文書保管集配業務委託(単価契約)

文書保管集配業務委託(単価契約) 川越市一般競争入札公告 川越市公告契約第１４５号地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号。以下「施行令」という。)第１６７条の６の規定に基づき、次のとおり一般競争入札を公告する。 令和８年６月１８日川越市長 森 田 初 恵(公印省略)１ 入札対象委託⑴ 委託名文書保管集配業務委託(単価契約)⑵ 委託場所川越市元町１丁目３番地１ 川越市役所総務課ほか⑶ 委託の大要保存文書の保管及び集配に係る業務を委託するもの。 ⑷ 委託期間令和８年９月１日から令和１３年８月３１日まで⑸ 担当課川越市総務部総務課２ 入札日時及び場所⑴ 日時令和８年７月３日(金) 午後２時００分⑵ 場所川越市役所 ３Ａ会議室(本庁舎３階)３ 支払条件月払いとする。 ４ 入札参加資格特に記述のある場合を除き、本入札の公告日から入札日までの期間において、引き続き次の要件をすべて満たすこと。 ⑴ 川越市競争入札参加者の資格等に関する規程(平成６年告示第３５１号)に基づく令和７・８年度川越市競争入札参加資格者名簿(以下「資格者名簿」という。)の催物、映画及び広告の企画及び製作に関する業務その他これらに類する業務の大分類「その他の業務」、小分類「庁内文書集配・発送業務」又は「文書廃棄業務」に登載されている者であること。 ⑵ 倉庫業法(昭和３１年法律第１２１号)第３条に基づく登録を受けている者であること。 ⑶ 情報セキュリティマネジメントシステム(ＩＳＭＳ)及びプライバシーマーク制度の認定事業者であること。 ⑷ 施行令第１６７条の４の規定に該当しない者であること。 ⑸ 川越市契約規則(昭和４９年規則第２１号)第２条の規定に該当している者であること。 ⑹ 川越市建設工事等の契約に係る入札参加停止等の措置要綱に基づく入札参加停止措置を受けていない者であること。 ⑺ 川越市建設工事等暴力団排除措置要綱に基づく入札参加除外措置を受けていない者であること。 ⑻ 会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づく更生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 ただし、手続き開始決定を受けている者を除く。 ⑼ 民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づく再生手続開始の申立てがなされている者でないこと。 ただし、手続き開始決定を受けている者を除く。 ⑽ 本入札に参加する他の入札参加(希望)者との間に、次に示す関係がないこと。 ア 資本関係次のいずれかに該当する２者の場合。 ただし、子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第３号の規定による子会社をいう。 以下同じ。 )又は子会社の一方が会社更生法第２条第７項に規定する更生会社又は民事再生法第２条第４号に規定する再生手続が存続中の会社(以下「更生会社等」という。)である場合を除く。 (ア) 親会社(会社法第２条第４号の規定による親会社をいう。以下同じ。)と子会社の関係にある場合。 (イ) 親会社を同じくする子会社同士の関係にある場合。 イ 人的関係次のいずれかに該当する２者の場合。 ただし、(ア)については、会社の一方が更生会社等である場合を除く。 (ア) 一方の会社の取締役が、他方の会社の取締役を兼ねている場合。 (イ) 一方の会社の取締役が、他方の会社の会社更生法第６７条第１項又は民事再生法第６４条第２項の規定により選任された管財人を兼ねている場合。 ウ 組合関係次に該当する２者の場合。 中小企業等協同組合法(昭和２４年法律第１８１号)第３条に規定する中小企業等協同組合(以下「組合」という。)と当該組合の組合員の関係にある場合。 エ その他入札の適正さが阻害されると認められる場合。 ア、イ及びウと同視し得る特定関係があると認められる場合。 ５ 契約条項等この公告に定めるもののほか、本入札及び契約に関する手続については、施行令、川越市契約規則、川越市競争入札等参加者心得等の定めるところとする。 法令等については、川越市総務部契約課(本庁舎３階)又は川越市ホームページ等で閲覧することができる。 ６ 開札即時開札７ 最低制限価格最低制限価格を設ける。 ８ 入札保証金免除９ 契約保証金免除１０ 委託完成保証人市長が必要と認めた場合は、受注者と同等の資力、能力、信用のある一業者。 １１ 一括再委託禁止１２ 仕様書仕様書は、川越市ホームページに掲載する。 掲載期間令和８年６月１８日(木)から令和８年７月３日(金)まで１３ 入札参加申込４の入札参加資格を満たす者で本入札に参加を希望する者は、次により一般競争入札参加申込書等を提出すること。 ⑴ 提出書類ア 一般競争入札参加申込書(川越市指定様式)イ 市税の納付に係る誓約書兼同意書(川越市指定様式。本市より市税として課されている税がなくても提出すること。なお、本書が提出できない場合は、本市市税の納税証明等申請書兼証明書(川越市指定様式で本入札の公告日以降に本市が証明したもの。(写し可))を提出すること。 )ウ 資本関係・人的関係調書(川越市指定様式)エ ４⑵の登録通知書の写しオ ４⑶の情報セキュリティマネジメントシステム(ＩＳＭＳ)及びプライバシーマークの登録証の写し⑵ 提出先川越市元町１丁目３番地１ 川越市総務部契約課(本庁舎３階)⑶ 提出方法持参⑷ 受付日令和８年６月１８日(木)から令和８年６月２５日(木)まで(土曜日及び日曜日を除く。)⑸ 受付時間午前８時４５分から午後４時３０分まで(正午から午後１時までを除く。)１４ その他の事項⑴ 入札回数は、同一の入札につき３回を限度とする。 ⑵ 川越市契約規則第１２条に該当する入札は、無効とする。 ⑶ 入札書に記載する金額は、消費税及び地方消費税の課税業者及び免税業者を問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を記載すること。 ⑷ 入札書は、川越市指定様式を使用すること。 ⑸ 入札参加者の代理人は、入札時に代理人の印鑑を持参するとともに、委託名ごとに委任状を提出のこと。 ⑹ 入札に際して、談合等公正な入札の執行を妨げる行為に関する情報が寄せられた場合は、川越市談合情報対応要領による所定の手続等を入札参加資格として付加することがあること。 １５ 特記事項⑴ 本業務委託は地方自治法(昭和２２年法律第６７号)第２３４条の３に基づく長期継続契約である。 ⑵ 詳細は仕様書によるものとする。 １６ 異議の申立て入札に参加した者は、入札後は施行令、川越市契約規則、川越市競争入札等参加者心得、仕様書、現場等についての不明を理由として異議を申し立てることができない。 １７ 問い合わせ先⑴ 公告の内容川越市総務部契約課(本庁舎３階)⑵ 委託の内容川越市総務部総務課 1文書保管集配業務委託仕様書第１ 委託内容１ 件名文書保管集配業務委託(単価契約)２ 契約期間令和８年９月１日から令和１３年８月３１日まで(５年間)(地方自治法第２３４条の３の規定に基づく長期継続契約)３ 業務内容本件業務委託に係る業務内容は、次のとおりとする。 なお、この業務内容の一部を再委託するときは、あらかじめ市の承認を得ること。 ただし、⑴の業務を再委託することは認めない。 ⑴ 保管業務に関すること文書保存箱(以下「保存箱」という。)を適切な方法により管理、保管し、市の指示に基づき保存箱の入庫・出庫を行うこと(市の指示がある場合を除き文書箱を開封してはならない。)。 なお、保存箱の規格等については、次のとおりとする。 ア 標準的な保存箱(紙文書の保存箱)(Ｗ)430mm×(Ｄ)330mm×(Ｈ)300mm の規格に準じた任意の箱を市が用意する。 イ 上記ア以外(特殊なサイズの紙文書、カートリッジ磁気テープ、マイクロフィルム等)の保存箱新規で入庫する際、適宜、その保管に適したものを市と協議の上、受注者が用意する。 ⑵ 集配業務に関すること市から入庫・出庫の依頼を受けた保存箱を、あらかじめ登録した市の本庁舎等(出先機関を含む。)の所管部署へ、次のとおり集配を行うこと(土日祝日を除く。)。 なお、依頼方法は、ファクシミリ及び受注者が提供するＷｅｂシステムで行うことができること。 ア 通常集配平日午後５時までに受け付けた入庫・出庫の依頼に対し、翌日以降に集配すること。 なお、時間の指定がある場合は、指定された時間の前後６０分以内に集配を行うこと。 イ 特別集配(至急集配及び緊急集配)ａ 至急集配 平日午後５時以降に受け付けた入庫・出庫の依頼に対し、翌日の午前中に集配を行うこと。 ｂ 緊急集配 平日の入庫・出庫の依頼に対し、当日３時間以内に集配を行2うこと。 ⑶ 保存文書の廃棄に関すること市の指示に基づき、保管委託している文書のうち不要となった文書等(以下「廃棄文書」という。)を、次のとおり適正に廃棄処理すること。 ア 廃棄文書は、セキュリティの確保等に留意のうえ、文書廃棄施設へ運搬を行うこと。 イ 廃棄文書は、個人情報及びその他の情報が認識できないように、粉砕又は溶解の方法により廃棄処理することとし、再生紙等への再利用が図られること。 ウ 廃棄文書の中には、クリップ等の保管用具及び写真等の文書以外のものが混在しているものもあるが、委託業者において分別は行わず、無開封のまま処理すること。 エ 処理施設は、川越市役所本庁舎から２時間以内に到達できる(ただし、有料道路は使用しない)距離にあること。 オ 市は、必要に応じて運搬から廃棄処理に至るまで立会いができるものとし、又は処理施設における廃棄処理の状況を撮影し、録画したテープ等の提出を受けることができるものとする。 カ 廃棄処理を行ったときは、適正に処理したことを証明する書類を市に提出すること。 ⑷ 上記業務に係るデータ管理に関すること上記業務に係るデータ管理(保存箱の在庫管理、入庫・出庫管理、期限管理及び廃棄管理)は、電算システムを使用し、次のとおり管理すること。 ア 電算システムでは、市が指定するコードを使用し、保存箱ごとに付番すること。 なお、コードの体系は、１５桁以下の任意の桁数とし、使用する文字は市が指定する任意の英数字及び記号とする。 イ 電算システムでは、登録した保存箱(以下「登録保存箱」という。)について、次の項目を管理すること。 ①コード番号 ②所管課名 ③書類内容 ④保存期間満了年月日 ⑤新規入庫日 ⑥在庫の有無 ⑦出庫日 ⑧再入庫日 ⑨廃棄(登録抹消)日ウ 電算システムへの保存箱の登録並びにその変更及び抹消は、受注者が行うこと。 また、当該登録等を行った時は、リストを作成し、市に報告すること。 エ 電算システムのデータは、Ｗｅｂシステムにより、市が随時、閲覧・取得できるようにすること。 なお、データの形式は、マイクロソフト社の表計算ソフト「エクセル」で開くことができるものであること。 オ 市から登録保存箱の管理状況について照会があったときは、速やかに対応すること。 ⑸ 予定数量上記業務に係る予定数量は、次のとおりとする。 ただし、この数量は過去の3実績に基づき算出したもので、契約期間中の数量を確約するものではない。 1 保管数量 年間 8,000箱(紙文書)・(w)430mm×(D)330mm×(H)300mm 7,830箱・(w)320mm×(D)770mm×(H)210mm 150箱(その他)・磁気ﾃｰﾌﾟ、ﾏｲｸﾛﾌｨﾙﾑ、CD等 20箱2 新規入庫数量 年間 1,000箱3 廃棄数量 年間 800箱4 入出庫数量 年間 6,000回 (新規入庫及び廃棄の数量を含む延べ回数)5 至急集配 年間 5回6 緊急集配 年間 15回４ 委託条件⑴ 資格等ア 倉庫業法(昭和３１年法律第１２１号)第３条による登録を受けていること。 イ 貨物自動車運送事業法(平成元年法律第８３号)第３条による一般貨物自動車運送事業の許可を受けていること。 ウ 情報セキュリティ確保のため、本委託業務に係る範囲について、ＩＳＭＳ(情報セキュリティマネジメントシステム)適合性評価制度の認証を受けていること。 エ 個人情報保護のため、ＪＩＳ規格(ＪＩＳＱ１５００１)に定められた個人情報取扱事業者の認定書(Ｐマーク許諾書)を有していること。 ⑵ 保管施設＜立地条件＞ア 川越市役所本庁舎まで平日の日中において３時間以内に集配できる(ただし、有料道路は利用しない)位置に立地していること。 イ 法令により、災害の危険度が高い地域として指定されていないこと。 ウ 地盤が強固で耐震性に優れ、過去に地震による被害がないこと。 エ 高潮及び河川の氾濫による被害のおそれがないこと。 オ 近隣に消防法(昭和２３年法律第１８６号)で定める危険物の製造所、貯蔵所及び取扱所がないこと。 ＜設備条件＞カ 耐震・耐火構造の建物であること。 キ 火災感知装置、消火装置及び排煙装置を備えていること。 ク ボイラー等の火気発生要因となる設備は、保管庫から十分隔離されていること。 ケ 不審者の侵入を監視及び防止するために、常時、適切な対策が講じられていること。 4コ 資格のない者は、保管施設への入出ができないシステムを備えていること。 また、入出の履歴を適正な期間管理していること。 サ 災害対策やセキュリティ確保のため、職員体制や対応手順が整備されており、また、従業員への教育及び訓練が継続して行われていること。 シ 保管庫は、室温、湿度及び採光を考慮し、文書等の保管に適した環境を保持していること。 ソ 保管庫は、賃貸物件ではなく、自社の保有物件であること。 ５ 入札価格本件業務委託に係る契約は、単価契約とする。 そのため、入札価格は、保存箱の種別にかかわらず、１箱当たりの月額の単価(消費税及び地方消費税の額を除く。)により見積もること。 単価には、本件保管業務内容を実施するために要する費用(保管料、集配料、荷役料、作業料、システム維持費等)の一切を含むものとする(特別集配及び廃棄に係る費用を除く。)。 なお、保管施設での閲覧は無料とすること。 また、特別集配及び廃棄は次の単価で行うこととし、入札価格に含めないこと。 ア 至急集配 １回当たり 4,000円イ 緊急集配 １回当たり13,000円(平日午後５時まで)、20,000円(時間外)ウ 廃棄 １箱当たり 100円６ 支払方法毎月払とする。 なお、市が指定する部署ごとに請求をすること。 ７ その他⑴ 保存文書の廃棄は毎年 4 月及び 5 月を予定しているが、市の指示により適宜実施するものとする。 4月の廃棄では、本庁舎内から排出される文書箱(150箱程度)も併せて廃棄するため、あらかじめ当該文書箱を本庁舎から引き取り、廃棄作業の日まで保管施設に仮置きし、保管施設にある分の廃棄文書と併せて、廃棄処理を行うこと。 ※ 市は、上記の仮置き分について、この契約に基づく月額単価により、保管料として廃棄箱数に応じた費用を支払うものとする。 ⑵ 個人情報の管理体制、取扱状況等については、市の指定する書面で報告すること。 第２ 予算の減額又は削減に伴う解除等１ 契約の解除等この契約は地方自治法(昭和２２年法律第６７号)第２３４条の３の規定による長期継続契約であるため、この契約の締結する日の属する年度の翌年度以降において、当該契約に係る市の歳出予算において減額又は削除があった場合、市はこの契約を解除することができる。 5２ 損害賠償上記１によりこの契約を解除した場合において、受注者に損害を生じたときは、受注者は、市に対して損害賠償を請求することができるものとし、その額は、市と受注者が協議の上、定めるものとする。 ３ 消費税及び地方消費税率の変更消費税及び地方消費税の税率が改正された場合、税法上経過措置の対象となるときは、経過措置を優先して適用するものとする。 第３ 入札により契約業者が変更となった場合の取扱い１ 契約の開始に係る保存箱等の取扱い本契約の相手方(以下「受注者」という。)と、現在の契約の相手方(以下「前受注者」という。)が異なる場合、業務委託期間の始期の前日までを本契約に基づく業務の履行にかかる準備期間とする。 受注者は、市及び前受注者と緊密な連携と協力を取りながら、受注者の負担と責任において、この期間内に本契約に基づく業務内容を実施するための準備等を次のとおり行うものとする。 なお、市は準備等に係る費用について一切負担しない。 ⑴ 受注者は、前受注者に保管されている保存箱を前受注者の保管施設から受注者の保管施設に運搬し、受注者の保管施設において保管すること(電算システムにより管理する当該保存箱の情報の引継ぎを含む。)。 なお、準備期間中、受注者に保管されている保存箱については、本契約に基づく役務の提供を求めることはないが、緊急時においては柔軟に対応すること。 ⑵ 受注者は、⑴において受注者に発生する費用(運搬料、準備期間中の保管料等)を負担するとともに、前受注者に発生する費用(出庫料、仮置料等)を前受注者に支払うこと。 なお、前受注者において発生する費用の見込みは、保存箱数により変動する可能性はあるが、おおむね次のとおりである。 ※消費税は１０％として算出している。 6２ 契約の終了に係る保存箱等の取扱い本契約の相手方(以下「受注者」という。)と、次の契約の相手方(以下「次受注者」という。)が異なる場合、本契約の終了に係る保存箱の取扱いは、次のとおりとする。 ⑴ 受注者は、契約終了日の２か月前までに、市の指示に従い、在庫中の登録保存箱について、在庫の有無を全て確認すること。 また、その結果を市に報告すること。 ⑵ 受注者は、契約終了日までに受注者において保管している保存箱を、市の指示に従い、次受注者に引き継ぐこと(電算システムにより管理する登録保存箱の情報の引継ぎを含む。)。 なお、当該引継ぎは、次受注業者が決定した後、速やかに、市、受注者及び次受注者の三者で協議の上、行うこと。 ⑶ 上記に掲げるもののほか、受注者は、市と次受注者との業務委託が円滑に実施されるよう誠実に協力するものとする。 第４ 補足この仕様書に定めのない事項等については、市と受注者が協議の上、定めるものとする。