給与支払報告書等処理委託 公募プロポーザルの実施

給与支払報告書等処理委託 公募プロポーザルの実施 江戸川区給与支払報告書等処理委託募集要項令和８年７月江戸川区1１ 提案募集の目的１．１ 委託の目的江戸川区では、特別区民税・都民税の年度当初の課税決定にあたり、給与支払報告書、特別区民税・都民税申告書、確定申告書、年金支払報告書等の資料(以下「課税資料」という。)など、100万件を超える書類が提出される。 これらの膨大な課税資料の処理を短期間でかつ正確に行うにあたり、以前より給与支払報告書の点検・補筆作業、課税資料のスキャニング及びデータパンチ処理について業務委託を実施してきたが、職員の長時間に及ぶ超過勤務による対応が常態化している状況がある。 このため、従前の委託範囲を見直すことで超過勤務の削減はもとより、申告時のより丁寧な案内や各種広報物の見直しによる納税者の理解促進、さらなる効率化の推進など、コア業務に注力する体制を構築し、課税事務全体の質向上につなげるため、本業務の委託を行うものである。 １．２ 基本方針給与支払報告書等の処理委託の基本方針は以下のとおり。 (１)法及び各種規定に基づく確実な個人情報管理の実施課税資料に含まれる膨大かつ重要な個人情報の紛失、漏えいを防止する確実な管理を行う。 (２)課税決定処理の効率化処理の効率化を図ることで、迅速かつ正確な課税決定を行う。 (３)経費の削減業務の委託及び効率化を図ることで、経費の削減を図る。 (４)業務の進捗管理の徹底業務を委託することで、より確実な進捗管理を行い、迅速な課税決定を行う。 ２ 委託内容２．１ 委託業務の名称給与支払報告書等処理委託２．２ 委託業務の内容主な委託内容は以下のとおり。 詳細は「給与支払報告書等処理委託仕様書」(以下「仕様書という」)を確認のこと。 (１)給与支払報告書等の処理給与支払報告書等の開封、点検、補記、結束など(２)スキャニング給与支払報告書、年金支払報告書等のスキャニング、点検など(３)データパンチ課税資料のデータパンチ(４)エラー等の処理指定番号検索、宛名不明者特定処理など2２．３ 委託業務の履行場所江戸川区役所本庁舎(江戸川区中央１－４－１)※２．２委託業務の内容(３)データパンチを除く２．４ 委託契約想定金額１１３，１７９千円(税込)２．５ 委託契約想定処理件数本契約における各業務の想定件数は以下のとおり。 なお、処理日等の詳細については、別紙「令和９年度当初賦課 業務計画表」を参照のこと。 ただし、実際の処理件数は課税資料の提出状況により変動があるため、想定件数が５万件を超えるものは１割程度、５万件以下のものは１割～３割程度の増減に対応できるようにすること。 (１)給与支払報告書等の処理① 給与支払報告書 … 131,000件② 特別区民税・都民税申告書 … 16,500件(２)スキャニング① 給与支払報告書 … 131,000件② 特別区民税・都民税申告書 … 16,500件(３)データパンチ① 給与支払報告書(総括表) … 32,000件② 給与支払報告書(個人別明細書) … 99,000件③ 特別区民税・都民税申告書(給与支払報告書のみ添付)… 500件④ 特別区民税・都民税申告書 … 16,000件⑤ 確定申告書(二表のみ) … 10,500件(４)エラー等の処理① ｅLＴＡＸ給与支払報告書プリエントリー … 19,600件② ｅLＴＡＸ給与支払報告書新規事業所指定番号作成 … 5,390件③ 宛名不明者特定処理(アンマッチ) … 29,400件(全エラー数34,400件のうち甲が指定するもの29,400件)④ 給報合算 …提案事項とする(全エラー数30,200件)３ 募集・応募について３．１ 募集スケジュール(１)募集の周知(区ホームページで公開) ７月30日(木)(２)質問の受付 ８月14日(金) 午後5時(３)質問の回答 ８月20日(木)予定(４)提案書の受付 ９月４日(金) 午後5時(５)第一次審査(書類選考)、結果通知 ９月上旬(６)第二次審査(プレゼンテーション) ９月18日(金)(７)最終選考結果通知 ９月下旬3３．２ 応募資格・制限事項(１)応募資格次の各号を全て満たす事業者とする。 ① 法人格を有する団体であること② 東京都内に本社または事業所を持っていること③ 過去５年以内に人口30万人以上の自治体で同様の給与支払報告書等の処理、スキャニング及びデータパンチの受託実績もしくは同等の実績を有していること④ 一般財団法人日本情報経済社会推進協会の認定するプライバシーマークの使用許諾を取得していること⑤ 労働基準関係法令を遵守していること(２)応募者の制限参加申請書の提出時において、次に該当する事業者は応募者となることができない。 ① 地方自治法施行令第167条の４(昭和22年政令第16号)の規定に該当している者② 参加申込の期限日現在において、「江戸川区競争入札参加有資格者指名停止措置要綱」に基づく指名停止処分を受けている者③ 国税又は地方税の滞納がある者④ 暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成３年法律第77号)第２条第２号又は第２条第６号の規定に該当する事業者、及び江戸川区契約における暴力団等排除措置要綱(平成23年10月１日要綱第108号)第４条第１号に該当している者⑤ 労働基準法(昭和22年法律第49号)、労働安全衛生法(昭和47年法律第57号)による罰則を受けている者⑥ 会社更生法(平成14年法律第154号)に基づく更生手続開始の申立て又は民事再生法(平成11年法律第225号)の規定に基づく再生手続開始の申立てがなされている者(３)再委託の制限業務を再委託する場合は、事前に協議の上、許諾を得なければならない。 なお、業務の全部を一括して再委託することは認められない。 (４)接触に関する制限① 提案依頼書の公開日以降、区が提供する機会を除き、「給与支払報告書等処理委託事業者選定部会」(以下「部会」という。)の部会員に対して本件提案に関する(質疑を含む)接触はできない。 ② やむを得ない理由がある場合を除き、接触の事実が認められた場合には応募を取り消すことがある。 4３．３ 応募書類応募書類は以下のとおりとする。 なお、書類は原則Ａ４サイズとする。 № 提出書類 様式 提出部数１ 法人登記簿謄本申請日の３か月以内に発行したもの１部(原本)２直近２年間の国税(法人税及び消費税)の納税証明書(その１)１部(原本)３直近２年間の地方税(法人事業税及び地方消費税)の納税証明書１部(原本)４ 給与支払報告書等処理委託 受託提案書任意のＡ４用紙で両面印刷(左２か所止め)正本１部副本７部５ プライバシーマーク登録証等 ― １部６給与支払報告書等処理委託プロポーザル参加申請書様式１ １部７ 事業者概要 様式２ １部８給与支払報告書等処理委託 業務実績一覧表様式３ １部９給与支払報告書等処理委託 見積書※業務内容別の内訳が分かるように記載すること任意正本１部副本７部10その他部会が必要とする説明資料※提出の必要が生じた際に各事業者へ通知します。 ― ―※ 「４」及び「６」から「９」の書類については、電子データも添付すること。 (応募書類とあわせてＣＤ等にて提出)※ 正本には事業者名、代表者役職・氏名を記入すること。 副本には事業者名等が類推可能な名称及びロゴは記載しないこと。 ３．４ 応募手続き(１)提案書受付期間令和８年９月４日(金) 午後５時 まで(２)受付方法事前連絡のうえ持参(午前９時～午後５時)(３)提 出 先江戸川区総務部課税課住所：〒132-8501 江戸川区中央１－４－１ 江戸川区役所４階２番窓口電話：03-5662-1009(４)質問及び回答① 質問受付期間5令和８年８月14日(金)午後５時まで② 質問方法LoGoフォームからのみ受付。 「質問票(様式５)」を下記URLより提出すること。 なお、各応募者とも質問は１回限りとし、質問票以外による質問は受け付けない。 https://logoform.jp/form/L6MJ/1719240③ 回答方法質問及び回答を令和８年８月 20 日(木)に本区ホームページ上で公表する。 意見の表明と解されるもの、質問内容が不明瞭なものについては回答しないことがある。 なお、回答は募集要項及び仕様書と同等の効力を持つものとする。 ３．５ 応募における留意事項(１)応募一事業者につき、提案は一案とする。 複数の提案はできない。 (２)提出された書類の内容を変更することはできない。 ただし、提出書類に不明確な表示等があり、かつ本区が変更を認めた場合はこの限りでない。 (３)書類に虚偽の記載があった場合は失格とする。 (４)応募書類は理由の如何を問わず返却しない。 ただし、不採用になった場合は、区で定めた保存年限満了後、区の責任において全て処分するものとし、本業務委託における審査以外では使用しない。 (５)応募書類を提出した後に辞退する際には、辞退届(様式４)を提出すること。 (６)応募に関して必要となる費用は応募者の負担とする。 (７)応募者の提出する書類の著作権は、それぞれ作成した事業者に帰属する。 なお、選定結果及び提案内容等を公表する場合及びその他本区が必要と認めるときは、本区は応募者の承諾を得ず、無償で提出書類の全部又は一部を使用できるものとする。 ただし、応募者の競争上の地位その他正当な利益を害する恐れがあると本区が認める箇所については公表しない。 ４ 受託提案書４．１ 受託提案書の記載内容受託提案書は、仕様書に則り、以下の内容について記載すること。 ただし審査は匿名で行うため、事業者の特定できる情報は記載しないこと。 (１)個人情報管理方策課税資料等の個人情報の取り扱いについて、紛失、情報漏えい等を防止するための方策を具体的に提案すること。 ① 課税資料等の運搬方法(人数、車種など)について提案すること② 作業場所での課税資料及びデータ媒体等の保管(作業時間中及び時間外の保管方法、保管場所)について提案すること③ 各業務の作業場所への入退室管理について提案すること④ 従業員の紛失、情報漏えい等への対策(研修、秘密保持義務の有無、その6他対策等)について提案すること(２)費用① 提案内容に則った内訳を記載した見積書を提出すること② 課税資料の処理件数に関しては、「２．５ 委託契約想定処理件数」により算出すること③ 業務量の増減による費用面での対応について提案すること④ コスト削減への具体的な取り組みについて提案すること(３)品質向上各業務における処理の正確性を高め、品質を向上させるための対策等について具体的に提案すること。 (４)業務人員、配置計画業務の実施にあたり、業務内容ごとの必要人数、配置計画を具体的に提案すること。 特に処理が集中する繁忙期の対応をについて提案すること。 また、業務量の増大や縮小などの変動(１割～３割程度の変動を想定)についての対応も提案すること。 (５)情報セキュリティ対策について業務の実施にあたり、情報セキュリティ対策に関する下記の事項について具体的に提案・記載すること。 ① 事故・障害等への対策として、データの安全性・業務継続性を確保する社内運用管理体制・設備について記載すること② ハードウェア・ネットワーク等のシステム環境及び構成、外部接続の有無・ファイアーウォールの設定状況等、ならびに不正アクセス検知・運用監視等について記載すること③ 非常電源装置・空調設備・防火システム等の設備について記載すること④ 作業コンピュータ・サーバへの認証方式及びアクセス管理の方法等について記載すること⑤ 人的セキュリティ対策の取組みについて具体的に示すこと⑥ 情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS 認証)ISO/27001(またはJISQ27001)を取得している場合は、登録証・適用範囲定義書・適用宣言書の写しを提出すること(６)作業場所２．２委託業務の内容(３)データパンチの業務を実施する作業場所(住所、面積、鍵の有無等)について提案すること。 その他の業務を実施する作業場所は２．３委託業務の履行場所のとおり。 (７)業務進捗管理・報告課税資料等の受け渡しから業務内容ごとの進捗状況及び件数管理について、報告の方法及び頻度、内容について具体的に提案すること。 また、業務内容ごとの進捗状況及び件数管理をどのように迅速な業務の遂行につなげていくか具体的に提案すること。 (８)研修体制従業員に対して行う教育・研修について提案すること。 (９)緊急時対応緊急時における体制、対策、報告方法等について提案すること。 (１０)その他7仕様書を確認の上、より迅速かつ正確、効率的な業務を行うことが可能な場合は、その内容について積極的に提案を行うこと。 ただし、大幅に業務の流れや内容が変わる場合は、その内容に則った費用の見積りとあわせて、仕様書に則った業務内容における費用の見積りも提出することとする。 ５ 事業者の選定・審査５．１ 選定方式募集及び選定はプロポーザル方式を採用し、書類選考とプレゼンテーションの二段階による提案審査とする。 ５．２ 選定体制給与支払報告書等処理委託事業者選定部会に関する要領に基づき、「給与支払報告書等処理委託事業者選定部会」(以下「部会」という。)を開催する。 本委託業務の事業者選定に係る審査は、部会が行う。 ５．３ 審査方法本委託業務の事業者選定の審査方法は以下のとおりとする。 (１)第一次審査(書類選考)① 応募資格要件を満たす事業者について、事業所の信用状況、業務遂行能力及び受託提案書の記載内容など提出書類に基づき審査・採点し、原則として複数の優秀提案事業者を選定する。 ② 著しく妥当性を欠くと思われる内容を含む提案は、採点せずに失格とすることがある。 ③ 採点基準は公表しない。 ④ 審査結果は、辞退届を提出した事業者を除き、提案書を提出した全ての事業者に通知する。 なお、第二次審査対象者には、結果通知のほか、第二次審査の案内を同封する。 (２)第二次審査(プレゼンテーション)① 第一次審査通過事業者に対し、匿名でプレゼンテーション・ヒアリングを行う。 ② 各事業者の持ち時間は45分(プレゼンテーション15分・質疑応答30分)とする。 ③ プレゼンテーションの内容は、提案の特長、費用、その他提案事項を中心とする。 ④ プレゼンテーションは本件委託業務に従事する者が行うこと。 ⑤ 実施予定日 令和８年９月18日(予定)※詳しい日時は、第一次審査結果通知時にお知らせします。 (３)最終選定事業者の決定第一次審査、第二次審査の内容をもとに部会で評価検討し、最終選定事業者を決定する。 第二次審査の結果は、事業者ごとに通知し、区ホームページに掲載する。 ５．４ 選定の取り消し最終選定事業者決定後であっても、応募者の資格が条件を満たさなくなった場8合や提案資料等に虚偽の記載又は重大な誤りがあった場合は、その決定を取り消す場合があります。 なお、虚偽の記載をした事業者に対しては、本区として不利益処分を行う場合がある。 ６ 契約６．１ 契約方法最終選定事業者の決定後、速やかに事業者と本区で仕様の詳細について協議し、確定する。 その後、随意契約(地方自治法施行令第167条の２第１項第２号)により業務委託契約を締結する。 ６．２ 契約期間(１)委託契約は単年度ごとに行うこととし、本契約の契約期間は令和９年3月31日までとする。 (２)単年度ごとに事業評価を実施し、評定結果が優良の場合、３年間を上限として翌年度以降も委託契約を継続することとする。 事業評価の結果、業務内容が基準を満たしていないと判断した場合は翌年度の委託契約を継続しない。 なお、参考として令和９年４月に想定される業務を別添業務計画表に示すので、参照のこと。 ６．３ 契約における留意事項(１)最終選定事業者は仕様が確定した後、速やかに見積書を提出すること。 (２)一連の企画提案並びに契約手続きの過程で、最終選定事業者に信義則に反する不適切な行為があった場合等には、最終選定事業者としての地位を取り消し、次点の応募者を繰り上げて最終選定事業者とする。 (３)最終選定事業者は、契約交渉の過程で提案内容等の変更をできないこととする。 ただし、やむを得ない事情により本区が妥当と認めた場合は、変更の可否及び内容を協議することとする。 (４)契約交渉の過程で生じる費用(印紙代、契約書作成費用を含む)については、最終選定事業者の負担とする。 (５)委託事業者決定後であっても、応募者の資格が条件を満たさなくなった場合や提案資料等に虚偽の記載又は重大な誤りがあった場合は、その決定を取り消すことがある。 なお、虚偽の記載をした事業者に対しては、本区として不利益処分を行う場合がある。 (６)受託事業者は、契約の開始に際し、業務委託内容について課税課立会いのもと、前受託事業者(もしくは課税課)からの引継ぎを受け、業務内容を確認し、業務の履行に万全を期すこと。 また、受託事業者は、契約の終了に際し、課税業務に支障のないように次の受託事業者へ引継ぎを行うこと。 ７ 関係法規７．１ 関係法規の遵守委託業務を遂行するにあたり、江戸川区条例及び同施行規則をはじめ、関連する法規がある場合は遵守し、特に次の各号については留意すること。 9(１)個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)(２)江戸川区特定個人情報の安全管理に関する基本方針(別紙３)(３)特定個人情報の取扱いに関する管理規程(別紙４)(４)個人情報保護に関する特約条項(別紙５)(５)江戸川区公契約条例(別紙６)担当部署江戸川区総務部課税課東京都江戸川区中央１－４－１ ４階２番電話：０３(５６６２)１００９ 江戸川区給与支払報告書等処理委託仕様書(案)江戸川区 総務部 課税課目次1. 業務の概要.. 11.1 件名.. 11.2 委託の目的.. 11.3 業務期間.. 11.4 業務内容.. 11.5 業務規模.. 21.6 スケジュール.. 21.7 支払方法.. 2２. 基本要件.. 32.1 区庁舎の使用について.. 32.2 業務に必要な機器、備品、消耗品等の準備.. 32.3 乙の体制.. 32.4 乙の業務の管理と本区への報告.. 42.5 業務における契約不適合等への対応.. 42.6 情報セキュリティに関する要求事項.. 42.7 実務経験及び緊急時の体制について.. 5３. 業務の内容.. 63.0 事前準備.. 63.0-1 マニュアル作成.. 63.0-2 作業するに当たって.. 63.1 当初賦課業務内容(１月～３月).. 63.1.1 開封・分類・整理.. 63.1.2 スキャニング.. 63.1.3 課税資料イメージデータの作成.. 73.1.4 データパンチ.. 73.1.5 納品する成果物.. 83.1.6 箱詰資料管理.. 83.1.7 給報・年報.. 83.1.8 プリエントリー処理.. 83.1.9 アンマッチ処理.. 93.1.10 磁気ディスク等による給報.. 93.1.11 給報合算.. 93.1.12 区申告.. 93.1.13 区申告書の精査・補記.. 93.1.14 各種システム処理.. 93.1.15 その他業務.. 9４. 届出及び報告.. 924.1 届出及び報告.. 9５. その他.. 115.1 情報提供.. 115.2 検査及び立会い.. 115.3 引継ぎ.. 115.4 協議.. 115.5 特定個人情報の保護.. 115.6 区公契約条例の順守.. 1111. 業務の概要1.1 件名給与支払報告書等処理委託1.2 委託の目的江戸川区では、特別区民税・都民税の年度当初の課税決定にあたり、給与支払報告書、特別区民税・都民税申告書、確定申告書、年金支払報告書等の資料(以下「課税資料」という。)など、100万件を超える書類が提出される。 これらの膨大な課税資料の処理を短期間でかつ正確に行うにあたり、以前より給与支払報告書の点検・補筆作業、課税資料のスキャニング及びデータパンチ処理について業務委託を実施してきたが、職員の長時間に及ぶ超過勤務による対応が常態化している状況がある。 このため、従前の委託範囲を見直すことで超過勤務の削減はもとより、申告時のより丁寧な案内や各種広報物の見直しによる納税者の理解促進、さらなる効率化の推進など、コア業務に注力する体制を構築し、課税事務全体の質向上につなげるため、本業務の委託を行うものである。 1.3 業務期間契約締結日翌日から令和９年３月31日まで1.4 業務内容本業務の内容は次のとおりとする。 (1) 用語の定義次に掲げる用語は以下のとおりに定義し、本項以降に適用する。 ア. 江戸川区(委託者)を「甲」という。 イ. 受託事業者を「乙」という。 ウ. 所得税の確定申告書を「確申」という。 エ. 給与支払報告書を「給報」という。 オ. 公的年金等支払報告書を「年報」という。 カ. 特別区民税・都民税申告書を「区申告書」という。 キ. 給与所得者異動届出書・特別徴収への切替申請書を「異動届等」という。 ク. 上記業務にかかる確認作業などの住民税の課税資料を「課税資料」という。 ケ. 甲が指定する税システムを、税システムという。 (2) 事前準備及び引継ぎ乙は、本業務を行うための事前準備を行う。 これに要する経費は乙の負担とする。 ア. 乙は本業務における業務仕様を仕組み化した業務マニュアルを甲の指導により作成し、甲の承認を受ける。 イ. 乙は業務従事者に対し、個人情報(特定個人情報を含む)の取扱いを教育する。 (3) 個人住民税課税業務乙は、確申及び給報(総括表、個人別明細書)、年報(総括表、個人別明細書、リスト形式)、区申告書、異動届等、課税資料について、次に掲げる処理のうち、甲が徴2税吏員以外でも処理することができると認める業務を行う。 ア. 郵便物の開封、課税資料の分類業務イ. 課税資料の点検業務ウ. 課税資料に不備や不明箇所があった場合の電話または文書による照会業務エ. 課税資料のスキャニング前の補記業務オ. 課税資料のスキャニング・イメージデータ作成業務カ. 課税資料のデータパンチ入力業務キ. 課税資料の運搬業務ク. 課税資料の件数確認リストの作成業務ケ. 特別徴収義務者の指定番号及び宛名の検索・作成業務コ. 課税資料の税システムへのエラーチェックサ. 税システムから抽出したデータの宛名不明者特定処理業務シ. 特別区民税・都民税賦課決定をするためのデータ整理補助業務ス. 個人住民税課税事務にかかる他市状況や効率的な事務執行の有益な情報共有セ. その他、業務に関連する必要な業務(4) 留意事項本業務は、課税資料という極めて機密性の高い個人情報を取り扱うため、各種業務を行う際には、情報漏洩等が起きないよう十分に留意すること。 (5) 業務場所江戸川区中央１－４－１、江戸川区役所本庁舎５階、５０１・５０２会議室(86.43㎡)、その他、甲の判断により、庁舎内の指定した場所とする。 なおデータパンチの業務は国内で行うものとし、具体的な業務場所は両者協議の上決定する。 1.5 業務規模(1) 各業務の処理予定対象件数については、別紙１「処理業務予定対象件数」を参照すること。 (2) 処理スケジュールについては、別紙２「業務計画表」を参照すること。 1.6 スケジュール契約締結の翌日から令和９年３月31日までとする。 また乙は、甲と詳細なスケジュールについて協議の上、甲の同意を得ること。 1.7 支払方法月毎に支払うこととし、甲の履行確認後、乙の請求に基づき行う。 この際乙の請求は甲指定の書式によるものとする。 3２. 基本要件2.1 区庁舎の使用について(1) 庁舎の使用については、原則、平日の午前８時30分から午後５時15分までとする。 ただし、繁忙期において、平日の夜間、土、日、祝日又は休日に作業を行う必要が生じた場合は、事前に甲と協議を行うこと。 (2) 業務のために庁舎内で使用する、光熱水費、建物に付随する費用については甲が負担する。 (3) 電話料金については甲の負担とする。 (4) 来庁者用駐車場の使用は、荷物運搬や事務連絡などのための一時的な利用を除き、不可とする。 (5) その他、不明な点が生じたときは甲の指示に従うものとする。 2.2 業務に必要な機器、備品、消耗品等の準備本業務を行うにあたり必要な機器や備品、消耗品等の準備は次のとおりとする。 なお、必要な数量等は甲乙の協議により決定する。 (1) 甲が準備するもの 机／椅子 ＰＣ(甲の庁内ネットワークのみ利用可能)(2) 乙が準備するもの スキャナ パンチデータおよびスキャニングしたイメージデータ格納用の外部記憶媒体 その他、乙が必要と認めるもの。 ただし、情報機器やそれに類するものの持ち込みについては、甲の承認を得ること。 2.3 乙の体制乙の業務の体制は、以下条件を満たすこと。 (1) 本業務の責任者本業務の責任者として、乙側の業務全般及び要員を十分に管理でき、乙側を代表し甲と調整を行うことができる者を配置すること。 (2) 必要な管理者の技術・資格・要員本業務を確実に履行させることが十分に可能な能力を有する者を配置し、繁閑に対応した必要な人員体制を確保すること。 (3) 業務従事者に対する教育訓練乙は、本業務の円滑な履行を図るため、業務従事者に対し、必要な教育訓練を実施すること。 (必要に応じて、甲から資料の提供を行う。)また、以下に記載している事項については、業務従事者が各項目を遵守できるよう適切な研修を実施すること。 ア. 守秘義務違反に関する責任及び罰則の内容に関すること。 イ. 個人情報保護に関すること。 4ウ. 情報セキュリティポリシー遵守に関すること。 エ. 施設利用の利用規約等に関すること。 (4) 甲との連絡体制営業日・休日、昼・夜を問わず緊急時において、迅速な連絡を可能とすること。 (5) 本業務の責任者の責任・権限等本業務の責任者の責任・権限、業務に参画する程度・時期、問題等発生時の対応体制を明確にすること。 2.4 乙の業務の管理と本区への報告乙は、「３.業務の内容」に掲げる各業務について、作業誤りや見過ごしなどが生じないよう、複数人による厳重な確認を実施するなど、受託業務が確実に履行できる管理体制を整えること。 また、乙は、次のとおり、甲に対して定期に、又は適宜に報告すること。 報告内容に対して甲から指導がある場合はそれに従うこと。 (1) 作業の内容及び工程の管理契約期間開始時に、契約期間の受託業務全体の作業内容及び工程を報告すること。 また、各業務については、業務開始３営業日前までにその作業内容及び工程を報告すること。 (2) 進捗管理全体の進捗状況(処理済・未済の件数を含む)は毎週末に定期報告すること。 また、それぞれの業務完了時にも報告すること。 (3) 問題及び対応状況の管理作業時(テストを含む)に発生した問題、その他不明な点については、甲へ直ちに連絡・確認すること。 甲から指摘等により判明した問題と合わせて、対応状況の管理及び報告を行うこと。 2.5 業務における契約不適合等への対応本業務において、本仕様書に予め定められた、又は本仕様書に基づき甲乙双方の協議によって定められた業務の一部又は全部が履行されない場合は、乙は速やかに原因を究明し、無償で対応を行うこと。 契約不適合等の原因が、乙の責めに帰さないと認められる場合は、その原因、改善対策案を可能な限り甲に提示すること。 2.6 情報セキュリティに関する要求事項「江戸川区特定個人情報の安全管理に関する基本方針」及び「特定個人情報の取扱いに関する管理規程」の記載を踏まえた安全管理措置を講じること。 また、個人情報保護に関する特約条項(別紙５)を順守し、契約終了後も本業務上知りえた情報及び秘密を他に漏洩しないこと52.7 実務経験及び緊急時の体制について(1) 本業務の管理者は最低３年間、給与支払報告書等処理業務管理をおこなった経験を有する者とする。 (2) 人口30万人以上の自治体にて同様業務の受託実績がある事業者であること。 (3) 緊急時に作業現場以外から支援できる体制を持つこと。 また、支援できる人員は課税業務経験者とする。 6３. 業務の内容3.0 事前準備3.0-1 マニュアル作成乙は、業務従事者が業務を滞りなく遂行するために、甲と詳細の協議を行い、業務マニュアルを作成し、甲の承認を受けること。 マニュアルの作成にあたっては、甲が示す詳細資料等は、必ずしも業務の全てを網羅していない場合がある。 そのため、作業の流れを想定し、実情に合わせて、事務処理の仕組みを構築したものをマニュアル化すること。 3.0-2 作業するに当たって(1) 本業務は、乙が作成した業務マニュアルに従い作業を行うこと。 業務マニュアルは、作業開始後であっても、甲の助言・指示又は乙の判断(事前に甲の了承が必要)により、柔軟に見直しや修正を行うこと。 (2) 課税資料への書き込みについては、乙が行った処理が明確に判別できるよう、甲が指定する色のボールペンを使用すること。 (3) 疑義や不明なものは、不明点を明確にした上で、速やかに甲に確認すること。 甲が確認したものは乙に再度引き渡すので、引き続き作業を行うこと。 (4) 本業務における課税資料への補記は、データパンチの準備処理という重要な意味があることに留意すること。 3.1 当初賦課業務内容(１月～３月)3.1.1 開封・分類・整理甲が窓口で受け付けた書類及び甲から引き渡された郵便物や宅配物を開封し、提出書類の分類・受付作業を行う。 (1) 甲が窓口受付分及び郵送受付分をまとめ、現物受渡簿や専用ケースを用いる等、受け渡し関係を確実に把握でき、かつ効率的に受け渡しできる方法で乙に引き渡す。 (2) 甲からの引き渡しは、原則として１日２回程度とする。 (3) 郵便物の送付先が個人名宛(甲の職員名)や本業務と関係ないものと推測されるものは開封をせず、郵便物を引き渡した当日又は翌日までに甲に返却する。 それ以外のものは開封し、確申、給報、磁気ディスク等による給報、年報、区申告書、異動届等、減免、その他に仕分けをする。 課税資料の内、乙の処理対象外のものは封入物の入れ違いに細心の注意を払いながら元の封筒に戻し、簡易に封をして甲へ返却する(4) 開封時に内容物を毀損しないよう注意を払う。 (5) 封筒から中身を抜く際は、資料が残っていないことを厳重に確認する。 3.1.2 スキャニング精査・補記が完了した給報、年報、区申告書等に、送付表を作成して、スキャニングを行い、課税資料イメージデータの作成・登録を行う。 73.1.3 課税資料イメージデータの作成イメージデータは処理ごとに作成する。 その際、資料番号を付番する。 なお、個人情報(特定個人情報を含む)の漏えい防止及び課税資料紛失防止の観点から、作業場所から原票を持ち出さないこと。 作成するイメージデータは、以下に注意して作業を行うこと。 【イメージ作成作業】ア. スキャナの重送検知機能等を使用するなど、課税資料のイメージデータが欠損しないように細心の注意を払うこと。 イ. 給報の総括表と個人別明細書の前後確認を行い、他事業所の混入を防止すること。 乙の業務期間の終了後、並びに従事者が職務を退いた後においても同様とする。 5.6 区公契約条例の順守本契約が江戸川区公契約条例に該当する場合は別紙６を参照し、条例の規定を順守すること。 以 上12(様式１)令和 年 月 日(あて先)江戸川区長住所又は所在地氏名又は名称 印作業実施に関する報告書令和 年度の江戸川区給与支払報告書等処理委託業務における作業実施について、次のとおり報告します。 なお、紙媒体の課税資料は、江戸川区庁舎から外部には持ち出しはしません。 １ 作業場所使用を予定している場所の名称及び所在地江戸川区中央１丁目４番１号江戸川区役所 本庁舎５階２ 業務に関する基本的な考え方３ 運搬方法４ 搬送時のケース５ 取扱い・管理方法(１)管理場所の名称及び所在地(２)取扱い・管理方法６ 場所の保安状況７ 業務処理等のトラブル発生を防ぐ方法８ 業務処理等のトラブル発生時の対応13(様式２)令和 年 月 日(あて先)江戸川区長住所又は所在地氏名又は名称 印処理実施体制表作業日 令和８年 月 日から令和９年３月31日作業場所 江戸川区中央１丁目４番１号 江戸川区役所 本庁舎５階令和９年度分の江戸川区給与支払報告書等処理委託業務を次の体制にて行いますので報告します。 作業実施体制担 当 担当者名 作業内容 備考成果品検証体制担 当 担当者名 結果確認 備考連絡先担 当 担当者名 電話番号 緊急連絡先14(様式３)令和 年 月 日(あて先)江戸川区長住所又は所在地氏名又は名称 印課税資料等保管責任者及び保管方法に係る届出書記1 保管責任者氏名所属部署名2 保管方法作業中に関しては、所定の場所にて管理し、作業終了又は、退出後においては、御区指定の場所にて保管致します。