大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務委託事業者募集

大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務委託事業者募集 大 衡 村 庁 内 業 務 量 調 査 及 び業 務 改 革 等 支 援 業 務 に 係 る事業者選定プロポーザル実施要領大 衡 村 企 画 財 政 課大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務に係る事業者選定プロポーザル実施要領１ 公募型プロポーザル方式で提案を求める趣旨本業務は、複雑かつ多様化する行政サービスを提供するためには、効果的・効率的な行財政運営が必要とされ、新たな行政課題に対応していくために、業務の抜本的な見直しが課題とされている。 このため、専門家の支援を受け庁内の業務量調査を行い、業務量やプロセス等を可視化し、業務プロセスの見直しや業務における無駄の排除、定型化、標準化を図る。 その上で、ＢＰＲの手法を用いて業務の効率化を図るとともに、さらには、職員自らＢＰＲによる業務分析が行えるよう研修の実施を求め、本業務を通じて持続的に業務改革が進められるものとなるよう、業務の目的及び内容に最も適した事業者を選定して、随意契約を行う。 ２ 業務概要(１)業務の名称 ： 大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務(２)業務の内容 ： 大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務仕様書(以下「仕様書」という。)に示す。 (３)契約体系及び契約期間公募型プロポーザル方式による随意契約とし、契約締結の日から令和７年３月２５日までとする。 (４)提案上限額事業総額： ８，９４３，０００円(取引に係る消費税及び地方消費税の額を含む。)この金額は、契約時の予定価格を示すものではなく、業務内容の規模を示すものである。 ３ 業務委託者選定方法公募型プロポーザル方式４ 提案参加資格要件本提案への参加資格を有する者は、次に掲げる全ての要件を満たす者であること。 (１)地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の４の規定に該当しない者であること。 (２)大衡村競争入札参加資格者(物品・役務提供等)名簿に登録されている者であり、公告の日現在において、本村での入札参加資格停止の措置を受けていないこと。 (３)会社更生法(平成14年法律第154号)に基づき更生手続開始の申立てがなされている者又は民事再生法(平成11年法律第225号)に基づき再生手続開始の申立てがなされている者(会社更生法にあっては更生手続開始の決定、民事再生法にあっては再生手続開始の決定を受けている者を除く。)でないこと等、経営状態が著しく不健全である者でないこと。 (４)過去５年間で、日本国内において同種、類似業務の受注実績のあるもの。 ５ 提案への参加手続き等(１)プロポーザル実施要領の交付プロポーザル実施要領及び仕様書は、村から参加希望業者へ郵送する。 (２)参加表明書の提出期限等本プロポーザルへの参加を希望する者は、次の書類を添えて、下記①～③の定めに従い提出すること。 なお、期限までに参加表明書の提出がない者からの提案は受け付けない。 ① 提出期限：令和６年９月１８日(水)午後５時必着※ 受付時間は、平日午前９時から午後５時までとする(ただし、正午から午後１時までを除く。)。 ② 提出場所：大衡村企画財政課③ 提出方法：持参又は郵送とする。 (郵送の場合も期限内必着とする。)④ 提出物(ｱ) プロポーザル参加表明書(様式１)(ｲ) 会社概要書(様式２)(ｳ) 同種・類似業務実績調書(様式３)(ｴ) 暴力団等に該当しない旨の誓約書(様式４)⑤ 提出部数 １部６ 提案書の提出(１)提案書については、各参加者１つの提案とし、仕様書に従って作成すること。 (２)提出する書類① 企画提案書等届出書 (様式７)② 企画提案書 (任意様式)③ 業務実施体制調書 (様式８)④ 見積書 (任意様式)⑤ 業務スケジュール (任意様式)(３)企画提案書の形式等① 用紙サイズはＡ４判とする。 ただし、図表等においてＡ３判を使用することも可とするが、Ａ４判に折り込むこと。 ② 提出部数は、正本１部、副本１８部とする。 (４)企画提案書の提出期限等① 提出期限 令和６年１０月２日(水)午後５時必着※ 受付時間は、平日午前９時から午後５時までとする(ただし、正午から午後１時までを除く。)。 ② 提出場所：大衡村企画財政課 (担当者：金子)③ 提出方法：持参又は郵送とする。 (郵送の場合も期限内必着とする。)(５)その他提出期限後の企画提案書の追加・修正・差し替えは一切認めない。 ただし、審査に必要と認める場合は資料の追加提出を求めることがある。 ７ 参加申込又は提案に関する質疑等本プロポーザルに関する質問は、参加表明書及び提案書等の作成に係る質問に限るものとし、評価及び審査に係る質問は一切受け付けないものとし、以下のとおり受付、回答する。 (１)受付① 受付期限 令和６年９月１３日(金) 午後５時必着② 大衡村企画財政課 (担当：金子)③ 提出方法 「質問書」(様式１０)により電子メールでの提出とする。 受付メールアドレス：kizai@village.ohira.miyagi.jp(２)回答質問に対する回答は、質問者及び参加者全員に対し随時メールにより行う。 ８ プレゼンテーション及びヒアリングの実施次のとおり提案内容について提案者にプレゼンテーションを行ってもらい、それに対するヒアリングを行う。 (１)日時及び場所 令和６年１０月１５日(火)予定※時間及び会場は、別途通知します。 (２)実施内容提案書の説明(２０分以内)を受け、大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務業者選考委員会(以下「選考委員会」という。)による質疑(１５分程度)を行う。 なお、質疑に対して回答した内容は、提案に含むものとする。 (３)実施方法プレゼンテーション及びヒアリング審査は非公開とし、提出済みの提案書により実施する。 プロジェクターは、村が用意する。 (４)説明者１社２名以内とし、出席者は名札等を装着せず匿名性を確保すること。 (５)その他①感染症対策として、３７.５℃以上の発熱がある場合には、参加できない。 ②提出済み書類以外の資料の追加は認めない。 ９ 提案の審査及び契約の方法参加希望の中から、大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務に関する提案を受け、村が設置する選考委員会において提出された企画提案書等の審査を行い、総合的に最も優れた内容の提案を行った者を、上記２(３)に掲げる契約締結の優先交渉権者とする。 なお、提案業者が１社となった場合、評価者による評価点が過半数を超えたことを条件に優先交渉者とする。 また、契約に際しては、提案の内容と本村の意向について協議調整を行った上、合意が得られた時点で、随意契約による契約を行う。 契約の詳細については、優先交渉権者と協議のうえ、決定するものとする。 10 企画提案書の審査方法(１)審査方法参加資格を有する提案者からの提案について総合的な評価基準に基づき決定する。 なお、最高得点の者が複数となった場合は、選考委員会の合議により順位を決定し、本業務の実施事業者候補者を選定する。 (２)結果通知審査の結果については、すべての提案者に速やかに文書により通知する。 (３)失格要件提案された企画提案書等が以下に該当する場合には、提案を無効とする場合がある。 ① 企画提案書等の必要書類を提出期限内に提出しないとき。 ② 提案内容に虚偽が認められたとき。 ③ 審査終了までの間に、本村での入札参加資格停止の措置を受けたとき。 ④ 本要領に違反又は逸脱した場合⑤ ２(４)の提案上限額を超える見積りを行った場合11 その他留意事項(１)提案に係る一切の費用は、提案参加者の負担とする。 (２)提出された参加表明書及び企画提案書等は、提案者に返却及び無断での利用はしない。 ただし、本プロポーザルの手続き及びこれに係る事務処理に必要な範囲において、参加表明書及び企画提案書等の複製、保存等を行うことがある。 (３)参加表明書及び企画提案書等の提出後、応募の辞退を行う場合は、様式９にて書面により申し出ることとし、応募辞退後は、いかなる理由があっても再応募は認めない。 (４)本提案の審査は、事業者の内定(優先交渉権決定)のために行うものであり、提案内容は尊重するものの、契約の際にはあらためて協議・調整の後、双方合意に至った場合に契約を締結するものとする。 (５)情報公開請求があった場合、プロポーザル方式による受託候補者決定における公正性及び透明性を高めるとともに、説明責任を果たすため、大衡村情報公開条例に基づき情報公開及び情報提供するものとする。 ただし、提出書類を開示することによって、事業を営む上で、競争上若しくは事業運営上の地位または社会的な地位が不当に損なわれるおそれがある場合、該当部分とその具体的な理由を様式１１により提出すること。 12 担当部署大衡村企画財政課 (担当：金子)〒981-3692 宮城県黒川郡大衡村大衡字平林62番地電話：022-345-5111 FAX：022-345-4853Ｅ-mail kizai@village.ohira.miyagi.jp(別紙)評価基準評価項目 評価基準 配点基本事項 １０1 業務実績他自治体における同等業務の受託実績により、本業務を適切に遂行する能力を有しているか。 ５2 実施体制本業務を問題なく実施できる体制となっており、スケジュールは無理がないものとであるか。 ５企画提案内容 ８０3 業務の企画 業務量調査及び業務改革等支援の考え方 １０4 業務量調査業務量調査対象となる職員に本業務の趣旨や目的を理解させ、同じ精度で円滑に正確な調査ができる工夫がされているか。 ２０5 業務の可視化業務の効率化につながる改善点すべき課題を把握できるか。 職員負担の軽減を図ることができる内容となっているか。 １０6 業務量の分析業務の性質等に応じた分析ができるか。 他自治体等との比較検討ができるものとなっているか。 １０7 業務改革等支援職員自らが業務改善の意識をもち意欲的にプロセス改善に取り組むことができるか。 ２５8自由提案 その他仕様書にない有益かつ実施可能な提案があるか。 ５価格 １０9 価格点点数＝最低見積金額／見積金額×配点(１０点)※見積金額は税抜きで算定。 小数点以下第１位四捨五入１０合計 １００ 大 衡 村 庁 内 業 務 量 調 査 及 び業 務 改 革 等 支 援 業 務 委託仕様書大 衡 村 企 画 財 政 課大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務委託仕様書１．業務名称大衡村庁内業務量調査及び業務改革等支援業務委託(以下「本業務」という。)２．業務の目的少子高齢化や人口減少が急速に進行する中、大衡村(以下「村」という。)が持続可能な村政運営を行うためには、効果的・効率的な行財政運営を行っていく必要がある。 安定的な行政サービスの提供や新たな行政課題に対応していくために、村の業務の抜本的な見直しが大きな課題となっている。 本業務は、人的資源が限定される中で、多様化する村民ニーズに的確に応えていくため、村の業務について、ＢＰＲ(Business Process Re-engineering)の手法を導入し、業務の効率化を図る。 具体的には、外部の専門家の支援を受け、村が実施する業務について、業務量やプロセス等を可視化し、効果的・効率的な業務の遂行を妨げている問題点・課題を分析する。 改善効果が見込まれる業務を選定し、業務プロセスの見直しや業務における徹底的な無駄の排除、定型化、標準化を行うことで、当該業務の効率化を図るとともに、ＢＰＲの実施手法の提供を受ける。 また、本年度事業を踏まえ、村が今後業務プロセスの定型化・標準化を主体的に取り組むことができるよう、本業務内にて伴走支援を実行すること。 ３．業務期間契約締結日の翌日から令和７年３月２５日まで４．業務の実施(１)本業務は、本仕様書に基づいて実施すること。 (２)受託者は、業務の実施にあたり、関係法令及び条例を遵守すること。 (３)受託者は、業務の実施にあたり、村と十分な協議を行い、その意図や目的を理解した上で、適切な実施体制、人員配置のもとで進めること。 (４)受託者は、業務の実施にあたり、業務にかかる最新の事例、情報等を収集し、業務への反映に努めるとともに、実効性の高い具体的な報告を行うこと。 (５)受託者は、業務の進捗について、村に対して定期的に報告を行うこと。 (６)受託者は、業務の遂行上知り得た秘密を他人に漏らしてはならない。 (７)受託者は、本業務の全部を第三者に再委託してはならない。 (８)受託者は、本業務の一部を第三者に再委託するときは、あらかじめ村に書面により報告し、村の承認を得ること。 (９)本仕様書に定めのない事項や本業務の実施にあたり疑義が生じた場合は、速やかに村と協議を行い、指示を仰ぐこと。 ５．対象となる部署村と協議の上決定する。 ６．提出書類(１)受託者は、契約締結後１０日以内に、次にあげる書類を提出し、承認を受けなければならない。 ①業務工程表②業務費内訳書③業務責任者通知書④業務計画書⑤その他、村が必要と認める書類等※「④ 業務計画書」には以下の事項を記載すること。 ア 業務概要イ 実施方針ウ 業務工程エ 業務組織計画オ 成果品の内容カ 連絡体制(緊急時を含む)キ その他必要な事項(２)受託者は、業務完了後直ちに、委託完了届を提出すること。 ７．打合せ及び記録作成業務を適正かつ円滑に実施するため、受託者は村と打合せを行い、業務進捗状況の報告、業務方針及び疑義事項の確認等を行い、その内容については受託者がその都度記録を作成すること。 ８．資料の管理受託者は、本業務において村から貸与される資料等の重要性を認識し、資料等の破損、滅失及び盗難等の事故のないように取扱い、使用後は速やかに返却すること。 その他業務の遂行上必要な資料については、受託者の責任において収集すること。 ９．成果品検査受託者は、業務完了後、成果品について村の検査を受けるものとし、村から本業務に適合しないとして修正の指示があった場合には、速やかに修正を行うものとする。 １０．成果品の管理及び帰属本業務の成果品は全て村の帰属とし、受託者は村の許可なく成果品等を第三者に公表または貸与してはならない。 １１．業務内容本業務を実施するため、概ね次の業務内容を行うものとする。 なお、業務内容は、村の業務改革支援に必要と思われる事項を示したものであり、受託者からの企画提案に基づき村と受託者で協議して内容を決定するものとする。 ①業務の企画本業務の具体的な実施方法やスケジュール等を企画する。 なお、実施方法については、BPR(Business Process Re-engineering)の手法を活用したものとする。 ②全庁業務量調査の実施全部署の業務を対象に、業務量・プロセス等を可視化するための業務調査票等(以下「調査票」という。)を設計し、これに基づき、各部署への調査(書面調査のほか、ヒアリング等の実施も可)を実施する。 調査票の作成に当たっては、各課が調査票に必要事項を正しく記入するためのマニュアルを作成するとともに、事前に各課を対象として、調査実施に当たっての説明会を実施する。 説明会の実施に当たっては、全庁で共通認識をもって本業務に積極的に取り組むことができるよう工夫をすること。 調査中の質疑応答等に対応するためにヘルプデスク等を開設すること。 また、説明会後も各課による調査票の記入を円滑に進めるための各種支援を行うこと。 さらに、各課が記入した調査票に基づき、業務の可視化のためのデータ(以下「調査結果」という。)を取りまとめる。 なお、調査票は、以下の可視化の視点を定量的・定性的に調査できる内容とする。 ア 業務の執行体制(組織・事務分掌・人員配置)イ 業務の遂行の流れ(プロセス)の分析ウ 事務の各工程に要する処理時間エ コア、ノンコア業務の分析オ 定型性・専門性などの特性カ 従事制限等の法的制約の有無 等③調査結果の分析調査結果について、下記の項目に基づき業務量の分析を行うこと。 なお、業務の性質に応じたコア、ノンコアの観点で定量的な業務量の分析を実施し、分析に当たっては、人口規模の近い自治体３自治体以上との業務量比較を実施すること。 ア 各業務における業務量の分析イ デジタル技術の導入により効率化が可能な業務の分析ウ 比較に要する自治体の業務量等のデータは、受注者の責任において収集すること④全庁業務量分析ツール等の提供村が業務分析を独自に実施できるよう業務量分析サポートツール等も合わせて提供すること。 業務の性質(コア、ノンコア業務)、作業分類、作業媒体等の視点から、部署別の業務量の分布を可視化できること。 また、本ツールはMicrosoftExcel 等、職員が容易に操作・分析が出来るものが望ましい。 ⑤業務量調査レポートア 調査結果を分析した内容をとりまとめたレポートを作成して発注者に提出すること。 イ 報告書においては、BPRの有効性が高い業務、デジタル技術導入の有効性が高い業務、外部委託や役割分担が高い業務、リスクマネジメントが必要な業務等に関する改善案を示すこと。 ⑥簡易業務手順書の作成ア 調査結果に基づいた簡易手順書をフロー図形式で作成し提供すること。 イ 簡易手順書は業務分析ツールで編集可能なものとすること。 ⑦職員主体のBPR検討支援ア 対象業務の選定支援全庁業務量データ並びに、事業者が持つ他自治体のBPR事例に基づき、ノンコア業務量が大きく、ECRSフレームワーク(排除、結合、再配置、単純化)観点から作業改善効果が高いと予測される業務候補を抽出し村へ提示すること。 具体的な選定基準を定義し、合理的妥当性のある選定支援を行うこと。 最終的なBPR対象業務を３業務、村と協議の上決定すること。 なお、選定した３業務については、受託者が持つ他自治体のBPR事例(現状業務フロー・対象業務の業務課題・To-Be/Can-Beフロー等)を参考にし、村の業務改革検討を進めることとする。 イ 現状把握・業務の可視化支援対象業務選定事業対象課が行う現状業務フローの整理について、受託者は適宜添削支援を行う。 添削の方法については、BPR分析ツール等を活用したコミュニケーションを行うものとする。 ウ 業務分析・課題抽出支援村、事業対象課は作成した現状業務フローをもとに、非効率な部分、処理に時間がかかっている部分などを、受託者が提供するBPR分析ツール等の活用や現場の意見を聴取しながら整理する。 また、なぜその状況となっているか深掘りをし、課題として定義・抽出する。 その後、洗い出した課題に対し優先度をつける。 その際、受託者は課題抽出のためのワークショップのファシリテートを行い、円滑に議論が進むよう取りまとめやサポートを行うこと。 エ 改善計画策定支援村、事業対象課は抽出した課題に対し、受託者が提供するBPR分析ツール等やECRSフレームワーク(排除、結合、再配置、単純化)などを活用し、業務の効率化が図れないかを議論し、具体的な改善計画を立てる。 計画立案にあたっては、最終的に理想とするTo-Beフローと、優先度が高く今年度中にまず取り組みたいCan-Beフローに分けて整理をする。 その際、受託者は改善計画のためのワークショップについてもファシリテートを行い、円滑に議論が進むよう取りまとめやサポートを行うこと。 オ 成果報告会の実施本事業で事業対象課が策定した改善計画を報告する為の成果報告会を実施すること。 報告会の運営や各種調整については、村と受託者の協議のうえ実施する。 ⑧ＢＰＲ研修等による意識変革、自走化支援ア BPRワークショップ研修の実施(ア)内容職員自らが業務改善の視点をもってプロセス改善に取り組めるよう、BPRの実施方法(ノウハウ、コンテンツ)等について提供すること。 実際の業務をサンプルとして、BPRの概念も含め、実際のBPRに必要な考え方や手法を学ぶ研修をグループワークなども取り入れた対面でのワークショップ形式の研修を実施。 (イ)対象者 全職員が対象(ウ)対象人数 最大20名(エ)実施日時 3時間程度の研修 ２回イ 業務手順書作成支援の実施(ア)業務手順書作成支援(相談会)は村が選定する11課(局・室)を対象に実施する。 (イ)業務手順書作成支援(相談会)は原則オンライン対応を行う。 原課とのオンライン会議の設定など、原課担当者へのフォローアップを行うこと。 (ウ)業務手順書作成支援(相談会)は各課(局・室)１回２時間程度とする。 (エ)令和７年１月～３月の期間、業務手順書の添削支援を実施する。 (オ)月5手続きを対象にBPR分析ツールを用いた遠隔での添削支援を実施すること。 ウ BPR検討及び自走化を支援する仕組みの提供職員が本業務を通じて普段からBPRに取り組みやすい環境を整備し、自走できる機会の創出を支援する仕組みを検討すること。 他自治体の業務フローを参照し、村独自の業務フローの作成・共有などが可能となる仕組みを求め、契約日翌日から委託期間終了日まで、全課(局・室)で使用できる環境を整えるものとする。 ⑨業務報告書の作成受託者は実施した内容を取りまとめた報告書を作成すること。 ⑩専門スタッフの配置本業務を遂行するにあたり、行政業務や業務に携わった経験を有するスタッフを配置し業務分析を行う。 特に業務調査及び業務分析にあたっては類似の実績を十分に有していること。 １２．成果品(１)電子データ本業務において業務上作成した以下の資料一式の電子データを、CD-R等の媒体で納品する。 ア 業務報告書 一式イ 各種研修テキスト等 一式ウ その他作成した資料 一式なお、特に指定があるものを除き、Microsoft Office Word又はExcel で閲覧できる電子データとすること。 １３．予算額８，９４３千円(税込み)１４．委託料の支払い村は、委託業務の完了を確認した後、支払い請求書を受理したときは、請求があった日から起算して３０日以内に一括して委託料を支払うものとする。 １５．その他(１)本業務により得られた成果品及び資料、情報等は、村の許可なく他に公表、貸与、使用、複写、遺漏してはならない。 (２)受託者は、本業務中に事故が生じないよう細心の注意を払うとともに、万が一事故が発生した場合には、生じた事故に対して一切の責任を負うものとし、事故状況等を速やかに村に報告し、最善の処置を行わなければならない。 (３)業務完了後に、受託者の責に帰すべき事由による成果品の不良個所があった場合は、受託者が速やかに必要な訂正、補足等の措置を行うものとし、これにかかる費用は受託者が負担するものとする。 (４)受託者は、当該業務の実施にあたっては、業務上知り得た個人情報を他人に漏らしてはならない。 また、業務終了後においても同様とする。