り、発注者及び受注者相互の負担軽減につながる体制が整えられるか。 15⑸社内支援体制⑤受注者における現場支援体制並びに業務遂行上必要となる知識及び個人情報保護の教育体制が示されているか。 10４ 企画提案⑹スケジュール①円滑な業務移行に向けて適正なスケジュールが示されているか。 5⑺業務マニュアル①各業務別に業務フロー、役割分担及び判断基準等のマニュアルを適切に作成できるか。 10②委託業務期間満了時に後任事業者へ円滑に事務引継ができるよう考慮されているか。 ⑻課題対応力①制度改正や業務手法の変更等へ柔軟に対応するための対策や体制が示されているか。 20②発生した問題に対し、初期対応から解決、再発防止までの手法が示されているか。 ⑼独自提案①現行の対象業務や処理対象職員数等を踏まえ、実現可能と考えられる業務の効率化や効果的な取組みが示されているか。 5⑽導入効果①仕様書で示した業務水準を達成するための方法が示されているか。 10②業務の主旨や目的を理解し、事務の効率化や発注者の負担軽減が期待できる10か。 ５プレゼンテーション⑾プレゼンテーション①プレゼンテーションは分かりやすく、説得力があるか。 10② 質疑への応答は適切か。 ③ 企画提案書と整合性はあるか。 ④業務に対する取組意識が高く、熱意が感じられるか。 合 計 150 1下野市給与支払等業務委託 仕様書１．業務名称下野市給与支払等業務委託２．目的正職員及び会計年度任用職員(以下「職員」という。)の給与支払等の業務を外部委託することにより、民間事業者の専門的な知識やノウハウを活用し、給与支払等業務の効率化を図ることを目的とする。 ３．業務内容以下の業務を実施すること。 また、各業務の計算結果及び根拠について、市総務人事課職員が確認できる資料を作成すること(１)職員の給与支払事務(別紙「給与支払事務一覧」参照)(２)年末調整事務(３)法定調書事務(給与報告書、源泉徴収票等)(４)退職手当事務(調査報告、負担金の支払い等)(５)日本年金機構、労働基準監督署関連事務(資料の作成・提出等)(６)各種調査の調査票作成ア 給与実態調査(6月)イ 人件費予算関係調査(12月)・人件費決算関係調査(6月)ウ 給与・人件費関連調査(７)業務マニュアル及び業務フローの作成・修正(８)業務改善の提案、業務支援ツール(エクセルを想定)の作成(９)その他付随する事務４．履行期間令和7年9月1日 から 令和10年3月31日まで５．処理対象職員数(令和7年4月1日時点)正職員数 ：434人会計年度任用職員数：356人６．履行場所下野市役所 総務人事課 執務室内※履行場所の作業スペースで業務を実施すること(リモートアクセス及び2データの持ち出しによる作業不可)。 ７．業務に使用する端末及びシステム(１)本市が提供する端末を使用して、業務を実施すること(マイクロソフトオフィスを利用可能)(２)給与の計算及び振込データの作成は、市が提供する人事給与システムを使用すること(３)時間外勤務時間の計算に使用する職員の勤務情報は、勤怠管理システムから抽出すること(４)支払伝票の作成は、市が提供する財務会計システムを使用すること８．業務履行日及び履行時間原則として、本市が定める休日(土曜日、日曜日、祝日、12月29日から1月3日まで)を除く日の8時30分から17時15分までを業務の履行が可能な日時とする。 ただし、業務繁忙期や緊急対応時等においては、市と協議の上、作業時間を確保すること９．成果物市が指定する日までに次の成果物を引き渡すこと(１)業務完了報告書(例月)(２)振込データ(例月)(３)振込データの根拠資料(例月)(４)その他の報告資料、調査票等10．業務の引継ぎについて本業務委託契約期間の終了又は契約の解除に伴い、本業務を次期受託者が実施する場合、受託者は次期受託者に対し業務の引継ぎを行うものとする。 (１)引継期間は、原則として、本業務委託契約期間終了前2か月間とする。 (２)引継期間は、次期受託者を受け入れ、OJTを基本に引き継ぎを実施すること(３)引継終了後、引継ぎ完了報告書を本市に提出し、承認を得ること11．支払条件月次の報告による履行確認後、請求に基づき支払う。 312．遵守すべき法令等(１)下野市情報セキュリティ基本方針(２)下野市情報セキュリティ対策基準(３)下野市職員の給与に関する条例(４)下野市会計年度任用職員の給与及び費用弁償に関する条例(５)下野市単純労務職員の給与の種類及び基準に関する条例(６)下野市企業職員の給与の種類及び基準に関する条例(７)下野市一般職の任期付職員の採用及び給与の特例に関する条例(８)下野市長等の給与及び旅費に関する条例(９)その他遵守すべき法令等13．その他(１)受託者は、本業務で知り得た事項及び情報等を、履行期間終了後も含めて他に漏らしてはならない。 (２)本業務による成果物は、データを含めて発注者に帰属するものとし、市の承認を得ずに使用又は貸与しないこと(３)成果物に契約不適合があった場合は、市の指示により速やかに訂正すること。 履行期間終了後も同様とする。 (４)本仕様書に記載のない事項及び業務上疑義が生じた場合は、市と受託者の協議により事業を実施するものとする。 4(別紙)給与支払事務一覧１．正職員１－１．随時処理① 異動・昇格の確認② 支出科目の設定③ 総合事務組合への給与異動報告④ 共済組合への給与異動報告⑤ 時間給単価設定⑥ 扶養手当の確認⑦ 通勤距離の検算⑧ 退職者住民税(異動届の作成及び届出事務)、一括徴収１－２．月次給与計算等事務処理① 各保険料等異動報告② 共済貯金異動報告③ きずな異動報告④ 庶務事務システム締め及び連動処理⑤ 共済組合報告(随時改定確認)⑥ 退職手当組合報告⑦ 休職者一覧の作成⑧ 給与異動の登録(基本情報、遡及、天引き項目、住民税)⑨ 給与計算処理⑩ 給与異動入力⑪ 共済負担金科目別集計表作成⑫ 退職手当負担金科目別集計表作成⑬ 給与チェック表等の作成(エクセル帳票等)⑭ 財務連動データの作成⑮ 支出・調定伝票の起票⑯ 派遣先・企業会計等へ計算結果送付⑰ 給与支給明細書配信(休職者への給与支給明細書等送付)１－３．年次事務① 児童手当支給② 住民税 年度更新事務(給与計算ソフトへの登録等)5③ 昇給確認２．会計年度任用職員２－１．随時処理① 新入職任用職員情報登録② 人事情報(任用伺い書)の整理③ 共済組合への給与異動報告④ 厚生年金 新規取得・喪失・随時改定の作成及び届出(電子申請)⑤ 厚生年金 第3号被保険者届⑥ 厚生年金保険料免除申請等⑦ 雇用保険 新規取得・喪失・離職票の作成及び届出(電子申請)⑧ 雇用保険 育児休業給付、介護休業給付の作成及び届出(電子申請)⑨ 加入者状況の確認事務⑩ マイナンバー関係事務⑪ 通勤距離の検算⑫ 労災保険 給付請求書作成及び請求⑬ 労災保険 届出施設の変更届等の作成及び届出⑭ 連動データ出力⑮ 給与支給明細書配信任用者登録２－２．月次給与計算等事務処理① 新規任用職員情報登録、変更、退職者処理② 例月勤怠実績入力締③ 例月報酬計算及び伝票起票④ 共済組合調定作成⑤ 共済組合報告⑥ 財務連動データの作成⑦ 支出科目別集計表・給与チェック表作成⑧ 共済負担金科目別集計表作成⑨ 例月厚生年金支払額等の確認事務⑩ 厚生年金伝票起票⑪ 給与支給明細書配信(休職者への給与支給明細書等送付)6２－３．年次事務① 労働保険(労災保険・雇用保険)の年度更新事務② 厚生年金 算定基礎届(定時決定)、月額変更届(随時算定)の作成及び届出③ 共済組合定時決定、随時算定の作成及び届出④ 年度更新事務(給与計算ソフトへの登録等)⑤ 人事院勧告関係 差額支給３．賞与事務 期末手当・勤勉手当の計算(6月支払、12月支払)① 休職者等 期末勤勉手当期間率算出② 新規採用、新規再任用確認作業③ 賞与職員別指示 割愛派遣、在職派遣、受入派遣支給額の設定④ 賞与職員別指示 人事評価 成績率入力⑤ 人事情報連動 → 賞与・計算作業⑥ チェック作業 賞与計算照合表チェック⑦ 共済負担金科目別集計表作成⑧ 各保険料等異動報告⑨ 共済貯金 異動報告(賞与臨時分)⑩ 賞与天引 法定外控除入力⑪ 給与チェック表等作成(各種エクセル表の作成)⑫ 財務連動データの作成⑬ 支出伝票起票⑭ 調定伝票起票⑮ 支出伝票起票⑯ 一般会計への連絡⑰ 健康保険・厚生年金被保険者賞与支払届作成及び届出(電子申請)４．年末調整事務① 年末調整各申告書(扶養控除、基礎控除兼配偶者控除兼所得金額調整控除、保険料控除、住宅借入金等特別控除)の確認及び入力② 年末調整の計算、帳簿作成の補助(年末調整一覧表、源泉徴収簿、源泉徴収票データの作成、納品)③ 法定調書(給与支払報告書、総括表、源泉徴収票)の作成及び届出準備(eltax等の電子用データ対応)7５．各種調査票の作成① 給与実態調査② 人件費予算関係調査③ 給与・人件費関連調査④ 退職手当の給与総額報告書⑤ 後期高齢広域連合への派遣者の給与額報告⑥ ラスパイレス指数の報告書⑦ その他各課から依頼された報告データの作成⑧ 職員の給与の男女の差異の算出調査⑨ 会計年度任用職員等実態調査６．業務マニュアル及び業務フローの作成・修正① 業務の実態把握と改善提案② 業務マニュアル及び業務フローの作成③ 業務マニュアル及び業務フローの修正７．業務改善提案、業務支援ツールの作成① 業務の実態把握② 業務支援ツールの提案③ 業務支援ツールの作成④ 業務支援ツールの修正⑤ 業務支援ツール整備に伴う業務マニュアルおよび業務フローの修正８．上記に係る付随業務① 市との連絡調整、報告② 担当者の勤怠管理、業務指導、健康管理③ 市からの指示、要領事項④ その他必要と判断する事項９．備考① 履行場所は、下野市役所内執務室とする。 ② 管理者には、給与・賞与計算事務・年末調整事務・労働社会保険・労8働基準法等の関係諸法令に関する知識を有し、管理者として十分な経験と資質のある人材を配置すること。 ③ 実務担当者には、給与・賞与計算事務・年末調整事務に関する経験を有する者を配置すること。 ④ 既存システム(庶務事務システム。人事管理給与計算システム)をそのまま運用するものとする。 本事業に使用する端末・システムは、市の指定したものを使用し、使用上の注意事項を遵守すること。 ⑤ 管理者および実務担当者には継続的に教育を施し、正確性と効率性を維持向上すること。 ⑥ 効率性を向上するため、ＲＰＡやマクロなどを使用し、業務改善を提案すること。 ⑦ 年次業務・月次業務などの繁閑に対応して適切な要員配置により事務コストの最小化を図ること。 ⑧ 業務を遂行するにあたり万全なセキュリティ対策・情報保護を行うこと。 ⑨ 打合せ過程で、業務種類、受託する範囲及び内容が変更になった場合は、協議により積算額の変更を行うものとする。