健康推進課・保健予防課・地域保健課・長崎健康相談所業務委託(窓口受付等)プロポーザルを実施します

健康推進課・保健予防課・地域保健課・長崎健康相談所業務委託(窓口受付等)プロポーザルを実施します 健康推進課・保健予防課・地域保健課・長崎健康相談所業務委託(窓口受付等)募集要項健康推進課・保健予防課・地域保健課・長崎健康相談所における窓口受付業務等に関する契約を締結するにあたり、下記のとおり提案書を募集します。 記１．業務目的上記業務委託についてプロポーザル方式による選定を行うことで、本業務に対する実績や業務遂行能力等を総合的に判断し、厳正かつ公平な観点から、業務の目的に最も優れた業務受託者を選定することを目的としています。 ２．業務内容別紙「Ｒ９仕様書・委託業務内容業務内訳書」のとおり３．履行期間令和９年４月１日 ～ 令和１０年３月３１日まで単年度契約とし、履行状況が良好な場合は最大2回まで更新可能(通算3年間)とする。 ※令和９年２月１日から令和９年３月３１日を移行期間とし、決定した業者は移行期間内に現行業者と調整のうえ、履行開始日から滞りなく業務を開始できるようにすること。 なお、移行期間を含め、履行期間外に発生した費用について本区は負担しない。 ４．提案限度額年間 １５１，１７５，０００円(税込)※提案限度額を超える提案は、審査の対象としない。 ５．参加資格以下の全ての要件を満たすものとします。 審査終了までに以下のいずれかの要件が欠けた場合、参加資格を失うものとします。 (１) 豊島区における競争入札参加資格を有していること。 (２) 地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の4第1項の規定に該当しないこと。 (３) プロポーザル参加意向申出書の提出期限から受託候補者の特定の日まで 、豊島区競争入札参加停止及び指名停止措置要綱(平成20年8月1日総務部長決定)による指名停止措置又は豊島区暴力団等排除措置要綱(平成21年3月6日総務部長決定)による入札参加除外措置を受けていないこと。 (４) 官公庁で類似業務における実績又は契約予定(契約締結済み)のものがあること。 (５) 提出された書類の記載事項に虚偽がないこと。 (６) 本業務を円滑に遂行できる安定的かつ健全な財務能力を有すること。 (７) 過去２年間に銀行取引停止がなく、経営不振の状況にないこと。 ６．参加受付および資格の確認(１) 受付期間令和８年９月１４日(月)～ 令和８年１０月１日(木)業務時間内(土曜日・日曜日・休日を除く)９時～１２時・１３時～１７時(２) 提出書類参加意向申出書(別記第４号様式)(３) 提出先及び提出方法豊島区保健所３階 健康推進課管理・事業グループへ事前に電話連絡したうえで、押印済みの書類１部を持参してください。 郵送での受付はいたしません。 ※プロポーザル参加申込書を提出した後、プロポーザルへの参加を辞退する場合は「プロポーザル参加辞退届」(様式1)を提出してください。 (４) 参加資格の確認参加意向申出書等を提出した者について参加資格の確認を行い、結果を令和８年１０月５日(月)に文書または電子メールにより通知します。 参加資格が認められなかった申出者に対しては、その理由もあわせて通知します。 ７．提案書等の提出前項(４)で参加が認められた事業者は、以下の書類を提出してください。 (１) 書類受付日時令和８年１０月６日(火)～ 令和８年１１月１２日(木)業務時間内(土曜日・日曜日・休日を除く)９時～１２時・１３時～１７時(２) 提出書類提出書類 記入内容・注意点等 様式１ 提案書 表紙(別記第8号様式)≪提案項目≫ア 運営方針イ 事業実績ウ 事業に対する理解度エ 業務の実施体制オ 人員配置体制カ 研修体制キ 個人情報保護・危機管理体制ク 独自の提案任意様式２ 登記簿謄本(履歴事項全部証明書)発行後３か月以内のもの 任意様式３ 財務諸表 ・損益計算書(直前決算のもの)・賃借対照表(直前決算のもの)任意様式４ 納税証明書 ・法人事業税の納税証明書(直近のもの)・納税証明書その１(法人税)・納税証明書その３の３(法人税、消費税および地方消費税)任意様式５ 類似業務委託実績資料 「５．参加資格」(４)における他自治体の受託実績がわかるもの(契約書の案件名・契約者名・契約日がわかる部分の写し等)任意様式６ 会社概要(履歴書) ― 任意様式７ 見積書 ― 任意様式(３) 提出部数「１ 提案書」及び「７ 見積書」については正本１部(要押印)、副本１０部をご提出ください。 正本は会社名を記載してください。 副本は社名が分かる記載をしないでください。 その他(提出書類２～６)については各１部をご提出ください。 提案書は、Ａ４横書き両面印刷・長辺とじの体裁としてください。 (４) 提出先及び提出方法豊島区保健所３階 健康推進課管理・事業グループへ「１ 提案書」及び「７ 見積書」をメールにて電子媒体で提出後、事前に電話連絡したうえで提出書類一式を紙媒体で持参してください。 郵送での受付はいたしません。 ※電子媒体のファイル形式は、Microsoft Word、Microsoft PowerPoint、Microsoft Excel又はPDF形式とすること。 ８．質問の受付及び回答(１) 参加申込書の提出を行った後の本募集に係る質問は、質問書(様式2)に記入し、令和８年１０月１３日(火)～ 令和８年１０月１９日(月)１７時までに電子メールで送付ください。 送信の際は、必ず開封付きメールとしてください。 (２) 電話での質問には応じません。 ただし、質問書の内容に疑義が生じた場合は、質問者へ電話で問い合わせをする場合があります。 (３) 質問事項の回答は、令和８年１０月２６日(月)１７時までに全提案者に電子メールで通知します。 ９．審査結果の通知第一次審査(書類選考)を行い、審査結果は令和８年１１月２６日(木)に電子メールおよび文書で、合否にかかわらず通知します。 審査を通過した事業者に対して、二次審査をプレゼンテーションにより行います。 なお、書類審査は別紙１「業者を選定するための評価基準＜一次選考＞」に基づき行います。 プレゼンテーション選考は令和８年１２月初旬頃を予定しております。 実施日時、会場等の詳細については個別にご連絡いたします。 なお、１社あたりのプレゼンテーションは２０分間、質疑応答は１０分間を予定しております。 １０．受託候補者の特定等(１) 選定委員会において、別紙２「業者を選定するための評価基準＜二次選考＞」に基づき提案を総合的に審査し、一定の水準以上を満たした者の中で一位として決定した者を受託候補者として特定します。 (２) 同点で一位が複数あった場合は、選定委員長が一位としたものを選定します。 (３) 選定の結果については、自己の結果のみを各提案者に文書で通知します。 (４) 評価内容及び選定結果に対する問い合わせには、一切応じません。 １１．受託候補者の特定時期令和８年１２月中旬頃に結果発送予定１２．契約の締結等(１) 健康推進課・保健予防課・地域保健課・長崎健康相談所業務委託(窓口受付等)の契約については、特定した受託候補者と締結します。 (２) 受託候補者の辞退または特別な理由により受託候補者と契約締結ができない場合は、１０.(１)で順位付けをした受託候補者の順に契約交渉をします。 なお、契約を辞退したことにより、以後の選定、競争入札について不利益な取り扱いを受けるものではありません。 １３．その他(１) 提出期限までに提出書類が到達しなかった場合は、参加資格を失います。 (２) 提出書類の作成および提出に係る費用は、提出者の負担とします。 提出された書類は、返却しません。 (３) 区は提出された書類について、事業者の選定以外に提出者に無断で使用しないこととします。 (４) 提出期限以降における提出書類の差換えおよび再提出は認めません。 (５) 契約を締結した事業者は、履行状況が良好な場合は最高３年(更新２回)の随意契約ができることとします。 なお、契約内容については、その都度協議します。 １４． 提出先・問合せ先豊島区健康部健康推進課 管理・事業グループ 担当 恵良・飯島豊島区南池袋二丁目１番１号 豊島区保健所３階電話 ０３－３９８７－４１７３(直通)電子メール：A0017103@city.toshima.lg.jp評 価 項 目 評 価 の 視 点評 価 点(最高点)運営方針・業務の理解・本業務の目的に沿った運営方針・目的や事業内容等の理解5業務実績・遂行能力・類似業務についての実績・業務を遂行する知識・技術力10業務の実施体制・本業務に適した人材(能力・経験・役割等)の選定、配置・業務の実施体制、配置職員の勤務条件、福利厚生等・本社との連携体制およびサポート体制・人材育成計画15個人情報保護・危機管理体制・個人情報保護に対する取組み、リスク管理・事故等の発生時の責任体制、緊急時の体制・トラブルおよびクレームの未然防止、発生時の対応15費用・見積金額の妥当性・価格の優位性 満点×(最低提案額/自己提案額)5合 計 50業者を選定するための評価基準＜一次選考＞評 価 項 目 評 価 の 視 点評 価 点(最高点)業務の理解度は十分か 5事業者の持つノウハウ等を十分に活用することが期待できるか 5提案内容は業務要求水準を満たしているか 5確実な業務処理が行える人員体制か 5本業務に適した人材(能力・経験・役割等)の配置ができるか 10責任者の不在時や、繁忙期、緊急時に適切な人員配置ができる体制か5統括責任者および業務責任者の役割が明確になっているか 5同種・類似業務について実績はあるか 5業務に対して迅速かつ柔軟な対応ができる体制か 5スタッフのスキル向上や個人情報保護及び情報セキュリティに対する意識向上などの研修体制が整っているか5本社の連携体制、サポート体制は整っているか 5守秘義務の徹底と情報漏洩防止の体制は整っているか 5個人情報の取扱いについて内部規程を整備しているか、プライバシーマーク等を取得しているか10事故発生時の報告・責任体制および再発防止の体制は整っているか5トラブルおよびクレームの未然防止、発生時の対応策は適切か 5提案書はわかり易いか 5説明に説得力があり、論理的であるか 5質問等に関して的確な対応が取れているか 5100 合 計業者を選定するための評価基準＜二次選考＞提案内容の適格性業務の理解度プレゼンテーション業務の遂行能力個人情報保護・危機管理体制 健康推進課・保健予防課・地域保健課・長崎健康相談所業務委託(窓口受付等)仕様書１．概要豊島区(以下「甲」という。)は、業務受託者(以下「乙」という。)に母子保健、予防接種、がん検診申込に関する窓口業務、各種医療費助成、精神保健福祉手帳等に関する窓口受付、進達準備、システム入力及び証送付等業務、母子保健の各種健康診査に関する業務、予防接種の予診票等に関する電話・電子申請受付、各種健診の電話受付(日付の変更を含む)等を委託する。 ２．履行期間令和９年４月１日から令和１０年３月３１日まで３．業務履行場所豊島区保健所、長崎健康相談所４．執務場所甲は、乙が従事する特定スペースを設ける。 ただし、乙が業務履行上必要な場合は、甲の了解のもと、指定する場所で作業することができる。 ５．業務時間及び業務を要しない日(1) 業務時間平日の午前８時３０分から午後５時１５分まで＊ただし、窓口業務については受け付けた来所者の対応が終了するまでとする。 (2) 業務を要しない日① 土曜日及び日曜日② 「国民の祝日に関する法律等の法律」で規定する休日③ 年末・年始(１２月２９日から翌年１月３日まで)６．委託内容各業務の詳細は別途提供する「委託内容業務内訳書」のとおりとする。 (1) 窓口受付業務① 母子保健に関する窓口業務ア．妊娠届書の受理・記載内容の確認、母子健康手帳の交付、「母と子の保健バック」の手渡しと内容説明、健康管理システムへの入力、保健師相談への取次ぎイ．里帰り等妊婦健康診査助成金・新生児聴覚検査助成金・多胎妊婦健康診査助成金、産婦健康診査助成金、1 か月児健康診査助成金の窓口受付申請・請求書の受付・記載内容の確認、未使用分受診票の回収、妊婦健診領収書の内容確認ウ．妊婦健診受診票等の交付(転入)、赤ちゃん訪問はがき等転入セットの手渡しと内容説明、健康管理システム等へ入力、保健師相談への取次ぎエ．不妊治療費助成等の説明② 予防接種・健康診査(１か月児、３～４か月児、６～７か月児、９～１０か月児、１歳６か月児、３歳児、５歳児、産婦、妊産婦歯科健診、乳幼児歯科衛生相談)に関する窓口業務及び電話受付ア．予防接種予診票・接種記録の交付申請書記入依頼・受付・記載内容の確認、母子健康手帳による接種履歴の確認、予診票の印字、予診票の再交付、予防接種のお知らせ・医療機関名簿の手渡しと内容説明・接種記録の発行イ．健康診査票の交付(転入者、再交付)申請書の記入依頼、受付、記載内容の確認、母子健康手帳による健康受診歴の確認、健康診査のお知らせ、アンケート、健診受診票、医療機関名簿の手渡しと内容説明③ 予防接種償還払い窓口受付④ 精神障害者保健福祉手帳制度及び自立支援医療費制度(精神通院医療)に関する窓口業務ア．精神障害者保健福祉手帳の受付・申請書類等の配付【新規申請者】制度の説明、申請書の受付・記載内容の確認、手帳交付スケジュールの説明【更新者】申請書の受付・記載内容の確認、手帳交付スケジュールの説明【手帳受取者】提出書類(手帳受領証、はがき・申請書控、旧手帳等)の確認及び、手帳交付【申請書類等の配付】申請書類の手渡しと内容説明イ．自立支援医療費助成(精神通院医療)の受付・申請書類等の配付【新規申請者】制度の説明、申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【更新者】申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【申請書類等の配付】申請書類の手渡しと内容説明ウ．ＮＨＫ受信料免除申請に関する窓口業務制度の説明、申請書の受付・記載内容・添付書類の確認、証明書の交付⑤ 各種医療費助成等に関する窓口業務ア．東京都難病医療費助成の受付・申請書類等の配付【新規申請者】制度の説明、申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明、神経難病６疾病該当時の保健師相談への取次ぎ【更新者】申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【申請書類等の配付】申請書類の手渡しと内容説明イ．小児慢性疾病医療費助成の受付・申請書類等の配付【新規申請者】制度の説明、申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【更新者】申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【申請書類等の配付】申請書類の手渡しと内容説明ウ．小児慢性疾病児童等日常生活用具給付【新規申請者】制度の説明【申請書類等の配付】申請書類の手渡しと内容説明エ．B 型・C 型ウイルス肝炎治療医療費助成の受付・申請書類等の配付【新規申請者】制度の説明、申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【更新者】申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【申請書類等の配付】申請書類の手渡しと内容説明オ．母子保健法養育医療費助成の受付・申請書類等の配付【新規申請】制度の説明、申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【変更・継続】申請書の受付・記載内容の確認、助成スケジュールの説明【申請書類等の配付】申請書類の手渡しと内容説明カ．自立支援医療費助成(育成医療)の受付・申請書類等の配付キ．療育の給付の受付ク．在宅難病患者医療機器貸与の保健師相談、申請希望者の職員への取次ぎケ．在宅難病患者緊急一時入院申込書の保健師相談、申請希望者の職員への取次ぎ⑥ 被爆者援護に関する窓口業務⑦ がん検診申込に関する窓口業務⑧ 各種健診・検診受診券交付に関する窓口業務⑨ 大気汚染医療費助成制度に関する窓口業務⑩ フロアマネージャー業務(駐輪場・駐車場案内業務、駐車場等無料処理業務含む)(2) 健診・検査・保健事業業務① U39健診に関する業務ア．健診案内通知発送業務イ．電話・電子申請予約受付業務ウ．健診受付及び計測補助業務エ．健診結果送付業務② 母子保健事業に関する業務ア．妊婦健康診査受診票集計業務イ．乳幼児健康診査事業の補助業務ウ．里帰り等妊婦健康診査助成金交付事業の書類確認業務エ．母子健康手帳交付補助業務(妊産婦健康診査受診票、1 か月児健康診査受診票、妊産婦歯科健康診査受診票交付業務含む)オ．母親学級・パパママ準備教室運営補助業務(長崎健康相談所実施分は除く)カ．離乳食講習会補助業務受講者の電話・電子申請予約・会場設営･受付・片付け業務(長崎健康相談所実施分は除く)キ．赤ちゃん訪問記録票の入力業務(長崎健康相談所実施分は除く)ク．電話対応業務③ 乳幼児歯科健康診査事業ア．乳幼児歯科健診発送業務イ．乳幼児歯科健診電話・電子申請予約受付業務ウ．１歳児歯科健診の受付業務④ B 型・C 型ウイルス肝炎検査に関する電話・電子申請予約及び受付業務⑤ HIV 検査事業に関する電話予約及び受付業務⑥ 予防接種事業に関する業務⑦ 予防接種償還払いに関する業務(3) 各種医療費助成に関する後方業務① 自立支援医療費・精神障害者保健福祉手帳に関する業務② 難病医療費等助成に関する業務(4) 申請書類等の補充乙は、各窓口において配付する申請書類等を常備し、不足が生じないようにする。 必要部数は連絡票で甲に請求するものとする。 ７．窓口受付終了後の報告乙は、窓口受付業務終了後、当日受付件数を別途提供する受付件数報告書に記載のうえ申請した日の翌日に甲に提出する。 各種受付書類は甲の指定場所に保管する。 ８．業務の発注６－(2) 健診・検査・保健事業業務及び６－(3) 各種医療費助成に関する後方業務は、甲から受ける業務日程及び委託発注書に基づき業務を行うこと。 ９．書類の受付・保管・管理乙は、申請書類を窓口で受付ける際、記載不備や不足書類等の無いよう受付を行うこと。 受付に必要な書類の写しを取る際は、印字が目視できるか必ず確認すること。 乙は、受付けた書類等の点検・システム入力等の処理を行う際、紛失等が無いよう細心の注意をはらうこと。 10．繁忙期の対応乙は、窓口混雑時に対応するため、適切な措置を講ずること。 また、制度改正等に対応するため区と協議の上、適切な措置を講ずること。 11． 受託者の責務乙は本業務を遂行するに当たり、次の事項に留意して受託業務が円滑に処理できるよう万全を期すこと。 (1) 必要人員の配置乙は、受託業務を遅滞なく確実に遂行できる人員を確保しておかなければならない。 また、業務量の変動に応じた適正な人員配置を行い、効果的かつ効率的な運営が可能な体制を構築すること。 (2) 総括責任者の配置及び職務乙は、受託業務を円滑に遂行するため、総括責任者(１名)を指定し、予め甲に届け出るものとし、常時甲と連絡調整がとれるようにすること。 やむを得ず不在にする場合は、その職務を代理する者を配置すること。 また、総括責任者に変更がある場合は、事前に変更予定日と後任予定者を甲に通知し、円滑な業務遂行を図ること。 ① 甲との連絡調整及び業務報告② 業務状況に応じた従事者の配置③ 業務責任者との連絡調整④ 業務責任者・業務従事者に対する指導、教育⑤ 総括責任者として必要な職務(3) 業務責任者の配置及び職務乙は、各履行場所に業務責任者を配置し、つぎの業務を行わせること。 ① 業務従事者の管理監督・指揮命令② 業務従事者の指導教育③ 受付件数報告書の作成・提出④ 業務日誌の作成・提出⑤ その他業務責任者として必要な職務(4) 業務従事者の選任乙は、本業務を遂行する資質を備えた業務従事者を窓口等に常駐させること。 (5) 業務従事者名簿の提出乙は、安全管理・衛生管理・災害時等の緊急事態に対応するため、従事者名簿をあらかじめ提出することとし、従事者は名札を着用すること。 また、従事者の異動の際にもすみやかに従事者名簿を甲に提出すること。 (6) 従事者の指導教育乙は、必要に応じて研修を実施すること。 甲は乙の申し出に従って必要な資料等を提供する。 ① 関係法令等業務に必要な知識の習得を行うこと。 ② 業務マニュアルの理解と習得を行うこと。 ③ 接遇の指導・教育・研修を行うこと。 ④ 甲が定める身だしなみに関する規定を参考に、窓口業務に適した身だしなみの指導を行うこと。 ⑤ 窓口・電話対応能力に関する指導・教育を行うこと。 ⑥ 守秘義務及び個人情報保護に関する指導・教育を行うこと。 ⑦ コンピュータ機器等の事務機器操作に必要な教育訓練を行うこと。 ⑧ 情報セキュリティの研修・指導を行うこと。 ⑨ その他、業務の円滑な運用を行うに必要な教育訓練を行うこと。 (7) 書類の整理保管乙は、受託業務に使用する申請書、予診票、母子カード等は、甲管理者の確認、了解を得た後、所定の場所に整理保管し、甲の求めに応じ速やかに提示できるような状態で管理すること。 (8) 執務環境の整備乙は、執務スペース、使用機器及び受託業務に係る環境を常に良好な状態に保つよう努めること。 (9) 調査報告及び改善義務甲は、委託業務に関し必要ある時は、業務処理の状況等について調査し、又は乙に報告させ、改善を求めることができる。 この場合、乙は速やかにこれに応じ、結果等を甲に報告すること。 12． 各種電算機器の使用及び機器の貸与(1)各種電算システムの使用① 甲は、業務履行のため、乙に以下の電算システムを使用させる。 システム使用にあたり乙にIC カード貸与及びパスワードを通知する。 ア．住民記録システムイ．税務システムウ．国民健康保険システムエ．高齢障害システムオ．健康管理システム(2)機器の貸与① 甲は、業務履行のため、乙に以下の機器を貸与する。 ア．システム起動用端末イ．プリンタウ．電話機エ．窓口発券システム② 機器の使用時間は原則として午前８時３０分から午後５時１５分までとする。 ただし、業務延長時あるいは繁忙期等については、甲と協議の上変更することができる。 ③ 乙は、甲と協議の上、機器の操作及び取扱研修を業務従事者に受けさせなければならない。 ④ 乙は、貸与された機器について、業務以外に使用してはならない。 ⑤ 乙は、甲より貸与された機器以外に使用してはならない。 ただし、甲が認めた機器については使用できるものとする。 13． 経費の区分業務履行に必要な事務用品、ファイリング用品等は、乙が用意すること。 ただし、予防接種に関するQ&A 集、精神障害者保健福祉手帳申請等受理事務マニュアル、自立支援医療(精神通院医療)申請等受理事務マニュアル、小児慢性疾患医療費助成事務の手引き、各種医療費助成にかかる通知及び案内、各種申請用紙類、発送用封筒は、甲が用意する。 また、業務履行に当たって必要な上記以外の什器類、複写機、印刷機等の機器は甲乙協議のうえ、原則甲が用意する。 14． 業務報告書及びマニュアルの提出乙は、毎月の履行後、翌月１０日までに前月分の業務報告書(任意様式)を作成し、甲に提出すること。 乙は、受託した業務のマニュアルを整備・作成後すみやかにデータで甲に提出すること。 変更等が生じた場合も同様とする。 15． 支払方法毎月検査合格後、請求日から起算して３０日以内に支払う。 16． 個人情報の保護(1)乙は、業務従事者の雇用に際し、雇用通知等に当該内容を盛り込み、研修を実施するなどして、別添１個人情報特記事項を遵守し、個人情報の保護に万全を期すこと。 個人情報については、漏洩、紛失、あるいは目的外利用、履行場所からの持出し等が発生しないよう、細心の注意をもって適正に管理し取り扱うこと。 (2)乙は、契約締結後６か月以内に1回、個人情報の取扱いの遵守状況について報告すること。 (3)乙は、履行場所においては携帯電話等の使用や充電、及び録音機器や録画機器等の使用を禁止する。 (4)長崎健康相談所において受付をした申請書類等は、鍵付きのバックに入れ健康推進課に送ること。 鍵の管理は乙が行うこと。 17． トラブル事象の対応乙は、業務遂行において、誤った事務処理等のトラブルが発生した場合、誠意をもって対応するものとし、甲との協議を経たうえで速やかに対応策を決定し、甲に報告すること。 また、来庁者の急病や不審者を発見した場合等については、迅速に甲へ連絡し、甲と協力して対処すること。 -18． 業務の打ち合わせ乙は、業務運営に混乱及び支障をきたさないよう、事前に甲と綿密な打ち合わせを行うこと。 業務の打ち合わせは、最低月１回行う定期的なもののほか、随時、必要に応じて実施するものとする。 19． 法令改正等による業務変更受託業務に関して、法令等の変更により業務に変更等が生じた場合、甲は乙に業務の変更を通知し、乙と協議のうえ対応を決定することとする。 ただし、甲乙が合意した軽微な変更については、受託業務の範囲内とする。 20． 業務の引き継ぎ本業務の契約履行期間の満了、全部もしくは一部の解除、またはその他契約の終了事由の如何を問わず、本業務が終了となる場合には、受託者は本業務終了日までに本区が継続して本業務を遂行できるよう必要な措置を講じ、他社に移行する作業の支援を行うこと。 また業務引き継ぎに伴いデータ移行等が発生する場合、本区と協議の上、構築・運用を行っている全ての各業務システムについて、移行のために必要となるデータを汎用的なデータ形式(CSV等)に加工し提供すること。 さらにファイル・データレイアウト等の資料を提供し、本区または新規受託者に対して誠意を持って対応すること。 引き継ぐべき業務の内容について、業務引継書を作成し、業務終了２か月前までに本区に提出するものとする。 また受託者は業務引継書に基づき、被引継者に対し本業務が停滞しないよう十分な説明およびサポートを行うこと。 21． 損害賠償本業務について事故等による損害が発生した場合は、甲乙協議のうえ損害賠償について決定することとする。 ただし、乙の故意及び重大な過失により甲に損害が生じた場合、乙はその損害を賠償しなければならない。 22. 再委託について乙は、受託業務の処理を第三者に再委託してはならない。 23． その他(1)契約締結後、業務計画書を作成し業務着手前に区に提出すること。 (2)本契約の履行に当たって自動車を使用する場合は、自動車の種類はディーゼル自動車以外の自動車(天然ガス車、ＬＰＧ車、ガソリン車等)又は、「都民の健康と安全を確保する環境に関する条例」(平成１２年東京都条例第２１５号)に適合するディーゼル自動車を使用すること。 なお、ディーゼル自動車を使用する場合は、適合の確認のために、当該自動車の自動車検査証(車検証)、粒子状物質減少装置装着証明書等の提示又は写の提出を求められた場合には、速やかに提示又は提出すること。 また、業務履行、書類提出、打合せ等で本庁舎および保健所に来庁する場合の駐車場に掛かる費用については受託者の負担とする。 (3)本契約の履行に当たっては、障害を理由とする差別の解消の推進に関する法律(平成25 年法律第65 号)及び東京都障害者への理解促進及び差別解消の推進に関する条例(平成30 年条例第86 号)を遵守し、また、豊島区における障害を理由とする差別の解消の推進に関する対応要領(平成 28年5 月31 日施行)の目的等を顧慮し、障害者に対し、障害を理由とした不当な差別的取扱いをしないこと。 また、障害者から社会的障壁の除去を求められた際に、その実施に伴う負担が過重でないときは、合理的な配慮をすること。 (4)本契約の履行に当たっては、「東京都オリンピック憲章にうたわれる人権尊重の理念の実現を目指す条例」、「豊島区男女共同参画推進条例」及び「多様な性自認・性的指向に関する対応指針」を踏まえ、性自認及び性的指向に起因する差別的な取扱いを行わないこと。 (5)受託者は、常に業務従事者の健康管理に留意の上、健康状況を把握し、業務に支障がないようにすること。 なお、感染症に罹患した場合は届け出ること。 (6)本契約業務における監督員を指定し別途通知する。 監督員は、別紙履行確認チェックシートにより、履行状況を確認するとともに必要な監督を行うものとする。 (7)本契約書に定めのない事項については、甲乙協議のうえ決定する。 豊島区南池袋二丁目１番１号豊島区保健所内豊島区 健康部 健康推進課担当 飯島電話 ０３－３９８７－４１７３(直通)F A X ０３－３９８７－４１７８電子メール：A0017103@city.toshima.lg.jp委託内容業務内訳書目次① U３９健診 １ ページ② 自立支援医療費・精神障害者保健福祉手帳事業 ４ ページ③ 難病医療費等助成事業 ９ ページ④ 小児慢性特定疾病医療費等助成事業 １５ ページ⑤ 母子保健事業 １７ ページ⑥ 乳幼児歯科健康診査事業 ３８ ページ⑦ Ｂ型・Ｃ型肝炎ウイルス検査 ４２ ページ⑧ HIV(エイズ)・性感染症／検査・相談事業 ４６ ページ⑨ 予防接種事業 ５２ ページ⑩ 予防接種償還払い ６３ ページ⑪ がん検診申し込み事業 ６５ ページ⑫ 健診・検診受診券発行・交付業務 ６７ ページ⑬ 大気汚染医療費助成制度に関する受付業務 ７８ ページ⑭ フロアマネージャー業務 ８５ ページ① Ｕ３９健診１ 概 要本業務は、豊島区民の１６歳～３９歳を対象とした健診において、電話・電子申請予約及び事前準備、健診当日の受付、事後処理を行う「総合保健福祉システム(健康管理システム)」は、「システム」という男性：年12回(金曜日)定員480名女性：年12回(水曜日)定員720名２ 委託業務の範囲項 目 小 項 目 業 務 内 容１ 健診案内通知発送業務等(1)健診案内の発送(年6回)25歳女性年間約3,000件① 発送物の印刷② 宛名差し込み印刷③ 折り、封入・封緘２ 電話予約受付(年間1,000件程度)業務等※電子申請者は、区担当者が予約者名簿を作成する。 区担当者から名簿を受取り住民基本台帳等の確認を実施し、システムに予約入力する。 80件/月(1)予約受付区民からの健診予約の電話応対業務① 氏名・住所・生年月日を聞き取り、住民基本台帳の確認、電話番号の聞き取り② システム検索し、年度内の健診受診がないかを確認のうえ個人を特定③ 希望日の確認④ 希望日(健診当日)に豊島区に住民登録があるか確認⑤ 肝炎、保育希望の有無の確認、妊婦でないことの確認⑥ 健診当日の案内⑦ システムへの予約入力と電話番号入力※定員超過する場合は要相談(2)日時変更受付区民からの予約変更の電話応対業務① 氏名・住所・生年月日を聞き取り、システム検索し、個人を特定② 予約日時・変更後日時等の確認③ システムへの予約変更の入力④ 健診当日の案内1(3)他機関の紹介 対象年齢でない等の場合、資料を参照し、他の健診機関を紹介(4)予約・日時変更以外の健診内容についての相談等区担当者(保健師)へ転送３ 健診受付及び計測補助業務等(1) 健診前準備受付名簿・健診用ファイルの準備、会場設営① システム「健(検)診対象一覧」(受付名簿)の出力(仮受付名簿と受付名簿の2部)② 結果送付用の宛名シールの出力③ 健診用ファイルのセット④ 会場設営・身長・体重計準備・血圧測定スペースの設営・看板の設置・問診部屋の設営・待合場所の設営・保育室(多目的室)の設営・講堂の設営・骨密度測定の設営(女性のみ)(2) 健診当日：受付 ① 当日の流れの説明② 呼び出しをし、受付名簿を確認③ 必要な方に、問診票記入を案内④ 提出書類等の受取及び確認⑤ 問診票・受付名簿にナンバリングで通し番号を付番⑥ 受診セットの作成⑦ 番号ファイルを配付⑧ 受付終了後、受付人数をフロアマネジャーに報告⑨ 受付名簿を区管理者へ提出(3)健診当日：計測補助 受診者の誘導、身長・体重測定及び値の記入(4)健診当日：片づけ ・身長・体重計(男性のみ)・血圧測定スペース・待合場所・問診部屋・講堂2・保育室(多目的室)・看板・仮受付名簿を区担当者へ提出・「U39健診事業報告」を区担当者へ提出(5)健診後：通し番号をシステムに取込み受付名簿に付番した通し番号を CSV形式で作成４健診結果送付業務等(1)健診結果の送付年間 1,000 件程度(年 12回)① 発送物の封入・封緘② 受付名簿を区管理者へ提出3② 自立支援医療費・精神障害者保健福祉手帳事業１ 概 要(1)自立支援医療費(精神通院)支給認定申請書等に係る業務本業務は、「障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律」に基づく自立支援医療費(精神通院)支給認定に係る自立支援医療費制度(精神通院)支給認定申請書等の受付及び進達に係る業務。 窓口で受理した申請書類の点検・整理、台帳入力及び申請者への受給者証の発送業務。 (2)精神障害者保健福祉手帳申請書等に係る業務本業務は、精神障害者保健福祉手帳(以下「手帳」という)の申請書等受付及び進達に係る業務。 窓口で受理した申請書類の点検・整理、台帳入力及び認定後の手帳交付に係る業務。 ２ 用語の定義(1)「自立支援医療受給者証(精神通院)」は、「受給者証」という(2)「自立支援医療費(精神通院)支給認定申請書」は、「申請書」という(3)「自立支援医療(精神通院)受給者証等記載事項変更届」及び「障害者手帳記載事項変更届」は「変更届」という(4)「豊島区保健所」は、「池袋」という(5)「長崎健康相談所」は、「長崎」という(6)「東京都立中部総合精神保健福祉センター」は、「中部」という(7)「精神障害者保健福祉手帳発行一覧」は、「手帳リスト」という(8)「障害者手帳申請書」は「手帳申請書」という(9)「精神通院認定結果報告書兼医療受給者証送付表」は、「受給者証リスト」という(10)「総合保健福祉システム(高齢障害システム)」は「システム」という(11)「自立支援医療(精神通院)申請等受理事務マニュアル」は「自立マニュアル」という(12)「精神障害者保健福祉手帳マニュアル」は「手帳マニュアル」という３ 委託業務の範囲・各業務において東京都より提供される各事務手引き(以下、「手引き」)に記載されている申請手続について委託をする。 ・各業務は各マニュアルに従い、下記別表の業務を行うこと。 ・窓口収受後、東京都に進達する前に確認された不備・不足について対応すること。 ・業務に際し必要に応じて、東京都・医療機関・申請者等に対して電話や書面での対応を行うこと。 ・進達に係る申請書は、収受日から原則２週間以内に池袋・長崎の区管理者に納品すること。 ・不備などで進達保留となっている案件については、収受から10日以内に区管理者に報告すること。 4項 目 小 項 目 業 務 内 容１．申請書等に係る業務年間 9,000件程度(1)申請書の配布・受付＜毎日＞① 申請書類等の配布・説明② 申請書類等の受付(2)申請書の点検業務＜毎日＞① 申請書類の受領・件数確認② 申請書類のチェック・返戻③ 医療機関・薬局コードの記入(3)台帳入力及び進達準備業務＜毎日、進達は原則毎週火・木＞① 申請者の個人検索② 申請書の記載内容の台帳入力③ 受給者証の認定結果の台帳入力(4)認定結果入力・受給者証発送・仕分け業務＜週１～２回＞① 受給者証の仕分け② 封筒へ必要書類の封入・封緘③ 受給者証の発送２．手帳申請書等に係る業務年間1,500件程度(1)手帳申請書の配布・受付＜毎日＞① 手帳申請書の配布・説明② 手帳申請書の受付(2)手帳申請書の点検業務＜毎日＞① 手帳申請書類の受領・件数確認手帳申請書類のチェック・返戻(3)台帳入力及び進達準備業務＜毎日、進達は原則毎週火・木＞① 申請者の個人検索② 手帳申請書の記載内容の台帳入力③ 手帳の認定結果の台帳入力(4)認定結果入力・案内ハガキ作成業務＜週１回＞① 認定結果の台帳入力、リスト作成② 案内ハガキの作成・発送③ 手帳の管理(5)手帳受領証確認業務＜毎日＞ ① 件数確認② 受け渡し年月日の記録４ 業務内容別紙②－１5別紙②－１基 本 業 務 特 記 事 項１．申請書等に係る業務(1) 申請書の配布・受付① 申請書類及び案内書類等の準備・配布・内容説明② 申請書類の受付・記載内容と添付書類の確認、助成スケジュールの説明③ 新規申請者への制度説明④ 申請受付後の本人控えのお渡し(2)申請書の点検業務・申請書類等(申請書、診断書、医療保険資格が確認できる書類の写し、生活保護受給証明書、理由書、同意書、個人番号に係る世帯調書、受給者証、国保受給者証申請書等)(以下、「申請書類等」という)の内容点検業務※所得区分決定に係る区市町村民税課税(非課税)の確認は窓口にてシステムより行う(税該当年度1月1日住所が豊島区以外の人を除く)税該当年度1月1日住所が豊島区以外の人の申請書類は台帳入力前に区管理者に渡す。 区担当者が所得区分を記入し、区管理者から委託管理者に申請書類を戻す① 窓口で受け付けた申請書類の件数を確認② 申請書(白もしくは青)に医療機関・薬局コードを記入③ 受領した書類を点検自立マニュアルを参照し、所得区分・添付書類等を確認④ 申請者の住所により、池袋分・長崎分に分別する⑤ 東京都提出用と区保管用(池袋・長崎)に分け、東京都送付用・医療保険資格が確認できる書類の写し・旧受給者証等の添付書類をホチキスで止める。 区保管用にも副本を作成する(3)台帳入力及び進達準備作業・申請書類等の内容台帳入力及び進達準備業務必要書類・綴じ方は自立マニュアルの「申請書類の綴じ方一覧」ページを参照① システムから個人検索し、受付日、進達日、申請内容を入力する。 入力の際、再度、所得区分・添付書類等を確認する。 メモ等が付いている場合は、備考欄に入力する② システム入力結果の確認を行う・返戻が多く注意を要するもの診断書の割印・有効期限・初診経過・記載住所地など変更届の保険の空白期間・所得判定の誤りなど・医療保険資格の確認方法については、別に配布の確認手順を参照すること・申請書の収受から進達までの処理日数は2週間を目途・申請書の収受日から進達までの処理日数が1ヶ月を経過すると東京都より遅延理由書を請求されるので注意・申請書類に不備や不足等が判明した場合、東京都進達前であれば返戻に対応する(進達後、都より返戻があれば区管理者にて対応)・返戻が多く注意を要するもの診断書の割印・有効期限・初診経過・記載住所地など変更届の保険の空白期間など・台帳は申請書・手帳申請書混合・進達番号は自動付番・進達番号の記入、スタンプを押す位置は収受印欄の左6③ 申請書に自動付番の番号記入、「３７池袋」「３８長崎」のスタンプを押す④ 申請書類等を区管理者へ渡す 国保受給者証申請書を分けて納品。 (4)認定結果入力・受給者証発送・仕分け業務・受給者証の認定結果(受給者番号、交付日、有効期限、発送日等)を台帳に入力・受給者証リストをファイルに綴る・受給者証の発送業務① 認定結果を入力しながら、受給者証を仕分ける② 国民健康保険課・生活福祉課用の受給者証のコピーをとり、後に該当者の国保受給者証を受領③ 指定の封筒に必要書類(受給者証、カバー、説明文、自己負担上限額管理票、必要に応じて国保受給者証)を封入④ 件数を数え、料金後納郵便物差出報告票に件数を記入し、区管理者へ料金後納郵便物差出報告票引き渡す⑤ 区管理者より料金後納郵便物差出報告票を受け取り次第、郵便局へ持ち込む・変則的対応、特記事項等は「備考」へ入力(区管理者はそれらを「メモ」へ入力するので、作業の際、メモの表示が出たら確認)・受給者証の認定結果入力・発送業務 週1～2回・変則的な例として、申請後区外転出し他自治体へ郵送、郵送申請し住基と異なる先へ送付、来所受取などがある。 「備考」「メモ」を確認２．手帳申請書等に係る業務(1)申請書の配布・受付① 申請書類及び案内書類等の準備・配布・内容説明② 申請書類の受付・記載内容と添付書類の確認、助成スケジュールの説明③ 新規申請者への制度説明④ 申請受付後の本人控えのお渡し⑤ 手帳への旅客運賃割引区分シールの配布(2)手帳申請書の点検業務・手帳申請書類等(手帳申請書、診断書、年金証書等の写し、同意書、手帳の写し、写真、ハガキ等)(以下、「手帳申請書類等」という)の内容点検業務① 窓口で受け付けをした手帳申請書類の件数を確認② 受領した書類を点検手帳マニュアルを参照し、添付書類等を確認③ 申請者の住所により、池袋分・長崎分に分別する④ 東京都提出用と保健所保管用(池袋・長崎)に分け、東京都送付用、手帳申請書、診断書、年金証書の写し、同意・診断書による返戻が多い。 割印・有効期限・初診経過・記載住所地などを特に注意・台帳は手帳申請書・申請書混合・診断書による返戻が多い。 割印・有効期限・初診経過・記載住所地などを特に注意・手帳申請書の収受から進達ま7書、手帳の写し、写真等の添付書類をホチキスで止める区保管用にも副本を作成するハガキは裏面印刷、管理をする(3)台帳入力及び進達準備業務・手帳申請書類等の入力準備業務必要書類・綴じ方は手帳マニュアルの「申請書類の綴じ方一覧」ページを参照① システムから個人検索し、受付日、進達日、申請内容を入力する。 入力の際、再度、添付書類等を確認する。 メモ等が付いている場合は、備考欄に入力する② システム入力結果の確認を行う③ 手帳申請書に自動付番の番号記入、「３７池袋」「３８長崎」のスタンプを押す④ 手帳申請書類を区管理者へ渡す(4)認定結果入力・案内ハガキ作成業務① 手帳の認定結果(手帳番号、交付日、有効期限、障害等級等)を台帳に入力する② 案内ハガキを作成通知の作成方法は手帳マニュアルを参照する(更新・等級変更等申請時に手帳を持っている方の場合は、ハガキに「前の手帳」スタンプを押す)③ 手帳を手帳入れに入れる手帳リストをファイルに綴る(5)手帳受領証確認業務・手帳受領証の件数確認、受け渡し年月日の記録業務障害者手帳の受け渡し年月日を手帳リスト(台帳)に記録での処理日数は2週間を目途・進達番号は自動付番・進達番号の記入、スタンプを押す位置は受付印欄の左・手帳の認定結果入力・案内ハガキ作成業務 週1回・簡易書留等による郵送依頼もあり、封筒は区管理者預かり。 「備考」「メモ」にて確認・ハガキなしで電話確認の上、引き取りを急ぐケースあり。 カルテ回覧表に日付、来所人数を記入し、担当保健師に渡す。 未来所者の健診結果記録票を所定の場所に戻す⑦ 会場片付け受診者への配布物残部は所定の場所に戻す。 設置した看板を撤去する。 (５)3～4か月児健診受付(健診2日目当日)詳細については、別途業務マニュアルによる(６)乳幼児経過観察(すくすく)受付説明は3回程度24基 本 業 務 特 記 事 項※月に１回3～4か月児健診日に乳幼児経過観察(すくすく)を実施している。 すくすく対象の方の受付は3～4か月児健診受診者とは別に行う・乳幼児経過観察(すくすく)受付時間は12時45分から・来所者順に乳幼児経過観察(すくすく)対象者の母子健康手帳を預かり、保健師に引き継ぐ※対象でない場合の来所は保健師に連絡する(７)3～4か月児健診の健診結果入力健康管理システムに問診票、2日目に健診結果記録(「参加」と当日の日付)を入力する(８)乳児(6～7か月児・9～10か月児)健診受診票の事務処理①発送準備下記の各書類を準備し、生後2か月になる月の下旬に発送する3～4か月児健診のお知らせの書類に同封する発送物の種類・作業項目書類の種類 規格 作業項目(a)6～7か月・9～10か月児健診のご案内・赤ちゃん訪問はお済みですか？A4 案内文書の印刷(b)乳児(6～7か月児)健診受診票 規格外(c)乳児(9～10か月児)健診受診票 規格外(d)6～7か月・9～10か月児健診医療機関名簿A4 名簿の印刷(両面)②結果通知票の仕分け支払完了後の乳児(6～7か月児、9～10か月児)健康診査請求原票・新生児聴覚検査結果通知票(以下「結果通知票」という)を豊島区保健所管轄分と長崎健康相談所管轄分に分け、件数を出す。 豊島区保健所管轄分は後述③のとおり結果を入力する。 長崎健康相談所管轄分は入力せずに区担当者へ渡す③結果通知の入力システムに豊島区保健所管轄分の結果通知票の結果を入力する・乳児健診履歴1回目に6～7か月児健診の記録を入力する・乳児健診履歴2回目に9～10か月児健診の記録を入力する・乳幼児管理カードの新生児聴覚検査シートに結果を入力する毎月下旬発送160～200件前後(長崎健康相談所分含)※宛名出力件数と発送件数を必ず合わせる、封入物の二重チ25基 本 業 務 特 記 事 項【1歳6か月児健康診査事業】(１)健診案内発送業務① 発送物の種類・作業項目発送物 規格 作業(ア)1歳6か月児健康診査のお知らせ別紙割振り時間案内A4※下記②～④に記載(イ)問診票 B4 印刷(両面)・折り(ウ)内科健診受診票 B5(エ)医療機関名簿 A4 印刷(両面)・折り② 健診年間予定表より、送付月の該当健診日と対象生年月日を確認し、システムより抽出する。 対象者リストと(ア)1 歳 6 か月児健康診査のお知らせ(以下「お知らせ」という)を印刷する(両面)。 対象者リストは豊島区保健所管轄分及び長崎健康相談所管轄分に分け、健診日別、生年月日順に印刷する③ 印刷したリストと「お知らせ」(枚数など)が合っているかを確認し、区管理者の検査を受ける④ 検査後、「お知らせ」は三つ折りする⑤ (ウ)１歳 6 か月児健康診査受診票にシステムから対象者氏名等を印字する。 受診票の印字は豊島区保健所・長崎健康相談所の管轄ごとに行い、印字した受診票は、送付するために三つ折りにする⑥ (ア)～(エ)を封入(ア)と(ウ)の対象者氏名が一致していることを確認し、(ア)に印字されている対象者の住所・氏名・バーコードが郵送の宛先として見えるように窓あき封筒に封入し、封入終了後に区管理者の検査を受ける⑦ 区管理者の検査終了後、封緘し、指定の場所に運ぶ⑧ 来庁者窓口受付用にセットしたものは、窓口受付の指定場所に設置し、常時不足の無いように管理する(長崎健康相談所実施分は、長崎健康相談所窓口へ送付)(２)健診準備(健診日前々日まで)① 健診予定者の健診記録票等準備(ア)日程変更等を反映した健診予定者リスト(生年月日順)を打ち出し、日程変更が正しく反映されているかを確認する(イ) 健診予定者リストを確認し、日程変更者等で既に記録票の印刷がある場合はそれを利用する。 新規対象者については、システムェック等、個人情報の流出、誤送付等のミスを未然に防止する・「1歳6か月児健診のお知らせ」長崎実施分原稿は区管理者が発送前に作成しデータを渡す・問診票は年度途中で変更の場合あり26基 本 業 務 特 記 事 項より健診記録票・歯科衛生記録票を印刷する(ウ)対象者ごとに健診記録票・歯科衛生記録票をセットする。 セットする際には対象者が一致するように確認する(エ)セットした記録票をリスト順(生年月日順)に並べて、指定の場所に運ぶ(オ)受付番号付クリアファイルに、「開始・終了時刻チェック表」の用紙をテープで貼る。 用紙不足の場合は随時印刷して対応する② 会場準備(健診日前日)健診日前日の終業時前までに「別紙1歳6か月児歯科健診レイアウト」のとおり健診会場の設営を行う③ 会場準備(健診日当日)(ア)準備した健診記録票・歯科衛生記録票、未来所者の健診記録票・歯科衛生記録票、健診予定者リスト等を、健診場所に運び、受付カウンター内に必要な事務用品を準備する(イ)配布物等の準備をする(３)1歳6か月児健康診査受付業務① 来所者が発券機で番号札を発券するので、タブレット端末で番号順に呼び出し操作を行い、受診者を呼ぶ② 受診者への配布物(パンフレット等)があれば、手渡す③ 提出書類の受取と問診票の記入状況の確認母子健康手帳と問診票、番号札を受取る。 番号札に書かれている番号と同じクリアファイルを用意し、クリアファイルに貼ってある時間チェック表右上に番号札の番号を記し、受付時間も記載する問診票の記入状況を確認し、母子健康手帳の１歳 6 か月児健康診査の頁に挟む※母子健康手帳を預かる際、母子健康手帳に乳幼児医療証等、その他貴重品が挟まっていたら返却する問診票を持参していない場合は、用紙を渡し記入してもらう④ 母子健康手帳・記録票への押印等(ア)母子健康手帳の1歳6か月児健康診査の頁の歯の状態の診査日欄に受診日と保健所のゴム印を押す(イ)対象者の記録票セットを取出し、健診結果記録票・歯科衛生相談の1歳6か月児健診実施日欄に受診日の日付印を押し、受診日現在の月齢を記載する(ウ)健診結果記録票の出生時の「体重」「身長」「胸囲」「頭囲」、分娩状況欄の「在胎週数」「単・双」「分娩場所」の記載がない1番～80番のクリアファイルまで「開始・終了時刻チェック表」を貼る月２回金曜日(隔週)受付時間午前8時45分～10時配布物は変更・増減あり27基 本 業 務 特 記 事 項場合には、母子健康手帳を見て記載する⑤ 受診セットの作成(ア)健診記録票に回収した問診票をホチキスで2箇所止めして添付、母子健康手帳の1歳6か月児健康診査の頁に、健診記録票(ホチキス止めした問診票添付のもの)を挟む(イ)歯科衛生相談票は、赤い受付番号付クリアファイルに入れる。 (ウ)上記⑤-(ア)と⑤-(イ)をさらに指定の受付番号付クリアファイルに入れる。 このとき、2 種類のファイルの番号が一致していることを確認し、指定の場所に置く⑥ 受診者の誘導番号を呼ばれるまで待合(健康教育室)で待つよう案内する⑦ 会場整理等(ア) 集計表に受診者数を記載し、所定の場所におく(イ) 事務用品(日付印、ファイル)等の片づけ(ウ) 健診終了後、別途お渡しするレイアウトの通りに会場を片付ける⑧ 健診遅刻者の対応歯科医師の業務終了までは、受付対応できるようにしておく(４)健診結果等の入力① 1歳6か月児健康診査(保健所実施)後、問診票の必要項目をシステムに入力する② 1歳6か月児健康診査受診票(内科健診)の入力(ア)1歳6か月児健康診査受診票を豊島区保健所管轄の受診票、長崎健康相談所管轄の受診票に分け、件数を出し、長崎健康相談所管轄の受診票は区管理者へ渡す(イ) システムに、豊島区保健所管轄の受診票の結果入力【3歳児健康診査事業】(１)健診案内の発送① 発送物の印刷・折り下記の3歳児健診の案内の発送書類を作成発送物 規格 作業ア 3歳児健康診査のお知らせ別紙割振り時間案内A4印刷(両面)(下記②のとおり)イ 送付物一覧 A4 印刷母子健康手帳を持参していない、既に 1歳6か月児歯科健診を受診している場合には、1 歳 6 か月児歯科健診の記録用紙をつける健診開始(8時55分)までに 12 件分の受診セットを作成する月2回1回50件程度月1回1回100件程度28基 本 業 務 特 記 事 項ウ 健診問診票 A4 印刷(両面)・裁断エ 食事の問診票 A4 印刷(両面)オ 目と耳の問診票 B5 印刷カ 聴覚・視力検査の手引き A4 印刷(両面)キ アイマスク 印刷・裁断ク 練習用絵指標 A6 印刷・裁断ケ 2.5m用視力表 A6 印刷・裁断コ 絵シート B5 印刷サ 尿検査セット指定場所から持ってくる② 区管理者が対象者抽出をおこなった後、(ア)3歳児健康診査のお知らせを印刷する。 それぞれ豊島区保健所管轄及び長崎健康相談所管轄を分けて、健診日別に、生年月日順に差し込み印刷し、対象者リストどおりか確認する③ (ア)～(サ)の封入窓あき封筒に(ア)に印字されている対象者の住所・氏名・バーコードが郵送の宛先として見えるようにし、(ア)～(サ)を封入する③ 区管理者の検査を受けた後、封緘し、指定の場所に運ぶ⑤ (ウ)～(サ)を来庁者用にセットし(封緘はしない)、窓口受付の指定場所に設置し、常時不足の無いように管理する(２)3歳児健診準備① 健診準備(前々日まで)(ア)健診対象者リストを打出し日程変更者等が正しく反映しているかを確認する(イ)健診対象者のうち、前回対象以降の生年月日の対象者の健診記録票・歯科衛生記録票を印刷する(ウ)健診対象者ごとに健診記録票(二つ折り)と歯科衛生相談票(２枚ある場合はホチキスで止める)をセットするセットした記録票と対象者名簿を区管理者に渡す(エ)受付番号付クリアファイルに、「開始・終了時刻チェック表」の用紙をテープで貼る。 チェック表の右上にクリアファイルに書かれている番号を記入する。 不足の場合は随時印刷して対応② 当日会場設営・受付準備(ア)10時半頃、3歳児健診の看板を２階健診会場に掲示(イ)午前中に、「別紙 3歳児健診子ども相談室レイアウト」の発送は毎月中旬長崎健康相談所管内と合わせて1回150～190件程度※①宛名出力名簿と発送物が合っているか、②名前入りの書類(ア)と(シ)の全ての宛名が同一になっているか、封入物の二重チェックをし、個人情報の流出、誤送付等のミスを未然に防止する発送内容に変更があった場合はそれぞれの担当者が知らせる長崎健康相談所来庁者分は、長崎健康相談所窓口へ送付29基 本 業 務 特 記 事 項とおり会場設営を行う(ウ)12 時 30 分までに、健診記録票・未来所者の健診記録票・歯科衛生相談票等を健診場所に運び、２Ｆ受付カウンターに設置。 受付カウンター内に必要な事務用品を準備。 ③ 受診者の誘導、待合人数の管理(ア)来所者が発券機で番号札を発券するので、タブレット端末で番号順に呼び出し操作を行い、受診者を呼ぶ。 ファイルの時間チェック表の受付時間に受付時間を記入する(３)3歳児健診受付① 提出書類の受取・12時30分から番号順に呼出し、「番号札」「母子健康手帳」「3歳児健診問診票」「食事の問診票」「目と耳の問診票」「尿」を受け取る② ①の記入状況の確認(ア)①で受取った書類がそろっているか、記入できているか確認(イ)尿検査の袋に番号ファイルの番号を記入。 尿の持参がなくても、会場で採尿可能であれば紙コップを渡し、検査に回す。 できない場合は、「再検査の案内」を渡し「尿なしのカード」を用意する(ウ)母子健康手帳に貴重品が挟まっている場合には返却(エ)以上の受付が終わったら、受診者への配布物(パンフレット等)があれば手渡し、受診者には次の待合室(健康教育室)で待ってもらうよう案内③ 母子健康手帳・健診記録票・歯科衛生相談票への押印等(ア) 来所予定者の健診記録票・歯科衛生相談票の中から、受診者のものを探す。 来所予定者の中にない場合は、未来所者の健康記録票から探す(イ) 健診記録票・歯科衛生相談票の健診日欄と母子健康手帳の 3 歳児健康診査の頁の上部に日付印を押し、健診日当日の年齢を記入する。 ④ 受診セットの作成その他受診のための書類を整える(ア)母子健康手帳の 3 歳児健診の頁の「施設名または担当者」欄に「豊島区保健所」のゴム印を押す(イ)健診記録票・歯科衛生相談票に「3歳児健診問診票」をホチキスで2箇所止めし、添付(ウ)母子健康手帳に「歯科健診予約カード(以下「歯科のカード」1～80番のクリアファイルまで「開始・終了時刻チェック表」を貼る3歳児健診健診日月2回火曜日(隔週)1回60件程度受付時間午後12時30分～2時母子健康手帳がない、あるいは既に医療機関で3歳児健診を受診している場合は3歳児健診記録用紙を付ける3 歳児健診・食事の問診票がない(忘れた)場合は予備の問診票を受診セットに入れる目と耳の問診票がな30基 本 業 務 特 記 事 項という)」が入っていないか確認。 入っていれば取り出して歯科のカードにも日付を押印、当日の年齢を記入する。 入っていなければそのまま保健師へ回送する(エ)書類確認がすべて終わり、受診セットが整ったら、預かったものを再度母子健康手帳の 3 歳児健診の頁にはさみ、さらに緑色のファイルに入れる。 目と耳の問診票は黄色のファイルに入れる。 書類チェックのボックスへ回送⑤ 受診者の誘導その他、適宜受診者を誘導。 時間前に尿検査のみの方が来庁した場合は番号付きビニールポーチを順番に配付し、その中へ母子手帳と尿を入れて受付時間まで診察室前待合で待つよう案内する④ 会場整理受付を2時15分ごろ終了。 未使用の番号ファイルを片付け、番号ファイルはカウンターの中にしまう。 受診者への配布物(パンフレット等)と各種案内看板を回収する。 集計表に受診者数を記載し、所定の場所におく。 子ども相談終了後、子ども相談の会場片付け(４)問診票の入力健診日後、システムに健診問診票の結果を入力する【5歳児健康診査事業】(１)健診案内の発送区管理者の検査を受けた発送物を、封緘し、指定の場所に運ぶ(２)健診準備① 健診準備(前々日まで)(ア)健診対象者リストを打出し日程変更者等が正しく反映しているかを確認する(イ)健診対象者のうち、前回対象以降の生年月日の対象者の健診記録票を印刷する(ウ)健診対象者ごとに健診記録票(二つ折り)と歯科衛生相談票(２枚ある場合はホチキスで止める)をセットするセットした記録票と対象者名簿を区管理者に渡す(エ)受付番号付クリアファイルに、「開始・終了時刻チェック表」の用紙をテープで貼る。 チェック表の右上にクリアファイルに書かれている番号を記入する。 不足の場合は随時印刷して対応② 当日会場設営・受付準備(ア)10時半頃、５歳児健診の看板を２階健診会場に掲示い、または未記入の場合は後日再検査となるので、問診票に「未実施」の旨を記入する尿検査は後日の3歳児健診日に予約をし、持参してもらう(2時20分～2時50分)(尿検査は4歳の誕生日の前々日まで可能)問診票は尿検査の結果が見えるように添付すること歯科のカードは無い場合もある配布物は変更・増減あり31基 本 業 務 特 記 事 項(イ)午前中に、「別紙 ５歳児健診レイアウト」のとおり会場設営を行う(ウ)12 時 00 分までに、健診記録票・未来所者の健診記録票等を健診場所に運び、２Ｆ受付カウンターに設置。 受付カウンター内に必要な事務用品を準備。 ③会場整理受付終了後、未使用の番号ファイルを片付け、番号ファイルはカウンターの中にしまう。 受診者への配布物(パンフレット等)と各種案内看板を回収する。 集計表に受診者数を記載し、所定の場所におく。 その他会場片付けについては別途協議する。 (３)アンケートの入力健診日後、システムに健診アンケートの結果を入力するその他の業務については協議ののち決定する３．里帰り等妊婦健康診査助成金・新生児聴覚検査助成金・多胎妊婦健康診査助成金交付事業の書類確認業務窓口で受理した申請書類を確認し、整理・入力等を行う(１)申請書類確認① 申請書の受け取り区管理者が (ア)申請書の記入もれ、誤記、印鑑の押印もれを確認(イ)申請日が有効かどうか確認(ウ)助成対象額に○付けし、「里帰り未入力分」の箱に入れるので、そこから申請書類を受け取る② 添付資料確認(ア) 申請書の職員記入欄と申請の際に回収した未使用の妊婦健康診査受診票及び妊婦超音波検査受診票および新生児聴覚検査受診票の整合性を確認(イ) 母子健康手帳(写)の「妊娠中の経過」の欄に受付時に付番した領収書番号を転記し、妊婦健康診査(以下「妊婦健診」という。)の記録と領収書の日付が一致しているか確認(ウ) 領収書の日付が受診票の有効期限内(母子健康手帳発行時から出産日まで)であるかを確認する。 転出入がある場合は、豊島区に住民登録がある期間であるか確認(エ) 新生児聴覚検査をおこなっている場合、申請書裏面に内容が正しく記載されているか、確認(オ) 多胎妊婦健康診査助成については子ども全員の母子健康手帳の写しを取る(２)システム入力申請は出産後1年以内に行う(例外あり)助成対象になるのは受診票の有効期限内の健診のみ【例】「8 回目の受診票使用」に該当する場合であれば⑧と記入保険適用分、投薬、文書料等は助成対象外入院費でも妊婦健診で 10 割請求の場合対象診療明細書は全ページコピーする月末は、すみやかに32基 本 業 務 特 記 事 項(ア)申請書類を確認した後、申請情報をシステムに入力する。 新生児聴覚検査の受診日は入院領収日ではなく、母子健康手帳写しにある実際に検査をおこなった日付を入力する(イ)正しく入力されたか、申請者一覧画面を見て、確認する(ウ)入力・確認後、事務室内の「里帰り入力済み分」の箱に入れておく４．母子健康手帳交付補助業務窓口で母子健康手帳を交付するために必要な書類等を作成及び封入し、指定の場所に設置する。 また、区内の交付機関に送付するための準備を行う(１)受付準備① 「妊娠届出書」の印刷所定の様式を印刷しナンバリングで番号を付番する。 (番号は、受付窓口ごとに色を変え、年度内通し番号とする)受付窓口の指定の場所に番号順に設置する常時不足の無いように管理する② 母と子の保健バックのセット下記の書類等を準備封 入 物 規格 作 業(ア)妊婦さんへのごあんない A4 印刷(両面)(イ)妊婦健康診査受診票・超音波検査受診票・子宮頸がん検診受診票・新生児聴覚検査受診票・妊産婦歯科健康診査受診票、産婦健康診査受診票、1 か月児健康診査受診票指定場所から持ってくる(ウ)先天性代謝異常検査のお知らせ A5 指定場所から持ってくる(エ)パパママ準備教室・母親学級のご案内A4 印刷(表)・折り(オ)出生通知票(個人情報保護シール付)ハガキサイズ指定場所から持ってくる(カ)としまもっと見る知る by 母子モA4指定場所から持ってくる(キ)先天性風しん症候群対策 A4 印刷(両面3枚)・折り入力・確認をおこなう妊娠届出書年間約2,500件程度母子保健バック年間約2,500件程度封入物(ﾊﾟﾝﾌﾚｯﾄ等)・印刷物は、年度途中での変更・増減あり※「妊産婦歯科健診受診票」について、転入産婦は、抽出して区職員で発送。 転入時点で、10 カ月33基 本 業 務 特 記 事 項(ク)ワーク・ライフ・バランスを考えるための啓発冊子指定場所から持ってくる(ケ)母子健康手帳カバー 指定場所から持ってくる(コ)マタニティマーク･ストラップ 指定場所から持ってくる(サ)指定のパンフレット 数種 指定場所から持ってくる(シ)妊産婦歯科健康診査実施歯科医療機関名簿A4 印刷(両面)・折り・上記封入物に対し指定の作業を行い、印刷物及びパンフレット等を「母と子の保健バック」に封入する・指定の袋に、上記封入済みの「母と子の保健バック」及びその他の印刷物、パンフレット等を入れる③ 都内転入者への配付物のセット・「都内の区市町村より転入した妊婦さんへのごあんない」を印刷、準備する・「転入した妊婦さんへのごあんない」及び上記封入物(ア)、(エ)～(キ)、(コ)及びその他指定の印刷物、パンフレット等を指定の袋に封入する④ 都外転入者への配付物セット・「他道府県の市町村より転入した妊婦さんへのごあんない」を印刷準備する・「転入した妊婦さんへのごあんない」及び上記封入物(ア)、(エ)～(キ)、(コ)及びその他指定の印刷物、パンフレット等を指定の袋に封入する⑤ 受付窓口への設置等(ア)指定の場所に設置し、常時不足の無いように管理(イ)区内の妊娠届受付機関に送付するため、必要数を箱詰め(ウ)窓口の封入物ごとの在庫についても、常時不足のないように管理５．ゆりかご面接案内補助業務(１)受付～11か月子がおり、ご希望があって窓口で手渡しするなどのイレギュラーな対応をする場合は、担当の区職員へ連絡してください。 封入物は、年度途中で変更・増減あり箱詰めセット数年間約1,600セット34基 本 業 務 特 記 事 項① ゆりかご面接の予約が済んでいる方へは、発券システムを操作または案内する。 ② 妊娠届から引き続き面接を希望された場合は、ゆりかご面接が30 分～1 時間程度かかる旨を伝え、発券システムを操作するとともに、ゆりかご面接質問票の二次元コードを提示し、入力を勧奨する。 ③ ゆりかご面接を予約なく来所され方へは、発券システムを操作または案内するとともに、ゆりかご面接質問票の二次元コードを提示し、入力を勧奨する。 ６．母親学級・パパママ準備教室運営補助業務(１)母親学級開催準備(参加者への配布物の準備)配 布 物 規格①ママパパ学級(テキスト) A4②子どもに安全をプレゼント A4③タバコ、やめませんか A4(三つ折り)④産後のママのメンタルヘルス A4⑤ビニール袋(2)パパママ準備教室開催準備(参加者への配布物の準備)配 布 物 規格①子どもに安全をプレゼント A4②赤ちゃんの入浴 A3③赤ちゃんは泣くのが仕事です A4④産後のママのメンタルヘルス A4⑤ビニール袋 A4⑥タバコ、やめませんか A4(三つ折り)⑦ウエルカム赤ちゃん(表面)プレパパ・プレママへ(裏面)⑧応急手当講習会 A4⑨アンケート⑩パパ育休チラシ７．離乳食講習会補助業務・離乳食講習会受講希望者からの電話・電子申請による申し込み受付配布物は変更・増減あり事前に複数回分セットしておいてもよい配布物は変更・増減あり事前に複数回分セットしておいてもよい35基 本 業 務 特 記 事 項・当日会場設営・片付け詳細は、別途業務マニュアルによる８．電話予約受付・日程変更業務(1)下記業務の予約受付・日程変更を行う① 乳児健康診査② 1歳6か月児健康診査③ 3歳児健康診査④ 離乳食講習会(2)下記の要点について聞き取る① 対象の健診の種類② 対象児の氏名・生年月日・電話番号③ 変更後の健診日と通知で案内した健診日④ 変更理由(3)変更・キャンセル等の受付及び変更のシステム入力聞き取った内容をもとにシステムで検索し対象者を特定、変更日を入力する。 全ての健診で、受付後すぐに入力し、予約現在数を把握できるよう備える。 長崎⇔健康推進課間での予約変更の場合には、区管理者へ、その旨を報告する※乳児健康診査は健診予定日時点で6か月未満、1歳6か月児健康診査は1歳6か月から2歳未満、3歳児健康診査は3歳から4歳未満まで受診可能※乳児健康診査の日程変更については、健診予定日より前への日程変更は定頸が心配されるため、健診予定日より後の日程を提示する。 健診予定日より前への日程変更を強く希望されている方については、保健師に転送する(4)内容が「相談」のものは保健師に電話を転送受付時間等事業内容に関する問合せ等上記以外のものは、担当の部署に転送する９．「ようこそ新米ママのひろば」における補助業務① 会場設営 詳細についてはマニュアルにて提示② 受付 詳細についてはマニュアルにて提示③ 片付け 終了後所定の場所に片づける10．子ども相談補助業務・当日、会場設営、片付け変更入力は随時おこない、予約数の把握ができるようにする。 健診により、上限設定あり(上限人数の５人前になったら、一度各健診事務担当へ伝達する)【注】○歳未満とは○歳の誕生日各日の「前々日」をさす36基 本 業 務 特 記 事 項詳細は、別添会場レイアウトによる37⑥ 乳幼児歯科健康診査事業１．概 要(１) 乳幼児歯科健診発送業務1歳・2歳の対象児の抽出・発送業務を行う(２) 乳幼児歯科健診事業(１歳児歯科健診)の予約受付業務本業務は、上記母子保健事業にかかる電話・電子申請での予約受付・変更・問い合わせ等に対応し、区担当者に報告する※電子申請予約については、別途通知する。 (３) 豊島区保健所で実施する乳幼児歯科健診事業(１歳児歯科健診)事業の会場設営・当日受付・終了後の片づけを行う (年18回)※「総合保健福祉システム(健康管理システム)」は以下「システム」という２．委託業務の範囲項 目 小 項 目 業 務 内 容１．乳幼児歯科健診事業の発送業務健診案内の発送・年間1歳児約1,900件2歳児約1,900件①送付物の印刷・折り②封入・封緘２．１歳児歯科健診予約受付業務：年間事業回数池袋18回長崎9回予約受付・入力業務・予約簿の作成・１歳児歯科健診受診希望者から予約の電話を取り、受診希望者をシステムに入力する・区管理者から電子申請した受診希望者リストを受け取り、電話申し込み者とあわせて予約簿を作成する３．豊島区保健所１歳児歯科健診来所者の受付を行う年間18回当日受付 ・乳幼児歯科健診の予約者を確認、受付業務を行う４．1 歳児歯科健診の会場設営、終了後の片づけを行う年間18回会場設営業務・豊島区保健所の会場設営、終了後の片づけを行う38３．業務内容基 本 業 務 特 記 事 項１．乳幼児歯科健診事業(1歳児・2歳児歯科健診)の発送(１)乳幼児歯科健診の発送準備① 下記の各書類作成後、封筒に(a)～(c)の書類を封入し、封筒の蓋を折る発送物の種類・作業項目書類の種類 規格 作業項目封筒 １歳児：窓空き封筒２歳児：長3封筒(宛名シールを貼る)印刷(a)1歳児・2歳児歯科健診のお知らせA4印刷(両面)・差し込み印刷・折り(b)豊島区 2 歳児歯科健康診査・フッ化物塗布受診票(2歳児のみ)指定場所から持ってくる(c)麻しん・風しん混合ワクチンの接種はお済ですか？(2歳児のみ)A４(3つ折り折り)印刷・折り(d)2 歳のお誕生日おめでとうございます(2歳児のみ)A4を3つに裁断印刷・裁断② 送付書類の封入1歳児歯科：窓あき封筒に、(a)に印字されている対象者の住所・氏名・バーコードが郵送の宛先として見えるように封入する。 (a)は、対象者の住所・氏名等が印字されているため、対象者リストと同じ対象者のものかどうか必ず確認する2 歳児歯科：長 3 封筒に宛名シールを貼る。 対象者リストと同じ体操者であることを確認する。 ③ 「１歳児・２歳児歯科健診のお知らせ」窓口用を、受付窓口の指定場所に入れる。 また、同様の発送物を来庁者用にセット(封入せず・発送日毎月下旬・月発送数(予定)1歳児：150件2歳児：150件・郵便で発送・発送物は随時変更有※(ｃ)の原稿は予防接種担当が作成(ｄ)の原稿は保健師が作成。 変更があった場合はそれぞれの担当者が知らせる※宛名出力件数と発送件数を必ず合わせる、封入物の二重チェック等、個人情報の流出、誤送付等のミスを未然に防止する・対象児の年齢に注意する・長崎管内の子が池袋での受診を希望した場合、受付可(逆も可)39基 本 業 務 特 記 事 項クリップ止めした物)し、窓口受付の指定場所に設置し、常時不足の無いように管理する④ 封緘区管理者が内容物を確認後、発送用封筒を封緘封緘した送付物は、指定場所に保管⑤ 歯科健診の予約電話受付業務(変更含む)(２)電話による予約受付① 予約の受付受診したい日、受診者の名まえ、生年月日、連絡先電話番号を聞き、予約簿に記入する。 ② システムに入力する※システムの入力方法については別紙による(３)予約簿の作成システムにより予約簿を作成し、歯科健診事業前日に、区管理者に渡す。 システム予約簿作成方法については別紙による。 【１歳児歯科健診の受付】① 受付準備・2階受付に看板１枚貼る・2 階受付の発券機の電源を入れ・タブレットを準備、資料を配れるよう準備する・母子健康手帳に日付を押す準備、名簿、ファイルを準備する・母子健康手帳・問診票記入がない人用の紙を準備する② 受付・来所者に電子予約か電話予約か予約時間は何時か確認。 名簿チェック後、発券し資料を渡す。 電話予約の方は問診票の記入をしてもらう。 ・8 時 45 分頃より受付開始する。 受付で対象者の母子健康手帳を預かる。 対象者の保護者に番号シールを渡す。 受付後ベビーカー置場、待合室を案内する。 ・システムより対象者の歯科衛生相談票(歯科カルテ)を印刷しておき、区職員から前日までに受け取った問診票と合わせておく。 ・母子健康手帳の１歳児健診のページ指定場所に日付、「豊島区保健所」のハンコを押し、問診票・歯科カルテにも日付ハンコを押す・歯科カルテ・問診票を母子手帳にはさみ、ファイルに入れ所定位置に置く(早い番号が下になるように置く)・C:9時35分予約の方は発券後保健師・栄養士の話(集団指導)を先に聞くよう講堂を案内。 その際発券票をなくさないこと、話を聞き終わっ※予約時間枠A：8:50～9:10B：9:15～9:30C：9:35～9:50D：予約なし予約なしでも受診可ただし、予約優先となる※対象者に渡す資料は随時変更あり40基 本 業 務 特 記 事 項たらロビーに戻り受付をするよう伝える。 ③ 片付け・対象者がいなくなったら看板、会場の椅子、タブレット、発券機などを片づける・ファイル・ハンコなどを所定の位置に片づける※詳しくは「乳幼児歯科相談及び１歳児歯科相談業務マニュアル」を参照のこと(参考)対象者：豊島区在住の１歳～１歳3か月、2歳児本事業対象者1歳児・2歳児に案内を郵送通知している１歳児に関してはおおむね 1 歳 3 か月くらいまでは変更を受け付けるが、それ以降は１歳半健診が近いため１歳半健診の受診を勧める【１歳児歯科健診】内容：歯科医師による歯科健診、歯科衛生士による歯磨き指導・歯と口に関する相談を行う。 保健師・栄養士の集団指導を行う費用：無料持ち物：母子健康手帳、歯ブラシ、バスタオル、アンケート(ある方のみ)時間：8時50分～9時50分実施場所：豊島区保健所(年18回)、長崎健康相談所(年9回)【2歳児歯科健診・フッ化物塗布事業】契約医療機関で受診内容：歯科健診・予防処置(フッ素塗布)など歯と口に関する相談を行う費用：無料持ち物：母子健康手帳、受診票41② Ｂ型・Ｃ型肝炎ウイルス検査１ 概 要本業務は、16歳以上の豊島区民が受けられる、B型・C型肝炎ウイルス検査の電話予約受付及び検査当日の受付業務である。 U39男性健診(年12回 定員480名)、U39女性健診(年 12 回 定員 720 名))と同日に行う(肝炎検査のみ希望者は U39 男性健診の健診日)。 「総合保健福祉システム(健康管理システム)」は、「システム」という。 年間計650件程度。 ※なお、U39健診の一部予約に関して、スマートフォンやパソコンからオンライン手続きできる株式会社トラストバンクが提供する電子申請システム「LoGo フォーム」を導入している。 LoGoフォーム申請にて肝炎検査の事前問診票入力が可能となった。 LoGoフォームについては保健予防課で対応する。 ２ 委託業務の範囲項 目 小 項 目 業 務 内 容１ 電話予約受付業務等(年間400件程度)(1) 予約受付・区民からの検査予約の受付業務① 氏名、生年月日、年齢、住所、電話番号等を聞き取り、システム検索を行い、個人を特定する。 豊島区民で16歳以上の方が対象となるため確認する。 ➁ 希望日時を確認する。 ⓷ システムに予約入力を行う。 U39健診と同時受診の希望があった場合は、備考欄に「健診同時」と入力する。 ④ 健診日当日の注意事項等を伝える。 (運転免許証等住所確認できるものを持参)⑤ 結果通知に関しての案内をする陽性の場合、医療機関への紹介状を発行する。 (2)日時変更・キャンセル受付・区民からの予約変更の電① 氏名、生年月日、年齢、住所、電話番号等を聞き取り、システム検索を行い、個人を特定する。 42話対応業務 ② 予約日時・変更後日時等の確認。 ③ システムへの予約変更の入力。 ④ 必要に応じ、再度健診日当日の案内や注意事項等を伝える。 (3)他機関の紹介 ① 20 歳以上の方で平成 14 年度以降豊島区肝炎ウイルス検査を受けたことのない区民は、地域保健課の豊島区肝炎ウイルス検査も紹介。 (4)予約・日時変更以外の検査内容についての相談等・区民からの予約・日時変更以外の肝炎ウイルス検査についての電話応対業務① 要件を聞き取り、区管理者へ転送。 ２ 電子申請関係業務(U39 健診と同時受診希望者で電子申請予約の方のみ)(1)電子申請分キャンセル受付実施日を確認し、キャンセル簿に必要事項を記入(2)電子申請分のシステムへの予約入力① 電子申請者名簿に記載のある者で肝炎ウイルス検査を希望する方の必要事項のシステムへの予約入力(キャンセル者を除く)➁ 区職員がロゴフォームに事前入力された肝炎検査問診票をプリントアウトし、遅くとも各健診日の前週金曜日までに受付担当へ渡す。 ３ B 型・C 型肝炎ウイルス検査の受付業務(年間650 件程度)(1)検査前準備① 健診対象一覧(予約者名簿)を出力 する② 健診用ファイルのセット③ 会場設営④ 案内板、クリアファイルを設置。 健診同時検査が終了したら、クリアファイルを受付窓口に引き上げる(2)検査受付・検査受付業務≪U39健診と同時受診の場合≫① 提出書類の受取、予約者名簿照合43健診用ファイル番号順に呼び、クリアファイルを受取る。 予約者名簿と照合。 住所確認ができるもの(運転免許証等)を確認。 ➁ ①の記入状況の確認LoGoフォームにて申請した受検者は事前に問診票入力済みであるため、プリントアウトした問診票が本人のものであるか、また記入漏れがないか確認し、記入漏れがある場合は記入してもらう。 また問診票未入力だった場合は、受付時に問診票を記載依頼し、漏れがないよう記入してもらう。 ⓷ 問診票・予約者名簿への付番問診票・予約者名簿に年間通し番号(検体番号)ナンバリングで付番する④ 受診セットの作成問診票をクリアファイルに入れる⑤ 受診者の誘導受診者にクリアファイルを渡し、次の項目へ誘導する⑥ 会場整理≪B 型・ C 型肝炎ウイルス検査のみの場合≫① 提出書類の受取、予約者名簿照合来所順に受付を行う。 予約者名簿と照合。 住所確認(運転免許証等)を確認。 クリアファイルを渡し、問診票に記入してもらう(上記同様)4445③ HIV(エイズ)・性感染症／検査・相談事業１．概要本業務は、豊島区保健所で月に1回行っているHIV(エイズ)・性感染症／検査・相談事業の予約受付、検査日・結果日の受付業務である。 1回あたりの定員は通常検査が80名、6月・12月検査が85名である。 確認事項を説明し、確認をした後に予約を受け付ける。 確認事項に当てはまらない場合、他の検査機関を紹介するなどの対応を必要とする※なお、一部の予約に関して、スマートフォンやパソコンからオンライン手続きできる株式会社トラストバンクが提供する電子申請システム「LoGoフォーム」を導入している。 電子申請については保健予防課で対応する。 ２．委託業務の範囲項目 小項目 業務内容HIV検査の受付業務年間970件程度(１)検査予約受付 ①確認事項のチェック②受付簿の記入③予約番号等を伝え、受付時間等の流れを確認(２)他機関の紹介 ①豊島区での検査が条件に合わなかった場合、他の検査機関を紹介(保健所マップ参照)(３)検査以外のHIV・性感染症の相談等区管理者へ転送(４)検査日の受付 ①事前準備②検査の受付(５)結果日の受付 ①事前準備②検査の受付46３．業務内容基本業務 特記事項(１)検査予約受付【検査確認事項】以下の5項目を確認１．感染の機会から、2か月以上経過していること２．検査結果についての診断書・証明書等は、発行できないこと(匿名で無料の検査のため)本人のみに口頭で結果を通知すること(代理・電話では不可、通訳同席も不可)３．日本語による説明が理解できること４．本人の申込みであること５．結果日に来所できること結果は、1週間後、検査と同じ時間に来所し、検査時に渡す「検査申込書(控)」を持参すること「検査申込書(控)」がないと結果を伝えられないこと翌週来所できない場合は、翌月以降の結果日に伝えることになること【予約受付(共通)】HIV検査専用の受付簿を使用１．電話予約受付は検査前月の1日又は最初の開庁日から開始受付時間別(①午後1時30分から午後2時と②午後2時から午後2時30 分)に記入欄があるので、希望する時間帯を聞き、その欄に下記２及び３の事項を記入する２．予約番号を伝えて(予約番号に○をつける)検査当日に受付へ予約番号を伝えるように案内する申し込み者にも予約番号をメモしてもらう３．検査・結果の受付場所は、豊島区保健所の2階であることを案内する。 確認後、入力済みのエクセルデータを区管理者へ納品。 (５)接種済み予診票の保管① 予診票のファイリング２．成人の予防接種に関する業務㋐高齢者肺炎球菌＜毎月＞㋑高齢者インフルエンザ＜10～2月＞㋒新型コロナワクチン＜10～4月＞㋓帯状疱疹＜随時＞(１)予診票の発送業務(転入者及び再発行希望者への窓口発行、郵送申請分、電話・電子受付分の随時発行分を含む)㋐高齢者肺炎球菌＜毎月1回・随時＞㋑高齢者インフルエンザ＜月 1 回×4 月・随時＞㋒新型コロナワクチン＜月 1 回×6 月(最終月は最大2回)・随時＞㋓帯状疱疹＜随時＞参照：別紙⑦－1① ご案内・お知らせ・実施医療機関名簿等の印刷② 申請内容を確認後、予診票を印刷する。 ③ 予診票を裁断(右側をカット及び個別に切り離す)し個票にする④ 予診票と印刷した封入物の紙折り(折りのいらないものもあり)⑤ 複数印刷した予診票を対象者ごとに丁合する⑥ 予診票氏名・住所等印字された予診票を種類ごと、回数分(1～2枚)とお知らせ・説明書・実施医療機関名簿を発送封筒に封入する。 封入物は複数名による誤封入防止チェックを行う⑦ 封入物は、封緘前に、対象者一覧と封入物の照合、件数確認を行い、区管理者のチェックを受ける53(２)接種済み予診票の点検① 予診票の総数の確認② 予診票記載内容の点検記載不備、適用外の予診票に付箋を立て区管理者へ報告※高齢者インフルエンザ・新型コロナワクチンは、医療機関への問い合わせまで行う参照：インフルエンザ・新型コロナワクチン予診票チェックマニュアル(３)接種済み予診票の集計① 予防接種毎に豊島区民分の件数集計(先天性風しんのみ性別・年齢)② 23区別の件数の集計(４)接種済み予診票の入力( インフルエンザ・新型コロナウイルスワクチンの接種結果入力は除く。)① 予診票のバーコードから対象者と接種種類を確認し、 接種日、医療機関を入力② 予診票のバーコードから対象者と接種種類をシステムで特定し、接種年度、接種日、医療機関、ワクチンメーカーを入力※令和9 年2 月標準化システム導入後は、予診票のバーコードから接種記録入力ツール(エクセル予定)に入力。 ③ 予診票の内容が入力されているかシステム入力一覧により再確認する(入力漏れを防止)※令和9 年2 月標準化システム導入後は、接種記録入力ツール(エクセル予定)の入力結果を再確認。 確認後、入力済みのエクセルデータを区管理者へ納品。 (５)接種済み予診票の保管① 予診票のファイリング３．他区医療機関で実施した定期予防接種に関する業務＜年２回＞※高齢者インフルエンザ・新型コロナワクチンのみ＜各年１回＞(１)接種済み予診票の点検① 予診票の総数の確認② 予診票記載内容の点検③ 記載不備、適用外の予診票に付箋を立て区管理者へ報告(２)接種済み予診票の入力( インフルエンザ・新型コロナウイルスワクチンの接種結果入力も含む。)① 接種回数、接種間隔、年齢の確認② バーコードにより対象者と接種種類を確認し、接種年度、接種日、医療機関、ワクチンメーカーを入力※令和9 年2 月標準化システム導入後は、予診票のバーコードから接種記録入力ツール(エクセル予定)に入力。 ③ 予診票の内容が入力されているかシステム入力一覧により再確認する(入力漏れを防止)※令和9 年2 月標準化システム導入後は、接種記録入力ツール(エクセル54予定)の入力結果を再確認。 確認後、入力済みのエクセルデータを区管理者へ納品。 (３)接種済み予診票の保管① 予診票のファイリング４．転入者予防接種歴の入力＜毎日＞参照：転入者向け入力マニュアル(１)接種記録の入力、保管① 母子健康手帳のコピーを見て、接種済みの予防接種の接種年度、接種日、医療機関、ワクチンメーカーの入力② 母子健康手帳のコピーを窓口収受月別にファイリング５．小学校あて印刷業務＜年1回＞(１)お知らせの印刷業務① お知らせ・説明書の印刷② 封緘③ 宛名シールの貼付４ 業務内容基 本 業 務 特記事項１．予診票の発送業務(業務の範囲の１(１)、２(１))予防接種の種類ごとに、以下の業務を行う(別紙⑦－１を参照)(１)封入日及びシステムより抽出する対象者数を区管理者から受けとる(２)各予防接種の予診票を印刷機にセットする(各１枚から４枚ある)(３)対象者の予診票を印刷する(４)システムより印字した予診票(連続紙出力)を裁断(右側の耳のカット及び個別に切り離す)し個票にする(５)印刷物(ご案内・お知らせ・実施医療機関・封筒等)の印刷(６)指定した封入内容を封筒に入れる(必ず対象者のずれ等がないことを複数人で2重チェックし確認すること)(７)上記内容物の最終確認を区管理者に受ける(８)封緘して件数を区管理者に報告し、指定場所に置く※転入者及び再発行希望者への窓口発行、電話・電子郵送申請分について(１)システムより対象者の予診票を個票印刷(各１枚から４枚ある)し、裁断(右側の耳のカット及び個別に切り離す)する。 (２)打ち出した予診票について、予診票申請書や母子手帳写し、印刷物(案内・お知らせ・実施医療機関)と共に区管理者のチェックを受ける。 (３)指定した封入内容を封筒に入れ(必ず対象者のずれ等がないことを2重チェックし確認すること)、封緘して件数および郵送料金を区管理者以下の各予防接種について、住所・氏名等が印字された予診票を個人別に揃えて封入する①2 か月児発送(毎月中旬～月末発送)※肺炎球菌・５種混合(各4枚)BCG(1枚)・B型肝炎(3枚)・ロタウイルス(3 枚)を同封する②1 歳児発送(毎月中旬～月末発送)※MR1期(1枚)・みずぼうそう(2枚)・おたふくかぜ(1枚)を同封する③小学校就学前児発送※MR2 期・おたふくかぜ(各 1枚)を同封する(年度末1回発送)④9歳児発送(毎月月初め発送)※日本脳炎⑤11歳発送(毎月月初め発送)※DT⑥RS ウイルスワクチン発送(毎月月初め発送)⑦3 歳児発送(毎月中旬発送)55に報告し、指定場所に置く。 ２．豊島区内医療機関での接種済み予診票点検・入力業務(業務の範囲の１(２)～(５)、２(２)～(５))(１) 接種済み予診票の点検① 明細書、予診票を受け取り、予診票の総数と医療機関ごとの総括表の各内訳数を確認② 予診票記載内容の以下の点について点検ア)住所・氏名・生年月日・保護者氏名(高※日本脳炎⑧ 小児インフルエンザ発送(10～1 月 随時)⑨ 女性のHPV(子宮頸がん予防)発送(随時)⑩男性のHPV(希望者のみ・随時)⑪高齢者肺炎球菌発送(毎月月末発送)(再発行分は随時)⑫高齢インフルエンザ発送(10～12 月 毎月1 回発送)(再発行分は随時)⑬新型コロナワクチン発送(10～3 月 毎月1 回・最終月は最大2 回発送)(再発行分は随時)⑭帯状疱疹発送(随時)※発送物、発送時期は変更の可能性あり※令和9 年2 月標準化システム導入後は、②および⑦は毎月下旬１回(２か月齢児が対象)に変更・毎月 10 日過ぎに明細書、予診票を受け取り、20日頃までに点検・集計を行う・インフルエンザ・新型コロナウイルスワクチンの接種済み予診票の入力は行わない。 56齢者予防接種を除く)・接種区分・体温・質問事項の回答欄・医師署名(記名押印でも可)・保護者または被接種者(もしくは代理人)署名・使用ワクチン名・ロット番号・実施場所・医師名・接種年月日の記入がされているかイ)住所は豊島区内か(現住か否か確認)ウ)生年月日から、各予防接種の対象年齢かどうか(予防接種別の対象年齢はマニュアルを参照)エ)接種年月日が接種期間内かどうか(予防接種別の接種期間はマニュアルを参照)オ)予診票が請求用か(医療機関控えは不可)③ 記載不備、適用外の予診票は明細書に件数を記入し区管理者に引渡す(２) 接種済み予診票の集計① 予防接種ごとに豊島区民分の集計表を作成(任意接種・子宮頸がんのみ性別・年齢別)② 他区分を各区別に分別し、区ごとの件数集計表を作成(３) 接種済み予診票のシステム入力① 豊島区分の予診票をバーコードリーダーにかざすと、対象者及び接種種類が表示される。 下記の点は、入念に説明すること・予約専用電話で検診日の予約をとること・骨密度測定は豊島健康診査センターで実施すること・骨密度測定後は医療機関で結果説明・指導を受ける【対象者】40・45・50・55・6065・70歳の女性区民１４．歯周病検診対象者が来庁した場合は、地域保健課窓口を案内すること＜委託対象外＞１５．高齢者歯科健診対象者が来庁した場合は、地域保健課窓口を案内すること＜委託対象外＞77⑬ 大気汚染医療費助成制度に関する受付業務１．概 要東京都大気汚染医療費助成事業の制度説明、書類配付業務。 東京都の大気汚染医療費助成(マル都)の医療券に関する、新規・更新申請及び転入・転居等による医療券記載事項の変更届、再交付申請の受理を行う業務。 ２．委託業務の範囲項 目 小 項 目 業 務 内 容大気汚染医療費助成制度関係の申請書受理年間件数500件程度(１)新規申請に関する申請受付① 制度説明② 認定申請書等交付・受領③ 認定申請書・主治医診療報告書確認④ アンケート(任意)確認⑤ 添付資料確認(２)認定更新に関する申請受付① 制度説明② 認定申請書等受領③ 認定申請書・主治医診療報告書確認④ アンケート(任意)確認⑤ 添付資料確認(３)住所変更等による申請内容の変更に伴う変更届受付① 変更届交付・受領② 変更届記載内容確認③ 添付資料確認＊保険証の変更は、医療券の記載事項は変わらないが届出は必要。 (４)医療券の紛失等による再交付申請受付① 再交付申請書交付・受領② 再交付申請書記載内容確認(５)認定に関する書類、自己負担限度額管理票等の様式の交付及び返却医療券の受領＊各様式を必要としている者への交付・制度説明＊返却医療券の受取大気汚染医療費助成制度関係の申請書受理(６)豊島区立体育施設使用料減免申請書の受付① 制度説明② 申請書等受領78３．業務内容基 本 業 務 特 記 事 項(１)新規申請に関する申請受付① 制度説明が必要な場合、説明をする。 ② 認定申請書、主治医診療報告書等が整っているか、記載漏れ等がないかを確認する。 ③ 添付資料(住民票・被保険者資格(健康保険等の加入状況)が確認できる書類を受領する。 以下のア～エのうちいずれか1点ア 「資格確認書」のコピーイ 「資格情報のお知らせ」のコピーウ マイナポータルから被保険者資格情報を印刷したもの・・・国保・後期は有効期限に注意、社保は裏面もコピー(住所確認のため)＊70 歳～74歳の場合、高齢受給者証のコピーも追加上記の書類が提出できない場合で 、マイナポータルの被保険者資格情報の画面を提示できる方は地域保健課窓口へご案内④ 申請書に受付印を押印する。 ⑤ 医療券の発送予定日を伝える。 ⑥ 医療券の有効期間の開始日は受付日からであり、医療券受領前に受診して自己負担分を支払った場合は、医療券に同封されている「医療費支給申請書兼口座振替依頼書」で東京都に請求するように伝える。 その際、文書料が発生する場合もあることも伝える。 ・18歳未満(18歳の誕生日が属する月の末日までの間にある人)で、東京都内に引続き１年以上(３歳未満は６か月以上)住所を有し、健康保険に加入している人・喫煙をしておらず、気管支ぜん息・ぜん息性気管支炎・肺気しゅ、慢性気管支炎の対象疾病いずれかに該当する。 ・健康･生活環境に関する質問票の提出は任意。 ・「医療費支給申請書兼口座振替依頼書」は東京都のホームページからダウンロード可能。 ・「被保険者資格が確認できる書類」は本人確認のためではなく、申請書の添付資料としてもらうため、記号・番号のマスキングは不要。 ・新規申請者は、審査会にて認定が下りない可能性があるため、豊島区立体育施設使用料減免申請書の同時申請を受け付けない。 認定後、改めて公害保健グループへ申請するように案内する。 ・本人確認は添付資料(住民票や健康保険証の写し)で行う。 ・マイナンバーカード(表面)による住所確認は認められない。 住民票の提出が必要。 (東京都より必要書類が住民票のみになっているため)【チェック項目】① 申請書は、申請日前１か月以内に記載したもの。 ② 主治医診療診断書は２枚あり、主治医診療報告書は申請日前３か月以内に発行されたもの。 79(２)認定更新に関する申請受付① 制度説明が必要な場合、説明をする。 ② 認定申請書、主治医診療報告書等が整っているか、記載漏れ等がないかを確認する。 添付資料(住民票・被保険者資格(健康保険等の加入状況)が確認できる書類を受領する。 以下のア～エのうちいずれか1点ア 「資格確認書」のコピーイ 「資格情報のお知らせ」のコピーウ マイナポータルから被保険者資格情報を印刷したもの・・・国保・後期は有効期限に注意、社保は裏面もコピー(住所確認のため)＊70 歳～74 歳の場合、高齢受給者証のコピーも追加上記の書類が提出できない場合で 、マイナポータルの被保険者資格情報の画面を提示できる方は地域保健課窓口へご案内③ 医療券の写しをとり、原本は返却③ 住民票は発行日が申請日前１か月以内のもの。 記入漏れがないこと。 ④ 住所・氏名・保険情報・疾病等を照合し、合致していること。 ⑤ 18歳未満の申請は、保護者等欄の記入がされていること。 ⑥ 気管支ぜん息以外は、胸部エックス線フイルムが添付されていること。 また申請日から３か月以内に撮影されたフイルムであること。 ・対象者には、有効期間満了の約２か月前に書類一式を郵送している。 ・生年月日が平成９年４月２日以降の人は、有効期間上限が18歳の誕生日の属する月の末日までで以降更新は不可。 ・住所、氏名に変更がない場合は、住民票ではなく、健康保険証やマイナンバーカード(表面)の写しでも可。 ・健康･生活環境に関する質問票の提出は任意。 ・有効期間満了後１か月以内で更新申請した場合は、遅延理由書が必要。 ・都外転出の事実があれば、申請対象外となる。 申請者の住所と住民票や医療券の住所が違う場合は、公害保健グループより確認の連絡があるかもしれないことを伝えておく。 ・区内転居の事実があれば、変更届の提出が必要。 「(３)住所変更等による申請内容の変更に伴う変更届受付」を参照。 ・70歳～74歳の場合、高齢受給者証の写しをもらう。 ・「被保険者資格が確認できる書類」は本人確認のためではなく、申請書の添付資80する。 ④ 申請書に受付印を押印する。 ⑤ 医療券の発送予定日を伝える。 (３)住所変更等による申請内容の変更に伴う変更届受付①変更届は専用の用紙を使用する。 ②変更届に変更した箇所のみ記入してもらう。 変更年月日は、変更箇所ごとに変更日を記入してもらう。 ③変更箇所、記載漏れ等を確認する。 ④変更箇所に応じた添付資料(住民票・被保険者資格が確認できる書類・戸籍抄本等)を受領する。 ⑤医療券の写しをとり、原本は返却する。 変更後の医療券は後日郵送、届くまで変更前医療券が使用できる旨を伝え料としてもらうため、記号・番号のマスキングは不要。 ・主治医診断報告書の授受するものは「認定審査会所管課控・保健医療局提出用の2点であり、提出の際に「医療機関控」があった際は本人に返却する。 ・申請者が、更新手続きと同時に豊島区立体育施設使用料減免申請の手続きを希望する場合は、申請書に記入し、更新申請書と一緒に公害保健グループへ提出する。 大気認定患者に対し、認定更新手続き後、医療券と一緒に豊島区立体育施設使用料免除承認証を郵送することを伝える。 【チェック項目】① 保険証が国保、後期高齢の場合、有効期限内であること。 ※「(１)新規申請に関する申請受付」のチェック項目①～⑥は共通・保険証変更の場合、医療券はそのまま使用できる。 ・記入欄に書ききれない場合は、欄外余白に記入する。 ・「被保険者資格が確認できる書類」は本人確認のためではなく、申請書の添付資料としてもらうため、記号・番号のマスキングは不要。 ・本人申請時のみ、豊島区保健所窓口にて医療券の即日発行可能。 急ぎの場合は、公害保健グループに電話連絡のうえ、案内する。 ・「医療費支給申請書兼口座振替依頼書」81る。 (４)医療券の紛失等による再交付申請受付① 身分証明書(健康保険証、運転免許証等)により住所・氏名等を確認し、公害保健グループに認定者の確認を行う。 (本人確認書類のコピーを取る)② 医療券再交付申請書を交付して、記入してもらう。 医療券再交付申請書を受領して、記入漏れ等がないか確認する。 ③ 医療券は後日郵送する旨を伝える。 更新申請書を提出し、該当の月の審査会が開催されるまで医療券の期限が切れてしまう方に、別途「更新申請中」等の証明書は発行していませんので、期限が切れてしまう方について、医療券が届くまでの間に医は、東京都のホームページからダウンロード可能。 ・住所変更の場合、マイナンバーカード(表面)による住所確認は認められない。 住民票の提出が必要。 (東京都より必要書類が住民票のみになっているため)【チェック項目】①転入の場合、住民票の提出が必須であり「電話番号」「保険等」の欄も記入が必要。 ②住民票、戸籍抄本は発行日が届出日前１か月以内のもの。 ③住所変更の場合、住民票にて医療券に記載されている住所(旧住所)から現在の住所までの間に、都外に転出することがなく、引き続き都内に住所があったことを確認。 ④氏変更の場合、住民票に氏の変更が記載されていることを確認。 ・身分証明書等による、本人確認を行う。 82療機関を受診して自己負担が生じた場合に「医療費支給申請書兼口座振替依頼書」で東京都に請求するよう伝える。 その際、文書料がかかる場合があることも伝える。 (５)認定に関する書類、自己負担限度額管理票等の様式の交付及び返却医療券の受領① 様式の交付・必要としている様式を確認して渡す。 制度説明が必要な場合、制度について説明する。 ・新規及び更新認定に必要な書類を渡す場合、「大気汚染医療費助成の御案内」「医療費助成の範囲等について」をよく読むように伝える。 ② 返却医療券の受領返却する医療券を持参した場合、返却の理由を確認したうえで医療券を受取る。 医療券に返却理由をメモ書きで添付する。 (６)豊島区立体育施設使用料減免申請書の受付① 制度説明が必要な場合、説明をする。 ② 医療券の有効期限を確認する。 (減免申請書単体の申込時は医療券のコピーを取る)③ 申請書の記入漏れ等がないかを確認する。 ④申請書に受領印を押印する。 ・都外転出、死亡、生活保護受給、治癒等で医療券のみ返却することがある。 ・「(１)新規申請に関する申請受付」の場合は、受付をしない。 ・公害保健グループにて確認後、後日郵送することを伝える。 ・本人申請かつ有効期限が４カ月以上残っている場合のみ、豊島区保健所総合窓口にて承認証の即日発行可能。 急ぎの場合は、公害保健グループに電話連絡のうえ、案内する。 ４．その他(３．業務内容として共通すること)①様式の交付箇所は、豊島区保健所、長崎健康相談所の２か所にある。 公害保健グループより書類を郵送することも可能。 また申請者が豊島区のホームページからダウンロードできるので、その様式で提出しても構わない。 83②窓口受付時のチェックとして、チェックリストを導入することは可能。 但し作成した時点や内容変更する場合は、都度公害保健グループへ協議をし、承認をうけること。 また事故等が発生した場合は、チェックリストの内容精査を行うこと。 ③当該仕様書にある業務内容については窓口委託業務となるため、原則総合窓口にて対応する。 但し体調のご相談やどうしても申請書等の直接提出を希望する場合等は、地域保健課窓口を案内しても構わない。 その際、そのような事情があることがわかるように案内すること。 ④提出資料等はそろってから窓口にて受け取る。 不足資料があれば、原則受け取らない。 但しどうしても郵送を希望する場合は、公害保健グループへ送付するよう説明する。 その際、窓口委託会社より公害保健グループへ不足書類が郵送されることを伝える。 ⑤住民票にマイナンバーが記載されている場合は、受け取らない。 マイナンバーが記載されていないものを受け取る。 ⑥添付資料としてマイナンバーカードの写しを受け取る場合は、表面のみとし、裏面(番号があるところ)の写しはもらわない。 ⑦本人又は家族以外の方が申請する場合、委任状を確認する。 またその際は、申請に来た方の本人確認を行う。 ⑧本人確認として健康保険証やマイナンバーカードを確認する場合は、見せてもらうだけとし、健康保険証等(番号や記号が入ったもの)の写しをもらわない。 またこちらで写しを取らない。 チェックリストに本人確認した内容を明記する。 ⑨既に医療券をお持ちの方が持参を忘れた場合は、公害保健グループへ連絡し、有効期限を確認すること。 ⑩災害時の突発的な対応は、その都度文書等にて通知し、連絡会にて共有する。 ⑪マイナンバーカードの写しは、申請時の添付資料として必要な「健康保険証の写し」に代替できない。 ※マイナンバーカードと健康保険証の一本化(マイナ保険証)については、専用の資格確認端末(顔認証付きカードリーダー)を設置した医療機関等でオンラインによる資格確認(健康保険資格情報照会)を可能としたもの。 マイナンバーカードの券面には、健康保険証の情報(保険者・記号番号等)が記載されているわけではないため。 ⑫受理した申請書等について、豊島区保健所受理分は原則翌日、長崎健康相談所での受理分は翌々日までに公害保健グループへ納品すること。 少なくとも、月末締めの申請書等は、審査会からもれてしまうと更新ができないことがあるため、翌月 3 日までに納品すること。 万が一遅れそうな場合は、事前に連絡を入れること。 ⑬この仕様書は東京都大気汚染医療費助成制度事業に関するものであり、国制度である公害健康被害補償制度事業は対象としない。 ⑭マイナンバーを利用した手続きを開始するに伴い、必要書類および説明事項等、一部変更を予定している。 84⑭ フロアマネージャー業務1 総合窓口、各課窓口への案内① フロア所定の位置に立ち、利用者の用件を必要に応じ聞き取り、該当窓口を案内する。 常に周りに目を配り、来所者を速やかかつ適切に案内できるよう努める。 混雑状況に応じて申請書等を記入する必要がある場合は事前に記入してもらうよう案内する。 ②総合窓口への来所者には、利用者の用件を聞き取り発券システムで整理番号を発券する③駐輪場・駐車場を利用された来所者へ、必要に応じ駐輪券・駐車券の無料処理作業をおこなう④大腸がんの検体を提出に来た方には保管箱の場所を案内する⑤総合窓口以外の各課窓口については以下のとおりとすること⑤保健所施設全体に関する問い合わせ等は、地域保健課管理グループを案内する⑥宅配便配達は宛先課を案内し、宛先課が不明の荷物は地域保健課管理グループを案内する⑦郵便物の配達は地域保健課管理グループを案内する⑧業者の納品は宛先課を案内する⑨職員をたずねて来た方で宛先課が不明の場合は、座席表から該当職員を確認【生活衛生課】3階フロアを案内する。 受付カウンターが業務・グループごとに分かれていることを伝える。 【地域保健課】3階フロアを案内する。 地域保健課受付カウンターに呼出ボタンが設置してあるので、受付カウンターまで進み、該当グループの呼出ボタンを押していただくよう案内する【健康推進課】3階フロアを案内する。 受付カウンターにある発券機(タブレット)で要件を選んでいただくよう案内する【保健予防課】結核関係来所者は 2 階レントゲン室前の感染症グループの呼出ボタンを押すよう案内する。 その他業務に関しては、3階フロアを案内する。 受付カウンターに呼出ボタンが設置してあるので、呼出ボタンを押していただくよう案内する85し、宛先課の受付カウンターを案内する※各課の業務内容は年度当初に一覧表にして健康推進課より提供する。 2 総合窓口待合スペースの場内整理① 別途提供するレイアウト図で指定する範囲内の椅子の整列、及び通路等も含め、落し物や忘れ物がないか確認する。 落し物や忘れ物があった場合は地域保健課管理グループに届ける② 体調が悪くなったお客様が発生した場合、健康推進課に連絡し職員を呼ぶ3 豊島区保健所2階及び3階フロアの案内② 2階会議室・多目的室・講堂・レントゲン室、3階会議室・所長室等に来所された方に対して必要に応じてフロア図を用いるなどして各室の場所を案内する③ 1 階併設の池袋あうる薬局、あぜりあ歯科診療所、2 階併設の池袋休日診療所の場所及び開設時間等についてもレイアウト図、資料等を用いて案内する4 豊島区役所本庁舎の案内向かい側の建物が本庁舎である旨案内する。 各課の場所については本庁舎 1 階総合案内があることを伝え、そちらでおたずねいただくよう案内する。 ※参考をもとに案内することも可。 〈参考〉3階：総合窓口課、税務課、国民健康保険課、高齢者医療年金課4階：障害福祉課、高齢者福祉課、介護保険課、くらし・しごと相談支援センター、子育て支援課、子育てインフォメーション、保育課、区民相談課(区民相談コーナー)86