新潟市戸籍の振り仮名通知書印刷業務

新潟市戸籍の振り仮名通知書印刷業務 新潟市公告第２６０号 掲示期間 5.22 – 5.31入 札 公 告下記のとおり一般競争入札を行いますので，地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の６及び新潟市契約規則(昭和５９年新潟市規則第２４号)第８条の規定に基づき公告します。令和７年５月２２日新潟市長 中 原 八 一１ 入札に付する事項(１)件 名 新潟市戸籍の振り仮名通知書印刷業務(２)品質・規格・数量など 仕様書のとおり入札に当たっては，総価での入札とします。 (３)契約の条項を示す場所 新潟市財務部契約課(４)入札日時・場所 令和７年６月１２日 午後１時３０分新潟市役所本館２階契約課入札室(５)履行期限・履行場所 令和７年９月３０日まで本市と協議の上、本市が承認する場所(６)入札方式 契約方式は，総価での入札とします。(７)入札保証金 新潟市契約規則第１０条第２号により免除(８)入札を無効とする場合 新潟市契約規則第１７条第１項の規定に該当するときは無効とし，入札者が談合その他不正な行為をしたと認められる場合はその入札の全部を無効とします。(９)入札を中止とする場合 新潟市契約規則第１９条第１項の規定に該当する場合は，入札を中止することがあります。(10)談合情報等により公正な入札が行われないおそれがあるときの措置談合情報等により，公正な入札が行われないおそれがあると認められるときは，入札期日を延期し，または取りやめることがあります。(11)契約保証金 新潟市契約規則第３３条及び第３４条の規定によります。(12)予定価格 公表しません。(13)最低制限価格 設けません。(14)契約締結について議会の議決を要するための仮契約無(15)その他特記事項 業務履行が困難と判断できる低価格での入札は，費用，履行体制などについて調査することがあります。調査の結果，履行困難と判断した場合は，失格とすることがあります。 ２ 入札参加資格の要件(１) 新潟市内に本店(社)又は支店もしくは営業所のある者で，当該本支店等が本市の入札参加資格者名簿(物品)に搭載されている者(２) 地方自治法施行令第１６７条の４第１項の規定に該当しない者(３) 指名停止措置を受けていない者(４) 新潟市競争入札参加有資格業者指名停止等措置要領の別表第２の９の措置要件に該当しない者(５) 令和２年４月１日以降、国の機関または都道府県・市区町村の地方公共団体が発注する本件と類似の業務内容(概ね10万通程度の圧着はがきの印刷)を受託した実績があること。実績は別紙１「実績調書」に記載し、一般競争入札参加申請時に提出すること。 ３ 入札の参加手続一般競争入札に参加を希望する場合，次により申請してください。なお，入札参加申請者名は入札終了まで公表しません。(１) 提出書類 一般競争入札参加申請書(別記様式第２号) ２部２の(５)の書類 １部(２) 提出先 新潟市財務部契約課物品契約係〒９５１－８５５０ 新潟市中央区学校町通１番町６０２番地１新潟市役所本館２階電話 ０２５－２２６－２２１３ＦＡＸ ０２５－２２５－３５００(３) 提出方法 持参又は郵送(４) 申請期限 令和７年６月４日(５) 受付期間 入札公告の日から申請期限の日の午前９時～午後５時(土・日・祝日を除く)４ 質疑書の提出について質疑事項がある場合は，次により質疑書を提出してください。(１) 様式 別紙様式に準じて作成してください。(２) 提出期限 令和７年５月２９日(３) 提出先 ３(２)に同じ(４) 提出方法 ファクシミリのみとします。(５) 回答日 令和７年６月３日まで(６) 回答方法 個別にファクシミリにて回答するほか，入札控室に掲示及びホームページへ掲載します。(７) その他 電話での受付は一切行いません。質疑書には，正確な番号及び件名を記入してください。また，返信用ファクシミリ番号を必ず記入してください。５ 入札時の注意事項(１) 入札参加申請後に入札を辞退する場合は，書面で届け出てください。 (２) 入札時間に遅れた場合は，入札に参加できません。 (３) 入札場所に入室できるのは，入札参加申請者毎に原則１名とします。 (４) 代理人が入札する場合は，委任状を提出してください。 (５) 落札者の決定に当たっては，入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは，その端数の金額を切り捨てた金額)をもって落札者の入札価格とします。入札参加申請者は，消費税にかかる課税業者であるか免税業者であるかを問わず，見積もった契約希望金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載してください。なお，入札金額の訂正は無効とします。 (６) 予定価格の制限に達した価格の入札がないときは，直ちに再度入札を一回行います。ただし，初度入札で無効とされた者，失格となった者は，再度入札に参加できません。 ６ 落札者の決定落札者が決定したときは，直ちにその旨を落札者に通知するとともに速やかに公表します。ただし，落札者と決定した者が契約締結までの間に指名停止を受けた場合は，落札決定を取り消し，仮契約を締結していた場合は，本契約を締結しないものとします。別紙様式質 疑 書年 月 日住 所商号又は名称代表者氏名(押印不要)(担当者 )(ファクス )１ 番 号 新潟市公告第２６０号２ 件 名 新潟市戸籍の振り仮名通知書印刷業務質 疑 事 項別記様式第２号一般競争入札参加申請書年 月 日(宛先)新潟市長申請者郵便番号所在地商号又は名称代表者氏名(押印不要)担当者(電話 )(ファクス )下記入札の参加資格要件を満たしており，入札に参加したいので，新潟市物品に関する一般競争入札実施要綱第５条第１項の規定により申請します。記公告年月日 令和７年５月２２日番 号 新潟市公告第２６０号件 名 新潟市戸籍の振り仮名通知書印刷業務別紙１実 績 調 書年 月 日(あて先)新潟市長所 在 地商号又は名称代表者氏名 印担 当 者(電話番号 )「新潟市戸籍の振り仮名通知書印刷業務」における入札参加資格要件を満たす実績は、下記のとおりです。 記Ｎo. 契約年月日 国の機関または都道府県・市区町村名受託業務名 印刷数1 令和 年 月 日2345注意事項１ 令和２年４月１日以降、国の機関または都道府県・市区町村の地方公共団体が発注する本件と類似の業務内容(概ね１０万通程度の圧着はがきの印刷)を受託した実績を記載してください。 ２ 受託した時期が新しいものから最大５件記載してください。 新潟市戸籍の振り仮名通知書印刷業務仕様書令和７年５月新潟市市民生活部市民生活課１ 業務の名称.. 1２ 概要.. 1３ 本市の戸籍数・通知印刷数.. 1４ 履行場所.. 1５ 履行期間.. 1６ 契約方法等.. 1７ 業務の内容.. 2８ 業務の進め方.. 5９ その他特記事項.. 5仕様書別紙1 原稿案.. 7仕様書別紙2 音声コード原稿内容(案).. 8仕様書別紙3 印刷用データCSVファイルレイアウト.. 91１業務の名称新潟市戸籍の振り仮名通知書印刷業務２概要令和5年6月9日に「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律等の一部を改正する法律」が公布され、令和7年5月26日の法施行後、戸籍の記載事項に氏名の振り仮名が追加されることとなった。 法施行に伴い、新潟市(以下、本市)に本籍を置く者へ「仮の振り仮名」の通知(以下、通知書)を送付する必要があり、通知書の印刷を委託するものである。 ３本市の戸籍数・通知印刷数(１)戸籍数・戸籍人口数(令和6年12月末現在)区名 戸籍数 戸籍人口数北区 30,551 74,192東区 49,858 119,130中央区 73,375 166,056江南区 27,192 66,318秋葉区 32,421 78,164南区 19,541 47,425西区 55,087 134,931西蒲区 26,759 63,992合計 314,784 750,208(２)通知書発送数約385,000通(本市8区合計、概算)４履行場所本市と協議の上、本市が承認する場所。 ５履行期間契約期間：契約締結日から令和7年9月30日までなお、戸籍振り仮名制度に関する法務省補助金の交付決定後の契約締結となる。(令和7年5月下旬～6月上旬の契約を想定)６契約方法等成果納品物１枚当たりの価格を単価とし、予定数量については前述の「3.(2)通知書発送数」のとおり。 2(１)2者契約とし、原稿作成・印刷の下請けは禁止する。 (２)契約終了後、この契約に関しての業務評価を行う。 (３)納品終了後、納品書の提出を行うこと。 (４)業務履行が困難と判断される低価格の入札の場合は、費用、履行体制などについて調査し、履行困難と判断したときは失格とすることがある。 (５)契約書・仕様書に記載がない事項は本市・受託者協議の上、決定する。 (６)印刷製本に関する費用のほか、本業務に関する搬送等の各種費用も単価に含めること。 ７業務の内容(１)業務の概要と作業分担業務の概要 作業分担本市 受託者１用紙調達 ○２原稿作成 ○ ○３印刷用データの作成 ○４印刷用データの提供・受領 ○ ○５通知書印刷 (ア)テスト印刷 ○(イ)印刷内容確認 ○ ○(ウ)全件印刷 ○６引き抜き作業 (ア)引き抜きリストの作成 ○(イ)引き抜き実施 ○７納品 (ア)通知書PDFデータ、発送対象者リストの作成○(イ)郵便局への搬入・発送 ○(２)スケジュール詳細については、契約締結後、本市及び受託者で協議の上、決定する。 ・令和7年6月中旬 本業務契約締結・令和7年6月中旬 原稿作成・令和7年6月下旬～ 印刷用データの提供・受領・令和7年7月上旬～中旬 通知書印刷、引き抜き作業・令和7年7月下旬～ 納品 発送対象者リスト、通知書PDFデータの作成郵便局への搬入・発送(３)用紙調達・通知書の規格等ア 規格・寸法・重さ圧着ハガキ・3つ折り6 面 Zタイプ割引適用前の郵便料金単価は85 円を想定していることから、その条件を満た3す寸法・重さであること。 イ 刷色・色数・インク表面2色刷以上 裏面2色刷以上インクは、水にぬれてもにじまないものを使用すること。 ウ 数量約385,000通(実際の通数は通知対象者の異動状況により変動する)同一戸籍かつ同一住所の者は4名までを1つの通知書に印字すること。 エ 用紙圧着紙またはそれに準じるもの。 水に濡れた場合は乾燥後に開くことができ、かつ内容を確認できること。 オ 圧着Z折に圧着し、宛名を除く個人情報は圧着面に印字すること。圧着後、圧着面の個人情報内容が透けて見えないようにすること。 カ 文字フォント文字フォントは、本市から提供する予定の「koseki.ttf」及び「moj20230327.ttf」を使用し、表示・印刷すること。 (４)原稿作成ア 原稿案別紙 1 に示す法務省提示案を元に受託者が原稿案を作成し、本市と協議の上、原稿内容を決定すること。 イ 音声コード別紙2に示す音声コード案に対応したコードの印刷欄を設けるとともに、規格に対応した切り欠き加工も行うこと。音声コードの内容は、契約締結後、協議の上、決定する。 ウ カスタマーバーコード郵便局が指定する区分郵便物特別割引を適用できるように、カスタマーバーコードの印字欄を設けること。 (５)印刷用データの提供・受領本市が提供する CSV ファイルの情報を元に通知書へ印字を行うこと。詳細は契約締結後、協議の上、決定する。 CSVファイルのデータレイアウトは別紙3の通りであり、文字コードはUTF-8で提供する。 CSVファイルの提供方法は、本市が用意する記憶媒体(CD-RやDVD-R等)を本市の指定する場所(市役所本館)で受け渡すことを想定している。 (６)通知書印刷全件印刷を実施する前に、原則として本市職員が立ち会いのうえ複数枚テスト印刷を実施し、印刷内容について確認を得ること。印刷実施場所が遠方など、本市職員の立ち会いが困難な場合は、本市との協議により確認方法を決定すること。 4なお、印刷にあたり、本市が提供したCSV ファイルの内容に不備や疑義があった際は、本市へ連絡し、対応を協議すること。 (７)引き抜き作業本市が指定した対象者(CSVファイル提供以降に住所変更、死亡、転籍、海外転出等の異動があったものが考えられる)については、未送付分として通知書の引き抜きを実施し、本市へ引き渡すこと。 印字のかすれ等、不完全な通知書を発見した場合にも、引き抜きを行い、本市に報告すること。 受託者側の理由による不完全な通知書の再印刷は、受託者の負担により行い、その分の費用は本市へ請求しないこと。 (８)納品ア 通知書PDFデータの作成印刷した通知書(全件)について、PDF形式でのデータを本市に提供すること。 提供するPDFデータは、「７(５)印刷用データの提供・受領」で示すCSVファイルデータのNo.1「市区町村管理番号」での速やかな検索を可能とし、「市区町村コード」ごとにファイルを分割して納品すること。 納品は印刷後速やかに行い、通知書の発送前に完了すること。 イ 発送対象者リストの作成発送対象者リストは「７(５)印刷用データの提供・受領」で示すCSVファイルデータに記載する内容のほか、通知引き抜きの状況、通知発送日(または通知発送予定日)、通知発送状況を記載すること。 「市区町村コード」ごとにファイルを分割し、エクセル形式またはCSV形式で納品すること。 納品は次の「ウ 郵便局への搬入・発送」実施日の2日前までに行うこと。 ウ 郵便局への搬入・発送印刷・圧着した発送対象の通知書について、受託者が郵便局へ持ち込みを行い発送すること。発送日は本市と協議の上、決定すること。 通知書の発送にかかる郵便料金は本市が負担するため、本契約金額には含めないこと。 郵便局への搬入の際は、郵便料金の区分郵便物割引が最大の割引率(13％引)となるように搬入を行うこと。 搬入を行う郵便局は「新潟郵便局」(所在地：新潟県見附市)とし、料金の割引適用条件については受託者から必要に応じて郵便局へ照会を行うこと。なお、搬入当日は、本市職員は立ち会わない想定である。 5エ 印刷データの廃棄・削除本市が提供した印刷データは、個人情報が含まれるため、履行期間完了後、速やかに廃棄・削除すること。 ８ 業務の進め方(１)問い合わせ対応の実施本市からの問い合わせを受け付け、回答を行うこと。また、その問い合わせ内容及び回答内容について「問合せ対応記録」に記録し、本市へ打合せ会議等の開催日に報告すること。 (２)課題管理の実施印刷等の実施等で発生した課題について、解決に向けた対応及び提案を行うこと。 また、課題内容や課題解決への進捗状況を「課題管理表」に記録し、本市へ打合せ会議等の開催日に報告すること。 (３)会議の開催本市及び受注者のスケジュール調整や意見交換、本市に行う報告等を実施するための会議体を設け、必要に応じて会議を開催すること。会議の内容は詳細に「議事録」として記録し、会議実施後3営業日以内に本市に提出のうえ、承認を受けること。 (４)本市職員の立会い対応大量の印刷データの印字を行う際に、本市職員より、印刷データの印字を先頭数十件分程度で一時停止させ、その印刷内容を確認したい旨依頼する場合がある。その旨依頼があった際は、本市職員が印刷内容を確認できるスペースを、受注者の施設建物内に用意し、対応すること。また、この場合は本市職員の承諾を得てから、印刷を再開すること。印刷等の実施等で発生した課題について、解決に向けた対応及び提案を行うこと。また、課題内容や課題解決への進捗状況を「課題管理表」に記録し、本市職員に打合せ会議等の開催日に報告すること。 (５)工程管理常に印刷等の進行状況について把握し、円滑な業務の遂行を図ること。 本仕様書に記載がない事項であって、印刷等の遂行上、必要と認められる事項については、受注者及び本市で協議を行い、実施すること。また、業務遂行途中において疑義を生じた場合も、直ちに本市と協議し、業務を実施すること。 ９その他特記事項(１)管理及び秘密の保持ア 秘密の保持本業務内で知り得た情報に関しては、本仕様書に定める業務遂行上の目的以外6に使用・開示してはならない。履行期間終了後も同様とする。 イ 個人情報管理本業務で取り扱う書類・データは個人情報を含み、プライバシー性が高く重要なものであるため、取扱い、管理を十分にし、受託者職員に対して、この取扱いの重要性を十分に理解させ、業務全般に支障がないように配慮するものとする。 (２)法令等の遵守業務の履行にあたっては、別紙「契約書」の記載によるほか、関係法令及び本市の条例、規則、要綱等を十分理解すること。なお、本業務に関連する規則類は、本市のホームページ(https://www.city.niigata.lg.jp/)の例規集及び要綱集に掲載のとおりである。 7仕様書別紙1 原稿案※令和7年2月開催法務省：戸籍法の一部改正に伴う令和6年度説明会(第3回)資料より8仕様書別紙2 音声コード原稿内容(案)※令和7年2月開催法務省：戸籍法の一部改正に伴う令和6年度説明会(第3回)資料より■原稿新潟県新潟市から、戸籍への振り仮名記載について、お知らせします。 令和７年５月２６日から、戸籍に振り仮名を記載することになりました。 氏の振り仮名はホウム、名の振り仮名はタロウ、キョウコ、タダシ、ユリを戸籍に記載する予定です。お知らせした振り仮名が正しい場合は、届出をしなくても、令和８年５月２６日以降に、お知らせした振り仮名がそのまま戸籍に記載されますので御安心ください。お知らせした振り仮名が誤っている場合には、令和８年５月２５日までに必ず届出をしてください。名の振り仮名はそれぞれ届け出ていただきます。氏の振り仮名は、原則として戸籍の筆頭者が単独で届け出ることになります。 なお、早期に振り仮名が記載された戸籍証明書や住民票の写しを取得したい場合や、マイナンバーカードへの振り仮名の記載を希望する際には、正しい場合でも、振り仮名の届出をすることができます。 詳しくは、当市までお問合せください。電話番号は、●●●－●●●－●●●●です。 ■読みあげ新潟県新潟市カラ、コセキヘノフリガナキサイニツイテ、オシラセシマス。 レイワナナネンゴガツニジュウロクニチカラ、コセキニフリガナヲキサイスルコトニナリマシタ。 ウジノフリガナハホウム、ナノフリガナはタロウ、キョウコ、タダシ、ユリヲコセキニキサイスルヨテイデス。オシラセシタフリガナガタダシイバアイハ、トドケデヲシナクテモ、レイワハチネンゴガツニジュウロクニチイコウニ、オシラセシタフリガナガソノママコセキニキサイサレマスノデゴアンシンクダサイ。オシラセシタフリガナガアヤマッテイルバアイニハ、レイワハチネンゴガツニジュウゴニチマデニカナラズトドケデヲシテクダサイ。ナノフリガナハソレゾレトドケデテイタダキマス。ウジノフリガナハ、ゲンソクトシテコセキノヒットウシャガタンドクデトドケデルコトニナリマス。 ナオ、ソウキニフリガナガキサイサレタコセキショウメイショヤジュウミンヒョウノウツシヲシュトクシタイバアイヤ、マイナンバーカードヘノフリガナノキサイヲキボウスルサイニハ、タダシイバアイデモ、フリガナノトドケデヲスルコトガデキマス。 クワシクハ、トウシマデオトイアワセクダサイ。デンワバンゴウハ、●●●－●●●－●●●●デス。※赤字：通知書によって変更する内容9仕様書別紙3 印刷用データCSVファイルレイアウトNo. 項目名タイプ(桁数)コード化の有無 備考 新潟市戸籍情報システム仕様1管理番号市区町村市区町村コード X( 5) お知らせハガキ宛名の上部に記載する番号連番枝番の初期値は0 とし、同一住所通知最大数を超える場合は1UPする連番 X( 7)連番枝番 9( 3)2 郵便番号 X( 7)3 住所 K( 100)4 方書 K( 100)5 宛名氏名 K( 403)6 本籍 K( 100)7 氏 K( 98)8 氏の振り仮名 K( 98)9氏の振り仮名の届出が可能な方K( 500)10 名(1) K( 98)11 名の仮の振り仮名(1) K( 98)12 名(2) K( 98)13 名の仮の振り仮名(2) K( 98)14 名(3) K( 98)15 名の仮の振り仮名(3) K( 98)16 名(4) K( 98)17 名の仮の振り仮名(4) K( 98)・本項目でＣＳＶファイルの１レコードを構成する。 ・文字コードはUTF-8とする。 (凡例) ９：数字タイプＸ：半角英数タイプＫ：日本語タイプ