【入札関係】令和8年度「復興城主」制度運営業務委託について

【入札関係】令和8年度「復興城主」制度運営業務委託について 次のとおり条件付一般競争入札に付すので、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の６第１項及び熊本市契約事務取扱規則(昭和３９年規則第７号)第３条の規定により公告する。 熊本市長 大 西 一 史１ 競争入札に付する事項(1) 業務委託名令和８年度「復興城主」制度運営業務委託(2) 目的及び概要平成28年11月に開始した熊本城への寄附制度である「復興城主」制度は、１回につき１万円以上の寄附に対し、寄附者または寄附者が指定した方を城主として、当該城主の方に城主証等のお礼の品を発送するものである。 復興城主申込の窓口受付・寄附金納入及び申込者情報のシステム入力、城主証等印刷物作成・納品、送付物のセット、封入作業等を業務委託するものである。 ※詳細は仕様書を参照のこと。 (3) 履行場所熊本市中央区二の丸地内(復興城主受付)その他委託者が指定する場所(4) 履行期間令和８年(２０２６年)４月１日から令和９年(２０２７年)３月３１日まで２ 担当部局〒８６０－０８０６熊本市中央区花畑町９番６号SPring熊本花畑町３階熊本市文化市民局熊本城総合事務所総務管理課電話０９６－３５９－６４７５(直通)３ 入札手続の種類この案件は、入札前に条件付一般競争入札に参加する者に必要な資格(以下「競争入札参加資格」という。)の確認を行い、競争入札参加資格があると認められた者による入札の結果に基づき落札者を決定する方法により入札手続を行う。 ４ 競争入札参加資格次に掲げる条件をすべて満たしていること。 (1) 熊本市業務委託契約等に係る競争入札等参加資格審査申請書を提出し、熊本市業務委託契約等に係る競争入札参加者等の資格等に関する要綱(平成２０年告示第７３１号)第５条に規定する参加資格者名簿に登録されている者であること。 (2) 地方自治法施行令第１６７条の４第１項各号の規定に該当しない者であること。 (3) 会社更生法(平成１４年法律第１５４号)第１７条の規定による更生手続の開始の申立て又は民事再生法(平成１１年法律第２２５号)第２１条の規定による再生手続の開始の申立てがなされた場合は、それぞれ更生計画の認可決定又は再生計画の認可決定がなされていること。 (4) 熊本市が締結する契約等からの暴力団等の排除措置要綱(平成１８年告示第１０５号)第３条第１号の規定に該当しないこと。 (5) 熊本市から熊本市物品購入契約及び業務委託契約等に係る指名停止等の措置要綱(平成２１年告示第１９９号。以下「指名停止要綱」という。)に基づく指名停止を受けている期間中でないこと。 (6) 消費税及び地方消費税並びに本市市税の滞納がないこと。 (7) 業として本件競争入札に付する契約に係る業務を営んでいること。 (8) 過去３年の間、本市との契約において、違反又は不誠実な行為を行った者であって契約の相手方として不適当と市長が認めるものでないこと。 (9) 熊本市内に本店又は営業所等を有する者であること。 (10) 国又は地方公共団体から直接受注した業務として、令和３年度(２０２１年度)以降に履行が完了した「現金の授受が発生する窓口の設営・運営を伴う業務」及び「個人の氏名、住所、電話番号等の個人情報を扱う」業務委託の実績があること。 (11) 本件競争入札に事業協同組合(中小企業等協同組合法(昭和２４年法律第１８１号)第３条に規定する事業協同組合をいう。 以下同じ。 )として競争入札参加資格確認申請書を提出した場合、その組合員は単体として、競争入札参加資格確認申請書を提出することはできない。 本件競争入札に事業協同組合として参加する場合は、業務を担当する組合員についても併せて(5)の要件を全て満たす者であること。 ５ 申請手続等(1) 申請書、仕様書等の交付期間及び方法令和８年(２０２６年)１月２９日(木)から令和８年(２０２６年)２月１３日(金)まで熊本市ホームページへ掲載するほか、希望する場合は２の担当部局で配布する(担当部局での配布は熊本市の休日及び期限の特例を定める条例(平成元年条例第３２号)第１条に規定する市の休日(以下「休日」という。)を除く。 )。 郵送又は電送(ファックス、電子メール等)による交付は行わない。 担当部局での配布は、午前９時から午後５時まで。 熊本市ホームページでは、その運用時間内にダウンロードできる。 なお、仕様書等の設計図書は、入札日までの間、２の担当部局で閲覧に供する。 (2) 申請書等の提出方法等本件入札の参加希望者は、競争入札参加資格確認申請書及び競争入札参加資格審査調書その他の必要書類(以下「申請書等」という。)を提出し、競争入札参加資格の有無について市長の確認を受けなければならない。 提出方法等は、次によるものとする。 ア 提出書類及び提出方法持参により提出すること。 郵送又は電送(ファックス、電子メール等)による提出は受け付けない。 (ｱ) 競争入札参加資格確認申請書(様式第１号)(ｲ) 競争入札参加資格審査調書(様式第２号)(ｳ) 入札参加者の同種業務の実績(様式第３号)(同種業務の実績は、申請書等提出日までに履行が完了したものに限る。)(ｴ) 同種業務の実績を証する契約書の写し(必須)なお、これだけでは同種業務の実績を有することが判断できない場合は、他の判断できる資料(図面、仕様書等の設計図書又は発注者の証明等)で併せて補完すること。 イ 提出期限令和８年(２０２６年)２月１３日(金)午後５時までウ 提出部数１部とする。 エ 提出先２の担当部局オ 留意事項(ｱ) 様式は、申請書等提出日時点で記載すること。 (ｲ) ア(ｴ)の書面が添付されていない場合は、その許可、実績又は資格を有しているとは認めない。 また、ア(ｴ)により提出された書類では、同種業務の実績を有することが判断できない場合も実績を有しているとは認めない。 (ｳ) 事業協同組合として本件競争入札に参加する場合は、競争入札参加資格審査調書(様式第２号)中「業務を担当する組合員名」に係る部分も記載すること。 業務を担当する組合員を特定することが困難な場合は、複数の候補組合員名を記載してもよいこととする。 この場合に、うち１組合員でも４(11)に規定された要件を満たさない場合は競争入札参加資格がないと認める。 (3) 競争入札参加資格の確認については、申請書等の提出期限日をもって行うものとし、結果(競争入札参加資格がないと認めた場合はその理由も含む。)は、書面により通知する。 ６ 競争入札参加資格がないと認めた者に対する理由の説明(1) 競争入札参加資格がない旨の通知を受けた者は、通知をした日の翌日から起算して７日(休日を含まない。 )以内に、市長に対して競争入札参加資格がないと認めた理由を、書面(様式は自由)により説明を求めることができる。 (2) 市長は、説明を求められたときは、説明を求めることができる最終日の翌日から起算して５日(休日を含まない。)以内に、説明を求めた者に対し書面により回答する。 ７ 入札説明会入札説明会は実施しない。 ８ 仕様書等に対する質問(1) 仕様書等に対する質問がある場合は、次のとおり質問書を提出すること。 ア 提出方法書面(様式は自由)により持参、ファックス又は電子メールにて提出すること。 ただし、ファックス、電子メールの場合は、必ず電話で着信を確認すること｡イ 提出期間令和８年(２０２６年)１月２９日(木)から令和８年(２０２６年)２月１７日(火)まで(休日を除く。)の午前９時から午後５時までウ 提出先２の担当部局ファックス０９６‐３５６‐５６５５メールアドレスkumamotojousoumukanri@city.kumamoto.lg.jp(2) (1)の質問書に対する回答書は、次のとおり閲覧に供する。 なお、熊本市ホームページにも掲載する。 ア 閲覧期間令和８年(２０２６年)２月２０日(金)までに開始し、令和８年(２０２６年)２月２７日(金)までとする。 イ 閲覧場所２の担当部局９ 入札に参加する者が１者である場合の措置入札に参加する者が１者である場合は、再度公告して申請書等の提出期限を延長するものとする。 この場合、必要に応じて案件に係る競争入札参加資格の変更又は履行期間の変更を行うことがある。 １０ 入札等(1) ５(3)の通知により競争入札参加資格があると確認された者は、次に定める方法に従い、入札に参加するものとする。 ア 入札日時令和８年(２０２６年)２月２７日(金) 午後２時イ 入札場所熊本市中央区花畑町９番６号Spring熊本花畑町３階熊本城総合事務所総務管理課 会議室ウ 入札方法入札書を持参して行うこととし、郵送及び電送(ファックス、電子メール等)によるものは認めない。 入札代理人が持参する場合は、別途委任状を提出すること。 (2) 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に１００分の１０に相当する額を加算した金額(この金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 (3) 入札執行回数は、２回までとする(２回目以降の入札書の提出は、別途指示する。)。 (4) 入札書を提出した後は開札の前後を問わず、引換え又は取消しをすることができない。 (5) 一の入札参加者が複数の入札を行ったと認められるときは、いったん開札して確認のうえ、すべての入札書を無効とする。 (6) 熊本市工事競争入札心得(平成２年告示第１０７号)第７条に準じるほか、申請書等に虚偽の記載をした者のした入札は無効とし、無効の入札を行った者を落札者としていた場合には落札決定を取り消すものとする。 なお、競争入札参加資格があると確認された者であっても、落札決定の時に４に規定する競争入札参加資格を満たさなくなった場合は、競争入札参加資格のない者に該当するものとする。 (7) 無効とした入札書は、返却しないものとする。 １１ 落札者の決定方法(1) 予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって申込みをした者を落札者とする。 (2) 落札となるべき同価の入札をした者が２者以上あるときは、くじにより落札者を決定する。 (3) 最低制限価格は設定しない。 １２ その他の留意事項(1) 手続で使用する言語及び通貨は、日本語及び日本国通貨に限る。 (2) 入札保証金熊本市契約事務取扱規則第５条に定めるところにより、免除とする。 (3) 契約保証金熊本市契約事務取扱規則第２２条の定めるところにより、落札者は、契約金額(単価契約の場合は、契約金額に予定数量を乗じて得た額)の１００分の１０以上の契約保証金を契約締結の時までに納付すること。 ただし、利付国債の提供又は金融機関の保証をもって契約保証金の納付に代えることができる。 また、次に掲げる場合は、契約保証金を免除とする。 ア 保険会社との間に市を被保険者とする履行保証保険契約を結び、保証証券を契約締結の時までに提出したとき。 イ 落札者から委託を受けた保険会社と市が工事履行保証契約を結び、保証証券を契約締結の時までに提出したとき。 ウ 過去２年の間に国又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする契約を２回以上誠実に履行し、このことを証するため、発注者の証明(ただし、契約書の写しに発注者が契約の適正な履行完了を認めた書類の写しを添えても可。)を提出したとき。 (4) 契約書(案)熊本市ホームページへ掲載するほか、２の担当部局で閲覧に供する。 (5) 申請書等に関する事項ア 提出期限までに申請書等を提出しなかった場合は入札参加者として認められないものとする。 イ 申請書等の作成及び提出に係る費用は、提出者の負担とする。 ウ 提出された申請書等は、返却しない。 エ 提出された申請書等は、競争入札参加資格の確認以外に提出者に無断で使用しない。 オ 提出期限後における申請書等の追加、差し替え及び再提出は認めない。 カ 申請書等に虚偽の記載をしたことが判明した場合は、この申請書等を無効とし、競争入札参加資格の取消し、落札決定の取消し、契約締結の保留又は契約の解除等の措置をとるとともに、指名停止要綱に基づく指名停止その他の措置を行うことがある。 (6) 競争入札参加資格の確認を行った日の翌日から開札までの間に、競争入札参加資格があると認めた者が競争入札参加資格はないものと判明した場合には、当該者に対する競争入札参加資格確認の通知を、理由を付して取り消すものとする。 この取り消しの通知を受けた者は、通知を受け取った日の翌日から起算して５日(休日を含まない。)以内に、市長に対して競争入札参加資格がないと認めた理由を、書面により説明を求めることができる。 (7) 落札者の決定後契約締結までの間に、落札者が４に規定する競争入札参加資格を満たさなくなった場合には、契約を締結しないことができるものとする。 (8) 申請書等の提出及び入札にあたっては、熊本市工事競争入札心得に準じて実施する。 (9) 申請書類等は、黒色のペンまたはボールペンで記入すること(消せるボールペンは不可)。 1令和８年度「復興城主」制度運営業務委託 仕様書この仕様書は、熊本市(以下、「委託者」という)が発注する令和８年度「復興城主」制度運営業務における受注者(以下、「受託者」という)に対して委託する業務の仕様を定めるものである。 １ 目的「復興城主」制度は、1回につき１万円以上の寄附者又は寄附者が指定された方を「復興城主」として、特典の「城主証」等を送付するとともに、デジタル芳名板に城主名を登録するものである。 本件は、この窓口受付及び受付後処理等に係る業務を委託することで、安定した業務遂行体制の確立と効率化を図ることを目的とするものである。 ２ 業務名令和８年度「復興城主」制度運営業務委託３ 履行期間令和８年(2026年)4月1日(水)から令和９年(2027年)3月31日(水)まで※ただし、契約締結日から令和８年(2026年)3月31日までは準備期間とする。 ４ 履行場所熊本市中央区二の丸地内(復興城主受付)その他委託者が指定する場所５ 業務概要(1)窓口受付ア 寄附者への「復興城主」制度の概要及び寄附申込書記入説明(キャッシュレス決済対応を含む※令和8年6月頃導入予定)イ 申込受付ウ 寄附金収受エ 領収書作成・お渡し・寄附金の税控除等の説明オ 説明文等配布カ 特典についての説明キ デジタル芳名板への案内誘導・操作補助ク 受付件数、寄附金額等の集計及び寄附金の熊本市指定金融機関への納入ケ 基金管理システム内の統計情報の整理作業コ 復興城主チラシの配布作業サ 寄附者からの城主番号その他の問合せに関する対応業務シ 電話での寄附問い合わせに関する対応業務2※寄附金の収受においては、盗難や金額の相違に細心の注意を払うこと。 ※寄附金の税控除等において、ワンストップ特例申請用紙等を必要に応じて寄附者に渡すこと。 ※本制度に関連して熊本城の復旧状況等に関する問い合わせがあることが想定されるので、一般的な情報を提供する又は適切な窓口を案内するなど、委託者と協議の上で臨機応変に対応すること。 ※現金においては領収証様式を委託者と調整の上、作成すること。 ※チラシ等配布物は委託者が用意する。 【業務詳細】・ 「復興城主」制度の内容を説明し、寄附申込書の記入方法を説明する。 ・ 記入された申込者情報等を確認し、不明確な文字などについては、申込者に確認し、適宜修正をした上で受付を行う。 ・ 申込者が支払った寄附金が寄附申込書に記入された金額と同額であるか確認を行い、間違いがなければ収受する。 ※10万円以上の寄附をいただく方については、感謝状についても必ず説明を行い、要・不要の確認を行う。 なお、感謝状は現在郵送している状況である旨も合わせて説明を行う。 ・ 領収証に日付、住所、氏名、寄附金額等を記入の上、申込者に発行する。 この際、この寄附が、所得税における寄附金控除、また、法人税法上における損金算入が認められるものであり、申告の際には、その領収証が必要であることを説明する。 振込等の分については、郵送にて発送することとなる。 ・ 説明文書に基づき、城主証、復興城主記念のカード、デジタル芳名板について説明を行う。 ・ 窓口開設時間の終了後、受付件数、寄附金額を集計し、まとめた報告書を作成する。 また、寄附金については、受託者の責任において保管し、委託者が渡す納付書とともに熊本市指定金融機関または収納代理金融機関へ翌銀行営業日までに納入し、払込書、寄附申込書並びに報告書を翌銀行営業日に委託者に引き渡す。 ただし、12月28日及び29日の寄附収入分の払込書、寄附申込書並びに報告書については翌市役所開庁日に委託者に引き渡す。 ・ 受付後に、領収証の差替えの発生、寄附申込書の修正が判明した場合、システムの修正などは受託者側で対応すること。 ※「復興城主」制度ではなく、「熊本城災害復旧支援金」の寄附の希望者があった場合は、申込者より、寄附金を受け取り、住所、氏名を確認し、領収証を作成して渡す。 この寄附金については、「復興城主」分と別に集計し、書面をもって、受付件数、寄附金額を委託者に報告する。 ・ キ及びサに関して、城主がデジタル芳名板を操作の際に検索の補助をするとともに、電話等でフリガナや城主番号の問い合わせがあった場合は対応し、詳細な要望においては委託者に内容を報告すること。 (2)受付後作業3別紙１に定める処理フローに基づき、下記作業を行うこと。 項目 内容 作業者受付方法毎に寄附申込書を束にし、受託者へ渡す。 委託者①寄附申込書のナンバリング寄附申込書(窓口受付分、郵便・銀行振込分、クレジット決済分)に付番する。 受託者②申込者情報の城主システム入力※想定件数12,000件氏名、住所、電話番号、寄附金額等を城主システムに入力する。 ※一定の割合で不備(字の判読困難ケース等)が発生するため、申込者に対する不備連絡を電話等で行い、その折り返しの電話にも対応すること。 ※入力後は読み合わせ等で必ずダブルチェックを行うこと。 受託者③仮城主手形への城主名記入及び納品※想定件数50件城主システム入力データを基に窓口受付分以外の申込者住所を入れたタックシールを打ち出し、封筒に貼付する。 仮城主手形に城主名を記入し、送付文とともに委託者に渡す。 ※令和8年3月31日までに受け付けたものについて行う受託者④城主システム入力情報照合作業※想定件数12,000件城主システム入力情報と申込書データに不備、相違がないか確認・照合、不備確認後、城主システムのデータ修正作業を行う。 ※城主システムから、入力情報の一覧表を出力・印刷することができるため、その一覧表と申込書を照合することが可能である。 受託者⑤城主証等の印刷※印刷物の想定件数は、7各種必要物品の表を参照のこと※想定件数各12,000件④で作業後のデータ(城主No、城主氏名、城主住所、手形有効期間等情報)を抽出し、城主証等の委託者が指定する箇所にそれぞれ印字した形で印刷する。 ※城主システムで入力出来ない特殊文字(外字)は、受託者が当該字を作成し、印字すること。 必要に応じて④で作業したデータから必要情報を抽出し、城主証等印刷業者に渡す。 また、その他、特典の送付に必要な台紙、厚紙、通知文等についても随時印刷すること。 ※令和8年3月31日までに受け付けたものについては、城主手形を印刷すること。 受託者4※令和 8 年 4 月 1 日以降に受け付けたものについては、記念のカードを印刷すること。 記念のカードについては、委託者が指定したデータを基に印刷をするもの。 ⑥送付物セット作業※想定件数12,000件⑤で印刷された城主証、封筒(氏名、住所、城主No.が印字されたもの)、城主手形(令和8年3月31日受付分まで)、記念のカード(令和8年 4 月 1 日以降受付分)が全て同一の相手方のものに間違いないか寄附申込書と照らし合わせ確認した上で、厚紙、城主証、台紙、城主手形または記念のカード、復旧状況報告書(令和8年4月1日以降受付分)、通知文、封筒をセットする。 受託者⑦封入・封緘作業※想定件数12,000件上記工程⑥でセットした送付物を封入・封緘する。 受託者⑧郵便物仕分け作業※想定件数12,000件郵便物を仕分け(城主番号順に10件毎に輪ゴム等で束ねる)し、熊本城総合事務所総務管理課に納品する。 城主「No○○○○○～○○○○○」という形式で、どの範囲のものを納品したか明示すること。 (委託者が発送する際に城主Noを控えるため)受託者⑨芳名板への掲示 ②で作業したデータから必要情報を抽出したものを委託者が指定する業者に渡し、掲示依頼を行う。 受託者※「城主システム」とは…城主制度における寄附者の情報(城主No.、氏名、住所等)をパソコン端末上に入力し、城主等の情報を電子的に保存・管理するもの。 ※３月の準備期間中に現受託者から引継ぎ、4 月の履行開始後、速やかに業務にとりかかれるよう協議・調整を行うこと。 ※⑤で作成された入力データは、委託者に帰属し、データを委託者に渡すものとする。 【各作業工程条件】・①の付番作業は、委託者から渡された寄附申込書にナンバリング作業を行う。 基本的には日付順に付番を行うこととするが、城主証等を早期に発行するために、クレジット決済分の入金確認状況によっては、窓口受付分及び郵便・銀行振込分を先に付番する。 ・②のシステム入力は、復興城主受付内において、委託者指定の機器端末2台で行うこと。 また、月2,000件は入力ができる体制をとること。 ※１件につき入力すべき情報量、流れは別紙２「城主システム入力業務について」のとおり。 5・③における発送作業は、窓口受付以外の郵便振込等の寄附者に対して、「仮城主手形」を送付する。 ・④における照合作業は、原則、月1回以上行うこととし、月2,000件は処理できる体制をとること。 ・⑤、⑨における城主システムからのデータ出力と同データを使った城主証等の印刷は、原則月1回以上行い、城主証等が封入された状態のものを月2,000件は納品できる体制をとること。 ※城主証等印刷の際、城主システムから抽出するデータの中には外字が含まれるため、当該外字を作成し印字できる環境を整え、対応すること。 ・④の照合作業、⑤の印刷のために必要な情報(城主No、城主氏名、城主住所、手形有効期間等)については、システムより紙媒体、データ形式いずれによっても出力してよいものとするが、出力した際は、どの範囲のどういった情報なのかを出力し、いつどこに持ち出すのか委託者に報告すること。 また、出力した情報の紛失・盗難等がないよう十分な管理を行い、データ出力時に使用する電子媒体(ＵＳＢフラッシュメモリ等)については自動暗号化機能を有するものにし、使用する電子媒体を委託者に報告すること。 ・⑥、⑦の作業においては、返礼品の誤送付(違う人のもとに、違う人の城主証等が届いたなど)が決して発生しないよう、城主証、城主手形、記念のカード、封筒に印刷する城主No.をOCR-B等のOCR(光学文字認証)フォントで印刷し、印刷物(城主証、城主手形、記念のカード、封筒)の城主No.をリーダーで読み取り、印刷物のNo.が一致しているか、不一致かが客観的に判別できるシステムを構築すること。 ・復旧状況報告書は委託者が作成し受託者へ納品するものとなる。 ・⑧における納品時は、成果物を城主番号順に並べて 10 枚毎に束ね、委託者に引き渡すこと。 また、成果物を寄附者に送付するための郵送料については、委託者の負担とする。 ・チェックについて、④の時点で1回、⑥の時点で1回の最低2回は氏名の文字・住所等について、寄附申込書と照らし合わせてチェックを行うこと。 ※送付後、居所不明などにより総務管理課に返送されてきたものについては、申込者と連絡を取り、送付先を再度確認し封筒の宛先住所を修正した上で、委託者に引き渡すこと。 ※送付後、城主等から氏名の文字が申込内容と異なるなどといった連絡があった場合の電話等にも対応し、修正した城主証等を再度作成し、一式封入・封緘したものを委託者に引き渡すこと。 また、この修正・印刷に要する費用は原則受託者が負担するものとする。 (3)感謝状発送作業別紙６に定める処理フローに基づき、下記作業を行うこと。 ① 感謝状該当者への電話連絡委託者が作成する感謝状該当者リスト掲載の寄附者に感謝状記載名・郵送先等の確認及び感謝状の要否等の電話確認を行う。 6※感謝状を複数回受領している寄附者については感謝状を辞退される場合もあるため確認を行う。 ② 感謝状の送付作業郵送希望の方に委託者作成の感謝状の送付作業を行う。 ③ 寄附申請書の感謝状欄への記載作業寄附申請書原本の感謝状送付日の欄に郵送日を記載する。 感謝状不要の場合は不要と記載する。 (4)復旧状況報告書の発送年度ごとに作成する復旧状況報告書について復興城主の寄附者全員に送付するもの。 また、納入までの間、寄附金の紛失や盗難に十分注意し、金庫等で保管すること。 ※窓口開設時間終了後は、寄附申込件数及び寄附金額の集計作業・報告書作成を行い、翌銀行営業日中に納入済みの納付書と共に書面をもって委託者に報告すること。 ただし、銀行営業日であって熊本市役所の閉庁日は、市役所翌開庁日までに報告する。 ※1/1のみ窓口開設時間を午前8時00分から午後5時00分とする場合がある。 ○受付想定件数令和8年4月から令和9年3月までの窓口受付想定件数は、2,000件。 ７ 各種必要物品の印刷下記の印刷物を用意すること。 ※件数については想定である。 項目 数量 用途・仕様ⅰ)城主手形(仮) 50通 54㎜×86㎜ アートポスト153K 角丸※別紙仕様書参照7ⅱ)城主証 12,000通 A4サイズ 洋皮紙160K※別紙仕様書参照※バリアブル印刷ⅲ)城主証台紙 12,000通 1,005㎜×250mm レザック66 175K(金箔押)※トムソン抜き型入り、巻き三つ折り※別紙仕様書参照ⅳ)城主手形又は記念のカード12,000通 54mm×86mm ﾎﾞﾝｱｲﾎﾞﾘｰ 465Ｋ 角丸※ＰＰ貼り等形状が維持出来るもの※バリアブル印刷※別紙仕様書参照※令和8年3月31日までに受け付けたものについては、城主手形を印刷すること。 ※令和8年4月1日以降に受け付けたものについては、記念のカードを印刷すること。 ⅴ)厚紙 12,000枚 MCボール 39.5Ｋ※別紙仕様書参照ⅵ)仮手形発送時に利用する封筒(長3)50枚 上質90K※委託者が指定する文言を印字したもの(熊本城総合事務所総務管理課の所在地等)。 ※令和8年3月31日までに受け付けたものについて行うⅶ)城主証等発送時に利用する封筒(角1)12,000枚 上質90K※委託者が指定する文言を印字したもの(熊本城総合事務所総務管理課の所在地、「折り曲げ厳禁」等)。 ※送付先、宛名、城主Noを印刷すること。 ⅷ)通知書仮手形発送時に同封する(振込分)50通 A4サイズ 普通紙※委託者が指定する文章を印字したもの(寄附へのお礼、仮手形の送付について)。 ※令和8年3月31日までに受け付けたものについて行うⅸ)通知書城主証等発送時に同封する12,000通 A4サイズ 普通紙※委託者が指定する文章を印字したもの(寄附へのお礼、城主証等の送付について)ⅹ)寄附申込書様式第1号様式12,000枚 Ａ4サイズ 再生紙※元データは委託者が提供。 ⅺ)窓口受付用説明文 2,000枚 Ａ4サイズ 再生紙※元データは委託者が提供。 8ⅻ)領収証 20冊 １冊百枚つづり、３枚複写式、サイズ指定なし印字：黒、複写：青、領収印：赤要ナンバリング各印刷物の条件、印刷時期等ⅱ)、ⅳ)については、②④の作業後、システムから出力した情報(城主 No、城主名、申込日、手形有効期間等データ)を指定の箇所に印字すること。 また、城主No.の印字は、OCR-B等のOCR(光学文字認識)フォントを用いるものとする。 ⅷ)ⅸ)は月毎に委託者が文面を変えるため、委託者と内容調整の上印刷すること。 ※ⅰ)～ⅻ)までの全ての印刷物は、仕様等について委託者と調整を必ず行った上で印刷作業に入ること。 また、入札参加申請書等の提出時に、熊本城総合事務所総務管理課で各印刷物の見本を確認し、仕様等について正確に認識すること。 ※城主証等の寄附者への郵送料は本委託には含まないものとする。 ※上表の数量は現段階での申込数の推移などから想定したものであり、件数の上振れが発生する場合がある。 その場合であっても受託者は可能な範囲で委託者に協力すること。 以降の作業も同じ扱いとする。 ８ 業務実施体制人員配置の基本体制業務の実施にあたっては、次の人員配置を基本とする。 【統括責任者】 １名を置く。 項目 統括責任者年間通して 1名【復興城主受付での窓口受付及び受付後作業(②申込者情報システム入力④システム入力情報照合作業)】項目 注１)業務従事者 現場責任者年間通して 常時2名以上 常時1名備考 ただし、現場責任者は業務従事者を兼ねることが可能注1)業務従事者が休憩中は含まないものとする。 受付者がいない時間帯など受付後作業を並行して行うもの。 受付に支障が出ないように体制を確保しておくこと。 【受付後業務(⑤城主証等の印刷⑥送付物セット作業⑦封入作業⑧郵便物仕分け作業)】配置人数は提示しないが、⑤～⑧の工程を1ヶ月以内に2,000件は処理できる体制をとること。 ※月2,000件を超える処理についても、受託者は可能な範囲で委託者に協力すること。 統括責任者についてア 受託者は、業務全般について責任を持つ統括責任者を1名選任し、事前に委託者9に届け出なければならない。 また、本契約期間中に統括責任者を変更した場合も同様とする。 イ 統括責任者は、窓口受付業務、受付後業務時間中、常に業務が円滑に遂行されるよう各業務履行場所の現場責任者及び業務従事者に適切な指示等を行うとともに、業務進捗の管理及び委託者への報告、相談及び連絡調整を行わなければならない。 ウ 統括責任者は、受託者が直接かつ連続して１年以上の雇用関係を有している者であること。 エ 統括責任者は、急を要する場合に、２時間以内に履行場所に到着可能であること。 現場責任者についてア 現場責任者は業務従事者の指揮監督を行う。 イ 受託者が選任した現場責任者は、事前に委託者に届け出なければならない。 ウ 受託者は、常時各1名の現場責任者を業務の履行場所に配置しなければならない。 エ 受託者は、現場責任者の役割を明確にし、常に適正な管理体制をとらなければならない。 オ 委託者は、業務が円滑に遂行されるよう現場責任者に協力するものとする。 カ 現場責任者は、常に業務の進行状況の把握に努め、業務の内容に関して疑義が生じた場合は、委託者に問い合わせるものとする。 キ 現場責任者は、取り扱う情報のセキュリティに関して、常に注意を払わなければならない。 業務従事者についてア 受託者は、本業務を円滑に遂行するため、業務従事者に対して、接遇等の研修を実施した上で、業務に就かせなければならない。 イ 受託者は、業務従事者の氏名を業務に従事する５日前までに、委託者に届け出なければならない。 業務従事者に変更がある場合も同様とする。 ウ 受託者は、常に業務量に見合った人員を配置し、業務量増加の場合は速やかに業務従事者の増員を図り、業務に支障が生じないようにしなければならない。 エ 委託者は、業務従事者等に業務遂行上著しく不適当な者を認めたときは、受託者に必要な措置をとることを申し出ることができるものとする。 オ 業務従事者は、業務上不明な点が発生した時は、原則として現場責任者に確認するものとする。 ただし、緊急の場合はこの限りではない。 カ 業務従事者は、服装、姿勢、態度、言葉遣い等に注意し、常に礼儀正しい対応を心がけ、相手に不快感を与えないように努めなければならない。 キ 受託者は、本業務にふさわしい服装と業務従事者本人の写真を貼付した身分証明書を着用させるものとする。 ※受託者は、業務を円滑に遂行できる人員を、業務時間中必要に応じて増減させ適10正に配置するものとする。 ※受託者は、必要に応じて委託業務従事者のローテーション化を図り、円滑な業務運営に努めなければならない。 ９ 規模見込① 窓口受付件数の見込みについては、別紙4を参照のこと。 ② 受付後作業件数の見込みについては、５ 業務概要(2)受付後作業７ 各種必要物品の印刷の表を参照のこと。 10 業務従事者の研修(1) 受託者は、本業務を円滑に行うため、業務従事者に対して、次の事項に留意した事前研修を行うこととし、履行時には、業務に支障を生じさせてはならない。 ア 業務に必要な知識を習得させること。 イ 業務の重要性を理解させること。 ウ 守秘義務及び情報セキュリティを理解させること。 エ 端末を迅速に操作する技能を修得させること。 オ 事務処理手順を理解させること。 カ 接遇の重要性を理解させ、その技能を修得させること。 (2) 受託者は、事前研修を行うにあたって、事前に実施計画を書面で提出するものとし、実施後に実施報告を委託者に対し書面で行うものとする。 (3) 受託者は、履行開始後においても、随時研修を行い、常に業務従事者の技能向上に努めなければならない。 (4) 研修の一切の費用は受託者の負担とする。 ただし、研修の資料等については、委託者も協力して作成するものとする。 11 業務に関する履行計画書の提出(1)受託者は、委託業務の遂行に当たり、次の事項を含む履行計画書を作成し、この契約締結後速やかに委託者に提出しなければならない。 ア 業務知識、端末操作の習熟及び守秘義務等、委託業務従事者の質的向上のための研修計画及び体制イ 業務分担を明確にした組織体制ウ 現場責任者、統括責任者の役割エ その他契約書及び仕様書の条項における委託者に示すべき事項(2)委託者は、前項の履行計画書に対して、必要があると認めたときは、受託者に対してその修正を求めることができる。 (3)履行計画書は、委託者及び受託者を拘束するものではない。 1112 成果品等の取扱い(1) 受託者は成果品を複製し、これを第三者に譲渡又は継承させてはならない。 (2) 受託者は、委託者及び委託者の指定する者に対し、本業務の成果品に関する著作者人格権(著作権法(昭和45年法律第48号)第18条から第20条までに規定する権利をいう。 )を一切行使しないものとする。 (3) 申込書の管理については、委託者に引き渡すまでは、受託者の管理保管することとし、委託者に引渡後は、委託者が管理保管することとする。 (4) 城主証等の管理については、委託者に引き渡すまでは、受託者の管理保管することとし、委託者に引渡後は、委託者が管理保管することとする。 ただし、郵返された分については、受託者側で管理保管すること。 13 数値目標下記を数値目標とし、日々業務の改善及び報告を行うこと。 この水準で運用が出来ない場合は、委託者と改善策を協議し、必要に応じて運用方法の変更を行うこと。 項目 数値目標 備考ⅰ)入力ミス率 ０% 入力の際に、特に氏名の記載ミスなどが無いようにすること。 ⅱ)封入作業ミス率 ０% 個人情報が記載されたものの封入ミスなどが決して無いようにすること。 客観的なチェックが行えるシステムを構築すること。 ⅲ)窓口対応クレーム率０% 窓口の対応において、受託者の責に帰するクレーム(応対に関するクレーム等)が無いようにすること。 業務開始前に加えて、業務開始後も定期的(最低月1回)に配置人員への研修を行うこと。 ⅳ)申込受付から発送までの期間３ヶ月以内 寄附申込受付から城主証等発送までの期間を３ヶ月以内に行えるようにすること。 ※4 月1 日の業務開始以降は、2 月、3 月受付分の受付後作業が残っているため、別紙5のとおりのペースを目標にして、作業に取りかかること。 14 前提条件受託者は、以下の各条件を前提として、業務を行うこと。 (1)守秘義務及び資料の複製等の禁止本業務に携わった者は、業務の遂行を通じて知り得た情報を漏らしてはならず、その職を退いた後も同様とする。 また、委託者が提供する一切のデータ、資料等については、適切かつ厳格に管理することとし、この業務以外の目的で利用、複写及び複製12をしてはならない。 (2)委託業務における指揮・命令等本業務における従事者への指揮、命令、管理、監督、指導及び育成は、全て受託者業務として責任を持って実行すること。 (3)信用失墜行為の禁止本業務を遂行するにあたり、委託者の信用を失墜する行為を行ってはならない。 (4) 資料等の適正な保管委託者から提供を受けた本業務に関する資料及びこの仕様書に基づく帳簿類等は、適切かつ厳重に管理すること。 (5)端末機の操作本業務において利用する城主システムや機器等は、委託者が指定するものとし、委託期間中無償で使用させるものとする。 なお、城主システムや情報については、業務上必要な場合に限定して使用することとし、目的外使用や指定場所以外への持ち出しを禁止するとともに、適切に取り扱うこと。 ア 業務従事者は、端末機の操作について委託者の指示に従わなければならない。 イ 業務従事者は、常に個人情報の保護及び情報セキュリティに注意を払わなければならない。 ウ 業務の終了に当たっては、城主システムの業務メニューを終了後、正常な手順で電源を切ること。 エ 委託者が使用させる端末機が変更となる場合は、協議の上別途定めるものとする。 (6)物品等の保守管理委託者が貸与・提供する物品等については、執務室外への持ち出しや、所定の利用方法以外の使用を禁止するとともに、最大限の注意をもって管理を行うこと。 城主システム端末機の保守については、委託者が行うものとするが、受託者の故意又は重大な過失により障害等が生じた場合は、その損害にかかる費用については受託者が負担するものとする。 (7)制度改正等に伴う仕様の変更制度改正や組織変更等により、仕様の変更が生じた場合には、委託者と受託者が協議の上、仕様の変更を行うこととし、受託者は委託者に協力すること。 (8)連絡体制月１～数回の寄附者データの納品を確実に行うとともに、営業時間内において、寄附窓口従事職員と委託者と間ですぐに連絡がとれる体制を確実にとること。 15 費用負担等5 業務概要(2)受付後作業の表 ⑤城主証等の印刷業務以外の業務に必要な什器、プリンター、固定電話機及びその電源や消耗品(トナー・用紙)は委託者にて用意する。 なお、それ以外での運用に必要な消耗品(名札等)は受託者にて用意すること。 16 経費削減受託者は、業務に必要な消耗品等の使用および作業場所に係る光熱費について、節約を13徹底するよう努めること。 17 業務打合せの実施委託者と受託者は、必要に応じて業務打合せを行い、円滑な事務処理に努めるものとする。 18 個人情報の保護及び情報セキュリティ(1)業務従事者は、いかなる理由があっても業務上知り得た情報を他人に開示または漏えいしてはならない。 従事者の職を退いた後も同様とする。 (2)従事者は、業務上知り得た情報及び端末機等を業務遂行以外の目的に使用してはならない。 ※個人情報の保護に関する法律(第１７６条)の適用を受ける。 (3)受託者及び従事者は、個人情報の保護及び情報セキュリティを保持するため、熊本市情報セキュリティポリシー(基本方針及び対策基準)等、具体的な手順を定めた対策実施手順を遵守しなければならない。 (4)委託者が提供する業務処理マニュアル等は、受託者の責任において管理し、目的外利用、無断での複写、複製及び第三者への提供をしてはならない。 契約終了後は委託者に返納、または廃棄しなければならない。 (5)受託者は、従事者に対して事前及び定期的に、個人情報の保護に関する研修を行わなければならない。 (6)受託者は、委託業務の履行に関する個人情報の保護等については、退職した従事者についても責任を負わなければならない。 (7)受託者は、委託者の許可を受けた場合を除き、従事者に履行場所への物品の持ち込み又は履行場所からの物品の持ち出しをさせてはならない。 (8)契約書別紙の個人情報の取扱いに関する特記事項に規定する事項を遵守するものとする。 19 事故の報告等(1)受託者は、業務履行上での重大な事務処理のミスや事故を発生させた場合は、直ちに現場責任者より委託者に報告し、速やかに対応することとする。 また、対応完了後、委託者へ遅滞なく書面をもって経緯、処理結果、再発防止策等について報告しなければならない。 また、秘密の保持または個人情報の保護に係る事件または事故が発生した場合にも同様とする。 (2)委託者は、上記の書面によって不明瞭な事項や疑義が生じる事項があった場合には、受託者に対し確認を行い、説明を求めることができる。 20 支払い業務委託料の支払方法は、契約書別紙(支払内訳書)のとおり、月払いとする。 ※印刷物関連にかかる経費については、委託者と受託者で協議の上、必要な場合には精算を行うものとする。 1421 業務の引継ぎ受託者は、次期契約者が他の業者に変更される場合、または、本業務が委託者の直轄業務になる場合、業務が円滑に執行されるよう、次期契約者又は委託者に対して業務の引継ぎを行なわなければならない。 (1)業務の引継ぎは、書面の作成を必須とし、それを基に行うものとする。 (2)業務の引継ぎ内容及び時期については、委託者と協議し決定するものとする。 (3)業務の引継ぎにおいて発生する費用については、受託者がこれを負担するものとする。 受託者は、次期契約者が他の業者に変更される場合にあっては、業務が円滑に執行されるよう当該受託者が決定次第、誠意をもって委託者と協力しながら次期受託者に対し業務の引継ぎを行うものとする。 22 指定公金事務取扱者に関する事項受託者は、公金の徴収若しくは収納又は支出に関する事務を適切かつ確実に遂行することができる指定公金事務取扱者として指定を受けなければならない。 (1)指定公金事務取扱者の名称等の変更に関する事項指定公金事務取扱者は、その名称、住所又は事務所の所在地を変更しようとするときは、あらかじめ変更する日の 1 か月前までに、書面によりその旨を本市へ通知すること。 (2)指定公金事務取扱者の帳簿保存等の義務に関する事項ア 指定公金事務取扱者は帳簿を備え付け、これに公金事務に関する事項を記載し、保存すること。 イ 本市は、指定公金事務取扱者制度の適正な運用のため必要があると認めるときは、その必要な限度で、指定公金事務取扱者に対し、報告をさせることができることとする。 ウ 本市は、指定公金事務取扱者制度の適正な運用のため必要があると認めるときは、その必要な限度で、その職員に、指定公金事務取扱者の事務所に立ち入り、指定公金事務取扱者の帳簿書類等その他必要な物件を検査させ、又は関係者に質問させることができることとする。 (3)指定公金の取り消し事項本市は、指定公金事務取扱者が地方自治法第243条の2の3の各号に該当する場合は、指定を取り消すことができる。 23 その他(1)本業務委託仕様書に示すほか、業務委託契約書の記載事項を確認すること。 (2)本仕様書に記述がない事項は、委託者と受託者で協議の上、決定するものとする。 別紙仕様書■仮城主手形規格 54㎜×86㎜(角丸)アートポスト１５３Ｋフルカラー(４×４色) 両面■城主手形印刷規格 54㎜×86㎜(角丸)４×４色 ボンアイボリー465ｋPP貼り バリアブル印刷■記念のカード印刷規格 54㎜×86㎜(角丸)４×４色 ボンアイボリー465ｋPP貼り バリアブル印刷委託者が指定したデータ(Illustratorデータ)を基に印刷するもの。 ■城主証印刷規格 A42色刷 洋皮紙160Kバリアブル印刷■城主証台紙規格 1,005㎜×250㎜レザック６６ １７５K表１色(金箔押し)、裏１色トムソン抜き型入り巻き三つ折り※上記については、エクセルデータ提供による個人別(名前、№、日付等)の可変データのオンデマンド印刷※氏名等の外字については、イラストレーターにて作字※印刷する名簿のデータは市に帰属し、印刷後データは市に渡すものとする。 ■厚紙規格 260㎜×370㎜王子製紙製ＭＣボール39.5ｋ■復旧状況報告書A3判 一度折(二つ折り・4ページ)又は A4仕上がり観音折り(8ページ)