令和8年度磐田市火葬予約システム導入・運用業務委託 入札

令和8年度磐田市火葬予約システム導入・運用業務委託 入札 ５ 令和8年度磐田市火葬予約システム導入・運用業務仕様書令和８年10月1日磐田市1. 業務概要1.1 業務名令和8年度磐田市火葬予約システム導入・運用業務1.2 背景現在、磐田市聖苑の火葬予約については令和３年に導入した、Web システムを使用し、運用を行っている。現在使用しているシステムの利用契約が5年契約となっていることから、令和 8 年度 10 月からシステムの更新若しくは再構築が必要となる。1.3 目的本業務は、インターネットのネットワークを通じてパソコンやスマートフォン等で時間を問わず利用可能な「磐田市火葬予約システム(以下「システム」という。)」について更新を行い、利用者の利便性の向上、予約管理業務の効率化、及びシステムの正常稼働を維持することを目的とする。1.4 基本方針基本方針は、次のとおりとする。なお、本仕様書に示されていない部分、また本市が具体的仕様等を定めている部分について、操作性・経済性など効果的な提案がある場合は、積極的に提案することができる。1.4.1 システムについて(ア) 24時間リアルタイムに火葬等予約の受付、予約状況の照会等を行い、住民サービスの向上を図ること(ただし、メンテナンス時間は除く)(イ) システムは葬祭業者、一般市民が、パソコン又はスマートフォン等によりインターネット経由で利用できること(ウ) 視覚的にわかりやすいシステムであること(エ) 入力ミスを防ぐため、可能な限り、マウス操作、タッチ操作で処理が行えること(オ) システム稼働後５年以上の継続利用が可能であること1.4.2 構築業務について(ア) 単なるシステム構築のみを目的とせず、業務の見直しによる事務の効率化・迅速化に結びつけること(イ) 管理内容等の変更によるシステム変更や保守等が容易で維持管理経費等の抑制を図ること(ウ) 年度更新及びマスタメンテナンス等通常の運用に関わる操作について、ユーザーが簡易な操作で設定できること(エ) 個人情報の取り扱いに関して、関係法令・条例及びセキュリティポリシーに基づき、適切な管理を講じること(オ) 不正アクセス対策を行うこと(カ) 技術革新に対応できるシステムとすること(バージョンアップ等、OSの交換)(キ) 故人や遺族のプライバシーに配慮し、予約情報の漏洩、改ざん等を防ぐ手段を講じること(ク) 機器類の故障や災害等の不測の事態に備えて、バックアップ体制を確立すること2. 本業務の範囲2.1 システム設計・打合せ業務(ア)システム利用者(本市職員等)と綿密な打ち合わせを行い、利用者に配慮したシステムとすること(イ)プロジェクト管理を遅漏のないよう行うこと2.2 システム構築業務本仕様書に沿った、予約システムを構築し、必要に応じて各調整、マスタ設定等を行うこと。2.3 保守及びサポート業務(ア)システム稼働監視、バックアップ、バージョンアップ等の対応を行うこと(イ)問合せ対応、システム障害対応等を行うこと(ウ)その他必要なサポートを行うこと2.4 その他市職員が利用するパソコン、タブレット等の情報機器は、市が用意するため調達不要とする。3. 業務期間3.1 構築業務契約締結日の翌日から令和８年９月３０日までとする。契約後のスケジュール概要令和８年８月中：契約締結、キックオフ各打ち合わせ、環境構築令和８年９月中：操作研修、運用テスト、初期データ登録、システム仮稼働3.2 保守運用管理業務本稼働日令和８年１０月1日から令和13年９月３０日までの５年間(60カ月)とする。4. 納品物及び納品場所4.1 納品物(ア)プロジェクト計画書-電子データ(イ)システム操作マニュアル(ウ)議事録-電子データ(エ)保守・運用体制図、緊急時連絡体制図-電子データ4.2 納品場所市が指定する場所5. 前提条件5.1 システム対象施設磐田市聖苑(磐田市塩新田582番地8)予約システムでの管理対象施設は火葬炉のみとし、待合室については利用希望の有無と利用人数を確認できれば良いこととする。斎場棟についてはシステム管理対象外とする。・火葬炉数：５基・待合室数：６室5.2 火葬予約枠毎日(友引、１月１日を除く)9時から14時半まで30分ごとに１枠ずつ計12枠。 予約枠は増減が生じる可能性もあるので、柔軟に対応できること。5.3 システム利用者5.3.1 葬儀業者及び一般市民葬儀業者は、市内主要６社、市外複数社の利用が想定される。一般市民は空き状況の閲覧のみとなる。5.3.2 磐田市聖苑職員及び市職員以下のとおりであるが、利用人数は増減があるため柔軟に対応できること。(ア)磐田市聖苑 3名程度(イ)市民課 8名程度(ウ)環境課 2名程度(エ)豊岡支所(1か所)3名程度(オ)宿直室 4名程度5.4 ネットワーク環境(ア)磐田市聖苑職員、市職員が、LGWAN 接続系の事務処理パソコンから VDI 方式(デスクトップ仮想環境)により、「静岡県自治体情報セキュリティクラウド」を通じたインターネット利用にて操作可能であること(イ)CSV ファイル等の出力データが、「静岡県セキュアファイル交換サービス」を利用して、仮想環境から LGWAN 接続環境へ送受信した際に、不具合なくダウンロードできること(ウ)国や県の情報セキュリティ施策に速やかに対応できること6. システム構築要件6.1 クラウド環境構築(ア)インターネットによる予約サービスを提供する WEB クラウド型システムであり、インターネット接続環境が整っていれば、いつでもどこからでも、既存のパソコン、タブレット、スマートフォン等を使って利用できること(イ)システム構成は、性能・信頼性・保守性を考慮した構成とすること(ウ)サーバの種類・台数・CPU・OS等によらず本仕様を満たし、かつ十分にレスポンスを考慮した受託者提案構成により環境構築を行うものとし、システム稼働後に著しくレスポンス低下が発生した場合には、受託者責任により機器増設等の対策を実施すること(エ)ウィルス対策を講じており、最新のパターンファイルに更新されること(オ)システム変更やシステム保守等にかかる維持管理経費等の抑制が図れること6.2 データセンター(ア)主要機器(サーバー類)を設置する環境は、日本データセンター協会(ＪＤＣＣ)が制定した「データセンターファシリティスタンダード」に規定される「ティア３」相当であること(イ)設置場所は、日本国内に限定すること6.3 ネットワーク基盤(ア) ファイアウォール機能やウィルスチェック機能など必要に応じてセキュリティ対策を講じ、十分な安全性が確保されていること(イ) 暗号化通信に関して SSL 認証を実施するものとし、登録申請及びインストール作業に関しては受託者にて代行し、実施するものとする。また登録申請料を負担すること(ウ) ｈｔｔｐｓに対応すること(エ) ドメインの指定はしない7. システム機能要件7.1 予約受付時の聞取り項目・予約日時・死亡者氏名及びフリガナ、死亡者生年月日、死亡者住所・死亡日時・申請者氏名、申請者住所、申請者と死亡者の続き柄・待合室利用有無、待合室利用人数・仏式、神式、キリスト教など葬儀の方式・葬祭業者名、葬祭業者担当者氏名・電話番号・死亡者が世帯主の場合は、新世帯主の氏名7.1.1 市民課・各支所がデータを利用して作成しているもの・火葬許可証7.1.2 葬儀社と聖苑の打合せ項目・ペースメーカー有無・告別式会場等及び出棺時間・隣家手伝い、仕出し業者有無・その他特別な事情等7.1.3 聖苑がデータを加工して作成しているもの・予約一覧表・待合室表示、炉前表示・待合室使用許可証・各種使用料領収証・月報7.2 システム利用種別本システムの利用者は以下の3種別を設けること。(ア) 葬祭業者 業者単位で登録できること(イ) 一般職員(聖苑、市民課、環境課、各支所、宿直室)(ウ) システム管理者(本市システム管理担当者)7.3 機能一覧別紙「機能一覧表」を標準機能で満たすこと。8. 利用方法説明及び指導業務要件8.1 マニュアルの作成システム利用者の要望があれば操作方法のマニュアルの作成・納品を行うこと。作成については以下を想定するが、本市と協議の上、柔軟に対応すること。・各対象者向けのマニュアル作成及び配布。マニュアル電子データの納品(ア) 葬祭業者40部程度(イ) 一般職員(聖苑、市民課、環境課、各支所(１か所)、宿直室)20部程度(ウ) システム管理者(本市システム管理担当者)3部程度8.2 操作説明会の開催システム利用者の要望があれば、必要に応じて操作説明会を実施すること。対象者及び回数については、以下を想定するが、本市と協議の上、柔軟に対応すること。なお、説明会実施における会場は本市において準備する。(ア) 葬祭業者向け操作研修(20名程度×２回)(イ) 本市職員向け操作研修(10名程度×２回)(ウ) システム管理者向け操作研修(3名程度×1回)8.3 テスト環境・利用開始前テスト以下のような環境を用意すること(ア) テスト環境を有し、操作練習環境にて操作練習・テストを行えること(イ) 本番環境を用いた本稼働前仮運用テストを実施し、利用者が自由に利用できる期間を設けること9. 保守運用業務の要件9.1 監視・バックアップシステムを常時正常な状態で稼働させるために、システム稼働監視を行うこと。また、データのバックアップ等は、１日１回等必要な周期にて適宜実施すること。バックアップデータを遠隔地にて保管すること。9.2 問い合わせ対応市職員向けに問い合わせ対応を行うこと。原則として、平日(年末年始を除く)の8時30分から17時15分までとする。問合せの受付・回答手段は、電話、ＦＡＸ、電子メールとする。9.3 システム障害対応、災害時・緊急時対応休日・夜間であっても迅速に対応し、システム障害が発生した場合は、原因の究明、対処・復旧作業等までのスケジュールを本市と協議の上、確実に実施し、実施報告書を提出すること。9.4 その他性能や品質強化、新たなOSやブラウザへの対応等のバージョンアップを、契約の範囲内において実施すること。10. その他留意事項10.1 進捗状況報告受託者は、経過や進捗状況等について、発注者から請求があった場合は、速やかに報告すること。10.2 議事録の作成及び提出進捗状況報告及び打合せ会議等を実施した際は、受託者が議事録を作成し、提出すること。10.3 再委託の禁止受託者が、業務の全部または大部分を第三者に再委託することは禁止とする。ただし、業務の一部を第三者に委託する場合には、本市の同意を得るものとし、再委託先の行った作業の結果については、受託者が全責任を負うこと。10.4 プライバシー保護及びデータ保護個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号)及び磐田市セキュリティポリシーに則り、個人情報、秘密と指定した事項及び業務の履行に際し知り得た情報を第三者に漏らし、または不当な目的で利用してはならない。契約終了後も同様とする。 10.5 業務の引き継ぎに関する事項現行システムに蓄積された汎用的なデータ形式の以下の情報を全て取り込み、令和8年10月1日以降も継続して活用できること。また、既存システムからのデータ提供は令和8年9月中旬頃とする。(１)職員情報(２)葬祭業者情報(３)予約情報また、本業務の契約履行期間の満了、全部もしくは一部の解除、またはその他契約の終了事由の如何を問わず、本業務が終了となる場合には、受託者は本市の指示のもと、本業務終了日までに本市が継続して本業務を遂行できるよう必要な措置を講じる必要があるため、業務引き継ぎに伴うデータ移行等に必要となるデータを汎用的なデータ形式(CSV等)に加工し提供する機能を実装し、無償で対応すること。10.6 情報システム機器の廃棄等時におけるセキュリティの確保について情報システム機器を廃棄等する場合、機器内部の記憶装置からの情報漏えいのリスクを軽減する観点から、情報を復元困難な状態にする措置を徹底すること。10.7 その他契約にあたっては導入業務と運用業務の契約書を分け、それぞれ契約を行うこととする。この仕様書に定めのない事項及びこの仕様書について疑義が生じた場合は、別途協議するものとする。 機能要件一覧表No.,項目,機能内容,１．システム共通機能,1,システム共通,インターネットに接続していれば、パソコン、タブレット、スマホで使用可能であること。,2,「静岡県自治体情報セキュリティクラウド」を通じて、仮想環境のインターネットからでも使用可能であること,3,原則24時間365日利用可能であること(メンテンナンス等時間を除く),4,WEBページは、利用端末環境によって最適化されるレスポンシブWEBデザインであること。,5,次の代表的なブラウザで正常に表示し動作すること。 Edge、Google Chrome、Apple Safari、Fireｆox,6,予約の空き状況は、登録業者以外も閲覧できること。,7,空き状況は翌日から起算して最低7日以上先まで予約が可能であること。,8,予約の重複を防止するため、排他制御を行うこと。,9,火葬炉は休場日の予約はできないよう、自動的に制御すること。,10,パスワードはログイン時に画面上で「●●●●」としてマスクし、読み取りされないようにすること。,11,死亡者について、住民登録地を市内または市外を選択できること。,２．利用者向け機能,12,利用者認証,ログイン時に業者ID、パスワードを入力しなければ、空き状況照会以外の一切の機能が利用できないこと。,13,利用者がパスワードを忘れた場合、利用者自身でパスワードの再設定ができること。,14,時間選択,火葬日時を選択できること。,15,火葬炉空き状況から予約を行った場合、選択した日時が表示されていること。,16,予約登録,業者が予約を行う場合、「仮予約」状態とし、職員確認後に「本予約」とする運用に対応できること。,17,大人(12歳以上の死亡者)、小人(12歳未満の死亡者)、死胎の種別で予約できること。,18,生年月日と死亡年月日は和暦で入力可能であること。また、将来の新しい和暦にも対応できること。,19,予約登録画面には、利用日時が表示されていること。,20,入力必須項目が一目でわかるように表示されていること。,21,待合室の利用有無を選択できること。また、利用人数の入力ができること。,22,備考が入力できること。,23,予約登録－死亡者情報,選択した火葬種別が表示されていること。,24,選択した市内・市外区分が表示されていること。,25,死亡者の氏名、氏名カナが入力できること。,26,死亡者の住所を入力できること。,27,性別を選択できること。,28,予約登録(火葬種別：大人、小人)－死亡者情報,生年月日を選択または入力できること。,29,死亡年月日を選択または入力できること。死亡年月日は、推定年月日または不詳で登録することが可能であること。,30,宗派が選択できること。,31,ペースメーカーの利用有無を選択できること。,32,死因が選択できること。また、初期値には「その他」が選択されていること。,33,死亡場所(所在地)が入力できること。,34,出棺場所が入力できること。,35,出棺時刻が選択または入力できること。,36,死亡者が世帯主の場合は、新世帯主氏名が入力できること。,37,予約登録(火葬種別：死胎)－死亡者情報,父母の氏名、氏名カナ、住所を登録することができること。,38,妊娠月数を選択または入力できること。,39,分娩年月日が選択または入力できること。,40,分娩の場所(所在地)を入力できること。,41,予約登録－申請者情報,申請者の氏名が入力できること。,42,申請者の住所を入力できること。,43,死亡者との続柄を選択または入力できること。,44,申請者の連絡先を入力できること。,45,予約登録－業者情報,業者名、担当者名がログイン情報から自動で表示されること。または入力できること。,46,業者の電話番号がログイン情報から自動で表示されること。または入力できること。,47,予約登録確認,詳細情報登録時に正しい入力が行われていない場合、エラーが表示されること。,48,死亡年月日から火葬日時までの間が24時間以内の場合、エラーが表示されること。,49,予約情報完了,予約完了後、画面に予約番号が表示されること。,50,予約完了後、申し込み内容を電子メールで自動送信できること。,51,申し込み内容の電子メール中に予約確認画面へのハイパーリンクが表示されること。,52,予約確認,予約内容はリアルタイムで反映され、即時に参照できること。,53,業者自身が登録した予約一覧を表示できること。,54,業者自身が登録した予約一覧から予約をクリックすると、その予約の詳細(予約済の施設情報、死亡者情報、申請者情報、業者情報)を表示できること。,55,予約日を過ぎた過去の予約情報は閲覧できないこと。,56,予約変更,業者による予約変更の可否は、システム導入時に自由に設定できること。,57,予約取り消し,業者による予約取り消しの可否は、システム導入時に自由に設定できること。,58,業者情報登録,業者自身がシステム利用のための登録を行うことはできないこと。,59,電子メールアドレス、パスワードを業者自ら変更できること。,60,変更したメールアドレスの確認のため、テストメールを送信できること。,61,操作マニュアル閲覧,ログイン後に、システム上から操作マニュアルをダウンロードできること。また、業者と職員には別の操作マニュアルが閲覧できるよう制御できること。,62,その他,聖苑(市職員)からのお知らせ表示ができること。,63,斎場棟を利用する場合は直接聖苑に電話問合せする旨を、お知らせ表示またはその他の方法で表示できること。,64,待合室の利用利用人数が80名が超える場合は、直接聖苑に電話問合せする旨を、お知らせ表示またはその他の方法で表示できること。,65,施設使用料(または施設使用料の一覧)が表示できること,３．職員向け機能,66,職員登録,職員ごとにパスワード、操作権限レベル(一般職員とシステム管理者)についての登録・変更が行えること。,67,システム管理者は、マスタメンテナンス機能が利用できること。,68,運用開始前に、職員情報を登録しておくことが可能なこと。,69,登録された職員の一覧が画面表示されること。,70,登録された職員の一覧がCSV出力またはPDF出力できること。,71,職員認証,システムを利用する場合は、ログイン時に職員ID、パスワードを入力しなければ、一切の機能が利用できないこと。,72,利用者登録,業者名、住所、電話番号、ＦＡＸ番号、電子メールアドレスなどの情報を登録・変更・削除できること。,73,運用開始前に、業者登録しておくことが可能なこと。,74,業者ごとに担当者情報を登録可能なこと。,75,システムに登録した業者の情報(一覧・詳細)を画面表示できること。,76,システムに登録した業者の情報(一覧・詳細)をCSV出力またはPDF出力できること。,77,業者の新規登録完了時には、設定した業者のメールアドレスに対して登録メールが送付されること。,78,取消件数の多い業者に対して、利用制限等を設定できること。,79,一度削除した業者を再度登録できること。,80,登録済み業者にメールを一斉送信できること。,81,予約登録,アカウントを持った職員のみ操作できること。,82,業者を利用しない火葬予約は、職員が予約登録できること。,83,職員が代行して予約登録が行えること。入力した予約は代行先業者が予約した情報として登録されること。,84,待合室の利用有無を選択できること。また、利用人数の入力ができること。 ,85,利用者向け機能の予約可能時間を超えて予約が可能であること。,86,予約完了後、予約番号を自動で付番できること。,87,職員のみが参照できる備考があること。,88,使用料の減免の有無を入力できること。,89,予約検索,予約情報を下記の情報で検索できること。 ・予約番号・予約区分(仮予約、本予約)・聖苑利用日・死亡者氏名・登録日・更新日・登録業者等,90,検索した予約状況の一覧が画面表示されること。,91,検索した予約状況の一覧がCSV出力できること。,92,過去の予約一覧が画面表示されること。,93,過去の予約一覧がCSV出力できること。,94,利用者別の取消件数が把握できること。,95,予約一覧から予約を選択すると、その予約の詳細(予約済の施設情報、死亡者情報、申請者情報、業者情報)を表示できること。,96,予約内容はリアルタイムで反映され、即時に参照できること。,97,予約内容確認,現在、登録している予約について、その内容を照会することができること。,98,予約ごとに予約情報の詳細がプレビュー表示で印刷できること。,99,１日ごとに予約の一覧が印刷できること。,100,最初の予約登録年月日・時間が表示されること。,101,過去の予約について、その内容を照会することができること。,102,職員が予約情報を登録(または変更)した際には、詳細画面に入力者のIDが表示されるまたは入力者情報を入力・管理する項目があること。,103,予約変更,利用者が登録した予約内容の変更ができること。,104,予約変更完了後、変更された内容が電子メールで自動送信できること。,105,本予約となった予約については変更処理が行えないこと,106,予約取り消し,利用者が登録した予約の取り消しができること。,107,予約取り消し完了後、取消完了を通知する電子メールを自動送信できること。,108,本予約となった予約については取り消し処理が行えないこと。,109,取消済予約情報のコピー,取消済の予約情報をコピーし、予約登録が行えること。,110,集計機能,施設別の予約件数表が出力できること。また、出力範囲(年月日)を指定できること。,111,業者別施設予約状況一覧表が出力できること。また、出力範囲(年月日や登録業者)を指定できること。,112,施設稼働率一覧 が出力できること。また、出力範囲(年度)を指定できること。,113,施設予約状況一覧表(予約一覧) が出力できること。また、出力範囲(年月日)を指定できること。,114,業者一覧が出力できること。また、出力範囲(年度)を指定できること。,115,施設管理,聖苑の休場日の設定・表示ができること。,116,火葬時間の追加登録ができること。,117,火葬時間・火葬時間毎の受入件数の変更ができること。,118,火葬時間の追加登録の際に、業者への公開、非公開を設定できること。,119,マスタ管理,休場日とは別に、利用を中止したい日時を設定できること。,120,六曜の管理を行えること。,121,予約変更可能期間を任意に設定できること。,122,入力必須項目と入力任意項目は、システム導入時に自由に設定できること。,123,備考にデフォルトで表示する字句を職員が設定できること。,124,お知らせ登録が行えること。,125,業者向け、業者・職員向けの2種類のお知らせ登録が行えること。,126,お知らせはハイパーリンクの対応ができること。,127,アクセスログ,システムの操作ログを画面上から確認可能であること,128,操作ログをCSV出力可能であること,129,業者/担当者/職員の操作内容を確認可能であること,&L機能一覧表,"&C&"ＭＳ 明朝,標準"&P ／ &N",