佐野市議会会議録調製及び会議録検索システム運用業務委託

佐野市議会会議録調製及び会議録検索システム運用業務委託 条件付一般競争入札の実施条件付一般競争入札に付するので、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の６第１項の規定により次のとおり公告します。令和７年４月９日佐野市長 金 子 裕１ 入札に付する事項(１)入札に付する事項件 名 数 量 業種区分要件 地域要件佐野市議会会議録調製及び会議録検索システム運用業務委託 一式大分類 Ｕ その他の役務の提供小分類 ５ 会議録作成なし(２) 履行期間 令和７年９月１日から令和１２年８月３１日まで(６０か月)(３) 履行場所 佐野市議会事務局議事課(４) 業務の特質等 詳細は入札説明書及び仕様書による。(５) 最低制限価格 無２ 入札に参加できる者に必要な資格公告日現在、佐野市物品等競争入札参加資格者名簿に登録されている者で、公告の日から開札の日までにおいて次の資格をすべて満たしていること。(１) 地方自治法施行令第１６７条の４第１項に規定する者(未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は含まれない。)でないこと。(２) 地方自治法施行令第１６７条の４第２項の規定により市の入札参加制限を受けていない者であること。(３) 公告日から開札の日までにおいて、佐野市競争入札参加者指名停止要綱(平成17年佐野市告示第154号)第２条第１項に規定する指名停止の期間中でないこと。(４) 会社更生法(平成14年法律第154号)の規定により更生手続開始の申立がなされていないこと、または民事再生法(平成11年法律第225号)の規定により再生手続開始の申立がなされていないこと。ただし、会社更生法の規定による更生計画又は民事再生法の規定による再生計画について、裁判所の認可決定を受けた者を除く。３ 入札日程等入札書の提出方法 佐野市郵便入札実施要綱(平成24年佐野市告示第50号。以下「実施要綱」という。)による郵便入札。郵送の方法 ｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかとする。入札書宛先〒327-8799 日本郵便株式会社 佐野郵便局 留佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係入札書及び封筒 郵便入札用の指定様式を使用すること。参加資格確認申請書の交付 本公告日から参加申請書受付終了時まで佐野市ホームページからダウンロードhttps://www.city.sano.lg.jp/参加資格確認申請書等の提出提出方法：持参または郵送(郵送方法は、入札説明書による。)本公告日から令和７年４月１６日まで。(「佐野市の休日を定める条例」に規定する休日(以下「市の休日」という。)を除く。)提出場所：佐野市技術センター部契約検査課契約係提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)参加資格確認申請提出書類１ 条件付一般競争入札参加資格確認申請書(別記様式第１号) １部２ 通知書返信用封筒(切手貼付、返信用宛名記載のもの) １部参加資格確認結果通知書等 令和７年４月１７日に条件付一般競争入札参加資格確認書を郵送する。無資格理由に関する質問の提出提出方法：書面により持参令和７年４月１８日まで(市の休日を除く。)提出場所：佐野市技術センター部契約検査課契約係提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)無資格理由に関する質問の回答 令和７年４月２２日をもってファクシミリにより通知する。なお本書については、同日郵送する。仕様書に関する質問の提出提出方法：書面により持参又はファクシミリ。提出期間：本公告日から令和７年４月１７日まで(市の休日を除く。)提出場所：照会先の仕様の内容問合せ先提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)仕様書等に関する質問の回答 令和７年４月２１日 午後５時までに佐野市ホームページに掲載する。積算内訳書の提出 要する。開札の立会人 入札参加者から、抽選により２人を選任する。入札書到達期限 令和７年４月２４日 日本郵便株式会社 佐野郵便局到達(必着)立会人選任通知日 令和７年４月２５日開札の日時及び場所 令和７年４月２８日 午前９時００分 佐野市役所入札室(６階)契約書の作成 要する。４ 入札保証金等入札保証金 免除契約保証金 免除５ 入札の無効佐野市財務規則(平成１７年佐野市規則第５９号)第８５条、佐野市物品購入等に係る条件付き一般競争入札実施要綱(平成２４年佐野市告示第６８号。以下「入札実施要綱」という。)第１１条及び佐野市郵便入札実施要綱(平成２４年告示５０号)第７条の規定に該当する入札は、無効とする。６ 長期継続契約この公告に係る入札の結果、落札者との間で締結することとなる契約は、佐野市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例(平成１７年条例第２７９号)に基づく長期継続契約である。翌年度以降において当該契約に係る予算の減額又は削除があった場合は、当該契約を解除することがある。７ その他(１) 参加資格確認申請書等、入札書、入札書郵送封筒は指定の様式を使用すること。(２) 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積った契約希望金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。(３) 契約条項を示す場所：契約書及び入札書を定めている執行規則及び実施要綱等については、佐野市技術センター部契約検査課契約係において閲覧できる。８ 照会先(１)公告の内容：〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ５階)佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係電話 0283-20-3027 ＦＡＸ 0283-20-3035(２) 仕様の内容：〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ７階)佐野市 議会事務局 議事課 議事調査係電話 0283-20-3036 ＦＡＸ 0283-21-4411 入 札 説 明 書この入札説明書は、佐野市が発注する調達契約に関し、条件付一般競争入札に参加しようとする者(以下｢入札者｣という。)が熟知し、かつ、遵守しなければならない一般的事項を明らかにするものである。１．入札に付する事項(１) 調達件名等調達件名 履行場所 数量佐野市議会会議録調製及び会議録検索システム運用業務委託佐野市議会事務局議事課 一式(２) 履行期間 令和７年９月１日から令和１２年８月３１日まで(６０か月)(３) 業務内容等 詳細は仕様書による。２．入札に参加する資格の確認等本入札に参加を希望する者は、資格の確認を受けるため、次に掲げる書類を提出し、当該資格の確認申請をすること。(１) 提出書類ア．条件付一般競争入札参加資格確認申請書(別記様式第１号) １部イ．通知書返信用封筒(切手貼付、返信用宛名記載のもの) １部(２) 提出先 佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係(佐野市役所５階)(３) 提出期限 令和７年４月１６日 午後５時 必着(４) 提出方法 持参又は郵送※郵送する場合は、(１)の提出書類を｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかの方法で、「〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地佐野市役所 契約検査課 」あてに送付してください。※郵便局留めは不可です。必ず市役所宛てに送付すること。※また、郵送の場合は、契約検査課に申請書等を郵送した旨を電話にて必ず連絡すること。＜連絡先＞ 佐野市契約検査課 ℡0283-20-3027(５)確認結果 令和７年４月１７日に条件付一般競争入札参加資格確認書を返信用封筒にて郵送する。３．入札書の送付(１) 入札書宛先〒327-8799 日本郵便株式会社 佐野郵便局留佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係 行(２) 入札書、積算内訳書及び封筒郵便入札用の入札書を使用し、封筒は「封筒(記載例)」のとおりとする。※積算内訳書は、本入札の指定様式を使用すること。(３) 郵送の方法｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかの方法とする。※これら以外の方法(普通郵便、レターパック等)は無効となるので注意すること(４) 入札書到達期限令和７年４月２４日 日本郵便株式会社 佐野郵便局 必着４．開札の日時及び場所(１) 日 時 令和７年４月２８日 午前９時００分(２) 場 所 佐野市役所入札室(６階)５．入札及び開札の方法等(１) 入札方法は郵便入札とし、持参による入札は認めない。(２) 入札書に記載する額は、諸費用等を含めた金額とし、履行期間にかかる総合計金額を記入すること。(３) 落札決定に当っては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する金額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、入札者は消費税にかかる課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。(４) 開札の立会人を入札参加者から抽選により２名を選出するものとし、選出された者は開札に立ち会うものとする。(５) 佐野市郵便入札実施要綱(平成24年佐野市告示第50号)第４条の規定により、郵便入札の回数は、再度入札を含め２回までとする。６．郵便入札の郵送書類について(１) 入札書(指定様式)には、入札件名、開札年月日、入札者の住所、商号又は名称及び代表者職・氏名の記載、並びに代表者の押印をすること。(２) 積算内訳書(指定様式)の提出入札書と併せて積算内訳書(指定様式)(以下「内訳書」という。)を同封すること。７．落札者の決定方法(１) 落札者の決定は、本入札に示した仕様書の要件のすべてを満たすと本市が判断した入札者であって、佐野市財務規則第８１条の規定に基づき作成された予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行なった者を落札者とする。(２) 落札者となるべき同価格の入札をした者が２人以上あるときは、直ちに当該入札者にくじを引かせて落札者を決定するものとする。８．入札の無効(１) 入札書及び内訳書の記載事項が不明瞭で、判読できないとき。(２) 入札書記載の金額を訂正したもの、又は氏名の下に押印がないもの(３) １通の封筒に２枚以上の入札書があったとき。(４) 入札書が到達期限までに到達しないとき。(５) 入札書が指定された方法以外で送付されたとき。(６) 封筒に入札書その他提出すべき書類(以下｢入札書等｣という。)以外のものが同封されたとき。(７) 同封するべき内訳書がないとき、又は内訳書を必要とする場合において当該内訳書の記載された金額と入札書に記載された金額とが異なるとき。(８) 封筒に記載された事項と入札書等に記載された事項とが異なるとき。(９) 入札者の資格を制限した場合において無資格者のしたもの(10) 談合その他不正の行為があったと認められるもの(11) 前各号に掲げるもののほか、本入札における特定事項に違反したもの９．契約について(１) 契約書の要否 要(２) 契約方法については、仕様書のとおりとする。なお、単価で契約する項目については、積算内訳書に記載された単価(税抜金額)をもって契約単価とし、請求金額の計算方法は、毎回数量が確定した段階において、契約単価に確定数量を乗じた額(当該金額に円未満の端数があるときは、その端数を切り捨てた金額)の合計金額に消費税及び地方消費税相当額を加算した金額(当該金額に円未満の端数があるときは、その端数を切り捨てた金額)とする。(３) 本契約は佐野市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例(平成１７年条例第２７９号)に基づく長期継続契約であるため、翌年度以降において落札者に支払うべき予算が減額又は削除されたときは、契約を変更又は解除する場合があります。10．その他(１) 入札参加資格確認申請書提出後に入札を辞退する場合は、入札辞退届(指定様式)を提出すること。(２) 入札参加資格確認申請書及び入札書等の指定様式は、佐野市ホームページの「ホーム」⇒「 くらし・行政 」⇒「市政情報・入札」⇒「 入札・契約情報 」⇒「入札契約様式」⇒「 物品・役務の提供等の関係様式一覧 」から様式をダウンロードして使用すること。(３) 仕様内容及びその他の問い合わせ等４月１７日午後５時までに、質疑応答書(指定様式)を持参またはＦＡＸにて提出すること。ＦＡＸの場合は、送信後必ず電話連絡をすること。(４)質疑応答について質疑応答については、４月２１日午後５時までに佐野市ホームページに掲載する。 11．問合せ先(１) 入札に関する問合せ先〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ５階)佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係電話 0283-20-3027 ＦＡＸ 0283-20-3035(２) 仕様等に関する問合せ先〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ７階)佐野市 議会事務局 議事課 議事調査係電話 0283-20-3036 ＦＡＸ 0283-21-4411 仕 様 書１ 件名 佐野市議会会議録調製及び会議録検索システム運用業務委託２ 納入場所 佐野市議会事務局議事課３ 履行期間 令和７年９月１日～令和１２年８月３１日(長期継続契約)４ 業務内容 会議録調製及び会議録検索システム運用業務(１)会議録調製 別紙１のとおり(２)会議録検索システム 別紙２のとおり５ 翌年度以降に歳入歳出予算の当該金額に減額又は削除があった場合は、契約を変更し、又は解除できるものとする。６ 本仕様書に定めのない事項については、発注者と受注者が協議して定めるものとする。別紙１(会議録調製)(１)会議録調製業務遂行上の条件①受託者は、過去５年間において、官公庁の発注における本業務と同種の業務を履行した実績を有する者であること。なお、落札した場合は、業務の実績を証明する書類(１市以上の契約書の写し等)を提出すること。②発注者からの要請があった場合、受託者は議会事務局へ訪問し、資料等を直届、直受できるよう迅速に対応できること。また、訪問者は業務内容を十分に理解している者とする。③反訳原稿は、(社)日本速記協会主催(文部科学省後援)の速記検定１級または２級の資格を持った者が必ず作成または校正し、反訳は逐語方式とし、用字は「標準用字用例辞典」(公益社団法人日本速記協会発行)によるものとする。なお、落札した場合は、上記資格を有することを証明する書類(１名以上の速記検定１級または２級の資格を持った者の合格証の写し)を提出すること。④反訳原稿の正確度は９９．９％以上とする。⑤機密保持の観点から、全て受注者の従業員で対応し、外部委託などの下請けは行わないこと。⑥プライバシーマーク認証取得等の個人・機密情報漏洩防止対策を講じていること。⑦社内に品質保持体制を整え、各工程に責任者等を適切に設けていること。 または、ＩＳＯ９００１(品質マネジメント)を取得していること。⑧電子ファイル(音声データ等)の送受信について、受注者は、契約後本会議開催前の早い時期に、電子メール等の設定及び音声データの送受信等の通信テスト並びに音声データの精度チェック等を行うこと。⑨音声データ若しくは電子ファイルの送受信に使うシステムがある場合には、受注者はこれを無償で提供すること。また、そのシステムに不具合が生じた場合には速やかにこれを解消すること。(２)本会議(定例会は年４回開催)、臨時会(随時開催)の会議録調製業務①会議録の規格 次のとおり・表紙：Ａ判上質 ８６．５㎏・本文：Ａ判上質 ３５㎏・中扉：Ａ判色上質 中厚口・規格：Ａ４版・フォント：９ポイント、明朝体、ゴシック体混合・体裁：横書き、５３字×３８行・製本：無線綴じ(隠し穴２穴)②納入品 原本２部、配付用４部、保存用ＣＤ－Ｒ(テキストデータ)③納品期限 原則として次の定例会の２週間前までとする。④入稿 音声データ及び資料を会議終了後に受注者へ送付する。⑤反訳方法 全言反訳⑥初校原稿 データ受領後１４日以内に反訳原稿とワードデータを事務局へ納付する。⑦校正 校正は反訳時の１回とし、受注者で確認のうえ、責任校了とする。※反訳データは１年以上保管し、発注者が求めた時は無償で提供するものとする。(３)各常任委員会(定期４回開催の他随時開催)、議会運営委員会(定期４回開催の他随時開催)、予算審査特別委員会(年１回開催)、決算審査特別委員会(年１回開催)、議員全員協議会(随時開催)、議長になることを希望する者の意見陳述(隔年１回)、副議長になることを希望する者の意見陳述(隔年１回)、その他発注者が指定する会議の会議録調製業務①会議録の規格 次のとおり・表紙：四六判レザック６６ １７５㎏・本文：Ａ判上質 ３５㎏・中扉：Ａ判色上質 中厚口(中扉は予算審査特別委員会及び決算審査特別委員会のみ)・規格：Ａ４版・フォント：９ポイント、明朝体、ゴシック体混合・体裁：横書き、５３字×３８行・製本：紐綴じ(表紙に当該委員会等の名称と開催日を記載すること)②納入品 次のとおり・常任委員会、特別委員会及び議員全員協議会は、原本１部、配付用１部・議長及び副議長の意見陳述は、原本１部のみ・保存用ＣＤ－Ｒ(テキストデータ)③納品期限 原則として次の定例会の２週間前までとする。④入稿 音声データ及び資料を会議終了後に受注者へ送付する。⑤反訳方法 全言反訳⑥初校原稿 データ受領後１４日以内に反訳原稿とワードデータを事務局へ納付する。⑦校正 校正は反訳時の１回とし、受注者で確認のうえ、責任校了とする。※反訳データは１年以上保管し、発注者が求めた時は無償で提供するものとする。(４)契約方法 上記(２)本会議及び臨時会、上記(３)各常任委員会等、それぞれ１時間あたりの単価とする。①最初の１時間までは、１時間とする。②１時間を超過した場合は、１５分単位とする。③休憩時間は、会議時間に含めない。(５)支払方法 原則として各定例会の会議録調製業務終了後に支払う。(年４回払い)(６)予定数量①本会議・１定例会当たり２２時間、改選時の臨時会３時間 合計４４３時間会議 / 年度 R7 R8 R9 R10 R11 R125月臨時会 - - - 3 -6月定例会 22 22 22 22 229月定例会 22 22 22 22 2212月定例会 22 22 22 22 222月定例会 22 22 22 22 22計 66 88 88 88 91 22②各常任委員会等・常任委員会・議会運営委員会：１定例会当たり１３時間・予算(２月)・決算(９月)特別委員会：１特別委員会当たり３０時間・議員全員協議会：一回当たり２時間×年間１０回・正副議長の意見陳述 1時間×２回 合計６６２時間会議 / 年度 R7 R8 R9 R10 R11 R125月臨時会意見陳述 - - - 1 -6月定例会各委員会 13 14 13 13 139月定例会各委員会・決算審査特別委員会43 43 43 43 4312月定例会各委員会 13 13 13 13 132月定例会各委員会・予算審査特別委員会43 43 43 43 43議員全員協議会 18 20 20 20 20 2計 117 132 133 132 133 15別紙２(会議録検索システム)(１)会議録検索システム対応データ編集加工業務及び会議録検索システム運用条件①会議録検索システムデータは、ホームページ公開用会議録検索システム(※)を使用し、第三者が佐野市議会ホームページ上から次の会議の会議録全文を閲覧・検索できるように編集加工すること。・定例会、臨時会、常任委員会、予算審査特別委員会、決算審査特別会及びその他発注者が指定する会議(※)現行システムは、ＮＴＴアドバンステクノロジー株式会社が提供する「Discuss Net Premium(ＡＳＰ)」を使用。②次回定例会までにホームページで会議録検索が可能となるように、会議録納品後１０日以内に該当データを加工すること。③設定作業中に事故が発生した場合、直ちにその処置を講ずるとともに、議会事務局へ申し出ること。但し、天災等不可抗力の事故を除き、故意又は不注意によると認められた時は、受注者においてその責を負うものとする。④業務の完了を証するため、その都度加工済みデータをＣＤ－Ｒに記録して提出すること。⑤同時アクセスが無制限であること。⑥利用者は、ブラウザソフトを介して検索するものとし、当該システムの利用にあたり、独自のソフトを必要としないこと。⑦インターネット配信用サーバー等の動作環境機器はすべて受注者で用意し、会議録公開用アドレスを使用すること。また、庁内用として別のサイトを設定し、利用統計情報の確認及び自治体間の横断検索ができるようにすること。⑧コンテンツ上の検索画面(初期画面)等は、佐野市議会のホームページとの整合を保ち、必要に応じてカスタマイズすること。⑨常時良好な状態で稼働させるよう努め、システムの改良等があった場合は、すみやかにプログラムの改訂等を行うこと。⑩加工に要する機器、工具類及び軽微な消耗品並びにその他雑材等は、受注者負担とする。⑪セキュリティ対策には万全を期し、不測の事態の発生に対しては適切に対応すること。⑫操作ナビゲーションの明確化、文字サイズ、画面背景色の色変更等がキーボード上で操作可能であること。⑬同システムにおいて、初期データ登録分からの会議録を常時検索・閲覧できるようにすること。(２)検索、閲覧に関する要件①キーワード検索任意の言葉で検索でき、その検索方法(完全一致検索、同義語検索、あいまい検索、ＡＮＤ・ＯＲ検索)を選択できること。②横断検索複数自治体の会議録をまとめて検索することができる機能を有していること。ヒットした全ての自治体のヒット情報(会議名、自治体名、発言内容等)を一覧表示し、発言内容の一部をすぐに確認することができること。 また、地域や会議種別等で絞り込み検索ができること。③同義語の指定シソーラス辞書が標準で搭載(２０万語以上)されており、同義語検索が可能であること。④発言者検索発言者を指定して検索が可能であること。⑤ジャンプ検索結果から前後の質問者、答弁者、会議、日程へボタン一つでジャンプできること。⑥リンク会議録の目次と各ページがリンクされ、かつ本文と参考資料のリンク付け及び表示が可能で参考資料も検索可能であること。⑦閲覧キーワード検索を実行しなくても、検索指定範囲の閲覧が可能であること。⑧絞り込み検索検索結果の会議録を検索対象として、さらに別のキーワードで会議録検索を行うことで参照する会議録を絞り込んでいくことができること。⑨期間検索機能対象年を期間で指定して会議録を検索できること。⑩発言者絞り込み機能発言者一覧を、指定した年に絞り込んで表示できること。(３)会議録検索システム保守管理業務①保守点検を適宜行うこと。②データベースのセットアップを行い、データを管理すること。③利便性の向上を図るため、システム機能の改善と発展に努めること。(４)初期データ登録業務①平成１７年５月臨時会から令和７年６月定例会までの会議録(発注者はＣＤ－Ｒでテキストデータを提供する。)を初期データとして登録し、会議録検索システムに掲載すること。②令和元年６月定例会から令和７年６月定例会までの会議録については、履行開始日から会議録検索システムが稼働できるようにすること。③平成１７年５月臨時会～令和元年６月定例会より前の会議録については、令和８年３月３１日までに掲載を完了すること。(５)契約方法①会議録検索システム対応データ編集加工業務は、１頁当たりの単価とする。②会議録検索システム保守管理業務は、１か月当たりの単価とする。③初期データ登録業務がかかる場合は、初期データ登録に要する費用とする。(６)支払方法①会議録検索システム対応データ編集加工業務は、原則として各定例会の編集加工業務終了後に支払う。②会議録検索システム保守管理業務は、年度末に一括で支払う。③初期データ登録業務は、初期データ登録作業終了後に支払う。(初年度のみ)(７)予定数量令和７年度(令和７年９月定例会から)～令和１２年度(令和１２年６月定例会分まで)①会議録検索システム対応データ編集加工業務本会議及び各常任委員会等・本会議：１定例会当たり３６０頁、臨時会３０頁・常任委員会：１定例会当たり１００頁・予算(２月)・決算(９月)特別委員会：１定例会当たり３５０頁合計 １２，７３０頁会議 / 年度 R7 R8 R9 R10 R11 R125月臨時会 - - - 30 -6月定例会 460 460 460 460 4609月定例会 810 810 810 810 81012月定例会 460 460 460 460 4602月定例会 810 810 810 810 810計 2,080 2,540 2,540 2,540 2,570 460②会議録検索システム保守管理業務令和７年度(令和７年９月１日～令和８年３月３１日) ７か月分令和８年度(令和８年４月１日～令和９年３月３１日) １２か月分令和９年度(令和９年４月１日～令和１０年３月３１日) １２か月分令和１０年度(令和１０年４月１日～令和１１年３月３１日)１２か月分令和１１年度(令和１１年４月１日～令和１２年３月３１日)１２か月分令和１２年度(令和１２年４月１日～令和１２年８月３１日)５か月分合計 ６０か月③初期データ登録業務：平成１７年５月臨時会から令和７年６月定例会までの会議録