避難行動要支援者訪問等業務委託事業候補者をプロポーザル方式により募集します

避難行動要支援者訪問等業務委託事業候補者をプロポーザル方式により募集します 1避難行動要支援者訪問等業務委託事業候補者募集要項１ 目的災害対策基本法は、災害が発生し、又は災害が発生するおそれがある場合に、自ら避難することが困難な者であって、その円滑かつ迅速な避難の確保を図るため特に支援を要する者を避難行動要支援者(以下「登録者」といいます。)と定義しています。 また、同法は、市町村に対し、名簿の作成、登録者の同意を前提とした個別避難計画(以下「計画」といいます。)の作成、並びに作成した名簿及び計画を民生委員等の支援関係者に提供することを求めています。 本件は、すべての登録者に対する意思確認を行い、同意者については訪問による計画の作成を行うとともに、区が原則とする在宅避難の可能性を高めるためのアドバイス等を行うものです。 実施に当たっては、登録者の状況を理解できる福祉専門職等の知識や経験を必要とすること、適切な体制を確保し確実な意思確認を行う必要があること、在宅避難の実現に向けて登録者宅の状況を適切に把握してアドバイス等を行う必要があること等から、公募型プロポーザル方式により事業候補者を選考します。 ２ 業務概要(１)件名避難行動要支援者訪問等業務委託(２)業務内容ア 登録者へのお知らせ等の作成支援及び印刷イ 登録者へのお知らせ等の封入及び郵送ウ 意思確認書類の管理及び未提出者への勧奨エ 登録者宅への訪問(ア)計画の新規作成又は更新(イ)在宅避難の可能性を高めるためのアドバイス等の実施(ウ)災害時自動安否確認システムの案内及び利用の意思確認(未利用者のみ)オ 計画の審査(ア)本人作成分(イ)居宅介護事業者作成分カ 問合せ対応※詳細は、別紙１「仕様書」を参照してください。 (３)履行期間契約締結日から令和９年３月31日まで(４)事業規模30,327,000円(税込)までとします。 ※ この金額は契約時の予定額を示すものではなく、事業の規模を示すためのものであることに留意してください。 また、提案は上記金額を超えないものとします。 なお、事業規模を超えての提案を行った場合は、失格とします。 ３ 参加資格本件プロポーザルに参加する者(以下「プロポーザル参加者」といいます。)の参加資格要件は、以下の要件を全て満たす者とします。 各要件は、参加表明書提出日を基準日とします。 また、共同事業体を結成し、参加申請する場合、構成す2る全ての事業者が参加資格に該当することが必要です。 なお、区は、本件プロポーザルの実施期間中又はプロポーザルによる選考後契約締結日までの間にいずれかの要件を欠くこととなった者に対して、プロポーザルの参加資格を取消し、又は契約を締結しない場合があります。 (１)港区物品買入れ等競争入札参加資格を有すること。 (２)地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の４に該当する者でないこと。 (３)経営不振の状態(会社更生法(平成14年法律第154号)第17条第１項に基づき更生手続開始の申立てをしたとき、民事再生法(平成11年法律第225号)第21条第１項に基づき再生手続開始の申立てをしたとき、手形又は小切手が不渡りになったとき等。 )にないこと。 (４)港区競争入札参加有資格者指名停止措置要綱(平成16年７月30日16港政契第238号)に基づく指名停止の措置を受けていないこと。 (５)港区の契約における暴力団等排除措置要綱(平成24年１月26日23港総契第1157号)に基づく入札参加除外措置を受けていないこと。 (６)区外事業者がプロポーザルに参加する場合、原則として区内事業者と共同すること。 共同事業体を構成する(代表企業ではない)構成員のみ区内事業者であった場合、または、やむを得ず、区外事業者のみで参加申請する場合は、区内事業者優遇に係る加点の対象とはなりません。 (７)別紙１「仕様書」に記載している業務を適切に遂行することが可能な豊富な実績と運営・実施体制を有していること。 ※(６)の区外事業者の区内事業者との共同港区では、区が発注する契約において、区内事業者の受注機会の拡大を図る取組を推進しており、区外事業者がプロポーザルに参加する場合、「区内事業者と共同すること」を参加条件としています。 区内事業者が単独で参加したとき、又は、区内事業者と区外事業者で共同事業体を構成して参加した場合に代表企業が区内事業者であるとき、一次審査において、評価点を優遇します(※詳細は、別紙２「避難行動要支援者訪問等業務委託事業候補者選考基準」を参照してください。)。 ４ 選考スケジュール(予定)事項 日程募集要項の公表・配布期間令和８年５月27日(水)から令和８年６月26日(金)午後５時まで募集要項に対する質問受付期限 令和８年６月10日(水)午後５時まで質問一斉回答 令和８年６月12日(金)参加表明書・企画提案書等提出期限 令和８年６月26日(金)正午まで第一次審査(書類審査)結果通知 令和８年７月15日(水)第二次審査(プレゼンテーション及びヒアリング)令和８年７月24日(金)第二次審査結果通知 令和８年７月31日(金)3契約手続き 令和８年８月下旬以降業務委託開始 令和８年９月初旬５ 配布書類等(１)配布場所「13 担当・連絡先」の記載のとおり※配布書類は、港区ホームページからダウンロードが可能です。 (２)配布期間等ア 窓口配布期間令和８年５月27日(水)から令和８年６月26日(金)まで※平日午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後1時までを除く)イ ホームページ掲載期間令和８年５月27日(水)から令和８年６月26日(金)正午まで(３)配布書類プロポーザル実施関係① 募集要項② 【別紙１】仕様書③ 【別紙２】避難行動要支援者訪問等業務委託事業候補者選考基準提出資料関係① 【様式１】質問書② 【様式２】参加表明書兼参加資格審査申請書③ 【様式３】共同事業体構成書④ 【様式３－２】共同事業体協定書兼委任状⑤ 【様式３－３】委任状⑥ 【様式４】事業者概要及び業務実績⑦ 【様式５】業務従事予定者の経歴及び専任性⑧ 【様式６】業務スケジュール及び進行管理⑨ 【様式７】企画提案書(業務に対する基本姿勢について)⑩ 【様式８】企画提案書(避難行動要支援者の理解促進及び意思確認について)⑪ 【様式９】企画提案書(避難行動要支援者宅への訪問について)⑫ 【様式10】プロポーザル参加辞退届６ 質問書の受付・回答(１)受付期限令和８年６月10日(水)午後５時(２)受付方法【様式１】質問書に必要事項と質問を記入の上、「13 担当・連絡先」までメール又はＦＡＸで提出してください。 提出する場合は、送信未達を防ぐため、必ず確認の電話を入れてください。 (３)回答方法令和８年６月12日(金)に、全ての質疑に対する回答書を港区ホームページで公表します。 なお、回答の際、質問者は公表しません。 また、意見の表明と解されるものや質疑の内容(質問内容が不明瞭なもの等)によっては回答しな4い場合があります。 ７ 企画提案書等の提出(１)提出受付期間令和８年５月27(水)から令和８年６月26日(金)まで※平日午前９時から午後５時まで(ただし、正午から午後1時までを除く)※最終日である６月26日の提出は正午まで※事前に電話予約の上、来所してください。 (２)提出先〒105－8511 港区芝公園１－５－25港区役所３階南側 保健福祉支援部保健福祉課避難行動要支援者対策担当TEL 03－3578－2377(３)提出方法直接担当まで持参してください。 (４)提出資料① 物品買入れ等競争入札参加資格審査受付票(写)② 【様式２】参加表明書兼参加資格審査申請書※③～⑥は、共同事業体を結成し、参加申請する場合に提出。 ③ 【様式３】共同事業体構成書 ※該当する場合のみ提出④ 【様式３－２】共同事業体協定書兼委任状 ※該当する場合のみ提出⑤ 【様式３－３】委任状 ※該当する場合のみ提出⑥ 登記簿謄本 ※該当する場合のみ提出⑦ 加点対象となる地域貢献活動項目がある場合は、各項目指定の提出書類※該当する場合のみ提出。 【別紙２】避難行動要支援者訪問等業務委託事業候補者選考基準参照。 ⑧ 【様式４】事業者概要及び業務実績※共同事業体を結成し、参加申請する場合は、構成する全ての事業者について提出してください。 ⑨ 【様式５】業務従事予定者の経歴及び専任性⑩ 【様式６】業務スケジュール及び進行管理⑪ 【様式７】企画提案書(業務に対する基本姿勢について)⑫ 【様式８】企画提案書(避難行動要支援者の理解促進及び意思確認について)⑬ 【様式９】企画提案書(避難行動要支援者宅への訪問について)⑭ 【任意様式】見積書(５)提出部数ア 提出資料①から⑦ １部イ 提出資料⑧から⑭ 正本１部、副本８部※提出資料⑧から⑭は順番に重ねて、ファイルに綴じてください。 正本１部は表紙に事業者名を記入し、副本８部については事業者名を記入しないでください。 また、全ての提案書等の中には、事業者名(協力事業者名を含む。)を特定する事項(社名、マーク等)を記入しないでください。 ウ 提出資料(正本)データを格納したＣＤ－Ｒ等 １枚※ＣＤ－Ｒ等表面には社(者)名を記入してください(６)留意事項ア 各資料は片面Ａ４サイズ、文字フォントは「BIZ UD 明朝 Medium」サイズ5は12ポイント以上としてください。 イ 補足資料の作成はアを踏まえ全体で10枚以内としてください。 なお、規定された記載事項は提出資料内に記載し、補足資料は各提出資料を補足するものとしてください。 ウ 正本、副本とも、各様式に様式番号を記載したインデックスを付してください。 ８ 事業候補者の選考と審査【別紙２】避難行動要支援者訪問等業務委託事業候補者選考基準のとおりです。 ９ 提案にあたっての注意事項(１)次の各号に該当する場合は、提出書類が無効となる場合があります。 ① 提出方法、提出先、提出期間に適合しないもの② 記入すべき事項の全部又は一部が記載されていないもの③ 虚偽の内容が記載されているもの④ この要項に定める手続き以外の手法により、選考委員又は関係者にプロポーザルに対する助言等を直接又は間接的に求めた場合(２)本提案に要する費用、旅費その他業務に関する一切の費用は、応募事業者の負担とします。 (３)提出書類等の返却はいたしません。 (４)提出受付期間終了後の提出書類等の差替え及び再提出は認めません。 (５)質問受付終了後は、本業務に関しての質問は一切受け付けません。 (６)提出された企画提案書は、選考作業に必要な範囲において、複製することがあります。 (７)選考された企画提案書に係る著作権は作成者に帰属し、港区は無条件でその使用権を持つものとします。 (８)企画提案書に記載した業務責任者は、病気・死亡等極めて特別な場合を除き変更することができません。 (９)区は、事業候補者の提案に拘束を受けないものとします。 (10)参加表明後にプロポーザル参加辞退する場合は、【様式10】プロポーザル参加辞退届を提出してください。 10 その他(１)プロポーザル参加者は、本業務その他により知り得た個人情報及び資料、その他守秘すべき情報を他に漏らしてはなりません。 (２)プロポーザル参加者は、業務の遂行に際して、区の情報資産を取扱う案件については、港区情報安全対策指針を遵守してください。 また、プロポーザル参加者は、区が実施する港区情報安全対策指針の遵守状況に関する点検作業に応じるものとします。 点検作業には、情報セキュリティにおいて問題が発生した場合の検査、あるいはセキュリティ監査等が該当します。 (３)プロポーザル関連書類作成のために港区が配布した資料等は、港区の許可なく公表・使用することはできません。 (４)本業務への参加申込事業者が１者の場合であっても、各審査を実施します。 (５)プロポーザルの参加に当たりプロポーザル参加者に生じた損害等について区は一切その責を負いません。 (６)ＦＡＸ等の通信事故については、区はいかなる責任も負いません。 6(７)公正なプロポーザル選考が確保できないと判断した場合は選考を中止することがあります。 (８)区は、事業候補者と契約を締結するにあたり、港区契約事務規則(昭和39年港区規則第６号)第39条の２の規定に基づき港区業者選定委員会に推薦し、審議を経ます。 審議の結果によっては契約を締結しない場合があります。 (９)虚偽申請等不正行為が発生した場合は、事業候補者の取消、指名停止(登録事業者のみ)等のペナルティを課します。 11 選考結果の公表について本業務の選考過程の情報は、全て区政情報です。 区政情報は、「港区情報公開条例」の定めるところにより、原則公表です(ただし、同条例第５条に定めるものを除く。)。 事業候補者として選考された場合には、事業候補者選考過程と合わせ、提出された企画提案書を原則として港区ホームページで公表します。 企業秘密に関する記載があるなど、提案書原本の公表が難しい場合は、概要版の作成を依頼します。 12 開示請求提出された提案書等は、港区情報公開条例の規定による開示請求の対象公文書となり、開示決定される場合があります。 提出された提案書の一部又は全部を、著作権法(昭和45年法律第48号)第２条第１項第１号に規定する著作物として、同法第18条第３項第３号前段かっこ書きに規定する意思表示をする場合には、提案書等に意思表示する旨及び該当箇所を明記してください。 ただし、開示、非開示の判断は、提出していただいた提案書等の記載事項に基づき行うものではなく、提案書等を参考に、同条例に基づき区が客観的に判断します。 13 担当・連絡先〒105-8511 港区芝公園１－５－25港区保健福祉支援部保健福祉課避難行動要支援者対策担当(区役所３階南側)電 話：03－3578－2377 ＦＡＸ：03－3578－2398メール：minato02@city.minato.tokyo.jp 別紙１1仕様書１ 件名避難行動要支援者訪問等業務委託２ 履行期間契約締結日から令和９年３月31日まで３ 履行場所(１)港区保健福祉課避難行動要支援者対策担当(港区芝公園１－５－25 港区役所３階南側)(２)受注者の作業場所(３)避難行動要支援者宅４ 業務の概要等(１)目的区は、災害対策基本法に基づき、災害が発生した時に自力で避難することが困難な方で、特に支援が必要な方を避難行動要支援者(以下「登録者」という。)として名簿を作成している。 同法は、登録者の同意を前提に市町村に対し、名簿情報を支援関係者に提供すること、個別避難計画(以下「計画」という。)の作成及び支援関係者に提供することを求めている。 このことから登録者に同意の確認を行っている。 本業務は、これまで案内に応答していない同意・不同意の意思確認ができない方及び名簿の更新により新規で登録された方の意思確認並びに同意者への計画の作成、過去に計画を作成した方の現状を確認したうえで計画の更新を行うとともに、在宅避難を実現する可能性を高めるためのアドバイスや区の防災施策の案内等を行うことで、災害時の支援体制の強化や自宅を避難場所として確保することを目的とする。 (２)登録者(本業務の対象者)ア 要件(ア)介護保険の要介護認定において要介護３から５までのいずれかに認定されている者(要介護３の場合は、ひとり暮らし又は他の世帯員全てが65歳以上である者に限る。)(イ)身体障害者手帳１・２級を所持するひとり暮らし又は他の世帯員全てが65歳以上である者(ウ)愛の手帳１・２度を所持するひとり暮らし(親族等から日常生活の援助を受けている場合を含む。)又は他の世帯員全てが65歳以上である者(エ)精神障害者保健福祉手帳１・２級を所持するひとり暮らし又は他の世帯員全てが65歳以上である者(オ)(イ)から(エ)の手帳を所持する者のみで構成する世帯の者(カ)(ア)から(オ)に準ずる者で区長が認める者2イ 登録者の状況(令和８年４月１日現在)要件(ア) (イ)～(オ) (カ)合計高齢者 障害者 その他登録者 1,640 1,938 ８ 3,586同意者 632 965 ８ 1,605計画作成済者 310 370 ６ 686※同意者は登録者の内数、計画作成済者は同意者数の内数である。 ５ 業務内容(１)登録者へのお知らせ等の作成支援及び印刷次の書類について、視認性や登録者の理解につながるよう、記載事項、フォント・用紙サイズ等の助言・作成支援を行うこと。 ア 通知文等(記載事項)(ア)新規登録者、既存登録者のうち計画未作成者宛・避難行動要支援者として登録されたこと・名簿の事前提供、計画の作成及び事前提供に関する意思確認であること。 ・災害自動安否確認システムによる安否確認に関する意思確認であること。 (イ)既存登録者宛・計画の更新をすることの案内・計画の更新は事前連絡のうえ訪問すること※(ア)(イ)ともに問合せとして、受付時間(平日午前９時から正午、午後１時から５時)、受託事業者名、連絡先、委託者を表示すること。 ※計画については、登録者本人または親族等が作成することも可能である旨を併せて案内すること。 (ウ)在宅避難の可能性を高めるためのアドバイスの実施の案内・区は、自宅に被害がない場合は在宅避難を原則としていること。 ・計画作成のための訪問の際、在宅避難の可能性を高めるためのアドバイスや区の防災施策の案内や手続き支援を行うこと。 (エ)災害時自動安否確認システムの案内(発注者から印刷データを提供する。)(オ)災害対策基本法等に基づく意思確認書(発注者から印刷データを提供する。)(カ)災害時自動安否確認システムでの安否確認の実施に関する意思確認書(区の様式を使用すること)イ 送付用の封筒・窓あきとする(通知文に差し込み印刷で宛名を入れる想定である。)ウ 印刷(ア)部数は次の表のとおり(実際の印刷部数は協議のうえ決定する。)印刷物アイ(ア) (イ) (ウ) (エ) (オ)印刷部数 2,900 686 2,900 686 3,586 3,5863(イ)Uni-Voice対応について・登録者宛の通知文等にはUni-Voiceを入れること。 ・印刷位置は右下とし、Uni-Voiceの中心が右端、下端からそれぞれ25ｍｍの位置とすること。 ・Uni-Voiceの周辺は４ｍｍ以上余白を設けること。 ・Uni-Voiceの右端に半円(直径６ｍｍ)の切欠き加工を入れること。 (ウ)宛名情報は発注者から提供する。 (２)お知らせ等の封入及び郵送(郵送料は受注者の負担とする。)ア 新規登録者又は既存登録者のうち計画未作成者宛上記５(１)イに同ア(ア)(ウ)(エ)及び発注者提供資料①②を入れて発送すること。 イ 既存登録者宛上記５(１)イに同ア(イ)を入れて発送すること。 【発注者提供資料】①制度の案内チラシ②返信用封筒(郵送料は発注者の負担とする。)(３)意思確認書類の管理及び未提出者への勧奨ア 登録者から提出のあった意思確認書類の確認及び管理をすること。 イ 期限までに提出していない者には郵便、電話、訪問により勧奨を行い、登録者すべての意思確認を行うこと。 なお、発注者による計画の作成について同意が得られなかった場合においては、登録者本人又はその親族等による計画の作成の意向について、併せて確認を行うこと。 また、作成を希望する場合は、その方法等について必要な案内を行うこと。 ウ ア及びイの対応状況は、上記５(１)ウ(ウ)の宛名情報を活用して、随時報告すること。 (４)訪問の実施ア 訪問対象本業務における訪問対象は、原則として上記４(２)ア(ア)に該当する者以外の登録者とし、上記４(２)ア(ア)に該当する者への訪問は、発注者が本業務とは別にケアプランの作成を依頼する介護支援専門員が行うこととする。 ただし、上記４(２)ア(ア)に該当する者であっても、ケアプランの作成を担当する介護支援専門員の対応が困難な場合や担当の介護支援専門員がいない場合等は、本業務において受注者が対応することとし、該当者については発注者が別途指定することとする。 訪問対象者：2,000人を予定イ 計画の新規作成及び更新意思確認書類提出者のうち計画の作成に同意する者を訪問し、計画の項目を聞き取って避難行動要支援者支援システム(以下「システム」という。)に入力すること。 訪問にあたっては、電話をして事前に訪問日を決めること。 また、訪問時は、区が発行する委託証明書を登録者から見える位置に掲げること。 なお、登録者本人またはその親族等から発注者による計画の作成について辞退の意思が示された場合は、登録者本人またはその親族等の関係者による4計画の作成の意向について確認を行うこと。 また、作成を希望する場合は、その方法等について必要な案内を行うこと。 ウ 在宅避難の可能性を高めるためのアドバイス等(ア)登録者が行う防災・減災対策及び備蓄状況の確認を行うとともに、発注者が提供する防災対策等の資料を用いて、在宅避難の原則や災害への備えの必要性を周知すること。 (イ)区の防災施策である防災ラジオや家具転倒防止器具の設置等を確認し、未設置者には案内し、希望者には手続の支援を行うこと。 (ウ)訪問時には、防災に関する案内に加え、高齢者福祉サービス、障害福祉サービスその他行政サービスに関する案内資料についても、発注者が提供する範囲で持参し、必要に応じて登録者へ周知すること。 エ 災害時自動安否確認システムの案内及び登録への意思確認(未登録者のみ)上記５(１)ア(エ)を使って制度の案内を行い、同(カ)により意思確認を行うこと。 オ 登録者からの相談・訴えへの対応(ア)訪問時に登録者から寄せられた生活上の困りごと、福祉サービス、制度等に関する相談又は要望(以下「相談等」という。)については、内容を整理し記録すること。 (イ)(ア)については、随時発注者へ報告すること。 (ウ)報告を受けた発注者は、内容に応じて関係所管課へ情報を連携し、必要な対応につなげるものとする。 (５)提出された計画の審査ア 登録者の希望により本人作成された計画の記載漏れや内容の不整合等の有無を確認すること。 イ 記載漏れや内容の不整合等があった場合、作成者に確認して補記又は補正すること。 訪問による対応は上記５(４)訪問の実施とみなす。 なお、何らかの理由で補記や補正ができない場合は、責任者が発注者に報告して計画を引き渡すこと。 ウ 審査済みの計画は、随時システム入力すること。 (６)システムに入力された計画の審査ア 発注者が受注者とは別に、上記４(２)ア(ア)に該当する者を対象とした計画の作成を委託している介護支援専門員等が作成した計画の入力漏れや内容の不整合等の有無を確認すること。 イ 入力漏れや内容の不整合等があった場合、作成者(入力者)に電話して内容の確認のうえ、修正すること。 (７)問合せ対応ア 災害時避難行動要支援者登録事業に関する問合せへの対応(ア)登録者等からの問合せに対応すること。 なお、想定される問合せに対する回答は発注者から提供する。 (イ)対応時間は平日午前９時から午後５時までとする。 なお、時間外には自動応答等で対応すること。 (ウ)問合せ内容及び対応状況は記録すること。 ただし、回答が困難な内容やトラブルに発展する恐れがある場合は、責任者を通じて速やかに発注者に報告すること。 5イ 使用する電話番号(ア)本業務で使用する電話番号は受注者で準備すること。 (イ)使用する電話番号の市外局番は「03」とすること。 (ウ)本業務で使用する電話番号は、契約締結後、10日以内に発注者に報告すること。 (エ)本業務で使用した電話番号は、トラブルを避けるため、業務終了後、１年間は使用しないこと。 (８)定例報告(３)から(７)については、対応状況を定例報告書として提出すること。 ６ 業務スケジュール(予定)別紙１「主な業務スケジュール」のとおり７ 業務体制等(１)業務時間平日午前９時から午後５時までただし、業務の進捗等により、時間帯の変更を求める場合がある。 (２)人員体制等ア 責任者(ア)介護福祉士、社会福祉士、精神保健福祉士、介護支援専門員、相談支援専門員のいずれかの資格を有すること。 (イ)区が提供する資料やマニュアル、国の指針等を理解し、本業務の全体を管理し、業務全般の責任を負うことができる常勤の者とすること。 (ウ)人事及び訪問、電話対応の経験を有すること。 (エ)発注者の要請に迅速に対応できる者とすること。 イ 担当者(訪問又は審査等に従事する者)次の(ア)(イ)のいずれかに該当する者で、下記８(２)の研修を受講していること。 (ア)介護福祉士、社会福祉士、精神保健福祉士、介護支援専門員、相談支援専門員のいずれかの資格を有する者(イ)介護職員初任者研修、介護職員実務者研修、介護福祉士実務者研修のいずれかの修了証明書の交付を受け、1年以上の実務経験がある者ウ 問合せ対応に従事する者上記７(２)イに該当する者で、問合せ対応業務の経験を通算して1年以上ある者(３)その他本業務の履行に必要となる物品、通信料等は受注者の負担において用意すること。 なお、本業務で使用するシステムは、クラウドを利用しているため、インターネット回線及び対応端末等が必須となる。 対応ＯＳ：Windows11以降、Android13以降、iOS16以降ブラウザ：Microsoft Edge、Chrome、Safariその他：システムへのアクセスは、２要素認証で行うため、SMSが受信できる環境を備えること。 6８ 研修(１)準備(業務マニュアルの作成)本業務の履行に当たり、必要な業務マニュアルは発注者と協議のうえ、受注者が作成すること。 なお、マニュアル作成に必要となる資料等の情報は、発注者から提供する。 (２)実施本業務にかかわる全ての者には、次の研修を実施すること。 ア 避難行動要支援者に関する研修イ 個別避難計画作成支援及び審査研修ウ 接遇研修エ 個人情報の取り扱い関する研修９ 業務実施計画書の提出受注者は業務実施にあたり、契約締結後10日以内に、次の事項を記載した業務実施計画書を提出し、発注者の承認を得ること。 ア 業務体制イ 責任者及び従事者名簿ウ 実施スケジュール表10 成果品受注者は、以下の成果品を発注者に提出すること。 (１)定例報告書(提出日：毎月月初)※３月分については、(２)と併せて提出すること。 (２)業務実施報告書(提出日：令和９年３月31日)11 契約及び支払方法(１)契約方法本委託業務のうち、上記５(４)については、１件当たりの単価契約とし、それ以外の業務を一式として総価契約とする。 (２)支払方法契約代金は、すべての業務の履行確認後、受注者からの請求に基づき一括で支払うこととする。 12 受注者の責務等(１)受注者の責務において、区民・業務関係者等に対する安全対策に万全を期し、事故防止に関する必要な措置を講ずること。 (２)受注者は、常に善良なる管理者の注意をもって業務を遂行し、業務の進捗状況について確認の上適宜報告すること。 (３)受注者は、関係法令等を遵守し、その適用及び運用は、受注者の責任において適切に行うこと。 (４)受注者は、業務上知り得た秘密を第三者に漏らしてはならない。 契約の解除及び期間満了後においても同様とする。 (５)受注者は、本契約の履行に当たり、「港区職員の障害を理由とする差別の解消の推進に関する要綱」の趣旨を踏まえ、適切な対応を図ること。 7(６)受注者は、「港区職員のハラスメントの防止等に関する要綱」を遵守すること。 また、ハラスメントが発生した場合は、発注者と連携して適切に対応すること。 (７)受注者は、個人情報について、別紙２個人情報等取扱いに関する特記事項を遵守しなければならないものとする。 (８)受注者は、本契約の履行に当たり、基本的人権を尊重し、個人の尊厳を守り、あらゆる差別をなくすために適切な対応を図ること。 (９)受注者は、本契約の履行に当たり、「港区環境美化の推進及び喫煙による迷惑の防止に関する条例」(平成９年港区条例第42号)第９条に規定するみなとタバコルールを遵守すること。 (10)受注者は、本契約の履行に当たり、地球温暖化防止のため、省エネルギー対策に努めること。 (11)受注者は、業務上収集した区民等の個人情報を自社で使用するシステムで管理する場合は、契約締結後、速やかに発注者と協議し、承認を得ること。 13 環境により良い自動車利用(１)本契約の履行に当たって自動車を使用し、又は利用する場合は、都民の健康と安全を確保する環境に関する条例(平成12年東京都条例第215号)の規定に基づき、次の事項を遵守すること。 ア ディーゼル車規制に適合する自動車であること。 イ 自動車から排出される窒素酸化物及び粒子状物質の特定地域における総量の削減等に関する特別措置法(平成４年法律第70号)の対策地域内で登録可能な自動車利用に努めること。 (２)電動車を始め、低公害・低燃費な自動車利用に努めること。 電動車とは、電気自動車(ＥＶ)、プラグインハイブリッド自動車(ＰＨＶ)、燃料電池自動車(ＦＣＶ)、ハイブリッド自動車(ＨＶ)の総称を指す。 (３)適合の確認のために、当該自動車の自動車検査証(車検証)、粒子状物質減少装置装着証明書等の提示又は写しの提出を求められた場合には、速やかに提示し、又は提出すること。 (４)本契約の履行に当たって観光バスを使用する場合は、「観光バスの環境性能表示に係るガイドライン(平成29年3月16日付改正28環改車第790号)」に規定する評価基準Ａランク以上の車両を供給すること。 14 その他本仕様書に記載のない事項又は疑義が生じた場合は、発注者と受注者で協議の上決定する。 15 担当港区保健福祉支援部保健福祉課避難行動要支援者担当(担当 大久保・紺野)電話(代)3578‐2111 内線2377 ﾌｧｸｼﾐﾘ 3578‐2398仕様書別紙１11月区主な業務スケジュール(予定)避難行動要支援者(障害者等)12月 1月 2月 3月委託事業者９月 10月●名簿作成(期間：令和７年10月～令和８年８月分)●区から名簿の受領●委託事業者へ名簿の提供要支援者へ案内発送要支援者へから意思確認書受領・同意情報のシステム登録・計画作成者アカウント連携避難行動要支援者宅訪問開始意思確認書類未提出者への勧奨作成済みの計画の審査意思確認書類返受領及び返送委託事業者による計画作成●計画の確認【毎月月初】区への定例報告●計画受取●計画の発送【毎月月初】委託事業者からの定例報告委託事業者による勧奨(意思確認書類未提出者のみ)仕様書別紙２1個人情報等取扱いに関する特記事項令和５年４月１日改正(基本的事項)第１条 受注者は、個人情報の保護の重要性を認識し、この契約による事務を処理するための個人情報の取扱いに当たっては､個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)、港区個人情報の保護に関する法律施行条例(令和４年港区条例第53号)及び港区議会の個人情報の保護に関する条例(令和４年港区条例第67号)を遵守し、個人情報を適正に取り扱わなければならない。 (秘密保持等の義務)第２条 受注者は、この契約により受託した事務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせてはならない。 契約期間満了後又は契約解除後も同様とする。 ２ 受注者は、この契約により受託した事務に従事する者及び従事した者にも、前項の義務を遵守させなければならない。 (目的外利用等の禁止)第３条 受注者は、この契約により受託した事務に係る個人情報を委託された事務以外の用途に利用してはならない。 ２ 受注者は、この契約により受託した事務に係る個人情報を第三者に提供し、又は譲渡してはならない。 (再委託)第４条 受注者は、この契約により受託した事務の一部を第三者に再委託する必要がある場合は、あらかじめ発注者に通知し、承諾を得なければならない。 ２ 受注者は、この契約により受託した事務について前項の規定により第三者に再委託する場合は、この契約により求められる安全管理措置と同等の措置を講ずることができる事業者を再委託先とし、この契約と同等の安全管理措置を義務付ける再委託契約を結ばなければならない。 また、受注者は再委託先に対して適切な監督を行い、発注者の求めに応じて、その状況を報告しなければならない。 ３ 前２項の規定は、再委託先が受注者の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。 )である場合も同様とする。 (複写、複製等の禁止)第５条 受注者は、この契約により受託した事務に係る個人情報を発注者の許可なく複写し、又は複製してはならない。 ２ 受注者は、この契約により受託した事務の範囲を越えて、個人情報の加工、再生等をしてはならない。 (個人情報の安全管理措置)第６条 受注者は、個人情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の個人情報の安全な管理のために必要な措置を講じなければならない。 2(事故発生時等における報告及び対応の義務)第７条 受注者は、個人情報の漏えいその他の個人情報の保護に関する事故が生じたとき、又は生ずるおそれがあることを知ったときは、直ちに発注者に通知し、当該事故の解決に努めるとともに、遅滞なくその状況を書面をもって発注者に報告しなければならない。 また、受注者は、情報セキュリティにおいて問題が発生した場合は、検査、セキュリティ監査等の実地調査に対応しなければならない。 (返還及び廃棄の義務)第８条 受注者は、この契約により受託した事務が完了したとき又はこの契約が解除されたときは、受託した事務に係る個人情報を速やかに発注者に返還しなければならない。 ２ 前項の規定にかかわらず、受注者は、当該個人情報を発注者の指示に基づき廃棄するときは、第三者の利用に供されることのないよう、電磁的記録媒体の物理的な破壊、消去、溶解、裁断その他当該個人情報を判読不可能とするために必要な措置を講じなければならない。 (契約の解除、公表措置及び損害賠償義務)第９条 発注者は、受注者が個人情報等取扱いに関する特記事項に掲げる義務に違反し、又は義務を怠った場合は、この契約を解除することができる。 ２ 前項の場合において、発注者は、その事実を公表することができる。 ３ 第一項の場合において、発注者が損害を受けたときは、受注者はその損害を賠償しなければならない。 契約期間満了後も同様とする。 (監査・検査への協力等)第10条 発注者は、受注者がこの契約により受託した事務の処理に伴う個人情報の取扱いについて、個人情報等取扱いに関する特記事項に基づき、必要な措置を講じていることを確認するため、受注者に報告を求めることができる。 ２ 発注者は、受注者に通知し、個人情報の管理状況について監査・検査を実施することができる。 再委託先についても同様とする。 (第11条から第16条までの条文は、「特定個人情報(※)」の取扱業務を委託する契約のみ)(特定個人情報管理体制の整備)第11条 受注者は、委託業務を統括管理する部署に特定個人情報保護管理責任者を置き、委託業務を実行する部署に特定個人情報保護責任者を置かなければならない。 (特定個人情報を取り扱う従業者の明確化)第12条 受注者は、特定個人情報を取り扱う従業者及びその役割を指定し、事前に従業者名簿を発注者へ提出しなければならない。 (従業者への教育訓練及び監督)第13条 受注者は従業者に対して、委託業務を行うために必要な教育及び訓練を実施し、継続的に監督するとともに、秘密保持契約を締結する等の人的安全管理措置を講じなければならない。 (持出しの禁止)第14条 受注者は、この契約により受託した事務に係る特定個人情報を指定された区域から持出ししてはならない。 3(契約内容の遵守状況についての報告)第15条 受注者は、契約内容の遵守状況、特定個人情報の安全管理体制等を書面で報告しなければならない。 (安全管理措置の改善)第16条 受注者及び発注者は、第10条に基づく監査・検査の結果及び前条に基づく委託業務の遵守状況等についての報告を踏まえ、委託業務における特定個人情報の安全管理措置の改善要否を協議し、改善が必要と判断した場合は双方協力のうえ対応しなければならない。 ※「特定個人情報」とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)」第２条第８項に規定する特定個人情報をいう。 (電磁的記録媒体の保管)第17条 受注者は、この契約により受託した事務に係る個人情報を記録した電磁的記録媒体を施錠して保管しなければならない。 (電磁的記録媒体の搬送)第18条 受注者は、この契約により受託した事務に係る個人情報を記録した電磁的記録媒体を持ち出す場合は、電磁的記録の暗号化処理又はこれと同等以上の保護措置を施し、専用ケース等に入れて施錠した上で、安全対策を施して搬送しなければならない。 仕様書参考資料１ 避難行動要支援者訪問等業務フロー図２ 「港区災害時避難行動要支援者登録事業」のお知らせ３ 個別避難計画様式【在宅避難のアドバイス】要支援者宅を訪問時に防災対策・備蓄状況等を確認するとともに、各家庭に応じた家具転倒防止器具等の助成事業や食料品のローリングストックの紹介など、災害時に備えた安全対策や備蓄の必要性を周知委託事業者避難行動要支援者名簿情報等の提供意思確認書類等の印刷及び郵送ア 新規登録者、既存登録者のうち計画未作成者イ 既存登録者避難行動要支援者区委託事業者避難行動要支援者(高齢者)避難行動要支援者避難行動要支援者委託事業者意思確認書(同意・不同意)提出【訪問】個別避難計画作成(システム)在宅避難のアドバイス個別避難計画の発送意思確認書の管理意思確認結果の集約結果の報告個別避難計画の作成等の指示作成された計画の審査後報告区居宅介護事業所委託事業者委託事業者避難行動要支援者(原則高齢者以外)個別避難計画作成報告(システム登録)【電話等】意思確認書類未提出者への勧奨避難行動要支援者訪問等業務フロー区計画の不備等の確認参考資料裏面あり参考資料令和●年●月●日〒＜郵便番号＞＜住所＞＜方書＞＜氏名＞様港区●●●●●部●●課長 ●● ●●●●「港区災害時避難行動要支援者登録事業」のお知らせ区では災害対策基本法に基づき、災害時の避難行動に特に支援を要する方(避難行動要支援者)の氏名、住所、災害時に支援を要する理由等を記載した「港区災害時避難行動要支援者名簿」を作成しています。 名簿の情報は平常時から地域の支援関係者と共有することで、災害時における地域の支援体制強化のために活用します。 共有するのは同封の同意書をご提出いただいた方のみです。 また、同意書をご提出いただいた方には災害時に安否確認を行うための「災害時自動安否確認システム」への登録、避難支援に必要な情報を具体的に記載した「個別避難計画」の作成をします。 制度の趣旨をご理解の上、是非ともお手続きくださいますようお願いいたします。 １ 名簿の登録要件登録対象者は、区内に居住する次の(１)～(７)のいずれかに該当する方です。 (１)介護保険の要介護認定において要介護３から５までのいずれかに認定されている方(要介護３の場合は、ひとり暮らし又は他の世帯員すべてが65歳以上である場合に限ります。)(２)身体障害者手帳１・２級を所持するひとり暮らし又は他の世帯員全てが65歳以上である方(３)愛の手帳１・２度を所持するひとり暮らし(親族等から日常生活の援助を受けている場合を含む。)又は他の世帯員全てが65歳以上である方(４)精神障害者保健福祉手帳１・２級を所持するひとり暮らし又は他の世帯員全てが65歳以上である方(５)(２)～(４)の障害者手帳を所持する方のみで構成する世帯の方(６)人工呼吸器を使用している方(７)(１)～(６)に準ずる方で区長が認める方２ 「個別避難計画」の作成区が委託した介護事業者等から連絡のうえ、訪問して個別避難計画の作成をします。 ３ 「災害時自動安否確認システム」について災害発生時に事前に登録している電話番号に一斉に電話を架けて、安否確認を行います。 システムが音声を認識して安否確認を実施するため、特別なダイヤル操作などは必要ありません。 安否確認の結果は自動でテキスト化され一覧で出力されるので、災害状況に応じて支援関係者と共有し、災害対応に活用いたします。 登録する電話番号は本人または災害時に本人の安否確認を行える方の番号とします。 ４ 支援関係者警察署、消防署、消防団、民生委員・児童委員、高齢者相談センター 等５ 同意書の提出期限令和●年●月●日(●)※期限を過ぎてしまった場合は●●課までご連絡ください。 ６ 問合せ先●●課●●係 ☎●●●●-●●●●参考資料区による登録情報 訪問者による聞き取り項目 システムによる選択項目本人情報氏名 氏名(カナ)上記系情報外部提出 避難計画外部提供性別 生年月日年齢 郵便番号住所住所(建物名)登録住所以外の居住地 無 電話番号ＦＡＸ要支援者区分世帯状況・家族構成独居・同居所属地域医療機関身体障害者手帳 療育手帳精神障害者保健福祉手帳 要介護度携行薬品等緊急連絡先緊急連絡先(氏名) 緊急連絡先(カナ)緊急連絡先(続柄)緊急連絡先(住所)緊急連絡先(電話番号) 緊急連絡先(同居/別居)緊急連絡先２(氏名) 緊急連絡先２(カナ)緊急連絡先２(続柄)緊急連絡先２(住所)緊急連絡先２(電話番号) 緊急連絡先２(同居/別居)緊急連絡先３(氏名) 緊急連絡先３(カナ)緊急連絡先３(続柄)緊急連絡先３(住所)緊急連絡先３(電話番号) 緊急連絡先３(同居/別居)個別避難計画避難情報災害名称１ 避難先避難先避難経路図災害名称２ 避難先避難先避難経路図災害名称３ 避難先避難先避難経路図避難方法支援者の支援内容洪水浸水想定(計画規模) 洪水浸水想定(想定最大)土砂災害計画区域支援者氏名 氏名(カナ) 電話番号 電話番号２要支援者との関係 住所備考追加項目システム管理要支援者区分関係先(日頃通っている所)関係者(担当ケアマネジャーなど)システムによる自動生成システムによる自動生成システムによる自動生成民生委員・児童委員居住環境配慮すべき内容１配慮すべき内容２配慮すべき内容３