さいたま市ふるさと納税事務代行業務

さいたま市ふるさと納税事務代行業務 さいたま市告示第１８８４号さいたま市ふるさと納税事務代行業務について、次のとおり一般競争入札を行うので、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号。以下「施行令」という。)第１６７条の６の規定に基づき公告する。 令和７年１２月２４日さいたま市長 清 水 勇 人１ 競争入札に付する事項⑴ 件名さいたま市ふるさと納税事務代行業務⑵ 履行場所受託者作業場所 外⑶ 業務概要入札説明書のとおり⑷ 履行期間契約締結日から令和９年３月３１日まで２ 競争入札参加資格に関する事項本入札に参加を希望する者は、次の全ての要件を満たしていなければならない。 ⑴ 本入札の告示日において、令和７・８年度さいたま市競争入札参加資格者名簿(物品等)(以下「名簿」という。)に登載されている者であること。 ⑵ 次のいずれにも該当しない者であること。 ア 特別な理由がある場合を除き、契約を締結する能力を有しない者、破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者及び暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成３年法律第７７号)第３２条第１項各号に掲げる者イ 施行令第１６７条の４第２項の規定により、さいたま市の一般競争入札に参加させないこととされた者⑶ 本入札の告示日から開札日までの間、さいたま市物品納入等及び委託業務業者入札参加停止要綱(平成１９年さいたま市制定)による入札参加停止の措置又はさいたま市の締結する契約からの暴力団排除措置に関する要綱(平成１３年さいたま市制定)による入札参加除外の措置を受けている期間がない者であること。 ⑷ 開札日において、会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づき更生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 ただし、更生手続開始の決定がなされている者はこの限りでない。 ⑸ 開札日において、民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づき再生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 ただし、再生手続開始の決定がなされている者はこの限りでない。 ⑹ 地方公共団体とふるさと納税に係る事務代行又は事務代行に類する業務で、寄附受付件数が年間１万件以上となる契約を過去５年の間に２回以上にわたって締結した実績があることを証明した者であること。 ３ 入札手続の方法本入札は、さいたま市物品調達等電子入札運用基準(令和７年さいたま市制定)に基づき、入札手続を埼玉県電子入札共同システム(以下「電子入札システム」という。)により行う。 電子入札システムで利用可能な電子証明書(ＩＣカード)を取得し、電子入札システムの利用者登録が完了している者は、電子入札システムにより入札参加を行うこと。 ４ 入札説明書等の交付さいたま市ホームページ及び埼玉県入札情報公開システムに掲載する。 さいたま市ホームページＵＲＬhttps://www.city.saitama.lg.jp/005/001/017/006/003/p126326.html⑴ 交付期間告示の日から令和８年１月８日(木)まで⑵ 交付費用無償５ 一般競争入札参加申込兼資格確認申請書等の提出本入札に参加を希望する者は、入札参加申込及び入札参加資格の確認審査(以下「確認審査」という。)の申請を行わなければならない。 名簿に登載されている者であっても、入札日において確認審査を受けていない者は、入札に参加する資格を有しない。 ⑴ 提出書類及び提出方法入札説明書に記載のとおりとする。 ⑵ 受付期間告示の日から令和８年１月８日(木)まで(さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条第１項に規定する休日(以下「休日」という。)を除く午前８時３０分から午後５時１５分まで)６ 競争入札参加資格確認結果通知書の交付入札参加資格の確認結果は、電子入札システムにより交付するものとする。 なお、電子入札システムにより通知できない者にあっては、次のとおり交付するものとする。 ⑴ 交付場所さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局財政部財政課担当 資金係 電話 ０４８(８２９)１１５６⑵ 交付日時令和８年１月１３日(火)午前８時３０分から午後５時１５分まで⑶ その他郵送希望者については、５の書類提出時において返信用封筒に１１０円切手を貼付し、申し出た場合のみ受け付けるものとする。 ７ 入札手続等⑴ 入札方法総価で行う。 なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 ⑵ 入札書の提出方法及び提出期間ア 提出方法原則として電子入札システムにより行うこと。 なお、入札に参加を希望する者が電子入札システムにより入札参加を行うことができない場合は、郵送又は持参による紙での入札を受け付ける。 イ 提出期間令和８年１月１６日から令和８年１月１９日まで(持参の場合は、休日を除く午前８時３０から午後５時１５分まで。郵送の場合は、提出期間内必着とし、一般書留郵便又は簡易書留郵便により提出すること。)ウ 郵送又は持参による場合の入札書の提出先〒３３０－９５８８ さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局財政部財政課⑶ 開札の日時及び場所ア 日時令和８年１月２０日(火)午前１０時００分イ 場所さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局財政部財政課⑷ 入札保証金見積もった金額の１００分の５以上を納付すること。 ただし、さいたま市契約規則(平成１３年さいたま市規則第６６号)第９条の規定に該当する場合は、免除とする。 ⑸ 最低制限価格設定しない。 ⑹ 落札者の決定方法さいたま市契約規則第１１条第１項及び第２項の規定に基づいて作成した予定価格の制限の範囲内で、最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。 ⑺ 入札の無効さいたま市契約規則第１３条に該当する入札は無効とする。 ⑻ 入札事務を担当する課さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局財政部財政課電話 ０４８(８２９)１１５６ ＦＡＸ ０４８(８２９)１９７４８ 契約手続等⑴ 契約保証金契約金額の１００分の１０以上を納付すること。 ただし、さいたま市契約規則第３０条の規定に該当する場合は、免除とする。 ⑵ 契約書作成の要否要⑶ 議決の要否否９ その他⑴ 提出された一般競争入札参加申込兼資格確認申請書等は、返却しない。 ⑵ この契約において使用する言語及び通貨は、日本語及び日本国通貨に限る。 ⑶ 契約条項等は、さいたま市財政局財政部財政課及びホームページにおいて閲覧できる。 https://www.city.saitama.jp/005/001/017/009/index.html⑷ 詳細は、入札説明書による。 入 札 説 明 書令和７年１２月２４日さいたま市告示第１８８４号により公告した入札等については、関係法令等に定めるもののほか、この入札説明書によるものとします。 １ 件名さいたま市ふるさと納税事務代行業務２ 競争入札参加申込兼資格確認申請に関する事項(１)提出方法埼玉県電子入札共同システム(以下「電子入札システム」という。)により、競争入札参加資格確認申請時に競争入札参加申込兼資格確認申請書を添付して提出してください。 入札参加資格の確認のための必要書類については、別途、提出期間内に持参、郵送又は電子メールにて提出してください。 なお、電子入札システムを利用できない場合は、紙入札参加承認申請書とともに、持参、郵送又は電子メールにて提出してください。 (２)提出書類ア 競争入札参加申込兼資格確認申請書(原則、電子入札システムにより提出)イ 地方公共団体とふるさと納税に係る事務代行又は事務代行に類する業務で、寄附受付件数が年間１万件以上となる契約を過去５年の間に２回以上にわたって締結した実績があることを証明する書類・契約書の写し(３)提出期間ア 電子入札システムにより提出する場合告示の日から令和８年１月８日(木)までイ 紙により提出する場合告示の日から令和８年１月８日(木)まで(さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条に規定する休日(以下「休日」という。)を除く午前８時３０分から午後５時１５分まで)(４)電子入札システム以外の提出先さいたま市財政局財政部財政課〒330-9588さいたま市浦和区常盤６－４－４電 話 048-829-1156ＦＡＸ 048-829-1974電子メール furusato@city.saitama.lg.jp３ 仕様に関する質問方法(１)提出方法電子入札システムにより行います。 電子入札システムを利用できない場合は、質問書を持参、郵送、電子メール又はＦＡＸで提出してください。 (２)電子入札システム以外の提出先２(４)に同じ(３)受付期間公告日から令和８年１月５日(月)まで(休日を除く、午前８時３０分から午後５時１５分まで)(４)回答方法令和８年１月８日(木)までに、電子入札システムに掲載します。 電子入札システムを利用できない場合は、電子メール又はＦＡＸにて回答します。 ４ 入札保証金に関する事項(１)入札保証金の納付期限 令和８年１月１９日(月)(２)入札保証金の納付場所 さいたま市の指定する金融機関(３)その他 入札保証金の納付を要するとされた者は、本市が交付した納付書により、見積もった金額の１００分の５以上を入札日までに納付した上で、納付書兼領収書の写し(本市の指定金融機関の領収印があるものに限る。)を納付期限までに提出してください。 郵送による提出の場合、入札書とともに同一の封筒に入れ、入札してください。 ５ 入札保証金の納付免除に関する事項(１)競争入札に参加しようとする者が、次のいずれかに該当する場合は、入札保証金の納付免除となります。 ア 過去２年の間に国又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする契約を２回以上にわたって締結し、かつ、これらをすべて誠実に履行した者。 イ 保険会社との間にさいたま市を被保険者とする入札保証保険契約を締結したとき。 (２)入札保証金の納付免除を申請する場合は、令和８年１月８日(木)までに、入札保証金免除申請書に次の書類を添付して提出してください。 ア (１)のアに該当する場合 令和５年４月１日以降に履行が完了した国又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする契約書の写し又は履行を証明する書類の写し(２件分)イ (１)のイに該当する場合 入札保証保険証券の原本６ 入札及び開札に関する事項(１)最低制限価格設定しません。 (２)落札者の決定方法予定価格の１１０分の１００の価格の範囲内で入札を行った者のうち最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者としますので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載してください。 落札となるべき同価の入札をした者が二人以上あるときは、電子入札システムによるくじ引きで落札者を決定します。 (３)再度入札の実施初度入札において落札者がいないときは、新たに日時及び場所を定め、再度入札を行います。 再度入札に参加できる者は、初度入札に参加した者とします。 ただし、初度入札において無効な入札を行った者は、再度入札に参加することができません。 再度入札は１回とします。 また、再度入札の到達期限までに入札書の提出がない場合は、辞退として取り扱うものとします。 (４)開札時の入札参加者立ち会いは不要です。 (５)開札結果落札者の決定については、開札日に電子入札システムにおいて通知します。 なお、電子入札システムを利用できない場合は、個別に通知します。 また、開札結果については、後日、入札情報公開システムに掲載します。 ７ その他必要な事項(１)寄附受入予定件数・金額ア 寄付受入 30,753件・1,103,933,090円(ｱ) うち御礼状及び寄附金受領証明書のみ送付 20,743件(ｲ) (ｱ)に加えワンストップ特例申請に係る書類等も送付 10,010件イ 返礼品手配 335,155,047円(品代・送料・振込手数料、税込)(２)入札金額見積内訳書の記載方法以下のとおり、事務運営費、返礼品に係る経費及びその他経費を記載してください。 なお、６(２)のとおり、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載してください。 ア 事務運営費について(１)寄附受入予定金額を前提に寄附受入予定金額に見積もった率(小数点以下第２位まで)を乗じた金額(金額比例)とします。 また、円未満の端数は切り捨てとします。 イ 返礼品に係る経費について実費相当額(品代・送料・振込手数料、税込)は返礼品手配に係る予定金額(335,155,047円)の税抜金額である304,686,407円とします。 ウ その他経費について送付用封筒代や書類送料などアで積算する事務運営費に含まない経費は、実費相当額としますので、(１)寄附受入予定件数等を前提に実費相当額の税抜金額を見積もり、記載してください。 (ｱ) (１)ア(ｱ)の書類送料(封筒代含む)単価に(１)ア(ｱ)の発送予定件数(20,743件)を乗じた金額とします。 (ｲ) (１)ア(ｲ)の書類送料(封筒代含む)単価に(１)ア(ｲ)の発送予定件数(10,010件)を乗じた金額とします。 (ｳ) イベント出展にかかる物品調達費用及び返礼品「ふるさとたまポン」発行に係る事務手数料実費相当額の税抜金額は900,000円とします。 (ｴ)その他見積もった経費を項目ごとに記載してください。 (３)入札方法ア 電子入札システムから入札金額を記録してください。 やむを得ない事情により電子入札システムが使用できず、紙による入札を実施する場合は、事前に「紙入札参加承認申請書」を提出してください。 イ 紙による入札の場合は、市指定の入札書をもって行い、表に「さいたま市長」、「件名」、「開札日時」及び「入札参加者名」を書いた封筒に入札書を入れて提出してください。 代理人が持参により入札書を提出する場合においては、委任状を提出してください。 なお、郵便による入札を行う場合は、二重封筒とし、表封筒に「入札書在中」と朱書きの上、必ず郵便書留にて送付してください。 ウ 電子入札システムから入札金額見積内訳書を提出してください。 紙による入札の場合は、入札書に同封し、提出してください。 (４)契約手続等契約予定日 令和８年１月２３日(金)(５)電子入札システムにおける会社名や代表者の変更等の取り扱い会社名や代表者の変更等により電子証明書の情報の変更(再取得)が間に合わない場合等、競争入札参加資格者名簿の登録内容と電子証明書の情報が相違となる場合は、紙による入札を実施してください。 さいたま市ふるさと納税事務代行業務委託仕様書１ 件 名さいたま市ふるさと納税事務代行業務２ 履行場所受託者作業場所 外３ 履行期間契約締結の日から令和９年３月31日まで※ ただし、本業務において受け付ける寄附の対象は、令和８年３月１日から令和９年２月 28 日までの受付分とする。 (令和９年３月１日から３月 31 日までは事後処理(精算等)を行う期間とする。 )４ 業務目的さいたま市(以下「本市」という。)が行うふるさと納税の寄附情報の管理、関係書類の作成及び送付、返礼品の手配、返礼品の募集や開発等の事務代行を民間事業者等に委託することにより、事務の効率性や寄附手続きの利便性を高め、ふるさと納税の受入拡大及び寄附者の満足度向上を実現することを目的とする。 ５ 業務概要⑴ ポータルサイトにおける本市ページの管理に関すること。 ⑵ ふるさと納税に係る寄附情報の管理に関すること。 ⑶ 関係書類の作成及び送付に関すること。 ⑷ 返礼品の手配、管理及び精算に関すること。 ⑸ 返礼品の募集・開発・ＰＲに関すること。 ⑹ 寄附者からの問合せへの対応に関すること。 ⑺ 本業務に関する本市への報告に関すること。 ⑻ 前各号に定めるもののほか、本業務に係る本市の指示事項に関すること。 ⑼ その他本業務の運営に関して必要なこと。 ６ 業務実施要領⑴ ポータルサイトにおける本市ページの管理ア 本市ページの作成及び更新について(ｱ) 既に本市で利用している「ふるさとチョイス(パートナーサイト含む)」、「楽天ふるさと納税」、「ふるなび」、「JRE MALL ふるさと納税」及び「Amazon ふるさと納税」並びに「JAL ふるさと納税」、「ANA ふるさと納税」等の新たに利用を開始するポータルサイトについて、本市の指示等に基づき、既存ページの随時更新及び新規ページの作成を行うこと。 (ｲ) サムネイルは返礼品の写真をそのまま使用するのではなく、商品名、キーワード及び特徴等を入れて寄附者の目に留まるようなデザインとすること。 (ｳ) 返礼品の紹介文や画像等、本市ページの作成及び更新に必要な素材は、原則として、受託者が返礼品の提供事業者(以下、「事業者」という。)から提供を受け、入手すること。 また、本市が必要があると認めた場合は、返礼品の写真撮影等を行い、素材を入手すること。 なお、入手する素材を本市ふるさと納税の広報・ＰＲにも活用できるように事業者に同意を得ること。 イ 本市から新規開設・更新の指示があったポータルサイトの返礼品の寄附受付ページについて、事業者と調整した上で、寄附受付開始までの作業工程を定め、少なくとも週に１回進捗状況について、本市へ報告を行うこと。 なお、報告方法については、Excel形式で本市が指定するE-mailアドレスに送付すること。 ウ 各ポータルサイトの利用については、本市が運営事業者と直接契約し、利用可能な状態にするとともに、利用手数料については、本市が直接運営事業者に支払う。 各ポータルサイト上での決済に係る手数料についても同様とする。 エ ポータルサイトに掲載することを決定した返礼品については、本市から受託者に情報提供がされてから、原則３０営業日以内に、掲載できるよう、事業者と調整し作業を行うこと。 オ「JAL ふるさと納税」、「ANA ふるさと納税」等の新たに利用を開始するポータルサイトについては、本市の指示に基づき、返礼品の登録、ページ構成の設定その他寄附受付開始までに必要となる初期設定作業を行うこと。 ⑵ ふるさと納税に係る寄附情報の管理ア ポータルサイト(「ふるさとチョイス(パートナーサイト含む)」、「楽天ふるさと納税」、「ふるなび」、「JRE MALLふるさと納税」、「Amazonふるさと納税」並びに「JAL ふるさと納税」、「ANA ふるさと納税」等の新たに利用を開始するポータルサイト)を通じて申し込まれた寄附及び寄附申出書によって申し込まれた寄附に関する寄附者情報、寄附金額、返礼品情報等をデータで一元管理すること。 なお、本市では株式会社Ｗｏｒｋｔｈｙが提供しているサービス「ふるさと納税do」でポータルサイト等における寄附情報や登録されている返礼品情報を一元管理しているため、受託者は、原則「ふるさと納税do」で一元管理を行うこと。 イ 決済状況、関係書類送付状況、返礼品手配状況等も併せて管理すること。 ウ 管理する項目は、本市と協議の上、決定するものとする。 ⑶ 関係書類の作成及び送付ア 関係書類の作成及び送付の対象になる寄附者の範囲は、⑵で管理される寄附者、「ふるさと納税do」に連携するポータルサイト「一休.comふるさと納税」及び「Yahoo!トラベルふるさと納税」を通じて申し込まれた寄附者とする。 イ 寄附金の決済完了後、速やかに御礼状及び寄附金受領証明書を作成し、送付すること。 書類の作成及び発送は週２回以上を目途とする。 ただし、年末・年始の繁忙期については、別途、本市と協議の上、決定する。 なお、書類の様式及び文言等については、本市と協議の上、決定するものとする。 御礼状と寄附金受領証明書をＡ４(JIS)片面１枚にまとめることも、圧着ハガキによることも可とする。 ウ ワンストップ特例申請に係る書類(本市作成案内文書、寄附金税額控除に係る申告特例申請書、その記入例(いずれもＡ４)及び返信用封筒)の送付を希望する寄附者に対しては、ワンストップ特例申請に係る書類を印刷の上送付すること。 当該書類のデータファイル及び返信用封筒は本市が受託者に提供する。 エ 送付用封筒については、受託者が用意し、封筒のデザイン等については本市と協議の上、決定するものとする。 ⑷ 返礼品の手配、管理及び精算ア ⑵で管理する返礼品の申込みを受け、寄附金の決済が完了したことを確認後、速やかに事業者に対し、寄附者が選択した返礼品の発注を行うこと。 (本市が直接事業者に発注するものを除く。)発注は遅滞なく寄附者へ到達できるよう行うこと。 イ 発注した返礼品を寄附者へ発送すること。 なお、事業者から寄附者に対し、直接発送することも可とする。 その場合、事業者に対し、発送に必要な寄附者情報以外の情報を提供しないこと。 ウ 返礼品の配送状況の管理を行うとともに、配送の遅延や梱包の破損等の配送に係るトラブルが生じた場合には、寄附者等へ適切な対応を行うこと。 エ 定期的に事業者へ直接訪問を行う等、連絡を密に行い、円滑な返礼品の配送やトラブル防止のために必要な措置を講じること。 オ 事業者と連携して在庫管理を行い、必要に応じて、ポータルサイト上での受付期間や数量の制限を設ける等、適切な措置を講じること。 また、生産終了等により返礼品として取扱うことが出来なくなる返礼品については、本市への報告やポータルサイトへの掲載終了等、適切な対応を行うこと。 カ 返礼品の品代及び送料については、本市が直接事業者に発注するものを除き、受託者が毎月月初に、前月分を事業者から請求を受けて、速やかに支払うこと。 ただし、令和８年２月分の返礼品の品代及び送料については、前契約の受託者が支払うものとする。 受託者が支払った返礼品の品代、送料、及び事業者への支払の際に発生する振込手数料は、本業務の業務委託料の一部として実費相当額を本市に請求すること。 キ 返礼品の手配、管理及び精算の仕組みについては、事業者や返礼品の実情に合わせ※、事業者の過度な負担とならないように個別に構築し、本市に報告の上、了承を得るとともに、事業者に対し、書面等で丁寧に説明し、理解を得ること。 ※ E-mail、FAX、専用ホームページのフォーム等による発注方法や、繁忙期を避ける等の発注時期の調整、受付状況の事業者への随時共有、返礼品に係る補足情報(色、サイズ等)の寄附者への聞き取り等、円滑な返礼品の配送やトラブル防止のために必要な事項について柔軟に対応すること。 ク おせち料理等、特定の日時に寄附者に届かないと、その目的が達成されないような返礼品については、指定どおりに配送がされるよう、事前に事業者と調整を行い、本市に報告の上、承認を受けること。 ⑸ 返礼品の募集・開発・ＰＲア 返礼品の品目数拡充のため、本市から提供された情報や受託者が独自に持つ情報をもとに、本市が定める「さいたま市ふるさと納税返礼品等の募集に係る実施要項」と総務省が定める「地場産品基準」に照らし合わせ、返礼品提供事業者となり得る事業者と返礼品となり得る商品を選定し、本市に提案を行うこと。 イ 受託者はアで報告を行った事業者と商品のうち、本市が認めた事業者に対し、本市の返礼品となり得るよう交渉を行うこと。 ウ アで本市に提案した事業者と商品については、週に１回進捗状況について本市へ報告を行う。 なお、報告方法については、Excel形式で本市が指定するE-mailアドレスに送付すること。 エ 返礼品等については、市内の地場産品はもとより、市内で提供されるサービス等、多様な提案を行うこと。 オ 返礼品の品目数拡充のため、事業者に向けた説明会や個別訪問等を行うこと。 説明会の開催方法については、本市と協議の上、適切な時期・方法により行うこととし、受託者はオンライン会議等にも対応できるよう、必要機材を備えること。 カ 社会情勢や流行、本市の実情等に常に関心を持ち、本業務に関わる情報を積極的に収集し、適宜本市へ情報提供を行うこと。 キ 返礼品として登録する最終決定は、本市にて行うものとする。 なお、受託者は返礼品としての登録に係る一連の手続きが円滑に進められるように、本市の指示に基づき、適切な対応を行うこと。 ク 本市から指示があった場合、受託者は事業者へ訪問、もしくは、本市との同行訪問を行うこと。 ケ ポータルサイト運営事業者等が実施するイベントに本市が出店する場合は、本市が円滑に出店することが出来るように、受託者は本市・事業者等と連携して準備を行い、イベント当日は本市の返礼品を積極的にＰＲすること。 コ 各ポータルサイトの機能を最大限活用し、ふるさと納税の広報・ＰＲに取り組み、寄附の受入拡大に努めること。 特に、楽天ふるさと納税におけるＲＰＰ広告その他の各ポータルサイトが提供する広告メニューの利用に当たっては、本市の指示に基づき、広告出稿に必要な返礼品情報の整理、入稿データの作成、入札単価等の設定及び効果確認に係る作業を行うこと。 また、行った広告について効果検証を行い、分析結果について本市に報告すること。 なお、当該広告掲載費用については、本業務の業務委託料には含めず、ポータルサイト運営事業者が本市に対して直接請求するものとする。 サ 令和８年10月1日以後に開始する指定対象期間から総務省が定める「地場産品基準」の３号適用となる返礼品を提供する事業者に対して、総務大臣が定める様式による証明書の提出を求め、当該証明書の取得及び内容確認を行った上で、本市へ提供すること。 併せて、当該証明書に基づき、本市が管理するウェブサイトにおいて公表するために必要な情報を整理し、本市に提供すること。 なお、それぞれの対応期間については、本市と協議の上、決定するものとする。 ⑹ 寄附者からの問合せへの対応ア 寄附者からの問合せ窓口として、専用の電話番号、E-mailアドレスを設定し、寄附者からの問合せを受け付け、回答すること。 イ 受付時間は、原則として、月曜日から金曜日の午前９時から午後５時まで(祝日を除く)とする。 なお、年末・年始の繁忙期については、本市と協議の上、対応について決定する。 ウ アの電話番号、E-mailアドレス及びイの受付時間を、ポータルサイトの本市ページ、６⑶で発送する書類に表示すること。 エ 返礼品及び関係書類に対する問合せについては、速やかに回答すること。 返礼品の内容や発送予定日など、事業者に確認が必要な場合は、適宜確認して対応すること。 オ 本市がエの内容について問合せを受け、本市から対応の依頼をした場合、問合せへの対応を引き継ぐこと。 カ エ以外の内容など、受託者側で回答ができない場合は、速やかに本市に連絡の上、対応を協議すること。 キ 寄附者からの問合せ内容を記録するとともに、速やかに本市へ報告をすること。 併せて月１回の業務報告時に、問い合わせ内容の詳細、対応状況等を記載した報告書を提出すること。 ７ 業務委託料⑴ 事務運営費６⑵で管理される寄附受入金額のうち、寄附申出書を通じて申し込まれた返礼品を希望しない寄附の寄附受入金額を除いたものを対象として、当該金額のＸ％(Ｘは入札によって決定した値に置き換える。)に消費税相当額を加算した金額とする。 ただし、1円未満の端数は切り捨てとする。 ⑵ 返礼品に係る経費実費相当額(品代・送料・振込手数料、税込)とする。 ⑶ その他経費ア 封筒代単価に発送した件数を乗じた金額(税込)とする。 イ 書類送料(御礼状及び寄附金受領証明書のみ送付)単価に発送した件数を乗じた金額(税込)とする。 ウ 書類送料(御礼状、寄附金受領証明書及びワンストップ書類を送付)単価に発送した件数を乗じた金額(税込)とする。 エ イベント出展６⑸ケのイベント出店に必要な返礼品や什器等、展示に必要な資材を調達する費用負担については、本市と協議の上、本市が認めたものに限り、実費相当額を本市に請求することができるものとする。 オ 返礼品「ふるさとたまポン」の発行については、当該返礼品における発行ポイントに応じた金額の 7.0％に消費税相当額を加算した金額を事務手数料として本市に請求できるものとする。 ８ 変更契約業務委託料は、寄附受入状況及び返礼品の申込状況によって変動するため、状況に応じて都度、契約金額は増額を行うものとする。 ９ 報告事項次の資料を本市に提出すること。 様式等は、以下で定めるもののほか、本市と協議し、決定するものとする。 提出期日は、本市が指定する日とし、⑹⑺については、毎月７日(閉庁日の場合は、翌開庁日)までに提出するとともに、当該報告書の内容に関して対面又はオンラインによる報告を実施すること。 なお、報告内容に変更が生じた場合は、速やかに本市への連絡を行うとともに、変更事項を修正した資料を提出すること。 ⑴ 情報セキュリティ特記事項に定める各報告書⑵ 完了報告書⑶ 業務報告書前月分の寄附受付状況や広報・ＰＲ・広告の実施状況、分析結果及び寄附者からの問合せ内容等を記載し、提出すること。 ⑷ 苦情・事故報告書※ 苦情・事故が発生した場合のみ⑸ その他本市が指示する資料10 その他⑴ 受託者は、本業務の遂行に係る各種法令等を遵守するとともに、本仕様書、さいたま市契約規則、さいたま市業務委託契約基準約款及び別記情報セキュリティ特記事項を遵守すること。 ⑵ 受託者は、本業務の進捗状況を適宜報告し、本市と調整を図ること。 ⑶ 受託者は、本業務に係る苦情・事故等が発生した場合は、迅速かつ適切な処置をとるとともに、遅滞なく本市に連絡すること。 また、苦情・事故等の原因・発生状況及び対応結果について、本市に報告すること。 ⑷ 受託者は、本業務の実施にあたって、不明確な点や改善の必要があると認められる場合は、本市と協議すること。 ⑸ 契約内容の変更についてア 契約締結後に必要な協議事項が発生した場合については、受託者は、その契約金額等に影響を与えない範囲で、調整及び変更に応じること。 イ 協議結果に基づく措置に要する費用については、本市が認めたものを除き、全て受託者の負担とする。 ウ 受託者は、業務実施期間内に本業務の内容等の変更により、業務委託内容及び業務委託料の変更が必要になったと認められるとき、その変更について、協議を求めることができるものとする。 ⑹ 本業務の実施により得られた成果、情報(個人情報を含む)等は、本市に帰属するものとする。 ⑺ 受託者は、本業務の実施に係る経理について、受託者の他の業務に係るものとは別にし、適正に管理すること。 ⑻ 受託者は、その他本業務の実施に際しては本市の指示に従うこと。 ⑼ 本仕様書に記載のない事項については、本市と受託者が協議の上、決定するものとする。 ⑽ 受託者は、業務の全部を一括して、又は委託者が指定した主たる部分を第三者に委託し、又は請け負わせてはならない。 主たる部分とは、「５ 業務概要⑵及び⑷」の業務とする。 ⑾ 本業務の受託者は、令和８年３月１日から、本仕様書に記した業務を何ら不足なく履行でき、本市が寄附受付を実施できるよう、前の受託者からの引継ぎを着実に受ける等、環境の整備を行うこと。 また、令和９年３月１日から業務にあたる次の受託者が、本市が求める業務を確実に履行できるよう、引き継ぎ等を信義則に基づいて行うこと。 なお、引き継ぎに係る経費は受託者の負担とする。