築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務公募型プロポーザル

築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務公募型プロポーザル 築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務公募型プロポーザル実施要領１ 趣旨本要領は、築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務を委託するにあたり、受託候補者を公募型プロポーザル方式により選定するために必要な事項を定めるものである。 ２ 業務概要(１)業務名築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務(２)業務内容別紙「築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務仕様書」のとおり(３)履行期間ア システム構築：契約締結日から令和９年６月30日までイ 試験運用：令和９年７月１日から８月31日まで※令和９年８月31日までの運用・保守作業は、本業務内で行うこと。 ※本稼働(令和９年９月１日から)の運用・保守については、本業務の受託者と別途契約するものとする。 (４)提案上限額13,343,000円(消費税及び地方消費税を含む。)３ 参加資格参加申込書の提出日現在において、次に掲げる全ての要件を満たすこと。 (１)令和４年度以降に地方公共団体へ同種の業務実績があること。 (２)地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の４の規定に該当しない者であること。 (３)築上町暴力団排除条例(平成22年築上町条例第１号)第２条に規定する暴力団又は暴力団員でないこと。 (４)築上町、他の地方公共団体及び国から指名停止処分を受けていないこと。 (５)会社更生法(平成14年法律第154号)、民事再生法(平成11年法律第225号)又は破産法(平成16年法律第75号)に基づく手続開始の申立てがなされていないこと。 (６)国税及び地方税の未納がないこと。 (７)ISMS認証又はプライバシーマークを取得している者であること。 (８)その他、町との協議に柔軟かつ真摯に対応できる者であること。 ４ スケジュール項 目 日 程募集公告 令和８年 ９月24日(木)質問書の提出期限 令和８年10月 ９日(金)午後５時まで質問書の回答期限 令和８年10月16日(金)参加表明書の提出期限 令和８年10月23日(金)午後５時まで企画提案書等の提出期限 令和８年10月30日(金)午後５時まで１次審査(書類選考)結果通知 令和８年11月 ６日(金)２次審査(プレゼンテーション) 令和８年11月20日(金)審査結果の通知・公表 令和８年11月27日(金)契約締結 令和８年11月下旬～12月上旬※上記スケジュールは予定であり、変更が生じた場合は、事前に連絡を行う。 ５ 質問及び回答(１)受付期間 令和８年９月24日(木)から10月９日(金)午後５時まで(２)提 出 先 築上町総務課行政係(３)提出方法 質問書(様式第７号)を電子メールでsoumu@town.chikujo. lg.jpに送付※件名は【築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務に関する質問(事業所名)】とすること。 ※メール送信後、電話で受信確認を行うこと。 (４)回答方法 令和８年10月16日(金)までに町ホームページに掲載する。 ６ 参加表明書の提出(１)提出書類ア 参加表明書(様式第１号)イ 会社概要書(様式第２号)※様式以外に既存のパンフレット等を添付でも可ウ 業務実績調書(様式第３号)エ プライバシーマーク又はISMS認証の登録書(認証書)の写し(２)提出期限令和８年10月23日(金)午後５時必着(３)提出方法持参又は郵送※郵送の場合は、提出期限までに提出先に簡易書留で必着すること。 (４)提出先築上町 総務課 行政係(築上町役場３階)〒829-0392 福岡県築上郡築上町大字椎田891番地２７ 企画提案書等の提出(１)提出書類(正本：１部、副本10部)ア 企画提案書(任意様式)イ 参考見積書(様式第４号)ウ 見積金額の内訳書(任意様式)エ 機能要件確認書(様式第５号)オ 業務実施体制調書(様式第６号)(２)提出期限令和８年10月30日(金)午後５時必着(３)提出方法持参又は郵送※郵送の場合は、提出期限までに提出先に簡易書留で必着すること。 (４)提 出 先築上町 総務課 行政係(築上町役場３階)〒829-0392 福岡県築上郡築上町大字椎田891番地2８ 企画提案書の作成(１)企画提案書の作成に係る留意事項ア 企画提案書は１事業者につき、１提案までとする。 イ 表紙及び目次を付し、以降のページ下に番号を印字すること。 ウ 表紙及び目次を除いて両面50ページ以内にまとめること。 エ 用紙のサイズはA4サイズとする。 A4サイズで作成することが困難なものは、必要に応じてA3サイズを使用し、A4サイズに折って綴じ込むこと。 オ 仕様書を参照し、「９(３)審査基準及び配点」の審査項目に沿って、具体的な提案を行うこと。 カ 企画提案書中の文書及び図表は、言語は日本語とし、専門的な知識を有しない者でも理解できるように、わかりやすく記載すること。 また、専門用語を使用する際は、用語説明を記載すること。 キ その他PR及び独自提案についても適宜資料を添付のうえ提案すること。 ク 企画提案書の再提出は、提出期限内に限り認める。 ただし、企画提案書の部分的な差し替えは認めない。 (２)必須記載項目ア 業務取組方針イ 業務スケジュールウ システム概要及びシステム機能エ 導入効果オ 導入支援内容・研修計画カ 他システムとの連携キ セキュリティ対策ク アピールポイント又は独自提案※「９(３)審査基準及び配点」の審査項目に沿って、具体的な提案を行うこと。 ９ 審査方法等(１)１次審査(書類選考)応募が３事業者を超えた場合は、１次審査を実施する。 １次審査では、提出書類の内容を審査し、上位３事業者がプレゼンテーションを行う２次審査へ進めるものとする。 １次審査の選考結果を含むプレゼンテーションの実施日等については、参加表明書に記載されたメールアドレス宛に電子メールにて別途通知する。 (２)２次審査(プレゼンテーション)築上町の庁内関係者で構成する「築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務公募型プロポーザル審査委員会」において、１次審査入選者に対して実施する。 なお、応募が１事業者のみの場合も審査委員会でのプレゼンテーションを実施し、提案内容が審査基準を満たすと認められる場合は、その提案者を受託候補者として選定する。 ア 実施日時・場所(予定)令和８年11月20日(金) 築上町役場 ３階 会議室3-1、3-2※詳細な時間等は、１次審査を通過した事業者へ別途通知する。 イ 実施方法・現地での対面実施とする。 ・１事業者準備５分、提案時間30分、質疑応答10分、計45分間とし、順次個別に行う。 ・受託希望者の出席者は３人以内とする。 ・プレゼンテーションに必要なプロジェクター、スクリーン及びHDMIケーブルは本町にて準備する。 他の機器(パソコン等)は出席者が準備すること。 (３)審査基準及び配点審査項目 審査の着目点 配点会社概要、業務実績、業務実施体制・他自治体における同種業務の導入実績があるか。 ・管理責任者や担当者の経歴・実績は十分であるか。 ・十分なバックアップ体制が取られているか。 5取組方針、スケジュール・本業務の目的を十分理解し、的確な提案となっているか。 ・本システムの導入効果が明確であるか。 ・運用開始までの手法やスケジュールが明確、的確であるか。 10システムの要件適合状況・求める機能要件を備えているか。 ・備えていない場合、妥当な代替手段が具体的に示されているか。 20システムの操作性と視認性・文字の書体や色、大きさなど視認性及び可読性がよいか。 ・容易かつ直感的に操作できる画面構成か。 ・利用者の視点に立ったシステムで、使いやすいか。 ・異動、年度更新、組織変更への追従性と事務負担軽減の工夫がなされているか。 15電子決裁への円滑移行、文書事務の効率化・高度化・効率のよい動線が確保され、職員の心理的・物理的ストレスを解消し、高い電子決裁率が実現できそうか。 ・文書のライフサイクル全体を通じた事務処理の省力化・自動化が図られているか。 ・組織のコミュニケーション基盤として円滑にやり取りができるシステムか。 ・情報公開請求への即応等、文書の検索・活用の高度化が図られているか。 15他システムとの連携、今後の拡張性・既存システム(グループウェアや財務会計システム等他システム)とのデータ連携について具体的な提示があるか。 ・将来的なガバメントクラウドへの移行を視野に入れた、業務手順等の検討がされているか。 ・業務ニーズの変化に対応できる柔軟な拡張性を持ち合わせているか。 5セキュリティ対策、データ保全等・十分なセキュリティ対策が取られているか。 ・必要データの保全対策が取られているか。 ・運用管理、緊急時(障害発生時等)の保守体制が具体的に示されているか。 10アピールポイント、独自提案・他社と差別化できる提案となっているか。 ・特有の内容や強みが町にとって有益なものであるか。 5価格の妥当性・示した上限額の範囲内か。 ・適正に費用が計上されているか。 ・妥当な価格であるか。 ・費用対効果はよいか。 15合計 100(４)審査結果の通知ア 結果通知 令和８年11月24日(火)イ 通知方法 参加表明書に記載のアドレスへ電子メールにて通知する。 ウ 公 表 町のホームページにより公表する。 (５)契約等受託候補者と町が協議し、本業務の委託に係る仕様書を作成し、見積合わせを実施のうえ必要な契約を締結する。 なお、見積金額は、プロポーザルで提出された参考見積書の金額を超えることはできない。 また、受託候補者と合意に至らなかった場合は、得点が次点の者を受託候補者とする。 10 失格事項及びその他留意事項(１)失格事項ア 参加資格を満たしていない場合イ 提出書類に虚偽の記載があった場合ウ 実施要領等で示された、提出期日、提出場所、提出方法、書類作成上 の留意事項等の条件に適合しない書類の提出があった場合エ 選定結果に影響を与えるような不誠実な行為を行った場合オ 見積書の金額が「２(４)提案上限額」にある額を超過した場合(２)その他留意事項ア 本プロポーザル参加に要する費用は、全て受託希望者の負担とする。 イ 本プロポーザルで提出された書類の返却はしない。 ウ 提案された参考見積額は、契約金額を保証するものではない。 エ 本プロポーザルに係る情報公開請求があった場合は、築上町情報公開条例(平成18年築上町条例第13号)に基づき、提出書類を開示する場合がある。 オ 業務実施体制調書(様式第６号)に記載した技術者は、原則として変更できない。 ただし、やむを得ない理由により変更を行う場合には、同等以上の技術者であるとの承諾を町から得なければならない。 カ 審査結果に対する異議申立ては認めない。 キ 本要領に定めのない事項については、地方自治法第234条(昭和22年法律第67号)、地方自治法施行令第167条の２(昭和22年政令第16号)、築上町財務規則(平成18年築上町規則第38号)、その他入札契約に関する法令等の定めによるところによる。 築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務仕様書令和８年９月築上町総務課目次１ 概要.. 1２ 基本情報.. 3３ システム概要.. 4４ データ移行及び容量.. 6５ 初期登録.. 6６ セキュリティ対策.. 6７ 保守.. 7８ 運用支援.. 8９ テスト要件.. 910 コンサルティング.. 911 業務管理.. 1112 納品物(成果品).. 1113 本稼働後の運用・保守.. 1214 その他.. 121１ 概要(１) 業務名築上町電子決裁機能を有する文書管理システム導入業務(以下「本業務」という。)(２) 業務目的築上町(以下「本町」という。)では、令和５年11月から令和９年３月を計画期間とする築上町ＤＸ推進計画を策定し、デジタルトランスフォーメーション(ＤＸ)の推進に取り組むこととしている。 また、多様化するニーズへの対応、人口減少、厳しい財政状況などの課題から、行政は更なる業務の効率化を図るととともに、住民の利便性の向上をめざす必要があり、これらの課題の解決に向け、行政手続のオンライン化やＡＩの活用などにより、職員の負担軽減や生産性の向上を図りながら、行政サービスの充実につなげていくとともに、デジタル技術を活用した手続の提供により、住民の利便性・快適性の向上をめざしている。 ついては、文書の収受、起案、回付、決裁、保管、廃棄等のサイクルを電子化及び一元管理することによって、文書管理の適正化、文書に関するコストの削減、決裁等に要する時間の縮減、情報公開の利便性向上、文書検索の迅速化、多様な働き方の実現、業務手順の電子化等を図ることを目的として、電子決裁機能を有する文書管理システム(以下「システム」という。)を導入するものである。 (３) 業務内容受託者は、次の業務を包括的に実施すること。 ア システムの導入及び構築イ システムに必要なソフトウェア及びライセンスの提供ウ 要件定義及びアプリケーション設計エ システム稼働環境の設計及び構築オ システム設定及び初期データ登録カ 他システムとのデータ連携に係る設計及び構築2キ システムの運用支援及び保守ク システムの導入及び運用に係るコンサルティングケ テストの計画、実施及び受入テスト支援コ 利用者及びシステム管理者向け操作マニュアルの作成サ 職員向け操作研修シ 問い合わせ対応及び障害対応ス 後継システムへの移行に必要なデータ出力セ その他、本システムの構築及び運用に必要な業務(４) スケジュール(予定)ア システム構築期間 契約締結日から令和９年６月30日までイ 試験運用期間 令和９年７月１日から８月31日まで令和９年８月31日までの運用・保守作業は、本業務内で行うこと。 ウ 本稼働開始日 令和９年９月１日(別途契約)本稼働後の運用・保守については、本業務の受託者と別途契約するものとする。 受託者は、契約締結後速やかに詳細な導入スケジュールを作成し、発注者の確認を得ること。 業務の進捗に応じて調整が必要となった場合は、発注者と協議のうえ、スケジュールを変更すること。 (５) 対象システム及び調達範囲ア 対象システム 本業務の対象は、文書管理機能及び電子決裁機能を一体的に提供するシステムとする。 イ 調達範囲 調達範囲には、次のものを含むこと。 ・パッケージシステムの提供及び導入・システムの稼働に必要なソフトウェア及びライセンス・本仕様書の要件を実現するために必要な設定及び最小限のカスタマイズ3・ネットワーク及びシステム環境に係る設計・構築・研修用及び検証用の環境・運用保守に別途必要となるクライアント端末・システム導入及び運用に必要なドキュメント(システムの設計内容、手順、仕様などの資料)・データ移行又は初期データ登録・後継システムへの移行に必要なデータ出力２ 基本情報(１) 本町の基本情報(令和８年９月24日時点)ア 住民基本台帳人口 15,787人(令和８年７月末現在)イ システム利用職員数 200人(予定)ウ 導入対象の端末数 250台(予定)エ 想定同時接続数 約190台オ 組織数 15課、２室、３局 計20組織(２) クライアントパソコンに関する前提条件ア OS Windows 11 Proイ ウェブブラウザ Microsoft Edgeウ オフィスソフト Microsoft Office LTSC Standard 2024エ PDF閲覧ソフト Adobe Acrobat Reader DC(32-bit)オ グループウェア 株式会社ネオジャパン desknet’s NEOカ 主な庁内システム・人事業務支援システム 株式会社エム・アイ・ピーシステム TeamManage4・財務会計システム 株式会社日立ソリューションズ西日本 ADWORLD・人事システム 株式会社日立ソリューションズ西日本 ADWORLD上記の利用環境が変更された場合にも、必要な対応を行い、継続してシステムを利用できること。 (３) 運用場所ア 築上町役場(椎田891番地２)イ 築上町ごみ処理場(築城1784番地)ウ 築上町図書館(築きのもり)(築城1096番地)エ 船迫窯跡公園(船迫1342番地22)３ システム概要(１) 基本方針本業務の実施にあたっては、次の事項を基本方針とする。 なお、システムの導入構築は、本仕様書等に基づき行うほか、本町との協議により作業を進めるものとする。 ア 利用者の視点に立ったシステム・システムは、利用者が容易かつ直感的に操作できる画面構成とし、各処理画面への遷移がわかりやすいものであること。 ・背景色と文字色の明度差、文字書体、文字の大きさ等を工夫し、視認性及び可読性を確保すること。 また、必須項目と任意項目の識別、わかりやすいエラー表示等に配慮すること。 イ パッケージシステムの活用・開発期間及び導入・運用・保守コストを抑制するため、自治体向けパッケージシステムの標準機能を有効に活用し、原則としてノンカスタマイズ又は必要最小限のカスタマイズで導入すること。 ・標準機能で要件を満たせない場合は、代替運用、オプション又はカスタマイズによ5る実現方法を提示すること。 ウ 今後の自治体ＤＸ推進計画に基づく共通クラウドへの対応や、クラウド型の既存システムとの連携を可能とするよう、クラウド型(ＬＧＷＡＮ－ＡＳＰ)方式のシステムとすること。 エ 国の自治体施策・法改正等に対して円滑に対応できること。 オ 各組織で電子決裁にスムーズに移行できるよう、きめ細かなコンサルティングを行うこと。 カ 高い電子決裁率の実現及び運用の定着に向け、職員への支援及び効果的な運用方法の提案を行うこと。 キ テレワークによる多様な働き方にも対応できること。 ク グループウェアとの連携(グループウェアのポータル画面での起案、決裁状況等の確認)が可能であることが望ましい。 (２) システムに求める機能提案するシステムは、他の自治体で導入実積のあるパッケージシステムであり、別紙「様式第５号 機能要件確認書」に示す機能要件を満たしているものであること。 (３) クラウド型(ＬＧＷＡＮ－ＡＳＰ)方式に係る要件ア 本サービスの提供に要する機器等は、ＡＳＰサービス事業者が保有・管理するデータセンターに設置されており、当該データセンターの場所は日本国内であること。 イ 国内に施設があり、自然災害の影響を受けにくい場所に立地しており、震度６強の地震が発生しても倒壊しない耐震性能を有し、被災後も利用継続が可能であること。 ウ 耐火対策、落雷対策及び水の被害を防止する措置が施されていること。 エ 発電設備を備え、停電後も一定の時間稼働できること。 オ 障害発生時にも当初報告から復旧に至るまでの連絡体制が構築できること。 カ 施設への立入りは許可された者のみとし、入退室の記録が24時間365日記録されるとともに、当該記録が１か月以上保存されること。 キ データの不正持ち出し等を防ぐため、サーバラックは常時施錠されていること。 6ク 不正侵入や破壊行為等を防ぐため、敷地内・建物内は監視カメラによる24時間常時録画監視や有人による巡回監視が行われていること。 ケ その他のセキュリティ要件については、総務省が定めた「クラウドサービス提供における情報セキュリティ対策ガイドライン」において、クラウドサービス提供事業者に求められるセキュリティ対策を行うこと。 ４ データ移行及び容量(１) データ移行今回のシステム導入に係る移行データはないため、データ移行に関する作業は発生しないが、今後、システム更新時に他社システムに変更となった場合でも汎用的な形式でデータを出力し、円滑にデータ移行ができること。 また、システム更新時に他社システムに変更となった場合のデータ移行に関する作業(移行データ抽出作業、移行先システム事業者との調整の打合せ、問い合わせ対応等を想定)は、本業務の企画提案の際に提出する見積額に含むこととする。 (２) データ容量データ容量は、同規模の自治体への導入実績等を参考とし、システムを５年間運用することを想定したうえで、必要十分な容量を確保すること。 ５ 初期登録受託者は、導入時点における次の情報をシステムへ登録すること。 ・組織情報 ・職員情報 ・役職情報 ・兼務情報 ・文書分類・保存期間 ・決裁・供覧ルート ・その他システム稼働に必要なマスタ情報６ セキュリティ対策(１) データバックアップア データバックアップ及びリストアについて、万全の対策を講ずること。 バックアッ7プに必要な媒体についても、提案構成に含めること。 イ 月次でフルバックアップを、日次で差分バックアップを行うこととし、最低３世代分保有可能であること。 ウ データバックアップには、可能な限りメンテナンスフリーとなる方法を提案すること。 エ リストアが必要な場合は、直ちに復元が可能な体制を整備すること。 オ バックアップデータは本町に提供できるものであること。 (２) ウイルス対策サーバのウイルス対策は、適切に行うこと。 (３) 持ち出し制御サーバからデータの不正持ち出しができないよう安全対策を講じること。 (４) 操作ログシステム認証後の全操作履歴(アクセスログ及び操作ログ)について、システム管理者による確認が可能であること。 また、ＣＳＶ形式等によるデータ出力が可能なこと。 対象期間はアクセスログは１年以上、操作ログは６か月以上とする。 ７ 保守(１) システム保守システムの安定的運用を図るため、構築後から令和９年８月31日までの間、ソフトウェアに関して定期的な保守を行うこと。 なお、令和９年９月１日からの本運用・保守については、同様の内容で別途契約するものとする。 (２) 問い合わせ窓口問い合わせ窓口及びオンサイトサポートの対応時間は、午前８時30分から午後５時まで(土・日曜日、国民の祝日及び年末年始の休日を除く。)とすること。 ただし、重大な8システム障害の発生時(システムが利用できない状態等の場合)は、緊急時対応用の問い合わせ窓口(対応時間は、24時間365日とする。)を設けること。 なお、オンサイトサポートについては、本町が連絡してからおおむね２時間以内に現地に到着できる体制を整えること。 (３) システム障害における対応ア システムエンジニアによる復旧作業を直ちに行うなど、迅速な対応を図ること。 イ 目標復旧時点については、障害発生の直前の状態とする。 なお、やむを得ずバックアップによる復元をしなければならない場合は、本町と協議すること。 ウ 障害対応終了後は、本町に書面により原因等を報告すること。 ８ 運用支援(１) ソフトウェアの変更ＯＳ及びソフトウェアの変更又はバージョンアップがあった場合、システムの正常稼働を保証し、必要な対応を行うこと。 (２) ネットワーク環境の変更への対応クラウド型(ＬＧＷＡＮ－ＡＳＰ)の利用環境に変更が生じた場合に正常稼働を保証し、必要な対応を行うこと。 (３) ユーザ情報の変更組織改編及び人事異動等があった場合、ユーザ情報の変更作業に関し必要な対応を行うこと。 (４) 年度切替え等の支援年度切替えに伴う処理、バッチ処理等は、システムエンジニアによる事前テストや確認作業及び処理時の立会いを行うこととし、 適切な支援を行うこと。 9(５) ウェブブラウザの変更ウェブブラウザに変更があった場合、必要な対応を行うこと。 ９ テスト要件テストの実施計画及び実施方法については、本町と協議のうえ、決定すること。 なお、機器類の調達、納品及びセットアップ等については、テストの実施時期及び実施期間を勘案し、十分な期間を確保すること。 10 コンサルティング(１) 築上町文書管理規程(平成22年築上町訓令第６号)の分析築上町文書管理規程を分析し、現在の運用や制度上の齟齬そごを整理して報告すること。 また、システムの導入により改正が必要となる可能性のある箇所を整理して報告すること。 (２) システム導入に係る文書分類表等の見直し提案システムの導入にあたっては、築上町文書管理規程で定めている文書分類表を含めた規定等の見直し案について、他の自治体での先進事例等を参考として、本町に適応した文書分類表等の見直し案を提示すること。 (３) システム導入に伴う運用変更支援国が進めるシステム標準化や今後の長期的なシステム運用における費用低減のために、カスタマイズ抑制を基本とし、現在の業務フローにおいて運用変更で対応が可能な部分については、他団体の事例等も参考とし、運用変更により対応ができるよう支援すること。 (４) 運用ルール策定支援システム利用を前提とした運用ルールの策定を支援すること。 また、システムの設計(各種パラメータ設定・カスタマイズ)と業務フローの一貫性を担保するため、システム構築に係る打合せに参加すること。 運用ルールについては一例として以下のような内容(項目)を盛り込むことを想定して10いるが、実際の内容については本町と協議のうえ、決定すること。 ・文書の定義・収受文書及び発送文書の採番ルール・電子決裁の対象範囲・電子決裁のフロー(文書発生(収受・起案)から最終段階(保存・廃棄)まで)・文書ファイルの保存期間の起算日・文書の引継ぎ、移管及び廃棄なお、運用ルール策定においては、システム導入により重要案件が十分に説明されないまま決裁となってしまう可能性等の各種課題について、他団体でのシステム導入時の課題等を参考にし、想定し得る様々なケースについて検討し、策定すること。 (５) 職員操作研修の実施システムの円滑な導入及び運用定着を図るため、システムを利用する職員に対してシステムの一般的な機能及び操作方法、各業務での活用事例等を説明する研修を３回程度実施すること。 また、研修内容及び研修対象者等の詳細については、本町と協議したうえで決定することとする。 なお、マニュアル作成費、講師派遣費用、研修対象職員に対する研修資料作成費その他職員研修の実施に必要な費用は、受託者において負担すること。 ただし、研修用パソコンは、本町職員用パソコンを使用することとする。 (６) 効率的な運用管理に係る提案文書の所管替え、保存文書用書庫への移動や廃棄処理等を定期的に実施する文書のライフサイクルに係る運用管理について、効率的に行うことができる作業方法等を提案すること。 (７) 文書の電子化を促進する取組他団体での導入実績等を基に、紙媒体による文書の電子化の促進に関する取組(電11子決裁の試行、収受文書のシステムへの取り込み方法等)について提案すること。 11 業務管理(１) 体制本業務の実施に係るプロジェクト体制を提示すること。 本業務全体の指揮命令及びプロジェクト管理を行うプロジェクト責任者を設け、その責任者が本町と折衝をするような体制を取ること。 なお、コンサルティング業務に係るプロジェクト責任者には、本業務を適切に行える知識及び技術を有し、プロジェクトの効果的な実施に貢献できる者を配置すること。 また、本業務の完了までの期間において、原則プロジェクト責任者を交代しないこと。 (２) 定例会の実施定期的な報告会を実施し、プロジェクトの進捗管理を行い、報告すること。 なお、本業務の実施に必要な協議事項等が生じた場合は、本町と日程調整のうえ、任意のタイミングで打合せを実施すること。 定例会後は、速やかに議事録を作成し、提出すること。 定例会では、導入計画の進捗報告を必ず行い、諸課題や懸案事項についても報告を行うこと。 ア 契約締結日から令和９年８月31日まで １か月に１回程度イ 令和９年９月１日以降の運用・保守期間(参考) ３～４か月に１回程度12 納品物(成果品)予定する成果品は、次に掲げるとおりとし、本町が指定する期日までに正本１部及び電子媒体(ＤＶＤ－Ｒ等)により納品しなければならない。 なお、成果品の内容の詳細については、別途協議のうえ、決定するものとする。 １ ハードウェア(機器類)納品物がある場合は、当該ハードウェア納品物及びライセンス一式(システム運用に必要なライセンス証書等を含む。)２ ソフトウェア納品物がある場合は、当該ソフトウェア納品物及びライセンス一式(システム運用に必要なライセンス証書等を含む。)３ システム導入に係る作業計画書、スケジュール等の導入計画書４ 研修計画書、各種研修テキスト等の研修資料一式12５ システムの運用を考慮した運用改善案の提示等の文書管理運用等提案書６ システムの基本設計書、詳細設計書等のシステム設計書一式７ 導入テストの仕様書、導入テスト手順書、導入テスト結果報告書等の動作検証報告書８ 運用・保守の手順書、各種取扱説明書等の運用及び保守マニュアル(発注者が編集可能な電子データとして提供すること。内容の改訂が必要となった場合は、改訂版を提供すること。)９ システム操作マニュアル(管理者用)、システム操作マニュアル(一般職員用)等の操作マニュアル(発注者が編集可能な電子データとして提供すること。内容の改訂が必要となった場合は、改訂版を提供すること。)10 システム導入に係る会議、打合せに関する記録及び資料等の議事録等13 本稼働後の運用・保守本稼働後(令和９年９月１日以降)の運用・保守については、本業務の受託者と別途契約するものとし、受託者は、次の保守作業を行うこと。 ・システム稼働状況の監視 ・障害の検知、原因調査、応急対応及び復旧・データのバックアップ及びリストア ・マルウェア対策及び脆弱性対策・セキュリティパッチの適用・OS、ウェブブラウザ及び関連ソフトウェアの更新への対応・プログラムの不具合修正 ・法令又は制度改正に伴う軽微な修正・システムの機能改善及びバージョンアップ・障害の再発防止措置 ・保守作業結果の報告14 その他(１) 他システムへの影響今後、本町が他のシステム(ハードウェア及びソフトウェア)を更新した場合にあっても、今回導入するシステムによる制限が加わらないこと。 13(２) 様式の変更等築上町文書管理規程等で定める様式(起案用紙等)については、システムを効率的に運用するため、様式の変更を含めた検討を行うこととし、本町と協議のうえ、様式を決定すること。 (３) 電子決裁への対応今後、電子決裁の機能拡張が行えるシステムであること。 (４) 守秘義務受託者は、本業務において知り得た情報を秘密として保持し、発注者の承諾なく第三者へ公表又は漏えいしてはならない。 (５) 再委託受託者は、業務の全部又はその主たる部分を一括して第三者に委託し、又は請け負わせてはならない。 ただし、業務の一部を第三者に委託し、又は請け負わせる場合、あらかじめ本町の承諾を得たときは、この限りでない。 なお、本町の承諾を得る場合は、再委託先ごとの業務内容、再委託先の概要及びその体制と責任者を明記のうえ、事前に書面にて本町に届け出なければならない。 (６) 定めのない事項又は疑義本仕様書に定めのない事項又は疑義が生じた場合は、速やかに本町と協議のうえ、決定するものとする。