一般競争入札「大分市戸籍振り仮名記載に係る通知書作成・発送業務委託」（市民課）

一般競争入札「大分市戸籍振り仮名記載に係る通知書作成・発送業務委託」（市民課） 1大分市⼾籍振り仮名記載に係る通知書作成・発送業務仕様書１ 委託業務名大分市⼾籍振り仮名記載に係る通知書作成・発送業務委託２ 目的令和７年５⽉２６⽇に⼾籍法の⼀部改正等の施⾏により、⼾籍に⽒名の「振り仮名」の項目が追加される。現に⼾籍を有する者については、同⽇から１年経過後(令和８年５⽉２５⽇)までに振り仮名の届出が無かった場合、本籍地の市区町村⻑が⼾籍に記載を⾏うため、本市に本籍を有する者に対し、⼾籍に記載される予定の振り仮名について通知書の作成・送付を⾏うこと(以下、「本業務」という。)を目的とする。３ 委託期間契約締結⽇ から 令和７年９⽉３０⽇まで４ 本業務における通知書発送の予定期限令和７年７⽉３１⽇５ 履⾏場所⑴ 大分市(以下「市」という。)の承認のもと受託者が指定する場所⑵ 作業は必ず特定の場所で⾏い、室外等への持ち出しは⾏わないこと。また、作業場所は基本的に施錠可能な場所とし、第三者が立ち入ることができないよう、必要な措置が講じられていること。⑶ 作業室への入退出者を管理し、作業者を特定できるようにすること。⑷ 情報漏洩等、情報セキュリティが損なわれる事態が起こらないよう、受託者は業務へ従事する者への教育等、万全の体制をとること。６ 実施計画書の提出について受託者は本仕様書に従い、業務の実施に先立って実施計画書を作成し、市へ提出し、その承諾を受けること。また、実施計画で定めた各作業について、適宜、進捗状況を確認し、必要に応じて本市に報告すること。なお、作業において問題等が発生した場合は、速やかに市に報告するとともに、検証を⾏い必要な措置を講ずること。2７ 業務の条件等⑴ 市の本籍⼈⼝・⼾籍数等(令和７年３⽉３１⽇現在)① 本籍数 173,539⼾② 本籍⼈⼝ 420,415⼈③ ⼾籍情報システム名 ⽇本電気株式会社REPROS-X⑵ 受託者は市が提供するデータを利用すること。⑶ 市は⽒名の振り仮名通知書の作成を目的として必要なデータを受託者に提供する。⑷ 通知書の発送スケジュールについては、市と受託者が協議の上、決定すること。差出場所：大分東郵便局(予定)発送回数：２回(予定)⑸ 本業務に係るデータの送受信については市と受託者が協議の上、決定すること(外部記録媒体またはLGWAN-ASPサービスの使用を想定)。８ 業務内容⑴ 予定件数約２２０，０００件(令和７年５⽉２６⽇時点のデータを使用するため、件数は前後するものである。)※同⼀⼾籍かつ同⼀住所の者は４名までを１つのハガキに印字すること⑵ 通知書作成作業① 本籍⼈に対し、⼾籍に記載される予定の振り仮名(以下、「仮の振り仮名」という)を通知するための、圧着ハガキ(以下「通知書」という。)(Z折・両面４色刷り)を作成すること。② 通知書の作成に際して、あらかじめプリンタ及び印字に不具合がないか確認してから作業を開始するとともに、印刷後にも汚れ、⿊点、かすれ、斜⾏、しわ等がないことを確認すること。また、圧着ハガキにて通知書作成を実施するため、圧着加工後に強度に問題がないことを確認すること。③ 通知書は、法務省が示す様式(仕様書別紙)を標準とするが、具体的な内容については、市と協議の上、決定すること。なお、圧着状態で中面の個⼈情報が見えないよう、また水に濡れた状態でも開封できる耐水性を持たせるよう紙質の工夫などを⾏うこと。④ 通知書に関する資材、消耗品等は受託者にて用意すること。⑤ 本業務における作成物及び印字については、事前に指定された数量のテスト品を指定された⽇までに納入し、発注者の確認を得た上で着手すること。3〈通知書仕様〉(ア) ⽇本郵便(株)が定める「はがき」様式とする。Ｚ型圧着はがき(剥離強さの参考値1.84kgf/m(18N/m)以上)⻑さ14cm〜15.4cm幅９cm〜10.7cm重量２ｇ以上６ｇ以内※郵便局「定形郵便物・はがき作成のガイドライン」に記載条件を満たすこと。(イ) ⽇本郵便のガイドラインに定めるカスタマーバーコードを宛名面に印刷すること。(ウ) 個⼈情報が見えないよう背景に地紋を印刷するまたは紙質等を工夫すること。(エ) ユニボイス対応音声コード(２次元コード)を埋め込むこと。(オ) 音声コードの横に、直径６mmの半円切り欠き加工を施すこと。(カ) 音声コードの中心位置が、印刷物の端から25mmとなるよう配置すること。(キ) 受託者において音声コードの読み取り試験を⾏うこと。⑥ 通知書はデザイン案を市に提出し、確認を⾏うこと。⑦ 通知書には、市が提供する本籍⼈データ(データ形式はCSVファイル形式 文字コードはUTF-8)についての情報を印字すること。データの加工が必要な場合は受託者にて⾏うこと。また、市の外字にも対応すること。〈CSVファイル項目(予定)〉(ア) 管理情報(市区町村コードと管理番号連番、連番枝番)(イ) 宛名情報(郵便番号、住所、方書、宛名⽒名)(ウ) ⽒の情報(本籍、⽒、⽒の仮の振り仮名、届出資格者⽒名(複数名の場合あり))(エ) 名の情報(４名までをそれぞれ名と名の仮の振り仮名)上記ア〜エまでを１レコードで生成。同⼀⼾籍同⼀住所の者が４名を超える場合は管理番号連番の枝番が１加算される。⑧ 作成した通知書デザイン及び送付者の管理のために管理番号・⽒名等の⼀覧リスト(以下「発送リスト」という。)を作成し、市にデータを納品すること。⑨ 通知書には、通知する「仮の振り仮名」の内容を含んだ音声データ(ユニボイス・可変データ)を作成の上、当該音声コードを所定の位置に記載すること。(ア) 音声コードの横に、直径６mmの半円の切り欠き加工を施すこと。(イ) 音声コードの中心位置が、印刷物の端から25mmとなるよう配置すること。(ウ) 受託者において読み取りテストを⾏うこと。(エ) 受託者は、実際の印刷に使用する用紙に音声コードを印刷したサンプル品を提出し、市の確認を受けた後に、本印刷を開始すること。4⑩ 通知書には、カスタマーバーコードを付与すること。⑪ 送付が不要になった通知書を抜き取ること。抜き取った通知書は市に納品すること。※令和７年５⽉26⽇以降、除籍等により発送が不要となったもののデータを渡し、納品までの間、1回程度抜き取り作業を受託者へ依頼する予定(発送通数の0.5％程度(1,100通程度)を想定)。⑶ 発送・納品① 差出場所 大分東郵便局② 通知書の発送方法は、区分郵便物の割引が適用されるよう郵便番号上五桁ごとに区分し、それぞれ紙片をつけて差出場所へ持ち込むこと。なお、郵便は普通郵便かつ親展で⾏い、カスタマーコードを印刷し、⽇本郵便株式会社が設定している割引を最大限利用すること。 ③ 印刷後、発送までの間、成果物は受託者において適正かつ厳重に保管すること。発送に係る郵送料は、市の負担とする。④ 受託者が納品する成果物の搬送にあたっては、機密保持について、最大限の注意を払い、滅失、毀損及び盗難その他の事故がないよう適切な措置を講じること。９ 実施体制乙は、従事者の選任にあたっては、当該業務を正確かつ迅速に履⾏できる知識を有することはもとより、公的な業務であることに留意した対応ができ、かつ、風紀及び業務規律を乱さない者を選任すること。また、業務の実施にあたって、甲との協議、関係者への連絡調整などが迅速に ⾏えるよう体制を整えること。１０ 再委託⑴ 受託者は業務の全部または主たる部分を第三者に委任し、又は請け負わせてはならない。⑵ 受託者は業務の⼀部を第三者に委任し、または請け負わせようとするときは、あらかじめ書面により市の承諾を得なければならない。１１ その他⑴ 本業務の履⾏にあたり、大分市情報セキュリティポリシー、個⼈情報保護法(平成15年法律第57号)及び別紙「個⼈情報取扱特記事項」を遵守すること。⑵ 本契約の履⾏にあたり、受託者の故意又は過失により委託者及び第三者に損害を及ぼした場合、受託者の責任においてその賠償をなすものとする。⑶ 受託者は委託業務の履⾏により知り得た委託業務内容の⼀切を第三者に漏らしてはならない。なお、契約期間終了後も同様とする。5⑷ 受託者は、業務終了後、本業務に関わるすべての個⼈情報を含むデータを消去すること。⑸ 本契約の目的のために保管している物品は厳重に管理し、盗難・火災などの防止に努めること。また、盗難・火災等の事故が発生したときは直ちに報告し、善後処置について指示を受けること。⑹ 本業務で得られた成果物の所有権、著作権及び利用権は、市に帰属するものとする。また、受託事業者は著作権を⾏使できないものとする。⑺ 本業務委託の履⾏に関し本仕様書に明記されていない事項や疑義があるときは、市と受託者の間で協議を⾏い、合意した内容に基づき業務を遂⾏することとする。その場合、必要に応じて契約内容を更新することとする。 法務省が設置するコールセンターも掲載予定です。 ◆音声コードの内容サンプル■原稿○○県○○市から、⼾籍への振り仮名記載について、お知らせします。 令和７年５⽉２６⽇から、⼾籍に振り仮名を記載することになりました。 ⽒の振り仮名はホウム、名の振り仮名はタロウ、キョウコ、タダシ、ユリを⼾籍に記載する予定です。お知らせした振り仮名が正しい場合は、届出をしなくても、令和８年５⽉２６⽇以降に、お知らせした振り仮名がそのまま⼾籍に記載されますので御安⼼ください。お知らせした振り仮名が誤っている場合には、令和８年５⽉２５⽇までに必ず届出をしてください。名の振り仮名はそれぞれ届け出ていただきます。⽒の振り仮名は、原則として⼾籍の筆頭者が単独で届け出ることになります。 なお、早期に振り仮名が記載された⼾籍証明書や住⺠票の写しを取得したい場合や、マイナンバーカードへの振り仮名の記載を希望する際には、正しい場合でも、振り仮名の届出をすることができます。 詳しくは、当市までお問合せください。電話番号は、１２３−４５６−７８９０です。 ■読み上げ○○ケン○○シカラ、コセキヘノフリガナキサイニツイテ、オシラセシマス。 レイワナナネンゴガツニジュウロクニチカラ、コセキニフリガナヲキサイスルコトニナリマシタ。 ウジノフリガナハホウム、ナノフリガナはタロウ、キョウコ、タダシ、ユリヲコセキニキサイスルヨテイデス。オシラセシタフリガナガタダシイバアイハ、トドケデヲシナクテモ、レイワハチネンゴガツニジュウロクニチイコウニ、オシラセシタフリガナガソノママコセキニキサイサレマスノデゴアンシンクダサイ。オシラセシタフリガナガアヤマッテイルバアイニハ、レイワハチネンゴガツニジュウゴニチマデニカナラズトドケデヲシテクダサイ。ナノフリガナハソレゾレトドケデテイタダキマス。ウジノフリガナハ、ゲンソクトシテコセキノヒットウシャガタンドクデトドケデルコトニナリマス。 ナオ、ソウキニフリガナガキサイサレタコセキショウメイショヤジュウミンヒョウノウツシヲシュトクシタイバアイヤ、マイナンバーカードヘノフリガナノキサイヲキボウスルサイニハ、タダシイバアイデモ、フリガナノトドケデヲスルコトガデキマス。 クワシクハ、トウシマデオトイアワセクダサイ。デンワバンゴウハ、イチニイサンノヨンゴウロクノナナハチキュウゼロデス。 (1)音声コードの横に、直径６mmの半円の切り欠き加工を施す。 (2)音声コードの中⼼位置が、印刷物の端から２５mmとなるよう配置すること。 (3)受注者において読み取りテストを行うこと。 (4)受注者は、実際の印刷に使用する用紙に音声コードを印刷したサンプル品を提出し、委託元の市区町村の確認を受けた後に、本印刷を開始すること。 法務省が設置するコールセンターも掲載予定です。 1別記個人情報取扱特記事項第１ 基本的事項受注者は、個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号)第２条第１項に規定する個人情報及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成２５年法律第２７号)第２条第８項に規定する特定個人情報をいう。以下同じ。)の保護の重要性を認識し、この契約による業務を処理するための個人情報の取扱いに当たっては、個人の権利利益を侵害することのないよう個人情報の取扱いを適正に行わなければならない。第２ 秘密の保持受注者は、この契約による業務に関して知り得た個人情報を他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。第３ 目的外利用及び提供の禁止受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、この契約による業務に関して知り得た個人情報を契約の目的以外に利用し、又は第三者に提供してはならない。第４ 再委託受注者は、発注者の承諾を得た場合を除き、この契約による個人情報を取り扱う業務については自ら行うものとし、再委託(再委託先が受注者の子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。)してはならない。なお、発注者の承諾を得て受注者が再委託する場合において、受注者は、適正な個人情報の取扱いのため、再委託先に対しこの特記事項を遵守させなければならない。発注者の承諾を得て再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。第５ 複写又は複製の禁止受注者は、発注者の指示又は承諾があるときを除き、この契約による業務を行うため発注者から提供を受けた個人情報が記録された資料等を複写し、又は複製してはならない。第６ 収集の制限受注者は、この契約による業務を行うために個人情報を収集するときは、その業務の目的を明確にし、目的を達成するために必要な範囲内で適法かつ公正な方法により行わなければならない。また、情報システム等を使用し個人情報を収集するときは、当該情報システム等にアクセスする権限を有する従事者の範囲と権限の内容を必要最小限にするとともに、当該個人情報の秘匿性等その内容に応じて認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。第７ 適正管理受注者は、この契約による業務に関して知り得た個人情報について、漏えい、滅失、改ざん及び毀損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。第８ 持ち出しの禁止受注者は、あらかじめ発注者の指示又は承諾があった場合を除き、受注者がこの契約による業務に係る個人情報を取り扱っている事務所その他の場所から個人情報を持ち出してはならない。第９ 従事者の明確化受注者は、この契約による業務に従事する者を明確にし、個人情報を取り扱う責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制について記載した書類を提出しなければならない。第10 従事者への監督及び教育受注者は、この契約による業務に従事する者に対し、個人情報の適正な取扱いについて監督及び教育を行わなければならない。2第11 従事者への周知受注者は、この契約による業務に従事している者に対して、在職中及び退職後においても当該業務に関して知り得た個人情報を他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならないこと、その他個人情報の保護に関し必要な事項を周知させなければならない。第12 事故報告受注者は、この特記事項に違反する事態が生じ、又は生じるおそれのあることを知ったときは速やかに発注者に報告し、発注者の指示に従うものとする。この契約が終了し、又は解除された場合においても同様とする。第13 資料等の返還及び消去受注者は、この契約による業務を行うため発注者から提供を受け、又は受注者自らが収集し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等は、この契約が終了し、又は解除された後直ちに発注者に返還し、若しくは引き渡し、又は消去するものとする。ただし、発注者が別に指示したときはその指示に従うものとする。第14 契約の解除及び損害賠償発注者は、受注者が法令に違反していると認められるとき、又はこの特記事項に違反していると認められるときは契約の解除及び損害賠償の請求をすることができる。第15 報告義務受注者は、この特記事項の遵守状況及び委託業務の履行状況について発注者に対して定期的に報告しなければならない。第16 検査発注者は、受注者がこの契約による業務を行うに当たり、受注者及び再委託先等関係者に対し、取り扱っている個人情報の状況について随時検査することができる。 電子契約のご案内令和７年２月２５日から、一部案件で立会人型電子契約サービスを利用した電子契約を導入しています。当案件については電子契約の利用が可能ですので、ご利用を希望の方は下記事項を確認のうえ、市民課までお申し出ください。(1)電子契約の概要電子契約とは 電磁的記録で作成・締結する契約のことです。電子契約の特徴 ・インターネット上のクラウドサービスを用いて、市役所窓口に来庁せず、お手元のパソコンやスマートフォンで契約手続きを行います。・現在のところ、印紙税が不要とされています。・事業者様側の事前登録・利用料は必要ありません。利用可能な電子契約サービス及び提供事業者GMOサイン(GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社)(2)電子契約の流れ①別紙「電子契約サービス利用申出書」(以下「申出書」)を市民課あて提出してください(押印不要。メールでの提出可)。契約書以外の必要書類がある場合は別途提出してください。②大分市が契約書(PDF)を電子契約サービスにアップロードします③申出書に記載したメールアドレスに確認依頼メールが届きますので、アクセスコードを入力のうえ電子契約サービスにアクセスし、契約書の確認・署名を行ってください④大分市側が署名を行います(この時点で契約が成立します)。その後署名完了メールが届きますので電子契約書をダウンロードし保存してください※電子契約の詳細については市HP「電子契約サービスをご利用できます」を確認してください【URL】https://www.city.oita.oita.jp/o252/sign_1.htmlを確認してください。 電子契約サービス利用申出書大分市と電子契約するにあたり、契約締結権者は法人の代表者であること、もしくは適法かつ有効に契約締結の代理権が授与されていること、また、契約締結事務責任者になりすまして契約同意操作されないことを確認したうえで、以下の通り届け出ます。 契約件名：１ 契約締結権者 ☐ 法人等代表者 ☐ 法人等代表者以外※契約締結権限の委任が確認できる書類(社内規定等)を添付しています役職氏名e-mailアドレスアクセスコード(任意の6桁の数字)２ 担当者(任意)役職氏名e-mailアドレス大分市長あて上記のとおり相違ありません。 年 月 日住所 法人名代表者氏名 ※利用する電子契約サービスは、大分市が指定する立会人型電子契約サービスとします。 ※本市にあらかじめ届け出ている契約締結権限受任者がある場合、契約締結権者は、上記契約件名の契約に関しその内容に代えることとします。 ※本申出書は契約の都度提出してください(ただし変更契約は除く)。 ※提出後上記内容に変更が生じた場合、直ちに書面又は電磁的方法により通知してください。 ※電子契約によりがたい事由がある場合は紙による契約書の作成に移行します。 電子契約サービス利用申出書大分市と電子契約するにあたり、契約締結権者は法人の代表者であること、もしくは適法かつ有効に契約締結の代理権が授与されていること、また、契約締結事務責任者になりすまして契約同意操作されないことを確認したうえで、以下の通り届け出ます。 契約件名： 〇〇〇〇業務委託 １ 契約締結権者 ☒ 法人等代表者 ☐ 法人等代表者以外※契約締結権限の委任が確認できる書類(社内規定等)を添付しています役職代表取締役氏名〇〇 〇〇e-mailアドレス####-###@###.ne.jpアクセスコード(任意の6桁の数字)123123２ 担当者(任意)役職主任氏名〇〇 〇〇e-mailアドレス%%%-%%%@###.ne.jp大分市長あて上記のとおり相違ありません。 令和〇年 〇月 〇日住所 大分市大字〇〇１－１－１法人名株式会社 〇〇〇代表者氏名 代表取締役 〇〇 〇〇※利用する電子契約サービスは、大分市が指定する立会人型電子契約サービスとします。 ※本市にあらかじめ届け出ている契約締結権限受任者がある場合、契約締結権者は、上記契約件名の契約に関しその内容に代えることとします。 ※本申出書は契約の都度提出してください(ただし変更契約は除く)。 ※提出後上記内容に変更が生じた場合、直ちに書面又は電磁的方法により通知してください。 ※電子契約によりがたい事由がある場合は紙による契約書の作成に移行します。