佐久市ふるさと納税管理業務公募型プロポーザルの実施について

佐久市ふるさと納税管理業務公募型プロポーザルの実施について 佐久市公告第２６３号佐久市ふるさと納税管理業務に係る企画提案について標記の件について、参加希望者は別紙実施要領により企画提案書を提出されたく公募します。 令和８年１０月１９日佐久市長 栁田 清二 1 / 12佐久市ふるさと納税管理業務公募型プロポーザル実施要領１ 業務名(長期継続契約)佐久市ふるさと納税管理業務２ 実施目的本プロポーザルは、佐久市ふるさと納税管理業務(以下「本業務」という。)を実施するにあたり、本業務と同種又は同類の業務に関する豊富な経験やノウハウなどを有する事業者に委託するため、広く企画提案を募集し、最も適切な事業者を選定することを目的とする。 ３ 業務内容別紙「(長期継続契約)佐久市ふるさと納税管理業務仕様書(以下「業務仕様書」という。 )」のとおり４ 契約期間及び準備期間(１)契約期間令和９年４月１日から令和１２年３月３１日まで(長期継続契約)ただし、当該予算にかかる予算が議決され、当該予算の執行が可能となったときに本選定の効力が生じる。 また、翌年度以降においても、当該年度の歳入歳出予算における当該契約にかかる予算が議決され、その執行が可能となった場合、本契約を有効とし、予算が削減された場合は解除する。 (２)準備期間(契約締結前の準備業務)受託候補者決定後(令和８年１２月下旬予定)から令和９年３月３１日までの期間を準備期間とする。 受託候補者は、令和９年４月１日からの業務開始に支障が生じないよう、現受託者からの業務引き継ぎ、データ連携の構築、各種システムの設定及びテスト運用等を本市の指示に従い実施すること。 なお、準備期間における引き継ぎ及びシステム構築等に要する費用について、別途の支払いは行わない。 また、予算不成立等により本契約が成立しなかった場合、当該準備作業に要した費用は事業者の負担とし、本市は補償を行わない。 ５ 選定方法公募型プロポーザル方式とし、「佐久市ふるさと納税管理業務企画提案者審査委員会」(以下「審査委員会」という。)の審査結果に基づき、受託候補者を選定する。 ６ 参加資格要件本プロポーザルに参加できる者は、単独企業又は共同事業体とし、本実施要領の公告日か2 / 12ら候補者決定日までにおいて、次の(１)～(７)全ての要件を満たしている者であること。 なお、共同事業体が参加申込をする場合、追加要件として、(８)を満たすこと。 (１)市の「物品購入等入札(見積)参加登録者名簿」(以下「名簿」という。)に登録されている者であること。 ただし、名簿に登録のない者が参加する場合は、申請書類(１０ 市の名簿に登録されていない者の追加申請書類を参照)を市企画課(以下「事務局」という。)に提出し、審査委員会の審査の結果、市の名簿に登録されている者と同様の資格を有すると認められた場合は、本業務に限り参加することができる。 (２)佐久市物品購入等入札参加登録者に係る入札参加等停止措置要綱(平成２４年佐久市告示第１０９号)による入札参加等の停止期間中でないこと。 (３)地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の４第１項(同令１６７条の１１第１項において準用する場合を含む。)又は佐久市財務規則(平成１７年規則第３９号)第１０３条第１項の規定により入札に参加できないとされた者でないこと。 (４)会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づく更生手続き開始の申立て及び民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づく更生手続き開始の申立てがなされていない者であること。 (５)プライバシーマーク又はＩＳＭＳ(ＩＳＯ／ＩＥＣ２７００１)の認証を取得しており、個人情報管理体制が確立されていること。 (６)過去１０年間において、機密情報並びに個人情報の漏えい・紛失等の事故がないこと。 (７)過去５年間において、地方公共団体が発注した同種・類似の業務(ふるさと納税管理業務)を受託した実績を１５件以上有していること。 (８)共同事業体で参加する場合は、以下の要件を全て満たしていること。 ア 共同事業体の構成事業者の数が３者以下であること。 イ 構成事業者の出資比率は、代表事業者を最大とし、１構成事業者あたり１０％以上となっていること。 ウ 共同事業体の代表事業者が申込みをすること。 エ 共同事業体を構成する全ての事業者が６(１)から(６)までの全ての要件を満たす事業者であること。 オ 共同事業体を構成する事業者のいずれかが、６(７)の要件を満たす事業者であること。 カ 共同事業体構成員が、他の共同事業体又は単体事業者として重複して申込みをしていないこと。 ７ 選考日程(予定)内容 期間等質問の受付(電子メール)提出期限 令和８年１０月２６日(月)１７時１５分必着質問の回答(ホームページ) 令和８年１１月２日(月)3 / 12参加表明・企画提案書等の受付(持参又は郵送)提出期限 令和８年１１月９日(月)１７時１５分必着一次審査(書類審査)実施日 令和８年１１月１２日(木)結果通知日 令和８年１１月１３日(金)(予定)※参加表明受付の際、参加者が５者以下だった場合は、二次審査の日に一次審査を併せて実施する。 二次審査(プレゼンテーション審査)実施日 令和８年１１月２４日(火)結果通知日 令和８年１１月２５日(水)８ 質問(１)提出期限 令和８年１０月２６日(月)１７時１５分(必着)(２)提出書類 質問書(様式１)(３)提出方法 事務局へ電子メールで送信ア 送信時件名は、「佐久市ふるさと納税管理業務質問(業者名)」とすること。 イ 電子メールを送信した後に、事務局へ送信した旨の電話をすること。 ウ 質問は、プロポーザルの実施内容、仕様書の内容に関するものに限り受け付けるものとし、メールでの提出以外の方法での質問は、受け付けない。 (４)回答方法 令和８年１１月２日(月)までに市ホームページで回答する。 なお、質問がなかった場合は掲載しない。 (５)そ の 他ア 質問内容は、特定の事業者であると判明できるような表現は避けること。 イ 質問に対する回答内容をもって、本実施要領及び仕様書等を追加又は修正したものとみなす。 ９ 参加表明及び企画提案書等公募型プロポーザルに関する企画提案書等は、次の方法で提出すること。 なお、提出は１者につき１提案に限る。 (１)提出期限 令和８年１１月９日(月)１７時１５分(必着)(２)提出書類(別表「提出書類確認表」参照)ア 参加表明書兼誓約書(様式２)イ プライバシーマーク又はＩＳＭＳ認証を確認できる書類ウ 参加資格確認書(業務実績)(様式３)令和７年度末までに完了した同種又は類似業務の実績を、完了日付の新しい順に記載すること。 また、契約実績の内容が確認できる書類(契約書と仕様書の写し)を上位１５件分添付すること。 エ 共同事業体協定書(様式８)(共同事業体の場合のみ)オ 企画提案書等提出届(様式４)代表者印を押印の上、提出すること。 4 / 12カ 会社概要書(様式５)参加者(構成員を含む)の企業内容について記載すること。 キ 業務執行体制(様式６)業務の実施体制、分担業務の内容について記入すること。 ク 業務工程表(任意様式)ケ 企画提案書(任意様式)業務仕様書の「６ 業務の内容」に沿った提案を求める。 また、別紙評価基準内容を網羅すること。 その他、円滑な業務遂行及び寄附の更なる増加を図るため、以下の点についての方策等について特に提案を求める。 (ア)寄附者からの問い合わせへの対応体制について(イ)返礼品提供事業者からの問い合わせへの対応体制について(ウ)寄附額の増加につながるＰＲ方法について(エ)経費の削減につながる方法について企画提案書の作成は、Ａ４縦版(表紙と目次をつける)としＡ３サイズの資料がある場合は折り込んでＡ４サイズとすること、横書き、文字サイズ１１ポイント以上とする。 ※企画提案書の記述にあたっては、説明を要さずとも読んで理解できる内容とすること。 ※提案書に記載する内容は、全て本事業における実施義務事項として事業者が提示し、契約事項の一部となる。 ※説明は文書をもって行い、図等その補助として用いること。 図のみの説明は認めない。 コ 手数料等企画提案書(参考見積書)(様式７)市が支払う費用は、次に掲げる手数料等とし、(ア)管理手数料、(ウ)返礼品配送料及び(エ)書類発送手数料のうち作業手数料について、参考見積を提出すること。 (ア)管理手数料寄附金額に応じた単価契約とし、寄附金額の５％(消費税及び地方消費税を除く。)を上限として企画提案された率を乗じて得た額とする。 (イ)返礼品調達費(ウ)返礼品配送料主要返礼品(ビール等)の配送実態を踏まえ、評価用基準単価として「100サイズ(常温)・関東圏届」の配送1件当たりの配送単価(消費税別)を提示すること。 なお、ビール取扱事業者2社の要望に応じ、「ヤマト運輸」および「佐川急便」の双方と配送契約を維持・運用できる体制を前提とすること。 評価基準における配送料単価は、提案された両社の「関東圏100サイズ(常温)」の平均単価を用いて算定する。 (エ)書類発送手数料(オ)広告宣伝費※寄附件数を２万６千件、寄附金額を８億５千万円と見込んで見積を作成すること。 5 / 12(実際には増減の可能性あり)※ポータルサイト利用手数料、クレジットカード等の決済手数料は、市が負担し、直接請求者に支払う。 ※「自治体マイページ」の月額基本利用料及びオンラインワンストップ機能利用料等については、本市が直接運営元(株式会社Workthy)へ支払うため、本見積(企画提案)には含めないこと。 サ 手数料等企画提案書内訳書(任意様式)次の２点が分かる記載とすること。 (ア)仕様書の業務内容に基づく具体的な積算内訳(イ)仕様書の業務内容に応じて、一部再委託予定のものがある場合は、その旨を記載すること。 (３)提出部数・提出形態ア 正本１部代表者印押印のもの提出書類ア～サの順で製本し、インデックスを付け、簡易なＡ４ファイルでまとめ、案件名「佐久市ふるさと納税管理業務 公募型プロポーザル方式企画提案書」及び事業者名を記載すること。 イ 副本１部電子データを収めた電子媒体(ＣＤ－Ｒ又はＤＶＤ－Ｒ)副本には、参加者の名称及びそれを推測できるものの記載は行わないこととし、契約書の写し等でこれを消せない場合は、該当箇所に黒塗りする等して対応すること。 提出書類ア～サの各データとともに、ア～サの順にＰＤＦデータとして統合したデータもあわせて収めること。 (４)提出方法事務局への持参又は郵送により提出すること。 持参の場合は、土日・祝日を除く８時３０分から１７時１５分までとする。 なお、書類を受領するのみとし、説明・質問等は受け付けない。 １０ 市の名簿に登録されていない者の追加申請書類参加を希望する者のうち、市の名簿に登録されていない者は、以下の書類を期限までに１部提出すること。 (１)提出期限 令和８年１１月９日(月)１７時１５分(必着)(２)提出書類 (別表「市に登録されていない者の追加申請書類確認表」参照)ア 公募型プロポーザル参加願【追加申請様式１】イ 誓約書【追加申請様式２】ウ 経歴及び営業概要書【追加申請様式３】エ 印鑑証明書オ 佐久市税の納税証明書(市に納税義務がある場合のみ)6 / 12カ 消費税及び地方消費税の納税証明書キ 佐久市各種料金の納付状況報告書(市に納付義務がある場合のみ)【追加申請様式４】ク 商業登記簿謄本ケ 申請の直前１年間の各事業年度の財務諸表コ 委任状(支店、営業所等に代理委任する場合)【追加申請様式５】(３)提出方法 事務局への持参又は郵送により提出すること。 持参の場合は、土日・祝日を除く８時３０分から１７時１５分まで受付を行う。 １１ 審査(１)一次審査(書類審査)別紙「公募型プロポーザル評価基準書」に基づき、提出された書類に対し参加者名を伏せて書類審査を行い、上位５者以内を選定する。 ただし、参加者が５者以下だった場合については、二次審査の日に一次審査を併せて実施する。 ア 実施日 令和８年１１月１２日(木)イ 結果通知日 令和８年１１月１３日(金)(予定)ウ 選考方法 審査委員が別紙「【別紙】公募型プロポーザル評価基準書」に基づき、点数付けすることにより決定する。 参加者のうち、審査委員が参加者順位１位を最も多く付けた参加者から参加者順位を付け、上位５者を一次審査合格者とする。 同順位があり、５者を上回る場合は、同順位の者のうち参加者順位２位を最も多く付けた参加者を上位として扱う。 参加者順位２位も同数の場合は、同様に３位の数とし、以下も同様とする。 さらに同数の場合は、各審査委員の評価点数の合計が最も多い参加者を上位として扱う。 エ 通知方法等 全参加者へ審査結果を通知する他、一次合格者のみ二次審査参加依頼書を送付する。 (２)二次審査(プレゼンテーション審査)ア 実施日 令和８年１１月２４日(火)イ 実施場所等 詳細な時刻や実施場所については、二次審査参加依頼書と併せて連絡することとする。 ウ 実施時間 １者につき３５分(準備５分、プレゼンテーション１５分、質疑応答１０分、撤収５分)とし、個別に行う。 エ 出席者 １者につき３名までとし、本業務の責任者となる者は必ず出席すること。 オ 選考方法(ア)実施順は、企画提案書の受付順とする。 (イ)審査委員が別紙「公募型プロポーザル評価基準書」に基づき、点数付けすることにより決定する。 審査委員は、二次審査の参加者のうち、一次審査及び二次審査の合計得点が最も高い者から順位をつけ、全審査委員の参加者順位１位を最も多く付けた参加者を受託候補者とする。 同順位がある場合は、同順位の者のうち参加者順位２位を最も多く付け7 / 12た参加者を上位として扱う。 参加者順位２位も同数の場合は、同様に３位の数とし、以下も同様とする。 さらに同数の場合は、各審査委員の評価点数の合計が最も多い参加者を受託候補者とする。 (ウ)選考結果は、全ての参加者に通知する。 (エ)参加者が１者になった場合でも審査を行う。 カ 結果の公表令和８年１１月２５日(水)までに二次審査へ参加した全ての参加者に審査結果を通知するとともに、後日市ホームページで公表する。 キ 留意事項(ア)プレゼンテーション開始前に、事務局において出席者の所属会社を確認できるもの(社員証、名刺等)の提示を求める。 (イ)プレゼンテーションは、提出した企画提案書等を基に行うものとし、追加提案及び追加提案に関する資料の配付は認めない。 ただし、提出した企画提案書の提案の範囲内でのパソコン、プロジェクター、スクリーン等を使用した投影による説明、投影される資料の配布は可とする。 当日使用するプロジェクター、スクリーンは市で用意する。 (ウ)プレゼンテーション及び質疑応答は、参加者名を伏せて行うので自己紹介は行わないこと。 また、スクリーンに参加者の名称及びそれを推測できるものが写らない様にすること。 上記(イ)においても、同様とする。 (３)評価基準配点の合計値の６割を最低基準とし、各審査委員の採点の合計の平均が最低基準点に満たない提案者は、選定の対象としない。 １２ 契約の締結等(１)受託候補者とは、仕様書及び受託候補者の企画提案書等の記載事項を基本に協議の上、随意契約による方法で契約する。 なお、契約締結日は、令和９年４月１日を予定とする。 ただし、当該契約にかかる予算が議決され、当該予算の執行が可能となったときに本選定の効力が生じる。 また、翌年度以降においても、当該年度の歳入歳出予算における当該契約にかかる予算が議決され、その執行が可能となった場合、本契約を有効とし、予算が削減された場合は解除する。 (２)企画提案書等に記載され、選定で評価した項目については、原則として契約時の仕様に反映するものとする。 ただし、本業務の目的達成のため、必要な範囲において、受託候補者との協議により締結段階で項目を追加、変更及び削除することがある。 また、これにより見積価格を超えない範囲で、契約内容及び計画金額等の調整を行い、見積書を徴取する。 (３)受託候補者との契約が合意に達しない場合又は失格事項若しくは不正と認められる行為が判明した場合は、次順位以下となった参加者のうち順位が上位であった者から順に交渉を行うこととし、(１)と同様の方法により契約する。 8 / 12１３ 失格事項参加者が次のいずれかに該当する場合は、失格とする。 (１)参加資格を有しない場合又は提出書類等の記載内容に虚偽があった場合(２)実施要領、仕様書に定める事項に適合しない場合(３)提出書類に不備又は錯誤があり、事務局が再提出を求めたにもかかわらず、期限内に提出されなかった場合(４)二次審査のプレゼンテーションに出席しなかった場合(５)公告の日から契約締結日までに参加資格要件を欠く事態が生じた場合(６) 正当な理由なく準備期間における引継ぎ、準備作業を怠り、業務開始に著しい支障を及ぼすと市が認めた場合(７)公正を欠いた行為があったとして審査委員会が認めた場合１４ 留意事項(１)本プロポーザルに係る一切の費用は、参加者の負担とする。 (２)提出後の提出書類の差し替え、修正、追加等は認めない。 ただし、市の判断により補足資料の提出を求めることがある。 (３)提出された書類は、返却しない。 (４)採用された企画提案書等の著作権は提案者に帰するものとし、第三者の著作権の使用の責は、使用した提案者に全て帰するものとする。 (５)企画提案書等のため作成した資料や市から受領した資料は、市の許可なく公表又は使用することはできない。 (６)提出された企画提案書等は、必要な範囲において複製を作成することがある。 (７)提出された企画提案書等は、佐久市情報公開条例(平成１７年佐久市条例第１５号)に基づき、公開することがある。 (８)本プロポーザルは、優先交渉権者の特定を目的に実施するものであり、契約内容においては必ずしも提案内容に沿って実施するものではない。 (９)この実施要領に定めのない事項については、審査委員会において決定するものとし、本業務の契約の内容に関しては、地方自治法(昭和２２年法律第６７号)、地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)等、関係法令等の定めるところによる。 １５ 事務局〒３８５－８５０１ 佐久市中込３０５６番地佐久市企画部企画課 係長：小林、竹内 担当：井出TEL：０２６７－６２－３０６７ FAX：０２６７－６３－３３１３メールアドレス：kikaku@city.saku.nagano.jp9 / 12【別表】 提出書類確認表商号又は名称：№ 提出書類名 提出要領 備考 区分申請者確認欄佐久市確認欄1 参加表明書兼誓約書 様式２ ◎2プライバシーマーク又はＩＳＭＳ認証を確認できる書類写可 ◎3 参加資格確認書(業務実績)様式３※上位１５件については契約実績の内容が確認できる書類(契約書と仕様書の写し)を添付すること◎4 共同事業体協定書 様式８ △5 企画提案書等提出届 様式４ ◎6 会社概要書 様式５ ◎7 業務執行体制 様式６ ◎8 業務工程表 任意様式 ◎9 企画提案書任意様式※別紙評価基準内容を網羅すること◎10 手数料等企画提案書(参考見積書) 様式７ ◎11 手数料等企画提案書内訳書 任意様式 ◎12企画提案に関する上記全ての電子データを収めたCD-R又はDVD-R副本として提出 ◎13 提出書類確認表 本表による ◎◎：必ず提出する書類 △：該当する場合に提出10 / 12○市の名簿に登録されていない者の追加申請書類確認表市の名簿に登録されていない者は、提出書類に加え、以下の書類を必ず添付すること。 商号又は名称：№ 提出書類名 提出要領 備考 区分申請者確認欄佐久市確認欄14 公募型プロポーザル参加願 【追加申請様式１】 ◎15 誓約書 【追加申請様式２】 ◎16 経歴及び営業概要書 【追加申請様式３】 ◎17 印鑑証明書 ◎18佐久市税の納税証明書(市に納税義務がある場合のみ)△19消費税及び地方消費税の納税証明書◎20佐久市各種料金の納付状況報告書(市に納付義務がある場合のみ)【追加申請様式４】 △21 商業登録謄本(３か月以内のもの) 写可 ◎22申請の直前 1 年間の各事業年度の財務諸表◎23委任状(支店、営業所等に代理委任する場合)【追加申請様式５】 △24上記№１４～№２３(追加申請書類一式)の電子データを収めたCD-R又はDVD-R副本として提出 ◎25市の名簿に登録されていない者の追加申請書類確認表本表による ◎◎：必ず提出する書類 △：該当する場合に提出１ 書類の提出部数等(１)正本１部は、上記№１から№１１の順にフラットファイル(Ａ４判)に綴じ込むこと。 また、フラットファイルに№１３提出書類確認表を添付すること。 (２)佐久市の名簿に登録されていない事業者の場合は、正本１部として№１４から№２３までを(１)のフラットファイルとは別様にして提出すること。 また、フラットファイルに№２５市の名簿に登録されていない者の追加申請書類確認表を添付すること。 11 / 12【参考資料】佐久市ふるさと納税の現状１ 寄附実績令和５年度 令和６年度 令和７年度寄附金額 711,575,000円 700,063,222円 821,201,100円寄附件数 24,705件 21,215件 24,898件平均額(1件あたり) 28,802円 32,998円 32,982円２ 申込方法別寄附実績(令和７年度)ポータルサイト 寄附金額(円)楽天ふるさと納税 315,887,000ふるさとチョイス(パートナーサイト含む) 223,507,600ふるなび 153,510,500ＪＲＥふるさと納税 16,439,000ＡＮＡのふるさと納税 19,209,000Ａｍａｚｏｎふるさと納税 14,865,000さとふる(パートナーサイト含む)※ 70,761,000一休.comふるさと納税(Yahoo!トラベル含む)※ 780,000その他(パンフレット) 6,242,000※令和７年度に受付開始。 ３ 都道府県別寄附額実績(令和７年度(さとふる、一休.comふるさと納税、その他を除く))地域 割合北海道 1.3％東北(青森、岩手、秋田、宮城、山形、福島) 2.3％関東(茨城、栃木、群馬、埼玉、千葉、東京、神奈川、山梨、長野) 66.0％北陸(新潟、富山、石川、福井) 1.9%東海(岐阜、静岡、愛知、三重) 8.5％近畿(滋賀、京都、大阪、兵庫、奈良、和歌山) 12.2％中国(鳥取、島根、岡山、広島、山口) 2.5％四国(香川、徳島、愛媛、高知) 0.9％九州(福岡、佐賀、長崎、熊本、大分、宮崎、鹿児島) 4.0％沖縄 0.4％12 / 12４ 返礼品の申込実績(令和７年度)ビール 全体の74％ビール以外 全体の26％※ビール以外の構成は申込の多い順に、お米、加工品(日本酒・ジュース・菓子等)、利用券、農作物(野菜・果物)。 ５ 寄附受領証明書、ワンストップ特例申請書等の発送件数(令和７年度)封書 9,453件圧着はがき 15,849件６ ワンストップ特例申請書の受付実績(令和７年度)使用しているシステム 自治体マイページ件数 7,751件紙による申請 23％オンラインによる申請 77％７ 返礼品提供事業者数返礼品事業者数 約90事業者８ 実施している広告運用楽天ふるさと納税 ＲＰＰ広告ふるさとチョイス 検索連動型ＰＲ枠ＫＡＢＵ＆ふるさと納税 検索連動型広告ふるなび 運用型広告ＡＮＡのふるさと納税 検索連動型広告寄附金受領証明書 シティプロモーション仕様(自治体マイページ運営会社) 1 / 11(長期継続契約)佐久市ふるさと納税管理業務 仕様書１ 業務名(長期継続契約)佐久市ふるさと納税管理業務(以下「業務」という。)２ 業務の目的佐久市(以下「市」という。)が行う佐久市ふるさと納税寄附制度に係る返礼品(市内の特産物及び市特有のサービスなど。以下「返礼品」という。)の企画及び発送(サービスにおいては、その提供をいう。以下同じ。)並びに寄附者情報の管理に関する業務等を委託することにより、効率的かつ効果的な市の魅力発信、地場産品の消費拡大による産業振興等による地域の活性化とともに、総務省が定める「ふるさと納税に係る指定基準」をはじめとする関係法令を厳格に遵守しつつ、事務の効率化及び寄附金の増加による一般財源確保を図ることを目的とする。 ３ 契約期間及び準備期間(１)契約期間令和９年４月１日から令和１２年３月３１日まで(長期継続契約)(２)準備期間(契約締結前の準備業務)受託候補者決定後(令和８年１２月下旬予定)から令和９年３月３１日までの期間を準備期間とする。 受託候補者は、決定後速やかに「引き継ぎ計画書」および「詳細スケジュール」を市に提出し、承認を得ること。 現受託者からのデータ引き継ぎにあたっては、データ項目等の整合性を十分に検証し、令和９年４月１日の稼働時にデータ不整合や運用遅延を生じさせないこと。 なお、準備期間における引き継ぎ及びシステム構築等に要する費用について、別途の支払いは行わない。 また、予算不成立等により本契約が成立しなかった場合、当該準備作業に要した費用は事業者の負担とし、市は補償を行わない。 ４ 想定業務規模(１)想定年間寄附受入額：８億５，０００万円(２)想定年間寄附件数：２６，０００件上記数値は実績等を踏まえた見込み値であり、実際の寄附額及び件数を保証するものではない。 ５ 委託料及び経費本業務における委託料及び経費は、以下の区分に応じて支払うものとする。 ただし、受託2 / 11者は本業務に係る一切の経費(管理手数料、返礼品調達費、配送料、各種手数料等を含む。)の合計額が、地方税法及び総務省告示で定める「募集に要する費用の割合」を超過しないよう、常に経費の抑制及び業務の徹底した効率化を図らなければならない。 また、法令等の改正や既存ポータルサイト等の仕様変更に伴うシステム改修等に要する費用は、原則として受託者の負担(管理手数料内)とする。 なお、委託料及び経費と業務内容については別表１のとおりとする。 (１)管理手数料寄附金額に応じた単価契約とし、寄附額の５．０％以内(消費税別)とする。 毎月月末締めで確定した当月分の寄附額を基準に算定する。 当月分確定後に寄附の取消し等が発生した場合は、翌月分の業務完了報告書において明記し、金額を相殺・調整すること。 なお、年度末(３月分)において調整が生じた場合は、当該月分の支払額において精算するか、市が指定する方法により精算を行うこと。 (２)返礼品調達費梱包代等の諸経費を含む商品代金(消費税込み)とし、返礼品提供事業者と契約を締結した実費とする。 受託者が返礼品調達費に上乗せすることは一切認めない。 総務省告示に基づく返礼品調達割合(寄附金額の３０％以下)を厳守すること。 (３)返礼品配送料返礼品の配送に現に要した実費とする。 なお、受託者は配送業者との連携等により、配送料が客観的に安価かつ適正な水準となるよう常に工夫及び交渉を行うこと。 本市における主要な返礼品(ビール等)及び配送地域(関東圏等)特性を踏まえ、低コストかつ効率的な配送体制を構築すること。 (４)書類発送手数料寄附金受領証明書、お礼状、ワンストップ特例申請書等の発行、封入等に係る作業手数料及び郵送に係る実費とする。 なお、寄附者の都合等により書類の再発行及び再発送を行った場合についても、発送１件ごとに書類発送手数料を計上する。 ただし、受託者の責に帰すべき事由による再発行・再発送を除く。 (５)広告宣伝費ポータルサイト内等における広告出稿等に係る実費については、市の予算範囲内において、事前協議の上で市が負担する。 なお、広告の企画・運用・効果検証等に係る業務は管理手数料に含まれるものとする。 また、総務省告示に定める「返礼品等を強調した宣伝及び広告」その他の過剰な寄附誘引行為は厳禁とし、受託者は告示基準を厳格に遵守した運用を行わなければならない。 3 / 11【別表１】委託料及び経費等 業務内容・管理手数料(寄附額の５．０％以内で単価契約)・寄附金額及び寄附者データの管理並びにシステム連携に関する業務(市の利用環境構築費、システム導入初期費用、保守費用、システム利用料を含む)・システム管理(寄附情報の変更、名寄せ、ｅＬＴＡＸ送信レイアウト準拠データの作成・納品)・返礼品提供事業者への発注、在庫管理、集荷及び発送管理に関する業務(出荷発注、リアルタイム進捗管理、発送完了メール送信、トラブル等の対応含む)・返礼品提供事業者との連携及び返礼品の登録等に関する業務(事業者への適切な梱包・配送品質の指導、地場産品基準改正等に伴う証明書作成支援等含む)・新規返礼品の企画、提案、ポータルサイト掲載用コンテンツ(画像、デザイン、ＰＲ文章等)の作成支援及び返礼品提供事業者との契約等に関する業務・広告の企画・運用・効果検証等に関する業務・寄附者からの問合せ対応業務(カスタマーサポート。【別表２】①②の自治体マイページで発生したワンストップ特例申請等の記載不備補完対応及び問い合わせ対応を含む)・ポータルサイト及び自治体マイページの管理運営に関する業務・その他、市のふるさと納税制度の適正な推進及び経費率管理に関する業務・準備期間における業務引継ぎ、データ連携構築、各種システムの設定及びテスト運用等に関する業務・契約終了時における次期受託者等への業務引継ぎ、並びに契約終了後に保有する市関連データの適切な管理・消去等に関する業務書類発送手数料(単価契約、管理手数料には含まない)・寄附金受領証明書、お礼状、及びワンストップ特例申請書等の発送(寄附者の都合等による再発行・再発送対応を含む。ただし受託者の責に帰すべき事由によるものを除く。)に関する業務・【別表２】②市が管理するサイトも含む。 その他実費等(管理手数料には含まない)・返礼品調達費(商品代金、梱包代)・返礼品配送料・広告宣伝費(媒体掲載料等の実費)その他市が直接事業者に支払う費用・「自治体マイページ」月額基本利用料金・オンラインワンストップ機能利用料・自治体マイページの1件あたり受付処理料(オンライン・紙)・ポータルサイト利用手数料及びクレジットカード等の決済手数料4 / 11６ 業務の内容受託者は、市の指示及び確認のもと、令和９年４月１日からの寄附の申出(準備期間における準備作業及び契約期間満了後における継続対応業務を含む。)について、次に掲げる業務を行うものとする。 (１)寄附金額及び寄附者データの管理並びにシステム連携に関する業務ア ポータルサイト(別表２①)を経由した寄附申込み情報を、単一の寄附者管理システム(以下「システム」という。)において、ＡＰＩ等の連携により一元管理すること。 なお、市と受託者が協議の上、新たなふるさと納税ポータルサイトを利用するとした場合には、本業務の対象とする。 イ クレジット決済、郵便振替などの入金状況及び寄附者情報をデータベース化し、システムで管理すること。 ウ 寄附情報等(住所変更、寄附キャンセル、返金)を正確かつ迅速にシステムに反映・管理すること。 エ 別表２①及び②の全ポータルサイトからの寄附情報、並びに自治体マイページ等に取り込まれた全てのデータについて、受託者の責任においてデータのクリーニング及び同一人物判定(名寄せ)を正確に行うこと。 そのうえで、地方税共同機構が指定する「ｅＬＴＡＸ送信レイアウト」に完全準拠した電子的送付データを作成し、市が指定する期日までに納品すること。 なお、委託締結前に市で受け付けた申請データも統合対象とする。 オ 前受託者のシステム等から寄附者及び返礼品データを遺漏なく引き継ぎ、管理すること。 (２)返礼品提供事業者への発注、在庫管理、集荷及び発送管理に関する業務ア 返礼品提供事業者と返礼品に関する調整を行い、寄附データに基づく受発注及び在庫管理(季節性・限定性のある返礼品のコントロールを含む)を行うこと。 イ 発送方法(常温・冷蔵・冷凍等の温度帯管理や品質管理を含む)について返礼品提供事業者と十分協議し、決定すること。 なお、特定の返礼品提供事業者から配送業者(ヤマト運輸、佐川急便等)の指定や、利用ポータルサイトに応じた配送業者の使い分けの要請がある場合は、これに対応可能な運用・発送管理体制を構築すること。 ウ 寄附金の入金確認後、返礼品提供事業者へ迅速かつ正確に出荷発注を行い、１か月以内に指定された送付先に送付すること(受取日指定、季節限定品、定期発送便等を除く)。 また、季節限定品や定期便の発送時期を適切に管理すること。 エ 日常的に配送状況のリアルタイム進捗管理及び監視を行い、出荷遅延の恐れがある場合は返礼品提供事業者に催促を行うこと。 やむを得ず遅延が生じる場合は、事前に寄附者へ通知すること。 5 / 11オ 寄附者に対し、発送完了時に伝票番号を含めた発送完了通知メール等を自動送信すること。 カ 返礼品の汚損・破損、配送事故、出荷遅延等のトラブルが生じた場合、受託者の責任において寄附者及び返礼品提供事業者との初期対応・追跡確認・調整を迅速に行い、直ちに市へ事案の報告を行うこと。 キ 返礼品代金及び配送費用の精算事務を代行し、根拠となる内訳明細書を添付の上、市へ一括して請求すること。 ク 契約期間満了日(令和１２年３月３１日)以前に申込みが完了した寄附の返礼品(定期便の残回数分を含む)については、契約期間終了後であっても、受託者の責任において発送完了まで管理対応を行うこと。 (３)返礼品の企画、登録、返礼品提供事業者との連携及びコンプライアンス管理に関する業務ア 市内事業者・生産者等への積極的な個別訪問等を行い、関係強化と課題やニーズの把握に努め、新規返礼品及び体験型サービスの掘り起こし・磨き上げを行うこと。 また、事業者向け説明会を年１回以上開催すること。 市または事業者からの要請があった際も速やかに対応すること。 イ 新規返礼品の登録手続きを代行し、ポータルサイト掲載用コンテンツ(画像、デザイン、ＰＲ文章等)の作成支援を行うこと。 既存返礼品の寄附動向分析に基づくリニューアル提案も行うこと。 ウ 市の承認を経て返礼品提供事業者と契約を締結すること。 なお、契約にあたっては個人情報の取扱いに関する誓約等を取り交わし、漏えい防止の管理を徹底すること。 エ 返礼品提供事業者に対し、寄附者へ安全かつ高品質な状態で返礼品が届くよう、適切な梱包方法及び配送品質の指導・管理を行うこと。 オ 食品を取り扱う返礼品提供事業者との契約においては、食品表示法等の遵守、食品の産地を適切に表示する規程、並びに市及び受託者による立入調査権の確保について明記し、定期的に実態調査を行うこと。 カ 平成３１年総務省告示第１７９号第５条(地場産品基準)を厳格に遵守し、適合性を確認・点検の上、市が承認したもののみポータルサイトへ掲載すること。 また、掲載時には地場産品基準のうち、該当類型及び理由も明記すること。 キ 総務省令をはじめとする関係法令・告示等の改正(地場産品基準の厳格化、製造者等による証明・公表義務化、経費率ルールの変更等)に迅速に対応するため、システム改修、返礼品提供事業者が作成する「区域内において生じた価値の証明書」等の回収・精査・作成支援、関係事業者への周知・指導、及び公表用データの作成・整理等を行うこと。 ク 返礼品が基準不適合や産地偽装等の疑義が生じた場合は、直ちに市へ報告するととも6 / 11に、当該返礼品の取扱い停止措置を講じること。 (４)寄附者からの問合せ対応業務(カスタマーサポート)ア 寄附者専用の電話回線(フリーダイヤル等)及び電子メールアドレスを開設し、問い合わせ窓口を設置すること。 なお、ポータルサイト経由の寄附者に加え、市が管理するサイト経由の寄附分に関するワンストップ特例申請の記載不備追跡対応、及び寄附者からの問合せ対応の補完業務も本業務に含むものとする。 また、寄附受付の繁忙期及び問い合わせの多い年末年始の運営体制については、どのような体制で行うか提案すること。 イ 寄附者からの返礼品の発送や意見等の問い合わせについて、迅速かつ丁寧に対応すること。 また、以下のタイミングで寄附者にメール等で連絡すること。 タイミング 内容等申込時(入金時) 申込み完了、お礼、申込み内容確認等発送時 発送日時、発送番号、申込み内容確認等不在時 留置き期間、再送不可等キャンセル時 キャンセル受付完了、申込み内容確認等ワンストップ受理完了時 受付完了、申込み内容確認(不備)等その他 必要に応じた内容ウ 寄附者からの問合せに対する対応内容は、寄附情報管理システムへ記録し、市が問合せ履歴を確認できるようにすること。 また、寄附者から依頼があった際には、システム上の寄附情報(住所変更等)の修正を適正に行うこと。 エ 重大なクレーム、個人情報漏えい事故、食品事故等が発生した場合は、速やかに市へ電話または対面等にて第一報を入れ、協議の上対応すること。 苦情、事故の内容及び対応状況については、原因を究明し、再発防止策を講じた上で、市へ報告すること。 (５)寄附金受領証明書、お礼状、及びワンストップ特例申請書等の発送及びワンストップ特例申請の受付処理に関する業務ア ポータルサイトの区分(別表２①及び②)を問わず、寄附金の入金を確認した後、原則２週間以内に寄附金受領証明書及びお礼状を発送すること。 ワンストップ特例申請を希望する寄附者に対しては、申請書及び返信用封筒等を同封すること(別表２②の寄附分については、自治体マイページ等から連携されたデータを基に処理を行うこと。)。 イ 住所不明等で返戻された郵便物について、電話等による住所確認を行い、速やかに再発送の手配を行うこと。 ウ 寄附者からの紛失や記載誤り等の理由による再発行依頼に対しては、本人確認等あらかじめ定めた運用ルールに基づき処理し、例外的な事案について市へ確認の上、再度送付す7 / 11ること。 再度送付については、受託者の責によるものを除き、発送手数料に計上すること。 (６)ポータルサイト等の管理運営業務ア 別表２①に掲げる管理対象ポータルサイト及びシステムについて、掲載情報の維持管理、修正、更新、出品停止等に迅速に対応すること。 イ ポータルサイトの管理運営にあたり不備の解消や必要なシステム調整を行うこと。 (７)ふるさと納税制度の適正な推進、分析及び広告運用に関する業務ア 専門的ノウハウや独自サービス等を活用し、寄附額増加に資するアドバイスやＰＲ方法の提案を行うこと。 ただし、総務省告示により禁止されている、ポータルサイトによるポイント付与等の提供を前提とした募集活動や、不当景品類及び不当表示防止法に抵触する宣伝は一切行わないこと。 イ ポータルサイト内の有料広告(検索連動型広告等)の運用を実施した場合は、広告の配信結果及び費用対効果について効果検証分析を行い、市へ報告するとともに、運用改善案を提示すること。 ウ 毎月１回、月次報告会を開催し、寄附金額、寄附件数、返礼品の出荷動向や寄附動向について分析結果を市へ報告すること。 【別表２】区分 現在市が契約しているポータルサイト等①受託者が管理するサイト・システム・ふるさとチョイス(パートナーサイトを含む)・ふるなび・楽天ふるさと納税・JRE MALL ふるさと納税・ANAのふるさと納税・Amazonふるさと納税・ふるさと納税ｄo(自治体マイページ)※市と受託者が協議の上、新たに導入するポータルサイト等を含む。 ②市が管理(寄附者情報の変更、返礼品の登録)するサイト・さとふる・Yahoo!ふるさと納税・一休ふるさと納税・Yahoo!トラベルふるさと納税・三越伊勢丹ふるさと納税8 / 11７ 寄附者情報の管理本業務において取り扱うデータ及び関連資料は、書面又は電磁的記録により関係法令等で定める一定期間、安全な環境下で保存し、市の要求があった場合は直ちに提示・引き渡しを行わなければならない。 ８ 遵守すべき関係法令・制度基準受託者は、本業務の遂行にあたり、次の法令及び制度基準を厳格に遵守しなければならない。 (１)地場産品基準の遵守受託者は、企画・登録支援を行う返礼品について、平成３１年総務省告示第１７９号第５条(地場産品基準)に適合していることを確認・点検し、適合性を証明する根拠書類を整備の上、市に提出しなければならない。 (２)総経費率の遵守受託者は、本委託手数料を含めた寄附に伴う総経費が、総務省告示で定める総経費率の上限を超過しないよう、常に経費管理を行わなければならない。 受託者の提案施策等に起因して総経費率を超過するおそれが生じた場合は、直ちに市と協議を行い、必要な調整を行わなければならない。 ９ 業務履行体制(１)受託者は、本業務を円滑かつ確実に遂行するため、十分な知識と経験を有する業務統括責任者を配置し、適切な履行体制を構築しなければならない。 (２)受託者は、従事者(派遣社員、アルバイト等を含む)に対し、本業務の遂行に必要な個人情報保護及び情報セキュリティに関する教育・研修を定期的に実施しなければならない。 １０ 個人情報保護及び情報セキュリティ管理(１)受託者は、個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号)及び関連法令を遵守し、本業務の履行にあたり取得した個人情報及び特定個人情報の漏えい、改ざん、紛失等の防止措置を講じなければならない。 (２)受託者は、取得した個人情報及び特定個人情報について、本業務の目的以外に使用し、又は第三者に提供してはならない。 本契約終了後も同様とする。 (３)受託者は、端末の持ち出し制限、通信の暗号化、アクセス権限の最小化等の物理的・技術的安全管理措置を徹底しなければならない。 (４)契約期間が終了したとき、又は準備期間におけるデータ移行が完了したとき、受託者は9 / 11保有する市関連データを本市の指示に従い、復元不可能な方法により適切に管理又は消去しなければならない。 ただし、契約期間終了後においても、定期便返礼品の発送管理、寄附者からの問合せ対応、その他本業務の継続対応に必要なデータに限り、本市の承認を得た上で、必要最小限の期間に限り継続して保有・管理することができる。 なお、当該継続管理期間が終了したとき、又は本市が指定した期日を迎えたときは、速やかに全てのデータを完全に消去し、データ消去完了報告書を本市へ提出しなければならない。 １１ 業務の再委託受託者は、本業務を一括して第三者に委託し、又は請け負わせることができない。 ただし、業務を効率的に行う上で必要な業務については、市と協議のうえ、業務の一部を委託することができる。 なお、一部業務を再委託する際に発生する費用については、受託者の負担とし、受託者は再受託者の行為について一切の責任を負うものとする。 １２ 事業継続(ＢＣＰ)及び事故発生時の対応(１)受託者は、システム障害、サイバー攻撃、大規模災害等の発生に備え、バックアップデータの二重化や代替体制等の事業継続計画(ＢＣＰ)を整備しておかなければならない。 (２)万が一、個人情報の漏洩・紛失、大規模なシステム障害、配送トラブル等の事故が発生した場合は、受託者は直ちに市に報告し、被害の拡大防止及び原因究明・復旧等の必要な措置を自らの負担において迅速に講じなければならない。 １３ 守秘義務受託者(再受託者も含む。)は、本業務の実施に関して知り得た情報を他に漏らし、又は自己の利益のために利用することはできない。 本契約終了後も同様とする。 １４ 所有権及び著作権(１)本業務において受託者が作成・整備した納品物及びコンテンツ(写真、ＰＲ文章、デザイン等)に関する一切の著作権(著作権法第２７条及び第２８条に規定する権利を含む。)及び所有権は、市に帰属するものとする。 (２)制作物が第三者の所有権、著作権、肖像権、商標権等の知的財産権を侵害するものでないことを受託者が保証すること。 第三者との間で権利侵害に関する紛争が生じた場合は、受託者の責任と負担においてこれを解決しなければならない。 10 / 11１５ 契約期間終了に伴う業務の引継ぎ(１)受託者は、本契約の終了に際し、本業務の引継書を作成し、市又は市が指定する次期受託者に対して説明を行うとともに、業務が円滑に引き継がれるよう、誠実に対応しなければならない。 なお、次期受託者へのデータ移行、データ抽出、引継ぎ作業等に要する一切の費用は、原則として本業務の受託者の負担(無償対応)とする。 (２)本契約終了時、市が契約する全ポータルサイトの管理者権限、登録データ、コンテンツ(画像・テキスト等)、並びに蓄積された寄附者からのレビュー及び評価情報等の累積データは、全て市に帰属するものとし、受託者は次期受託者に、確実に移管手続を行わなければならない。 １６ 報告及び検査(１)市が、寄附件数、寄附金額、返礼品の出荷状況等をシステムにて確認し検査を行う。 その他、必要があると認めるときは、受託者に対して、本業務の履行状況について報告を求め、又は実地検査を行うことができる。 (２)業務完了後においても、受託者の責に帰すべき事由による業務上の瑕疵が発見された場合は、市の指示に従い、受託者の負担において速やかに修正を行うものとし、これに対する経費は、全て受託者の負担とする。 １７ 支払い方法委託料の支払いは、受託者から適正な請求書を受理した日から３０日以内に支払うものとする。 当月分確定後に寄附のキャンセルや再発送等が発生した場合は、翌月分の業務完了報告書においてその旨を記載し、精算を行うものとする。 １８ 損害賠償本業務の実施に関し発生した損害(第三者に及ぼした損害を含む。)について、受託者は賠償の責を負うものとする。 ただし、その損害のうち、市又は第三者の責めに帰する事由により生じたものについては、この限りでない。 １９ 履行場所佐久市中込3056番地 佐久市役所ほか市の指定する場所２０ 特記事項及びその他(１)本業務は、各年度における予算が議決され、当該予算の執行が可能となったときに効力11 / 11が生じる。 (２) 本仕様書に定めがない事項や解釈に疑義が生じた場合は、市と受託者が双方誠意をもって協議の上決定するものとする。