NEDO事業で取得した資産関連文書の電子化等に関する業務

NEDO事業で取得した資産関連文書の電子化等に関する業務 1入札公告2025年3月19日国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構契約担当職理事 吉岡 正嗣次のとおり一般競争入札(総合評価落札方式)に付します。 1. 競争入札に付する事項(1) 件名ＮＥＤＯ事業で取得した資産関連文書の電子化等に関する業務(2) 仕様等入札説明書によります。 (3) 履行期限2025年8月29日(4) 入札方法入札金額は総価で行います。 なお、本件については入札の際に提案書を提出し、企画審査を受けなければなりません。 落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の100分の10に相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格としますので、入札者は消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載してください。 ただし、その金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとします。 2. 競争参加資格(1) 当該契約を締結する能力を有しない者及び破産者で復権を得ない者は競争参加資格を有しません。 (2) 次の各号のいずれかに該当し、かつ、その事実があった後 2 年を経過していない者は競争参加資格を有しません(これを代理人、支配人、その他の使用人として使用する者についても同様とする。)。 (a) 契約の履行に当たり故意に工事若しくは製造等を粗雑にし、又は物件の品質若しくは数量に関して不正の行為をした者。 (b) 公正な競争の執行を妨げた者又は公正な価格を害し若しくは不正の利益を得るために連合した者。 (c) 落札者が契約を結ぶこと又は契約者が契約を履行することを妨げた者。 2(d) 監督又は検査の実施に当たり職員の職務の執行を妨げた者。 (e) 正当な事由がなくて契約を履行しなかった者。 (f) 競争に参加するための手続又は契約の履行に関する手続に際し、虚偽の申告をした者。 (g) 前各号のいずれかに該当する事実があった後2年を経過しない者を、契約の履行に当たり代理人、支配人、その他の使用人として使用した者。 (3) 令和07・08・09年度の国の競争参加資格(全省庁統一資格)において「役務の提供等」の「A」、「B」又は「C」等級に格付けされている者であること。 (4) 入札説明会に参加した者であること。 (5) 各省各庁、政府関係法人等からの補助金交付等停止措置又は指名停止措置が講じられている者ではないこと。 3. 入札希望者の義務本入札に参加を希望する者は、当機構が交付する仕様書に基づいて提案書を作成し、これを入札書に添付して入札書の提出期限内に提出しなければなりません。 また、開札日の前日までの間において当機構から当該書類に関しての説明を求められた場合は、これに応じなければなりません。 なお、入札者が作成した提案書は当機構において審査するものとし、採用し得ると判断した提案書を添付した入札書の提出者を落札決定の対象とします。 4. 契約条項を示す場所等(1) 契約条項を示す場所等(a) 契約条項を示す場所神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構(b) 入札説明書の交付入札説明書は入札説明会参加希望者に対して交付します。 (c) 入札説明会当該業務の内容、入札に当たっての具体的な手続、提出する書面等について説明会をオンライン(Microsoft Teams)で開催しますので、説明の内容を理解できる方の御参加をお願いします。 説明会は日本語で行います。 参加希望者は、申込期限までに以下のURLから会社名、参加者の氏名、E-mail アドレス及び携帯電話番号を御登録ください。 御登録いただいた方に、専用のリンク及びIDを送付します。 参加者は各社2名以内とします。 なお、途中参加は認められません。 また、申込期限までに以下のURLから入札説明書をダウンロードください。 開催日時: 2025年3月27日(木)13時30分参加登録URL: https://app23.infoc.nedo.go.jp/qa/enquetes/po0hhlivyqev3申込期限: 2025年3月26日(水)12時(2) 入札書・提案書等の提出期限及び提出先2025年4月14日(月)12時必着(郵送・持参共通)〒212-8554神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー16階国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構 法務部調達契約課 竹田郵送の場合は書留、特定記録等の記録の残る方法に限ります。 持参の場合は 16 階「総合案内」で受付を行い、指示に従ってください。 「総合案内」の受付時間は10時から17時まで(12時から13時まで、土曜日、日曜日及び国民の祝日を除く)とします。 (3) 開札の日時及び場所2025年4月24日(木)13時30分神奈川県川崎市幸区大宮町1310番 ミューザ川崎セントラルタワー16階国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構 会議室Aただし、公正な競争性を確保できないと判断された場合は、開札を延期又は中止とすることがあります。 5. その他(1) 入札保証金及び契約保証金全額免除(2) 入札の無効本公告に示した競争参加資格のない者による入札及び入札に関する条件に違反した入札。 (3) 契約書作成の要否要(4) 落札者の決定方法当機構の作成した予定価格の制限の範囲内で当機構が入札説明書で指定する要求事項のうち、必須とした項目の最低限の要求を全て満たしている提案をした入札者の中から、当機構が定める総合評価の方法をもって落札者を定めるものとします。 ただし、落札者となるべき者の入札価格によっては、その者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、又はその者と契約することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価格の制限の範囲内の価格をもって入札した他の者のうち、評価の最も高い者を落札者とすることがあります。 (5) 問合せ先4問合せはE-mail で受け付けます。 E-mail には入札件名、会社名、氏名、電話番号、E-mail アドレスを明記してください。 (a) 入札・契約等に関する問合せ件名: 【問合せ】ＮＥＤＯ事業で取得した資産関連文書の電子化等に関する業務宛先: 法務部調達契約課 竹田E-mail: keiyakuka_tender@ml.nedo.go.jp(b) 仕様・提案書等に関する問合せ件名: 【問合せ】ＮＥＤＯ事業で取得した資産関連文書の電子化等に関する業務宛先: 総務部企画課 長谷川E-mail: soumu_toukatukikaku@ml.nedo.go.jp(c) 問合せ期限2025年4月3日(木)12時(6) 契約に係る情報の公表「独立行政法人の事務・事業の見直しの基本方針」(平成22年12月7日閣議決定)において、独立行政法人と一定の関係を有する法人と契約をする場合には、当該法人への再就職の状況、当該法人との間の取引等の状況について情報を公開するなどの取組を進めるとされているところです。 本入札の落札者については、当機構との関係に係る情報を当機構のホームページで公表します。 詳細については、以下のURLを御参照ください。 https://www.nedo.go.jp/content/100431960.pdfまた、本入札の件名、落札者の商号又は名称、住所、落札金額又は契約金額、入札方法及びその他必要な事項について、別途、当機構のホームページで公表します。 これらの公表事項については、本入札への応札又は応募をもって同意されたものとみなします。 (7) NEDO公式X(旧Twitter)の御案内入札情報に関するお知らせはNEDO公式X(旧Twitter)で随時発信しています。 是非フォローいただき、御活用ください。 https://www.nedo.go.jp/nedomail/index.html 1別紙仕様書Ⅰ．件名ＮＥＤＯ事業で取得した資産関連文書の電子化等に関する業務Ⅱ．目的ＮＥＤＯは設立以来、様々な研究開発を支援しており、これらの推進にあたっては実施者が必要な装置類等を資産として取得し、それらを元に技術の検証を行ってきた。 そのうち、過去の事業実施期間中にあたってはまだデジタル環境が十分には整っていなかったため、研究開発を推進するにあたって取得した資産に関連する資料が紙ベースでしか保存されていないものもある。 今般、オフィス環境の変化に伴い紙文書の整理を行う必要があること、また今後の業務効率化の観点から、外部倉庫で保管する事業の資産関連資料について、試行的にデータベース化を行うとともに、データベース化を行う過程で得られた課題・知見等を分析して資産関連文書の適切な管理方法について考察を行うことを目的として業務を実施する。 Ⅲ．業務内容本業務では、まず該当資料の管理状況を把握し、それを元に作業要領及び計画を立案すること。 その後、その計画に沿って実作業を通して試行し、その試行の中で得られた課題や更なる効率化に向けた改善を考察し、とりまとめること。 計画立案から分析・考察までの作業については受注者が保有するノウハウ等を用いて工夫し、効率的に進めることとする。 (１)対象とする資産関連資料の管理状況に関する現状把握と作業要領及び計画の立案①対象となる紙文書：法人文書ファイル約６００冊②対象となる電子データ：約２５，０００ファイル①の対象紙文書について、それぞれ文書の種類や種類ごとの整理状況について、文書ファイル名や作成年月日等の情報を参考に把握し、効率的な作業計画及びスケジュールを検討すること。 また、②の電子データについても事前確認を行い、フォルダの整理体系等を把握した上で、①の作業計画及びスケジュールに反映すること。 あわせて、詳細な作業要領についても作成し作業実施前までにＮＥＤＯの合意を得ること。 (２)計画に基づいたデータベース化作業の実施(１)で立案した計画に基づき、データベース化作業を実施すること。 ・データベース化作業を実施する環境は以下のいずれかとする。 １)ＮＥＤＯ川崎本部内の指定する会議室にて、提供されるＮＥＤＯ環境とする。 なお、作業を実施する場合の条件は以下とする。 ①情報端末((１)②の保存先にアクセス可能なモバイルパソコン)について、必要となる台数をＮＥＤＯより貸与する。 なお、貸与した端末は、指定する会議室内に限って取り扱2うものとし、ＮＥＤＯの許可なく会議室外へ持ち出すことは禁止する。 ②ＮＥＤＯ川崎本部内の指定する会議室に入退出するためのセキュリティカードを貸与する。 ③作業に必要な事務用品(クリアファイル、クリップ、付箋等)について貸与する。 ２)自社スペース等受注者側が準備する場合は、文書の搬送から作業・返却までの過程においてセキュリティの担保が確実に可能な環境とする。 なお、作業を実施する場合の条件は以下とする。 ①(１)①の対象となる紙文書の搬送・返却については受注者にて責任を持って対応すること。 ②紙文書の保管においては鍵のかかる場所等で善管注意義務の下、受注者の責にて管理すること。 ②PCやPC利用環境、事務用品等の作業に必要な一切を受注者の負担にて準備すること。 ・対象となる文書ファイルに綴じられている文書を確認し、資産関連の文書についてPDFデータとして保存するとともに、NEDOが提供するＥｘｃｅｌ形式のデータベースに資産ごとに以下の項目について入力作業を行うこと。 １)での作業の場合は、NEDO職員にてPDF化作業を行うため、ファイル内での文書の保存位置等を明示した上で、文書ごとにクリアファイルに保存し、１日作業分をまとめてＮＥＤＯ職員へ提出し、ＮＥＤＯ職員から返却される文書は元の文書ファイル位置に綴じること。 ２)での作業の場合は、受注者がPDF化を実施すること。 【入力項目】事業名、事業者名、財産名、規格、数量、単価、金額、取得年月日、耐用年数、保管場所、処分状況等・また、(１)②の対象となる電子データについてファイルの内容を確認し、同様に該当する資産関連の文書があれば、ファイルのデータを保存するとともに、Ｅｘｃｅｌ形式のデータベースへの入力を行うこと。 ・判断に迷う場合は、都度ＮＥＤＯ担当者へ相談し、指示を仰ぐこと。 (３)課題・知見等の分析・考察(１)で立案した計画及び作業要領と(２)の実作業を通じて得られた課題・知見等を俯瞰的に分析・考察し、とりまとめを行うこと。 今回の調査では指定する一部の文書類について作業を実施するが、今後同様の事象が発生することも考えられるため、作業要領(効率的な作業方法)や、今後の管理の検討に有用な分析を行い、課題・改善の方向性について報告書としてまとめること。 Ⅳ．その他付帯業務その他Ⅲ(1)から(3)に付帯する業務を行うこと。 Ⅴ．納入物納入物の名称、本仕様書上の記載箇所、納入場所及び納入期限は以下のとおり。 3項番 名称 記載箇所 納入場所 納入期限ア 該当文書のPDFデータ Ⅲ．(2) 発注者の事務所 2025年8月29日(金)イ 該当文書を入力したエクセルデータⅢ．(2) 発注者の事務所 2025年8月29日(金)ウ 報告書 Ⅲ．(3) 発注者の事務所 2025年8月29日(金)Ⅵ．業務完了の通知全ての業務が完了したときは、完了報告を2025年8月29日(金)までに書面で発注者に通知すること。 Ⅶ．情報管理本業務の履行で知り得た一切の情報及び発注者から提供、指示又は預託された情報を取り扱うに当たっては、善良なる管理者の注意をもって漏えい等防止の取組を行い、適切な情報管理を行うこと。 また、本業務の目的以外には利用しないこと。 1．情報管理体制①受注者は、本業務で知り得た情報を適切に管理するため、次の履行体制を確保し、発注者に対し「情報取扱者名簿」(氏名、所属部署、役職、国籍等が記載されたもの)及び「情報管理体制図」(情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面)を契約前に提出し、発注者の同意を得ること。 また、情報取扱者の個人住所、生年月日、パスポート番号を発注者から求められた場合は、速やかに提出すること。 なお、情報取扱者は、本業務の遂行のために最低限必要な範囲で設定すること。 (確保すべき履行体制)契約を履行する一環として受注者が収集、整理、作成等を行った一切の情報が、発注者が保護を要さないと確認するまでは、情報取扱者名簿に記載のある者以外に伝達又は漏えいされないことを保証する履行体制を有していること。 ②本業務で知り得た一切の情報について、情報取扱者以外の者に開示又は漏えいしてはならない。 ただし、発注者の承認を得た場合はこの限りではない。 ③①の情報セキュリティを確保するための体制を定めた書面又は情報取扱者名簿に変更がある場合は、あらかじめ発注者へ届出を行い、同意を得ること。 2．履行完了後の情報の取扱い発注者が提供した資料又は発注者が指定した資料の取扱い(返却・削除等)については、発注者の指示に従うこと。 4Ⅷ．その他1．本業務で作成した納入物の著作権(著作権法第27条及び第28条に規定する権利を含む。)及び所有権は発注者に帰属するものとし、受注者は著作物について著作者人格権を行使しないものとする。 また、納入物に第三者が権利を有する既存著作物が含まれる場合は、受注者は当該既存著作物の使用に必要な費用負担及び使用許諾契約等に係る一切の手続を行い、当該既存著作物の内容について発注者の了承を得ること。 2. 受注者は適格請求書発行事業者である場合、発注者に対し適格請求書を交付すること。 3．仕様にない事項又は仕様について生じた疑義については、発注者と協議の上解決すること。 4．本業務は本仕様書及び受注者が入札時に提出した提案書に基づき実施すること。