別府市文書管理・電子決裁システム構築・運用業務に関する情報提供依頼（RFI）の実施

別府市文書管理・電子決裁システム構築・運用業務に関する情報提供依頼（RFI）の実施 別府市文書管理・電子決裁システム構築・運用業務に関する情報提供依頼(RFI)1．趣旨・目的本市では、庁内業務の効率化及びペーパーレス推進を目的として、文書管理システム(電子決裁機能を含む)の導入を検討しています。 次期システムの利用によって、職員がストレスなく、スピーディーに、効率的に日々の文書事務を行えるようになること、行政文書の適切な保存・管理が確実に実現されること、さらに他業務システムとの連携による本市全体のDX推進に寄与することを期待します。 本RFIは、今後の仕様書作成及び調達方法検討の参考とするため、関連事業者の皆様から幅広く情報提供をいただくことを目的として実施するものです。 2. 次期システムの概要等(想定)本項に示す内容は、現時点の想定であり、提供いただいた情報を踏まえ、最終的に決定します。 ⑴ 概要次期システムは、文書の収受、起案から決裁、施行、保存、引継及び廃棄までの行政文書のライフサイクルを通じて電子的に管理するために構築し導入するものです。 効率的に事務処理を行う上で、起案する者、承認する者が利用しやすいシステム、他システムとの連携を行えるシステムを想定しています。 とりわけ、次の事項について、ご提案をお願いします。 ① 効率的な起案事務・簡素で誰もが使える電子決裁機能・メール、その他のシステムと連携し、電子的な方法によってされた申請などを簡単に収受・起案できる仕組み② 的確迅速かつ柔軟な意思決定・承認者等が、起案文書(添付ファイル含む)を閲覧しやすい機能・承認者等が、メモ・コメント等を残すことができ、適切に事務処理を行える機能・決裁中の文書編集(ローカルにダウンロードすることなく文書の編集ができる機能など)③ 他システムとの連携・処分通知、電子契約システムとの連携・財務会計システムとの連携④ ガバナンスの効いた文書管理・文書の起案・決裁・保管・廃棄といった一連のプロセス全体を管理できる機能・保管文書を検索しやすい機能⑤ 効率的な年次処理・簡単な利用者(アカウント)管理(定期人事異動・機構改革)⑵ システムの要件・本システムの利用者は、職員約1,500人とする。 提示の規模を踏まえ、安定的な稼働が可能なライセンス数、システムリソースとすること。 ・ネットワーク環境は、LGWAN接続系であること。 3.情報提供依頼内容以下の内容について、可能な範囲でご提供ください。 ⑴ システム概要資料・文書管理・電子決裁機能の全体概要・主な機能、特徴、他自治体での導入実績・セキュリティ対策、認証方式、アクセス制御⑵ 運用・導入に関する情報・導入スケジュール(標準的な導入期間)・庁内展開・職員向け操作性(UI/UX)・研修、導入支援、保守サポート体制⑶ 概算見積・初期費用(導入費、設定費等)・年間利用料／保守費用4.デモンストレーション・プレゼンテーション以下の内容で、実施いたします。 ⑴ 実施方法・実施時期・時間・実施方法については、現地(別府市役所内会議室)、又はオンライン・実施時期については、令和8年2月5日(木)～12日(木)※実施日時については、個別に調整いたします。 ⑵ 実施内容・3.⑴,⑵の内容について ※2.⑴の内容を踏まえてご提案ください。 ・システムのデモンストレーションー 電子決裁の一連の流れ(起案～決裁～保存)ー 2.⑴の機能⑶ 時間配分について・全体で90分ー 概要説明及びデモンストレーションの説明は60分以内ー 残りの時間は、質疑応答等5. 参加表明及び資料提出本件に参加する場合、以下の要領により御連絡ください。 参加表明：令和8年2月4日(水)まで通知方法：メール(beppu-df@city.beppu.lg.jp)※メール送付後、到着確認の連絡(0977-21-1124)を行ってください。 参加表明後、プレゼンテーションの日程調整をさせていただきます。 資料提出については、プレゼンテーションより前に上記メールアドレスにてご提出ください。 6．情報提供依頼に関する質問本情報提供依頼について質問がある場合は、以下の要領により御連絡ください。 提出期限：令和8年1月28日(水)まで提出方法：質問書様式(別紙)を電子メールで送付送付先メールアドレス：beppu-df@city.beppu.lg.jp※メール送付後、到着確認の連絡(0977-21-1124)を行ってください。 質問内容に関する回答は、以下のとおりとします。 回答日：令和8年1月30日(金)※HPに掲載いたします。 回答日前に公開することもあります。 7. 注意事項⑴ 本資料による情報提供依頼は、システムに関する内容や予定価格などを検討するための手段であって、契約を前提としたものではありませんので、あらかじめご了承ください。 ⑵ 本件への参加の有無及び回答内容は、今後の業者選定とは一切関係ありません。 ⑵ 提供を受けた資料は、今後の調達時の仕様書等に反映する場合があります。 ⑷ 提供いただいた資料等は、当該目的以外には使用しません。 また、本市以外の外部に提供することはありません。 ⑸ 提供していただいた情報及び資料につきましては、返却いたしません。 ⑹ 本情報提供に係る資料の作成及び提出等に要する費用は、各事業者でご負担いただくようお願いいたします。 ⑺ 情報提供していただいた事業者に対して、本市より質問させていただく場合がありますので、ご協力をお願いいたします。 8. 問い合わせ先別府市企画戦略部情報政策課デジタルファースト推進室 担当(五十川)電話 0977-21-1124電子メール beppu-df@city.beppu.lg.jp