【公募型プロポーザル】広島市定額減税補足給付金（不足額給付）支給等業務

【公募型プロポーザル】広島市定額減税補足給付金（不足額給付）支給等業務 1/3広島市定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務に係る公募型プロポーザル手続開始の公示令和７年３月２７日次のとおり、企画提案書の提出を招請します。 広島市長 松井 一實１ 業務の概要⑴ 業務名広島市定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務⑵ 業務内容「広島市定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務 基本仕様書」のとおり⑶ 契約期間契約締結日から令和８年２月２８日まで⑷ 事業費本業務に係る費用は２３７,６９５,７００円(消費税及び地方消費税を含む。)以内とする。 ⑸ 契約担当課広島市企画総務局総務課(本庁舎９階)〒７３０－８５８６ 広島市中区国泰寺町一丁目６番３４号TEL ０８２－５０４－２０３３ FAX ０８２－５０４－２０６９電子メール soumu@city.hiroshima.lg.jp２ 受託候補者の特定方法公募型プロポーザルを実施し、受託候補者を特定する。 公募型プロポーザル手続などの詳細については、「広島市定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務に係る公募型プロポーザル説明書」(以下「プロポーザル説明書」という。)による。 ３ 応募資格次に掲げる条件を全て満たしている者であること。 ただし、共同企業体の場合は、⑴、⑶及び⑷については全ての構成員が、⑵及び⑹については代表者が、⑸については構成員の１者以上が要件を満たしていること。 (1) 地方自治法施行令第１６７条の４及び広島市契約規則第２条の規定に該当していない者であること。 (2) 広島市競争入札参加資格の「令和５・６・７年」の「物品の売買，借入れ，修繕及び製造の請負並びに役務(建設コンサルティングサービスに係る役務を除く。)の提供」の契約の種類「役務の提供」の「施設維持管理業務を除く役務」の登録種目「３０－０６ 情報処理(コンピューター関連)」又は「３０－１５ その他」に登録されている者であること。 (3) 広島市税並びに消費税及び地方消費税を滞納していない者であること。 (4) 公示日から受託候補者の特定までの間のいずれの日においても、営業停止処分又は広島市2/3の指名停止措置若しくは競争入札参加資格の取消しを受けていないこと。 (5) 政令市又は中核市において、特別定額給付金支給業務※又は新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金若しくは物価高騰対応重点支援地方創生臨時交付金を活用した給付金支給業務(個人を対象とした給付金支給業務に限る。)の契約を受託し、適正な履行実績を有すること。 ※ 「新型コロナウイルス感染症緊急経済対策」(令和2年4月20日閣議決定)の一環として実施したもの。 (6) 一般財団法人日本情報経済社会推進協会の承認するプライバシーマーク及びISO/IEC27001を取得していること。 ４ プロポーザル説明書などの配布方法プロポーザル説明書等は、広島市のホームページ(https://www.city.hiroshima.lg.jp/)のトップページの事業者向け情報 > 入札・契約情報 > 入札発注情報 > プロポーザル・コンペの案件情報 > 令和７年度 プロポーザル・コンペ案件 > 【公募型プロポーザル】広島市定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務からダウンロードすることができる。 ただし、これにより難い場合(ダウンロードができない場合を含む。)は、次により配布する。 ⑴ 配布期間公示日から令和７年４月１７日(木)までの閉庁日を除く日の午前８時３０分から午後５時１５分まで⑵ 配布場所前記１⑸の契約担当課５ 応募資格確認申請書の提出⑴ 提出期間公示日から令和７年４月１０日(木)までの閉庁日を除く日の午前８時３０分から午後５時１５分まで⑵ 提出場所前記１⑸の契約担当課⑶ 提出方法応募資格確認申請書(様式１)を作成し、添付書類とともに、持参又は郵送(郵便の場合は配達証明付き書留郵便に限る。提出期限までに必着のこと。)にて提出すること。 ⑷ 応募資格確認結果の通知応募資格確認申請書の受理・審査後、応募者に速やかに書面にて通知する。 ６ 質問の受付及び回答⑴ 受付期間公示日から令和７年４月９日(水)までの閉庁日を除く日の午前８時３０分から午後５時１５分まで⑵ 提出場所前記１⑸の契約担当課⑶ 受付方法質問書(様式９)に記入の上、電子メール又はＦＡＸで提出すること。 3/3⑷ 質問に対する回答質問者に直接回答するほか、前記１⑸の契約担当課において、令和７年４月１７日(木)までの閉庁日を除く日の午前８時３０分から午後５時１５分まで供覧するとともに、広島市ホームページに掲載する。 ７ 提案書の提出⑴ 提出期限令和７年４月１７日(木)午後５時１５分まで⑵ 提出場所前記１⑸の契約担当課⑶ 提出方法持参又は郵送(郵便の場合は配達証明付き書留郵便に限る。提出期限までに必着のこと。)８ 費用見積額(税込)の提出内訳を記載した費用見積額(税込)を上記７の提案書と併せて前記１⑸の契約担当課に提出すること(任意様式(月毎の費用見積額は不要))。 ９ 審査⑴ 広島市定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務プロポーザル審査委員会が行う。 ⑵ 審査基準・方法プロポーザル説明書による。 ⑶ 審査結果の通知プロポーザル説明書による。 10 その他⑴ 本プロポ－ザル手続において用いる言語及び通貨は、それぞれ日本語及び日本円とする。 ⑵ 次に揚げる応募は、無効とする。 ア 本件公示に示した応募に参加する者に必要な資格のない者がした応募イ 提案書等に虚偽の記載をした者又はその他不正の行為をした者がした応募⑶ その他、詳細はプロポーザル説明書による。 受託候補者特定基準80③ (5)20100審査項目 主眼点 配点１ 実 施 方 針 等①管理体制及び業務スケジュール 業務全体の管理体制(総括責任者、指揮命令系統等)が明確かつ適切であるか(再委託がある場合は、再委託先の責任体制も含む)。 業務を遅滞なく適切に履行できる計画(具体的な進捗管理の方法含む。)となっているか。 (10)②対象者の抽出及び対象者審査・管理用データベースの構築・運用保守業務 発注者の要望を備えたシステムとなっているか。 また、具体的な内容が示されており、業務を円滑かつ効率的に行うことができる内容となっているか。 (15)③オンライン申請システムの構築・運用保守業務 発注者の要望を備えたシステムとなっているか。 また、具体的な内容が示されており、申請者の利便性を考慮した内容となっているか。 (5)(10)④ コールセンター等業務 問合せ者等を待たせることなく、業務を停滞させることのない安定的な体制が示されているか。 問合せ急増時の対応等が具体的に示されており、適切な内容となっているか。 (10)⑤ 申請窓口業務 来所者を待たせることなく、業務を停滞させることのない安定的な体制が示されているか。 運営方法やセキュリティ対策等が具体的に示されており、適切な内容となっているか。 (15)(10)⑥ 事務センター業務 業務を停滞させることのない効率的で安定的な体制が示されているか。 誤支給を防止するための方策等が具体的に示されており、適切な内容となっているか。 (15)⑦ 従事者の確保・育成 従業員の選定・要員確保の方法が具体的に示されているか。 従業員に対する研修や教育が十分に行われる体制となっており、業務を円滑に行うことができる内容となっているか。 合計② 地域貢献度 提案者の住所(所在地)や再委託先が広島市内にあるか。 (5)小 計２ その他費用見積額 適切な事業経費の見積となっており、経費圧縮に努めているか。 小 計① 受託実績 提案内容の実現性を信頼できる受託実績を有しているか。 1【評価方法】⑴ 受託候補者の特定に当たっては、プレゼンテーションを実施する。 ⑵ 定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務プロポーザル審査委員会において、受託候補者特定基準 に基づき、公平かつ客観的に審査及び評価を行う。 ⑶ 受託候補者特定基準に記載の「１ 実施方針等」及び「２ その他」の合計をもって事業者の得点と し、プレゼンテーションによる審査の得点の高さに基づき受託候補者の優先順位を決定する。 ⑷ 合計点が６割(６０点)に満たない場合、その提案は無効とする。 - 1 -広島市定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務 基本仕様書１ 業務名広島市定額減税補足給付金(不足額給付)支給等業務２ 業務の目的デフレ完全脱却のための総合経済対策における物価高への対応として、新たな経済に向けた給付金・定額減税一体措置として実施する、広島市定額減税補足給付金(不足額給付)の対象となる方への給付金の支給事務を円滑に実施するもの。 ３ 履行期間契約締結の日から令和８年２月２８日まで４ 給付の概要⑴ 不足額給付Ⅰア 給付金の内容当初調整給付※の算定に際し、令和５年所得等を基にした推計額(令和６年分推計所得税額)を用いて算定したことなどにより、令和６年分所得税及び定額減税の実績額等が確定したのちに、本来給付すべき所要額と当初調整給付額との間に差額が生じ、結果として支給額に不足が生じた方へ、その差額を支給する。 ※ 納税義務者及び配偶者を含めた扶養親族等(国外居住者を除く。)に基づき算定される定額減税可能額が、令和６年に入手可能な課税情報等を基に把握された当該納税義務者の令和６年分推計所得税額又は令和６年度分個人住民税所得割額を上回る者に対し、当該上回る額の合算額を基礎として１万円単位で切り上げて算定した額を支給するもの(令和６年度実施)イ 給付金支給対象者数約１０９,６００人ウ 支給額本来給付すべき所要額が当初調整給付額を上回る場合に、その差額エ 手続き等(今後の業務の検討状況に応じて変更となる場合がある。)(ｱ) プッシュ型方式 約７２,９００人(見込)支給対象者へ入金予定日・入金口座(本市で把握している口座又は公金受取口座)等を記載した支給に係るお知らせを送付し、手続期限までに辞退や口座変更を希望する旨の申出がない限り、手続不要で支給する。 (ｲ) 確認書方式 約２７,７００人(見込)支給対象者へ支給額等の確認事項を記載した確認書等を送付する。 支給対象者は記載事項等の確認を行い、また、振込口座等の必要事項を記入の上、必要書類を添付して、郵送等で提出又は窓口若しくはオンラインで申請を行う。 (ｳ) 申請書 約９,０００人(見込)支給対象者が、申請書に必要事項を記入し必要書類を添付の上、窓口で申請又は郵送等で提出する。 - 2 -⑵ 不足額給付Ⅱア 給付金の内容以下のいずれの要件も満たす方へ、定額の給付金を支給する。 (ｱ) 所得税及び個人住民税所得割ともに定額減税前税額がゼロ(ｲ) 税制度上、「扶養親族」対象外(ｳ) 低所得者世帯向け給付(令和５年非課税給付等、令和６年非課税化給付等)対象世帯の世帯主・世帯員※に該当していない。 ※ 令和５年度の住民税非課税世帯への給付若しくは均等割のみ課税世帯への給付又は令和６年度に新たに住民税非課税若しくは新たに均等割のみ課税となった世帯への給付(いずれの給付も物価高騰対応重点支援地方創生臨時交付金を財源として給付したものに限る。)の支給対象となった世帯(未申請・辞退世帯を含む。)の世帯主・世帯員イ 給付金支給対象者数約１６,３００人ウ 支給額一人当たり原則４万円※ 令和６年１月１日時点で国外居住者であった場合には３万円エ 手続き等(今後の業務の検討状況に応じて変更となる場合がある。)原則として、支給対象者が、申請書に必要事項を記入し必要書類を添付の上、窓口で申請又は郵送等で提出する。 ５ 業務内容受注者は、以下に掲げる業務を実施すること。 ⑴ 対象者の抽出及び対象者審査・管理用データベースの構築・運用保守業務ア 概要発注者が提供する住民情報及び課税情報等に基づき、支給対象者の抽出及び支給金額の算出を行うとともに、対象者審査・管理用データベースを構築し、運用保守を行うこと。 また、データベースの構築は、国内に設置されたデータセンター(JDCC(日本データセンター協会のデータセンターファシリティスタンダード)Tier3相当以上のサービスレベル)又はISMAP(政府情報システムのための評価制度)に登録されているサービスを利用し、第三者からのアクセスによる情報漏洩防止等が担保されること。 なお、以下の日程(予定)を踏まえ、データベースの構築等を行うこと。 ・ 令和７年５月 テストデータ提供・ 〃 ７月～８月 本番データ提供、対象者の抽出、書類等の発送準備・ 〃 ８月下旬頃 事務センター等での利用開始イ データベース構築・運用保守期間契約締結の日から令和８年２月２８日までウ 人員配置(ｱ) 体制本データベースの構築等に当たっては、必要な人員を確保し、これらを統括する責任者を配置すること。 (ｲ) バックアップ体制作業のスケジュールに合わせ、必要な人員を確保し、業務に支障を来すことなく運営できる体制を整えること。 - 3 -エ 対象者の抽出及びデータベースの仕様(ｱ) 支給対象者の抽出及び支給金額の算出に必要な機能・ 発注者が示す判定基準に基づき、死亡や転出等の住民状態ごとに支給対象者かどうかを判定すること。 ・ 本来給付すべき所要額を算出するとともに、当該額と当初調整給付額との差額(１万円単位)を算出すること。 ・ 住民情報及び課税情報等の更新データを随時提供するため、当該更新データに基づいて、支給判定、支給額の算出及び住民情報の更新等を行うとともに、必要となるデータの加工等は、受注者において行うこと。 データ提供の時期は別途調整する。 ・ 支給判定等を行う途中で、個人情報の不一致や値の不整合等が生じた場合、該当者に関する詳細情報を記載した一覧を出力し、発注者に確認するとともに、受注者においてもその原因の調査を行うこと。 ・ 国の示す「不足額給付のための算定ツール」を利用する場合、発注者が提供する課税情報等に基づき、当該算定ツールの利用のために必要となるデータを作成すること。 (ｲ) 対象者審査・管理に当たって必要な機能・ 本市の全住民等(転出入者を含む。約１２０～１４０万人を想定)について、令和６年分所得税情報(令和６年中の所得情報等(課税資料(確定申告書等)に係る情報を含む。 ))、令和６年度分個人住民税情報(令和５年中の所得情報等)、当初調整給付に係る情報及び低所得世帯向け給付に係る情報等のいずれも登録可能であること。 なお、現時点で想定しているデータ項目は別紙のとおり。 ・ 不足額給付Ⅱの対象者見込判定を行うとともに、判定状況を登録可能であること。 ・ 発注者及び受注者の双方が、構築されたデータベースを用いて、給付類型ごとに対象者情報や給付金額、その他個人の申請状況や各工程の動向等(オンライン申請システムに係る情報を含む。)の関連情報が確認できること。 ・ 発注者が指定した申請状況や各工程の動向等の対象者について、随時抽出できるよう、正確にステータス管理ができること。 ・ 作成したデータベースを活用し、発注者及び受注者双方が、問合せ対応等が迅速に行える画面構成とすること。 ・ データベース上、秘匿する必要がある個人情報については、発注者又は発注者が許可する者とその他の者が閲覧する画面の表示項目を変えるなど、特別な取扱いが可能な機能を有すること。 ・ 個人とその扶養親族等の紐付けを行い、被扶養者及びその扶養者を容易に検索できること。 ・ 個人と低所得者世帯向け給付対象世帯情報等の紐付けを行い、個人が低所得者世帯向け給付対象世帯の世帯主又は世帯員に該当している場合は、当該世帯情報(給付の種別、受給の有無及び世帯構成を含む。)を容易に確認できること。 ・ 本給付金の対象者に送付する各種帳票等を作成可能な機能を有すること。 ・ 申請窓口、郵送等により受領した確認書等の情報や、申請窓口、コールセンターでの問合せ内容等、本業務を行うに当たり必要な情報を管理できる機能を有すること。 ・ 発注者が提供する提供データ(ＣＳＶ又はＥＸＣＥＬ形式を想定)の取込機能を有し、関連情報を管理できること。 なお、取込に当たって提供データの加工等が必要な場合は受注者において行うこと。 - 4 -・ データベース上に入力されている情報をレポートできること。 発注者が、本給付金に係る統計資料を作成する必要があることから、データベースの任意の項目をＥＸＣＥＬで加工できるデータとして出力できること。 ・ 当初の支給判定等情報及び更新時の支給判定等情報のいずれも保持し、個人の住民状態や所得情報等の履歴が確認できること。 オ テスト・エラーチェック受注者は、本データベースの稼働テスト・エラーチェックを行い、正常に稼働することを確認した上で、本業務に使用すること。 カ 障害対策・ システム(データ及びプログラムなど)、サーバ機器及びクライアントＰＣ等の障害等により、作業が長時間にわたり中断することがないよう、事前にデータバックアップや予備機の準備等を行い、十分な対策を講じること。 ・ ネットワークの障害等により、作業が長時間にわたり中断することがないよう、冗長化等の対策を行うこと。 キ 保守本契約における各業務に支障が生じないよう、システム(データ及びプログラムなど)、サーバ機器及びクライアントＰＣ等の保守を行うこと。 ク その他(ｱ) 住民情報及び課税情報等に係るテストデータは令和７年５月頃、本番データは令和７年７月から８月頃の提供を予定している。 (ｲ) 提供データの形式等は以下を予定している。 ファイル形式：ＣＳＶデータ長：可変長文字コード：ＵＴＦ－８(ｳ) データレイアウト、データ項目と書類のレイアウトとの調整等については、契約締結後、別途協議するものとする。 (ｴ) 書類等への印字に当たっては、発注者が提供する外字データに対応して印字すること。 (ｵ) 本市で把握している口座情報(当初調整給付時の振込先口座等)についても発注者から提供するため、データベースに登録の上、必要に応じて書類等へ印字すること。 (ｶ) 課税情報等に係るデータ(テストデータを含む。)は、発注者が指定する場所において記録媒体で引き渡し、搬送は受注者が行うこととする。 ただし、専用線による通信等のセキュリティ対策が実施された方法で発注者が認める場合は、この限りでない。 (ｷ) データの搬送に当たっては、鍵がかかる専用のバッグ等を使用し、慎重かつ丁寧に扱い、盗難、紛失、破損等がないよう細心の注意を払うこと。 - 5 -⑵ オンライン申請システムの構築・運用保守業務ア 概要申請者の利便性向上を図るため、給付申請から給付状況確認までのプロセスをインターネットにより完結させることで、迅速かつ効率的な給付を可能とするオンライン申請システムを構築する。 また、申請者の状況に応じて少なくとも以下の手続き等が可能となるようシステム構築を行うとともに、システム構築は国内に設置されたデータセンター(JDCC(日本データセンター協会のデータセンターファシリティスタンダード)Tier3相当以上のサービスレベル)又はISMAP(政府情報システムのための評価制度)に登録されているサービスを利用し、第三者からのアクセスによる情報漏洩防止等が担保されること。 手続内容等 添付資料受給の手続(確認書方式用)・本人確認書類・口座確認書類 等※少なくとも各２枚は添付可能な仕様とすること。 口座変更の手続(プッシュ型方式用)同上辞退の手続(プッシュ型方式用)・本人確認書類 等※少なくとも２枚は添付可能な仕様とすること。 再申請の手続(手続内容に不備があった場合に使用)・本人確認書類・口座確認書類 等※少なくとも各２枚は添付可能な仕様とすること。 進捗状況の確認(支給対象者が手続の進捗状況等を確認する場合に使用)―なお、以下の日程を踏まえ、システム構築等を行うこと。 ・ 契約締結日以降 オンライン申請システムの構築開始・ 手続書類発送日以降 運用開始イ システム構築・運用保守期間契約締結の日から令和８年２月２８日までウ 人員配置(ｱ) 体制本システムの構築等に当たっては、必要な人員を確保し、これらを統括する責任者を配置すること。 (ｲ) バックアップ体制作業のスケジュールに合わせ、必要な人員を確保し、業務に支障を来すことなく運営できる体制を整えること。 エ システムの仕様(ｱ) 申請等に当たって必要な機能・ 申請時に本人を特定することができる仕組みを設けるとともに、同一人物が重複して申請できない仕組みも設けること。 ・ 必須、任意入力項目の区別ができるレイアウトであること。 ・ 入力漏れや入力不備がある場合にエラーメッセージを表示できること。 - 6 -・ 入力項目に対する補足説明を付記できること。 ・ 入力内容の一時保存ができること。 ・ 郵便番号入力後に住所の一部を自動表示できること。 ・ 口座情報入力時に金融機関名等を簡単に検索できること。 ・ ファイル、画像のアップロードができること。 また、少なくともＪＰＧ、ＰＮＧ、ＧＩＦ、ＴＩＦＦについてはアップロード可能とすること。 ・ 申請完了前に入力情報を確認できること。 ・ 申請完了前に修正が必要な箇所だけ修正できること。 ・ 申請完了時に完了画面を表示すること。 ・ 申請時に入力したメールアドレス宛に、申請受付通知等(進捗状況の確認ページ案内、申請不備に係る案内等を含む。)を送信できること。 ・ 申請内容に不備があった場合の再申請を本システムで行えること。 また、申請内容の不備に応じた対応が可能であること。 ・ 対象者(オンライン申請をしていない者を含む。)に係る確認書等の受付以降の進捗状況について、対象者がオンライン上で確認できる仕組みを構築すること。 この際、受給要件該当者及び非該当者毎にリストを作成すること。 ⑬ 特に、非該当者のリストの作成に当たっては、受給要件に該当しない理由を明確にすること。 ⑭ ⑫・⑬の結果、発注者が受給要件に該当するとの判断を行った者については、確認書等の必要な書類を送付するなど前記５⑸ク(ｲ)aに準拠して事務を行うこと。 また、支給対象者であることが確認できなかった者については、必要に応じて支給できない旨の連絡を行うこと。 〇 不足額給付Ⅱ(申請書方式)① 申請書等をもとに、必要項目の確認を行うとともに、対象者審査・管理用データベースを用いて、受給要件該当の有無、該当する場合の支給額等の確認を行うこと。 なお、申請者から提出される資料等によって、必要な事項の確認箇所等が異なることから、当該確認方法等については、契約締結後、別途発注者から受注者に対して指示するものとする。 - 19 -② 申請者から提出される申請書類等では、受給要件該当の有無を確認することができない場合や記載内容等に疑義がある場合は、必要に応じて電話、郵送、電子メール等による連絡を行い、必要な事項の確認等を行うこと。 ③ 提出されている申請書類等の対応に当たり、疑義が生じた場合は、受注者は速やかに発注者に相談の上、対応を行うこと。 ④ 受給要件該当の有無の確認に当たり、他自治体等への確認が必要な事項がある場合は、必要に応じて前述の不足額給付Ⅰ(申請書方式)における当初調整給付自治体等への照会事務に準じて対応を行うこと。 なお、照会内容、照会方法等については、契約締結後、別途発注者から受注者に対して指示するものとする。 ⑤ 照会先の自治体から照会内容に係る問合せがあった場合は、内容に応じて回答を行うこと。 また、必要に応じて発注者に取り次ぐこと。 ⑥ 照会先から回答があった場合は、当該内容を踏まえ、対象者審査・管理用データベースを用いて、受給要件への該当の有無の確認等を行うこと。 ⑦ 他自治体等から同様の照会があった場合は、照会内容に応じて、対象者審査・管理用データベースのデータを基にデータを抽出するとともに、必要に応じて発注者に相談の上回答を作成すること。 なお、データの抽出方法等の詳細については、契約締結後、別途発注者から受注者に対して指示するものとする。 ⑧ 照会内容に疑義がある場合は、受注者は速やかに発注者と対応を協議すること。 ⑨ 照会元の自治体等から照会に対する回答に係る問合せがあった場合は、内容に応じて回答を行うこと。 また、必要に応じて発注者に取り次ぐこと。 ⑩ 受給要件の確認に当たり、必要に応じて、不足額給付の他の区分(不足額給付Ⅰ(申請書方式)等)に該当する可能性がないかの確認も行うこと。 ⑪ 受給要件の確認と併せて、申請書等の情報と本市で把握している課税情報等の内容を突合すること。 その結果、相違があることが判明した場合は、相違理由等を整理するとともに、別途発注者が指示する対応をとること。 ⑫ 受給要件の確認に必要な精査が完了したものについては、発注者が、支給決定の判断を速やかに行えるよう整理した上で、発注者へ引き継ぐこと。 この際、受給要件該当者及び非該当者毎にリストを作成すること。 ⑬ 特に、非該当者のリストの作成に当たっては、受給要件に該当しない理由を明確にすること。 ⑭ ⑫・⑬の結果、発注者が支給決定の判断を行った者については、振込に向けた必要な事務手続を前記５⑸ク(ｲ)aに準拠して行うこと。 また、支給対象者であることが確認できなかった者については、必要に応じて支給できない旨の連絡を行うこと。 (ｳ) データの登録精査等が完了したものを対象者審査・管理用データベースに登録すること。 - 20 -(ｴ) 口座振込データ作成① 発注者が確認・審査し、支給を決定したものについて、本市の指定フォーマットにて口座振込データを作成し、セキュリティ対策を講じた記録媒体に格納して、納品すること。 ただし、専用線による通信等のセキュリティ対策が実施された方法で発注者が認める場合は、この限りでない。 ② 記録媒体の作成要領や細品目は別途指示する。 ③ 止むを得ず現金払いとなる場合については、当該対象者のリストを作成するとともに、別途発注者が指示する枚数分の現金書留用封筒を準備すること。 (ｵ) 振込エラーが生じた場合の対応金融機関での振込処理において、エラーが生じた場合は、必要に応じて、確認書・申請書等の再確認、申請者へ電話、郵送、電子メール等による連絡や振込不能に関する通知書の送付を行い、エラー解消の上、支給を完結させること。 この場合において、再振込理由、前回振込日等を整理して発注者に引き継ぐこと。 また、再振込を行う場合は、原則支給決定変更通知書を送付すること。 なお、振込の結果、申請者が死亡していたことが判明した場合は、別途発注者が指定する対応をとること。 (ｶ) 処理期限① プッシュ型方式発注者が指定する期限までに口座振込データを納品すること。 ② 確認書方式確認書の受領から口座振込データの納品までの処理期限は事務センター到達から概ね１０日以内とするが、可能な限り速やかに対応可能な体制を構築すること(不備対応分は除く。)。 ただし、短期間で返送物が大量に届いた時など、処理に相当の時間を要すると発注者が認める場合はこの限りではない。 ③ 申請書方式申請書の受領から口座振込データの納品までの処理期限は事務センター到達から概ね１５日以内とするが、可能な限り速やかに対応可能な体制を構築すること(不備対応分は除く。)。 ただし、短期間で郵便物が大量に届いた時など、処理に相当の時間を要すると発注者が認める場合はこの限りではない。 (ｷ) 不備及び振込不能が解消されない者への対応別途発注者が定める支給決定期限までに不備及び振込不能が解消されないと見込まれる者に対して、不備に関する通知書等の返信を催促する旨の電話、郵送、電子メール等による連絡を行うこと。 実施時期、実施回数、通知内容等については、別途協議の上、決定する。 (ｸ) 不支給決定通知別途発注者が指示する期限までに不備等が解消されなかった者については、必要に応じて、不支給決定通知書を送付すること。 (ｹ) 再発行支給対象者からのコールセンター等への問合せにより、確認書等の再発行依頼があり、再発行が適切と認められる場合は、該当書類等について随時発送するなど対応を行うこと。 (ｺ) 送付先変更支給対象者からのコールセンター等への問合せにより、確認書等の送付先変更依頼があり、送付先変更が適切と認められる場合は、必要に応じて送付先変更手続を案内するとともに該当書類等について随時発送するなど対応を行うこと。 - 21 -(ｻ) 申請勧奨申請に必要な書類が未提出の者に対して、書類の提出を勧奨するための通知を発送すること。 実施時期、実施回数、通知内容等については、別途協議の上、決定する。 (ｼ) 不着返戻対応発送した確認書及び支給のお知らせ等が不着返戻された場合には、その返戻があった内容物に応じて、転居等の届出状況を発注者へ照会の上、異動先が判明した場合等発注者の指示に従い再度送付すること。 また、不着返戻分について進捗管理(返戻物の種類や返戻理由等の把握も含む。)を実施すること。 (ｽ) 誤支給返還請求に係る報告二重支払い、誤った口座への誤支給及び受給者からの返還申出等に伴い給付金の返還請求が必要となった場合には、請求先、請求事由、経緯等を発注者へ報告すること。 報告方法については、発注者と受注者にて協議の上、決定するものとする。 なお、受注者の責による誤支給については、責任をもって返還金を回収すること。 (ｾ) 進捗管理① 発送から完結までの支給対象者等個々の処理の進捗状況(履歴も含む。)が分かるように管理を行うこと。 また、発注者からの業務状況の確認(確認書・申請書等の受付数・処理数・不備扱数及び個々の確認書・申請書等の処理状況等)について、即時かつ的確に回答できるようにすること。 ② 各種統計資料の作成への対応を可能とすること。 (ｿ) 個人情報を取り扱うことから情報漏洩を防止する対策を講じること。 (ﾀ) 準備が必要な書類等① 受注者は、以下の給付金事務に必要な書類等を準備すること。 各種書類については、発注者から仕様を提示するので、ユニバーサルデザイン及び分かりやすい字体を使用し、発注者の校正・承認を得ること。 校正は最大５回程度を想定。 ※ 確認書はＡ３サイズ、その他の各種書類はＡ４サイズを基本とし、原則多色刷りとする。 ※ 各種書類は、必要に応じて両面印刷を行うこと。 ※ 確認書のように提出を求める書類は、最低１０年間の保存に耐えられる厚みや材質のものとすること。 ※ 文字サイズは、高齢者等でも見やすいものとすること。 ※ 各種書類について、別途説明や記載例等が必要となる場合は、適宜作成することすること。 ※ 送付用窓あき封筒、送付用窓なし封筒及び返信用封筒(料金後納郵便用)は、必要に応じて送付物の内容ごとに作成すること。 ※ 各種書類は、必要に応じて外国語へ翻訳したものも準備すること(少なくとも英語、中国語、韓国語、ポルトガル語、スペイン語、フィリピン語、ベトナム語に対応すること。)。 なお、外国語への翻訳が困難な内容物については、発注者と受注者で対応方法について協議を行うこととする。 ※ 数量は見込であるため、必要に応じて補充すること。 ・制度案内チラシ 19,000枚・確認書 58,000部・支給に係るお知らせ 88,000部・申請書(不足額給付Ⅰ・不足額給付Ⅱ用) 31,000部- 22 -・不備に関する通知書 17,000枚・支給決定等に関する通知書 83,500枚・振込不能に関する通知書 700枚・確認書等提出勧奨通知 13,000枚・照会・回答に関する通知書 19,000枚・外国人市民向けお知らせ(外国語に翻訳したもの) 6,000枚・送付用封筒 266,700枚・返信用封筒(料金後納郵便用) 89,000枚② 視覚障害者への配慮として、点字シールを送付用封筒に貼付、必要に応じて点字案内を作成し送付物に同封するなど必要な処置を施すこと。 ③ その他、事業遂行のために作成が必要な書類が生じた場合は、別途協議の上、適宜対応すること。 (ﾁ) 郵送物全般(支給に係るお知らせ、確認書、不備に関する通知書、支給決定等に関する通知書、書類再発行及び追加書類の提出依頼等)に関して、郵送方法は、郵便局の割引制度を利用するなど、郵送料金が安価になる方法とすること。 なお、申請者に対して返信が必要なものを郵送する場合は、原則、返信用封筒(料金後納郵便用)を同封するなど、申請者の経済的負担を考慮した対応を行うこと。 (ﾂ) 書類の郵送料は、発注者が負担する。 (ﾃ) 申請者からの確認書等の送付先は私書箱を想定しているが、具体的な送付先については、契約締結後、発注者と受注者で協議の上、決定する。 (ﾄ) 本契約終了時に、データベースから抽出したデータ並びに事務センターで受付、処理した全ての確認書等及びその添付書類などについて、検索可能な状態(ＣＳＶ、ＥＸＣＥＬ、ＰＤＦ形式を想定)に整理した上で発注者が指定する場所において引き継ぐものとする。 これらのデータ(発注者の許可を得て複写・複製したものを含む。)については、正副１部ずつ可搬的記録媒体に保存し、発注者に納品すること。 また、搬送に当たっては、慎重かつ丁寧に扱い、情報漏洩や紛失、破損等が発生しないよう十分な対策を講じること。 なお、受注者が用意した媒体等にデータを格納した場合、裁断による破棄又はデータ復旧不能になる程度のデータ上書きによるデータ消去等を行うこと。 (ﾅ) 提出があった確認書や申請書等は、発注者が指定する日時及び場所において引き継ぐこと。 ６ その他業務実施における要件等⑴ 作業場所ア 協議等打合せや業務報告会等の協議場所は、発注者が指定する会議室等にて行うことを基本とする。 イ コールセンター、事務センター及び申請窓口発注者は、コールセンター、事務センター及び申請窓口に係る作業場所の提供は行わない。 - 23 -⑵ 従事者教育受注者は、業務の円滑かつ適切な遂行の実現を目的として、現場従事者に対し、業務に必要な知識はもちろんのこと、広島市役所としての立場で対応していることを理解させ、広島市に対する市民等の信頼を失墜するような接遇とならないよう事前に十分な教育を行なうこと。 なお、教育に当たっては以下の内容を踏まえたものとすること。 ア サービス従事者は、公共の業務に従事することを自覚し、市民等に安心と信頼感を与えるよう努力しなければならない。 また、市民からの問合せ・相談・要望等を受けたときは、真摯に傾聴し、求められていることを正確に把握するとともに、的確な対応を行うこと。 なお、他の給付金、定額減税についての問合せがあった場合は、適切な問合せ窓口について、丁寧な案内を心がけること。 イ 服務態度市民と接する業務に携わる従事者は、服装、姿勢、態度、言葉遣い等について特に注意し、常に丁寧な対応を心がけ、不快感を与えないように努めるとともに、身分を明確にするよう名札等を着用すること。 また、受注者は広島市の品位を傷つけるような者や一般常識に欠け市民等に不快感を与える者を従事させてはならない。 ⑶ マニュアル、ＦＡＱ等についてア 受注者は、本業務の遂行に使用するマニュアルやＦＡＱ等を作成した場合には、発注者の承認を受けた上で使用すること。 内容を更新又は刷新した場合も同様とする。 イ 市民からの問合せ等への対応に当たりマニュアル及びＦＡＱ等によりがたいもののうち、制度に関するもの及び発注者の対応に関する事項については、対応案について発注者の承認を得た上で対応すること。 それ以外の事項については、受注者の責任を以て対応すること。 ⑷ 業務報告書の提出について受注者は、契約に係わる業務の実施状況について、以下の区分に応じて発注者へ報告すること。 また、対象者の整理(不足額給付Ⅰ・Ⅱの対象者等)を適切に行うこと。 なお、重大、緊急と判断される事案については即時報告するものとする。 ア 日次報告次の業務区分に応じた実施日毎の実績を翌営業日の午前中までに電子データで報告すること。 (必須記載事項)・ コールセンター等業務受付区分(電話、電子メール、ＦＡＸ、本庁窓口)ごとに、受付種別(問合せ、意見・苦情、その他)ごとの受付件数、電話については、入電数、応答数、応答率。 本庁窓口においては、申請種別ごとの確認書・申請書等の受領件数・ 申請窓口業務受付種別(問合せ、意見・苦情、その他)ごとの受付件数、申請種別ごとの確認書・申請書等の受領件数・ 事務センター業務支給に係るお知らせ及び確認書等の発送件数、確認書・申請書等の受領件数、各種処理件数イ 月次報告受託業務に関する月単位の実績を、翌月７日(休業日の場合は、翌日以降直近の稼働日)までに電子データで報告すること。 - 24 -(必須記載事項)・ コールセンター等業務受付区分(電話、電子メール、ＦＡＸ、本庁窓口)ごとに、受付種別(問合せ、意見・苦情、その他)ごとの受付件数、電話については、入電数、応答数、応答率。 本庁窓口においては、申請種別ごとの確認書・申請書等の受領件数・ 申請窓口業務受付種別(問合せ、意見・苦情、その他)ごとの受付件数、申請種別ごとの確認書・申請書等の受領件数・ 事務センター業務支給に係るお知らせ及び確認書等の発送件数、確認書・申請書等の受領件数、各種処理件数ウ 最終報告① 本契約終了時に、この契約において支給のお知らせ又は確認書等を発送した者及び申請等を受け付けた者等についての処理結果(受領の有無、審査結果、振込先口座情報、支給日等)を検索可能な状態に整理した電子データで報告すること。 ② 報告書等の様式について報告書等の様式は、発注者と受注者間の協議の上、定めるものとする。 ③ 報告会の開催発注者及び受注者が本業務の実施状況や課題を共有し、迅速な対応を行うために必要と判断した場合には、報告会を適宜実施することができる。 なお、事故の発生時や計画の変更を要する場合等は、速やかに報告会を開催すること。 ⑸ ＤＶ等避難者の情報漏洩防止対策ＤＶ等避難者に係る情報を取り扱う業務については、業務に従事する者を限定し、従事者について、事前に発注者の承諾を得ること。 ７ 遵守事項⑴ 業務を履行するに当たり、関係法令を順守し、本契約における業務を誠実、適切に行うこと。 ⑵ 受注者は、発注者の規模、業務の対象範囲及び作業期間等を考慮して、業務が適正かつ効率的に行える体制、要員確保等を行うものとする。 ⑶ 受注者は、業務に従事する者(以下「従事者」という。)として、各業務の遂行に必要な知識及び技術を有し、かつ、本業務の趣旨及び職務の重要性を理解し、円滑に業務を行える者を配置すること。 ⑷ 業務量の増加等により、発注者から受注者に対し、従事者の増員等の体制変更の要望があった場合は、発注者と受注者で協議を行い、受注者は最大限対応すること。 なお、協議結果については、受注者は協議録を作成の上、発注者及び受注者の双方で、内容の確認及び合意を行うこと。 ⑸ 本契約における各業務の統括管理を行う責任者(以下「統括責任者」という。)を配置し、契約締結後１０日以内に発注者の承認を得ること。 また、従事者の管理については、受注者が責任を持って管理することとし、業務に支障がないよう対応すること。 ⑹ 本契約における業務に関して、発注者との調整・協議等は、統括責任者が行うこと。 ただし、事前に発注者の承認を得た場合は、この限りではない。 - 25 -⑺ 受注者にて確保した業務履行のための作業場所(以下「作業場所」という。)については、「業務実施計画等」により示すこと。 また、統括責任者は、作業場所に立ち入る従事者等をチェックすること。 発注者が必要と認めるときは、発注者は、受注者に対して、チェックした内容について報告を求めることができる。 ⑻ 本業務の実施に当たり必要と思われる資料及びデータは、発注者が提供する。 ア 受注者は、発注者から提供された資料及びデータをこの契約に基づく業務を処理する目的のためのみに用いるものとし、発注者の許可なくして複写又は複製してはならない。 また、「作業場所に関する届出」を行った場所からの持ち出しを一切禁止する。 イ 受注者は、業務履行中に作成される中間生成物について、全て電子媒体(ハードディスク、ＵＳＢメモリー等)に格納することとする。 ウ 受注者は、発注者から提供された資料及びデータ等について、利用時以外は施錠可能な部屋などに入れ、施錠した上で保管し、統括責任者が管理すること。 エ また、受注者は、発注者の指示がある場合を除き、この契約による業務上知り得た資料及びデータを契約の目的外に利用し、又は発注者の承諾なしに第三者に提供しないこと。 オ 電子情報による連絡やデータの送付等について媒体を利用して行う場合は、ウィルス対策ソフトの導入や最新セキュリティパッチの適用等のセキュリティ対策が図られているパソコンにより、セキュリティチェックを行った媒体を利用すること。 カ 確認書等の受付から、対象者へ支払いが完了するまでの期間は、原則、１５日～３０日間とする。 ただし、受付数によっては、発注者と受注者との協議により期間の延長を設定することも可能とする。 キ 発注者は、必要と認めるときは受注者に対して委託業務の処理状況について調査し、又は報告を求めることができる。 ク 契約の目的物に瑕疵があるときは、発注者は、受注者に対し、受注者の負担においてその瑕疵の補修を請求するものとする。 ケ 受注者は、業務において事故が発生したときは、直ちに発注者に連絡し、事故復旧のための措置について発注者と協議するものとする。 ⑼ プライバシーマーク及び ISO/IEC27001(情報セキュリティマネジメントシステム)の認証・評価を受けていること。 ８ 個人情報の取扱い契約を履行する上で知り得た個人情報に関しては、次の事項を遵守するとともに、別記「個人情報取扱特記事項」に従い適正に取り扱うこと。 ⑴ 受注者は、本業務に関し知り得た情報について、その秘密を厳守し第三者への漏洩を防止するとともに、必要かつ十分な管理的措置を施すこと。 ⑵ 本業務の従事者は、契約の履行に際して知り得た本市の情報を、契約の期間はもちろん、契約の終了後及び解除後においても第三者に漏らしてはならない。 ⑶ 受注者は、本市の情報の秘密保護に関する誓約書を発注者に提出すること。 ⑷ 受注者は、別記「個人情報取扱特記事項」の内容を従事者に周知徹底させなければならない。 ⑸ 受注者は、本市の情報を保護管理するための責任者を置き、本市の情報の管理及び情報漏洩の予防策の立案・実施並びに従事者への教育訓練等を行わなければならない。 - 26 -９ 必要な機器、使用材料及び環境整備等前記５⑴で作成するデータベースは、発注者も業務で利用することから、データベースを利用可能な端末及び周辺機器等を、発注者が指示する場所へ最大６台設置すること。 なお、端末、周辺機器等及び利用環境設営等は、受注者にて準備すること。 設置する期日などについては、契約締結後、発注者と受注者で協議を行い、決定する。 10 再委託広島市委託契約約款に基づき、本業務の一部を再委託する場合には、発注者の承認を得ること。 また、可能な限り、地元企業を相手方とするように努めること。 11 業務終了後の処理受注者は、本契約の業務終了後、次の各号に定める措置を速やかに講じるものとする。 ⑴ 本契約の履行に当たって、発注者から提供を受けた資料等(資料などの全部または複製物を含む。以下同じ。)の全てを、速やかに発注者に返還し、受注者の設備に格納されたデータベース及びその他の資料等の全てを、受注者の責任で完全に消去するものとする。 また、消去したことを証明する報告書を発注者へ提出し、承認を受けること。 ⑵ 本契約を経由し、発注者・受注者間で送受信したデータの取扱いについては、発注者・受注者間で別途協議の上、決定するものとする。 12 経費の負担この仕様書において発注者の負担としているものを除き、本業務の履行に必要な経費は、全て受注者の負担とする。 13 実施報告受注者は、本契約の業務終了後等に、委託業務実施報告書を作成し、発注者に提出すること。 14 その他⑴ 業務の詳細な事項及び業務の進め方についての協議は、発注者・受注者いずれかの要請により、その都度行うものとする。 ⑵ 本仕様書に定める事項について疑義を生じた場合、又は本仕様書に定めのない事項については、発注者・受注者が協議の上、定めるものとする。 ⑶ 本業務の実施に当たっては、広島市情報セキュリティポリシーを遵守すること。 データ項目(予定)ここに示す項目は、想定される項目であり、契約締結後発注者と受注者が協議し、決定する。 項目名称 説明作成日付 データレコードが最初に作成された日付宛名番号 個人を特定する番号世帯番号 住民票上の世帯ごとの番号氏名氏名(カナ)生年月日 年齢併記性別続柄世帯情報 世帯人数、世帯員 など住所 住民票上の現住所、住民税賦課期日時点の住所、書類発送時の住所 など書類送付先住民登録外課税者や送付先変更のあった者など、住民票上の住所と送付先が異なる場合ＤＶ等情報電話番号メールアドレス令和６年分所得税情報 令和６年中の所得情報等(課税資料(確定申告書等)に係る情報を含む。 )令和６年度分個人住民税情報 令和５年中の所得情報等当初調整給付に係る情報 支給の有無、当初調整給付額 など低所得世帯向け給付に係る情報 支給の有無、世帯状況 など不足額給付に係る情報 支給対象の該当状況、不足額給付時の給付所要額、不足額給付額 など申請等の進捗状況 書類の発送状況、不備状況、審査状況、支給の可否、支給状況 など各処理の日付 書類の発送日、申請受付日、審査完了日、支給決定日、支給日 など口座情報 金融機関名銀行等種別支店名本・支店等種別店番号普通・当座別口座番号口座名義口座名義(カナ)問合せ内容 問合せ開始日時、問合せ終了日時、問合せ種別、対応記録 などその他必要な情報別紙