小諸市議会ペーパーレス会議システム導入業務に係る公募型プロポーザルについて

小諸市議会ペーパーレス会議システム導入業務に係る公募型プロポーザルについて 1令和８年度 小諸市議会ペーパーレス会議システム導入業務に係る公募型プロポーザル実施要領１ 趣旨 この要領は、小諸市(以下「市」という)が令和８年度 小諸市議会ペーパーレス会議システム(以下、「ペーパーレス会議システム」という。)導入業務の契約候補者を公募型プロポーザル方式(以下「プロポーザル」という。)により選定するために必要な事項を定めるものとする。 ２ 業務概要(１)業務の名称 令和８年度 小諸市議会ペーパーレス会議システム導入業務(以下「本業務」という。)(２)業務の目的 市では、小諸市議会にタブレット端末を配備し、ＩＣＴ技術の活用により議会運営の効率化を図るとともに、ペーパーレス化を推進する。 (３)業務の内容 「令和８年度小諸市議会ペーパーレス会議システム導入業務仕様書」(以下「仕様書」という。)の内容に基づき、ペーパーレス会議システムの導入及び維持管理に係る業務を行う。 なお、タブレット端末の調達は、本業務とは別に実施する。 (４)使用期間 システムの運用開始日から５年間とする。 (５)提案上限額(消費税及び地方消費税を含む。) ア 令和８年度提案上限額：９９０，０００円 この金額は、導入初期費用(初期設定、操作研修、マニュアル作成等)及び、令和８年８月１日から令和９年３月３１日までのシステム利用料(８ヶ月分)を含む、本年度支払分の上限額とする。 イ ５年間の見積総額の提出 本業務の価格評価および次年度以降の予算算定の根拠とするため、見積書には上記「ア」のほか、運用期間５年間(６０ヶ月)の総額および各年度の内訳を必ず記載すること。 なお、令和９年度以降の契約については、各年度の予算の成立を条件として、年度ごとに改めて締結するものとする。 2３ スケジュール当該業務に係るスケジュールは次のとおりである。 なお、スケジュールが変更になる場合は、本市ホームページでその旨を通知する。 実施公告日 令和８年４月 ６日(月)質問書提出期限 令和８年４月１３日(月)質問書回答期限 令和８年４月２０日(月)参加表明書提出期限 令和８年４月２７日(月)企画提案書提出期限 令和８年５月１１日(月)プレゼンテーション審査 令和８年５月２０日(水) ※参加者に別途通知選定結果通知 審査日から１週間以内に発出業務委託契約締結令和８年６月上旬４ 参加資格 本プロポーザルに参加できる者は、次に掲げる要件を全て満たしている者とする。 (１)地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の４の規定に該当しないこと。 (２)小諸市財務規則(昭和５５年規則第１６号)第１０４条第１項の規定に該当しないこと。 (３)いずれからも競争入札に関し、指名停止の措置を受けている者でないこと。 (４)令和７・８・９年度小諸市入札参加資格【大分類１３ その他の業務、中分類２０ 情報関連業務】に登録がある者であること。 (５)地方自治体に対し、本業務と同種・類似の業務を行った実績があること。 (６)会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づく更生手続開始の申立て又は民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づく再生手続開始の申立てを行っている者でないこと。 ただし、手続開始の決定後、国の一般競争入札参加資格の再認定を受けている場合は除く。 (７)本市に納税義務がある場合は、市税を滞納していないこと。 (８)小諸市暴力団排除条例(平成２３年条例第２８号)第２条第１号及び第２号の規定に該当しないこと。 (９)令和８年８月から稼働が可能であること。 なお、詳細提案スケジュールについては、提案書において提案すること。 (10)前各号に掲げるもののほか、市が要求する機能、要件等を満たすシステムを3提供できる者であること。 ５ 質問の受付及び回答(１)質問の受付 ア 提出書類質問書【様式第２号】 イ 提出方法質問箇所及び内容をわかりやすく記載し、電子メールで提出すること。 ※電子メール送信後、必ず電話にて受信の確認をすること。 ウ 受付期限令和８年４月１３日(月)午後５時１５分(必着) エ 提出先「１４ 担当部署」に提出すること。 (２)回答方法 質問は、この実施要領及び仕様書により提出する書類(様式第４号(機能要件確認書)」はＥｘｃｅｌ形式で掲載している)に関する事項に限るものとし、審査及び評価に係る質問は受け付けないものとする。 提出された全ての質問とその回答をまとめて、令和８年４月２０日(月)までに全参加者に対しメールにて送付する。 なお、質問に対する回答は、本業務の実施要領や仕様書に記載する内容の追加又は修正したものとみなす。 ６ 参加表明書の提出 本プロポーザルへの参加を希望する者は、次のとおり参加表明を行うものとする。 (１)提出書類及び提出部数 ア 参加申込書【様式第１号】 １部 イ 会社概要【任意様式】 １部※パンフレット等でも可(２)提出方法 持参又は郵送 ※持参による場合の受付時間は、小諸市議会事務局閉庁日を除く平日の午前８時３０分から午後５時１５分までとする。 ※郵送による場合は、簡易書留郵便、レターパック等の追跡可能な郵送手段に限4る。 (３)提出期限 令和８年４月２７日(月)午後５時１５分(必着)(４)提出先「１４ 担当部署」に提出すること。 ７ 参加に係る必要書類の提出 本プロポーザルに参加する場合は、次のとおり企画提案書等を提出するものとする。 なお、あらかじめ参加表明を行っていない者からの企画提案書等の提出は受け付けない。 (１)提出書類 ア 企画提案届出書【様式第３号】 イ 企画提案書【任意様式】 (ア)仕様書等の内容を踏まえ、別紙「企画提案書等作成要領」に基づき作成すること。 (イ)１参加者につき１提案とすること。 (ウ)企画提案書の様式はＡ４判、横書き(図表等に含まれる文字を除く。)文字サイズ１２ポイント以上で、表紙を除いて２５ページ以内、両面印刷とすること。 表紙及び目次を除き、ページ番号を付すこと。 ※Ａ３判の資料を挿入する場合は、片面印刷とし、Ａ４判２ページ分とカウントする。 ウ 工程表【任意様式】本業務の工程表を作成すること。 なお、会議システムの運用開始は令和８年８月１日を予定している。 システムの運用開始日から５年間継続して使用するためその期間中の工程表を作成すること。 エ 提案見積書【様式第５号】見積書には、以下の経費をわかりやすく明記すること。 (ア)導入初期費用(初期設定費用、操作研修会費用等、導入当初にのみ生じる費用) (イ)会議システム使用料(１カ月分の費用及び契約期間中の費用合計) (ウ)その他の費用 オ 機能要件確認書【様式第４号】対応可否等を記載すること。 (２)提出部数5 アからオの順序で製本し、１０部提出すること。 ・正本 １部・副本 ９部(正本の写し。正本がカラー印刷を含む場合は、副本もカラー印刷とすること。)・電子データ(正本と同内容のＰＤＦファイル(機能要件確認書はエクセル形式を含むこと))を格納したＣＤ―Ｒ １部(３)提出方法 持参又は郵送 ※持参による場合の受付時間は、小諸市議会事務局閉庁日を除く平日の午前８時３０分から午後５時１５分までとする。 ※郵送による場合は、簡易書留郵便、レターパック等の追跡可能な郵送手段に限る。 (４)提出期限 令和８年５月１１日(月) 午後５時１５分(必着) ※提出期限までに企画提案書等の提出がない場合は、辞退したものとみなす。 (５)提出先 「14 担当部署」に提出すること。 ８ 選定方法 庁内に設置する「小諸市議会ペーパーレス会議システム審査委員会」(以下「審査委員会」という。)によるプレゼンテーション審査を実施したうえで、評価基準書に基づき審査を行う。 評価の合計点が最上位であるものを契約候補者とし、次に高い者を次点の候補者として選定する。 最高得点者が複数の場合は、選定委員会で協議のうえ決定する。 ただし、合計点が最上位であっても、仕様書に沿わない場合や得点が著しく低い審査項目がある場合は、契約候補者に選定しないことがある。 なお、各評価点の算出において小数点が生じる場合は、小数点第２位を四捨五入し、第１位までを算出する。 (１)審査日時 令和８年５月２０日(水) ※参加者に別途通知する。 (２)審査会場 小諸市役所 ４階 委員会室(３)審査実施概要6 ア プレゼンテーション審査の出席者は企画提案届出書【様式第３号】に記載された者とし、本業務の管理責任者を含むものとする。 イ １参加者当たりの持ち時間は４０分以内(セッティング・撤収に係る時間(最大時間(５分〜１０分))を除く。 )とし、その内訳は以下のとおりとする。 プレゼンテーション(デモンストレーションを含む) ３０分以内質疑応答 １０分以内 ウ プレゼンテーションでは、提案者による提案内容の説明と合わせ、デモンストレーションを行うこと。 エ プレゼンテーション審査には「14 担当部署」に提出した企画提案書等を資料として用いることとし、追加提案や追加資料の配布は認めない。 オ 本市で用意するモニターまたは、プロジェクター(ＨＤＭＩ接続)を使用し、パソコン等必要なものは企画提案者が用意すること。 キ 端末操作のデモンストレーション機は９台用意すること。 なお、デモンストレーションに必要な通信環境(モバイルルーター等)は提案者が用意すること。 (４)注意事項 ア 参加事業者が１者の場合は、１者であることを明かさずにプレゼンテーションを実施する。 イ 提案者が１者のみの場合であっても、審査委員会による評価を実施する。 ただし、技術評価(９５点満点)の平均得点が６割(５７点)以上に達しない場合は、受託候補者として選定しないものとする。 ウ プレゼンテーションの順番は、提案書の提出順とする。 エ プレゼンテーションを欠席した場合は失格とする。 オ 参加事業者による会場内での録音、録画は禁止とする。 (５)選定結果 選定結果は、プレゼンテーション審査の参加者に、自己の結果のみを書面及び電子メールで審査日から１週間以内に通知発送する。 (６)留意事項 審査結果に対する異議申立てには一切応じない。 また、選考方法及び選考内容についての問い合わせにも応じないものとする。 ９ 参加の辞退 参加表明書提出後に辞退する場合は、速やかに「１４ 担当部署」に電話連絡の7うえ、参加辞退届【様式第６号】を持参又は郵送にて提出すること。 なお、電子メールの場合は、メールでスキャンデータを送付した上で、原本を郵送すること。 10 失格事項 企画提案書等を提出した参加者又は提出された提案書が、次の各号のいずれかに該当する場合は、その提案を失格とする。 (１)参加資格要件を満たしていない者(２)提出書類の提出方法、提出先及び提出期限に適合しない場合(３)提出書類が仕様書に示された条件に適合しない場合(４)見積書の金額が「２(５)提案上限額」を超過した場合(５)提出書類に虚偽の記載があった場合(６)プレゼンテーション審査に出席しなかった場合(７)選定の公平性を害する行為があった場合(８)その他、社会通念に照らし失格に当たる事由があると認められる場合11 プロポーザルの中止 やむを得ない理由等により、本プロポーザルを実施することができないと認められるときは、中止する場合がある。 その場合、本プロポーザルに要した経費を本市に請求することができない。 12 その他留意事項(１)プロポーザル参加表明書の提出をもって、実施要領等の記載内容及び条件を承諾したものとみなす。 (２)提出書類の作成及び提出並びにプレゼンテーション審査等、本プロポーザルに関する一切の経費は、すべて参加者の負担とする。 (３)提出書類に使用する言語は日本語とし、通貨単位は円とする。 (４)市が必要と認めるときは、追加書類の提出を求める場合がある。 (５)提出期限後の書類の提出、再提出、記載内容の修正及び変更は認めない。 (６)企画提案書等、本プロポーザルに係るすべての提出書類は返却しない。 (７)提出される全ての書類及び資料は、審査以外の目的には使用しない。 (８)提出のあった書類は、選定作業に必要な範囲において、複製を行うことがある。 (９)本プロポーザルに係る情報公開請求があった場合は、小諸市情報公開条例に8基づき、提出書類を公開する場合がある。 (10)電子メール等の通信事故については、本市はいかなる責任も負わない。 (11)本業者選定については、委託業務に係る予算について本市議会の議決を得られることを条件に実施するため、予算の内容が変更された場合や予算が議決されなかった場合には、契約内容の変更、契約の延期又は契約の取り止めを行う場合がある。 この場合においても、市は一切の責任を負わないものとする。 (12)次のいずれかに該当する場合は、審査の前後に関わらず参加者を失格とすることがある。 ア 参加資格を満たしていない場合 イ 提出期限、提出先、提出方法が適合していない場合 ウ 参加資格に虚偽の記載が判明した場合13 契約候補者との協議及び契約 契約候補者との契約に当たっては、選定された提案内容を基に細部について市と協議し、「２(５)提案上限額」内で業務内容及び契約金額を決定したうえで締結する。 協議の際、企画提案書に記載された事項並びにプレゼンテーション及び質疑応答の内容は、本市が提示する業務仕様書とともに、契約締結時の仕様書に含めるものとする。 なお、参加申込みが１者の場合であっても、審査を実施し、その提案内容が審査基準を満たすと認められる場合は、契約候補者として選定し、上記協議を行う。 契約候補者との協議が整った時点で、地方自治法施行令第１６７条の２第１項第２号に定める随意契約を締結するものとする。 14 担当部署 小諸市議会事務局 次長：中澤 担当：井出(内線 2402) 〒384-0028 長野県小諸市相生町三丁目３番３号 電話：0267-22-1700(内線 2402) ＦＡＸ：0267-22-2422 電子メール：gikai@city.komoro.nagano.jp 1令和８年度 小諸市議会ペーパーレス会議システム導入業務仕様書１ 件名 令和８年度 小諸市議会ペーパーレス会議システム導入業務２ 目的 本業務は、電子ファイルで文書等を保存・管理することで、議会運営や会議における大量の紙資料の作成に係る業務の省力化及び経費を削減し、また、システムの機能により効率的な資料の閲覧や議会及び会議運営を目指す。 ３ 業務期間(１)導入 契約締結の日から令和８年７月３１日までとする。 別途調達するタブレット端末の納入時期と調整のうえ、導入を行うこと。 (２)運用 システム運用開始日を令和８年８月１日とし、令和１３年７月３１日まで６０ヶ月とする。 ただし、契約の日からシステム運用開始日の前日までは準備期間とし、システム利用料は無償とする。 なお、本契約における支払対象期間は令和８年度分とし、令和９年度以降の契約については、各年度の予算の成立を条件として、年度ごとに改めて締結するものとする。 (３)その他 上記の期間に関わらず、本市が別途用意するタブレット端末の入荷が諸般の事情により遅れる場合は、使用料の発生時期も含め、協議の上決定する。 ４ 業務内容 本業務の内容は以下のとおりとする。 (１)システムの導入 本市が別途調達するタブレット端末に、次の仕様を満たすシステムを導入すること。 なお、別途調達するタブレット端末は、以下のとおり。 タブレット端末仕様品名 数量 仕様2 ア 提案するシステムは、国内にデータセンターを設置するクラウド型のサービスで、１０ＧＢ以上のデータを保存することができる容量を確保すること。 イ 会議資料をシステム上に登録した上で、タブレット及び通信回線を利用し、原則として、２４時間３６５日利用が可能なシステムであること。 ウ 円滑な会議の進行に必要な機能を有し、シンプルな画面構成で容易に操作可能な会議システムであること。 エ 文書の登録は、パソコンからドラッグアンドドロップ等簡易な操作で登録、削除ができること。 オ 利用者の変更に柔軟に対応可能であること。 カ 第三者による不正アクセスや情報漏えい、サーバー室への入退室管理等に対する十分な対策が講じられていること。 キ システムの有する機能は別紙の「機能要件確認書(様式第４号)」のとおりとすること。 なお、代替案により対応可能な場合は、具体的な方法を「様式第４号」の備考欄に明示すること。 ク サーバーダウン等の障害発生時には、ただちに復旧できる対策、体制が構築されていること。 また、障害等が発生した場合は、直ちに連絡すること。 (２)システム要件 ア 本市が調達するタブレット端末(アップル社製 ｉＰａｄ Ａｉｒ １３インチを予定)を使用して、議案書等の資料ファイルをシステム上に登録することができ、Ｗｉ-Ｆｉ環境で安定して作動し、いつでも閲覧・追加できること。 イ 会議において、全参加者のタブレット端末又はパソコンで登録ファイルを同期させる機能等、会議の運営に支障が生じない機能を有すること。 会議における同時接続数は最大４０名(ｉＰａｄ２０台およびその他ＰＣ等を含む)を想定し、その際も動作が安定することを保証すること。 なお、システム上の登録ライセンス数は５０名分以上(あるいは無制限)を確保すること。 ウ クライアント環境はｉＰａｄＯＳ、Ｗｉｎｄｏｗｓ１１の最新版に対応していること。 エ システムファイルのアップロードは、Ｗｉｎｄｏｗｓ搭載パソコンのＭｉｃｒｏｓｏｆｔ ＥｄｇｅまたはＧｏｏｇｌｅ Ｃｈｒｏｍｅ等のブラウザかｉＰａｄ Ａｉｒ (Ｍ４)１３インチＷｉ-Ｆｉモデル２０台容量 １２８ＧＢＯＳ ｉＰａｄＯＳ色 スペースグレイ3ら操作できること。 (３)システム仕様要件 システムは、別紙「機能要件確認書(様式第４号)」を満たすほか、以下の仕様を満たすこと。 ア 保有ライセンス分の台数のタブレット端末及びパソコンが同時にクラウドサーバーに接続しても会議の運営に支障なく、登録ファイルを閲覧・追加できること。 イ システムバージョンアップは、随時最新版を提供するものとし、その費用は、原則無償とすること。 ウ ｉＰａｄＯＳ、Ｗｉｎｄｏｗｓ１１の各ＯＳのアップデートに遅滞なく対応し、その費用は無償とすること。 エ システムのセキュリティホールまたはバグ等が発見された場合は、速やかに報告するとともに、直ちに修正するものとし、その費用は無償とすること。 (４)システムの動作環境 ア システム運用に十分なスペックを有するサーバーであること。 イ 不正アクセス等に対して、検知及び予備不正プログラム対策を講じていること。 ウ 原則として、２４時間３６５日システム運用管理・監視体制をとっており、サーバーダウン等のトラブルに対し、直ちに復旧できること。 エ 災害発生時等のデータ喪失を防止するため、データをバックアップするとともに、データ復旧を迅速にできる体制をとっていること。 オ システム障害発生時であっても、予備等により登録ファイルの閲覧等必要最低限の機能は維持すること。 (５)会議システムの初期設定の実施 以下の条件を満たす初期設定等を実施し、納入すること。 ア システムを利用する前に、アプリのインストール作業やログイン作業を除く必要な初期設定を行うこと。 なお、初期設定にあたっては、別途調達する端末納入業者が実施するキッティング作業(ＯＳ設定、ＭＤＭ登録等)と整合を図り、円滑に導入できるよう業者間で協議・連携を行うこと。 イ その他、初期設定に必要な事項は本市と協議の上、設定すること。 (６)操作マニュアルの作成 ア 操作マニュアルは電子データ(ＰＤＦ等)での提供を基本とし、常に最新の状態を閲覧できるクラウド環境を用意すること。 4 イ システムの管理に必要な作業手順その他必要な事項を記載したマニュアルについても、電子データ(ＰＤＦ等)での提供を基本とし、常に最新の状態を閲覧できるクラウド環境を用意すること。 (７)操作研修会の実施 システムの管理者及び利用者を対象とした操作研修を次のとおり実施すること。 ア 管理者研修 １回(１２０分程度)以上とし、内容は、システム管理に関すること。 対象者約５名(議会事務局職員他) イ 利用者研修 ２回(１回９０分程度)以上とし、内容は、システム操作に関すること。 対象者約２４名(議会議員、議会事務局職員他) ※実施日時については、別途協議のうえ決定する。 (８)運用支援・サポート保守 ア サポート窓口を設置し、サービス全般についての問合せに迅速に対応すること。 対応は、原則として、開庁日の午前９時から午後５時までとし、エンドユーザーからの問い合わせも受け付けるものとする。 イ 緊急時等の場合によっては、上記時間外にも対応可能とすること。 ウ 電話又はメールでの問合せ対応すること。 エ システムのバージョンアップ及び瑕疵による修正を実施すること。 オ データバックアップ及び緊急時のデータ復元を実施すること。 カ 定期保守については、システム上の告知及びメールによる事前通知をもって、本市の承認に代えることができる。 ただし、議会会期中など重要な時期にかかる場合は、事前に別途協議すること。 キ システムが緊急停止した場合、速やかに本市へ連絡すること。 ク 本市が別途導入するＭＤＭ(端末管理システム)等との干渉調査および共存設定について、必要に応じて協力すること。 (９)セキュリティの確保 ア データ通信は、暗号化を用いて実施すること。 イ システム操作ログを取得することができ、必要に応じて本市に提供可能であること。 ウ 第三者による不正使用又は情報漏えいに対するセキュリティ対策を講じること。 エ システムの提供元において情報セキュリティマネジメントシステムを、開発部門、渉外担当部門、データセンターにて取得していること。 ５ 請求及び支払方法5(１)会議システムの使用料については、月額払い、もしくは年度末(当該年度の３月末)締めの翌月払いとする。 (２)その他初期導入費用等については、作業等の完了を確認し、適正な請求書を受理した日から３０日以内に支払うものとする。 ６ その他(１)本業務の遂行にあたっては、関係法令等を遵守すること。 (２)本業務の遂行にあたり、知り得た一切の情報は、本業務でのみ使用し、本市の同意なく第三者に漏えいし、又は開示してはならない。 なお、本業務終了後においても同様とする。 (３)本仕様書に定めのないもの及び疑義が生じた事項については、その都度協議して決定する。 (４)タブレット端末の調達状況次第で、スケジュールが変更となる場合は、別途協議の上、決定する。 ７ 問い合わせ先 〒384-0028 長野県小諸市相生町三丁目３番３号 小諸市議会事務局 担当：中澤、井出 電 話：0267-22-1700(内線 2402) ＦＡＸ：0267-22-2422 メール：gikai@city.komoro.nagano.jp