さいたま市大宮区役所文書保管管理等業務の入札情報

さいたま市大宮区役所文書保管管理等業務の入札情報 さいたま市告示第３１９号さいたま市大宮区役所文書保管管理等業務について、次のとおり一般競争入札を行うので、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号。以下「施行令」という。)第１６７条の６の規定に基づき公告する。 令和８年２月２０日さいたま市長 清 水 勇 人１ 競争入札に付する事項⑴ 件名さいたま市大宮区役所文書保管管理等業務⑵ 履行場所さいたま市大宮区吉敷町１－１２４－１ さいたま市大宮区役所区民生活部総務課 外⑶ 業務概要入札説明書のとおり⑷ 履行期間令和８年４月１日から令和９年３月３１日まで２ 競争入札参加資格に関する事項本入札に参加を希望する者は、次の全ての要件を満たしていなければならない。 ⑴ 本入札の告示日において、令和７・８年度さいたま市競争入札参加資格者名簿(物品等)(以下「名簿」という。)の業種表・営業品目一覧のうち、業務区分「催物、映画、広告、その他の業務」、営業品目(大分類)「その他の業務」で登載されている者であること。 ⑵ 次のいずれにも該当しない者であること。 ア 特別な理由がある場合を除き、契約を締結する能力を有しない者、破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者及び暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成３年法律第７７号)第３２条第１項各号に掲げる者イ 施行令第１６７条の４第２項の規定により、さいたま市の一般競争入札に参加させないこととされた者⑶ 本入札の告示日から開札日までの間、さいたま市物品納入等及び委託業務業者入札参加停止要綱(平成１９年さいたま市制定)による入札参加停止の措置又はさいたま市の締結する契約からの暴力団排除措置に関する要綱(平成１３年さいたま市制定)による入札参加除外の措置を受けている期間がない者であること。 ⑷ 開札日において、会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づき更生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 ただし、更生手続開始の決定がなされている者はこの限りでない。 ⑸ 開札日において、民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づき再生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 ただし、再生手続開始の決定がなされている者はこの限りでない。 ⑹ 令和５年以降に「さいたま市大宮区役所文書保管管理等業務」と同規模の契約実績があることを証明した者であること。 ３ 入札手続の方法本入札は、さいたま市物品調達等電子入札運用基準(令和７年さいたま市制定)に基づき、入札手続を埼玉県電子入札共同システム(以下「電子入札システム」という。)により行う。 電子入札システムで利用可能な電子証明書(ＩＣカード)を取得し、電子入札システムの利用者登録が完了している者は、電子入札システムにより入札参加を行うこと。 ４ 入札説明書の交付埼玉県入札情報公開システム及びさいたま市ホームページに掲載する。 さいたま市ホームページhttps://www.city.saitama.lg.jp/005/001/017/006/003/p128414.html⑴ 交付期間告示の日から令和８年３月５日(木)まで(さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条第１項に規定する休日(以下「休日」という。)を除く午前９時００分から午後４時００分まで)⑵ 交付費用無償５ 競争入札参加申込兼資格確認申請書の提出本入札に参加を希望する者は、入札参加申込及び入札参加資格の確認審査(以下「確認審査」という。)の申請を行わなければならない。 名簿に登載されている者であっても、入札期日において確認審査を受けていない者は、入札に参加する資格を有しない。 ⑴ 提出書類及び提出方法入札説明書に記載のとおりとする。 ⑵ 受付期間告示の日から令和８年３月５日(木)まで(休日を除く午前９時００分から午後４時００分まで)６ 競争入札参加資格の確認通知入札参加資格の確認結果は、電子入札システムにより交付するものとする。 なお、電子入札システムにより通知できない者にあっては、次のとおり交付するものとする。 ⑴ 交付場所さいたま市大宮区吉敷町１－１２４－１ さいたま市大宮区役所区民生活部総務課担当 総務係 電話 ０４８(６４６)３０１２⑵ 交付日時令和８年３月１１日(水)及び令和８年３月１２日(木)午前９時００分から午後４時００分まで⑶ その他郵送希望者については、５の書類提出時において返信用封筒に１１０円切手を貼付し、申し出た場合のみ受け付けるものとする。 ７ 入札手続等⑴ 入札方法総価で行う。 なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 ⑵ 入札書の提出方法及び提出期間ア 提出方法原則として電子入札システムにより行うこと。 なお、入札に参加を希望する者が電子入札システムにより入札参加を行うことができない場合は、郵送又は持参による紙での入札を受け付ける。 イ 提出期間令和８年３月１６日(月)から令和８年３月１７日(火)まで(持参の場合は、休日を除く午前９時００から午後４時００分まで。郵送の場合は、提出期間内必着とし、一般書留郵便又は簡易書留郵便により提出すること。)ウ 郵送又は持参による場合の入札書の提出先〒３３０－８５０１ さいたま市大宮区吉敷町１－１２４－１さいたま市大宮区役所区民生活部総務課⑶ 開札の日時及び場所ア 日時令和８年３月１８日(水)午前１０時００分イ 場所さいたま市大宮区吉敷町１－１２４－１ さいたま市大宮区役所区民生活部総務課⑷ 入札保証金見積もった金額の１００分の５以上を納付すること。 ただし、さいたま市契約規則(平成１３年さいたま市規則第６６号)第９条の規定に該当する場合は、免除とする。 ⑸ 最低制限価格設定する。 なお、初度入札において最低制限価格を下回る入札をした者は、再度入札に参加することができない。 ⑹ 落札者の決定方法さいたま市契約規則第１１条第１項及び第２項の規定に基づいて作成した予定価格の制限の範囲内で、同条第４項及び第５項に基づいて作成した最低制限価格以上の価格をもって入札を行った者のうち、最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。 ⑺ 入札の無効さいたま市契約規則第１３条に該当する入札は無効とする。 ⑻ 入札事務を担当する課さいたま市大宮区吉敷町１－１２４－１ さいたま市大宮区役所区民生活部総務課電話 ０４８(６４６)３０１２ ＦＡＸ ０４８(６４６)３１６０８ 契約手続等⑴ 契約保証金契約金額の１００分の１０以上を納付すること。 ただし、さいたま市契約規則第３０条の規定に該当する場合は、免除とする。 ⑵ 契約書作成の要否要⑶ 議決の要否否９ その他⑴ 提出された競争入札参加申込兼資格確認申請書等は、返却しない。 ⑷ この契約において使用する言語及び通貨は、日本語及び日本国通貨に限る。 契約条項等は、さいたま市大宮区役所区民生活部総務課及びホームページにおいて閲覧できる。 https://www.city.saitama.lg.jp/005/001/017/009/index.html⑷ 詳細は、入札説明書による。 入 札 説 明 書令和８年２月２０日さいたま市告示第３１９号により公告した入札等については、関係法令等に定めるもののほか、この入札説明書によるものとします。 １ 件名さいたま市大宮区役所文書保管管理等業務２ 競争入札参加資格確認申請に関する事項(１)提出方法埼玉県電子入札共同システム(以下「電子入札システム」という。)により、競争入札参加資格確認申請時に競争入札参加申込兼資格確認申請書を添付して提出してください。 入札参加資格の確認のための必要書類については、別途、提出期間内に持参、郵送又は電子メールにて提出してください。 なお、電子入札システムを利用できない場合は、紙入札方式参加申請書とともに、持参、郵送又は電子メールにて提出してください。 (２)提出書類ア 競争入札参加資格等確認申請書(原則、電子入札システムにより提出)イ 令和５年以降に「さいたま市大宮区役所文書保管管理等業務」と同規模の契約実績があることを証明する書類(ア)契約書の写し(イ)履行を証明する書類の写し(３)提出期間告示の日から令和８年３月５日(木)まで(休日を除く午前９時００分から午後４時００分まで)(４)電子入札システム以外の提出先さいたま市大宮区役所区民生活部総務課(総務係)〒330-8501さいたま市大宮区吉敷町１－１２４－１電 話 048-646-3012(直通)ＦＡＸ 048-646-3160電子メール omiyaku-somu@city.saitama.lg.jp３ 仕様に関する質問方法(１)提出方法電子入札システムにより行います。 電子入札システムを利用できない場合は、質問書を持参、郵送、電子メール又はＦＡＸで提出してください。 (２)電子入札システム以外の提出先２(４)に同じ(３)受付期間公告日から令和８年３月５日(木)まで(さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条に規定する休日(以下「休日」という。)を除く、午前９時００分から午後４時００分まで)(４)回答方法令和８年３月１０日(火)までに、電子入札システムに掲載します。 電子入札システムを利用できない場合は、電子メール又はＦＡＸにて回答します。 ４ 入札保証金に関する事項(１)入札保証金の納付期限 令和８年３月１７日(火)(２)入札保証金の納付場所 さいたま市の指定する金融機関(３)その他 入札保証金の納付を要するとされた者は、本市が交付した納付書により、見積もった金額の１００分の５以上を入札日までに納付した上で、納付書兼領収書の写し(本市の指定金融機関の領収印があるものに限る。)を納付期限までに提出してください。 郵送による提出の場合、入札書とともに同一の封筒に入れ、入札してください。 ５ 入札保証金の納付免除に関する事項(１)競争入札に参加しようとする者が、次のいずれかに該当する場合は、入札保証金の納付免除となります。 ア 過去２年の間に国又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする契約を２回以上にわたって締結し、かつ、これらをすべて誠実に履行した者。 イ 保険会社との間にさいたま市を被保険者とする入札保証保険契約を締結したとき。 (２)入札保証金の納付免除を申請する場合は、令和８年３月５日(木)までに、入札保証金免除申請書に次の書類を添付して提出してください。 ア (１)のアに該当する場合 令和５年４月１日以降に履行が完了した国又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする契約書の写し又は履行を証明する書類の写し(２件分)イ (１)のイに該当する場合 入札保証保険証券の原本６ 入札及び開札に関する事項(１)最低制限価格設定します。 (２)入札金額の算出入札金額は、総価で行います。 当該契約に関する一切の諸費用を含め、項目ごとの単価を算出してください。 その単価に基づき、１年間の予定数量から合計金額を見積もってください。 (３)初度入札時には、入札金額見積内訳書を必ず提出してください。 (４)落札者の決定方法予定価格の１１０分の１００の価格の範囲内で、最低制限価格の１１０分の１００の価格以上の価格をもって入札を行った者のうち最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者としますので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載してください。 (５)再度入札の実施初度入札において落札者がいないときは、新たに日時及び場所を定め、再度入札を行います。 再度入札に参加できる者は、初度入札に参加した者とします。 ただし、初度入札において無効な入札を行った者は、再度入札に参加することができません。 再度入札は１回とします。 また、再度入札の到達期限までに入札書の提出がない場合は、辞退として取り扱うものとします。 (６)開札時の入札参加者立ち会いは不要です。 (７)開札結果落札者の決定については、開札日に電子入札システムにおいて通知します。 なお、電子入札システムを利用できない場合は、個別に通知します。 また、開札結果については、後日、入札情報公開システムに掲載します。 ７ その他必要な事項(１)入札方法ア 電子入札システムから入札金額を記録してください。 やむを得ない事情により電子入札システムが使用できず、紙による入札を実施する場合は、事前に「紙入札方式参加申請書」を提出してください。 イ 紙による入札の場合は、市指定の入札書をもって行い、表に「さいたま市長」、「件名」、「開札日時」及び「入札参加者名」を書いた封筒に入札書を入れて提出してください。 代理人が持参により入札書を提出する場合においては、委任状を提出してください。 なお、郵便による入札を行う場合は、二重封筒とし、表封筒に「入札書在中」と朱書きの上、必ず郵便書留にて送付してください。 (２)契約手続等契約予定日 令和８年３月２６日(木)(３)電子入札システムにおける会社名や代表者の変更等の取り扱い会社名や代表者の変更等により電子証明書の情報の変更(再取得)が間に合わない場合等、競争入札参加資格者名簿の登録内容と電子証明書の情報が相違となる場合は、紙による入札を実施してください。 (４)地方自治法第２３４条の３に基づく、長期継続契約により契約を締結します。 従って、当該契約を締結した会計年度の翌年度以降のさいたま市歳出予算における当該契約金額に基づく予算措置がなされない場合は、本契約を変更又は解除する場合があります。 業務仕様書さいたま市(以下「委託者」という。)が、受託者に委託する文書類(以下「保存文書」という。)の保管等に係る内容は本仕様書の定めるところによる。 記１ 件 名 さいたま市大宮区役所文書保管管理等業務２ 履行場所 さいたま市大宮区吉敷町１－１２４－１さいたま市大宮区役所区民生活部総務課 外３ 履行期間 (自)令和８年４月1日 (至)令和９年３月３１日４ 業務内容⑴ 保存文書の保管。 ⑵ 保存文書の閲覧時の搬送(配達及び回収)。 ⑶ 出庫中の保存文書の返却催促。 ⑷ 保存文書の受託者の施設内での閲覧スペースの提供。 ⑸ 保存文書の一覧表等の提出。 ５ 前提条件⑴ 受託者は、前受託者の保管倉庫にある全ての保存文書(予定数量２，１７０箱)を、受託者の保管倉庫まで移動し、入庫するために必要な作業を全て行うものとし、係る費用については、受託者が負担すること。 なお、前受託者の保管倉庫から受託者の保管倉庫までの保存文書の移動期間については委託者と協議の上定めること。 ⑵ 移動期間中の保存文書の保管場所を常時把握し、保存文書の閲覧時の搬送(配達及び回収)を円滑に行うこと。 ⑶ 受託者は、前受託者と保管契約を結び、保存文書の移動が全て終わるまでの間に発生する前受託者への保管料等の費用を全て負担すること。 ⑷ 前受託者の管理情報(保存箱番号、出庫中の有無等)を全て正確に受け取り、コンピュータ管理すること。 ⑸ 保存箱番号は、委託者が指定する番号を使用すること。 ６ 保存文書⑴ 保存文書の保管は、委託者の指定する文書保存箱(箱サイズは次頁の表のとおり)を単位とする。 ただし、必要に応じて、他のサイズの箱を使用することができる。 その際は、箱の容積等から、委託者と受託者で協議し、保管料を定める。 タイプ名 箱サイズＭタイプ (430㎜×330㎜×310㎜)Ｓタイプ (390㎜×275㎜×330㎜)(390㎜×320㎜×265㎜)(390㎜×255㎜×285㎜)(390㎜×295㎜×230㎜)(420㎜×290㎜×260㎜)Ｅタイプ (195㎜×255㎜×285㎜)(195㎜×295㎜×230㎜)(195㎜×320㎜×270㎜)⑵ 保存文書の種類は、文書、図面、写真等とする。 ７ 保存文書のコンピュータ管理⑴ 受託者は、保管中の委託者の保存文書をコンピュータ管理することにより、保存文書の所在を明確にするとともに、委託者の閲覧時の搬送(配達及び回収)の請求に速やかに応じる体制を整備しておくものとする。 ⑵ 受託者は、管理データをもとに、保管文書一覧表、出庫中文書一覧表を作成すること。 ８ 保管に係る条件⑴ 立地条件①中央防災会議発表の地震防災対策強化地域外であること。 ②倉庫業法第３条の規定に基づき、倉庫業の登録が所管の運輸局に登録されていること。 ③保管施設は、門扉及び塀で囲障されている敷地内に設置されていること。 ④ その他公的機関から指摘された危険に対して考慮されていること。 ⑵ 設備条件①保管庫は一般的な防火・防災・防犯対策を完備した、耐震・耐火構造の堅牢な建物であること。 ②保管庫内部の火気及び電磁気の発生要因が極力排除されていること。 また、空調用のボイラー施設がある場合は、保管庫棟と切り離されていること。 ③門扉は十分な強度を持ち常時施錠されており、入退室者の特定と時間を正確に記録するなどの管理体制が常時敷かれていること。 ⑶ その他の条件①防火・防犯上の２４時間警備システムが備えられ、公的機関等との緊急連絡体制を確立していること。 ②保守点検・運用マニュアルが整備され、万全の社員教育訓練がなされていること。 ③管理番号の帳票打出し等の対応が可能であること。 ④委託者は、保管庫の状況を確認するため必要に応じて立ち入りができるものとする。 ９ 保存文書の閲覧時の搬送(配達及び回収)⑴ 委託者は保存文書を閲覧する際は、依頼票を作成し受託者に依頼する。 ⑵ 受託者は、委託者の依頼に基づき、委託者の指定する文書保存箱を配達し、回収するものとする。 ⑶ 文書保存箱は、委託者の指定する場所及び期日に配達するものとする。 また、回収についても同様とする。 ⑷ 配達到着時刻は、おおむね次のとおりとし、緊急及び当日緊急対応の場合は別途料金を加算するものとする。 (標準対応)午後３時までの依頼：翌開庁日到着。 (緊急対応)午後３時から午後５時までの依頼：翌開庁日到着。 (当日緊急対応)午後５時までの依頼：当日到着。 到着時刻は委託者と受託者の協議により決める。 ⑸ 前受託者の保管倉庫からの移動期間中の保存文書の閲覧時の搬送(配達)における配達到着時刻については、別途委託者と協議し定めるものとする。 10 搬送時の条件⑴ 貨物自動車運送事業法第３条による運送事業免許を取得した事業者であること。 ⑵ 受託者の社員が作業を行い、身分証明書を常に携帯すること。 ⑶ 車両は防火ボディであり、電磁錠、カージャック防止装置等の盗難防止装置を有していること。 ⑷ 国土交通省の一般貨物自動車運送事業の事業計画に基づいて届け出された車両を使用していること。 11 出庫中の保存文書の返却催促⑴ 受託者は、出庫後３か月を経過しても返却されていない保存文書について、委託者の必要に応じて返却の催促を行うこと。 ⑵ 返却の催促は、委託者に対して電子メールの方法を用いて行うこと。 12 保存文書の閲覧⑴ 委託者は、保存文書を閲覧するために自ら受託者の保管庫を訪問することができる。 ⑵ 受託者は、文書閲覧に対応するために閲覧スペースを提供する。 ⑶ 閲覧スペースの利用時間は、受託者の休業日を除いて毎日午前９時から午後５時までとする。 13 保存文書の取扱い⑴ 保存する文書には、個人情報及びその他の重要な情報が含まれていることから、取扱いに万全の注意を払うとともに施設及び設備等の管理体制に必要な処置を講じること。 ⑷ 保存文書を複写又は複製しないこと。 ⑸ 業務上知り得た秘密を将来に渡って第三者に漏らさないこと。 14 保存文書の一覧表等の提供⑴ 受託者は、保存文書の一覧表を年度末に委託者へ提供し、その他の期間は委託者の必要に応じて提供する。 ⑵ 受託者は、出庫中の保存文書の一覧表を委託者の必要に応じて提供する。 15 業務実績の報告毎月受託者は、業務の処理状況を作業項目毎に集計し、翌月速やかに委託者に提出しなければならない。 なお、作業項目は別表１のとおりとする。 16 委託料の請求及び支払い⑴ 受託者は、毎月の業務実績に基づき、委託料を委託者が指定する方法により、請求するものとする。 ⑵ 委託者は、適正な請求があった日から３０日以内に、委託料を受託者に支払うものとする。 ⑶ 委託料は、暦月を単位として、項目別の単価に実施した各項目の業務数量を乗じて得た金額(それぞれ円未満切捨て)に消費税及び地方消費税の額を加算して、支払うものとする。 なお、各項目は別表１のとおりとする。 17 その他その他項目に明記されていない事項については、委託者と受託者で協議して定める。 別表１ 保管管理に係る項目及び契約期間内の予定数量(延べ数量)項目 予定数量 備考① 文書保管料Mタイプ 2,028箱保存文書の保管に係る料金１か月の間で最も多く保存文書を保管した日の保管した箱数を計上Sタイプ 20,496箱Eタイプ 3,516箱② 入出庫料回数 40回保存文書の配達及び回収に係る料金配送先又は回収先、１か所につき１回を計上入出庫した箱数を計上Mタイプ 40箱Sタイプ 300箱Eタイプ 100箱③ 配送手数料回数 40回配送又は回収した回数を計上配送又は回収した箱数を計上Mタイプ 40箱Sタイプ 300箱Eタイプ 100箱④ 緊急配送割増料 3回緊急対応(15：00～17：00受付、翌営業日集配)時に計上②及び③は別途計上⑤ 当日緊急配送割増料3回当日緊急対応(当日17:00までに受付、当日集配)時に計上②及び③は別途計上⑥ 閲覧基本料 2回受託者が提供する閲覧スペースでの保存文書の閲覧に係る料金閲覧の回数を計上⑦ 未返却文書催促サービス料(月額)12か月出庫中の保存文書の未返却課所への返却催促に係る料金返却予定日を３か月超えて出庫している保存文書の返却催促を行う。