佐野市奨学金管理クラウドシステム導入及び利用契約

佐野市奨学金管理クラウドシステム導入及び利用契約 条件付一般競争入札の実施条件付一般競争入札に付するので、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の６第１項の規定により次のとおり公告します。令和８年９月８日佐野市長 金 子 裕１ 入札に付する事項(１)調達に付する事項調達件名 履行場所 業種区分要件 地域要件佐野市奨学金管理クラウドシステム導入及び利用契約 佐野市教育総務課大分類 Ｑ 情報処理小分類 １ システム設計・開発なし(２)履行期間 令和８年１２月１日から令和１１年１１月３０日まで(３６か月)(３)業務の特質等 入札説明書及び仕様書による。(４)最低制限価格 無２ 入札に参加できる者に必要な資格公告日現在、佐野市物品等競争入札参加資格者名簿に登録されている者で、公告の日から開札の日までにおいて次の資格をすべて満たしていること。(１) 地方自治法施行令第１６７条の４第１項に規定する者(未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は含まれない。)でないこと。(２) 地方自治法施行令第１６７条の４第２項の規定により市の入札参加制限を受けていない者であること。(３) 公告日から開札の日までにおいて、佐野市競争入札参加者指名停止要綱(平成17年佐野市告示第154号)第２条第１項に規定する指名停止の期間中でないこと。(４) 会社更生法(平成14年法律第154号)の規定により更生手続開始の申立がなされていないこと、または民事再生法(平成11年法律第225号)の規定により再生手続開始の申立がなされていないこと。ただし、会社更生法の規定による更生計画又は民事再生法の規定による再生計画について、裁判所の認可決定を受けた者を除く。３ 入札日程等入札書の提出方法 佐野市郵便入札実施要綱(平成24年佐野市告示第50号。以下「実施要綱」という。)による郵便入札。郵送の方法 ｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかとする。入札書宛先〒327-8799 日本郵便株式会社 佐野郵便局 留佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係入札書及び封筒 郵便入札用の指定様式を使用すること。参加資格確認申請書の交付 本公告日から参加申請書受付終了時まで佐野市ホームページからダウンロードhttps://www.city.sano.lg.jp/参加資格確認申請書等の提出提出方法：持参または郵送(郵送方法は、入札説明書による。)本公告日から令和８年９月１５日まで。(「佐野市の休日を定める条例」に規定する休日(以下「市の休日」という。)を除く。)提出場所：佐野市技術センター部契約検査課契約係提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)参加資格確認申請提出書類１ 条件付一般競争入札参加資格確認申請書(別記様式第１号) １部２ 通知書返信用封筒(切手貼付、返信用宛名記載のもの) １部３ 応札仕様書 １部(９月２８日までに教育総務課へ提出すること)参加資格確認結果通知書等 令和８年９月１６日 にファクシミリにより通知する。なお本書については、同日郵送する。無資格理由に関する質問の提出提出方法：書面により持参令和８年９月１７日まで(市の休日を除く。)提出場所：佐野市技術センター部契約検査課契約係提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)無資格理由に関する質問の回答 令和８年９月２４日をもってファクシミリにより通知する。なお本書については、同日郵送する。仕様書に関する質問の提出提出方法：書面により持参又はファクシミリ。提出期間：本公告日から令和８年９月１６日まで(市の休日を除く。)提出場所：照会先の仕様の内容問合せ先提出時間：午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後１時までを除く。)仕様書等に関する質問の回答 令和８年９月１８日 午後５時までに佐野市ホームページに掲載する。積算内訳書の提出 要する。開札の立会人 入札参加者から、抽選により２人を選任する。入札書到達期限 令和８年９月２８日 日本郵便株式会社 佐野郵便局到達(必着)立会人選任通知日 令和８年９月２９日開札の日時及び場所 令和８年９月３０日 午前１０時００分 佐野市役所入札室(６階)契約書の作成 要する。４ 入札保証金等入札保証金 免除契約保証金 免除５ 入札の無効佐野市財務規則(平成１７年佐野市規則第５９号)第８５条、佐野市物品購入等に係る条件付き一般競争入札実施要綱(平成２４年佐野市告示第６８号。以下「入札実施要綱」という。)第１１条及び佐野市郵便入札実施要綱(平成２４年告示５０号)第７条の規定に該当する入札は、無効とする。６ 長期継続契約この公告に係る入札の結果、落札者との間で締結することとなる契約は、佐野市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例(平成１７年条例第２７９号)に基づく長期継続契約である。翌年度以降において当該契約に係る予算の減額又は削除があった場合は、当該契約を解除することがある。７ その他(１) 参加資格確認申請書等、入札書、入札書郵送封筒は指定の様式を使用すること。(２) 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、消費税及び地方消費税(非課税事業者の場合は、消費税及び地方消費税相当額)を含まない金額を入札書に記載すること。(３) 契約条項を示す場所：契約書及び入札書を定めている執行規則及び実施要綱等については、佐野市技術センター部契約検査課契約係において閲覧できる。８ 照会先(１)公告の内容：〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ５階)佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係 電 話 0283-20－3027 ＦＡＸ 0283-20-3035(２) 仕様の内容：〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ３階)佐野市教育委員会 教育部 教育総務課 総務係 電 話 0283-20-3106 ＦＡＸ 0283-20-3032 入 札 説 明 書この入札説明書は、佐野市が発注する調達契約に関し、条件付一般競争入札に参加しようとする者(以下｢入札者｣という。)が熟知し、かつ、遵守しなければならない一般的事項を明らかにするものである。１．入札に付する事項(１)調達件名等調達件名 履行場所佐野市奨学金管理クラウドシステム導入及び利用契約 佐野市教育総務課(２)履行期間 令和８年１２月１日から令和１１年１１月３０日まで(３６か月)(３)業務内容等 詳細は仕様書による。２．入札に参加する資格の確認等本入札に参加を希望する者は、資格の確認を受けるため、次に掲げる書類を提出し、当該資格の確認申請をすること。(１) 提出書類ア．条件付一般競争入札参加資格確認申請書(別記様式第１号) １部イ．通知書返信用封筒(切手を添付、返信用宛名記載のもの) １部(２) 提出先 佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係(佐野市役所５階)(３) 提出期限 令和８年９月１５日 午後５時 必着(４) 提出方法 持参または郵送※郵送する場合は、(１)のアとイを｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかの方法で、「〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地佐野市役所 契約検査課 」あてに送付してください。※郵便局留めは不可。必ず市役所宛てに送付すること。※また、郵送の場合は、契約検査課に申請書等を郵送した旨を電話にて必ず連絡すること。＜連絡先＞ 佐野市契約検査課 ℡0283-20-3027(５) 確認結果 令和８年９月１６日に条件付一般競争入札参加資格確認書を返信用封筒にて郵送する。３. 応札仕様書について本入札に参加しようとする者は、事前に応札仕様書に、応札しようとするシステムのメーカー、品名等を記入し、教育総務課の確認を受けてください。(内容によってはカタログ等の提出を求めます。) 仕様によっては、確認に時間がかかる場合や、応札予定品が認められないことがありますので、ご注意ください。(１)提出先 佐野市教育総務課(２)提出期限 令和８年９月２８日 午後５時(３)提出方法 持参・ＦＡＸまたはメール(ＦＡＸ・メールの場合は、電話連絡の上送信すること。)佐野市教育総務課 電話 0283-20-3106 ＦＡＸ 0283-20-3032メールアドレス kyoiku@city.sano.lg.jp(４)確認について 教育総務課で内容を確認後、ＦＡＸ又はメールにて結果を返信します。仕様を満たしていた場合は、そのまま保管してください。(入札書に同封する必要はありません。)満たしていなかった場合は、再度提出が必要となります。４．入札書の送付(１) 入札書宛先〒327-8799 日本郵便株式会社 佐野郵便局留佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係 行(２) 入札書、積算内訳書及び封筒郵便入札用の入札書を使用し、封筒は「封筒(記載例)」のとおりとする。積算内訳書は本案件の指定様式を使用すること。(３) 郵送の方法｢一般書留｣、｢簡易書留｣又は｢特定記録｣のいずれかの方法とする。※これら以外の方法(普通郵便、レターパック等)は無効となるので注意すること(４) 入札書到達期限令和８年９月２８日 日本郵便株式会社 佐野郵便局 必着５．開札の日時及び場所(１) 日 時 令和８年９月３０日 午前１０時００分(２) 場 所 佐野市役所入札室(６階)６．入札及び開札の方法等(１) 入札方法は郵便入札とし、持参による入札は認めない。(２) 入札書に記載する額は、諸費用等を含めた金額とし、履行期間にかかる総合計金額を記入すること。(３) 落札決定にあたっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、消費税及び地方消費税(非課税事業者の場合は、消費税及び地方消費税相当額)を含まない金額を入札書に記載すること。(４) 開札の立会人を入札参加者から抽選により２名を選出するものとし、選出された者は開札に立ち会うものとする。(５) 佐野市郵便入札実施要綱(平成24年佐野市告示第50号)第４条の規定により、郵便入札の回数は、再度入札を含め２回までとする。７．郵便入札の郵送書類について(１) 入札書(指定様式)には、入札件名、開札年月日、入札者の住所、商号又は名称及び代表者職・氏名の記載、並びに代表者の押印をすること。(２) 積算内訳書(指定様式)の提出入札書と併せて積算内訳書(指定様式)(以下「内訳書」という。)を同封すること。８．落札者の決定方法(１) 落札者の決定は、本入札に示した仕様書の要件のすべてを満たすと本市が判断した入札者であって、佐野市財務規則第８１条の規定に基づき作成された予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行なった者を落札者とする。(２) 落札者となるべき同価格の入札をした者が２人以上あるときは、直ちに当該入札者にくじを引かせて落札者を決定するものとする。９．入札の無効(１) 入札書及び内訳書の記載事項が不明瞭で、判読できないとき。(２) 入札書記載の金額を訂正したもの、又は氏名の下に押印がないもの(３) １通の封筒に２枚以上の入札書があったとき。(４) 入札書が到達期限までに到達しないとき。(５) 入札書が指定された方法以外で送付されたとき。(６) 封筒に入札書その他提出すべき書類(以下｢入札書等｣という。)以外のものが同封されたとき。(７) 同封するべき内訳書がないとき、又は内訳書を必要とする場合において当該内訳書の記載された金額と入札書に記載された金額とが異なるとき。(８) 封筒に記載された事項と入札書等に記載された事項とが異なるとき。(９) 入札者の資格を制限した場合において無資格者のしたもの(10) 談合その他不正の行為があったと認められるもの(11) 前各号に掲げるもののほか、本入札における特定事項に違反したもの10．契約について(１) 契約書の要否 要(２) 本契約は佐野市長期継続契約を締結することができる契約を定める条例(平成１７年条例第２７９号)に基づく長期継続契約であるため、翌年度以降において落札者に支払うべき予算が減額又は削除されたときは、契約を変更又は解除する場合があります。11．その他(１) 入札参加資格確認申請書提出後に入札を辞退する場合は、入札辞退届(指定様式)を提出すること。(２) 入札参加資格確認申請書及び入札書等の指定様式は、佐野市ホームページの「ホーム」⇒「 くらし・行政 」⇒「市政情報・入札」⇒「 入札・契約情報 」⇒「入札契約様式」⇒「 物品・役務の提供等の関係様式一覧 」から様式をダウンロードして使用すること。 (３) 仕様内容及びその他の問い合わせ等９月１６日午後５時までに、質疑応答書(指定様式)を持参またはＦＡＸにて提出すること。ＦＡＸの場合は、送信後必ず電話連絡をすること。(４)質疑応答について質疑応答については、９月１８日午後５時までに佐野市ホームページに掲載する。12．問合せ先(１) 入札に関する問合せ先〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地(佐野市役所 ５階)佐野市 技術センター部 契約検査課 契約係電 話 0283-20－3027 ＦＡＸ 0283-20-3035(２) 仕様等に関する問合せ先〒327-8501 栃木県佐野市高砂町１番地 (佐野市役所 ３階)佐野市教育委員会 教育部 教育総務課 総務係電 話 0283-20-3106 ＦＡＸ 0283-20-3032 仕様書１ 業務名佐野市奨学金管理クラウドシステム導入及び利用契約２ 履行場所佐野市 教育総務課３ 利用期間令和８年１２月１日から令和１１年１１月３０日まで(３６ヶ月)・利用期間開始日の前日までに導入作業を終えること４ 業務内容佐野市奨学金管理クラウドシステムの導入、データ移行、セットアップを行い、稼働時の運用保守を行う。詳細については、「佐野市奨学金管理クラウドシステム仕様明細書」のとおりとする。５ 関係法令及び条例の遵守受託者は、個人情報を保護するため、個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号)その他の個人情報の保護に関する規定及び関係法令及び条例を遵守の上、業務を遂行しなければならない。６ 再委託の禁止受託者は、業務の全部または主要な部分を第三者に委託し、または請け負わせてはならない。但し、あらかじめ書面により本市の承諾を得たときは、この限りではない。７ 見積及び支払い方法(１)見積は、システム導入に係る初期費用とシステム稼働に係る利用料・通信費・保守費等及びデータ移行に係るデータ移行費用に分けて算出すること。また、内訳について積算内訳書に記載すること。(２)システム導入にかかる費用は、システム導入完了後に支払う。システム利用料は、年払いとし、年度末の翌月に支払う。データ移行費用は、データ移行が完了した後に支払う。データ移行について、令和９年３月末までに完了すること。８ 応札仕様書の提出応札業者は、入札書提出前に応札仕様書を教育総務課へ提出し、仕様書に合致していることの確認を得ること。９ その他本仕様書に定めない事項は、必要に応じ協議の上実施する。佐野市奨学金管理クラウドシステム仕様明細書第1章 調達案件の概要1.1 調達件名佐野市奨学金管理クラウドシステム導入及び利用契約1.2 目的奨学金貸付制度の運営業務は、募集、申請、審査、採択、貸与、支払、在学確認、返還、猶予、免除、統計作成などの重要な行政業務を含んでいる。現行業務では、紙帳票や表計算ソフト、個別ファイル管理による運用が多く、二重入力、検索性の低下、履歴管理の不十分さ、返還管理の煩雑化といった課題が存在する。本システムは、これらの全業務を電子化し、申請者と管理者の利便性向上、処理の標準化、業務効率化、透明性の確保及び内部統制の強化を目的とする。申請受付から審査、採択、支払、返還管理までを一元管理することで、事務時間の削減、入力誤りの低減、問い合わせ対応の迅速化、データ活用性の向上及び監査対応の強化を実現するものである。1.3 対象業務● 募集管理(募集要項、公募期間、申請資格、提出書類、周知)● 申請受付(オンライン申請、添付書類受付、差戻し、受付確認)● 審査・採択(審査ワークフロー、評価、採否決定、決裁履歴)● 貸与管理(採択後の台帳登録、貸与条件管理、支払指示)● 在学・勤務確認(現況届、進級、卒業、勤務先報告、義務年限管理)● 返還管理(返還計画、入金消込、延滞、猶予、免除、督促)● 帳票・統計(通知書、一覧表、集計表、外部提出資料)● 運用管理(問い合わせ対応、操作ログ、設定変更、バックアップ)1.4想定利用者利用者区分 主な役割 接続方式申請者 申請、届出、添付書類提出、審査結果確認、通知受領 インターネット審査者 受付確認、審査、差戻し、採否決定補助、帳票確認 LGWAN管理者制度設定、ユーザ管理、台帳管理、統計、帳票設定、監査確認LGWAN会計担当 支払データ作成、CSV連携、収納データ取込LGWAN1.5用語の定義用語 定義申請者奨学金の申請を行う者、又は貸与を受ける者。奨学生 採択又は貸与決定後に制度管理対象となる者。審査者 申請内容を確認し、審査・評価・差戻し・決裁補助を行う職員。管理者 本システムの設定、運用管理、マスタ管理、権限管理を行う職員。返還者 貸与終了後に返還計画に基づく返還を行う者。第2章 システム方式及び前提条件2.1 システム方式本システムは、クラウド型サービス(SaaS)を前提とし、標準パッケージを活用した構成とする。2.2 接続方式申請者はインターネット、管理者はLGWANから利用できること。LGWAN利用時は、LGWAN-ASPに対応できること。2.3 稼働環境主要ブラウザ(Microsoft Edge、Google Chrome、Safari等)に対応し、申請者向けはスマートフォン及びタブレットからの利用に対応すること。2.4 データ保管データは国内リージョンに保管し、バックアップ、障害復旧及び監査対応が可能な構成とすること。2.5既存のデータの移行既存のExcel、CSV、既存台帳システム等から必要データを移行できる構成とする。2.6 システム構成● 申請者ポータル：申請、届出、添付、通知確認、FAQ、問い合わせ● 審査・管理ポータル：受付、審査、採択、台帳、支払、返還、帳票、統計● 共通基盤：認証、権限管理、ログ、帳票生成、メール送信、バックアップ● 連携機能：財務会計CSV、全銀一括出力、収納データ取込、外部マスタ取込第3章 機能要件3.1 共通機能⚫ ユーザ認証機能、パスワード再設定機能、メールアドレス登録機能を有すること。⚫ 利用者区分ごとにロールを設定し、権限に応じた画面及び処理制御ができること。⚫ 操作ログ、監査ログ、送信履歴、帳票出力履歴を記録し、必要に応じて出力できること。⚫ 利用者がスマートフォン等から、申請、書類提出、貸与額・返還額確認、双方向の連絡(チャット機能)が行えるマイページおよびプッシュ通知機能を備えた専用アプリケーションを有すること。3.2 申請者機能⚫ 申請者は、申請書及び各種届出書をオンラインで作成・提出できること。⚫ 申請者は、審査状況、差戻し内容、通知結果、提出依頼書類を確認できること。3.3 募集・受付・審査機能⚫ URLを指定することで、実施団体のホームページなどから申請手続ごとに直接リンクできること。⚫ 審査者は、申請受付一覧、不備確認一覧、審査状況一覧を照会できること。⚫ 差戻し、保留、承認、不承認、取消等の処理を記録できること。⚫ 審査結果に応じて採否通知書等の帳票を出力できること。3.4 台帳管理機能⚫ 奨学生ごとに貸付番号又は管理番号を付番し、基本情報、学校情報、保証人情報、貸与情報、返還情報を一元管理できること。⚫ 住所、氏名、口座、保証人、勤務先等の変更履歴を時系列で保持できること。⚫ 複数貸与制度又は複数年度データを横断して照会できること。3.5 支払管理機能⚫ 貸与決定後の支払対象データを管理し、支払予定日、支払金額、口座情報を保持できること。⚫ CSV及び全銀一括出力データを生成できること。⚫ 支払結果の登録及び履歴管理ができること。 3.6 在学・勤務管理機能⚫ 現況届、在学証明、進級、卒業、休学、退学等の状況を管理できること。3.7 返還管理機能⚫ 返還計画を作成し、期別の返還予定額、納期限、残高を管理できること。⚫ 収納データの取込又は手入力により入金情報を登録し、消込処理を行えること。⚫ 延滞者一覧、督促対象一覧、猶予・免除対象一覧を抽出できること。3.8 帳票・統計機能⚫ 通知書、申請一覧、審査一覧、貸与台帳、返還計画書、収納一覧等の帳票を出力できること。⚫ 条件指定によるCSV又はExcel形式出力ができること。⚫ 制度別、年度別、学校別等の統計集計ができること。3.9 マスタ管理機能⚫ 制度、学校、貸与月額、利率、帳票定義、各種コード等を設定できること。⚫ 制度改正時に入力項目、通知文面、帳票様式等を容易に変更できること。第4章 非機能要件4.1 可用性・拡張性項目 要件可用性 原則24時間365日利用可能とし、計画停止を除き高可用性を確保すること。拡張性 ユーザ数、制度数、申請件数の増加に応じて拡張可能であること。4.2 セキュリティ項目 要件通信 TLS等により通信を暗号化すること。認証 管理者・審査者操作に対して多要素認証を適用可能であること。監査 操作ログ、認証ログ、帳票出力履歴、データ更新履歴を保持すること。脆弱性対策OS、ミドルウェア、アプリケーションに対するセキュリティパッチ適用体制を有すること。認証基準ISMS、ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017等の第三者認証又は同等水準の対策を有すること。4.3 データ保護・バックアップ項目 要件バックアップデータベースの自動バックアップを実行すること。復旧障害発生時にデータ復旧及びサービス再開が可能であること。保存 ログ及び監査証跡を保存できること。4.4 利用環境項目 要件クライアント 管理者は既存端末を活用し、特別な専用ソフトを不要とすること。ブラウザ 主要ブラウザに対応し、申請者向けはスマートフォン表示に対応すること。第5章 導入・移行・運用保守要件5.1 導入範囲受注者は、要件確認、環境設定、制度設定、帳票設定、テスト、教育、運用開始支援を実施すること。5.2 テスト要件単体、結合、総合、運用テストを実施し、発注者による受入確認を支援すること。5.3 教育・研修要件⚫ システム導入後に、管理者向け、審査者向け、会計担当向け等の操作研修及び操作手順書を提供すること。⚫ 操作研修開催時間・研修形式及び操作手順書の形式は受注者と発注者が協議のうえ定める。5.4 運用要件問合せ対応、障害受付、設定変更対応、法制度改正対応、定期保守を実施すること。5.5 保守要件不具合改修、軽微な設定変更、セキュリティ対応、バージョンアップを行うこと。5.6 SLAの考え方項目 設定値サービス品質(可用性)９９％以上を目標とすること。性能(オンライン応答時間等)平均応答時間３秒以内を目標とすること。信頼性(障害対応、セキュリティ)重大な障害が発生した際、発生から６時間以内でのシステム復旧を目標とすること。２４時間３６５日の監視体制と緊急連絡体制を維持すること。運用業務(ヘルプデスク等)営業日を基準に、ユーザーからの問い合わせへの対応は２４時間以内に行うこと。また、適切な解決策を提供すること。5.7 データ移行・切替● 移行データについて、既存のExcel、CSV、既存台帳システム等から受注者が移行を行うこと。移行対象については、貸与者・返還者・滞納者・猶予者の合計約３００人のデータとする。● 移行対象の特定、項目対応表、クレンジング方針、リハーサル、切替計画を作成すること。● 移行データの正確性を確認し、移行結果報告を提出すること。● 現行システム又は現行台帳運用からの切替期間中の支援体制を確保すること。第6章 成果物及びプロジェクト管理6.1 成果物成果物 内容プロジェクト計画書 体制、工程、課題管理、品質管理、コミュニケーション方針を記載した文書移行計画書 移行対象、移行手順、検証方法、切替方針を記載した文書テスト結果報告書 各テストの観点、シナリオ、結果、不具合対応を記載した文書操作手順書・研修資料 申請者向け、審査者向け、管理者向けの利用手順を記載した文書完了報告書 導入完了及び運用開始条件充足を報告する文書6.2 プロジェクト管理⚫ 進捗管理、課題管理、リスク管理、品質管理、変更管理を実施すること。⚫ 定例会議を開催し、議事録及び課題一覧を更新すること。⚫ 再委託を行う場合は、発注者の承認を得たうえで、受注者が一元的に責任を負うこと。