庁舎電話交換及び受付案内業務委託

庁舎電話交換及び受付案内業務委託 条件付一般競争入札の実施条件付一般競争入札に付するので、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の６第１項の規定により次のとおり公告します。令和８年４月２０日佐野市長 金 子 裕１ 入札に付する事項(１)調達件名等調達件名 履行場所 業種区分要件 地域要件庁舎電話交換及び受付案内業務委託 佐野市高砂町大分類 Ｐ 受付・警備小分類 １ 受付・電話交換等栃木県内に本店又は受任支店等(２)履行期間 令和８年７月１日から令和１１年６月３０日まで(３６か月)(３)業務の特質等 入札説明書及び仕様書による。(４)最低制限価格 無２ 入札に参加できる者に必要な資格公告日現在、佐野市物品等競争入札参加資格者名簿に登録されている者で、公告の日から開札の日までにおいて次の資格をすべて満たしていること。(１) 地方自治法施行令第１６７条の４第１項に規定する者(未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は含まれない。)でないこと。(２) 地方自治法施行令第１６７条の４第２項の規定により市の入札参加制限を受けていない者であること。(３) 公告日から開札の日までにおいて、佐野市競争入札参加者指名停止要綱(平成17年佐野市告示第154号)第２条第１項に規定する指名停止の期間中でないこと。(４) 会社更生法(平成14年法律第154号)の規定により更生手続開始の申立がなされていないこと、または民事再生法(平成11年法律第225号)の規定により再生手続開始の申立がなされていないこと。ただし、会社更生法の規定による更生計画又は民事再生法の規定による再生計画について、裁判所の認可決定を受けた者を除く。３ 入札日程等入札書の提出方法 佐野市郵便入札実施要綱(平成24年佐野市告示第50号。以下「実施要綱」という。)による郵便入札。郵送の方法 ｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかとする。入札書宛先〒327-8799 日本郵便株式会社 佐野郵便局 留佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係入札書及び封筒 郵便入札用の指定様式を使用すること。参加資格確認申請書の交付 本公告日から参加申請書受付終了時まで佐野市ホームページからダウンロードhttps://www.city.sano.lg.jp/参加資格確認申請書等の提出提出方法：持参又は郵送(郵送方法は、入札説明書による。)本公告日から令和８年４月２７日まで。(「佐野市の休日を定める条例」に規定する休日(以下「市の休日」という。)を除く。)提出場所：佐野市技術センター部契約検査課 契約係提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)参加資格確認申請提出書類１ 条件付一般競争入札参加資格確認申請書(別記様式第１号) １部２ 通知書返信用封筒(切手貼付、返信用宛名記載のもの) １部参加資格確認結果通知書等 令和８年４月２８日に条件付一般競争入札参加資格確認書を郵送する。無資格理由に関する質問の提出提出方法：書面により持参令和８年４月３０日まで(市の休日を除く。)提出場所：佐野市技術センター部契約検査課契約係提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)無資格理由に関する質問の回答 令和８年５月７日に回答する。仕様書に関する質問の提出提出方法：書面により持参又はファクシミリ。提出期間：本公告日から令和８年４月２８日まで(市の休日を除く。)提出場所：照会先の仕様の内容問合せ先提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)仕様書等に関する質問の回答 令和８年５月１日 午後５時までに佐野市ホームページに掲載する。積算内訳書の提出 要する。開札の立会人 入札参加者から、抽選により２人を選任する。入札書到達期限 令和８年５月１１日 日本郵便株式会社 佐野郵便局到達(必着)立会人選任通知日 令和８年５月１２日開札の日時及び場所 令和８年５月１３日 午前１０時００分 佐野市役所入札室(６階)契約書の作成 要する。４ 入札保証金等入札保証金 免除契約保証金 免除５ 入札の無効佐野市財務規則(平成１７年佐野市規則第５９号)第８５条、佐野市物品購入等に係る条件付き一般競争入札実施要綱(平成２４年佐野市告示第６８号。以下「入札実施要綱」という。)第１１条及び佐野市郵便入札実施要綱(平成２４年告示５０号)第７条の規定に該当する入札は、無効とする。６ 長期継続契約この公告に係る入札の結果、落札者との間で締結することとなる契約は、佐野市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例(平成１７年条例第２７９号)に基づく長期継続契約である。翌年度以降において当該契約に係る予算の減額又は削除があった場合は、当該契約を解除することがある。７ その他(１) 参加資格確認申請書等、入札書、入札書郵送封筒は指定の様式を使用すること。(２) 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、消費税及び地方消費税(非課税事業者の場合は、消費税及び地方消費税相当額)を含まない金額を入札書に記載すること。(３) 契約条項を示す場所：契約書及び入札書を定めている執行規則及び実施要綱等については、佐野市技術センター部契約検査課契約係において閲覧できる。８ 照会先(１)公告の内容：〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ５階)佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係 電話 0283-20-3027 ＦＡＸ 0283-20-3035(２)仕様の内容：〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ４階)佐野市 総合政策部 財産マネジメント課 財産活用係 電話 0283-20-3050 ＦＡＸ 0283-21-5120 入 札 説 明 書この入札説明書は、佐野市が発注する調達契約に関し、条件付一般競争入札に参加しようとする者(以下｢入札者｣という。)が熟知し、かつ、遵守しなければならない一般的事項を明らかにするものである。１．入札に付する事項(１)調達件名等調達件名 履行場所 数量庁舎電話交換及び受付案内業務委託 佐野市高砂町 一式(２)履行期間 令和８年７月１日から令和１１年６月３０日まで(３６か月)(３)業務の特質等 詳細は仕様書による２．入札に参加する資格の確認等本入札に参加を希望する者は、資格の確認を受けるため、次に掲げる書類を提出し、当該資格の確認申請をすること。(１) 提出書類ア．条件付一般競争入札参加資格確認申請書(別記様式第１号) １部イ．通知書返信用封筒(切手貼付、返信用宛名記載のもの) １部(２) 提出先 佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係(佐野市役所５階)(３) 提出期限 令和８年４月２７日 午後５時 必着(４) 提出方法 持参又は郵送※郵送する場合は、(１)のアとイを｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかの方法で、「〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地佐野市役所 契約検査課 」あてに送付してください。※この申請書は郵便局留めは不可です。必ず市役所宛てに送付すること。※また、郵送の場合は、契約検査課に申請書等を郵送した旨を電話にて必ず連絡すること。＜連絡先＞ 佐野市契約検査課 ℡0283-20-3027(５)確認結果 令和８年４月２８日に条件付一般競争入札参加資格確認書を返信用封筒にて郵送する。３．入札書の送付(１) 入札書宛先〒327-8799 日本郵便株式会社 佐野郵便局留佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係 行(２) 入札書、積算内訳書及び封筒郵便入札用の入札書を使用し、封筒は「封筒(記載例)」のとおりとする。積算内訳書は本案件の指定様式を使用すること。(３) 郵送の方法｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかの方法とする。※これら以外の方法(普通郵便、レターパック等)は無効となるので注意すること(４) 入札書到達期限令和８年５月１１日 日本郵便株式会社 佐野郵便局 必着４．開札の日時及び場所(１) 日 時 令和８年５月１３日 午前１０時００分(２) 場 所 佐野市役所入札室(６階)５．入札及び開札の方法等(１) 入札方法は郵便入札とし、持参による入札は認めない。(２) 入札書に記載する額は、諸費用等を含めた金額とし、履行期間にかかる総合計金額を記入すること。なお、支払いを月額で想定していることから、履行期間で割り切れる金額を記入すること。(３) 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、消費税及び地方消費税(非課税事業者の場合は、消費税及び地方消費税相当額)を含まない金額を入札書に記載すること。(４) 開札の立会人を入札参加者から抽選により２名を選出するものとし、選出された者は開札に立ち会うものとする。(５) 佐野市郵便入札実施要綱(平成24年佐野市告示第50号)第４条の規定により、郵便入札の回数は、再度入札を含め２回までとする。６．郵便入札の郵送書類について(１) 入札書(指定様式)には、入札件名、開札年月日、入札者の住所、商号又は名称及び代表者職・氏名の記載、並びに代表者の押印をすること。(２) 積算内訳書(指定様式)の提出入札書と併せて積算内訳書(指定様式)(以下「内訳書」という。)を同封すること。７．落札者の決定方法(１) 落札者の決定は、本入札に示した仕様書の要件のすべてを満たすと本市が判断した入札者であって、佐野市財務規則第８１条の規定に基づき作成された予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行なった者を落札者とする。(２) 落札者となるべき同価格の入札をした者が２人以上あるときは、直ちに当該入札者にくじを引かせて落札者を決定するものとする。８．入札の無効(１) 入札書及び内訳書の記載事項が不明瞭で、判読できないとき。(２) 入札書記載の金額を訂正したもの、又は氏名の下に押印がないもの(３) １通の封筒に２枚以上の入札書があったとき。(４) 入札書が到達期限までに到達しないとき。(５) 入札書が指定された方法以外で送付されたとき。(６) 封筒に入札書その他提出すべき書類(以下｢入札書等｣という。)以外のものが同封されたとき。(７) 同封するべき内訳書がないとき、又は内訳書を必要とする場合において当該内訳書の記載された金額と入札書に記載された金額とが異なるとき。(８) 封筒に記載された事項と入札書等に記載された事項とが異なるとき。(９) 入札者の資格を制限した場合において無資格者のしたもの(10) 談合その他不正の行為があったと認められるもの(11) 前各号に掲げるもののほか、本入札における特定事項に違反したもの９．契約について(１) 契約書の要否 要(２) 入札書記載金額に１００分の１０に相当する金額を加算した金額(当該金額に円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって契約金額とする。(３) 本契約は佐野市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例(平成１７年条例第２７９号)に基づく長期継続契約であるため、翌年度以降において落札者に支払うべき予算が減額又は削除されたときは、契約を変更又は解除する場合があります。10．その他(１) 入札参加資格確認申請書提出後に入札を辞退する場合は、入札辞退届(指定様式)を提出すること。(２) 入札参加資格確認申請書及び入札書等の指定様式は、佐野市ホームページの「ホーム」⇒「 くらし・行政 」⇒「市政情報・入札」⇒「 入札・契約情報 」⇒「入札契約様式」⇒「 物品・役務の提供等の関係様式一覧 」から様式をダウンロードして使用すること。(３) 仕様内容及びその他の問い合わせ等４月２８日午後５時までに、質疑応答書(指定様式)を持参又はＦＡＸにて提出すること。ＦＡＸの場合は、送信後必ず電話連絡をすること。(４)質疑応答について質疑応答については、５月１日午後５時までに佐野市ホームページに掲載する。11．問合せ先(１)入札の内容：〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ５階)佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係電話 0283-20-3027 ＦＡＸ 0283-20-3035(２)仕様の内容：〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ４階)佐野市 総合政策部 財産マネジメント課 財産活用係電話 0283-20-3050 ＦＡＸ 0283-21-5120 庁舎電話交換及び受付案内業務委託 仕様書この仕様書は、庁舎電話交換及び受付案内業務委託(以下、「本業務」という。)における業務の大要を示すものであり、現場の状況に応じて軽微なものについては、仕様書に記載のない事項であっても、佐野市(以下、「委託者」という。)が庁舎業務運営上必要と認めた業務は、契約金額の範囲内で受託者が実施するものとする。１．業務名庁舎電話交換及び受付案内業務委託２．履行場所及び建物概要(１)所在地 佐野市高砂町１番地(２)施設地 佐野市役所 庁舎(５階電話交換室及び１階総合案内)３．履行期間令和８年７月１日 から 令和11年６月30日 までなお、契約締結日から履行開始日まで準備期間とし、事前準備にかかる費用は受託者の負担とする。４．業務範囲本業務は電話交換及び受付案内業務で構成するものとし、本業務の内容は、本仕様書によるものと する。５．業務体制(１)業務責任者の選任受託者は、本業務を総括する責任者(以下、「業務責任者」という。)を１名選任し、履行開始前に委託者の承諾を得なければならない。また、業務責任者の変更が生じた場合も同様とする。なお、業務責任者は、受託者と直接的な雇用関係にあり、かつ、本業務の内容判断ができる技術力及び業務従事者への指導等の総合的な技能を有すること。(２)業務責任者の責務業務の遂行に際して、委託者や委託者が別途発注を行う設備等維持管理業務、清掃及び雑役業務並びに夜間及び休日警備の担当者(以下、「委託者等」という。)と常に連絡を密にし、必要な報告を行うとともに、業務従事者を指揮監督するものとする。(３)業務従事者受託者は、本業務の遂行に必要と判断する人数を配置し、業務従事者は、業務責任者の指示により業務に従事すること。ただし、委託者が業務の履行に関して改善を要求した場合は、受託者は、人員配置を含め業務の見直しを行うものとする。(４)再委託本業務における主たる部分に関して第三者に再委託してはならない。業務の一部を第三者に再委託する必要が生じた場合は、あらかじめ書面により委託者の許可を得なければならない。６．本業務に関する基本事項(１)受託者は、業務時間中、委託者が着用を許可した受託者が定めた制服等、受託者と判別出来るものを着用すること。(２)受託者は、業務実施中は特に火災予防に留意すること。(３)受託者は、災害等が発生した場合は、委託者等と連携して対応にあたること。(４)受託者は、業務実施中は私語を慎み、来庁者及び委託者の業務に支障をきたさない様配慮するとともに、親切丁寧に接すること。また、定められた時間以外に無断で庁舎に居残る、または立ち入ることのないようにすること。(５)受託者は、業務に必要な資機材等は、委託者から指示された場所に整理し保管すること。(６)受託者は、建物等の破損を発見、または器具等に異常を認めたときは、直ちに委託者へ報告すること。(７)受託者は、本業務に使用する資機材等は、すべて品質良好なものを使用すること。(８)受託者は、常に細心の注意をもって業務を遂行し、受託者の責に帰するべき事由により建物及び物品等に故意若しくは重大な過失によって損害を与えたときは、受託者はその損害を賠償しなければならない。また、受託者が第三者に損害を与えた場合も同様とする。(９)受託者は、受託者の責に帰するべき事由により、業務中に生じた業務責任者、業務従事者及び再委託業者等(以下、「業務従事者等」という。)の事故については、すべて受託者の責任において対応するものとする。(10)受託者は、大きな事件及び事故につながる恐れがあると判断した場合は、直ちに委託者へ報告するとともに、必要に応じて関係機関へ通報等をすること。(11)受託者は、本業務の契約解除または終了に伴い、次受託者が決定されたときは、受託者の責任により、委託者が必要と認める期間において受託業務の引継ぎを漏れなく行うとともに必要な資料等をすべて提供すること。(12)受託者は、業務遂行上知り得た秘密並びに委託者及び市民の不利益になる情報を他に漏らしてはならない。当該守秘義務は、契約期間が終了した後も継続する。また、当該規定は再委託業者にも適用し、それに関して受託者は指導その他の責任を負わなければならない。(13)業務を遂行するにあたって、労働基準法、その他関係諸法令を順守すること。(14)受託者は、業務を行う際は市の駐車場を利用せず、別途駐車場を確保すること。(15)その他必要な事項は、委託者とあらかじめ協議し、その承諾を得ること。７．業務関係図書(１)業務計画書(履行計画書)受託者は、以下の項目が記載された業務計画書を作成し、履行開始日前までに委託者へ提出し、承諾を受けること。必要に応じて項目を追加し、また、変更が生じた場合も同様とする。①業務実施体制表(業務従事者等名簿、その他必要な事項)②安全管理(緊急連絡先、その他必要な事項)(２)業務関係者届出書受託者は、本業務に従事する業務従事者等について、履行開始日前までに委託者へ提出し、承諾を受けること。必要に応じて項目を追加し、また、変更が生じた場合も同様とする。①業務責任者選任(変更)通知書及び経歴書②業務従事者等名簿③業務再委託承認願(必要に応じて提出)(３)月間予定表受託者は、翌月の勤務者予定について、当月末日(土日、祝日の場合は、直前の平日)までに委託者へ提出すること。(４)業務報告書受託者は、日常業務については、業務日報(１日の実施記録、その他必要な事項)を記録したものを保管し、委託者が提出を求めた場合は、すみやかに提出すること。特に重要な案件については、委託者が内容を明確に把握できるよう、詳細に記載をすること。なお、日常業務終了時は、業務従事者等は委託者の衛視担当へ、不足や漏れがないよう確実に業務の引き継ぎを行うこと。引き継ぎに際しては、特に下記の事項について引き継ぐこと。・業務時間中に発生及び発見した事象等・苦情、不審者、不審物等の対応記録等当月の業務完了後、以下の業務報告書を翌月５営業日以内に委託者へ提出し、承諾を得るものとする。①月間業務報告書(日誌、その他委託者が求めたもの)②年間業務報告書(必要に応じ提出)８．費用負担区分費用負担区分は次のとおりとする。その他、本業務を履行する上で特別に必要なものは、委託者及び受託者が協議の上決定する。 (１)委託者の負担①業務に必要な光熱水費(電気、水道及びガス料金)②机、椅子、ロッカー等の什器③本業務に必要な設備(電話交換機、庁内ネットワーク用パソコン等)④その他、委託者が必要と判断するもの(２)受託者の負担①制服等の衣服(業務にふさわしいもの)、靴等②事務用品(書類作成用のパソコン含む)③休憩等の業務目的以外で使用する什器類④その他、業務上必要とし、委託者が使用を許可したもの９．電話交換業務委託(１)業務時間午前８時30分から午後５時15分までとする。(２)業務日土日、祝日及び12月29日から翌年１月３日までの日を除く毎日行うこと。(３)配置人数常駐２名電話交換ブースへ配置すること。なお、手洗いや庁舎内放送等業務のため、短時間離席する場合は常駐の範囲内とするが、休憩や昼食のため離席する場合は常駐の範囲外となるため、別の従事者を配置すること。(４)電話交換業務従事者の条件①同様の業務について、概ね２年以上の経験があること。②受託者は、電話交換業務従事者に対し、本市の行政機構、事務及び施設等本業務を遂行する上で必要な教育訓練を行わなければならない。④委託者の代理とし、応対は親切丁寧に行い、言葉遣い及び態度には細心の注意を払うこと。⑤担当部署へ取り次ぎは、要件を十分に聞き取った上で適切な担当部署へ取り次ぐこと。⑥受託者は、電話交換業務従事者の休暇、受託者の事情、または災害時や感染症流行等の危機事象発生時において、電話交換業務従事者に欠員が生じることのないよう、代替要因の確保等必要な措置を講じるとともに、業務の円滑な遂行のために必要な体制を整えなければならない。⑦庁舎設備の故障等緊急時は、必要に応じ応急措置を施し、緊急連絡体制に沿って、委託者等へ連絡し、指示を仰ぐものとする。(５)業務内容電話交換業務の内容については、以下に定めるとおりとする。①外線電話の担当部署への交換②庁舎内放送③各部署からの国際電話対応④その他、電話交換業務に関すること10．受付案内業務委託(１)業務時間午前８時30分から午後５時15分までとする。(２)業務日土日、祝日及び12月29日から翌年１月３日までの日を除く毎日行うこと。(３)配置人数常駐１名以上総合案内ブースへ配置すること。なお、手洗いや来庁者対応のため、短時間離席する場合は常駐の範囲内とするが、休憩や昼食のため離席する場合は常駐の範囲外となるため、別の従事者を配置すること。(４)受付案内業務従事者の条件①同様の業務について、概ね２年以上の経験があること。②受託者は、総合案内業務従事者に対し、本市の行政機構、事務及び施設等本業務を遂行する上で必要な教育訓練を行わなければならない。④委託者の代理とし、応対は親切丁寧に行い、言葉遣い及び態度には細心の注意を払うこと。⑤担当部署へ案内は、要件を十分に聞き取った上で適切な担当部署へ案内すること⑥受託者は、総合案内業務従事者の休暇、受託者の事情、または災害時や感染症流行等の危機事象発生時において、電話交換業務従事者に欠員が生じることのないよう、代替要因の確保等必要な措置を講じるとともに、業務の円滑な遂行のために必要な体制を整えなければならない。⑦庁舎設備の故障等緊急時は、必要に応じ応急措置を施し、緊急連絡体制に沿って、委託者等へ連絡し、指示を仰ぐものとする。(５)業務内容受付案内業務の内容については、以下に定めるとおりとする。①来庁者等への庁舎内外部署案内②有料コピー機利用者への両替及びコピー用紙の補充③拾得物の一時保管及び管理簿の作成④駐車券の認証手続き⑤市政及び市事業に係る資料の配布⑥その他、受付案内業務に関すること12．その他本仕様書に定めのない事項については、必要に応じて委託者と受託者が協議の上定める。