別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務公募型プロポーザル

別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務公募型プロポーザル 1別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務公募型プロポーザル実施要領１ 趣旨別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務公募型プロポーザル実施要領(以下「本要領」という。)は、別府市(以下「市」という。)が行う、「別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務」(以下「本業務」という。)に係る契約の相手方となる事業者(以下「受注者」という。)の選定にあたり、公募型プロポーザル(以下「プロポーザル」という。)の実施方法等に関し、必要な事項を定めるものとする。 ２ 業務概要(1) 業務名別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務(2) 業務内容別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務仕様書(以下「仕様書」という。)のとおり(3) 構築期間及び運用開始時期契約締結日から令和9年3月31日まで別府市文書管理・電子決裁システム本運用開始 令和9年1月から３ 業務委託料等限度額本業務は、33,398,090円(消費税及び地方消費税を含む。)を上限額とする。 ※1. 上記上限額は、構築費用及び令和9年1月から3月までの運用費用を合算したものである。 ※2. 上記上限額は、契約時の予定価格となるものではなく、本業務の事業規模を示すものである。 ※3. 上記システムの構築期間及び運用期間の事業規模について、正式な契約については、市及び受注者が協議の上、決定するものとする。 ※4. 令和9年度以降の運用費用については、各年度の予算措置を前提とするが、受注者は提案時において令和9年度から令和13年度までの想定運用費用を提示すること。 2４ スケジュール項目 日程公募開始の公告 令和8年4月1日(水)質問書受付期限(必着) 令和8年4月6日(月)17時まで質問回答の公表 令和8年4月9日(木)参加表明書類の提出期限(必着) 令和8年4月13日(月)17時まで資格認定及び一次審査結果(通知) 令和8年4月17日(金)二次審査(企画提案書類等)の提出期限 (必着) 令和8年5月8日(金)17時までプレゼンテーション審査 令和8年5月14日(木)※具体的なプレゼンテーション日時及び提案者番号は一次審査結果通知にて通知する。 審査結果発表(通知) 令和8年5月21日(木)契約締結 令和8年5月29日(金)事業開始 令和8年6月1日(月)本運用開始 令和9年1月５ 応募に関する留意事項(1) 配布する資料等の承諾プロポーザルに参加しようとする者(以下「応募者」という。)は、参加申込書(様式2号)の提出をもって、本要領及び仕様書等の記載内容を承諾したものとみなす。 (2) 費用負担応募者が、本業務に係る応募に関して要した費用については、全て当該応募者の負担とするものとする。 (3) 使用言語及び単位応募に関して使用する言語は日本語、単位は計量法(平成4年法律第51号)に定めるもの、通貨単位は円、時刻は日本標準時を使用することとする。 (4) 著作権企画提案書類等の著作権は、応募者に帰属する。 ただし、市は、本業務の公表を行う場合その他市が必要と認める場合、応募者と協議のうえ、提案書の一部又は全部を無償で使用できるものとする。 (5) 特許権等提案内容に含まれる特許権、実用新案権、意匠権、商標権その他日本国の法令に基づいて保護される第三者の権利の対象となっている事業手法等を使用した結果生じた責任は、原則として応募者が負うものとする。 3(6) 提供する資料等の取扱い市が提供する資料等は、本業務への参加の目的にのみ使用することとし、他の一切の目的のために使用してはならないこと。 (7) 提出書類の取扱い提出された書類については、理由の如何にかかわらず返却しない。 (8) 情報公開提出された企画提案書等、選定過程、審査結果等については、別府市情報公開条例(平成15年別府市条例第24号)に基づく情報公開請求の対象となる。 また、原則として優先交渉権者の決定後、応募者名、選定結果等を公表するものとする(個人に関する情報や申請者の正当な利益を害するおそれのある情報等(非公開情報)を除く。 )。 (9) 守秘義務応募者は、本業務の応募及び契約履行を通じて知り得た市の個人情報、機密情報等を第三者に漏らし、又は他の目的に使用してはならない。 契約期間終了後又は契約を解除された後も同様とする。 (10) 禁止事項応募者は、プロポーザルに関して、審査委員又はその関係者に対して、選定に関する接触、働きかけ等を行ってはならない。 ６ 参加資格応募者は、次に掲げる要件を全て満たすものとする。 (1) 地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の4第1項の規定に該当しない者。 (2) 審査予定日以前３箇月以内に、手形交換所で手形若しくは小切手の不渡りを出した事実又は銀行若しくは主要取引先からの取引停止等を受けた事実がある者でないこと。 (3) 破産法(平成16年法律第75号)に基づく破産開始の申し立て、会社更生法(平成14年法律第154号)に基づく更生手続開始の申し立て又は民事再生法(平成11年法律第225号)に基づく更生手続開始の申し立てがなされている者でないこと。 (4) 経営者等(事業主又は法人の役員、支配人若しくはその支店若しくは営業所を代表す者をいう。)が、暴力団関係者(暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成3年法律第77号)第2条第6号に規定する暴力団員、同条第2号に規定する暴力団、若しくは暴力団員と交わりを持つ者又は暴力団若しくは暴力団員が経営を支配し若しくは利用していると認められる企業若しくは団体をいう。 )でないこと。 (5) 公募の日において、別府市が発注する物品等の調達及び役務の提供に係る競争入札参加資格審査要綱(令和 6 年別府市告示第 298 号)第別表の業種区分表に定める「大分類：役務の提供等 小分類：情報処理・ソフトウェア開発 細分類：システム保守及びシステム開発」に登録されている者であること。 4(6) 公募の日から審査予定日の前日までの間のいずれかの日においても別府市が発注する物品等供給契約に係る指名競争入札参加者の資格を有する者に対する指名停止等措置要領(令和5年別府市告示第71号)の規定に基づく競争入札指名停止期間中でないこと。 (7) 情報セキュリティマネジメントシステム(ＩＳＯ／ＩＥＣ ２７００１又はＪＩＳＱ２７００１)の認証を取得していること。 (8) 過去３年以内(令和5年度～令和7年度)に地方公共団体において、文書管理・電子決裁システム導入実績(現在稼働中のもの)を有していること。 ７ 応募に関する手続等(1) 資料の公表本業務の応募に必要な資料は、市の公式ホームページ(以下「ホームページ」という。)からダウンロードすること。 URL: https://www.city.beppu.oita.jp/sangyou/nyuusatu_keiyaku/itaku/jyouhou2.html(2) 公表する資料ア 別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務公募型プロポーザル実施要領イ 別添１ 仕様書ウ 別添２ 提案書作成要領エ 別添３ 別府市文書管理・電子決裁システム公募型プロポーザル評価要領オ 別添４ 別府市文書管理・電子決裁システム公募型プロポーザル採点表カ 別添５ デモンストレーション 電子決裁シナリオオ 様式１号 質問票カ 様式２号 参加申込書キ 様式３号 辞退届ク 様式４号 誓約書ケ 様式５号 業務実績調書コ 様式６号 見積書サ 様式７号 機能要件確認書(3) 要領等に関する説明会要領等に係る説明会は実施しない。 (4) 現場説明会現場説明会は実施しない。 (5) 質問の受付ア 受付期間令和8年4月1日(水)から令和8年4月6日(月)までの土曜日、日曜日及び祝5日等の休日(以下「休日」という。)を除く午前 9 時から午後 5 時までイ 提出先「１３ 事務局」とする。 ウ 提出方法質問の提出方法は、質問票【様式１】に質問内容を簡潔にまとめて記載し、電子メールにて送付する。 送付後は、「１３ 事務局」まで送付した旨を電話連絡すること。 電子メール送付にあたっては、標題を「別府市文書管理・電子決裁システム構築業務質問書」とすること。 なお、上記以外の方法(電話、ＦＡＸ、口頭、郵送等)による質問は一切受け付けない。 (6) 質問への回答ア 回答日令和8年4月9日(木)※予定イ 回答方法提出された質問(類似の質問が複数ある場合は集約する。)及び質問に対する回答をホームページにおいて公表する。 ただし、質問の提出者名は公表せず、質問者に対し個別に回答はしない。 (7) 参加申込等の提出応募者は次のとおり書類を提出すること。 ア 提出期間令和8年4月1日(水)から令和8年4月13日(月)までの休日を除く午前 9 時から午後 5 時までイ 提出先「１３ 事務局」とする。 ウ 提出書類提出書類 留意事項(ｱ) 参加申込書(様式2号)※押印要(ｲ) 業務実績調書(様式5号)※6の(8)に示す履行実績を確認できる書類(契約書、仕様書等)の写しを必ず添付すること。 (ｳ) 会社概要書(任意様式)1. 応募者の概要がわかる会社概要を添付すること。 企業理念(経営方針)、創業年月日、従業員数、資本金、事業内容等必要事項の記載があればパンフレット等でも可。 2. 情報セキュリティマネジメントシステムの登録証の写6しを添付すること。 (ｴ) 誓約書(様式4号)※押印要(ｵ) 機能要件確認書(様式7号)仕様書に記載されている機能要件について、パッケージシステム標準機能で対応可能か等を下記のとおり機能要件確認書の対応区分欄に記入すること。 ・標準機能で対応可：◎・代替運用により実現可能で対応可：〇・カスタマイズで対応可：△・対応不可：×対応区分欄を「〇」(代替運用で対応可)とした場合は、備考欄にその代替運用の方法を具体的に記載すること。 対応区分欄を「△」(カスタマイズで対応可)とした場合は、備考欄にそのカスタマイズ内容を具体的に記載すること。 ※「必須」項目について、「×(対応不可)」がある場合、失格となる。 エ 提出方法別府市電子申請システム(以下「電子申請システム」という。)にて提出すること。 電子申請システムのURLは、公募開始時にホームページにて公表する。 オ 提出部数提出書類各１部カ 参加資格の認定及び一次審査結果の通知認定結果等については、令和8年4月17日(金)から、参加申込書(様式2号)に記載された担当者宛てに電子メールで通知する。 キ 参加資格の非認定又は一次審査通過できない者に対する理由の説明参加資格の非認定又は一次審査通過できない者は、上記の審査結果通知日の翌日から起算して7日以内(休日を除く。)に書面(様式は任意)を持参して説明を求めることができる。 (8) 企画提案書等の提出企画提案書等を提出することができる者は、一次審査を通過した者(以下「企画提案者」という。)とする。 ア 提出期間令和8年4月17日(金)から令和8年5月8日(金)までの休日を除く7午前 9 時から午後 5 時までイ 提出先「１３ 事務局」とする。 ウ 提出書類提出書類 留意事項(ｱ) 企画提案書表紙(任意様式)1. 表題は「令和８年度別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務 企画提案書」2. 正本：「提案者番号」と「企業名等」を記載し、代表者印を押印3. 副本：企業名等を記載せず、「提案者番号」を記載※ 提案者番号は参加資格審査結果通知時に通知する※ 副本は押印不要(ｲ) 企画提案書(任意様式)【別添２】提案書作成要領に基づき作成すること。 (ｳ) 業務実施体制(任意様式)次の項目を明記すること。 (氏名、所属、役職、担当する業務内容、業務実績、資格免許等)※資格を証する免許証等並びに履行実績を確認できる書類の写しを添付すること。 (ｴ) 見積書(様式6号)1. 令和8年度システム構築費用、令和9年1月～3月までの、運用保守費、運営経費、その他経費についてそれぞれ内訳書を明記すること。 2. 処分通知・電子契約システム連携に伴う環境構築費用について、令和8年度システム構築費に含め、内訳書に明記すること。 3. 令和9年4月～令和14年3月(60か月)までの運用保守費、運営経費、その他経費についてそれぞれ内訳書を明記すること。 4. 値引き等の記載は行わないこと。 エ 提出方法電子申請システムにて提出すること。 電子申請システムのURLは、公募開始時にホームページにて公表する。 企画提案書等の提出後の修正、差替え、再提出又は撤回は、審査の過程において市が企画提案書等の補正を求める場合を除き認めない。 (9) 参加の辞退応募者は参加申込の提出後、企画提案者は企画提案書等の提出後に、参加を辞退する場合は、辞退届【様式３号】を持参により、「１３ 事務局」に提出すること。 8なお、参加を辞退した場合に、今後、市の行う業務等において不利益な取扱いを受けるものではない。 ８ 審査方法等(1) 審査委員会ア 選定を行う委員会は、「別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務公募型プロポーザル審査委員会」(以下、「審査委員会」という。)とする。 イ 審査委員会は市職員及び外部委員で構成する。 ウ 審査委員会の会議は非公開とする。 ただし、優先交渉権者及び審査講評については、ホームページで公表する。 (2) 審査の方法審査は、別紙「別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務に係る公募型プロポーザル評価要領」に基づき行う。 ア 一次審査一次審査は書類審査とし、機能要件確認書(様式７号)により仕様を点数化することにより評価し、それらの合計点の上位３者を一次審査通過者として選定する。 ただし、応募者が4者に満たない場合は、第一次審査を行わないものとする。 イ 二次審査二次審査は、見積書(様式６号)による価格評価、プレゼンテーション(デモンストレーションを含む。)及び質疑応答(以下「プレゼンテーション等」という。)により審査委員会が総合的に評価し、評価点の最も高い企画提案者を優先交渉権者として選定し、契約締結に向けた協議を行う。 【プレゼンテーション等について】(ｱ) 開催日 令和8年5月14日(木)(ｲ) 場所 別府市役所本庁舎 ５階大会議室(ｳ) 出席者 4人以内(ｴ) プレゼンテーション 45分以内デモンストレーションは、「【別添５】デモンストレーション 電子決裁シナリオ」に沿って、説明すること。 質疑応答 15分(ｵ) 順番 企画提案書の受付順とする。 (ｶ) 費用 企画提案者の負担とする。 (ｷ) 機材 スクリーン、プロジェクターは、市が用意する。 パソコン等の端末機器は、企画提案者が用意すること。 9９ 審査結果の公表審査結果は、速やかにホームページに公表するとともに、プレゼンテーション等を行った全ての企画提案者に通知する。 １０ 契約に関する事項(1) 提案内容の調整本業務の仕様書は、優先交渉権者の企画提案書等(企画提案書の内容に関するプレゼンテーション等での回答を含む。)の記載内容を元に優先交渉権者と協議を行い、確定させるものとする。 (2) 契約の締結ア 優先交渉権者との協議が整い、本業務の仕様書が確定した後、見積書を提出させ、見積り金額が予定価格の範囲内であれば、別府市契約事務規則(平成2年別府市規則第46号)に基づいて契約を締結する。 イ 優先交渉権者と協議がまとまらない場合は優先順位の次点の企画提案者と交渉を行うものとする。 ウ 契約は、地方自治法(昭和22年法律第67号)及び別府市契約事務規則等の規定に基づき、適正に締結する。 (3) 契約保証金契約保証金は免除する。 (4) 再委託の制限ア 受注者は、本業務の全部を第三者に再委託してはならない。 イ 受注者は、本業務の一部を第三者に再委託する場合は、事前に再委託の相手方の名称、所在地、再委託の業務内容、再委託の必要性及び契約金額等を記載した書面により市の承諾を得なければならない。 ウ 受注者は、再委託先に対し、本契約における受注者の義務と同等の義務を負わせるとともに、再委託先の行為について全ての責任を負うものとする。 (5) 契約不適合責任等ア 市は、引渡しを受けた成果物に関して契約の内容に適合しない状態(以下「契約不適合」という。)があるときは、その修補、代替物の引渡し又は不足物の引渡しによる履行の追完を請求することができるものとする。 イ アの場合において、受注者は、市に不相当な負担を課すものでないときは、市が請求した方法と異なる方法による履行の追完をすることができるものとする。 ウ アの場合において、市が相当の期間を定めて履行の追完の催告をし、その期間内に履行の追完がないときは、市は、その不適合の程度に応じて代金の減額を請求することができる。 ただし、次のいずれかに該当する場合は、催告をすることなく、直ちに代金の減額を請求することができるものとする。 10(ｱ) 履行の追完が不能であるとき。 (ｲ) 受注者が履行の追完を拒絶する意思を明確に表示したとき。 (ｳ) 契約の性質又は当事者の意思表示により、特定の日時又は一定の期間内に履行しなければ契約をした目的を達することができない場合において、受注者が履行の追完をしないでその時期を経過したとき。 (ｴ) (ｱ)から(ｳ)に掲げる場合のほか、市がこの項の規定による催告をしても履行の追完を受ける見込みがないことが明らかであるとき。 エ 市は、引渡しを受けた成果物に関して契約の内容に適合しないものであるとき、契約期間終了後１年以内にその旨を受注者に通知しなければ、契約不適合を理由とした履行の追完の請求、損害賠償の請求、代金の減額の請求又は契約の解除をすることができない。 ただし、市が成果物の引渡しを受けた時点において、受注者がその不適合を知り、又は重大な過失によって知らなかったときは、この限りでない。 １１ 優先交渉権決定の取消次のいずれかに該当した場合は、優先交渉権者としての決定を取り消すものとする。 この場合、市は、取り消しに伴う損害賠償の責を一切負わないものとする。 (1) 提出書類に虚偽の記載があった場合(2) 審査委員又はその関係者に選定に関する接触を求めるなど、評価の公平性を害する行為を行った場合(3) 選定結果に影響を与えるような不誠実な行為を行った場合(4) 優先交渉権者の決定から契約締結までの間に、優先交渉権者の経営事情等の変化により、業務の履行が困難であると判断した場合(5) 著しく社会的信用を損なう行為等により、優先交渉権者としてふさわしくないと判断した場合(6) 優先交渉権者が、参加資格要件に適合しなくなった場合１２ その他(1) 提出書類の返却提出された書類は返却しない。 (2) 優先交渉権者の選出一定の適格性を満たす参加者がないときは、優先交渉権者を選出しない場合がある。 (3) 異議申し立て審査結果に対する異議申し立ては認められない。 (4) 審査情報の非開示審査の経過や採点表の詳細内容は開示しないものとする。 (5) 損害賠償受注者の責に帰すべき事由により、市又は第三者に損害を与えたときは、受注者はそ11の損害を賠償しなければならない。 (6) 契約解除市は、受注者が本契約に違反したとき、又は業務の遂行が困難と認められるときは、契約を解除することができる。 (7) 準拠法令本要領に定めのない事項については、地方自治法、地方自治法施行令、別府市契約事務規則その他入札契約に関する法令等の定めによるところによる。 (8) 協議事項本要領に定めのない事項又は解釈に疑義が生じた事項については、市と受注者が協議の上、決定するものとする。 １３ 事務局〒874-8511 別府市上野口町１番１５号別府市 企画戦略部 情報政策課 デジタルファースト推進室担当 大石TEL 0977-21-1124(直通)E-mail beppu-df@city.beppu.lg.jp受付時間 平日9:00～17:00(休日を除く。) 別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務仕様書令和8年4月別府市企画戦略部 情報政策課第１ 業務名別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務第２ 目的本調達は、文書管理・電子決裁システムを導入することにより、以下の実現を目的とする。 １ 文書の収受、起案、決裁、保管、廃棄、検索等といった一連の文書事務を電子的に行うことで、庁内業務の効率化およびペーパーレス化を推進すること２ 職員が日常業務においてストレスを感じることなく、スピーディーかつ直感的に文書事務を行える環境を整備すること３ 行政文書の適切な保存・管理を確実に行い、法令・規程に基づいた文書管理体制を強化すること４ 他業務システムとの連携を可能とし、本市全体のDX推進に寄与する基盤を構築すること第３ 業務内容１ 文書管理システムの構築２ 文書管理システムの導入作業要件及び支援３ 文書管理システムの運用サポート及び保守４ 文書管理システム運用・操作マニュアル作成及び職員向け操作研修５ その他文書管理システムの構築及び運用等に想定される業務第４ 履行期間・スケジュール契約締結時から令和９年３月３１日まで１ 文書管理・電子決裁システム構築期間契約締結時の日から令和８年１２月２ 文書管理・電子決裁システム本稼働令和９年１月から３ スケジュール令和８年６月から本稼動までを目的としたシステム構築業務にかかるマスタスケジュール及び各作業工程単位の詳細な作業スケジュールについて提案すること。 なお、作業工程単位における本市と受注者との役割分担についても明確に記載すること。 第５ 履行場所別府市役所本庁舎、他第６ 文書管理・電子決裁システムの構築１ 基本条件(1) 住民基本台帳人口 110,842人(令和8年2月末現在)(2) 利用ユーザー数 約1,500人(3) 年間作成文書件数 66,095件(令和6年度)２ 基本方針文書管理・電子決裁システム構築は、次の基本方針に基づいて実施する。 ⑴ 導入方式総合行政ネットワーク(ＬＧＷＡＮ)を利用したクラウド方式とし、ＬＧＷＡＮ接続系ネットワークから使用できること。 ⑵ 職員が使いやすいシステム公文書の起案や電子決裁処理など職員が日々利用するため、メニュー構成や操作画面など直感的に操作が分かる構成とし、誰でも簡単に入力できる操作性の高いシステムを構築すること。 ⑶ システム構築自治体業務が滞りなく運営できる文書管理システムで、自治体向け標準パッケージとして開発され、地方公共団体に対する導入実績を有する文書管理システムであること。 別紙「機能要件確認書(様式第7号)」に記載されている項目は、本市における適切な文書事務の遂行に必要であると判断した機能であるため、標準パッケージソフトにその機能を有しない場合は、代替運用又はカスタマイズ等により実現すること。 ３ 基本的事項⑴ クライアントPCの使用環境ア OS Windows11イ ブラウザ Microsoft Edgeウ ソフト Microsoft Office LTSC、Microsoft 365エ メモリ 8Gオ 利用NW LGWAN接続系ネットワークカ 文書管理システム(既存)File Life Station２(株式会社フォーズィーコーポレーション)キ グループウェア サイボウズガルーンク 財務会計システムADWORLD財務会計システム(株式会社日立システムズ)※ただし、これらの条件は、今後変更されることがある。 ４ システム要件⑴ システムに求める機能要件は、別紙「機能要件確認書(様式第７号)」のとおり⑵ 操作者が、コンピュータに関する特別な知識や経験がなくても、容易に画面遷移や操作項目を選択できるインターフェースを採用している文書管理システムであること。 ⑶ 組織改編や人事異動等にも容易に対応できる文書管理システムであること。 ⑷ 他の不特定ベンダーが取り扱うシステムでも連携を行うことが可能で、ベンダーロックインを生じさせない構成であること。 ５ システム稼働環境に係る要件(1) 管理対象文書数は、本市と同等規模自治体の導入実例等により想定し、データ容量(電子決裁における添付ファイルの保存に要する容量を含む。)については、必要十分な容量を提案すること。 なお、データ容量は年次的に増加することを想定しており、必要に応じて、容量を増やすことができるようにすること。 ただし、稼働後5年間は容量を増やすことなく利用できること。 データ容量について、管理者側で簡易的に確認できるようにすること。 または、受注者側で確認し、定期的に報告すること。 (2) 機器の入替えに伴うアクセス可能な端末の一時的な増減や、職員の退職及び採用に伴う利用者の増減があってもライセンス上の支障がないこと。 ⑶ 文書管理システムを利用する職員数は約1,500人を見込んでおり、同時に接続していても正常に動作すること。 ⑷ 検証環境職員が自由に操作を試すことができる検証環境を用意すること。 検証機での操作は本番環境へ影響を与えないこと。 検証環境を用意する場合、本番環境から検証環境へのデータ同期(日次や月次など)等については、事前に本市と協議の上、検証環境を用意すること。 ⑸ 安全管理措置ア データバックアップデータバックアップ及びリストアについて対策を講じること。 イ 外部からの不正アクセス等の防止外部からの不正なアクセス又は不正なソフトウェアからシステムを保護するセキュリティ対策等の適切な対策を講じること。 なお、運用時のセキュリティ対策については、本市と協議の上で対応すること。 ウ 内部の不正アクセス等の防止文書管理システムの利用者の権限に応じた権限設定を行い、権限のない操作を防止すること。 また、文書の情報漏えいや改ざんを防止する対策を講じること。 エ 本システムの構築・運用業務において、受注者に管理者権限を付与する場合、本業務で必要な用途以外で利用しないこと。 受注者側で利用しないための措置(物理的な制限や運用ルール等)を明示すること。 オ 操作ログ文書管理システムの操作履歴(アクセスログ、操作ログ)について、システム管理者(職員)による確認が可能であること。 (6) クラウド方式の要件ア データセンター① データセンターについては、次に掲げる条件を原則とし、セキュリティ対策及び安全性等の確保について提案すること。 国内に施設があり、Tier3同等以上に準拠したものであること。 ② 震度６強の地震が発生しても倒壊しない耐震性能を有し、被災後も利用継続が可能であること。 ③ 耐火対策、落雷対策及び水害の被害を防止する措置が施されていること。 ④ 発電設備を備え、停電後も一定の時間稼働ができること。 ⑤ 障害発生時にも当初報告から復旧に至るまでの連絡体制が構築できること。 ⑥ 24時間365日に有人での運用・セキュリティ体制であること。 ⑦ データのバックアップは1日1回以上取得し、7世代以上管理すること。 ⑧ バックアップを保管するデータセンターは、国内に施設があること。 イ 停電や電圧異常に備え、機器を適切に停止するまでの間に十分な電力を供給することが可能な環境を備えていること。 ウ ハードウェア障害により運用が停止しないよう、障害対策を講じること。 エ その他のセキュリティ要件については、総務省が定めた「クラウドサービス提供における情報セキュリティ対策ガイドライン」においてクラウドサービス提供事業者に求められるとされるセキュリティ対策を行うこと。 ⑺ 他システムとの連携本システムは、以下に示すシステムとの連携を想定している。 他の不特定ベンダーが提供するシステムとの連携が可能な設計とすること。 また、以下に示すシステム以外について、将来的な連携拡張にも柔軟に対応できること。 ア 財務会計システム令和11年度に財務会計システムとの電子決裁連携を想定しており、現時点で連携されるシステムは未定である。 令和11年度にシステム連携に対応できること。 イ 処分通知・電子契約システム令和8年度に処分通知・電子契約システムを調達予定。 令和8年度末までに、連携に対応できること。 ウ グループウエア本市で使用するグループウェアシステム(サイボウズ ガルーン)に、電子決裁処理待ち件数を受け渡すよう連携構築を行うこと。 第７ 文書管理・電子決裁システムの構築１ 文書管理システム導入における要件(1) 導入作業に必要な機材は、受注者が準備するものとする。 (2) 受注者は、次のとおり体制を整備するものとする。 ア 統括責任者及び主たる担当者を選任し、書面により通知すること。 原則として契約締結時から文書管理システム構築等に係る完了検査を終えるまでは同一の者とすること。 イ やむを得ない事情により統括責任者又は主たる担当者を変更する場合は、事前に本市の承認を得ること。 (1) 本市と受注者との打合せについては、別途日程を調整の上実施するものとし、打合せ実施後は、１週間以内に議事録を作成し、本市に提出すること。 (2) 受注者は、契約締結後、速やかに導入スケジュールを提示し、当該スケジュールに沿って進捗状況を報告するものとする。 また、導入スケジュールに影響がある事情が発生した場合は、速やかに本市に報告すること。 (3) 本市と受注者との 打合せは、原則として本市役所内で実施するものとする。 ただし、事前に本市の承諾を得たものについては、リモート開催で行うことができるものとする。 (4) 導入作業における品質確保のため、テスト計画書やテスト仕様書を作成し、テスト実施結果等を適宜報告すること。 ２ 導入作業(1) 文書管理システムの稼働及び運用に必要となるシステム設定、クライアントＰＣへのアプリケーションのインストール等は、受注者が行うものとする。 (2) 導入に伴い行ったシステムのマスタ等、初期設定等を記録した資料を提出するものとする。 (3) 既存文書管理システムからのデータの移行受注者は、既存の文書管理システムに登録されている個別フォルダの件名等について、導入する文書管理システムに反映させ、運用できるようにしなければならない。 当該データについては、ＣＳＶ形式又はＥｘｃｅｌ形式のデータを本市から提供するものとする。 ア 移行対象簿冊件数 約80,000件イ 移行対象文書件数 約530,000件ウ 移行する主な内容は、次のとおり。 なお、既存の文書管理システムには文書の電子データ自体は保存されていない。 ① 個別フォルダの登録名② 所管課③ 大・中・小分類名④ 文書の保存年限⑤ 文書の起算年度⑥ 文書の保存箱番号(4) 導入支援ア 文書管理の電子化、電子決裁の導入を行うに当たり、本市にとって効果的な電子決裁が行えるよう決裁事務の見直し、関係する文書関連例規の見直し等の提案、支援等を行うこと。 イ 文書管理システムの導入に当たって全庁的な調整を必要とするため、受注者の担当者は、総務課と各課との打合せに同席し、電子化についての理解を促進し、円滑な導入に資するための提案、支援等を行うこと。 第８ 文書管理・電子決裁システムの運用サポート及び保守等１ システム障害が発生した場合、迅速に復旧可能な体制を構築すること。 ２ 本市文書管理担当職員からの操作等に関するサポート窓口及びシステム障害対応窓口を設置すること。 サポート窓口での受付時間は次のとおりとする。 ・操作等に関するもの平日9:00～17:00(土・日曜日、祝日及び12月29日から1月3日を除く)・障害等に関するもの24時間365日なお、稼働から 3 カ月間についてはヘルプデスク対応を行うこととし、本市の職員が直接電話やメールで問合せが行えること。 ３ 文書管理システムの基本的機能のバージョンアップ又は軽微な修正については、原則無償で対応すること。 協議事項がある場合は、本市と受注者で協議の上、決定する。 ４ 人事異動や機構改革時の異動作業において、保守範囲内で人的・技術的な支援を行うこと。 ５ アプリケーション等に脆弱性が見つかった場合は、セキュリティパッチを適用する等、即時に報告し適切な対応を行うこと。 ６ 契約期間満了後に本市データを削除する場合、受注者は速やかにデータ削除の操作を実施すること。 受注者は、データ削除の操作が完了したことを示す証明書を提出すること。 ７ 瑕疵と認められる不具合が生じた場合は，受注者の責任において，迅速に対応すること。 この場合の瑕疵とは，プログラムのバグや各種システム等設定のミス、人為的ミスによる事故、設計段階では考慮されていたが実装されていない、又は実現できていない機能とする。 ８ 受注者は、本業務が終了となる場合には、本市が継続して本業務の遂行及び次期システムを運用できるよう必要な措置を講じ、次のシステムに移行する作業を支援すること。 次期システムへの移行に伴いデータ移行が発生する場合、抽出するデータは、総務省の指定する「中間標準レイアウト仕様」で本市に提出すること。 なお、業務引継ぎに関する費用(中間標準レイアウトでのデータ抽出を除く)は、本市から要請があった際に、別途見積もりを提出すること。 この場合において発生するデータ抽出・移行の考え方や作業費用については、提案書に記載すること。 第９ 文書管理システム運用 マニュアル ・操作マニュアル作成及び職員向け操作研修１ 文書管理システム運用 マニュアル ・操作マニュアル作成(1) 受注者は、文書管理システム機能を有効に活用するための運用ルールの提案等を行うとともに、本市独自の運用を含めた運用マニュアルを作成すること。 内容は、受注者との打合せの上、決定する。 (2) 受注者は、職員が文書管理システムの操作を円滑に行えるよう操作マニュアルを作成すること。 内容は、受注者との打合せの上、決定する。 (3) 運用マニュアル及び操作マニュアルは、利用職員(決裁者・起案者)向けと文書管理担当職員(システム管理者)向けを作成すること。 また、バージョンアップや設定変更等により、マニュアル改訂が必要な場合は、改訂版を提供すること。 (4) マニュアルは、本市で編集可能な電子データとしても提供すること。 ２ 職員向け操作研修円滑な文書管理システムの導入を図るため、研修テキスト等を作成し、次のとおり研修を実施することを基準とした研修計画を提案すること。 また、研修会の録画をし、本市に提供すること。 なお、研修テキスト等の作成その他研修に要する経費は、提案額に含むものとする。 (1) 利用者向け研修会 ※4回分(2日間)・現地開催を想定(2) 管理者向け研修会 ※1回分、現地開催を想定第１０ 成果品予定する成果品は、文書管理システム及びこれに付随する一切の機器、資料等であり、これを本市が指定する期日までに納品することとし、当該成果品の内容の詳細については、本市と受注者との協議の上、決定するものとする。 なお、別府市が現在想定する成果品は、次のとおりとする。 １ 文書管理システム導入に係る作業計画、スケジュール等２ 研修計画、研修テキスト等３ 文書管理システムの基本設定書及び詳細設定書４ 文書管理システム運用・操作マニュアル５ 打合せに関する議事録及び資料※ 上記については、紙媒体(本市が指定する部数)及び電子媒体(１部)を納品すること。 第１１ その他１ 本業務の進め方に係る協議や進行管理・成果等について、常に本市と連携を図り、情報共有を行いながら適切な業務が遂行されるよう、必要に応じて打合せを行うこと。 ２ 業務内容、データ内容その他この契約履行により知り得た情報を第三者に漏らし、又は委託の範囲を超えて利用してはならない。 ３ 業務遂行にあたり、個人情報の取扱いについては、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守し、適正な個人情報の取扱いを行うこと。 ４ 本業務にあたって作成した資料及び成果物の著作権は、発注者に帰属する。 ただし、成果物のうち、従前より受注者又はその仕入れ先が著作権を有するものについては、著作権は留保されるが、その翻訳等により発生した二次的著作物の著作権は発注者に譲渡されるものとする。 ５ 本業務に付随して本市の現状を鑑み、システム導入した際に、追加費用なく別途提案できることがあれば提案すること。 ６ 本仕様書に明記されていない事項でも、システム等を適切に動作させるために当然備えるべき性能及び機能(構造)等については完備していることとする。 ７ 本仕様書に定めのない事項や業務の遂行にあたって疑義が生じた場合については、発注者と受注者が協議の上、決定するものとする。 別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務プロポーザル提案書作成要領１ 令和８年度別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務プロポーザル企画提案書(1) 基本事項企画提案書等は、仕様書等を十分に理解した上で、本要領に従い作成すること。 なお、専門知識を有しない者でも理解できるように可能な限り平易な表現とし、難解な専門用語を使用する必要がある際には、必ず注釈をつけること。 (2) 留意事項ア ファイル形式はPDF とすること。 イ ページ数は50 ページ以内で作成すること。 ウ 各ページにページ番号を記載すること。 エ フォントサイズは11 ポイント以上とすること。 (図面等は除く。)２ 企画提案書の構成企画提案書の構成は、「審査基準」に従って次の構成とし、仕様書に定める内容を踏まえたものとすること。 ア システム構築方針① 導入に係る基本的な考え方(仕様書 第2)② 導入スケジュール(仕様書 第4)③ 提案システムの導入に係る実施体制、人員及び関連資格保有状況(仕様書第7)④ システム導入に合わせた文書管理運用ルールの見直し等に対する支援(仕様書第7の2(4))イ システム概要① システムの基本方針及び構成(仕様書 第6の2)② システム機能(文書管理の一連のサイクルについて、収受・起案、電子決裁、保存・廃棄、検索、公印申請・審査の場面ごとに簡潔に記載すること。)③ 人事異動、組織改編時の対応(仕様書 第8の4)④ メールシステム、処分通知・電子決裁システム(連携実績のある自治体の件数を明記)、財務会計システムとの連携(連携実績のある自治体の件数を明記)(仕様書 第6の5(7))⑤ その他システム(電子申請システム等)の連携実績、連携可能な設計(仕様書 第6の5(7))⑥ その他事務効率化に有意な提案(生成AIの活用など)ウ 運用サポート及び保守① システム操作研修計画(仕様書 第9)② 職員からの質問等へのサポート(仕様書 第8の2)③ システム保守の内容及び範囲 (仕様書 第8)④ 障害発生時の体制及び対応(仕様書 第8)⑤ 次期システムへ移行する際の支援、データ抽出・移行の考え方や作業費用(仕様書 第8の8)エ 情報セキュリティ① 情報セキュリティに対する基本的な考え方② 個人情報の保護対策③ システム利用に係るユーザー認証方法・受注者側の管理者権限の制限(仕様書 第6の5(5)エ)④ 情報セキュリティに係る事故発生時の対応 (仕様書 第8の5,7)⑤ 情報セキュリティ及び個人情報保護に関する社内訓練実績⑥ 契約満了時のデータの取扱い(仕様書 第8の6)⑦ 情報漏洩等のインシデント発生時の損害賠償の考え方⑧ データバックアップ方法(仕様書 第6の5(5)(6))オ データセンターの概要① 立地の概要(仕様書 第6の5(6))② 建物及び設備の概要(仕様書 第6の5(6))③ 設置者及び管理者(仕様書 第6の5(6))④ 監視体制(仕様書 第6の5(6))⑤ 入退館及び入退室に係る記録体制(仕様書 第6の5(6))⑥ サーバ監視体制(仕様書 第6の5(6))カ その他特記事項３ プレゼンテーション・質疑応答・プレゼンテーション時間：45分以内・質疑応答時間：15分程度・使用資料：提出した提案書を基本とする(追加資料は不可) 別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務公募型プロポーザル評価要領１ 一次審査(書類審査：機能評価)一次審査(書類審査：機能評価)(以下「一次審査」という。)は、プロポーザルに参加しようとする者(以下「応募者」という。)が参加申込時に提出した「機能要件確認書(様式7 号)」を点数化することにより評価する。 (1) 機能要件確認書の採点方法ア 回答基準イ 評価基準ウ 審査方法Ａ(必須要件:612 点)とＢ(任意要件:132点)の合計点数(満点744 点)を機能要件確認書の評価点とし、応募者のうち、評価点の上位３者を一次審査通過者とし、企画提案書等を提出することができる者(以下「企画提案者」という。)とする。 なお、評価点 450点を最低基準点とし、それに満たない場合、又はＡ(必須要件)項目に「×：対応不可」が一つでもある場合は、一次審査通過者としない。 ※一次審査における評価点は「二次審査(プレゼンテーション等審査)」における評価点に加算(持ち越し)しない。 対応区分 基準 回答パッケージ標準 パッケージ機能で実現可能 ◎代替案又は回避策 代替運用・機能(別ツール等)で実現可能 〇カスタマイズ対応 カスタマイズで実現可能 △対応不可 要件を実現できない ×回答 ◎ 〇 △ × 満点Ａ(必須要件) ６点 ４点 ２点 ０点 ６１２点Ｂ(任意要件) ３点 ２点 １点 ０点 １３２点２ 二次審査(プレゼンテーション等審査)二次審査(プレゼンテーション等審査)(以下「二次審査」という。)は、企画提案者から提出された企画提案書等、プレゼンテーション(デモンストレーションを含む。)及び質疑応答(以下「プレゼンテーション等」という。)により、審査委員会が総合的に評価し、評価点の最も高い企画提案者を優先交渉権者として選定する。 (1) 評価点の配分評価点(満点：170 点)の配分は次のとおりとする。 ア 企画提案書等評価：150点イ 価格評価 ： 20点(2) 企画提案書等の採点方法ア 評価基準審査委員による各審査項目については、次の評価基準のとおり行う。 各審査項目については、「別府市文書管理・電子決裁システム公募型プロポーザル採点表(別添 4)」のとおりとする。 審査項目 No14,15(他システムの連携)については、次の評価基準のとおり行う。 内容評点5 点配点10点配点特に優れている 5 10優れている 4 8概ね優れている 3 6やや優れている 1 3仕様書の水準を最低限満たしている 0 0内容評点5点配点連携実績数 10以上 5連携実績数 7～9 4連携実績数 4～6 3連携実績数 1～3 2連携実績なしであるが、連携可能 1※連携実績数とは、システム連携実績のある地方公共団体の件数イ 算定方法各審査委員の採点の平均点(小数点第 3 位以下を切り捨て)とする。 (3) 価格評価の採点方法ア 価格審査基準見積書について、２項目について、審査する。 (ｱ) 文書管理・電子決裁システム構築等業務費用(令和8 年度環境構築費用 令和9 年 1月～3 月運用保守費用 合計)※消費税及び地方消費税含まない。 (ｲ) 文書管理・電子決裁システム運用保守業務費用(令和9 年 4 月～令和 14月 3 月運用保守費用 合計)※消費税及び地方消費税含まない。 イ 算定方法次の算定式に当てはめ、各項目の合計点数を各１０点満点で換算する。 換算後の点数を見積書の評価点とする。 (満点各１０点)【算定式】「評価点」＝(１位の見積額 ÷ 当該事業者見積額)×１０点※小数点第3 位以下を切り捨てとする。 (4) その他企画提案書等の採点(企画提案評価の得点)について、各審査委員の平均点 90点を最低基準とし、それを満たす企画提案者がいない場合は、再度募集等を行う。 最高評価得点が２者以上あるときは、見積書の金額(文書管理・電子決裁システム構築等業務費用と文書管理・電子決裁システム運用保守業務費用の合算額)が低いものを優先交渉権者とする。 見積書の金額が同額の場合は、委員会での協議を経た上で、最終的に審査委員長が決定する。 順位 評価１位 企画提案者のうち最低見積額事業者２位以下 (１位の見積額 ÷ 当該事業者見積額) ■ 別府市文書管理・電子決裁システム構築等業務公募型プロポーザル採点表項目No大項目 小項目 評価対象提案書作成要領対応番号採点基準1次審査配点2次審査配点採点者1 アー① 基本方針、コンセプトはシステム導入目的に基づいた提案となっているか。 5 審査員2 アー② 工程及び工程内容が本業務内容を理解した上で適切に作成されているか。 5 審査員3 アー③ 業務体制について、適切な人員配置となっているか。 5 審査員4 アー④システム導入に合わせた文書管理運用ルールの見直しに係る支援や文書の電子化を促進する取組等の内容は適しているか。 10 審査員5 操作性 イー① 画面構成は統一性があり、操作しやすいものとなっているか、また動作は軽快か 10 審査員6 収受・起案煩雑な操作は不要であり、初心者でも直感的に作成可能か添付書類の取込みが容易にできるか10 審査員7【起案者目線の使いやすさ】・供覧・決裁ルートの設定は容易にできるか・添付書類を容易に取り込むことができるか・承認者にコメント等を残し、適切的かつ効率的に審査できるような工夫をされているか10 審査員8【決裁者目線の使いやすさ】・決裁取消、決裁者変更及びコメントの入力は容易にできるか・添付文書を閲覧しやすく、審査しやすい工夫をされているか10 審査員9 公印の使用承認申請及び審査が適切にできるか 5 審査員10 保存・廃棄 文書の保存、廃棄等に係る作業がスムーズに行えるか 5 審査員11 検索 検索は、起案文書等の本文、添付ファイルともにスムーズに行えるか 5 審査員12 人事異動・組織改編 イー③ 人事異動・組織改編に対する対応が容易にできるか 5 審査員13 イー④ メールシステムとの連携では、スムーズに収受・起案できているか 10 審査員14 イー④ 処分通知・電子契約システムとの連携はできるか、連携実績はあるか 5 審査員15 イー④ 財務会計システムとの連携はできるか、連携実績はあるか 5 審査員16 イー⑤ 将来的に様々なシステムとの連携が可能な設計となっているか。 (ベンダーロックイン回避) 5 審査員17 その他 有効性 イー⑥ その他事務効率の向上に有効な機能はあったか 10 審査員18ウー①ウー②職員研修の内容及び計画は適切か職員からの質問や相談の対応は適切か10 審査員19ウー③ウー④ウー⑤システム保守の内容及び範囲は適切かシステムのトラブルに迅速な対応が可能か次期システムへ移行する際に必要な措置・支援をされるか10 審査員20 対策レベル エ セキュリティ対策は適切か 5 審査員21 要件充足 オ データセンターは要件を満たしているか 5 審査員22 機能要件 機能要件 要件充足 - 「別府市文書管理・電子決裁システム公募型プロポーザル評価要領」に基づき採点 744 書類審査23 システム構築等費用 見積額 - 「別府市文書管理・電子決裁システム公募型プロポーザル評価要領」に基づき採点 10 書類審査24 保守・運用費用 見積額 - 「別府市文書管理・電子決裁システム公募型プロポーザル評価要領」に基づき採点 10 書類審査合計 744 170コストイー②システム構築方針システム概要情報セキュリティ 情報セキュリティ運用サポート及び保守運用サポート及び保守他システム連携 連携性運用サポート及び保守システム構築体制 導入・運用体制電子決裁 使いやすさ デモンストレーション 電子決裁シナリオ(文書の収受から起案・電子決裁までの流れ)１ 概要総務課に県から照会文書がメールで届いた 。 この照会に回答するためには全庁に照会を行う必要があることから、総務課において、課長決裁を経て庁内照会を行う。 ２ 決裁ルート＜回議＞ 担当者⇒係員(複数名)⇒課長補佐⇒課長３ 内容(1) 収受ア 収受に必要な情報を入力し、 以下の文書を添付する 。 ① 県からの依頼文 (PDF 形式)② 回答要領(Excel形式)※2つ以上の複数シートあり(2) 起案ア 収受登録した文書から起案を行う。 イ 担当者において、起案に必要な情報を入力し、以下の文書を追加で添付する。 ③ 庁内照会文書(Word形式)④ 回答票(Excel形式)※2つ以上の複数シートありウ 上記２の決裁ルートを設定し起案する。 エ 今回の照会は、昨年度にも同様な照会を行ったため、昨年度の文書を関連文書として紐づけし、承認者に昨年度の文書を参考にするよう、システムの機能を用いて、承認者に伝達する。 (3) 回議ア 係員において、 ③庁内照会文書( Word 形式)の軽微な誤りについて、自ら修正し承認する。 修正した箇所について、システムの機能を用いて、起案者に伝達する。 イ 課長補佐において、伺い文(案件概要)における修正指示の内容を記載し、担当者に差し戻しする。 ウ 担当者において、決裁の進捗状況をシステム上で確認の上修正し、課長補佐に再び回付するエ 課長補佐が不在のため、課長において引上げ決裁する。 オ 課長補佐において、後閲とされた決裁文書を閲覧する。 (4) 決裁完了後、処理ア 担当者において、決裁完了確認し、文書番号を取得し、最終的な施行文書を作成、システムに登録する。 イ 担当者において、システムの機能を用いて庁内関係部署に発出する。 ４ 補足事項(1) メールシステムとの連携を実演すること。 (2) 起案を行う際に、テンプレート機能を実演すること。 (3) 承認者の閲覧画面において、添付ファイル等を2画面表示にする等、システムの機能を用いて、閲覧しやすいようデモすること。