令和7年度旅費審査等業務委託の入札公告

令和7年度旅費審査等業務委託の入札公告 入 札説明書この入札説明書は、愛媛県会計規則(昭和45年愛媛県規則第18号。以下「会計規則」という。)及び本件業務委託に係る入札公告において定めるもののほか、競争入札に参加しようとする者(以下「入札参加資格者」という。)が熟知し、かつ、遵守しなければならない一般的事項を明らかにするものである。 １ 競争入札に付する事項別記の１のとおり。 ２ 入札に参加する者に必要な資格次に掲げる要件を全て満たす者とする。 (1) 地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の４の規定に該当しない者であること。 (2) 愛媛県知事の審査を受け、令和５～７年度における製造の請負等に係る一般競争入札に参加する資格を有すると認められた者であって、別記４の「入札書のほかに提出する書類」を提出し、審査の結果、適当と認められた者であること。 (3) 入札参加要件確認書の提出期限の日から落札者の決定までの間に、愛媛県知事が行う入札の参加資格を停止されていない者であること。 (4) 中予地方局管内に事業所(契約可能な本店又は支店等)を有すること。 (5) 会社更生法による更生手続開始の申立て、又は民事再生法による再生手続開始の申立てがなされていない者であること。 (6) 宗教活動や政治活動を主たる目的とする団体、又は暴力団若しくは暴力団員の統制の下にある団体ではないこと。 (7) 過去３年間に国又は地方公共団体と本委託と同種の旅費審査等業務委託の契約実績があること。 ３ 入札の日時及び場所等別記の２のとおり。 開札は、即時開札とする。 ４ 入札手続に関する注意事項(1) 入札参加者及びその代理人は、会計規則、入札説明書、別添契約書(案)、仕様書等を熟知のうえ、入札しなければならない。 この場合において、疑義がある場合は、別記３に掲げる者に説明を求めることができる。 ただし、入札後、これらについての不知又は不明を理由として異議を申し立てることはできない。 (2) 入札参加者及びその代理人は、別紙様式による入札書を直接提出しなければならない。 郵便、電話、電報、ファクシミリ、その他の方法による入札は認めない。 (3) 入札参加者及びその代理人は、次の各号に掲げる事項を記載した入札書を提出しなければならない。 この場合、愛媛県があらかじめ用意した入札書を使用することができる。 ア 委託業務名イ 入札金額ウ 入札参加者本人の住所、氏名(法人の場合は、その名称又は商号及び代表者の職氏名。以下同じ。)及び押印(外国人の署名含む。以下同じ。)エ 代理人が入札する場合は、入札参加者の本人の住所及び氏名、代理人であることの表示並びに当該代理人の指名及び押印(4) 入札書及び入札に係る文書に使用する言語は、日本語に限るものとし、また、入札金額は、日本国通貨による表示に限るものとする。 (5) 入札参加者及びその代理人は、書類の文字及び陰影を明瞭でかつ消滅しないもので記載し、入札書に記載する金額はアラビア数字を用いること。 (6) 入札参加者の代理人は、委任状に、入札の際に代理人が使用する印鑑を押印すること。 (7) 入札参加者及びその代理人は、入札書の記載事項を訂正する場合は、当該訂正部分に押印をしておかなければならない。 ただし、入札書の金額の訂正は認めない。 (金額を訂正する場合は、新たな入札書に記載すること。)(8) 入札参加者又はその代理人は、提出した入札書及び委任状の返還、引換え、変更又は取消しをすることができない。 (9) 入札参加者及びその代理人は、入札書を提出するときは、入札公告等において求められた義務を履行するために必要とする関係書類をあわせて提出しなければならない。 (10) 入札参加者又はその代理人が相連合し、又は不穏の挙動をする等の場合で、競争入札を公正に執行することができない状態にあると認めたときは、当該入札を延期することができる。 この場合において、入札執行者は、入札者の損害に対する責めを負わないものとする。 (11) 入札金額は、当該入札に付する業務に係る一切の諸経費を含めて見積るものとする。 なお、落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の10パーセントに相当する額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数を切り捨てる。)を加算した金額をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積った契約金額から消費税及び地方消費税を控除した金額を入札書に記載すること。 (12) 入札参加者又はその代理人は、別添契約書(案)等に基づき十分考慮して入札金額を見積もるものとする。 (13) 入札及び開札は、入札参加者又はその代理人が出席して行うものとする。 この場合において、入札参加者又はその代理人が立ち会わないときは、入札執行事務に関係のない職員を立ち会わせてこれを行う。 (14) 入札会場には、入札参加者及びその代理人並びに入札執行事務に関係のある職員(以下「入札関係職員」という。)及び(13)の立会職員以外の者は、入札開始後は入場することができない。 また特にやむを得ない事情があると認められる場合のほか、開札が終了するまで、退場することができない。 (15) 代理人による入札を行う場合には、代理人は、入札会場において、入札開始前に、入札権限に関する別添「委任状」を提出し、入札執行者の確認を受けなければならない。 別添代理入札を行う場合の「入札書、委任状」記入の注意事項を参照のこと。 (16) 入札会場において、次のいずれかに該当する者は当該会場から退去させるものとする。 ア 公正な競争の執行を妨げ、又は妨げようとした者イ 公正な価格を害し、又は不正な利益を得るための連合をした者(17) 入札参加者又はその代理人は、本件入札について他の入札参加者の代理人となることはできない。 (18) 予定価格の制限内での入札がないときは、３回を限度として入札をするものとする。 ３回の入札をするもさらに落札者がないときは、入札辞退者を除く希望者から原則２回を限度として見積を徴する。 ５ 入札保証金(1) 入札に際しては、入札者が見積もる契約金額の100分の5以上の入札保証金を納付しなければならない。 ただし、「入札保証金免除申請書」を提出し、「入札保証金免除決定通知書」により免除の決定を受けた者は、これを免除する。 (別添２「入札(契約)保証金について」参照)(2) 入札保証金は、落札者が契約を締結しないときは、愛媛県に帰属する。 (3) (1)(2)に定めるもののほか、入札保証金に係る取扱いについては、会計規則第135条から第137条までの規定による。 ６ 無効の入札書次の各号の一に該当する入札書は、無効とする。 この認定は、入札執行者が行い、異議の申立てはできないものとする。 (1) 公告に示した入札参加者に必要な資格のない者の提出した入札書(2) 件名及び入札金額のない入札書(3) 入札参加者本人の氏名及び押印のない、又は判然としない入札書(4) 代理人が入札する場合は、入札書に入札参加者本人の氏名、代理人であることの表示並びに当該代理人の氏名及び押印のない又は判然としない入札書(入札参加者本人の氏名又は代理人であることの表示のない又は判然としない場合には、正当な代理人であることが委任状その他で確認されたものを除く。)(5) 件名等の名称に重大な誤りのある入札書(6) 入札金額の記載が不明確な入札書(7) 入札金額の記載を訂正した入札書(8) 入札保証金を納付すべきこととされた場合にあっては、納付した入札保証金の額が、入札者が見積もる契約金額の100分の５に達しない場合の当該入札書(9) 「私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律」(昭和22年法律第54号)に違反し、価格又はその他の点に関し、明らかに公正な競争を不法に阻害したと認められる者の提出した入札書(10) 数回にわたり反復して行う入札において、前回の最低入札金額以上の入札金額が記載された入札書(11) その他、会計規則又は入札に関する条件に違反した入札書７ 落札者の決定(1) 有効な入札書を提出した者であって、予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって入札した者を契約の相手方とする。 (2) 落札となるべき同価格の入札をした者が二人以上あるときは、直ちに当該入札者にくじを引かせ落札者を決定するものとする。 (3) (2)の同価の入札をした者のうち、出席しない者又はくじを引かない者があるときには、入札執行事務に関係のない職員を入場させ、これに代わってくじを引かせるものとする。 (4) 落札者を決定したときは、速やかに、落札者を決定したこと、落札者の氏名及び落札金額を、落札者とされなかった入札者に、入札会場で告知するものとする。 (5) 落札者が、指定の期日までに契約の取り交わしをしないときは、落札の決定を取り消すものとする。 ８ 契約保証金(1) 契約保証金は、契約金額の10分の1以上の額とする。 ただし、「契約保証金免除申請書」を提出し、「契約保証金免除決定通知書」により免除の決定を受けた者は、これを免除する。 (別添２「入札(契約)保証金について」参照。 (2) (1)に定めるもののほか、契約保証金に係る取扱いについては会計規則第152条から第154条までの規定による。 ９ 契約書の作成(1) 契約書及び契約に係る文書に使用する言語及び通貨は、日本語及び日本国通貨に限る。 (2) 契約者が契約の相手方と契約書に記名して押印しなければ、本契約は確定しないものとする。 10 契約条項契約書(案)及び仕様書のとおり。 11 資格審査に関する事項２(2)の資格審査に関する事項の照会先及び申請書の提出先愛媛県 出納局 会計課 用品調達係〒790-8570 愛媛県松山市一番町四丁目４番地２電話番号 089-912-215612 その他の事項(1) 入札参加者又はその代理人が、本件調達に関して要した費用については、全て当該入札参加資格者及びその代理人が、負担するものとする。 (2) 当該入札は、令和７年度予算を審議する愛媛県議会において、当該予算が可決・成立することを条件として実施するものである。 (3) 契約は予算の執行が可能となる日(令和７年４月１日)以降に行うこととする。 (4) 事務を担当する部局は、別記の３のとおりとする。 (5) 入札関係書類の交付は、別記の４のとおりとする。 別 記１ 入札に付する事項(１)件名 愛媛県旅費審査等業務(２)業務名及び数量 愛媛県旅費審査等業務 一式(３人役)(３)業務の内容等 契約書(案)及び仕様書による(４)履行期間(契約期間) 令和７年４月１日～令和８年３月31日(５)履行場所愛媛県庁舎内の県が指定する場所(６) 入札方法(２)についての、消費税及び地方消費税を含めない総価で行う。 ２ 入札の日時及び場所(１)入札日時令和７年３月17日(月) 午後３時30分(２)入札場所愛媛県庁本館２階 総務部・県民環境部会議室３ 事務を担当する部局部局名 愛媛県総務部総務管理局行政経営課総務事務管理室 旅費審査グループ所在地 〒790-8570 愛媛県松山市一番町四丁目４番地２電話番号 089-912-2774４ 入札関係書類の交付愛媛県ホームページ(http://www.pref.ehime.jp/)でのダウンロードによるほか、上記３の場所で手渡しにより配布する。 配布期間は、令和７年３月４日(火)(月曜日から金曜日までの午前８時30分から午後５時15分までの執務時間中)までとする。 ５ 質疑事項の取扱い(１)受付方法及び受付期限質疑事項がある場合は、令和７年３月５日(水)午後５時までに、別添「質問書」を、電子メール、郵送、又は持参の方法により提出すること。 (期限必着)なお、電子メールの場合は、件名を必ず「旅費審査等業務入札の質問」とし、愛媛県総務部総務管理局行政経営課総務事務管理室のメールアドレス(soumujimukanri@pref.ehime.lg.jp)に送信すること。 また、提出後速やかに、担当窓口へ電話で到着確認を行うこと。 (２)回答方法質問書に記載されたメールアドレスに回答を返信する。 また、令和７年３月12日(水)までに、全ての質問及び回答を取りまとめ、入札参加者(入札参加要件確認書の提出を受け、入札参加可能となった者)に原則として電子メールで送信する。 ６ 入札関係提出書類(１)入札参加要件確認書の作成方法等次の３点の書類等を提出し、入札保証金の免除を希望する場合は免除申請書も提出する。 ア 入札参加要件確認書 １通別添「入札参加要件確認書」を記載する。 確約事項等が含まれているので、入札参加要件確認書の内容を十分確認すること。 なお、虚偽の記載をした場合や、落札後に確約事項を満たさない場合などは、入札参加資格停止措置を行う場合があるので、注意すること。 イ 既成の契約書の写し ２例分入札説明書２(7)の実績について、内容の確認できる契約２例について、契約書の写しを添付すること。 ウ 入札(契約)保証金免除申請書(提出は任意) １通別添「入札(契約)保証金免除申請書」を記載する。 免除を希望しない場合は提出不要。 (２)提出期限及び提出先令和７年３月５日(水)午後５時までに、上記３の場所に持参又は郵送(期限必着)で提出する。 (３)入札参加の可否の通知、入札保証金及び契約保証金の免除可否の通知提出された入札参加要件確認書の内容を確認し、入札参加の可否について、入札日までに提出者に通知(電子メールで送付)する。 入札保証金及び契約保証金の免除も申請している場合は併せて通知(電子メールで送付)する。 【参考】スケジュール概要2月下旬3/５(水)関係書類交付 質疑事項(電子メール) 入札参加要件確認書の提出(県ホームページでの (持参又は郵送)ダウンロード) 質問者に随時回答(電子メール)終了 受付期限 提出期限3/12(水)取りまとめた質問を全者に通知(電子メール)入札日までに入札参加可否の通知(電子メール)3/17(月)4/1(火)入札契約準備契約 愛媛県旅費審査等業務委託仕様書１ 目的この仕様書は、愛媛県(以下「県」という。)が、愛媛県旅費審査等業務の仕様について定めるものであり、本契約の相手方である受託者は、委託契約書に定めるもののほか、この仕様書に定めるところにより、業務を行うものとする。 ２ 委託業務従事者の就業場所愛媛県庁舎内の県が指定する場所３ 契約期間、業務従事人数及び時間⑴ 契約期間：令和７年４月１日から令和８年３月31日まで⑵ 業務従事者：３人⑶ 業務委託量(見込)：年間5,468時間(３人役程度の業務量)【内訳】① 県内出張件数：161,000件(１日約660件、処理時間：１件2.0分)② 旅行代理店請求書件数：4,200件(処理時間：１件1.5分)③ 入力を要するＪＲ特急指定席料金件数等：450件(処理時間：１件1.5分)４ 業務従事者の勤務日及び勤務時間⑴ 勤務日：愛媛県庁の開庁日(月曜日から金曜日まで)⑵ 休 日：日曜日、土曜日、国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日及び12月29日から１月３日まで⑶ 勤務時間：午前８時30分から午後５時まで⑷ 休憩時間：正午から午後１時まで⑸ 時間外勤務及び休日勤務：予定しない５ 従事業務⑴ 従事業務の概要県では、県職員等(知事部局、教育委員会、学校、公営企業、警察を含む約26,000人)の出張に必要な一連の処理「出張申請→旅行手配→旅費請求→支出命令→経理審査→旅費支払」を、大規模な情報ネットワークシステム(以下、「旅費システム」という。)を用いて処理している。 業務従事者は、旅費システムの運用に必要な旅費審査等業務(以下「業務」という。)を行うものである。 ⑵ 従事業務の内容パソコンを操作して、旅費システムや管理者用システムツール等(以下「旅費システム等」という。)を用いることにより、電子的に作成された旅費請求データの審査・点検・確認等を行い、適正な旅費請求データについて経理書類(県の「支出負担行為書兼決議書」)を電子的に作成する業務であり、その作業内容は、次のとおりである。 審査に当たっては、県が貸与する、県の旅費制度及び旅費システムの操作方法に関する説明書一式(旅費事務の手引、旅費システムマニュアル及び審査上の留意事項等)を参照し、適正な審査を行うこと。 業務の実施中に疑義が生じた場合、業務従事者は、個人の裁量で対応することなく総括責任者に報告し、総括責任者は県の指示を仰ぎ、それを業務従事者に伝えること。 ①県内出張の処理方法旅費システム等を操作して、県の旅費制度に照らして、旅費請求データの内容の適否を点検・確認し、・適正な旅費請求データについて「支出負担行為書兼決議書」を電子的に作成する。 ・不適正な旅費請求データについて適正でない理由を記載して、電子的に差し戻し処理を行う。 ②旅行代理店請求書の処理方法(手順１) 代理店請求書について、その内容の形式チェックを行い、提出日を記録する。 (手順２) 旅費システムを操作して、その代理店請求書に該当する旅費請求データが、県から旅費システムを介して提出済か未提出かを確認し、・旅費請求データが提出済の場合は、「旅費請求データに付番された整理番号」と「別途県が指示する支払日」を、代理店請求書に記入する。 ・旅費請求データが未提出の場合は、代理店請求書を、旅行代理店ごとに区分保管し、適宜、旅費請求データの提出状況の確認を行う。 (手順３) 支払が完了した代理店請求書を、県が指示する方法により保管を行う。 ③旅費システムに入力を要するＪＲ特急指定席料金等の処理方法(手順) 県が指示する方法により旅費システムにおいて作業を行うこと。 ６ 業務従事者の条件業務従事者は、次の条件を満たさなければならない。 ⑴ 基本的なパソコン操作ができる。 旅費システム等の操作に当たっては、Windows系パソコン、Microsoft Officeのビジネスソフト(Word、Excel)等を使用するので、これらの操作が可能でなければならない。 また、パソコン操作やＩＴ技術のスキルレベルを表す資格を所持していることが望ましい。 ⑵ 愛媛県内の基本的な地理を理解している。 愛媛県の旧70市町村の位置関係が理解できるレベル⑶ コミュニケーション能力がある。 ⑷ 機密保持義務及び個人情報保護義務に関して理解している。 ⑸ 日本語による従事業務遂行に支障がない。 ⑹ 原則として、１年間継続して勤務できる者である。 ７ 業務従事者の体制等⑴ 業務従事者の体制等ア 受託者は、原則として、１年間継続して勤務できる業務従事者３名を常駐させるものとする。 イ 病気などの理由により業務従事者が業務に従事できない場合で、県からの要望があるときには、受託者が責任を持って代替人員の確保を図る。 ただし、従事業務の継続性及び効率性を確保する観点から、県は、代替人員の配置を求めない場合がある。 ウ 受託者は、やむを得ず業務従事者を交替させる場合には、その旨を事前に県に通知するとともに、後任の業務従事者に対して必要な事務引継を行い、以後の従事業務に支障がないよう適切な措置を講ずるものとする。 なお、この事務引継に係る経費は、受託者の負担とする。 ⑵ 総括責任者の選定及び役割受託者は、委託業務従事者への指揮命令及び県との連絡調整を行う総括責任者 1 名を配置すること。 但し、総括責任者を７(１)アの委託業務従事者に含めることができる。 県は、総括責任者に対して、委託業務及びその他業務に関連することについて指示・指導をするものとする。 (県が委託業務従事者に対して、指揮命令権を有するものではない。)８ 業務従事者の勤務に係る受託者の措置⑴ 受託者は、業務従事者に対し受託者の負担において給与、手当その他業務に必要な一切の経費について支払を行うものとする。 ⑵ パソコンを連続して操作する時間は１時間までとする。 １時間連続して操作したときには、少なくとも10分間の操作休止時間を設けるものとする。 ９ 業務従事者の勤務に係る県の措置従事業務の実施に必要なパソコン等の機器、机・椅子等の備品等については、県が用意し、業務従事者に利用させるものとする。 10 業務従事者に対する研修等受託者は、業務従事者に対し、必要な基礎知識(Windows系パソコン、Microsoft Officeのビジネスソフト(Word、Excel)等の基本的なパソコン操作)、機密保持及び個人情報保護に関する遵守事項及び接遇等について、受託者の責任において習得させるものとする。 11 一般的遵守事項⑴ 受託者及び委託業務従事者は、労働基準法、個人情報保護法、職員の旅費に関する条例、その他必要な法令及び県の規程等を遵守し、委託業務を実施する。 ⑵ 業務従事者は、県の信用を失墜させる行為をしないものとする。 ⑶ 業務従事者は、勤務時間中、従事業務の遂行に専念するものとする。 ⑷ 業務従事者は、言動に十分注意して、節度ある態度で業務に従事するものとする。 ⑸ 業務従事者は、県の庁舎内においては、受託者が作成した身元を証する名札等を常に着用するものとする。 ⑹ 業務従事者は、県のパソコン等の機器、机・椅子等の備品等を善良な管理者の注意をもって使用するものとする。 なお、これらが、業務従事者の責めに帰すべき事由により損壊し又は紛失した場合は、受託者の責任で補償するものとする。 ⑺ 業務従事者は、契約書に定める「個人情報取扱特記事項」、個人情報保護法、愛媛県情報セキュリティポリシー等を遵守しなければならない。 12 その他本仕様書の内容に関して生じた疑義事項については、県と受託者において別途協議し、対応を決定するものとする。