令和7年度 磐田市戸籍氏名の振り仮名通知作成業務委託

令和7年度 磐田市戸籍氏名の振り仮名通知作成業務委託 - 1 -下記の業務について、一般競争入札を行いますので、磐田市契約規則(平成17年磐田市規則第32号)第８条の規定に基づき公告します。令和７年４月９日磐田市長 草 地 博 昭(公印省略)記１ 入 札 執 行 者 磐田市長 草 地 博 昭２ 入札に付する事項(1) 入札番号 市民第701号(2) 件 名 令和７年度磐田市戸籍氏名の振り仮名通知作成業務委託(3) 履行場所 仕様書のとおり(4) 業務内容 仕様書のとおり(5) 履行期間 令和７年４月24日から令和７年９月30日まで(6) その他３ 予定価格(税込み)当該入札において落札者が決定された後、速やかに公表するものとする。 ４ 入札に参加する者に必要な資格に関する事項磐田市における物品製造等競争入札参加資格の認定を受けている者のうち、次に掲げる条件をすべて満たしている者であること。 (1) 地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の４の規定に該当しない者であること。(2) 磐田市物品製造等に係る入札参加停止等措置要綱(平成23年磐田市告示55号)に基づく入札参加停止を受けている期間中でないこと。(3) 磐田市発注公共工事等に係る暴力団排除措置要綱(平成25年磐田市告示第72号)に基づく入札排除措置を受けている期間中でないこと。(4) 静岡県西部地域内に主たる営業所または営業所を有する者であること。(5) (4)の営業所が、磐田市の物品製造等入札参加資格者名簿に契約営業所として登録されている者であること。(6) 令和７年度の磐田市物品製造等入札参加資格者名簿にある16印刷に登録されている者であること。(7) 会社更生法(平成14年法律第154号)に基づき更生手続開始の申立てが成されている者(更生手続開始の決定を受けている者を除く。)または、民事再生法(平成11年法律第225号)に基づき再生手続開始の申立てが成されている者(再生手続開始の決定を受けている者を除く。)でないこと。- 2 -５ 仕様書等の閲覧および貸出(1) 閲覧および貸出期間(データ取得)令和７年４月９日(水)から令和７年４月15日(火)まで(2) 閲覧および貸出場所以下の箇所にて閲覧および貸出しを行う。・市ホームページ(指定箇所よりダウンロードすること)６ 入札参加資格の確認等(1) 本入札の参加希望者は、次により入札参加資格確認申請書(様式第１号。以下「申請書」という。)を提出し、入札参加資格の確認を受けなければならない。この場合において、参加資格の確認基準日は申請書の提出期限とする。ただし、提出期限までに申請書及び資料を提出しない者、または入札参加資格がないと認められた者は、本入札に参加することができない。①提出期間令和７年４月９日(水)から令和７年４月15日(火)まで(土曜日、日曜日、祝日を除く。)の午前８時30分から午後５時00分まで(提出期間初日は午後１時30分から、提出期間最終日は午後３時00分まで提出できるものとする。)②提出場所磐田市総務部市民課記録グループ(連絡先：TEL 0538-37-4816、FAX 0538-37-2871)③提出方法本入札の参加希望者は、市ホームページからダウンロードした申請書(様式第１号)を使用し、必要事項を記載の上、申請書を①の提出期間内に、②の提出場所へ持参すること(電子メール、ファクシミリ、郵送等による提出は、認めない。)(2) 入札参加資格の有無に関しては、入札参加資格確認通知書(様式第２号)を令和７年４月17日(木)午後３時までにファクシミリで、本入札の参加希望者全員に通知する。本入札の参加希望者は、通知を受信した旨を令和７年４月17日(木)午後５時までに(1)②の提出場所へ電話連絡を必ずすること。 (3) (2)において入札参加資格無しと通知された者は、その理由について令和７年４月17日(木)午後５時までに文書にて説明を求めることができるものとする。ただし、説明請求の文書を(1)②の提出場所へ持参すること。(4) (3)により説明を求められた場合、説明を求めてきた者に対し令和７年４月18日(金)午後３時までに文書にて回答をする。ただし、説明を求められた後、入札参加資格有りと判断された者については、令和７年４月18日(金)午後５時までにファクシミリで入札参加資格確認通知書を交付する。(5) その他①申請書の作成および申込みに係る費用は、提出者の負担とする。②申請書に用いる言語は、日本語とする。- 3 -③入札執行者は、提出された申請書を入札参加資格の確認以外に提出者に無断で使用しない。 ④提出期限後における申請書の差し替えおよび再提出は認めない。 ⑤提出された申請書は、返却しない。 ⑥提出された申請書は、公表しない。 ７ 仕様書等に対する質問(1) 本公告文および仕様書等に対する質問がある場合においては、次にしたがい質問(回答)書により説明要求すること。①提出方法文書により７(1)③の受付場所へ持参で提出すること。(電子メール、ファクシミリ、郵送等による提出は、認めない。)なお、質問(回答)書は、市ホームページに掲載される指定の様式を使用すること。②受付期間令和７年４月９日(水)から令和７年４月15日(火) (土曜日、日曜日、祝日を除く。)の午前８時30分から午後５時00分まで(受付期間初日は午後１時30分から、受付期間最終日は午後３時00分まで受付できるものとする。)③受付場所磐田市総務部市民課記録グループ(2) (1)の質問に対する回答書は、当該入札参加資格を有する者全員へ次によりファクシミリで送信する。①回答期日令和７年４月18日(金)正午まで②送信元磐田市総務部市民課記録グループ③当該入札参加資格を有する者は、回答書をファクシミリで受信後速やかに受信した旨を送信元へ必ず連絡すること。(連絡先：0538-37-4816)８ 入札方法、入札執行の日時および場所等(1) 入札日および入札執行開始時間令和７年４月22日(火)午前11時30分ただし、入札者全員が上記時間前に入札会場に集合し、かつ、全員が了解した場合、上記の入札執行開始時間前に入札執行ができるものとする。(2) 入札および開札の場所磐田市国府台３番地１ 磐田市役所西庁舎 ３階 302・303会議室(3) 調査基準価格及び最低制限価格の有無無(4) 入札方法に係る事項①落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の100分の10に相当する額- 4 -を加算した金額 (当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とする。入札者は、消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の110分の100に相当する金額を入札書に記載すること。②入札執行回数は、２回を限度とする。(再入札の場合がありますので、入札書は余分に用意願います。)③電子メール、ファクシミリ、郵送等による入札は認めない。④代理人が入札する場合には、入札前に委任状を提出しなければならない。⑤入札執行に当たっては、入札参加資格確認通知書(写しでも可)を持参すること。⑥入札執行開始時間までに入札会場に入場しない場合は、失格とする。⑦各入札参加有資格者は、１人のみが入札会場へ入場できるものとする。⑧入札に参加しようとする者が１人の場合においても、入札を執行する。９ 開札開札は、８(2)に掲げる場所において、入札書提出後直ちに、入札者またはその代理人を立ち合わせて行う。ただし、入札者またはその代理人が立ち会わない場合においては、入札事務に関係のない市職員を立ち会わせて行う。 10 入札の無効本公告に示した入札に参加する者に必要な資格のない者並びに虚偽の申請を行った者のした入札並びに入札心得において示した条件等入札に関する条件に違反した入札は、無効とする。なお、入札参加資格のある旨を確認された者であっても、その資格の確認後から入札時点において、４に掲げる資格がなくなった者のした入札は無効とする。 11 入札心得を示す場所磐田市ホームページ12 落札者の決定方法地方自治法(昭和22年法律第67号)第234条第３項および地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の10第１項の規定により、予定価格以下で最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。13 入札保証金および契約保証金(1) 入札保証金 免除(2) 契約保証金 免除(3) 前払金 無14 契約書の作成契約の締結に当たっては、契約書を作成しなければならない。- 5 -15 その他(1) 入札参加者は、入札心得を熟読し、遵守すること。 (2) 契約手続きにおいて使用する言語および通貨は、日本語および日本国通貨に限る。(3) 本契約の履行に用いる計量単位は、仕様書に特別の定めがある場合を除き、計量法(平成４年法律第51条)の定めるところによる。(4) 本契約の期間の定めについては、民法(明治29年法律第89号)及び商法(明治32年法律第48号)の定めるところによる。(5) 本契約は、日本国の法令に準拠する。(6) 本入札における適用仕様書は、別添仕様書とする。(7) 磐田市制限付き一般競争入札実施要綱第４条第２項に基づき、入札説明書の交付は行わない。(8) その他詳細不明の点については、磐田市総務部市民課記録グループ(〒438-8650 静岡県磐田市国府台３番地１ 連絡先：0538-37-4816)に照会すること。 令和７年度磐田市戸籍氏名の振り仮名通知作成業務委託仕様書本仕様書は、磐田市(以下「甲」という。)が委託する戸籍氏名の振り仮名通知作成業務(以下「本業務」という。)において受託者(以下「乙」という。)が、その実施に必要な事項を定めるものとする。１ 業務の目的行政基盤のデジタル化促進や本人確認の信頼性向上を目的にした戸籍法の一部改正により、戸籍に氏名の振り仮名が記載される業務が法定受託事務として市区町村に義務付けられた。これに伴い甲は、所管する戸籍に「氏名の振り仮名」を迅速かつ適正に記載するため、創意工夫の発揮が期待できる民間事業者へ作業の一部を業務委託する。２ 業務名令和７年度磐田市戸籍氏名の振り仮名通知作成業務委託３ 業務の内容⑴ 対象ア 通知書の作成及び発送に関する業務イ その他上記の業務に関連した業務⑵ 範囲ア 戸 籍 数 66,036 戸 (令和６年３月31日現在)イ 本 籍 人 口 163,186 人 (令和６年３月31日現在)ウ 発 送 部 数 約100,000 通エ 戸籍システム名 富士フイルムシステムサービス株式会社戸籍システム・ブックレスオ 基 準 日 令和７年５月26日現在４ 契約期間契約の確定した日から令和７年９月30日まで５ 業務の履行場所乙が管理する作業場及び甲が指定する場所６ 定義本仕様書において使用する次の各号に掲げる用語の意味は、以下に定めるところによる。⑴ 本件業務ア 処理対象物件の印刷イ その他、アに付随する業務⑵ 処理対象物件別紙１「作業内訳」に掲げる通知等の印刷をいうものとする。７ 適用本業務は、本仕様書及び契約書に従い履行しなければならない。なお不測の事態や疑義が生じた場合は、速やかに甲と協議をすること。また履行に当たっては、関連する関係諸法令及び条例等を順守しなければならない。８ 個人情報の保護及び秘密の保持等⑴ 乙は、業務の実施で知り得た市民・市職員等に関する個人情報の取り扱いについて、漏えい・紛失・毀損の防止等の適切な管理に必要な措置を「個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)」「磐田市個人情報の保護に関する法律施行条例」の他関連法令に準拠して講じるものとする。また、本業務の関係する情報資産の安全性を確保しなければならない。⑵ 本業務に従事する者又は従事していた者は、その業務に関して知り得た個人情報を正当な理由なく他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。 また、業務上知り得た一切のことについて第三者に漏らしてはならない。９ 公益確保の義務乙は、業務の履行に当たり公共の安全、環境その他の公益を害することの無いよう努めなければならない。10 実施体制乙は、従事者の選任に当たっては、当該業務を正確かつ迅速に履行できる知識を有することはもとより、公的な業務であることに留意した対応ができ、かつ、風紀及び業務規律を乱さない者を選任すること。また、業務の実施に当たって、甲との協議、関係者への連絡調整などが迅速に行えるよう体制を整えること。⑴ 事務局の設置・運営乙は、業務全体を統括する事務局を設置し、迅速かつ適切に運営すること。事務局は、契約締結後、甲と連絡調整が円滑に実施できる場所に速やかに開設し、甲との調整窓口になること。また、事務局は、全体のスケジュールを管理し、甲に業務の執行状況や実績報告などについて、随時報告が可能な状態にすること。⑵ 業務責任者ア 乙は、本業務委託を指揮する業務責任者を配置すること。イ 業務責任者は、本業務の従事者を十分指導して業務を実施させること。ウ 業務責任者は、書類等の管理や関係者との連絡調整を行うこと。エ 業務責任者は、甲との連絡を密に行い、業務を進め、遅滞なく業務が遂行できるよう人員、体制の確保を行うこと。オ 業務責任者は、事業内容等、甲から報告を求められた際は、速やかに対応すること。カ 乙は、やむを得ない場合を除き、業務責任者を変更しないこと。キ 乙は、契約締結後速やかに業務責任者の氏名等を甲に通知すること。⑶ 指揮命令業務の遂行に関わる従事者に対する指示、労務管理、安全衛生等に関する一切の指揮命令は乙が行うものとする。11 提出書類乙は、業務の着手及び完了に当たり、次の書類を提出し甲の承認を得なければなければならない。このとき提出数量及び形態等は、甲が指定するものとし、必要に応じて電子データで納品しなければならない。なお、承諾された事項を乙が変更しようとする場合は、理由を明確にした上で、その都度甲の承諾を受けなければならない。⑴ 業務着手届⑵ 業務工程表⑶ 業務計画書⑷ 業務責任者選任通知書⑸ 業務従事者名簿⑹ 業務完了届⑺ 納品書(成果品)⑻ その他、甲が必要と認めるもの12 通知書の作成及び発送に関する業務⑴ 業務内容ア 作成した通知書原稿については、校正作業を必須とする。校正回数は２～３回とする。イ 本籍人に対し「仮の振り仮名」を通知するため圧着ハガキを作成・印刷する。ウ ハガキは、法務省が示す書式を標準とするが、具体的な内容については、甲と協議のうえ決定する。エ 圧着状態において中身に記載された個人情報等が目視できないように工夫すること。オ 届出件数や来庁者数の削減に向けて、コールセンターの紹介やマイナポータルの誘導を示したデザインを提案すること。カ 視覚障がい者への配慮として「音声コード」を付記すること。キ 使用するハガキは、次の規格とする。100 ㎜×148㎜(圧着ハガキ)両面 印刷１～２色⑵ 印字甲が提供する本籍人データ(CSVファイル形式)を通知書に印字する。このとき甲は、併せて文字フォント・文字コード表を提供する。なおデータの加工が必要な場合は、乙が行う。なおCSVファイルは、以下の項目により提供する。ア 管理情報(市町村コード・管理番号連番・連番枝番)イ 宛名情報(郵便番号・住所・方書・氏の届出資格者氏名)ウ 氏の情報(本籍・氏・氏の振り仮名・届出資格者氏名)エ 名の情報(１本籍あたり４名以内の名・名の振り仮名)⑶ 文字フォント使用する文字フォントファイルは、次のものとする。ア koseki.ttf※IPAmj明朝フォントVer.006.01を202文字コード分、改変し、派生させたフォント。イ moj20240830.ttf※koseki.ttfにない(約１万)文字をUnicode私用面に割り当て、作成し、法務省が所有するフォント。⑷ カスタマバーコード日本郵便株式会社の割引に必要なカスタマバーコードを作成し、通知書に印刷する。なお、カスタマバーコードの印刷場所等については、乙の作成した案について甲の了承を得ること。⑸ 音声コード仮の振り仮名の通知書については、視覚障がい者への配慮として「音声コード」を付記すること。ア 仕様種類 Uni-Voice(ユニボイス)コード① 音声コードの横に半円(直径６mm)の切り欠き加工を施す。② 音声コードの中心位置が印刷物の端から25mmとなるように配置する。③ 音声コードの周囲に４mm以上の余白を設ける。イ 納品関連① 音声コードの内容については、契約後に甲乙の協議により決定する。② 原稿校正作業に際して、音声コードのサンプルを提供すること。③ 印刷前後に、乙において音声コードの読み取りが可能か試験を実施すること。⑹ リスト等作成した通知書に関するデザイン等の情報、及び送付者の管理番号・氏名等のリストを紙媒体及び電子媒体により甲へ納品する。⑺ マイナポータルやコールセンター等の紹介戸籍の振り仮名記載について説明する法務省、磐田市のホームページへリンクする二次元バーコード、及び法務省が運営するコールセンターに関する案内を通知書に印刷すること。⑻ 通知書の管理作成した通知書は、甲の指定する場所若しくは郵便局に持ち込むまでの期間において乙の責任を持って保管すること。このとき秘密保持及び個人情報の保護基準を順守するとともに、外部の漏洩や紛失防止策を図り適切に管理する。⑼ 通知書の納品作成した通知書は、以下の条件に則る中で、郵便局の直接一括納品を基本とする。ただし、甲の指示がある場合は、それに従う。ア 通知書の郵送にかかる費用は甲が負担する。イ 甲の指定する場所へ通知書を納品する際は、包含する通知書の管理番号を付した箱に詰めて行う。併せて当該内容を明らかにしたリストを作成して提出する。ウ 納品の時期は、甲が指定する。エ 通知書の発送予定件数は、約100,000通を想定する。オ 郵便局や指定場所の納品は、甲の現場立ち合いを受けること。13 その他上記の業務に関連した業務データ管理・マニュアル作成・通知書再発行、その他の本業務に履行に必要な行を行う。⑴ データの管理に関する業務甲から提供された情報及び、本業務で作成した全ての管理データを適正に管理する中で、業務完了後は、速やかに市へ納品・返品する。なお、委託契約の締結から速やかに「データの管理作成及び市との個人データ取り扱いに関する規約」を甲乙協議のうえ乙が作成すること。⑵ マニュアルの作成に関する業務本業務の履行に必要なマニュアルを乙が作成し、甲の承認を得ること。 なお疑義が発生した場合は、都度甲乙の協議を行う中で変更等の手続きをする。⑶ 通知書の再発行に関する業務窓口等で受け付けた通知書の再発行依頼は、甲と協議のうえ作成した通知書再発行リストを基に乙が通知書を再発行し甲へ納品すること。⑷ その他必要な業務その他委託契約の履行の中で甲乙のいずれかが必要と考える業務は、協議のうえ実施を判断する。14 業務の再委託本業務の一部を第三者に委託する場合、あらかじめ書面により甲の承認を得ること。乙は、再委託の行為について全責任を負うこと。15 打合せ業務に関する打合せを下記のとおり実施する。このとき中間打合せは、甲乙の必要に応じて都度実施するものとする。また打合せ後は、速やかに乙が議事録を作成し甲へ提出・確認を求めること。⑴ 初回打合せ業務目的・作業内容・工程、及び提供情報等の確認など⑵ 中間打合せ業務進捗状況、課題・問題点の報告、意見調整など⑶ 最終打合せ16 経費の負担区分⑴ 業務実施に必要な消耗品等はすべて乙の負担とする。⑵ 乙は、業務履行に伴って事故が生じた場合には、直ちに甲及びその他関係機関に報告するとともに、応急措置を講ずるものとする。⑶ 乙は、この業務の履行に当たって、甲又は第三者に被害を及ぼした場合は、甲の責に起因する場合を除いて、その損害賠償の責を負わなければならない。17 その他⑴ 本仕様書は、本業務委託の履行に際し最低限の必要事項を掲載したものであり、本仕様書に掲載のない事項について乙の提案を否定するものではない。⑵ 乙が業務の円滑な履行に対し疑義等が生じた場合は、都度甲と協議するものとする。この協議の記録は、乙が速やかに書面で作成して甲に確認を求める。⑶ 成果物の納品後であっても、乙の責めによる不備が発見された場合は、直ちに乙の責任において必要な措置を行うものとし、これに対する経費は乙の負担とする。⑷ 乙及び業務従事者は、業務の遂行上知り得た事項を他人に漏らしてはならない。なお、業務委託契約終了後も同様とする。⑸ 本業務で得られた成果物の所有権・著作権及び利用権は、甲に帰属するものとする。このため乙は、著作権を行使できない。18 本仕様書に定めのない事項については，甲乙が都度協議のうえ決定する。19 連絡先磐田市総務部市民課 戸籍グループ 担当：三輪所在地 〒438-8650 静岡県磐田市国府台３番地１電話 0538-37-4816(直通) ＦＡＸ 0538-37-2871メール shimin@city.iwata.lg.jp別紙１「作業内訳」No. 処理対象物件発送通数(想定)印刷規格 備考１ 通知用圧着ハガキ(※通知書サンプルを参照)約100,000通 Ｚ折り(三つ折りハガキ)の圧着ハガキ※連続帳票ハガキとして「第２種郵便物」の要件を満たすものハガキの内部が透けて見えないようにすることカラー印刷、印字あり ※角印(公印)あり音声コード(ユニボイス)付き６mmの半円の切込みを入れることカスタマバーコード付き圧着及び裁断あり【留意点】１ 通知の想定通数は、戸籍の筆頭者又は筆頭者に準ずる者の数を指す。２ 市が提供する本籍人データの情報を印字すること。外字や俗字の字形の印刷にも対応すること。※通知書サンプル