さいたま市口座振替依頼書電子化業務の入札情報

さいたま市口座振替依頼書電子化業務の入札情報 1さいたま市告示第1453号さいたま市口座振替依頼書電子化業務について、次のとおり一般競争入札を行うので、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号。以下「施行令」という。)第１６７条の６の規定に基づき公告する。 令和８年９月８日さいたま市長 清 水 勇 人１ 競争入札に付する事項⑴ 件名さいたま市口座振替依頼書電子化業務⑵ 履行場所さいたま市大宮区吉敷町一丁目124番地1 大宮区役所5階外⑶ 口座振替依頼書の概数予定数量 ３３，１００枚⑷ 業務概要仕様書のとおり⑸ 履行期間令和８年１１月２日(月)から令和９年２月１９日(金)まで２ 競争入札参加資格に関する事項本入札に参加を希望する者は、次の全ての要件を満たしていなければならない。 ⑴ 本入札の告示日において、令和７・８年度のさいたま市競争入札参加資格者名簿(物品等)に業務区分「電算(電子計算に関する業務)」、営業品目(大分類)「電算業務」内の営業品目(小分類)「その他の電算業務」で登載されている者であること。 ⑵ 次のいずれにも該当しない者であること。 ア 特別な理由がある場合を除き、契約を締結する能力を有しない者、破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者及び暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成３年法律第７７号)第３２条第１項各号に掲げる者イ 施行令第１６７条の４第２項の規定により、さいたま市の一般競争入札に参加させないこととされた者⑶ 本入札の告示日から入札日までの間、さいたま市物品納入等及び委託業務業者入札参加停止要綱(平成１９年さいたま市制定)による入札参加停止の措置又はさいたま市の締結する契約からの暴力団排除措置に関する要綱(平成１３年さいたま市制定)による入札参加除外の措置を受けている期間がない者であること。 ⑷ 本入札の告示日を起算日として過去２年の間、国(独立行政法人を含む。)又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする業務の契約実績を有し、かつ、誠実に履行している者であること。 ３ 入札手続きの方法本入札は、さいたま市物品調達等電子入札運用基準(令和７年さいたま市制定)に基づき、入札手続を埼玉県電子入札共同システム(以下「電子入札システム」という。)により行う。 電子入札システムで利用可能な電子証明書(ＩＣカード)を取得し、電子入札システムの利用者登録が完了している者は、電子入札システムにより入札参加を行うこと。 ４ 入札説明書等の交付2さいたま市ホームページ及び埼玉県入札情報公開システムに掲載する。 ⑴ さいたま市ホームページhttps://www.city.saitama.lg.jp/005/001/017/006/003/p133439.html⑵ 交付期間告示の日から令和８年９月２４日(木)まで(さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条第１項に規定する休日を除く午前８時３０分から午後５時１５分まで)⑶ 交付費用無償５ 競争入札参加申込兼資格確認申請書の提出本入札に参加を希望する者は、入札参加申込及び入札参加資格の確認審査(以下「確認審査」という。)の申請を行わなければならない。 名簿に登載されている者であっても、入札期日において確認審査を受けていない者は、入札に参加する資格を有しない。 ⑴ 提出書類入札説明書に記載のとおりとする。 ⑵ 受付期間公告の日から令和８年９月２４日(木)午後５時１５分まで６ 競争入札参加資格確認結果通知書の交付入札参加資格の確認結果は、電子入札システムにより通知する。 なお、電子入札システムにより通知できない者にあっては、次のとおり交付するものとする。 ⑴ 交付場所さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局税務部収納対策課担当 収納管理係 電話 ０４８(８２９)１１６７⑵ 交付日時令和８年９月２９日(火)午前８時３０分から午後５時１５分まで⑶ その他郵送希望者については、５の書類提出時において返信用封筒に１１０円切手を貼付し、申し出た場合のみ受け付けるものとする。 ７ 入札手続等⑴ 入札方法単価で行う。 入札金額は、口座振替依頼書１枚当たりに要する金額を入札書に記載することとし、当該金額(単価)は、１円未満について、小数点以下第２位までとする。 なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 ⑵ 入札書の提出方法及び提出期間ア 提出方法原則として電子入札システムにより行うこと。 なお、入札に参加を希望するものが電子入札3システムにより入札参加を行うことが出来ない場合は、郵送または持参による紙での入札を受け付ける。 イ 提出期間令和８年９月２９日(火)から令和８年１０月５日(月)(持参の場合は、さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条第１項に規定する休日(以下「休日」という。)を除く午前８時３０分から午後５時１５分まで。 郵送の場合は、令和８年１０月２日(金)必着とし、一般書留郵便又は簡易書留郵郵便により提出すること。 )ウ 郵送又は持参による場合の入札書の提出先〒３３０－９５８８さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局税務部収納対策課⑶ 開札の日時及び場所ア 日時令和８年１０月６日(火)午前１０時００分イ 場所さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局税務部税制課⑷ 入札保証金見積もった金額(単価)に予定数量を乗じた額の１００分の５以上を納付すること。 ただし、さいたま市契約規則(平成１３年さいたま市規則第６６号)第９条の規定に該当する場合は、免除とする。 ⑸ 落札者の決定方法さいたま市契約規則第１１条第１項及び第２項の規定に基づいて作成した予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。 ⑹ 入札の無効さいたま市契約規則第１３条に該当する入札は無効とする。 ⑺ 入札事務を担当する課さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局税務部税制課電話 ０４８(８２９)１１６０ ＦＡＸ ０４８(８２９)１９８６⑻ 業務を担当する課さいたま市浦和区常盤６－４－４ さいたま市財政局税務部収納対策課電話 ０４８(８２９)１１６７ ＦＡＸ ０４８(８２９)１９６２８ 契約手続等⑴ 契約保証金契約金額(単価)に予定数量を乗じた額の１００分の１０以上を納付すること。 ただし、さいたま市契約規則第３０条の規定に該当する場合は、免除とする。 ⑵ 契約書作成の要否要⑶ 議決の要否否９ その他4⑴ 提出された競争入札参加申込兼資格確認申請書等は返却しない。 ⑵ 入札後、入札参加者は、本告示、仕様書等についての不明を理由として異議を申し立てることはできない。 ⑶ この業務委託契約において使用する言語及び通貨は、日本語及び日本国通貨に限る。 ⑷ 契約条項等は、さいたま市財政局税務部収納対策課及びホームページにおいて閲覧できる。 https://www.city.saitama.lg.jp/005/001/017/009/index.html⑸ 詳細は、入札説明書による。 入札説明書入 札 説 明 書令和８年９月８日に告示(さいたま市告示第1453号)した「さいたま市口座振替依頼書電子化業務」の入札等については、関係法令等に定めるもののほか、この入札説明書によるものとします。 さいたま市契約規則(平成１３年さいたま市規則第６６号)及び関係書類等を熟知のうえ、参加してください。 １ 件名 さいたま市口座振替依頼書電子化業務２ 競争入札参加資格確認申請に関する事項(１) 提出方法埼玉県電子入札共同システム(以下「電子入札システム」という。)により、競争入札参加資格確認申請時に競争入札参加資格兼資格確認申請書を添付して提出してください。 入札参加資格確認のための必要確認書類については、別途、提出期間内に持参、郵送または電子メールにて提出してください。 なお、電子入札システムを利用できない場合は、紙入札参加承認申請書とともに、持参、郵送又は電子メールにて提出してください(２) 提出書類ア 競争入札参加資格申込兼資格確認申請書(原則、電子入札システムにより提出)イ さいたま市公告２(4)に規定する契約実績があることを証明する書類ａ 契約書(仕様書を含む)の写しｂ 検査結果通知書等の履行を証明する書類の写しウ 紙入札参加承認申請書(電子入札システムを利用できない場合のみ提出)(３) 任意提出の書類ア 入札保証金免除申請書イ 110 円切手を貼付した返信用封筒(競争入札参加資格確認結果通知書について郵送による交付を希望する場合)(４) 提出期間ア 電子入札システムにより提出する場合公告の日から令和８年９月２４日(木)午後５時１５分までイ 紙により提出する場合公告の日から令和８年９月２４日(木)午後５時１５分まで(さいたま市の休日を定める条例(平成１３年さいたま市条例第２号)第１条に規定する休日(以下「休日」という。)を除く午前８時３０分から午後５時１５分まで)なお、なお、郵送による場合は、令和８年９月１８日(金)必着とすること。 ウ 電子入札システムにおける会社名や代表者の変更等の取り扱いについて会社名や代表者の変更等により電子証明書の情報の変更(再取得)が間に合わない場合等、競争入札参加資格者名簿の登録内容と電子証明書の情報が相違となる場合は、紙による入札を実施してください。 (５) 電子入札システム以外の提出先〒330-9588 さいたま市浦和区常盤６－４－４さいたま市財政局税務部収納対策課(収納管理係)電 話 048－829－1167(直通) ＦＡＸ 048－829－1962Ｅ-mail：shuuno-taisaku@city.saitama.lg.jp(６) 明らかに入札参加資格がないと認められるときは、競争入札参加資格兼資格確認申請書を受理しません。 ３ 入札説明会 開催しません。 ４ 仕様に関する質問方法(１) 提出方法電子入札システムにより行います。 電子入札システムを利用できない場合は、質問書を持参、電子メール又はＦＡＸで提出してください。 (２) 電子入札システム以外の提出先2(5)に同じ(３) 受付期間公告の日から令和８年９月１５日(火)午後５時１５分まで(４) 回答方法令和８年９月１７日(木)までに、全者に電子メールにて送付します。 ５ 入札保証金に関する事項(１) 入札保証金の納付期限 令和８年１０月５日(月)(２) 入札保証金の納付場所 さいたま市の指定する金融機関(３) その他 入札保証金の納付を要するとされた者は、本市が交付した納付書により、見積もった金額(単価)に予定数量を乗じた額の 100 分の５以上を入札日までに納付した上で、納付書兼領収書の写し(本市の指定金融機関の領収印があるものに限る。)を入札書とともに同一の封筒に入れ、入札してください。 ６ 入札保証金の納付免除に関する事項(１) 競争入札に参加しようとする者が、次のいずれかに該当する場合は、入札保証金の納付免除となります。 ア 過去２年の間に国又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする契約を２回以上にわたって締結し、かつ、これらをすべて誠実に履行した者。 イ 保険会社との間にさいたま市を被保険者とする入札保証保険契約を締結したとき。 (２) 入札保証金の納付免除を申請する場合は、令和８年９月２４日(木)までに、入札保証金免除申請書に次の書類を添付して提出してください。 ア ⑴のアに該当する場合 令和６年４月１日以降に履行が完了した国又は地方公共団体と種類及び規模をほぼ同じくする契約書の写し及び履行を証明する書類の写し(２件分)イ ⑴のイに該当する場合 入札保証保険証券の原本(３) 提出先2(5)に同じ。 ７ 入札及び開札に関する事項(１) 入札方法ア 電子入札システムから入札金額を記録してください。 やむを得ない事情により電子入札システムが使用できず、紙による入札を実施する場合は、事前に「紙入札参加承認申請書」を提出してください。 イ 紙による入札の場合は、市指定の入札書及び内訳書をもって行い、表に「さいたま市長」、「件名」、「開札日時」及び「入札参加者名」を書いた封筒に入札書を入れて提出してください。 代理人が持参により入札書を提出する場合においては、委任状を提出してください。 なお、郵便による入札を行う場合は、二重封筒とし、表封筒に「入札書在中」と朱書きの上、必ず郵便書留にて送付してください。 ウ 単価で記載すること。 入札金額は、口座振替依頼書１枚当たりに要する金額を入札書に記載することとし、当該金額(単価)は、１円未満について、小数点以下第２位までとする。 なお、落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１００分の１０に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額の１１０分の１００に相当する金額を入札書に記載すること。 エ 入札を希望しない場合には、参加しないことができる。 辞退する場合には、入札等の日時までにその旨を必ず届け出ること。 (２) 最低制限価格設定しません。 (３) 落札者の決定方法さいたま市契約規則第１１条第１項及び第２項の規定に基づいて作成した予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とします。 (４) 再入札の実施初度入札において落札者がないときは、令和８年１０月９日(金)午前１０時に、再度入札を行います。 再度入札に参加できる者は、初度入札に参加した者とします。 ただし、初度入札において無効の入札を行った者及び失格となった者は、再度入札に参加することができません。 再度入札は、１回限りとします。 また、再度入札の到達期限までに入札書の提出がない場合は、辞退として取り扱うものとします。 (５) 開札時の入札参加者立ち会いは不要です。 (６) 開札結果落札者の決定については、開札日に電子入札システムにおいて通知します。 なお、電子入札システムを利用できない場合は、個別に通知します。 また、開札結果については、後日、入札情報公開システムに掲載します。 ８ 当該業務を担当する部局の名称及び所在地〒３３０－９５８８ さいたま市浦和区常盤６－４－４さいたま市財政局税務部収納対策課電話 ０４８(８２９)１１６７ ＦＡＸ ０４８(８２９)１９６２ さいたま市口座振替依頼書電子化業務 仕様書１ 件 名 さいたま市口座振替依頼書電子化業務２ 履行場所 さいたま市大宮区吉敷町一丁目124番地1 大宮区役所5階 外３ 履行期間 令和８年１１月２日から令和９年２月１９日まで４ 業務内容別添「市税及び国保税口座振替依頼書の電子文書取扱ガイドライン」に従い、さいたま市が保有する口座振替依頼書から電子画像と照合用データを作成し、さいたま市が提供する口座データと連携させて検索情報データを作成する。 ５ 口座振替依頼書の種別と概数(１)市税口座振替依頼書(Ａ４) ２４，２００枚(２)国保税口座振替依頼書(Ａ４) ８，９００枚計 ３３，１００枚６ 入力帳票等の引渡し及び返却(１)入力帳票の引渡し及び返却は、さいたま市北部市税事務所納税調査課で行うものとする。 (２)委託者が貸与する口座データの引渡し及び返却は、さいたま市北部市税事務所納税調査課で行うものとする(３)(１)(２)の引渡し及び返却の際には、さいたま市指定の台帳に日付等記入押印して管理する。 (４)業務日程は、委託者と受託者が協議し、別途定めるものとする。 ７ 納品物品(１)口座振替依頼書の電子化データ及び検索情報を格納したＤＶＤ－Ｒ(２)納品明細書他さいたま市の指示するもの８ 作成の条件(１)口座振替依頼書の保管に万全を期すること。 (２)電子画像は、口座振替依頼書に忠実で、かつ、明瞭な画質を得ること。 (３)将来にわたり可搬性及び互換性を確保し、ネットワーク利用にも耐え得ること。 (４)次の場合は市担当者に申し出て指示を受ける。 ア 口座振替依頼書と口座データが一致しないときイ 口座振替依頼書に何らかの処置を施す必要があるときウ 作業により口座振替依頼書が破損する恐れのあるときエ その他作成上問題が生じたとき９ 入力の手順等(１)委託者は、あらかじめ入力帳票の種類ごとに照合用コード(金融機関コード、金融機関支店コード、口座番号)の記載位置を示したサンプルを提供する。 (２)口座振替依頼書をイメージ化し、電子画像に紐付けした照合用コードを作成する。 (３)委託者が提供する口座データと照合用コードを突合し、検索情報データを作成する。 ※別紙１「検索用データレイアウトについて」を参照。 (４)電子画像と検索情報データを、別紙２「さいたま市口振データのフォルダファイル構成について」のとおりデータフォルダに格納し、ＤＶＤ－Ｒへ出力する。 (５)次に掲げる入力帳票は、再入力する。 ア 読み込みに適さない状態のものイ ９(１)で提供したサンプルに合致しないもの又は照合データが不明なものウ 口座データ(CSV又はテキストデータ)に合致しないもの又は不明なもの(６)再入力は次のとおり行うものとする。 ア ９(４)アのものは、状態を委託者へ報告し、委託者の指示を受けるものとする。 イ ９(４)イ及びウで照合用データを再入力するときは、電子画像の写しを委託者に提出し、委託者の指示を受けるものとする。 10 検索動作環境(１)ＯＳは、Microsoft Windows 10を使用する。 (２)検索用データベースソフトは、ＡＧＳ(株)製の「文書検索サービス」のさいたま市仕様を使用する。 11 スキャニング(電子画像の作成)(１)電子画像はモノクロTiff形式(クラスＢ)とし、Rev.5以上に準拠する。 (２)電子画像の圧縮方法はＭＭＲ(Ｇ４)とし、ＩＵＴ－Ｔ勧告(WHITEBOOK)に準拠する。 (３)電子画像の記録密度は、３００dpi以上の記録密度とする。 (４)原則として口座振替依頼書１枚につき１ファイルとする。 12 検索情報の作成(１)検索情報は、以下の表のとおりとする。 表 口座振替依頼書検索情報表ＮＯ. 検索情報 桁数 (例)１ 市区町村コード ５桁 １１１００(固定)２ 文書番号 ３桁 市税５１１、国保５２１(固定)３ 基準日(データ作成日) ８桁 ２０２２１１０１４ 連番(基準日ごとに１から採番) ８桁 ０００００００１５ 受付年度(西暦) ４桁 ２０２２、２０２３６ 宛名番号 １１桁 ０１０１２３４５６７８７ 金融機関コード及び金融機関支店コード(各支店) ７桁 ００１７６７３８ 金融機関口座番号 ７桁 ０９８７６５４９ 口座名義人(ｶﾅ又はｱﾙﾌｧﾍﾞｯﾄ) ５０桁 ｻｲﾀﾏﾀﾛｳ10 納税義務者(ｶﾅ又はｱﾙﾌｧﾍﾞｯﾄ) ５０桁 ｻｲﾀﾏﾀﾛｳ(２)検索情報は、ＡＧＳ(株)製の「文書検索サービス」のさいたま市仕様に合わせたCSV又はテキストデータとする。 13 格納媒体(１)格納する媒体は、規格の仕様基準を満たしているＤＶＤ－Ｒとする。 (２)格納論理形式はＩＳＯ９６６０に基づいてデータを記録する。 (３)媒体の表面にタイトル等の情報を印字する。 内容については下記の４項目とする。 ア 作成年度及び月イ 文書名ウ 所有者エ 作成者14 電子画像の検査(１)電子画像は、全数目視による画質の確認の検査を行う。 (２)動作確認は委託者が行う。 不備があった場合、受託者は正確な情報になるまで繰り返し修正を行う。 15 委託料口座振替依頼書１枚ごとの単価契約とする。 請求は、単価に検査合格した枚数を乗じて得た金額の合計額に消費税を算定した額を加算した額とする。 支払いは、受託業者の請求があった日から起算して３０日以内に行う。 16 その他(１)業務遂行に当たっては、業務工程別に責任者を定めるとともに、貸与物品、成果物の管理に万全を期さなくてはならない。 (２)契約後はさいたま市契約規則及びさいたま市業務委託契約基準約款を遵守する。 (３)この仕様書及び契約書に記載されない事項については、別途協議する。 市税及び国保税口座振替依頼書の電子文書取扱ガイドラインさいたま市財政局税務部収納対策課さいたま市マイクロフィルム文書取扱規程第15条(その他)に基づき、「市税及び国保税口座振替依頼書」の電子文書の取扱いについて、マイクロフィルム文書に準ずるものとしてここに定める。 １ 目的このガイドラインは、原文書及びマイクロフィルム文書として保存している市税及び国保税口座振替依頼書(以下「口座振替依頼書」という。)を、電子文書として保存するために使用される機器、ソフトウェア、電子文書の作成プロセス及び運用に必要な仕組み全般について、日本工業規格で制定された規格番号JIS Z 6016:2015「紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセス」との整合性を前提に、その取扱い及び管理に関する事項を定め、電子文書の「真正性」、「保存性」、「機密性」、「見読性」を確保して、適正に利用・保存することを目的とする。 ２ 用語の定義(１)口座振替依頼書さいたま市が保有し保管する市税及び国保税の口座振替依頼書をいう。 (２)電子文書原文書、マイクロフィルム文書を電子画像化した文書をいう。 (３)真正性の確保電子文書の、故意又は過失による虚偽入力、書換え、消去及び混同を未然に防止し、かつ、改ざん等の事実の有無が検証できることをいう。 (４)保存性の確保保存期間内において復元可能な状態でデータを保存することをいう。 (５)機密性の確保電子文書へのアクセスを制限すること、アクセス履歴を記録すること等により、アクセスを許されない者からの電子文書へのアクセスを防止し、電子文書の盗難、漏えい、盗み見等を未然に防止する形態で、保存・管理されることをいう。 (６)見読性の確保電子文書の内容が必要に応じ電子計算機その他の機器を用いて直ちに表示できるよう措置されることをいう。 (７)JIS Z 6016:2015「紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセス」日本工業規格で平成15年にJIS規格として制定された(最終改正：平成27年)紙文書及びマイクロフィルム文書のライフサイクルにおける電子化、活用、廃棄、品質管理、セキュリティ対策など一連の電子化プロセスについての規定をいい、平成 13年度に社団法人日本画像情報マネジメント協会(現：公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)が経済産業省からの委託により作成したもの。 (８)文書情報管理士マイクロ写真士の技術知識に加えて、様々な形態の文書情報の各種媒体への入力・変換を始め、それらの文書情報を管理するためのシステム設計など、総合的に文書情報をマネジメントできる技術と知識を持った専門家として、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が認定した者のことをいう。 ３ 電子文書の作成、運用及び保存に関する理念(１)口座振替依頼書情報管理システムの管理者及び利用者は、電子文書の作成段階から保存、廃棄に至るすべての段階において、電子文書の｢真正性｣、「保存性」、「機密性」、「見読性」を確保し、かつ、当該電子文書が職員の日常業務や庁内の管理運営上必要とされる時に、迅速に提供できるよう協力して環境を整え適正な運営に努めなければならない。 (２)口座振替依頼書情報管理システムの管理者及び利用者は、電子文書の保存によって市民等のプライバシーが侵害されることのないよう注意しなければならない。 ４ 管理組織口座振替依頼書情報管理システム管理者(以下「システム管理者」という。)を置き、さいたま市財政局税務部収納対策課長をもってこれに充てる。 また、電子文書の作成に当たっては、電子文書作成実務責任者(以下「実務責任者」という。)を置くものとし、システム管理者がこれを指名する。 電子文書の作成を外部委託する場合、システム管理者は外部委託業者に対して所定の資格を持つことを条件に実務責任者の業務を委託することができる。 ５ システム管理者の責務システム管理者は以下の責務を負う。 (１)口座振替依頼書を電子文書として保存するプロセスを、JIS Z 6016:2015 「紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセス」に適合するよう定めること。 (２)電子文書の保存に用いる機器及びソフトウェアを導入するに当たって、システムの機能を確認し、これらの機能が関連する法令等に示される各項目に適合するよう留意すること。 (３)システムの機能要件に挙げられている機能が支障なく運用される環境を整備すること。 (４)保存義務のある情報として保存された電子文書の安全性を確保し、常に利用可能な状態に置くこと。 (５)口座振替依頼書情報管理システムへの電子文書の登録に際して、電子文書が正しく作成されたことを明確にすること。 (６)機器やソフトウェアに変更があった場合においても、電子文書が継続的に利用できるよう維持すること。 (７)口座振替依頼書情報管理システムを利用する職員(以下「利用者」という。)の利用状況を管理し、そのアクセス権限を規定し、不正な利用を防止すること。 (８)口座振替依頼書情報管理システムを正しく利用させるため、利用者の教育と訓練を行うこと。 ６ 実務責任者の責務実務責任者は以下の責務を負う。 (１)電子文書を作成するに当たっては、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が認定する「文書情報管理士」の資格を取得し、電子文書情報管理システムのシステム及びコンテンツの作成について十分な知識を持つこと。 (２)システムの機能要件に挙げられている機能に適合する運用を行うよう留意すること。 (３)作成した電子文書が正しく作成されたことを明確にすること。 (４)与えられたアクセス権限を越えた操作を行わないこと。 (５)参照した情報を、目的外に利用しないこと。 ７ 利用者の責務利用者は以下の責務を負う。 (１)自身の認証番号やパスワードを管理し、これを他者に利用させないこと。 (２)口座振替依頼書情報管理システムの情報の参照や入力(以下「アクセス」という。)に際して、認証番号やパスワード等によって、システムに利用者自身を認識させること。 (３)与えられたアクセス権限を越えた操作を行わないこと。 (４)参照した情報を、目的外に利用しないこと。 ８ システムの機能要件口座振替依頼書情報管理システムは、次の機能を備えるものとする。 (１)真正性の確保のための機能① 登録された電子文書については改ざん等の事実が無いことを検証できる機能② 電子文書の登録及びその更新に際し、その日時並びに実施者をこれらの情報に関連づけて記録する機能③ 必要に応じて電子文書の版管理を行う機能(２)保存性を確保するための機能① 電子文書を正確に保存する機能② 登録された電子文書の複製(バックアップ)を適切に作成する機能(３)機密性を確保するための機能① 情報の利用範囲、更新履歴、機密度等に応じた管理区分を設定できる機能② 情報にアクセスしようとする者を識別し認証する機能③ 情報の機密度に応じた利用者のアクセス権限を設定できる機能④ 不正なアクセスを排除する機能⑤ 利用者が情報にアクセスした記録を保存し、これを追跡調査できる機能(４)見読性を確保するための機能① 記録されている電子文書及びログ等の管理情報をディスプレイやプリンタに速やかに出力する機能② 電子文書を作成後年月が経過しても正しく電子文書の内容がディスプレイやプリンタに出力できるよう、汎用性の高い(特定のアプリケーションに依存しない)形式のデータフォーマットで保存する機能９ 機器の管理(１)口座振替依頼書情報管理システムはシステム管理者の指示がない限り、他の職員や外部の者が操作できないよう管理する。 (２)設置機器は定期的に点検を行う。 (３)口座振替依頼書情報管理システムには、火災、災害等にも対応可能な設備・装置を備える。 10 記録媒体の管理(１)記録媒体は、記録された情報が保護されるよう、別の媒体にも補助的に記録する。 (２)品質の劣化が予想される記録媒体は、あらかじめ別の媒体に複写する。 (３)日本工業規格で制定された規格番号JIS Z 6017:2013「電子化文書の長期保存方法」に適合するように媒体を管理保管する。 11 ソフトウェアの管理システム管理者は、口座振替依頼書情報管理システムで使用されるソフトウェアを、使用の前に審査を行い、情報の安全性に支障がないことを確認する。 また、定期的にソフトウェアに異常がないかを検査する。 12 マニュアル及び管理記録の整備(１)システム管理者は、口座振替依頼書情報管理システムの取扱いについてマニュアルを整備し、利用者に周知の上、常に利用可能な状態におく。 (２)システム管理者は、このガイドラインに定められた口座振替依頼書情報管理システムの管理に関する行為の記録を作成し、これを保存する。 13 教育と訓練システム管理者は職員に対して、情報の安全性と個人情報保護に関する教育と研修の機会を与える。 14 その他その他、このガイドラインの実施に関し必要な事項がある場合については、システム管理者がこれを定める。 附 則このガイドラインは平成２０年４月１日より施行する。 附 則このガイドラインは平成２８年４月１日より施行する。 附 則このガイドラインは平成３０年１１月２６日より施行する。 別紙１ 検索用データレイアウトについて検索情報データについてイメージデータと紐付ける検索情報データを下記の通り作成願います。 (４桁【西暦、依頼書の申込日の属する年度】)さいたま市口振データのフォルダファイル構成について 別紙２ 様式第２号(第１１条関係)競争入札参加申込兼資格確認申請書年 月 日(あて先)さいたま市長所在地商号又は名称代表者氏名下記の競争入札に参加したいので、公告及び入札説明書に定められた書類を添えて、入札参加の申込及び入札参加資格の確認申請をいたします。 なお、地方自治法施行令第１６７条の４第１項及び第２項各号の規定に該当しない者であること並びに記載事項は事実と相違ないことを誓約します。 記１ 入札方法 一般競争入札２ 公告年月日 令和 ８年 ９月 ８日３ 件 名 さいたま市口座振替依頼書電子化業務４ 履行場所 さいたま市大宮区吉敷町一丁目124番地1 大宮区役所5階 外５ 連 絡 先(１) 商号又は名称(２) 担当者所属及び氏名(３) 電話番号(４) E-mailアドレス 委 任 状私は、 を代理人と定め、下記の委託業務に関する( 入 札 )の一切の権限を委任します。 記 １ 件 名 さいたま市口座振替依頼書電子化業務 ２ 履行場所 さいたま市大宮区吉敷町一丁目124番地1 大宮区役所5階 外 年 月 日住 所 商号又は名称 ㊞役職名及び氏名 さいたま市長 (注意事項) １ 委任者の印は、法人にあってはその権限を有するものの印とする。 ２ 受任者の印は、認印でも差し支えない。 eq \o\ac(○,印) 様式第１号紙入札(見積)参加承認申請書 年 月 日 収納対策課長 様(申請者)住所商号又は名称代表者職氏名 次の案件について、下記の理由により埼玉県電子入札共同システムによる電子入札に参加できないので、紙による入札書の提出を承認してください。 案 件 名 さいたま市口座振替依頼書電子化業務 納入・履行場所 さいたま市大宮区吉敷町一丁目124番地1 大宮区役所5階外記 電子入札に参加できない理由 ☐電子証明書(ICカード)を所持していないため ☐代表者等の変更により、電子証明書(ICカード)の情報変更が間に合わないため連絡用の電子メールアドレス 入札保証金免除申請書 年 月 日(あて先)さいたま市長所在地商号又は名称役職名氏名下記の一般競争入札について、さいたま市契約規則第９条第１項( 第１号 ・ 第２号 )に掲げる場合に該当するので、公告又は入札説明書に定められた書類を添えて、入札保証金の免除を申請します。 記１ 公告年月日 令和８年９月８日２ 件 名 さいたま市口座振替依頼書電子化業務３ 履行場所さいたま市大宮区吉敷町一丁目124番地1 大宮区役所5階 外４ 連 絡 先(１) 商号又は名称(２) 担当者所属及び氏名(３) 電話番号 ( 入 札 ・ 見 積 )書(第 回)１ 件 名 さいたま市口座振替依頼書電子化業務２ 履行場所さいたま市浦和区常盤６－４－４ 外 千 百 十 万 千 百 十 円 ３ 金 額 ４ 入札保証金 さいたま市契約規則に従い、仕様書、場所等を熟知したので、( 入札・見積 )します。 令和 年 月 日住 所商号又は名称 担当者所属及び氏名 上記代理人 さいたま市長 (注意事項) １ 金額は算用数字で記入し、頭部に￥を付記すること。 ２ 代理人による入札又は見積の場合の印は、代理人印のみでよいこと。 eq \o\ac(○,印)eq \o\ac(○,印) 入 札 辞 退 届下記の入札について、都合により辞退します。 記１ 件 名 さいたま市口座振替依頼書電子化業務２ 履行場所 さいたま市大宮区吉敷町一丁目124番地1 大宮区役所5階 外 令和 年 月 日住 所 商号又は名称 ㊞役職名及び氏名 さいたま市長 収納対策課 shuuno-taisaku@city.saitama.lg.jp質問書 年 月 日さいたま市長 様所在地商号又は名称 代表者職・氏名 (担当者 )ＴＥＬ E-mail(回答先) 「さいたま市口座振替依頼書電子化業務」に係る一般競争入札について、下記のとおり質問します。 件 名質問事項