令和7年度証拠書類の編集・製本作業

令和7年度証拠書類の編集・製本作業 令和7年2月4日支出負担行為担当官近畿中国森林管理局長 髙橋和宏 次のとおり一般競争入札に付します。 入札公告(PDF : 112KB) 閲覧図書(PDF : 1,944KB) 参加申請書(WORD : 24KB) 入札書、委任状、年間委任状(WORD : 51KB) 入札金額内訳書(EXCEL : 19KB) お知らせ 農林水産省の発注事務に関する綱紀保持を目的として、農林水産省綱紀保持規程（平成19年農林水産省訓令第22号）が制定されました。この規程に基づき、第三者から不当な働きかけを受けた場合は、その事実をホームページで公表するなどの綱紀保持対策を実施しています。詳しくは、当ホームページの「発注者綱紀保持対策」をご覧ください。 入 札 公 告次のとおり一般競争入札に付します。令和７年２月４日支出負担行為担当官近畿中国森林管理局長 髙橋 和宏１ 競争入札に付する事項(１)件 名 令和７年度証拠書類の編集・製本作業(２)業務内容 閲覧図書の契約書(案)及び別紙３「証拠書類編集要領」、「証拠書類製本要領」に基づく証拠書類の編集・製本作業。(３)契約期間 令和７年４月１日から令和８年３月31日まで(４)作業場所 大阪府大阪市北区天満橋 1－8－75 近畿中国森林管理局庁舎(５)予定数量 閲覧図書の別添「令和７年度証拠書類の編集・製本作業予定表」のとおり(６)本案件は、電子調達システムを利用して入札に参加することが可能である。２ 競争入札に参加する者に必要な資格等に関する事項(１)予算決算及び会計令(昭和22年勅令第165号)第70条の規定に該当しない者であること。なお、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、同条中、特別の理由がある場合に該当する。(２)予算決算及び会計令第71条の規定に該当しない者であること。(３)令和４・５・６年度農林水産省競争参加資格(全省庁統一資格)において、「役務の提供等」の「その他」の資格を有しＡ、Ｂ、Ｃ又はＤの等級に格付けされ、「近畿」を競争参加地域としている者であること。(４)配置予定従事者は直接雇用とすること。(５)契約担当官等から物品の製造契約、物品の購入契約及び役務等契約指名停止措置要領に基づく指名停止をうけている期間中でないこと。(６)暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成 3 年法律第 77 号)第 2 条第2号に規定する暴力団及び警察当局から排除要請がある者に該当しない者であること。(７)電子調達システムによる場合は、電子認証(ICカード)を取得していること。３ 契約条項を示す場所、入札説明書を交付する場所及び日時等(１)場 所 近畿中国森林管理局 経理課(２)日 時 令和７年２月４日(火)から令和７年２月28日(金)9時00分から17 時 00 分(ただし、行政機関の休日に関する法律(昭和 63 年法律第 91号)第１条第１項各号に掲げる行政機関の休日を除く。)(３)その他 資料は無料である。入札説明書及び閲覧図書はインターネットの近畿中国森林管理局ホームペー ジ (http://www.rinya.maff.go.jp/kinki/apply/publicsale/tender.html)からダウンロードすること。なお、ダウンロードが不可能な場合は、電子データで交付するのでデータを記録することができる記録媒体(ＣＤ－Ｒ、ＣＤ－ＲＷに限る。)を持参し窓口で申し出ること。入札説明書及び閲覧図書の紙媒体での配布、郵送はしない。４ 競争参加資格の確認上記２(３)に掲げる競争参加資格を有することを証明するため、「資格審査結果通知書(全省庁統一資格)の写し」を支出負担行為担当官が審査し、要求を満たした者を最終的に当該競争に参加させる者とする。なお、要求を満たしていない者には、令和７年２月26日(水)17時00分までにその旨を電子調達システム、または電話により連絡する。５ 競争参加資格確認書類等の提出場所及び提出期限等(１)電子調達システムで参加する場合ア 提出方法：電子調達システムで送信すること。ファイル形式については以下のいずれかの形式にて作成すること。・Microsoft Word・Microsoft Excel・その他のアプリケーションPDF ファイル・画像ファイルJPEG 形式又はGIF 形式・圧縮ファイルZIP 形式イ 提出期間：令和７年２月５日(水)9時00分から令和７年２月21日(金)17時00分まで。(ただし、電子調達システムのメンテナンス期間を除く。)(２)紙入札で参加する場合ア 提出方法：原則として電子メールにより提出することとし、５(２)ウのメールアドレスに５(２)イの提出期限内に必着とする(持参又は郵便でも可)。イ 提出期間：令和７年２月５日(水)９時00分から令和７年２月21日(金)17時00分まで。(ただし、行政機関の休日に関する法律(昭和63年法律第91号)第１条第１項各号に掲げる行政機関の休日を除く。)ウ 提出場所：〒530-0042 大阪府大阪市北区1-8-75近畿中国森林管理局 総務企画部 経理課電話 050-3160-6700メールアドレス nyusatsu_kc_keiri＠maff.go.jp６ 入札方法落札決定に当たっては、入札書に記載された金額(１ｃｍ厚の単価に予定数量の厚さを乗じて算出した総価格)に当該金額の 100 分の 10 に相当する額を加算した金額(当該金額に１円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は消費税に係る課税事業者であるか非課税業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の 110 分の 100 に相当する金額を入札書に記載(電子調達システムによる場合は、システムに入力)し、また、単価及び金額を記入した入札金額内訳書を併せて提出すること。７ 入札・開札の場所及び日時(１)電子調達システムで参加する場合ア 入札の日時令和７年２月28 日(金)9 時 00 分から令和７年３月３日(月)14 時00分までに入札金額の送信を行うこと。イ 開札の場所及び日時・場 所：近畿中国森林管理局 ２階 第一会議室・日 時：令和７年３月３日(月)14時00分入札締切後、即時開札とする。(２) 紙入札で参加する場合ア 入札の場所及び日時・場 所：近畿中国森林管理局 ２階 第一会議室・日 時：令和７年３月３日(月)14時00分入札開始。即時開札。イ 開札の場所及び日時７(１)イと同様なお、郵便入札を行うときは、令和７年２月 28 日(金)の 17 時 00 分までに入札書が上記５(２)のウに示す場所に必着するように、書留郵便(一般書留又は簡易書留に限る)で差し出すこと。また、郵便による入札書は、封筒に入れ密封し、かつ、その封皮に氏名(法人の場合はその名称又は商号)及び「３月３日開札、令和７年度証拠書類の編集・製本作業の入札書在中」と朱書きした上で外封筒に入れること。なお、外封筒の封皮にも「３月３日開札、令和７年度証拠書類の編集・製本作業の入札書在中」と朱書きすること。ただし、再度の入札は引き続き行うので、郵便入札を行った場合は、再度の入札に参加できない。８ 入札の無効本公告に示した競争参加に必要な資格のない者のした入札及び入札に関する条件に違反した入札は無効とする。９ 入札保証金及び契約保証金免除する。10 落札者の決定方法予算決算及び会計令第 79 条に基づいて作成された予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行なった者を落札者とする。 ただし、予定価格が１千万円を超える業務について、落札者となるべき者の入札価格によっては、その者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、又はその者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価格の制限の範囲内の価格をもって入札した他の者のうち最低の価格をもって入札した者を落札者とすることがある。11 契約書作成の要否契約締結に当たっては、契約書を作成するものとする。12 その他(１)本件は、本件に係る令和７年度予算が成立することを条件とする。契約締結は令和７年４月１日とするが、本件に係る令和７年度予算成立が４月２日以降となった場合は、予算が成立した日とする。また、暫定予算になった場合、暫定予算の期間以降は本予算成立後その効力を発するものとする。(２)契約書における支払遅延利息は、契約日において適用される財務省告示「政府契約の支払遅延に対する遅延利息の率を定める件」に規定する利率とする。(３)本公告に記載なき事項は入札説明書による。以上公告する。お知らせ農林水産省の発注事務に関する綱紀保持を目的として、農林水産省発注者綱紀保持規程(平成19年農林水産省訓令第22号)が制定されました。この規程に基づき、第三者から不当な働きかけを受けた場合は、その事実をホームページで公表するなどの綱紀保持対策を実施しています。詳しくは、近畿中国森林管理局ホームページ「発注者綱紀保持対策」(http://www.rinya.maff.go.jp/kinki/apply/publicsale/kouki_hoji/index.html)をご覧ください。 閲 覧 図 書物 件 名 令和７年度証拠書類の編集･製本作業図書内訳１ 入札説明書２ 入札者注意書３ 契約書(案)４ 仕様書５ 参加申請書６ 入札書、委任状様式７ その他資料・令和７年度証拠書類の編集･製本作業予定表・近畿中国森林管理局計算証明のしおり・農林水産省の計算証明に関する指定近畿中国森林管理局 経理課(物品・役務)入札説明書この入札説明書は、会計法(昭和22年法律第35号)、国の物品等又は特定役務の調達手続の特例を定める政令(昭和55年政令第300号。以下「特例政令」という。)、国の物品等又は特定役務の調達手続の特例を定める省令(昭和55年大蔵省令第45号)、予算決算及び会計令(昭和22年勅令第165号。以下「予決令」という。)、契約事務取扱規則(昭和37年大蔵省令52号)、その他の法令に定めるもののほか、当発注機関の契約に関し、一般競争又は指名競争に参加しようとする者(以下「入札参加者」という。)が熟知し、かつ、遵守しなければならない一般的事項を明らかにするものである。１ 入札及び開札(１) 入札参加者は、入札公告、入札公示及び指名の通知(以下「入札公告等」という。)、本書記載事項、入札者注意書、仕様書、図面、契約書案、その他添付書類等を熟覧の上入札しなければならない。この場合において、入札公告等、本書記載事項、入札者注意書、仕様書、図面、契約書案、その他添付書類等について疑義がある場合は、関係職員に説明を求めることができる。ただし、入札後仕様書等についての不知又は不明を理由として異議を申し立てることはできない。(２) 入札参加者は、当発注機関が定めた入札書を直接提出しなければならない。電話、電報、ファクシミリ、その他の方法による入札は認めない。ただし、入札公告等に当発注機関において認められていることが記載されているとき又は特例政令第２条に定める調達契約を行うときは、郵便(書留郵便に限る。)により提出することができる。また、電子調達システムによる入札参加者は、同システムにおいて入札書を作成するものとする。(３) 入札書及び入札に係る文書に使用する言語は、日本語に限るものとする。また入札金額は、日本国通貨による表示に限るものとする。(４) 入札参加者は入札書を作成し、入札公告等に示した日時に入札しなければならない。(５) 入札参加者が、代理人によって入札する場合には、入札前に代理人の資格を示す委任状を入札担当職員に提出するものとし、入札書には入札参加者の住所、氏名及び名称又は商号を記入のうえ、代理人氏名を記名しておかなければならない。(６) 入札参加者又はその代理人は、当該入札に対する他の入札参加者の代理をすることができない。(７) 入札書は、直接に提出する場合は封書に入れ密封し、かつ、その封皮に氏名(法人の場合はその名称又は商号)及び「何月何日開札、(調達案件名)の入札書在中」と朱書し、郵便により提出する場合は二重封筒とし、入札書を中封筒に入れて密封の上、当該中封筒の封皮には直接に提出する場合と同様に氏名等を朱書し、外封筒の封皮には「何月何日開札、(調達案件名)の入札書在中」と朱書しなければならない。(８) 入札書の入札金額の訂正は認めない。(９) 入札参加者は、その提出した入札書の引換え、変更又は取消しをすることができない。(10) 入札参加者は、私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律(昭和22年法律第54号)等に抵触する行為を行ってはならない。(11) 入札参加者は、入札に当たっては、競争を制限する目的で他の入札参加者と入札価格又は入札意思についていかなる相談も行わず、独自に入札価格を定めなければならない。(12) 入札参加者は、落札決定前に他の入札参加者に対して入札価格を意図的に開示してはならない。(13) 契約担当官等(会計法第29条の３第１項に規定する契約担当官等をいう。以下同じ。)は、入札参加者が連合し、又は不穏の挙動をする等の場合で競争入札を公正に執行することができないと認めたときは、当該入札参加者を入札に参加させず、又は当該入札を延期し、若しくはこれを取りやめることができる。(14) 入札参加者の入札金額は、調達製品の本体価格のほか、輸送費、保険料、関税等納入場所渡しに要する一切の諸経費を含め入札金額を見積もるものとする。(15) 入札参加者は、請負代金又は物品代金の前金払いの有無、前金払いの割合又は金額、部分払いの有無、支払回数等を十分考慮して入札金額を見積もるものとする。(16) 開札の日時及び開札の場所は、入札公告等のとおり。(17) 開札は、入札参加者を立ち会わせて行うものとする。この場合において、入札参加者が立ち会わないときは、入札執行事務に関係のない職員を立ち会わせてこれを行うものとする。(18) 入札場には、入札参加者、入札執行事務に関係のある職員(以下「入札関係職員」という。)及び(17)の立会い職員以外の者は入場することができない。(19) 入札参加者は、入札時刻後においては、入札場に入場することができない。(20) 開札をした場合において、入札参加者の入札のうち、予定価格の制限に達した価格の入札がないときは、再度の入札をすることがある。この場合においては引続き、または入札執行者が定める日時において入札をする。再度の入札には無効の入札をした者は参加することができない。(21) 入札執行回数は原則2回までとするが、入札執行者の判断により追加の入札を行う場合でも3回を限度とする。(22) 入札参加者は、暴力団排除に関する誓約事項(別紙)について入札前に確認しなければならず、入札書の提出をもってこれに同意したものとする。２ 入札の辞退(１) 指名を受けた者は、入札書を提出するまでは、いつでも入札を辞退することができる。(２) 指名を受けた者は、入札を辞退するときは、その旨を、次の各号に掲げるところにより申し出るものとする。ただし電子調達システムによる入札参加者が入札を辞退するときは、入札辞退届を同システムにおいて提出する。ア 入札執行前にあっては、入札辞退届を契約担当官等に直接持参し、又は郵送(入札日の前日までに到達するものに限る。)して行う。イ 入札執行中にあっては、入札辞退届又はその旨を明記した入札書を、入札担当職員に直接提出して行う。(３) 指名を受けた者で、入札を辞退したときは、これを理由として以後の指名等に不利益な取扱いを受けるものではない。３ 入札の無効入札書で次の各号のいずれかに該当するものは、これを無効とする。 (１)入札公告等に示した競争に参加する資格を有しない者のした入札書(２)指名競争の場合において指名をしていない者の提出した入札書(３)入札金額、入札物件名、入札物件番号を付した場合にあっては入札物件番号の記載のない入札書。(４)入札参加者の記名を欠く入札書。または、委任状又は委任権限を証明した書類を提出している場合は、入札参加者及び代理人の記名を欠く入札書。(５)委任状を持参しない代理人のした入札書(６)誤字、脱字等により意思表示が不明瞭である入札書(７)入札金額の記載を訂正した入札書(８)入札時刻に遅れてした入札、又は郵便入札の場合に、定められた日時までに指定された場所に到達しなかった入札書(９)入札書に添付して内訳書を提出することが求められている場合にあっては、未提出である者又は提出された内訳書に不備があると認められる者のした入札書(10)明らかに連合によると認められる入札書(11)同一事項の入札について、入札参加者又はその代理人が２通以上なした入札書(12)入札保証金(その納付に代え予決令第78条に基づき提供される担保を含む。以下同じ。)の納付が必要な場合において、同保証金の納付がないか、又はその納付金額が不足しているとき。(13)国を被保険者とする入札保証保険契約の締結により入札保証金が免除される場合において、当該入札保証保険証券の提出がないか、又はその保険金額が不足しているとき。(14)入札保証金又は入札保証保険証券が定められた日時までに、指定された場所に到達しなかったとき。(15)暴力団排除に関する誓約事項(別紙)について、虚偽又はこれに反する行為が認められた入札。(16)その他入札に関する条件に違反した入札４ 落札者の決定(１) 有効な入札書を提出した者であって、予定価格の制限の範囲内で最低の価格をもって入札をした者(総合評価落札方式による一般競争入札の場合にあっては、総合評価点が最高であった者)を落札者とする。(２) 落札となるべき同価の入札をした者(総合評価落札方式による一般競争入札の場合にあっては、総合評価点が最高であった者)が２人以上あるときは、直ちに当該入札者にくじを引かせ、落札者を決定するものとする。ただし、電子調達システムにより入札がある場合は、電子調達システムの電子くじにより落札者を定めることができる。(３) (２)の同価の入札をした者のうち、当該入札に立ち会わない者又はくじを引かない者があるときは、入札執行事務に関係のない職員に、これに代わってくじを引かせ落札者を決定するものとする。(４) 契約担当官等は、予定価格が１千万円を超える製造その他の請負契約について、落札者となるべき者の入札価格によっては、入札を保留し、調査の結果、その者により当該契約の内容に適合した履行がされないおそれがあると認められるとき、又はその者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価格の制限の範囲内の価格をもって申込みをした他の者のうち最低の価格をもって申込みをした者を落札者とすることがある。上記の当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがある入札又はその者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがある入札を行った者は、当発注機関の調査(事情聴取)に協力すべきものとする。(５) 落札者が契約担当官等の定める期日までに契約書の取りかわしをしないときは、当該落札者を契約の相手方としないことがある。この場合、入札保証金又は入札保証保険証券が納付されている場合は当該入札保証金又は入札保証保険証券は国庫に帰属するものとし、入札保証金又は入札保証保険証券が納付されていない場合は落札金額(入札書に記載した金額の100分の110に相当する金額)の100分の５に相当する金額を違約金として徴収するものとする。５ 契約書の作成(１) 競争入札を執行し、落札者が決定したときは、落札者として決定した日から遅滞なく(契約担当官等が定める期日までとする(定めのない場合は、７日を目安とする)。なお、落札者が遠隔地にある等特別の事情があるときは、その事情に応じて期間を考慮するものとする。)契約書の取りかわしをするものとする。(２) 契約書を作成する場合において、落札者が隔地にあるときは、契約担当官等から交付された契約書の案に記名押印の上契約担当官等へ送付し、契約担当官等が当該契約書の案の送付を受けてこれに記名して押印するものとする。(３) 契約担当官等は、落札者が(１)に規定する期間内に契約書案を提出しないときは、当該落札者を契約の相手方としないことがある。(４) (２)の場合において契約担当官等が記名して押印したときは、当該契約書の１通を契約の相手方(落札者)に送付するものとする。(５) 契約書及び契約に係る文書に使用する言語並びに通貨は、日本語及び日本国通貨に限るものとする。(６) 契約担当官等が落札者とともに契約書に記名して押印しなければ本契約は確定しないものとする。６ その他必要な事項(１) 入札参加者又は落札者が本件調達に関して要した費用については、すべて当該入札参加者又は当該落札者が負担するものとする。(２) 本件調達に関しての照会先は、入札公告等に示した契約条項を示す場所及び入札説明書を交付する場所と同じとする。(３) 消費税率については、引渡し時点における消費税法(昭和63年法律第108号)及び地方税法(昭和25年法律第226号)の施行内容によることとし、必要に応じて、引渡し時点における消費税率を適用して契約を変更するなどの対応を行うこととする。(４) 入札参加者は、「責任あるサプライチェーン等における人権尊重のためのガイドライン」(令和４年９月１３日ビジネスと人権に関する行動計画の実施に係る関係府省庁施策推進・連絡会議決定)を踏まえて人権尊重に取り組むよう努めること。別紙暴力団排除に関する誓約事項当社(個人である場合は私、団体である場合は当団体)は、下記１及び２のいずれにも該当せず、また、将来においても該当しないことを誓約します。この誓約が虚偽であり、又はこの誓約に反したことにより、当方が不利益を被ることとなっても、異議は一切申し立てません。また、貴省の求めに応じ、当方の役員名簿(有価証券報告書に記載のもの。ただし、有価証券報告書を作成していない場合は、役職名、氏名及び生年月日の一覧表)を警察に提供することについて同意します。記１ 契約の相手方として不適当な者(１) 法人等(個人、法人又は団体をいう。 )の役員等(個人である場合はその者、法人である場合は役員又は支店若しくは営業所(常時契約を締結する事務所をいう。)の代表者、団体である場合は代表者、理事等、その他経営に実質的に関与している者をいう。 (納付期限)令和 年 月 日 下記のとおり製本作業が終了しましたので、ご報告いたします。 (検査)令和 年 月 日 近畿中国森林管理局証 拠 書 類計支払証拠書(一般会計)計 計令和７年度月分編集・製本作業発注書編集・製本作業請負契約書により下記の編集を発注します。 出 来 高 規 格単位：冊冊数計単位：cm下記のとおり編集作業が終了しましたので、ご報告いたします。 (納付期限)令和 年 月 日 受注者近畿中国森林管理局 受領日 令和 年 月 日歳入証拠書類(一般会計)別紙３証拠書類編集要領１ 証拠書類(以下「書類」という。)の編集は、「計算証明規則」・「農林水産省の計算証明に関する指定」・「近畿中国森林管理局計算証明のしおり」に基づき、次の事項について行うものとする。(１)書類は、正本と副本に区分のうえ、それぞれの表裏紙及び仕切紙を作成編集する。(２)書類の編集はＡ４版とし、Ａ４に満たない書類及び、とじしろ余白３㎝未満の書類については台紙(Ａ４)に貼付して編集する。(３)書類を科目別の順、歳入徴収決定年月日及び支払年月日の順に編集する。(４)書類に連番の証番号を付記する。(５)書類正本の科目別の枚数を計算し、正本、副本の仕切紙に科目・紙数・金額等の必要事項を付記する。(６)書類のうち、資金前渡官吏が受領する給与控除領収書・給与所得税領収証書・健康保険料等領収証書・労働保険料振替済書については、その内訳書を作成編集する。(７)契約書や請求書等の書類が複数の証番号にまたがる場合は、その添付している書類の所在(当該月分及び証番号等)をそれぞれの書類に付記する。２ 詳細について、これにより難い場合は、甲乙協議して定めるものとする。証拠書類製本要領１ 証拠書類編集要領により編集した書類を「近畿中国森林管理局計算証明のしおり」に基づき製本する。２ 書類正本の製本はＡ４版とし、とじしろ２㎝の袋とじとする。３ 書類副本の製本はＡ４版とし、とじしろ２㎝に厚紙の表裏紙及び背表紙で製本する。４ 適宜背枕を挿入し、書類の左右両端の厚さが同一となるよう調整する。５ 製本の厚さは、１㎝から８㎝までとし、適時分冊して製本する。別紙４支出負担行為担当官近畿中国森林管理局長 殿住所氏名契約名前回まで 今 回 累 計記支給材料受領書令和 年 月 日下記のとおり支給材料を受領しました。 令和７年度証拠書類の編集・製本作業品 目 規 格 単 位数 量備 考別表区 分厚さ(cm)契約単価Ａ(円/cm)予定数量Ｂ(cm)契約金額Ａ×Ｂ(円)備 考歳入証拠書 1 64支出証拠書 1 1,180支払証拠書 1 281,272令和７年度証拠書類の編集・製本作業請負契約単価表計 消費税 合 計仕 様 書本作業は、本仕様書及び契約書によるほか、「計算証明規則(昭和２７年会計検査院規則第３号)」、「農林水産省の計算証明に関する指定」及び「近畿中国森林管理局計算証明のしおり」に基づき、次の事項について行うものとする。１．証拠書類の照合等証拠書類の１件毎に照合を行い、添付書類及び記載事項の漏れ等を確認し、漏れ等があった場合は該当箇所に付箋を付し、これら内容を整理したものを発注者(以下「甲」という。)に提出して指示を受けるものとする。２．証拠書類の編集証拠書類は、歳入証拠書及び支出(払)証拠書の２つに区分して以下のとおり、甲が指定する期限までに編集するものとする。(１)書類は、正本と副本に区分のうえ、それぞれの表裏紙及び仕切紙を作成編集する。(２)書類の編集はＡ４版とし、Ａ４に満たない書類及び、とじしろ余白３㎝未満の書類については台紙(Ａ４)に貼付して編集する。(３)書類を科目別の順、歳入徴収決定年月日及び支払年月日の順に編集する。(４)書類に連番の証番号を付記する。(５)書類正本の科目別の枚数を計算し、正本、副本の仕切紙に科目・紙数・金額等の必要事項を付記する。(６)書類のうち、資金前渡官吏が受領する給与控除領収書・給与所得税領収証書・健康保険料等領収証書・労働保険料振替済書については、その内訳書を作成編集する。(７)契約書や請求書等の書類が複数の証番号にまたがる場合は、その添付している書類の所在(当該月分及び証番号等)をそれぞれの書類に付記する。３．証拠書類の製本２の編集作業において、検査に合格したのち、甲の指定する期限までに定められた表紙・背表紙等で袋とじを行い、製本するものとする。(１)書類正本の製本はＡ４版とし、とじしろ２㎝の袋とじとする。(２) 書類副本の製本はＡ４版とし、とじしろ２㎝に厚紙の表裏紙及び背表紙で製本する。(３)適宜背枕を挿入し、書類の左右両端の厚さが同一となるよう調整する。(４)製本の厚さは、１㎝から８㎝までとし、適時分冊して製本する。４．作業日誌の提出について日毎の「作業従事者名(数)」、「始業・終業時間」及び「作業内容」を記載、記録した「作業日誌(別紙５)」を月末に甲に提出し、検査を得なければならない。５．その他(１)編集に必要な用紙等の消耗品、備付物品以外の必要な物品については、その都度、甲が支給する。(２)詳細について、これにより難い場合は、甲乙協議して定めるものとする。【作業日誌】 別紙５氏名：〇〇 〇〇 【○月分】時1 (  )2 (  )3 (  )4 (  )5 (  )6 (  )7 (  )8 (  )9 (  )10 (  )11 (  )12 (  )13 (  )14 (  )15 (  )16 (  )17 (  )18 (  )19 (  )20 (  )21 (  )22 (  )23 (  )24 (  )25 (  )26 (  )27 (  )28 (  )29 (  )30 (  )31 (  )勤務時間管理者 所属：〇〇〇〇 業務名：令和７年度証拠書類の編集・製本作業氏名：〇〇〇〇18 19 13 14 15 16 17日(曜日)12 7 8 9 10 11 20 21 22 23 24 業務時間及び業務内容(〇〇ｈ) 合計参 加 申 請 書令和 年 月 日支出負担行為担当官近畿中国森林管理局長 髙橋 和宏 殿住所社名氏名令和７年 月 日入札の令和７年度証拠書類の編集・製本作業における下記の資格確認書類を別添のとおり提出します。記資格審査結果通知書(全省庁統一資格)の写し入 札 書物件の名称 令和７年度証拠書類の編集・製本作業入札 金額億千万百万十万万千百十円入札金額の数字の頭に￥を冠すること。ただし、上記金額は、見積もった契約金額の１１０分の１００に相当する金額であるので、契約金額は上記金額に上記金額の１０％を加算した金額となること及び入札者注意書、契約条項、仕様書、その他関係事項一切を承知の上、入札いたします。令和 年 月 日支出負担行為担当官近畿中国森林管理局長 髙橋 和宏 殿入 札 者住 所商号又は名称代表者氏名代理人氏名区 分厚さ(cm)入札単価Ａ(円/cm)予定数量Ｂ(cm)入札金額Ａ×Ｂ(円)備 考歳入証拠書 1 64支出証拠書 1 1,180支払証拠書 1 281,272 入札書に記載する金額 ※ Ａには税抜き単価を記入してください。 入 札 者住 所商号又は名称代表者氏名代理人氏名令和７年度証拠書類の編集・製本作業入札金額内訳書 計消費税合 計委 任 状令和 年 月 日支出負担行為担当官近畿中国森林管理局長 髙橋 和宏 殿(委任者)所在地(住所)商号又は名称代表者役職氏名私は、下記の者をもって代理人と定め、近畿中国森林管理局における契約について、下記の一切の権限を委任します。(受任者)所在地(住所)商号又は名称代表者役職氏名(委任事項)１ 入札及び見積に関する件２ 契約締結に関する件３ 入札保証金及び契約保証金の納付並びに領収に関する件４ 代金請求及び領収に関する件５ 復代理人の選任及び解任の件６ その他契約履行に関する件(委任期間)令和 年 月 日から令和 年 月 日(注)これは参考例(様式及び記載内容)であり、必要に応じ適宜追加・修正等(委任者が任意の様式で作成するものを含む)があっても差し支えない。委 任 状令和 年 月 日支出負担行為担当官近畿中国森林管理局長 髙橋 和宏 殿委任者 住 所商号又は名称代表者氏名私は、都合により を代理人と定め、下記の入札に関する一切の権限を委任します。記１ 物件の名称 令和７年度証拠書類の編集・製本作業【別 添】証拠書類の種類 編集・製本 基準厚 (cm) 予定数量(冊) 予定数量(ｃｍ)歳入証拠書 1 2 22 13 263 6 184 2 85 2 106～8 0 0小計 25 64支出証拠書 1 3 32 15 303 34 1024 77 3085 76 3806 35 2107 13 918 7 56小計 260 1,180支払証拠書 1 24 242 2 43～8 0 0小計 26 28311 1,272 合計全期(1月から12月)令和7年度 証拠書類の編集・製本作業予定表※予定数量は令和6年1月から12月までの１年間、２名で従事した実績数量を計上。 近畿中国森林管理局計算証明のしおり平成30年度改訂版-1-第１章総則会計検査院法第２４条第１項には「会計検査院の検査を受けるものは、会計検査院の定める計算証明の規程により、常時に、計算書及び証拠書類を、会計検査院に提出しなければならない」と規定し、これに基づいて計算証明規則が定められている。 第１節 計算証明の意義計算証明とは、会計検査院がその検査の方法として収支、収支の原因たる債権、債務の得喪若しくは増減、受払の事実を所定の書類により証明させるものである。 第１ 計算証明の規則計算証明は、会計検査院がその検査権限に基づき行うもので、他の機関が計算書を徴することがあっても、それは計算証明ではない。計算証明に関する規律は、会計検査院法の規定に基づき計算証明規則に定められるところであるが、その他会計法及びその付属法規においても、各会計機関の事務取り扱いとして所定の規定がおかれ、これらも計算証明に関する規律をなすものである。 これらは何れも会計検査院法の規定に対する例外を定めるものではなく、国の会計規律全般の立場から、その大綱を定めたもので、例えば会計法第４７条第１項の規定に基づく、予決令第２１条から第２３条まで、(歳入徴収額計算書及び支出計算書の作成及び送付)第１０９条(国庫金出納計算書の作成及び送付)第１１０条(有価証券受払計算書の作成及び送付)第１２０条から第１２３条まで、(出納計算書の作成及び提出)第１２４条(分任出納官吏及び出納員の出納計算書)第１２５条(出納官吏の交替等の場合の出納計算)第１４１条(計算証明書類の様式及び提出期限)の各規定がこれに該当する。 そして、計算書証明について、これら予決令の規定が計算証明規則に抵触するところがなければ問題にならないが、両者に矛盾が生ずるようなことがあった場合は、計算証明に関する限り、計算証明の規定に従うものである。 これは計算証明に関しては、計算証明規則の規定が予決令の規定に優先すると解されるからである。 第２ 計算書と証拠書類計算証明をしなければならないのは、会計検査院の検査を受けるものに限ることは当然であるが、国の会計においてはその範囲が極めて広く、収支、受払等の種類及び内容、例えば、現金その他の財産、あるい収入と支出等の区別に従い、それぞれの会計機関により行われる。そして会計検査院はこれらの会計機関に対し、直接証明書類の提出を要求するものである点において特色を有している。その方法は後述するように計算書及び証拠書類をもってなされる。 第３ 計算証明の目的計算証明の目的は収支の事実を明らかにし、主として決算確認の基礎とするにある。 即ち、各責任ある機関をして、収支、受払の事実を証明させることにより決算の基礎を信頼し得るものとし、これに基づいてその計数及び内容の当否を確認するのである。従って、同じく計算書及び証拠書類をもってなされる出納官吏の検定要求とは、その目的において異なり、これを計算証明と称することができないのである。 いうまでもなく、計算証明とは、会計検査院の行う検査の方法として最も主要な地位を占めるものである。従って、規則の定めるところにより、適法になされるか否かは会計検査の目的を達成する上に重大な関連を有する。 そこで、「国又は公社の会計事務を処理する職員が、計算書及び証拠書類の提出を怠り計算証明の規定を守らない場合」、会計検査院は、その職員に懲戒処分を要求するこ-2-とができることとしているのである。 証明責任者・証明期間の一覧表証明責任者並びに官職名 証明期間職務名称 官職名 期間 根拠法規歳入徴収官 近畿中国森林管理局長 ３ヶ月 規則第１２条〃 代理 近畿中国森林管理局総務企画部長 ３ヶ月 〃歳入徴収官 近畿中国森林管理局長 １ヶ年 規則第１１条の２(債権管理計算書)〃 代理 近畿中国森林管理局総務企画部長 １ヶ年 〃官署支出官 近畿中国森林管理局長 １ヶ月 規則第２０条〃 代理 近畿中国森林管理局総務企画部長 １ヶ月 〃収入官吏 ○○森林管理署総括事務管理官等 １ヶ年 規則第３１条近畿中国森林管理局経理課長 １ヶ年 〃収入官吏代理 ○○森林管理署総括森林整備官等 １ヶ年 〃近畿中国森林管理局経理課長 １ヶ年 〃資金前渡官吏 近畿中国森林管理局経理課長 １ヶ月 規則第３５条資金前渡官吏代理 近畿中国森林管理局経理課長補佐 １ヶ月 〃○○森林管理署等 １ヶ年 規則第４８条歳入歳出外現金出納官吏 総括事務管理官等○○森林管理署等 １ヶ年 〃歳入歳出外現金出納官吏代理 総括森林整備官等近畿中国森林管理局 １ヶ年 〃歳入歳出外現金出納官吏 経理課長近畿中国森林管理局 １ヶ年 〃歳入歳出外現金出納官吏代理 経理課長補佐支出負担行為担当官 近畿中国森林管理局長 １ヶ年 規則第５８条の２〃 代理 近畿中国森林管理局総務企画部長 １ヶ年 〃(注)(ｱ) 本官に農林水産省会計事務取扱規程第９条に定める場合のあるときは、代理官が証明責任者となる。なお、官署支出官、歳入徴収官、支出負担行為担当官および分任支出負担行為担当官の代理官については同規程により、資金前渡官吏、収入官吏および歳入歳出外現金出納官吏の代理については近畿中国森林管理局会計事務取扱細則により官職指定されている。 (ｲ) 分任支出負担行為担当官(代理官を含む)は、債務負担額計算書の証明責任者ではないが国庫債務負担行為にかかる証拠書類を単独で提出する。 (ｳ) 会計機関の官職名の表示については、昭和４７年７月１９日付４７大経第７６３号(47例規第６号)「会計機関等の官職名の表示について」により統一している。 -3-第２章 計算書第１節 計算書の表紙の記載事項第１ 証明責任者が交替した場合の計算証明証明責任者が交替し、前任者の計算証明が済んでいないときは、前任者の計算を後任者が計算証明しなければならない。 (規則第３条第１項)(予決令１２５条)交替が証明期間中で、後任者が計算証明する場合は、前任者の取り扱った計算を併算して計算証明する。(規則第３条第２項)即ち、後任者が証明責任者として、前任者の計算証明をするのである。この場合は計算書の表紙の余白に前任者の職氏名、並びに管理期を次のように表示する。 前任者官署支出官 近畿中国森林管理局長 何 某管理期 自 平成２９年１月 １日至 平成２９年１月３１日前任者収入官吏 ○○森林管理署総括事務管理官等 何 某○○森林管理署等歳入歳出外現金出納官吏 総括事務管理官等 何 某管理期 自 平成２９年３月 １日至 平成２９年３月３１日(注)管理期とは、会計機関が自己の責任において会計経理を取り扱った期間のことをいい、この場合は、１証明期間中における前任者の管理期を記載する。 第２ 代理官が計算証明する場合農林水産省会計事務取扱規程第９条の規定に基づき、事務を代理する会計機関が証明責任者として計算証明するのは、本官の事務を代理したものについてであることは勿論であるが、本官の扱った分で計算証明の済んでいないものがあるときは、本官の分の計算証明をしなければならない。また、証明期間中の代理で会計機関代理が計算証明する場合は、自己の扱った分に本官の扱った計算を併算して計算証明しなければならない。(規則第３条第１項)(予決令１２５条)この場合の計算書の表紙の、証明責任者の表示は前記第１の証明責任者の表示方法による。 なお、代理官が本官の分の計算証明する場合及び、本官の取り扱った分に自己の取り扱った分を併算して計算証明する場合は、計算書の表紙余白に、次の通り本官の職氏名並びに管理期を表示する。 -4-(ｱ) 本官の取り扱った計算証明期間中のもので、計算証明が未済の場合前任者収入官吏 ○○森林管理署総括事務管理官等 何 某○○森林管理署等歳入歳出外現金出納官吏 総括事務管理官等 何 某管理期 自 平成２９年３月 １日至 平成２９年３月３１日(ｲ) 証明期間中の代理で会計機関代理が本官の扱った計算を併算して証明する場合代理の開始により、代理官が本官分を併算して計算証明する。 本官収入官吏 ○○森林管理署総括事務管理官等 何 某○○森林管理署等歳入歳出外現金出納官吏 総括事務管理官等 何 某管理期 自 平成２９年４月 １日至 平成２９年４月２０日第３ 本官が代理官の計算証明をする場合代理の終止に伴い、代理官が計算証明すべき計算について、計算証明の済んでいないものがあるときは、本官が計算証明しなければならない。 また、証明期間中の代理で本官が計算証明する場合は、代理官の取り扱った計算を併算して計算証明する。この場合、代理官が本官の代理をした期間を、計算書の表紙の余白に次の通り表示する。 (ｱ) 代理官が取り扱った証明期間のもので、本官が計算証明する場合代理の終了により、本官が計算証明する。 代理官収入官吏代理 ○○森林管理署総括森林整備官等 何 某○○森林管理署等歳入歳出外現金出納官吏代理 総括森林整備官 何 某管理期 自 平成２９年８月 １日至 平成２９年８月３１日-5-(ｲ) 証明期間中の代理終止で本官が代理官の分を併算して計算証明する場合代理の終了により、本官が代理分を併算して計算証明する。 代理官収入官吏代理 ○○森林管理署総括森林整備官等 何 某○○森林管理署等歳入歳出外現金出納官吏代理 総括森林整備官 何 某管理期 自 平成２９年５月１５日至 平成２９年５月２５日第２節 計算書の付表ここにいう、計算書の付表とは、計算証明規則に定める添付書類ではなく、計算書とともに、各証明責任者の計算書の一部を構成するもので、次の各表である。これらの表は計算書の次に編集する。 第１ 収納未済歳入額内訳(様式１号)この表は、歳入調停済額中、最終の証明期間の末日における収納未済となったものについて、徴収決定した年度別に作成し、分任歳入徴収官の最終の歳入徴収額計算書に添付する。収納未済がない場合は添付の必要はない。 収納未済歳入額のうち。納付期限を経過したものについて、１件又は各人ごとの総額が５０万円を超えるものがあるときは、各人ごとに氏名及び金額を掲記するとともに、収納済とならなかった理由を備考欄に付記すること。 第２ 前金払(様式２号)この表は前金払があったとき、並びに前金払に相当する反対給付があったとき、又は前金払に相当する反対給付がないため、その差額若しくは全額の返納を受けたものについて、当該証明期間中に発生したものを記載整理し、支出計算書および前渡資金出納計算書に添付する。 ただし、日本放送協会に対して支払う受信料については、特に精算明細書の作成を要しないので本表備考欄にその旨及び金額を付記すること。 (注) 計算証明規則の定めるところによれば、定額電灯料を前金払したときも、前金払の表の備考欄にその旨、金額を付記することになっているが当局では定額電灯料を期限までに支払っても前金払の整理は行わないことにしているので前金払の表に記載の必要はない。また、精算済額欄には、精算の結果増となる支払額は含めず、前金払した額についての精算額を記載する。 この表は、取り扱いの有無にかかわらず、毎月の計算書に添付すること。取り扱いのない月は、この表に「該当なし」と記載し、前金払が一度でもあった月以降取り扱いのない月は本月分０とし、累計及び未精算額を記載すること。(５４．４．１０付５４－１４５(経)「前金払、概算払の付表について」)前年度中に前金払したものについて本年度精算した場合は、この表に記載すべきでなく、別途計算証明規則第４７条による未処理事項の完結報告として前金払、概算払未処理事項完結報告書(様式２１号)を作成して提出することとなる。 -6-本表の記載要領は、様式２号の注書に記載の通りであるが留意すべき事項をあげれば次の通り。 (ｱ) 精算済額欄の記載精算済額欄の記載は次の要領による。 (ⅰ) 本月欄には、前金払額に相当する反対給付のあったときにその金額を記載する。 (例) テレビ受信料６ヶ月分(４～９月)の料金を前金払した場合、９月３０日で反対給付が完了することとなるので、９月分の本表の本月欄にその金額を記載する。 ただし、この契約を５月末日で解約した場合は、反対給付のない４ヶ月分(６～９月)の料金の返納があったときに、２ヶ月分(４～５月)の金額を記載することとなる。 (ⅱ) 本月戻入額欄には、支払額に対する反対給付がないため、その差額又は全額の返納を受けたときに掲記する。 前記例の返納額(６～９月分)がこれに該当する。 (ⅲ) 本月歳入組入額欄には、前記の返納額が当該年度内に返納されずに翌年度において返納され、歳入に組入れられたときにその金額を掲記する。 (ｲ) 契約変更に伴い過払いとなった前払金を戻入した場合当初前金払を行い施行していた工事等が、途中において設計変更等をしたため、建設工事請負契約約款に定められた比率を超えて前金払したこととなった場合は、その超過額を歳出の金額に戻入することとなるが、これは当該契約にかかる反対給付の有無には関係がないので前金払の精算として処理するには無理があり、前金払の表の「精算済額」の「戻入」の欄で処理するのは当を得ないので次の要領により記載すること。 (a)「前金払額」の「本月分」の欄の上段に減額(戻入)額を「項」まで朱書(又は△印)別記し、「前金払額」の「本月までの累計」及び「未精算額」欄の金額を減額する。 (b) 「備考」欄に「契約変更により前金払額を減額」と表示する。従ってこの処理をした後は減額後の前金払額を基礎に、これに対する反対給付の有無を確認することとなる。 (ｳ) 前金払額を科目更正した場合(a) 誤った科目で前金払を行いその支払の日の属する月中に科目更正した場合。 (ⅰ) 誤払した科目の「前金払額」の「本月分」欄に、誤払額を含む当該月の前金払額を記載し、その上段に科目更正減額を朱書(又は△印)別記し、「前金払額」の「本月までの累計」欄には差引額を記載し「備考」欄に「○○費に科目更正」と表示する。 (ⅱ) 正当科目の「前金払額」の「本月分」欄には、科目更正増額額を上段に黒書別記し、「本月までの累計」欄には科目更正増額額を加算した額を記載し、「備考」欄には「○○費より科目更正」と表示する。 (ⅲ) 科目更正額は「項」まで別記する。 (b) 誤った科目で前金払を行い翌月以降において正当科目に科目更正した場合(ⅰ) 誤払した科目の「前金払額」の「本月分」欄の上段に科目更正減額額を朱書(又は△印)別記し、「前金払額」の「本月までの累計」欄には差引額を記載し、「備考」欄に「○○費に科目更正」と表示する。 (ⅱ) 正当科目の「前金払額」の「本月分」欄には、科目更正増額額を上段に黒書別記し、「本月までの累計」欄には科目更正増額額を加算した額を記載し、「備考」欄には「○○費より科目更正」と表示する。 -7-(ⅲ) 科目更正額は「項」まで別記する。 (c) 誤った科目で前金払を行い精算完了後において科目更正した場合(ⅰ) 誤払いした科目の「前金払額」の「本月分」欄の上段に科目更正減額額を朱書(又は△印)別記し、「前金払額」の「本月までの累計」欄は差引額を記載する。 「精算済額」の「本月分」欄には当該科目更正に該当する精算済額を上段に朱書(又は△印)別記し、「本月までの累計」欄には差引額を記載し、「備考」欄に「○○費に科目更正」と表示する。 (ⅱ) 正当科目の「前金払額」の「本月分」欄には、科目更正増額額を上段に黒書別記し、「前金払額」の「本月までの累計」欄には科目更正増額額を加算した額を記載する。 「精算済額」の「本月分」欄には当該科目更正に該当する精算済額を上段に黒書別記し、「本月までの累計」欄には差引額を記載し、「備考」欄に「○○費に科目更正」と表示する。 (ⅲ) 科目更正額は「項」までそれぞれ別記する。 (ｴ) 最終の証明期間の末日において未精算額のある場合最終の証明期間の末日(出納整理期間である４月末日)において、未精算があるときは当該未精算額を翌年度分の前金払の表に繰越して掲記してはならない。 この未精算額が翌年度において精算されたときは、現年度の証明期間の前金払の表とは別に前金払の表を作成し、これに対応する前金払未処理事項完結報告書(様式21号)及び前金払精算明細書(様式１３号)を精算完結した月の計算書に添付して提出する。 (ｵ) テレビ受信料を前金払した場合テレビ受信料を前金払したものについて、精算済となり「精算済額」の「本月分」欄に当該精算済金額を記載したときは、備考欄に「精算済額のうち￥○○○○－はテレビ受信料」等と付記表示する。 第３ 概算払(様式３号)この表は、概算払があったとき並びに概算払額に相当する反対給付があったとき、又は概算払に相当する反対給付がないためにその差額若しくは全額の返納を受けたもので、当該証明期間中に発生したものについて記載し、毎月の支出計算書および前渡資金出納計算書に添付提出する。 ただし、概算払した旅費(災害補償法上の移送費を含む)については精算明細書の作成を要しないので、本表備考欄に精算済額は旅費である旨、及び金額を付記すること。 また、精算済額の欄には精算の結果増となる支払額は含めず、概算払した額についての精算額を記載する。 この表は、取り扱いの有無にかかわらず、毎月の計算書に添付すること。取り扱いのない月は、この表に「該当なし」と記載し概算払が一度でもあった月以降、取り扱いのない月は本月分を０とし、累計及び未精算額を記載すること。(５４．４．１０付５４－１４５(経)「前金払、概算払の付表について」)本表の記載に当たって留意すべき事項をあげれば次のとおり。 (ｱ) 精算済額欄の記載精算済額欄には次の要領により記載する。 (ⅰ) 精算済額欄の本月分欄には、概算払したものに対しその支払額に相当する反対給付等があったときにその金額を記載する。 (ⅱ) 精算済額の本月戻入額欄には、支払額に対する反対給付等がないため、その差額-8-は全額の返納を受けたときに掲記する。 (ⅲ) 精算済額欄の本月歳入組入額欄には、前記の返納額が当該年度内に返納されずに翌年度において返納され、歳入に組入れられたときにその金額を掲記する。 (ⅳ) 精算済額の欄には精算の結果増となる支払額を含めないこと。 (ⅴ) 旅費を精算したときは、その旨および金額を備考欄に付記すること。 (ｲ) 概算払した旅費の精算概算払した旅費(災害補償上の移送費を含む)について精算済となり「精算済額」の「本月分」欄に掲記したときは、「備考」欄に「精算済額のうち￥０００－は旅費」又は「精算済額は全額旅費」と付記する。ただし、「業務旅費」「職員旅費」「日額旅費」のように記載された科目から旅費であることが明らかなものについては付記を要しない。 なお、概算払した旅費の精算の時期は次のとおり。 (a) 精算の結果概算額と同じ場合旅費精算請求書を資金前渡官吏が確認し決済した日(b) 精算の結果追給する場合当該追給を支払った日(c) 精算の結果返納を受ける場合当該返納金全額の返納があった日(ｳ) 概算払額を科目更正した場合前記第２前金払の項の(ｳ)の(a)(b)(c)の要領に準じて記載する。 (ｴ) 最終の証明期間の末日において未精算額のある場合最終の証明期間の末日(出納整理期間である４月末日)における未精算額を、翌年度分の概算払の表に繰越して掲記してはならない。この未精算額が翌年度において精算済となったときは、(例えば、３月に概算払した国有林野事業勘定の旅費が旅行命令の変更により旅費精算の結果追給することとなり、その追給が支出未済繰越として翌年度４月に支払われた場合がこれに該当する)現年度の証明期間の概算払の表とは別に作成し、概算払未処理事項完結報告書(様式２１号)及び概算払精算明細書(様式１３号)－(ただし、旅費精算の場合は本書は不要)を精算完結した月の合計残高試算表(計算書)に添付して提出する。 第４ 年度更正(様式４号)資金前渡官吏が振出した小切手又は国庫金振替書若しくは、返納のための納入告知書に記載した会計年度の誤りを訂正した場合に掲記するもので、所管、会計名の誤りもこの「年度更正」の例によって掲記する。 更正の結果、支出計算書および前渡資金出納計算書の当該金額欄の備考にその旨を明記するなど、既に証明済の関係書類との関連を明らかにすること。 第５ 歳入組入(様式４号)予決令第３３条ただし書きの規定により、重大な過失による過払過渡となった金額を歳入に組入れた場合に作成し、その組入の日の属する月の支出計算書および前渡資金出納計算書に付表として添付する。 前金払、概算払した金額について精算の結果歳入に組入されたものは本表には記載しないこと。 第６ 証拠書類等滅失明細書(様式５号)天災、その他やむを得ない自己により証拠書類及び添付書類が滅失し、謄本による計算証明(規則第５条第１項ただし書)もできないような場合は、その事故について関係官署の証明書及び監督官庁(森林管理局)の証明した科目別金額等の明細書を計-9-算書に添えて提出しなければならない。 (規則第１０条)この場合、「目」まで記載することが不可能である場合は、「項」まででもやむを得ない。 事故についての関係官公署の証明書とは、例えば火災、台風、地震で滅失したときは、消防署、警察署等がそれについて証明した書類等を指すもので、監督官庁(森林管理局)の証明書とともに、この両者は必ず提出する。 (注)一部の領収証書が紛失したような場合は、領収証書を再発行してもらうか、再発行できないときは、支払月日、支払金額、支払先を書いた支払先の証明を受けて提出すること。 例えば、日銀を通じて隔地送金したときの銀行の小切手領収書を紛失したときの銀行の証明書等。 第３節 計算書の付属表ここにいう計算書の付属表とは、計算書の添付書類あるいは付表と異なり、本来計算書の備考欄に付記すべきものであるが、記載事項が多いため、備考に掲記が困難な場合別表に作成し、計算書に綴り込むものであって次の書類をいう。 第１ 科目更正内訳書(様式６号)資金前渡官吏又は、歳入徴収官が科目更正したものがあるときは、歳前渡資金出納計算書又は歳入徴収額計算書の当該科目の右側)の備考欄に１件ごとに事由及び金額を掲記するのであるが、件数が多く備考欄に記載が困難な場合は、科目更正内訳書を作成し、計算書に添付する。 第２ 回収(れい入)額内訳書(様式７号)資金前渡官吏が過払過渡したため、回収したときは、回収１件ごとに金額事由を前渡資金出納計算書の当該科目の右側備考欄に掲記するのであるが、件数が多く備考欄に記載が困難な場合は、回収(れい入)内訳書を作成し、計算書に添付する。 -10-第４節 計算書の添付書類計算書には、計算証明規則の定めるところにより、次の書類の添付が要求されている。この添付書類は例示的なものでなく、限定的なものであるから、ここに示した書類以外は添付書類とはいわない。 この添付書類については、添付したときに計算書の表紙にその書類名を記載する。 この場合、添付書類の枚数を記載する必要はない。 第１ 預託金月計突合表(様式８号)計算証明規則第３７条の規定に基づき、資金前渡官吏の計算書(前渡資金出納計算書)には、日本銀行の預託金月計突合表を添付しなければならない。この預託金月計突合表は、出納官吏事務規程第５９条の規定による資金前渡官吏の証明のあるものでなければならない。 １．預託金月計突合表は謄本でよい。 預託金月計突合表は、資金前渡官吏が証明の上、日本銀行に返付するものであって、その原本を計算証明の書類として提出することはできないから、資金前渡官吏は証明印を押印した後電子複写によって作成した謄本を計算書に添付することとなる。 ２．預託金月計突合表の照合預託金月計突合表と、前渡資金出納計算書の「備考」欄に記載された残額内訳の「日本銀行預託高」と相違ないことを確認し、適正であると認めたときは当該突合表に記名押印すること。 第２ 現金出納計算書(様式１０～１２号)計算証明規則第３３条、第３８条、第５０条の規定に基づくもので、収入官吏、資金前渡官吏、歳入歳出外現金出納官吏の現金出納検査書(予決令第１１６条に規定する現金出納計算書)を、計算書に添付する。 １．現金出納検査書の作成現金出納計算書は、予決令第１１６条の規定に基づき、毎年３月３１日(定時検査)(３月３１日が日曜日の場合は３月３０日)に、あるいは出納官吏の交替若しくは廃止があったとき(交替検査)に、又は臨時(随時検査)に、検査員が収入官吏、資金前渡官吏、歳入歳出外現金出納官吏の帳簿、金庫を検査した場合に予決令第１１８条の規定によってその検査員が作成するものである。 ２．現金出納検査書を計算書に添付する時期現金出納検査書は、予決令第１１６条の規定に基づく検査が行われた場合に限り、検査した日の属する証明期間の計算書に添付する。例えば、出納官吏の異動に伴う金庫、帳簿の検査が平成２９年３月３１日に行われた場合、そのとき作成した現金出納検査書は平成２８年度分の計算書に添付し、検査が平成２９年４月１日に行われた場合は平成２９年度分の計算書に添付することとなる。 ３．現金出納検査書の区分現金出納検査書は、各出納官吏ごとに作成する。従って収入官吏、資金前渡官吏、歳入歳出外現金出納官吏に区分し会計別、勘定別に作成する。 ４．日本銀行の預託金等の現在高証明定時検査、交替検査のとき作成する日本銀行の預託金、保管金の現在高証明の添付は不要である。 第３ 前金払精算明細書、並びに概算払精算明細書(様式１３号)官署支出官及び資金前渡官吏は、予決令第５７条、第５８条並びに予決令臨時特例第２条、第３条の規定に基づき前金払又は概算払したものについて、それに相当する-11-反対給付があったとき又は支払額と反対給付との差額分について、返納があったときは、精算の事実について計算を明らかにした精算明細書を作成し、支出計算書又は前渡資金出納計算書に添付しなければならない。(規則第３０条の２及び４５条)ただし、日本放送協会に対して前金払をした受信料、及び概算払をした旅費については、精算明細書の作成を要しないので、この場合には計算書の付表である前金払、概算払の表の備考欄にその旨を記載説明すればよい。 なお、定額電灯料については、毎月前金払をした後１週間ないし１０日で月末となり反対給付が完了するため、前金払として整理するメリットがないので、前金払は行っても前金払の整理はしないことにしている。 １．精算明細書作成の時期前金払又は概算払の精算があったときは、精算明細書を作成して、当該月の合計残高試算表(計算書)に添付して提出するのであるが、ここにいう「精算」とは、前金払又は概算払した金額に相当する反対給付があり、それに対する完了の確認(検査)をしたとき又は支払額と反対給付等の差額分について返納があった時をいう。 従って、たとえ土木、治山、建築等の工事が月末に完了していても、その検査を翌月に行い、検査に合格すればその前金払はその検査を完了した日(即ち翌月)に精算として整理をする。 また、反対給付がないために、支払額に対する差額、又は全額の返納を受けるものについては、その返納を受けたとき精算として整理をし精算明細書を作成する。 これらの精算明細書は、その作成日の属する月の計算書にそれぞれ添付するものである。 精算明細書の作成時期を例示すれば(ｱ) 新聞代等の定期刊行物を２ヵ月以上まとめて前金払したときは、毎月精算することなく、支払額に相当する反対給付が完了したとき精算する。ただし期間中に契約解除等があり過払になったものがあるときは、前金払額と確定した代金の差額について、返納があったときに精算することになる。 (ｲ) 借地、借家料の如く期間の経過によって、反対給付の完了するものは、期間満了のとき精算する。従って、毎月精算はしない。 (ｳ) 土木、治山、建築等の工事請負金を前金払したときは、当該工事が完成し、竣工検査に合格したときをもって精算する。ただし、返納を受けるべき金額があるときは、その金額の返納があったとき精算となる。 (ｴ) 前金払又は概算払と反対給付の差額が、翌年度に返納されたときの精算は、当該返納金を歳入に組入れたときとする。この場合における精算明細書は、現年度の証明期間の精算明細書には含めないで、規則第４７条により未処理事項の完結報告として提出する。 ２．精算明細書記載上の注意事項(ｱ) 明細書は当該年度において、前金払、又は概算払した金額について、精算の完了したものについて記載する。 例えば、前年度中に前金払又は概算払したものについて、本年度において精算した場合は、この表に記載すべきでなく、別途規則第４７条により未処理事項の完結報告書として提出する。 (ｲ) 科目欄には、歳出科目の「項」及び「目」を記載すること。 (ｳ) 件名欄は、工事名等を記載する。 (ｴ) 前金払額「概算払額」の欄には、前金払又は概算払した額を掲記する。 (ｵ) 反対給付等の完了額、(日本放送協会の受信料、旅費を除く)歳出の金額に戻-12-入済額、歳入組入額の計は、付属表前金払、概算払の各欄の金額と一致する。 (ｶ) 「反対給付等の完了額」の欄には、前金払又は概算払したものに対して、その支払額に相当する反対給付があった額を「歳出の金額に戻入済額」の欄には、前金払又は概算払したものに対して返納があった額を記載する。 例えば、１００万円の前金払した工事について、９０万円の反対給付があり、未済分の１０万円の返納が歳出に戻入されたときは９０万円は、「反対給付等の完了額欄」に記載し、１０万円は、「歳出の金額に戻入済額」欄に記載する。契約約款により、前金払した工事で契約金額の減額、契約変更の結果、変更契約金額の１０分の５を超える前払金の返納を受けた額、又は中間前金払をした工事で、契約金額の減額により契約金額の１０分の６を超えることとなった場合の超過額の返納を受けた額は、「歳出の金額に戻入済額」欄に記載する。 (ｷ) 「歳入組入額」欄は当該年度中に前金払、概算払額と反対給付額との差額が返納されず翌年度になって歳入に組入れた場合その額を記載する。 (ｸ) この明細書は、前金払、概算払について一切の精算が完了したときに作成するもので、一部の反対給付があったとき、あるいは一部の返納があったとき等その都度作成するものではない。 (ｹ) 前金払と概算払とは別様に作成する。 (ｺ) 備考欄には、前金払、概算払ともにその精算事由及び精算年月日を記載する。 ３．前金払、概算払精算明細書の編集前金払、概算払精算明細書を計算書に添付するときは、科目ごと、あるいは混合科目として、歳出の証拠書類に用いる仕切紙(様式第２８号の３)を付して編集しなければならない。(規則第４５条第２項)この場合、仕切紙の金額欄は、「前金払(概算払)精算額￥０００，０００－」と記載し、混合科目のときは科目別内訳を付記する。仕切紙に枚数の記載は要しない。 第４ 振出小切手支払未済調書(様式１４号)資金前渡官吏、歳入歳出外現金出納官吏の振出した小切手で、最終の証明期間(一般会計は４月分)の末日において、日本銀行で支払未済のものがあるときは、その振出月日、番号、科目、金額及び債権者氏名を記載した振出小切手支払未済調書を作成し、最終の計算書に添付しなければならない。(規則第４６条第１項、第５２条第１項)振出小切手支払未済調書に記載された事項の処理が完結したときは、振出小切手支払未済完結報告(様式１９号)を作成し、完結した日の属する年度の計算書に添付して報告する。(規則第４６条第２項、第５２条第２項)(細則第２４条第１項)第５ 未済処理事項調書官署支出官及び資金前渡官吏は、最終の証明期間の末日において、次の各号の一つに該当するものがあるときは、１件ごとにその金額、事由、及び処理の完結すべき期限を記載した調書を作成し、最終の支出計算書又は前渡資金出納計算書に添付しなければならない。(規則第３０条の３、第４７条)(細則第２４条第１項)１．支払未済調書(様式１５号)契約等により、債務を負担したもので、最終の証明期間の末日において支払が済まないものがあるときは、科目、金額、件名、債権者氏名、完結期限、事由等を記載した「支払未済調書」を作成し、最終の前渡資金出納計算書に添付提出する。 (規則第第３０条の３第１項第１号、第４７条第１項第１号)(細則第２４条第１項)ただし、昭和４７年４月２８日付、会計検査院規則第３号(４７．７．１９付大経-13-第７７０号)で計算証明規則の一部が改正され、財政法第４２条ただし書きの規定により事故繰越となったもの等予算の繰越をしたものについては、支払未済調書の作成は要しないことになった。 従って、この支払未済調書は、特殊な場合を除くほか作成を要しない。 ２．前金払、概算払未処理事項調書(様式１６号)前金払、又は概算払をしたもので、最終の証明期間の末日においてその支払額に相当する反対給付のないもの、又は前金払、概算払したものについて、一部反対給付があった場合で、全額又はその差額の返納が済んでいないものがあるとき、即ち精算が済んでいないときは、科目、件名、相手方、前金払額(概算払額)、精算予定年月日等を記載した「前金払、概算払未処理事項調書」を作成し、最終の合計残高試算表(計算書)に添付して提出する。 (規則第３０条の３第１項第２号、第４７条第１項第２号)(細則第２４条第１項)３．前渡資金返納未済調書(様式１７号)最終の証明期間の末日において、資金前渡官吏を支出官へ還納しなかったものがあるときは、その事由及び金額等を明らかにした、「前渡資金返納未済調書」を作成して、最終の合計残高試算表(計算書)に添付して提出する。 (規則第３０条の３第１項第３号、第４７条第１項第３号)(細則第２４条第１項)４．年度、科目等誤びゅう処理未済調書(様式１８号)年度、科目、その他の誤りで、その処理が済んでいないものがある場合はに、関係書類、金額、債権者、未処理事由等を記載した「年度、科目等誤びゅう処理未済調を作成して最終の合計残高試算表(計算書)に添付して提出する。その他の誤りとは、誤払い、過渡、不足払等をいう。(規則第３０条の３第１項第４号、第４７条第１項第４号)(細則第２４条第１項)(注)以上未処理事項の処理が完結したときは、その完結報告書を作成し、完結した日の属する月の計算書に添付するものとする。 (細則第２４条第１項)第６ 振出小切手支払済完結報告書(様式１９号)資金前渡官吏及び歳入歳出外現金出納官吏は、前年度末最終の計算書に添付提出した、振出小切手支払未済調書(規則第４６条第１項、第５２条第１項)についてその処理が完結したとき、即ち、支払未済小切手が日本銀行で支払われたとき、又は小切手振出後１年を経過し、歳入に納付したときは、振出小切手支払未済完結報告書を作成し、その完結の日の属する月の計算書に添付して会計検査院へ提出する。(規則第４６条第２項、第５２条第２項)第７ 未済処理事項完結報告書官署支出官及び資金前渡官吏は、前年度最終の計算書に添付提出した未処理事項調書(規則第４７条第１項)の、①支払未済調書、②前金払概算払未処理事項調書、③前渡資金返納未済調書、④年度、科目等誤びゅう処理未済調書について処理が完結したときは、その処理の完結した日の属する月の計算書にそれぞれ次の完結報告書を添付して、会計検査院へ提出する。 (規則第３０条の３第２項、第４７条第２項)(細則第２４条第１項)１．支払未済完結報告書(様式２０号)前年度最終の計算書に添付して提出した支払未済調書の記載事項で支払が済んだときは、「支払未済完結報告書」を作成し、その日の属する月の計算書に添付する。 (規則第３０条の３第２項、第４７条第２項)(細則第２４条第１項)２．前金払、概算払未処理事項完結報告書(様式２１号)-14-前年度最終の計算書に添付提出した、前金払、概算払未処理事項調書の記載事項で、反対給付があったとき、又は返納すべき金額の返納があったとき(この場合の返納金は歳入に納付される)は、「前金払、概算払未処理事項完結報告書」を作成し、その日の属する月の計算書に添付提出する。 この場合、本報告書には計算書の付表である前年度分の前金払(様式２号)、概算払(様式３号)の各表及び添付書類である前金払、概算払精算明細書を添付すること。 ３．前渡資金返納未済完結報告書(様式２２号)前渡資金官吏が、支出官より受領した前渡資金の残額で、前年度末において支出官に返納が済まなかった場合に作成して、前年度最終の計算書に添付提出した、前渡資金返納未済調書に記載した資金残額を歳入に納付したときは、「前渡資金返納未済完結報告書」を作成し、その日の属する月の計算書に添付提出する。 ４．年度、科目等誤びゅう処理未済完結報告書(様式２３号)前渡資金官吏が、その支払にかかるもので、年度、科目、その他の誤り(その他の誤りとは、誤払、過渡、不足払等をいう)で年度末においてその処理が済まなかった場合に作成して、最終の計算書に添付提出した年度、科目等誤びゅう処理未済調書に記載した事項について、その処理が完結したときは「年度、科目等誤びゅう処理未済完結報告書」を作成し、その日の属する月の計算書に添付提出する。 -15-第５節 計算書の表示について第１ 計算書の区分表示計算書に次の区分表示をする。 (５０．７．１２付№２４１(経)「計算証明規則に基づく計算書及び証拠書類の取り扱いについて」)１．官署番号の表示計算書の表紙の森林管理局署名欄の上部に次表の官署番号を記入する局署名 官署番号 局署名 官署番号 局署名 官署番号石川 １２０１ 三重 １２０７ 広島 １２２１福井 １２０２ 和歌山 １２１０ 山口 １２２２滋賀 １２０４ 兵庫 １２１４ 鳥取 １２２７京都 １２０５ 岡山 １２１６奈良 １２０６ 広島北部 １２１８ 森林管理局 １２５５２．袋とじ部分の表示(1) 出納計算書出納計算書の袋とじ部分の上部から３㎝空けて、巾１㎝の緑色の線を３本(線の間隔は１㎝とする)記入し、さらに袋とじ部分の上部から２㎝の位置に巾１㎜の黒線を１本記入する。 この線の長さは原則として表裏同長とする。 袋とじ用紙の色は、歳出に係るものは白とし、それ以外はうすい黄土色(封筒の色)とする。 袋とじのとじ目に証明責任者の職印で割印する。 (2) 森林管理局本局の表示の特例森林管理局本局において作成する出納計算書には、前記の表示のほかに特に袋とじ部分の下部から３㎝空けて巾１㎝の黒線を１本記入する。 第２ 最終の計算書の表示最終の証明期間に相当する出納整理期の４月分の計算書(年度の途中で出納を閉鎖した場合を除く)の表紙には、「最終」の字句を次のとおり記載する。 例示農林水産省所管平成○○年度平成○○年４月分一般会計前渡資金出納計算書(最終)-16-第６節 計算書の添付書類等一覧表収納未済歳入額内訳(歳入徴収官)…様式１号前金払(資金前渡官吏)…様式２号付 表 概算払( 〃 )…様式３号年度更正(歳入徴収官、資金前渡官吏)…様式４号歳入組入(資金前渡官吏、歳入歳出外現金出納官吏)…様式４号証拠書類等滅失明細書(全証明責任者)…様式５号科目更正内訳書(分任歳入徴収官、資金前渡官吏)…様式６号付属表回収(戻入)額内訳書(資金前渡官吏)…様式７号預託金月計突合表(資金前渡官吏)…様式８号〃 内訳表(資金前渡官吏)…様式９号現金出納検査書(収入官吏、収入官吏)…様式１０号計算書 〃 (資金前渡官吏)…様式１１号〃 (歳入歳出外現金出納官吏)…様式１２号前金払、概算払精算明細書(資金前渡官吏)…様式１３号振出小切手支払未済調書(資金前渡官吏、歳入歳出外現金出納官吏…様式１４号添付書類 支払未済調書(資金前渡官吏)…様式１５号前金払、概算払未処理事項調書(資金前渡官吏)…様式１６号前渡資金返納未済調書(資金前渡官吏)…様式１７号年度、科目等誤びゅう処理未済調書(資金前渡官吏)…様式１８号振出小切手支払未済完結報告書(資金前渡官吏、歳入歳出外現金出納官吏)…様式１９号支払未済完結報告書(資金前渡官吏)…様式２０号前金払、概算払未処理事項完結報告書(資金前渡官吏)…様式２１号前渡資金返納未済完結報告書(資金前渡官吏)…様式２２号 >第７節 証明責任者が取り扱いのない場合の計算証明証明期間中に会計経理の取り扱いのない場合の証明責任者の計算証明は次の要領による。(細則第３条)証明責任者は、証明期間中における会計経理についてその取り扱いが全くないときでも、「零」の計算書を作成して会計検査院へ提出する。 当月分も、累計も零の場合、即ち上記の指定通知を受けた後、取り扱いの全くない月にあっては、計算書の科目欄に「一般会計」と表示し、本月領収欄から残額欄までの各欄に「零」の記載をする。 東日本大震災復興特別会計の計算証明を行う場合も取扱がなくても、上記に準じた処理をすることとなる。 -17-第３章 証拠書類第１節 総則(各種証拠書類の共通的事項)計算証明規則は、証明責任者が計算書に証拠書類等を添えて、会計検査院に定支出すべき旨を規定している。(規則第２条第１項)。証拠書類は右の計算書に付属して、その計算の真実たることを証明するとともに、特に収支、受払の内容の当否を検討する資料とされるもので、計算書の機能を補足するものである。 従って、計算証明は、計算書及び証拠書類の両者が合して初めて完全なものとなるのである。証拠書類は、本来の意義においては、計算書に示された計数の真実を立証するものであるが、前述のような計算証明の目的にかんがみ、収支等の内容の当否を決定するため必要な書類(例えば、契約書、検査調書等)も、証拠書類として要求されるのである。また、証拠書類ではないが、特別の書類として、種々の証拠書類に添付すべきこととされている。 (規則第６条第１７条、第１８条、第２３条から第２７条、第４０条から第４４条)計算証明規則、第２条第１項の「証拠書類等」とは、この証拠書類の他にこれらの特別の書類も含んでいるのである。 第１ 証拠書類の原本主義計算書に添えて提出する証拠書類は、原本でなければならない。 (規則第５条第１項)証拠書類について、原本主義をとっているのは、証拠書類が計算書と共に、会計検査上、主要な資料となるものであるから、信ぴょう性が重視されているのである。 しかしながら、証拠書類の原本主義を貫くと、種々の事情から原本を提出しがたいような場合は、証明することができないこととなるので、この不都合をさけるために、「原本を提出しがたいときは、証明責任者が原本と相違がない旨を証明した謄本をもってこれにかえることができる。」(規則第５条第１項但し書)こととなっているが、この謄本を提出するのは原本が焼失又は紛失した場合、裁判上証拠物件として押収された場合、あるいは事務処理上、原本をとどめておくことが絶対に必要な場合等、真にやむを得ないときに限るべきことはもちろんである。 以下、証拠書類の謄本を提出できる場合について述べる。 第２ 証拠書類として謄本を提出できる場合証明責任者の提出すべき証拠書類のうち、謄本を提出できるもの、及び謄本の提出ができる場合は、次の通りである。 １．計算証明事務実施細則第８条に定める場合計算証明事務実施細則第５条第１項但し書の規定に基づき、規則第１６条(歳入徴収官、分任歳入徴収官の証拠書類)、第２１条(支出官の証拠書類)、第３９条(資金前渡官吏の証拠書類)のうち、次に掲げるものについては謄本を提出する。 (A) 長期にわたり債権が消滅しない契約書歳入徴収官、及び分任歳入徴収官の取り扱いにかかる不動産の売買若しくは年期貸付け、又は立木の年期売払若しくは委託販売にかかる契約書。 (細則第８条第１項第１号)長期にわたり、債権が消滅しない、林野整備等の立木処分の場合で、履行期が長期にわたる歳入に関する契約書及びその付属書類。 長期貸付に関する契約書及び、付属書類がこの場合に該当する。 (B) 不動産の売買、又は国庫債務負担行為に基づく各種の契約にかかる契約書。 (細則第８条第１項第２号)国庫債務負担行為に基づく契約書には、長期借入契約、低質林地等の地拵事業-18-(混合契約)の請負契約に関する契約書及びその付属書類がある。 (C) 歳入又は支払の調査決定決議書林野庁が指示した伝票書式のうち、歳入又は支払の調査決定決議書。この場合当該調査決定決議書の謄本には、歳入又は支払の決議年月日を記入するものとし、決議の印影は不要とする(細則第８条第１項３号)２．その他(A) 裁判上の証拠物件として、証拠書類が押収されている場合会計に関する犯罪、その他の理由で裁判上の証拠物件として押収されている場合は、原本の提出ができないので謄本を提出する。 (B) 契約解除、停止条件付契約の効力発生等の通知文書契約担当官(支出負担行為担当官、契約担当官及びこれらの分任官並びにこれらの代理官を含む)が契約の定めるところにより、契約の相手方に対して行った契約解除の通知文書、及び停止条件付契約の効力発生等の通知書第３ 証拠書類に添付する「特別の書類」の謄本提出計算証明規則第１７条(歳入徴収官、分任歳入徴収官の競争契約に関する特別の書類)、第１８条(同、随意契約に関する特別の書類)、第４０条(資金前渡官吏の競争契約に関する特別の書類)、第４１条(同、随意契約に関する特別の書類)、第４２条、(同、国の材料を使用するもの等に関する特別の書類)、第４３条(同、直営工事に関する特別の書類)に規定する証拠書類に添付する「特別の書類」の大部分は謄本を提出することとなっている。 この添付書類のうち、原本を提出することとされているものについて、証明責任者が原本を提出しがたいと認めて提出できる場合は、前述第２の１．２に述べたいわゆる証拠書類の謄本提出条件より幅広く考えてよいのである。 (細則第９条第２項、第３項)第４ 謄本証明の方法(様式２７号)前記第２及び第３に該当する場合の謄本証明の方法としては、次の例示の通り、記載した証明書を証拠書類の最初、即ち表紙の次に編集することとし個々の謄本証明については、省略してさしつかえない。(細則第８条第２項)また、証拠書類を２冊以上の分冊とした場合には、最初の１冊のみに添付することでよいこととしている。 例示「本冊の証拠書類中の謄本は原本と相違ないことを証明する。」平成 年 月 日資金前渡官吏近畿中国森林管理局経理課長 何 某 印歳入証拠書類の場合は歳入徴収官近畿中国森林管理局長 何 某 印のように一括謄本証明すること。 第５ 謄本を提出する場合の印影の表示謄本はできるだけ、原本を電気複写機によってコピーしたものを提出すべきであるが、電気複写機によらず、いわゆるタイプ又は手書き等によって作成した契約書、付属書類の謄本は、特に関係箇所の印影を表示すること。 ただし、歳入調査決定決議書及び支払決議書の謄本については、印影の表示は不要である。 -19-第６ 証拠書類並びに「特別の書類」を会計検査院に提出済の場合証拠書類並びに「特別の書類」を計算証明のために、既に会計検査院に提出済である場合は、再度提出することに代えてその所在を証拠書類に付記するか、又はその旨及び金額等を記載した書類を計算書に添えて提出しなければならないが、(規則第７条)当局では、これを統一するために、提出済の証拠書類がある場合の処理については、次のように証拠書類の余白又は支払請求書の計算証明付記事項欄に、関係書類の所在を明らかにすることにしている。 例示証拠書類 記載個所 記載事項歳入徴収官 調停決議書の余白又は補 公告に関する書類は、○月分林産物助紙 収入証第○号に添付提出済。 委任状は、○月分林産物収入証第○号に添付提出済。 委任状は、森林管理局歳入徴収官の○月分証拠書類に添付提出済。 資金前渡官吏 支払決議書の付記事項欄 契約書及び付属書類は、○月分業務又は、補助紙 費証第○号に提出済。 委任状は、○月分業務旅費証第○号に添付提出済。 平均給与額算定内訳書は、○月分業務費証第○号に添付提出済。 第７ 証拠書類を他の区分に編集した場合証拠書類の原本を他の区分に編集して提出したときは、その他の計算証明に同一原本が必要であっても、これを提出することは不可能である。 例えば、数個に分割して各別に証明すべきであるのに、一枚の領収証書しかない場合、(これは領収証書を各別に徴することによって避けられる)隔地払に対する日本銀行の領収証書で、数件分を一括して交付された場合等は、この領収証書をある科目の証拠書類として編集し、その他の科目の証拠書類には、その添付所在を明らかにするなどの処理をする。(規則第７条)例示証拠書類 記載個所 記載事項歳入徴収官 調停決議書の余白又は補 公告に関する書類は、本月分林産物助紙 収入証第○号に添付。 資金前渡官吏 支払決議書の付記事項欄 契約書及び付属書類は、本月分業務又は、補助紙 費証第○号に添付。 領収書は、本月分業務費証第○号に添付。 第８ 本官たる契約担当官が取り扱った証拠書類で、分任官等が計算証明を行う場合。 本官たる契約担当官等が取り扱った証拠書類で、分任官等が計算証明を行うものに-20-あっては、本官たる契約担当官等が謄本を作成の上、「この謄本は原本と相違ないことを証明する」旨の謄本証明をして、分任官等に送付する。 分任官等は、上記と本によって計算証明する。 例 財形貯蓄契約に基づき、財形貯蓄預入金等相当額の受領を幹事金融機関に委任した旨の委任状が森林管理局長宛に提出された場合、森林管理局長はその謄本に原本と相違ない旨の証明をして各森林管理署長等宛に送付している。森林管理署等の資金前渡官吏は、この委任状謄本を給与証明書に添付して証拠書類として提出することとなる。 (注)この委任状に限り、次回以降の給与証明書における所在の付記は省略することとしている。(５４．４．２０付５４大経第４１１号「証拠書類の付記事項等について」)第９ 証拠書類が滅失した場合の計算証明天災その他やむを得ない事故により、証拠書類及びその添付書類が滅失し、謄本により計算証明(規則第５条第１項但し書)もできない場合は、その事故について、関係官公署の証明書及び監督官庁(森林管理局)の証明した、科目別金額等の明細書を計算書に添えて提出しなければならない。 (規則第１０条)本項については、第２章「合計残高試算表(計算書)」、第４節「合計残高試算表(計算書)の付表」、第６「証拠書類等滅失明細書」の項において、その処理方法を説明済につき省略する。 第１０ 外国文で記載の証拠書類外国文で記載の証拠書類には、その訳文を添付しなければならない。 (規則第５条第２項)外国文は、翻訳の相違により事務処理を異なって行う場合があるので、意志を一定にする必要から訳文を必要とするのである。 ただし、外国図書名等は、訳文の必要はない。 第１１ 外国貨幣等に関する特別の書類外国貨幣を基礎とし、又は外国貨幣で収支したものは、換算に関する書類を証拠書類に添付しなければならない。 ただし、別に定めてある外国貨幣換算価格によったものは、その証拠書類にその換算価格を付記し、換算に関する書類の添付は省略することができる。(規則第６条)これは邦貨と外貨との関連を明らかにするため、換算に関する書類を証拠書類に添付して提出すべきことを定めたもので、換算した率が妥当であることを示すものとして、権威ある機関が発表した貨幣の換算率を明らかにしようとする趣旨である。 別に定めてある外国貨幣換算価格(例えば、出納官吏事務規程第１４条の規定による。外国貨幣換算率など)によったものは、証拠書類にその換算価格を付記して、換算に関する書類の添付を省略することができるのである。(規則第６条但し書)支出官事務規程第２１条、出納官吏事務規程第１４条から第１６条までの場合の収支に前述の規定が適用される。 第１２ 未到達証拠書類の処理証拠書類のうち、証明期間内に到達しないために、計算書に添えて提出することができないものがあるときは、その旨及び金額を仕切紙に付記しなければならない。 なお、到達したときは、支払等のあった証明期間ごとに区分して編集し、表紙にはその旨及びその証明期間を記載しなければならない。(規則第８条)-21-第２節 証拠書類の編集証拠書類の編集順序は、計算証明規則第９条第１項に規定されているが、計算証明事務実施細則第１０条にも規定されている。 第１ 編集順序１．当該年度の「歳入歳出科目の説明」の科目配列順に編集証拠書類の編集順序は、当該年度の「歳入歳出科目の説明」の科目配列順に、歳入調査決定年月日又は支払年月日順に行う。 (細則第１０条第１項、規則第９条第１項)混合科目(各科目が混合して一件の証拠書類となっているもの)については、その混合科目の証拠書類は、その「項」の末尾に仕切紙を付して綴る。混合科目の仕切紙には「項」「目」欄の該当科目に「混合科目」と記載し、支払額の合計を記載し、その下に「項」「目」別内訳金額を当該年度の「歳入歳出科目の説明」の科目配列順に記載する。記載例は様式２８号を参照のこと。 ただし、給与関係については、仕切紙「目」欄を「給与関係」と表示して、職員基本給から育児休業までの合計額を記載し、その下に科目別内訳金額を記載して、証拠書類の最初に編集する。(５４．６．２０付５４大経第５９５号「給与関係科目の証拠書類の編集について」)２．１件ごとの編集順序１件ごとの編集順序は、計算証明事務実施細則の別紙第１号の通り行うものとする。 ただし、指定事項に規定する歳入証明は、当該「目」に係る証拠書類の末尾に編集する。(細則第１０条第１項)３．出納員の取り扱った証拠書類出納員の取り扱った証拠書類については、当該「目」に係る出納官吏の証拠書類の末尾に合綴して編集する。 なお、１件の証拠書類を、出納官吏及び出納員がともに取り扱ったものがあるときは、出納官吏の証拠書類の末尾に出納員のみが取り扱った証拠書類と一体として編集する。(細則第１０条第２項)４．証拠書類の表紙(支(出・払)証拠書は様式２６号、収入金現金証拠書は様式38号)証拠書類の表紙には、年度、月分、会計名、勘定名、総金額、証拠書類の冊数、総紙数、官署番号、官署名を記載する。この場合表紙に記載する総紙数は、表紙、裏紙、仕切紙等を含めず、「総紙数 ○○枚」というように記載する。 冊数については、１冊の場合は表紙に「１冊」とし、証拠書類が多く分冊されるときは分冊した冊数により、「○冊のうち１冊」、「○冊のうち２冊」の如く記載する。 なお、証拠書類を分冊したときの処理については、第２「証拠書類の編集要領」２．「証拠書類の分冊」の項で説明する。表紙には証明責任者職氏名及び職印の押印は不要である。 ５．仕切紙(様式２８号～２８号の２)証拠書類には科目ごとに仕切紙を付し、その仕切紙に属する科目ごとの紙数、金額を記載する。この場合仕切紙の紙数は、「紙数○○枚」と記載し、その仕切紙に属する証拠書類の合計を記載する。(仕切紙は枚数に含めない。)(規則第９条第１項)(細則１１条)前金払、又は概算払したものがあるときは、前金払又は概算払の別に、その金額-22-を仕切紙に内書き付記しなければならない。(規則第９条第２項)証拠書類のうち、到達しないため、計算書に添えて提出できないものがあるときは、その旨及び金額を仕切紙に付記しなければならない。 なお、これに対して証拠書類が到達したときは、その支払等のあった証明期間ごとに区分して編集し、表紙にはその旨及びその証明期間を記載しなければならない。 (規則第９条第３項)第２ 証拠書類の編集要領１．証拠書類の綴り方証拠書類の編集は次の順序による。 (1) 表紙(2) 一括謄本証明第３章「証拠書類」、第１節「総則」、第４「謄本証明の方法」で述べた一括謄本証明のことである。 (3)仕切紙(科目別に作成編集する)(4) 証拠書類(5) 裏紙の順に編集し、指定の用紙を用いて厳重に袋とじをし、袋とじ用紙と裏紙とのとじ目に証明責任者の職印で割印をする。 ２．証拠書類の分冊証拠書類の分冊はできる限り科目単位で行うのが好ましいが、編集の都合により、一科目を区切り分冊することは差し支えない。 一科目を区切って分冊した場合は第２分冊となる方の科目には、仕切紙の編集は不要である。 第１分冊の表紙には、第２分冊以降の分を含む総金額並びに総紙数を記載する。 従って、第２分冊以降の表紙には金額と紙数は記載しないが、年度、月分、署名等はすべて記載する。 ３．証明番号証拠書類の証明番号は、１件ごとに編集順序に従って支払決議書の右肩に記入する。 編集順序の訂正等で、既に記入した証明番号の順番が不順になったときは、書類の移動により減となる部分は欠番とし、増となる書類には枝番号を付して差し支えない。 この場合、欠番となった証明番号の前の書類に付している証明番号欄の上部余白に「次号証明番号は欠番」又は「証第○号から証第○号まで欠番」等と表示し、又、増となった書類は元の証明番号を＝線で抹消し、「証第○号の２」「証第○号の３」等と枝番号を付する。 ４．規定外書類の編集の排除証拠書類及び添付書類は、計算証明規則、計算証明事務実施細則に定められているもの以外は編集してはいけない。 これは計算証明規則及び計算証明事務実施細則に規定されているものが、例示的ではなく極めて限定的であるからである。 第３ 証拠書類の区分表示会計検査院からの要請により証拠書類に次の区分表示をする。 (５０．７．１２付№２４１(経)「計算証明規則に基づく計算書及び証拠書類の取り扱いについて」)-23-１．官署番号の表示証拠書類の表紙の局名欄の上部に、官署番号１２５５を記入する。 ２．袋とじ部分の表示一般会計の支払証拠書類支払証拠書類の袋とじ部分の上部から３㎝空けて、巾１㎝の緑色の線を３本(線の間隔は１㎝とする)記入し、さらに袋とじ部分の上部から２㎝の位置に巾１㎜の黒線を１本、袋とじ部分の下部から３㎝空けて、巾１㎝の黒線を１本記入するこの線の長さは原則として表裏同長とすること。袋とじ用紙の地色は歳出に係るものは白色とし、それ以外はうす黄土色(封筒の色)とする。 -24-第３節 資金前渡官吏の証拠書類各証明責任者の作成する証拠書類のうち共通的事項については、第１節第２節において既に述べたところであるが、資金前渡官吏の作成すべき証拠書類は次の通りである。 第１ 証拠書類として提出すべきもの資金前渡官吏が提出しなければならない証拠書類は、計算証明規則第３９条並びに計算証明事務実施細則に定められていて、これらの規定に定められている証拠書類は例示的でなく、限定的であってこれに規定されたもの以外は提出を要しないのである。 列挙すれば次の通りである。 (ｱ) 支払決議書の謄本(ｲ) 領収証書(ｳ) 検査調書等(ｴ) 変更契約書等(ｵ) 契約書及び付属書類第２ 証拠書類各論証拠書類として会計検査院へ提出する主なものは、前述(ｱ)支払決議書の謄本から(ｶ)の契約書及び付属書類までの６種類であるが、これらについて以下詳述する。 １．支払決議書の謄本計算証明規則第３９条の規定により、資金前渡官吏の証拠書類として、「支払の内容を明らかにした決議書の類」と定められているが、これを受けて計算証明実務細則第８条第１項第３号の規定により支払に関する林野庁の指示による伝票書式の決議書は謄本でよいことになっている。 この場合、支払決議書に関する印影の表示は不要である。 (A) 支払決議書の書式支払決議書の意志が表示された書類で、支出負担行為取扱規則第２０条に規定する書類である。即ち、支払の内容を示す書類であって、必ずしも支払決議書という名称を冠した書類であることを要せず、請求書、要求書等に支払決議の意思表示がなされておればよいのであるが、当会計では伝票書式の支出負担行為及び支払決議書、給与、賃金、旅費の支払決議書等がこれに該当する。 (B) 計算証明に用いる支払決議書支払決議書は、伝票書式による前述(A)の支出負担行為及び支払決議書のほか、給与証明書、旅費集計書等を支払の内容を明らかにした決議書類として、証拠書類にしている。 (C) 前金払、概算払の表示前金払、概算払をした支払決議書には、前金払、概算払の旨を朱書表示しなければならない。(細則第１２条)なお、この場合には当該科目の仕切紙に前金払、概算払金額を内書きすること。 (D) 「支出負担行為及び支払決議書」によって、支払決議した場合の支払決議書一時金たる公務災害補償費、単価契約したもの、食糧費、法規追録購入代、３０万円を超えない修繕料等の経費で請求のあったとき支出負担行為をし、同時に支払決議するものについては、伝票書式「支出負担行為及び支払決議書」により支払決議し、会計検査院へ提出する支払決議書の謄本は公務災害補償費を除き支払請求書の決議欄に支払決議年月日を記載して代えることとし、「支出負担行為及び支払決議書」の謄本は提出しないことにしている。 公務災害補償関係の請求書(人事院様式の分)には、証明番号、会計年度、提-25-出科目、支払決議等の記載欄がないため、計算証明上必要な事項を補足する意味から、公務災害補償請求書に対する「支出負担行為及び支払決議書」に限り、その謄本を証拠書類として会計検査院へ提出することとしている。(４９．５．２８付№２１５(経))「公務災害補償請求書の新様式の実施に伴う計算証明の事務処理について」)２．領収証書(A) 会計検査院へ提出する領収証書領収証書として会計検査院へ提出するものは、次の(ｱ)から(ｴ)までのものが該当すると考えられる。 (ｱ) 債権者等の領収証書様式は一定されていないが、通常は林野庁の指示による伝票書式の支出負担行為及び支払決議書に別紙の領収証書を徴して添付することとなる。 領収証書の書式については規定された法令等はないが、通常次の事項は具備しなければならない。 (1) 領収金額 (2) 受領事由 (3) 受領した旨 (4)受領年月日 (5) 受領者の住所、氏名並びに受領者の押印(法人の場合は法人名、法人の代表者並びに社印、代表者の押印) (6) 領収証書の宛先(即ち支払担当者名) (7) 収入印紙の貼付(非営業の場合はその旨を表示することが望ましい)等が必要である。 なお、この領収証書の具備すべき条件は、資金前渡官吏が債権者から徴する領収証書のみでなく、立替払した者がその立替払を証するために徴する第三者の領収証書にもこの条件がみたされなければならないことは当然である。 (ｲ) 日本銀行の発する領収証書(a) 資金前渡官吏が隔地の債権者に支払うために日本銀行を受取人とする小切手を振出した場合は、預託先日本銀行の発する小切手領収証書。 (b) 電話料、所得税、社会保険料等の納付書、請求書等に国庫金振替書を添えて日本銀行に振込んだ場合の日本銀行の領収印のある上記納付書、請求書等の領収片。 (ｳ) 地方税、保健所が発する健康診断の納付書で、その指定する金融機関に払込んだ場合の当該指定金融機関の領収印のあるこれら納付書の領収片。 (ｴ) 日本銀行の振替済書国庫内移換のために出納官吏事務規程第３１条の規定により、日本銀行に国庫金振替書を交付した場合の預託先日本銀行の発する振替済書。 (B) 領収証書作成上の注意事項(ｱ) 領収証書の訂正(a) 領収証書の記載の金額は訂正してはならない。 (b) 領収証書に記載された金額以外の訂正については、訂正部分を＝線で抹消し、受領者の印を押印し、その上部に正当な字句を記入する。 (ｲ) 領収証書の受領者の印(a) 領収証書に押印する領収者の印は、契約書、見積書、支払請求書に使用したものと同一のものでなければならない。 このため、常時取引するものについては、契約書、見積書、支払請求書に使用する印鑑を届けさせ、経理課に使用印鑑届を整備しておくこと。 (b) 法人が提出する領収証書には、法人印、会社印、代表者印の押印が必要である。 -26-(c) 領収証書の拇印の適否領収証書の押印に拇印を認めないとする根拠はない。実際問題として、火災、天災等の災害直後印鑑も何もなく、身ひとつだけになった罹災者に、押印せよということは無理なことで、かかる場合は、一般社会の常識に照らして、やむを得ないこととして拇印と併せて署名を行うことにより処理することも致し方ないことと思われるが、通常の場合、安全確保を旨とする会計事務の取り扱いから、拇印によらないこととする。 (ｳ) 領収証書の氏名が当用漢字で請求書、見積書、契約書の氏名が旧漢字の場合。 前述の支払請求書、領収証書の印鑑の同一性にも関連するが、例えば、領収証書の氏名が「国田 広」で、支払請求書の氏名が「國田 廣」となっていることは好ましくない。当用漢字が固有名詞についてはも認められている現行では、何れか一方の漢字を用いて、契約から領収証書に至るまで一貫して処理することは差し支えないが、一契約において、氏名に新旧両漢字が使用されることのないよう注意する必要がある。 この場合押印する印鑑も当然、その氏名に一致した漢字のものでなければならないことはいうまでもない。 (ｴ) 立替払した場合の正当債権者の領収証書一般に立替払という実際に払う義務を有する者は、当然立替してもらった者に支払するのが常識である。しかし、国の機関の場合には、後日の処理のために確かな証拠書類を添付しなければならないし、支払った者が私費を使って国が当然支払うべき代金を立替したものであるから、当然請求の権利があるわけであるが、ただ口頭で立替えたとか、証拠書類となる領収書等に不備があったため誤解を招くような結果になる場合がある。立替払ということは、国の機関として正当な支出機関を通じたものではないから、本来行うべきことではないと考えるが、実際問題として少額のもの、資金前渡官吏が周知のものであった場合、又は相手方に何回も足を運ばせることが気の毒に思う余り善意のもとに支払すること、あるいは、出張先から公務上長距離電話をかける必要が生じたとき等は、常識としてその場で立替払するのが普通である。この様な場合もあることから立替払を全面的に否定するわけにはいかない現状にあるが、極力限定的に運用していく必要がある。 立替払したものは、その立替払について国に対して請求するためには、その立替を立証するために正当債権者の領収証書を立替請求書に添えて提出することになるが、その領収証書は領収証書としての条件は具備していなくてはならない。 ただし、有料道路の通行料あるいは駐車料の受領書の如くそれが領収証書として一般に通用しているものについてはこれを領収証書とする。 立替払した場合、資金前渡官吏から支払すべき債権者は立替払した職員であるから、その職員から出された立替払請求書、及び領収証書が証拠書類となる。 立替払をした職員が相手方正当債主から徴した領収証書は、その職員の資金前渡官吏に対する立替払請求書の付属書類に当たる。いわば資金前渡官吏に対する当該職員の請求書及び領収証書は第１次的の証拠書類であり、当該職員が相手方正当債主から徴した領収証書は、第２次的の証拠書類ということができる。 立替払した職員が立替払請求書に添付して、資金前渡官吏へ提出する正当債主の領収証書は証拠書類の副本に編集しておくものとする。(細則第３３条)この場合、領収証書の大きさが証拠書類の規格より小さい場合は、台紙に貼-27-付すること。 (ｵ) 領収証書の宛名(a) 領収証書の宛名は、その支払を担当した資金前渡官吏又は資金前渡官吏所属の出納員とし、記載要領は次の例による。 例示 (1) 資金前渡官吏の場合資金前渡官吏○○森林管理署総務課長等 何 某 殿(2) 出納員の場合○○森林管理署出納員等農林水産技官何某殿(3) 立替払のとき正当債主からの領収証書の宛名は○○森林管理署長等 殿とする。 (b) 旅費支払の場合の領収証書の宛名委任状により一括受領するものの領収証書の宛名は資金前渡官吏となるが、出納員あるいは資金前渡官吏と出納員が同一旅費集計書を扱った場合は、同集計に属する旅費請求書に支払担当者職氏名を付記する。 (ｶ) 代理受領受領者が正当債権者の代理人又は複代理人である場合の表示は次の例示による。 住所○○株式会社代表取締役社長 何 某代理人常務取締役 何 某 印住所○○株式会社代表取締役 何 某複代理人住所○○営業所所長 何 某 印この場合、代理受領権限を有することを証する、正当債権者の委任状が証拠書類として必要である。 (C) 領収証書が得がたいときの処理資金前渡官吏がその支払の事実を証明するためには領収証書によるほかはなく、計算証明規則においても、領収証書を証拠書類として定めている。 しかしながら、実際問題として香典、供花料、見舞金のような交際費的なものについては、領収証書を得がたいときがあるので、その場合には次の要領によって処理すること。 (ｱ) 資金前渡官吏又は出納員が支払った場合資金前渡官吏又は出納官吏が香典、供花料、見舞金等を支払った際に、領収証書を得られなかった場合にあっては、当該支払要求書の領収書欄に次の例示により支払証明をする。 例示証明書「上記金額を遺族何某に○月○日支払ったことを証明する」又は-28-「上記金額を何某に○月○日支払ったことを証明する」平成 年 月 日資金前渡官吏○○森林管理署等 総務課長等 何 某 職印又は出納員農林水産事務(技)官 何 某 印(注)(1) この場合領収書欄の「領収書」の字句は＝線を引いて抹消し、「証明書」と訂正して使用する。この場合、訂正箇所には証明者が訂正印を押印すること。 (2) 支出負担行為及び支払決議書には、当該経費の支出について決議した文書の決議年月日及び文書の番号を付記すること。 (ｲ) 立替払をした場合立替払は、国の会計事務処理としては好ましいことではなく、資金前渡官吏又は出納員が歳出金をもって支払を行うべきであるが、地理的、時間的関係から香典、供花料、見舞等を立替える場合は、当該経費の支出について決議した起案文書に立替をさせる職員を明記しておくものとする。 この場合、当該経費について立替えた職員は、支払った相手方から領収証書の徴収は要しない。 立替えた職員が国に対して立替えした金額について支払を請求する場合は、当局で定めた立替払請求書によるものとし、前記支払決議文書の決議年月日、文書番号及び相手方の住所氏名を付記することとし、領収書に代わる立替払証明書等の添付は不要である。 (D) 領収証書の提出が省略できる場合領収証書は原則として、会計検査院へ提出する必要があるが、次の場合は資金前渡官吏の支払証明によって、領収証書の提出に代えることができる。 (ｱ) 国家公務員の給与を支払った場合資金前渡官吏、職員の給与の支払をしたときの計算証明については、給与支出負担行為及び支払決議書(給与明細書)の書式中に支払担当職員(資金前渡官吏及び出納員)が、各人別に給与を支払った旨を記載すると共に支払担当職員毎の支払額並びに、支払担当職員の官職氏名を記載し、それぞれ押印する。 また、支出担当職員が多く、給与証明の証明書欄に記載できない場合は「別紙証明書のとおり」と記載して、次の例示の証明書を添付する。 (規則第３９条第２項)(細則第２８条)-29-例示証明書支払担当者 印 支払金額 支払月日 証明月日 備考資金前渡官吏 円○○森林管理署総務課長等 印 ○，○○○，○○○ 9.18 9.18○○○○出納員農林水産技官 印 ○，○○○，○○○ 9.18 9.18○○○○〃 〃 印 ○，○○○，○○○ 9.18 9.19○○○○〃 〃 印 ○，○○○，○○○○○○○計 ○○，○○○，○○○ 9.18 9.18従って、各人から領収印を徴した基準給与簿は、会計検査院に提出せず森林管理署等に保管する。 また、給与支払のため、隔地の職員に日本銀行を通じて送金した場合の日本銀行の小切手領収証書は会計検査院へ提出する必要はなく、副本に編集のうえ保管する。隔地の職員に対する支払で本人不在のため支払不能で持ち帰り、やむを得ず資金前渡官吏又は出納員が郵便局を通じて現金送金をした場合は、送金先債権者の領収証書を徴し、領収した旨を確認して支払証明を行い、郵便局の引受、及び送金先債権者の領収証書は証拠書類の副本に編集して保管する。 この場合、送金債権者に領収証書の提出を督促しても証拠書類の提出期限までに送付がないときは、当該領収証書の送付がないまま支払証明をしておき、証拠書類の提出後に領収証書の提出があったときは、当該領収証書は、証拠書類の副本に編集して保管する。(規則第３９第２項)(細則第２８条第２項)これらの場合は給与証明書の備考欄に隔地払した人員及び差引支給額を付記すること。 (ｲ) 賃金の支払をした場合資金前渡官吏が、作業員の賃金を支払った場合の計算証明については、支出負担行為及び支払決議書の書式(給与明細書)中に支払担当職員(資金前渡官-30-吏及び出納員)が、各人別に賃金を支払った旨を記載すると共に支払担当職員ごとの支払額並びに、支払担当職員の官職氏名(資金前渡官吏の場合は職氏名)を記載し、それぞれ押印する。(前述(ｱ)の例示の要領による)従って、各人の領収印を徴した賃金集計書は提出することなく森林管理署等に保管しておくものとする。(細則第２８条第１項)また、賃金を隔地の作業員に日本銀行、郵便局を通じて送金した場合の計算証明上の処理は、前記(ｱ)「国家公務員の給与を支払った場合」の要領に準じて処理する。 (ｳ) 失業者の退職手当及び児童手当を支払った場合国家公務員退職手当法第１０条第１項の規定に基づく退職手当を支払った場合は、会計検査院の指定(農林水産省関係の計算証明に関する指定について中、国有林野事業特別会計国有林野事業勘定の分第１の５)により、同指定に定める第１２号書式の「失業者退職手当支給証明書」を会計検査院に提出し、その他の証拠書類は副本に編集して保管する。治山勘定についても準用し、同様の処理をする。 また、児童手当を支払った場合は、同じく会計検査院の指定(農林水産省関係の計算証明に関する指定について中、一般会計及び各特別会計共通の分第３)により、領収証書の提出に代えて、同指定の定める第７号の２書式の「児童手当支払証明書」を提出することができる。この場合は、支出負担行為及び支払決議書の次に前記支払証明書を添付して、会計検査院に提出し、各人から領収印を徴した「児童手当支給調書」は証拠書類の副本に編集のうえ保管する。 その他の処理要領は(ｱ)(ｲ)に準ずる。 前述(ｱ)(ｲ)(ｳ)の場合は、給与、賃金並びに失業者の退職手当、児童手当を支払った場合の処理であって、給与、賃金から控除して別途納入する共済組合関係支払金、所得税、地方税、保険料等の控除額に対する領収証書は会計検査院へ提出するものであるから注意のこと。 (E) 領収証書の付記事項一件の契約等について、２回以上の支払をしたときは、第二回以後の支払の領収証書に前回までの支払年月日、金額を付記すること。(規則第４４条第５項)通常、支払請求書の計算証明付記事項欄に記載するか、支払回数が多く、本欄に記載できない場合には別紙に記載して添付する。 (F) 領収証書の編集領収証書は、計算証明事務実施細則の別紙第１号に示す順序によって、証拠書類に編集するのであるが、隔地払等のために、数件の支払書類を集合して、その合計金額を券面金額とする小切手を日本銀行に交付した場合、あるいは又、数目の歳出科目を集合して、それを券面金額とする小切手を日本銀行に交付して、隔地送金、銀行振込の手続きをした場合において日本銀行より領収証書を徴したときの計算証明は次の要領による。 (ｱ) 同一目の区分にかかる数件の支払を集合して、総額を券面金額とする一枚の小切手を日本銀行に交付して、隔地送金あるいは銀行振込した場合の銀行の発行した領収証書の編集。 この場合、日本銀行は小切手１枚に対して領収証書を一枚発行するため、(日本銀行によっては、一枚の領収証書に数枚の小切手の番号金額を連記して領収証書を発行するところがある)領収証書の編集に当たっては、同一目の区分の当該領収証書に関係する最初の支払決議書に、この日本銀行の領収証書を編集-31-し、その他の支払決議書には、その付記事項欄または領収書欄に領収証書の所在を次の例示の通り記載する。 例示「領収証書は本月分何科目証第○号に添付」等とする。 この要領については、第３章第１号第７を参照のこと。 このため領収証書を添付した最初の支払決議書には、次のように領収証書を編集する。 支出負担行為及び支払決議書に添付する領収証書は１枚の台紙に１枚ごとに貼付し、資金前渡官吏の職印で台紙と割印をする。ただし、地方税、電話料、電気料等のように、同種の領収証書については２枚以上まとめて台紙に貼付してもよい。この場合は、台紙の上部余白に領収証書の枚数、金額を記載すること。また、台紙が２枚以上となる場合は、最初の台紙の上部余白に「台紙の枚数」「領収証書の総枚数」「総金額」を記載し、各台紙の上部右肩に№１、№２等と台紙の番号を記載する。従って２枚目以降の台紙には領収証書の枚数、金額は記載しない№１台紙○枚、領収証書総枚数○○枚総金額 ￥領収証書(注)請求書についても枚数が多い場合はこの処理に準じて処理すること。 領収証書には次の領収証書内訳を添付し、当該領収証書に関係する証拠書類(支払決議書、支払請(要)求書等)の所在を明らかにする。この領収証書内訳書を記載するに当たって、共済組合掛金等の控除額は金額を合計せず、給与証明書等の控除額種別ごとの金額をそのまま記載すること。 なお、給与証明の控除額と、この内訳書の金額が一致しない種別については備考にその種別を記載する。例えば、地方税の控除額を銀行振込と郵便局への小切手払とに分けて納付した場合は、その金額を合計しなければ合致しないので、備考欄に「地方税」と付記し説明するものとする。 -32-領収証書内訳科目 証番号 金額 備考給与関係 １ ○，○○○円〃 １ ○○○，○○○〃 １ ○○○，○○○〃 １ ○○○，○○○〃 １ ○，○○○ 地方税業務費 １２ ○，○○○〃 ２５ ○，○○○造林費 １８ ○，○○○計 ○，○○○，○○○(注)１．計欄の金額は領収証書の金額と一致すること。 ２．備考欄には支払決議書の記載金額と一致しない種別についてのみ記載すること。 (ｲ) 「項」・「目」を異にする数件の支払を集合し、総額を券面金額とする小切手を日本銀行に交付して、隔地払又は銀行振込とした場合の、日本銀行の発行した領収証書の編集。 この場合の証拠書類の編集要領は、前述(ｱ)の通り処理する。 ただし、勘定、会計を異にする集合支払は計算証明上好ましくないので行わないようにすること。 (ｳ) 給与、賃金、失業者の退職手当、児童手当と物件費、役務費の支払を集合して、総額を券面金額とする小切手を日本銀行に交付して、隔地払することの適否について。 計算証明事務実施細則第２８条及び農林水産省関係の計算証明に関する指定の規定により、給与、賃金、失業者の退職手当、児童手当の領収証書は証拠書類として会計検査院に提出する必要はなく、副本に編集することになっていることから会計検査院へ提出して計算証明する。物件費、役務費に関する領収証書と区分する必要がある。このため、給与、賃金、失業者の退職手当、児童手当については、これのみの小切手を振出して日本銀行から領収証書を徴し、副本に編集保管すること。 -33-３．支出負担行為及び支払決議書計算証明規則第３９条の規定により資金前渡官吏の証拠書類として支出負担行為及び支払決議書の提出が求められている。支出負担行為及び支払決議書は、通常林野庁で指定した伝票形式に債権者が必要事項を記載して提出しているが、電灯料、電話料、水道料、給与諸手当、官公署の発する納入告知書によって支払うもの、その他会費等契約に基づかない支払については相手方の請求書又は納入告知書等に基づき当局所定の支出負担行為及び支払決議書に必要事項を移記して処理することにしている。 なお、この支出負担行為及び支払決議書の処理については、後述する証拠書類編集各論において述べることとする。 (A) 支出負担行為及び支払決議書の原則的記載事項支出負担行為及び支払決議書に記載すべき事項は、その内容によって若干相違するところもあるが、原則的記載事項について示せば次の通りである。 (ｱ) 請求書の宛先森林管理署長等とする。 (ｲ) 請求者の氏名等請求者の住所・氏名・押印については前述領収証書の項で述べた要領によること。 即ち、契約書、見積書に記載された住所、氏名、印鑑が同一であること等に注意すること。 (ｳ) 立替払の請求書立替払したものが作成する支出負担行為及び支払決議書には、正当債主氏名を記載すること。 (ｷ) 歳出科目、年度歳出科目、年度は正確に記入すること。 (B) 支出負担行為及び支払決議書に付すべき事項計算証明規則第７条、第４４条の規定並びに細則の定めるところにより、証拠書類に次の事項の付記が要求されている。 (ｱ) 計算証明のために既に提出したものがあるとき、又は他の区分に編集して提出するものがあるときは、その所在を支払の証拠書類に付記する。(規則第７条)(ｲ) 予決令第１００条の２第１項第４号の規定により、契約金額が１５０万円を超える場合で、契約書の作成を省略したときは、その旨をその契約による支払の証拠書類に付記する。(規則第４４条)例示「予算決算及び会計令第１００条の２第１項第４号により契約書の作成省略」と付記する。 (ｳ) 適用条項の付記財産の購入又は借入その他の契約について、指名競争に付したとき、又は随意契約によったときは、予決令第９４条第１項第１号から第３号まで、若しくは第６号の規定又は第９９条第２号から第４号まで、若しくは第７号の規定に基づく場合を除き、適用した法令の条項をその契約による支払の証拠書類に付記する。(規則第４４条第２項)(ｴ) 予決令第８８条又は第８９条の規定により次順位者を落札者としたときは、支払の証拠書類に当該契約の適用条項を付記する。 -34-(規則第４４条第３項)(細則第３５条)(ｵ) 予決令第１０１条の５の規定により、支出負担行為担当官(分任官及びこれらの代理官を含む)及び補助者が、物件の購入にかかる契約において、数量以外のものの検査をしたときは、その旨をその契約による支払の証拠書類に付記する。(規則第４４条第４項)(細則第３６条)例示予算決算及び会計令第１０１条の５の規定に基づき検査の一部省略(ｶ) １件の契約で２回以上の支払をしたときは、第２回以後の支払の領収証書に前回までの支払の年月日及び金額を付記する。(規則第４４条第５項)(ｷ) 継続費又は国庫債務負担行為に基づく支出負担行為をしたものについて、支払したものがあるときは、継続費又は国庫債務負担行為に基づく支出負担行為の年月日、及び金額を支払の証拠書類に付記する。(規則第４４条第６項)例示平成○○年○月○○日国庫債務負担行為に基づく支出負担行為￥○，○○○，○○○－(ｸ) 財産の購入又は運送についての支払(前金払及び概算払の場合を除く)の証拠書類(支払請求書)には、国有財産台帳若しくは物品管理簿に記載した年月日、又は運送済の年月日を付記しなければならない。(規則第４４条第７項)財産の購入とは、国有財産(物品も含む)を購入契約により取得したものに限定されている。従って、林道新設工事等の請負契約によって財産の増加したものは除かれるので、証拠書類の付記事項としての財産台帳登記年月日の記入は要しない。 物品を立替払により購入するすることは避けるべきであるが、官用車で出張中、やむを得ず給油する場合等は立替払で処理することも生じる。この場合には、立替払請求書により、支出負担行為の決議がなされた日で、物品の受入も追認されたものとして物品管理簿登記の整理をすることとなる。 物品管理簿に登記が省略できるものは大蔵省通達(蔵計７７１号昭和４０．４．１)により取得後比較的速やかに供用されるものであり、かつ保存を目的としない物品でなければならないので、当局としては前記通達の趣旨を汲み、次の物品を記帳省略することにしている。 生鮮食料品(飲料用の酒、ジュース等も含む)、修繕用部品、薬品(医療用、但し病院診療所で使用するものを除く)新聞その他の定期刊行物、青写真、ゼロックス、写真(焼付引伸し)、単価契約による燃料等。 (ｹ) 翌年度の四月一日から四月三十日において経費を精算して支出するものについては、支払の証拠書類に「整理期払」の分である旨朱記表示すること。 (ｺ) 前金払又は概算払をした支出負担行為及び支払決議書に「前金払」「概算払」の朱記表示をする。(細則第１２条)(C) 電話料等の請求書の副本の作成の省略電話料、電灯料、水道料、テレビ受信料、公給領収の請求書等の場合で、請求内容をそのまま支出負担行為及び支払決議書に移記するものは、副本用の請求書の謄本の作成はしなくてもよい。ただし、写しを作成した方がよいと判断した場合は作成しても差し支えない。 (D) 有線放送電話料の請求書原本は証拠書類として提出すること。 ４．検査調書又は契約事務取扱規則第２２条第１項の規定による検査確認調書予決令第１０１条の９第１項に規定する検査調書、並びに予決令第１０１条の８-35-に基づき契約事務取扱規則第２２条に規定する検査確認書は、それぞれ関係書類に添えて証拠書類として会計検査院へ提出する。 また、国の職員以外のものに監督又は検査を有償で委託した場合の委託料の支払にかかる検査調書はこの検査確認書の写しとするものとする。 (規則第３９条第６号)(細則第３０条第１項、第２項)様式は次の通り検査調書 (様式２９号～２９号の１０)監督委託 確認書 (様式３０号)検査(A) 検査調書(様式２９号～２９号の１０)(ｱ) 検査調書の作成を要する場合予決令第１０１条の９において支出負担行為担当官(分任官及びこれらの代理官を含む)自ら又は支出負担行為担当官等の補助者として検査を命ぜられた職員が工事、製造の請負、物件の購入、その他の契約の検査を行ったときは、検査調書の作成を規定しているが、なお、契約事務取扱規則第２３条で工事、製造、物件の買入その他の契約の給付の完了の検査で、１件２００万円を超える場合、並びに給付完了前に代価の一部を検査不合格のとき(契約金額の如何にかかわらない)は、所定の書式の検査調書を作成しなければならないことを規定している。 (ｲ) 検査調書の作成を省略できる場合検査調書の作成が省略される場合は、次の(a)から(d)の通りであり、検査を命ぜられた職員が支出負担行為及び支払決議書の検査済年月日欄に記名、押印する。 (a) 契約金額が２００万円を超えないとき工事、製造、物件の買入れ、その他の契約で契約金額が２００万円を超えないものの給付を完了検査したときは、検査調書の作成は省略できる。 ただし、２００万円を超えない契約でも、給付の完了前に代価の一部を支払うための部分検査を行なうもの、及び検査に不合格の場合は検査調書の作成を要する。(予決令第１０１条の９)(契約事務取扱規則第２３条)(b) 借地、借家料の部分払のための検査の場合部分払は、「工事若しくは製造その他についての請負契約、又は物件の買入契約にかかるもの」でなければすることができない。 (予決令第１０１条の１０)従って、借地、借家料については「一定期間ごとに支払うことがあってもこれを部分払と解する必要はない。３８．４．３付林野経第１０２３号「会計法等の改正に伴う事務処理について」の第５の３において、借地料等については、支払決議書を検査調書に兼ねることができる旨が明記されているが、これは借地、借家料のようなものは期間の経過によって、契約の目的に従った履行がなされており、これを再確認する程度のものであることから考慮して、支出負担行為及び支払決議書に検査事項を記載することとしている。 従って２００万円を超える場合であっても、検査調書の作成は省略できる。 (c) 定期刊行物の部分検査物件の買入について、その完納前に代価の一部を支払うためにする部分検査は、原則として検査調書の作成が必要であるが、新聞、雑誌、。官報の如き定期刊行物の部分払は、その契約金額が少額であって検査調書を作成する-36-ことの実益の少ないことから、特に検査調書の作成を省略し、支払決議書の摘要欄に検査年月日並びに検査員氏名を記載し、副本に検査員の押印をすることで処理することとしている。 (d) 単価契約(契約当初支出負担行為の整理しているものを除く)によったものの反対給付のあった部分に対する検査単価契約したものについては、契約条項に基づき相手方の請求により、２回以上にわたり支払してもそのためにする検査には、検査調書の作成は要しない。単価契約では、給付が行われるごとに当初に定められた単価によって、個々の売買契約が成立すると解すべきで、部分払と考える余地がなく単独の契約の履行に対して、検査を行い支払をするという考え方である。 従って、支払うための、検査調書の作成の必要はないが、その請求金額が２００万円を超えるときは、当然別な意味から検査調書を作成しなければならない。２００万円を超えないときは、支払請求書の証明付記事項欄に検査年月日(通常は自、至の期間表示となる)及び検査員の官氏名を記載するものとし、副本に検査員の押印をする。 (e) ３０万円を超えない修繕料の検査(契約締結時に支出負担行為を整理しているものを除く)契約金額が２００万円を超えるものではないので、検査調書の作成は省略できる。この場合は物品修繕要求書に検査年月日を記載し、検査員が押印することとしており、支払請求書の計算証明付記事項欄に検査事項を表示することも省略することとしている。 (ｳ)検査調書の作成要領(a) 前述のように検査調書の作成を要するものは、契約金額が２００万円を超えるものに対する検査、並びに部分払のための部分検査(定期刊行物、借地、借家料の部分払を除く)が、これに該当するが、この場合は監督員等任命簿により、支出負担行為担当官(分任官及びこれらの代理官を含む)が、検査員に対して、必要事項を定めて命令行為をする必要がある。検査調書はこのかほ、検査員が検査を行った結果その給付の内容が当該契約の内容に適合しないものであるときは金額の如何にかかわらず、その旨を記載した検査調書を作成しなければならない。 (契約事務取扱規則第２３条)(b) 当局で定めた検査調書の書式は一応様式２９号から様式２９号の１０までであるが、そのうち、苗木の運送契約の検査調書については別紙(様式２９号の４)の通り料金請求内訳書と兼ねる書式に統一して実施している。(昭和４９年４月１８日付大経第４０５号「昭和４９年度の苗木運送について」を参照のこと)この契約は部分払のための部分検査でもなく、又一回の検査金額が検査調書作成要領の限度額を超えることがないと考えられるので、簡略なものにしている。また、直営生産の素材の運搬、巻立についても、特に別紙(様式２９号の８)の「(部分)完了検査調書内訳書」により処理するよう昭和４５年５月１日大作第２９号「製品生産トラック運搬及び巻立請負事業の検査調書について」で通知している。 なお、検査調書作成要領については、各様式においてそれぞれ説明しているため本項では省略する。 (B) 委託監督、検査確認書(様式３０号)支出負担行為担当官等は、第１０１条の８の規定に基づき、契約事務取扱規則-37-第２２条第１項の規定により、国の職員以外の者に委託して、監督又は検査を行わせた場合にその結果を国の職員が確認し、その確認の結果作成する書面は、「委託監督検査確認書」とされている。(細則第３０条)この「委託監督検査確認書」を作成するためには、受託者より、監督又は検査を行った相手方の資格、氏名、及び監督又は、検査の方法、経緯、所見等を記載した書面の提出を求め、これに基づき当該契約の履行を確認し、併せて「委託監督検査確認書」を作成するものとする。 (ｱ) 委託監督検査確認書を証拠書類として会計検査院へ提出する場合(a) 委託して監督又は検査したものにかかる請負等の代金を支払う場合委託して監督し、又は検査したものにかかる請負等の代金を支払うための証拠書類として必要である。(細則第３０条第１項)(b) 国の職員以外の者に監督又は検査を有償で委託した場合の委託料の支払いをする場合国の職員以外の者に監督又は検査を有償で委託した場合の委託料の支払にかかる検査調書は、前述の「委託監督検査確認書」の写しとし、証拠書類として会計検査院へ提出する。(細則第３０条第２項)５．契約の変更、解除又は違約処分したものがあるときの関係書類契約の変更、解除、違約処分したものの関係書類は、当該契約を変更、解除又は違約処分をするに至った事由を記載した決議文書の写しのほかに更改契約書その他変更契約、契約解除の協定書等その内容を明らかにした書類又は相互にその意志を表示した書類等を証拠書類として提出する。 (規則第３９条第１項第５号)(細則第３４条)(A) 契約変更の場合の関係書類契約変更の場合は、当該契約を変更するに至った事由を記載した決議文書の写しのほかに変更契約書(付属書類を含む)又は相互に契約変更の意志を表示した書類とする。(細則第３４条)(ｱ) 林道治山、工事の変更協定(工事請負契約協定書)林道治山、工事のうち工事の途中で変更することなく、当初の設計通り進行し、完了するのは特殊、小規模工事の場合であって、その契約の大半は現地と図面の不一致から工事協定書(工事請負契約協定書ではなく工事請負契約協定書の作成を条件として発注者と請負者で協定するもの)を先ず作成し、変更数量の確定した時点で、契約金額の増減額のみ記載した工事請負契約協定書(以下変更協定書という)を作成する。この協定書には、発注者、請負者、工事完成保証人の三者が記名押印する。 従って、この場合の変更協定書に記載する金額は変更増減額のみとし、契約変更後の契約金額は記載しない。また、変更協定書に添付する内訳明細書はその他の付属書類(図面等)とは分離して、変更協定書の付属書類とはせずに、資金前渡官吏が変更協定書の内容を示す書類として、別に証拠書類に添付提出する。内訳明細書には当事者の押印並びに変更協定書との割印は不要である。 工期の変更の場合も、変更協定書を作成する。変更協定書の作成を条件として協定した工事協定書は契約書ではないので、(従って、収入印紙の貼付は不要)会計検査院へは提出せずに実行書類に編集保管する。 なお、最終の検査において原契約に対して出来高金額が減あるいは２％以内増の場合は、従来は変更契約書の作成は省略していたが、昭和４６年度以降はこの処理ができなくなったので、すべてその都度変更契約書を作成することが-38-必要である。 たまたま竣工検査(最終)において、数量測定の誤り、あるいは違算、誤算を発見したため、請負金額等の変更を要するときは検査調書にその旨を記載し、この検査調書に基づいて竣工検査の日以降速やかに変更契約を締結する。この場合、変更契約の日(支出負担行為の決裁日)が約定工期を過ぎることがあってもやむを得ない。(記載例示様式２９号の１１、２９号の１１(ｱ)を参照のこと)支払に当たっては、この検査調書に基づいて支払い、これを支払の証拠書類とする。(４７．３．１０付、４７大経第２１５号「工事等の請負契約の変更について」)(ｲ) 請負契約締結後において、請負人の住所又は請負人である法人の代表者に変更があった場合「住所の変更届」「代表者の変更届」を提出させる。請負契約は通常契約書(又は請書)を作成しているので、それに対する契約変更の証拠書類として「変更届」の原本は会計検査院へ提出する。 また、相手方が法人で変更事実確認のため必要がある場合は法人の登記簿謄本の提示を求めて確認をすること。変更届に添えて提出された場合は確認のうえ証拠書類の副本に編集保管すること。 なお、見積書で契約した場合の見積書は会計検査院へ提出していない(特別書類として提出する場合を除く)ので、この場合は、変更届も副本に編集保管すること。(細則第３４条第１号)(ｳ) 請負契約締結後において、工事完成保証人の変更があった場合工事完成保証人が経営状態の悪化により、工事完成保証人としての責任を果たせない事態が生じた場合には、速やかに請負人をして工事完成保証人変更の措置をとらせる必要がある。この場合には、(1) 工事請負人から工事完成保証人の変更届を提出させる。この変更届は証拠書類の副本に編集保管する。 (2) 届出の工事完成保証人は適当がどうか審査し、適当と認める場合には、契約変更事由を明らかにして工事完成保証人承諾の決議をする。この決議文書の謄本は契約内容を変更するに至った事由を明らかにした関係書類として会計検査院へ提出する。 (3) 注文者、請負人、新工事完成保証人の三者による工事完成保証人変更の協定書を作成する。この協定書は契約内容の変更について相互の意思を表示した書類として会計検査院へ提出する。 (５５．１０．３０付５５－４９３(経)「工事完成保証人の変更について」)(細則第３４条第１号)(ｴ) 契約締結後に法人である工事完成保証人についてその代表者に変更があった場合「代表者の変更届」を工事請負人から提出させ、契約の変更に関する証拠書類として会計検査院へ提出する。確認上必要があれば登記簿謄本の提示を求めて確認すること。(細則第３４条第１号)(B) 契約解除の場合の関係書類契約解除の場合は、当該契約を解除するに至った事由を記載した決議文書の写しのほかに、契約解除の協定書又は相互に解除の意志を表示した書類を提出する。 (細則第３４条第２号)-39-(C) 違約処分した場合の関係書類違約処分した場合は、当該違約処分をするに至った事由を記載した決議文書の写しのほかに、相殺額(違約金)に相当する金額を歳入に納付した領収証書原本及び支出負担行為及び支払決議書謄本を会計検査院へ提出する。また、支出負担行為及び支払決議書で、違約金の算定基礎を明らかにしなればならない。(細則第３４条第３号)ただし、契約条件に基づいて契約代金支払のときに相殺する履行遅滞違約金については、前記決議文書に代えて、当該支払請求書の余白に次の例示により付記すること。 例示「契約書第○条の規定に基づき履行遅滞違約金○○○円を徴収」違約期間 自 昭和 年 月 日○○日間至昭和年月日違約金算出基礎０．０８２５契約金額× ×違約日数 ＝ 履行遅滞違約金３６５(ｱ) 工事、物品の納入、その他役務提供の遅滞により違約処分した場合この場合は履行期限の翌日でもって、債権発生通知書をして債権管理をしておき、履行の結果遅滞に伴う違約金額が確定すると、契約書の契約条件に基づき、(違約金相殺の旨契約条件に明らかにしているとき)支払の際相殺することとなるため、計算証明としては、支払請求書の余白に前記(C)のただし書きの例により付記し、相殺額を控除した残額に対する相手方の領収証書(支払請求書の領収書欄を用いず、別紙として領収証書を徴収)と歳入徴収官が発行し相殺した違約金の歳入納付の納入告知書の領収書を証拠書類として提出する。 この場合発行する納入告知書の宛名は契約の相手方とし、その納入告知書の欄外余白に「資金前渡官吏○○森林管理署総務課長等何某扱」と付記し「相殺額」の印を押さなければならない。 相殺の場合債権者の領収証書として支払請求書の領収書欄を用いない理由は、当該領収書欄には「上記の金額を領収しました」旨の印刷がしてあるが、この欄に相殺後の領収金額を記載することは、前述の「上記の金額‥‥」と印刷されたものに対する領収金額の訂正と同意味となるためである。 -40-６．契約書及びその付属書類証拠書類として契約書(契約書の作成を省略したときは、請書その他契約の内容を明らかにした書類をいう。ただし、請書等の作成を省略したときはこの限りではない)及び付属書類を提出しなければならない。(規則第３９条第４号)契約書の付属書類とは、契約書に付属する設計書、図面、仕様書、内訳書等契約書と一体となって、契約の内容を明らかにしている書類のことである。 例えば、契約書又は契約約款に「別冊設計書、仕様書及び図面等により‥‥」のように、添付することを明示されている設計書、仕様書、図面等である。契約書又は契約約款に「契約締結後○日以内に請負代金内訳書及び工程表を甲に提出しその承認を受けなければならない」のように契約成立後提出させることを条件としているものは付属書類ではない。しかし、契約の変更があったときは、当該変更契約にかかる請負代金内訳書は、規則第３９条第１項第５号の規定による関係書類として提出する。(細則第３１条)契約書は、作成するのが原則であるが、予決令第１００条の２で、１５０万円を超えない契約については、その作成を省略できる旨規定されている。このため契約事務取扱規則第１５条において、契約書の作成を省略した場合でも、特に軽微な場合を除き請書の作成を規定して特に慎重を期している。当局においては、農林水産省会計事務取扱会規定第２８条で５０万円(令第９９条第２号、第３号若しくは第７号に該当するとき又は外国で契約するときは１００万円)を超える契約に際しては請書を徴することとしている。 従って、請書も契約書と同様に証拠書類として提出することになる。請書を徴した場合の付属書類は請書の条件に添付すべきことを明示された仕様書、図面等である。これらの契約書、請書には共に契約の当事者並びに工事完成保証人のあるときは、それらの住所、氏名を明確に記入し、法人の場合は法人の印、代表者印を押印し、印紙税法に定める収入印紙を貼付すること。 (A) 請書と契約書の相違請書とは、契約書の作成を省略する場合において契約の適正な履行を確保する目的で主要事項について、契約書の作成に代えて、契約の相手方から契約の履行を誓約させるため徴する書面で契約の内容である主要事項を記載したものをいう。 請書は、上述のように支出負担行為担当官(分任官及びこれらの代理官を含む)等が契約の相手方から一方的に徴するものであって、契約書のように契約の両当事者がともに記名押印するというものでもなく、又、作成に会計法第２９条の８第２項のように法律上、契約の確定力を与えられているものではなく、単に契約の証拠化のために徴するに過ぎないもので、契約書とはその性格を異にしているものと考えられる。 従って、契約書の作成を省略し、請書を徴した場合の契約の設立時期については、請書の提出があったときに、契約が成立するとみるべきでなく、民法の原理に戻って、これに先行する両当事者の意志が合致したときをもって契約の成立時期と考えるのが妥当である。 (B) 工程表、請負代金内訳書通常、工程表、請負代金内訳書は契約締結後期限を定めて提出を義務づけているものである。従って、契約書の付属書類ではないので、計算証明上証拠書類として提出の要はなく、証拠書類の副本に編集保管しておくものとする。 (細則第３１条)-41-ただし、変更契約のあったときは、当該変更にかかる請負代金内訳書を規則第３９条第１項第５号(契約の変更違約処分したものがあるとき、証拠書類として提出する関係書類)に規定する契約変更の関係書類として提出する。 (細則第３１条)(C) 契約の内容を明らかにした書類規則第３９条第４号の()書きの契約の内容を明らかにした書類については、林野庁で指示した伝票書式の支払請求書を提出し、見積書は規則で提出を規定されている場合、及び契約の内容を明らかにした書類として提出する必要がある場合のほかは、提出の要はない。(細則第２７条)(D) 承諾書の取扱い一般に承諾書という場合は、支出負担行為担当官(分任官及びこれらの代理官を含む)等が相手方の契約の意志を証拠化し、履行の確保を図る目的でその相手方から徴収しているもので、相手方の履行を誓約せしめる請書と同一の書類と考えられるところから、「契約の内容を明らかにした書類」に該当するため証拠書類として提出すること。 なお、この場合は、「印紙税法」に基づき収入印紙の貼付が必要である。 (E) 契約書の作成が省略できる場合(ｱ) 予決令第１００条の２の規定により、次に該当する場合は契約書の作成が省略できる。 (1) 予決令第７２条第１項の資格を有するものによる一般競争契約又は指名競争契約若しくは随意契約で、契約金額が１５０万円(外国で契約するときは、２００万円)を超えないとき。 (2) せり売りに付するとき。 (3) 物品を売払う場合において、買受人が代金を即納してその物品を引き取るとき。 (4) (1)に該当するもの以外の随意契約について各省各庁の長が契約書を作成する必要がないと認めるとき。(この場合は大蔵大臣に各省各庁の長が協議することになるが、現在のところ協議のととのっているものは次の(ｲ)の(1)(2)のみである)ただし、契約書の作成を省略した場合においても、特に軽微な契約を除き契約の適正な履行を保証するため、請書その他これに準ずる書面を徴する必要がある。(契約事務取扱細則第１５条)(ｲ) 農林水産省会計事務取扱規程第２７条に該当する場合規程第２７条の規定により次の場合には契約書の作成を省略することができる (1) 旅客鉄道株式会社及び日本貨物鉄道株式会社に関する法律(昭和６１年法律第８８号)第１条第３項に規定する会社から運送の提供を請ける場合。 (2) 予決令第１０２条の２第１号から第４号までに掲げる電気事業者、ガス事業者、水道事業者、工事用水道事業者又は電子通信業者から電気、ガス、水又は電気通信役務の供給又は提供を受ける場合。 (ｳ) 予決令第１０２条の５の規定により、各省各庁相互間において行う契約に準ずる行為については、契約書の作成は行わない。この場合通常その内容を確認するために請書を徴すること。 (F) 契約書作成上の注意事項(ｱ) 契約書及び付属書類の契印-42-契約書及び付属書類の契印については、契約書と一体となっていて契約の内容を明らかにする付属書類(仕様書、設計書、図面等)全部に契約の当事者(工事完成保証人を含む)がそれぞれの印を用いて契印する。書類全体を袋とじしたものであれば、裏紙面の袋とじのはり目に契約の当事者の印で割印する。これにより契約書の各葉の契印は不要である。 袋とじ込み、その中に図面を入れる方法は、契印ができないばかりでなく、紛失する恐れがあるから避けること。規格外の図面であっても証拠書類の寸法(Ａ列４判)に揃えて折り込み、契約書と一体として綴ること。 (ｲ) 契約書及び付属書類の訂正契約の内容を明らかにする目的で作成する契約書に、不要の条項が記載されていることは妥当でない。もし、訂正、削除しないとすれば、部分払、前金払、保証人関係、官給材料等で、実際の契約内容と著しく異なる内容となり、後に問題を残す結果ともなるので、不要条項はすべて削除する。 仕様書等の付属書類についても、契約実行上実害のないものは別として削除を要するものはすべて削除すること。契約書及び付属書類の訂正、削除、挿入については、大正１１年、大蔵省令第４３号による「会計法規に基づく出納計算の数字及び記載事項の訂正に関する件」の第２条によるものとする。 契約書及び付属書類の訂正、削除、挿入の処理は次の通りとする。 (a) 条項を削除する場合削除する条項の上部余白又は左側に「本条削除」「本項削除」「本号削除」等と記載して当事者双方が押印する。この場合、削除する条項を＝線で抹消する必要はない。 (b) 条文を部分的に削除挿入する場合当該条項の上部又は左側に「本条○○字削除○○字挿入」と記載して当事者双方が押印する。 この場合、条文の該当削除個所は＝線で抹消し、挿入の字句はその条文の該当個所に明瞭に記載する。 (c) 削除、挿入の字数の計算削除、挿入の場合の字数の計算に当たっては、いわゆる文字(数字を含む)のみを計算の対象とし、()、句読点、コンマ等の記号、符号は対象としないことにしているので、特に小数点の付されている数字、句読点、()等１は挿入、削除に当たっては明確に記載するよう注意すること。は１字１００に、１２３は３字に㎝は１字に数えること。 (d) 印刷した契約書に条項を追加する場合この場合は追加した旨特記して、当事者双方の認印を必要とする説とその旨特記の必要がないとする説があるが、印刷された契約書の最後の条項の次に「以下余白」又は「以上」と印刷してある次に条項を追加する場合は「本条追加」又は「以下第○○条から○○条まで追加」と契約書の左側(書類として綴り込んだ場合見えなくなるような場所を避けること)に記載した当事者双方が認印すること。 印刷された契約書の最後の条項の次に「以下余白」又は「以上」と印刷されていないときは、追加条項を記載し、その次に「以上」と記載しておけば特に「本条追加」又は「第○○条から第○○条まで追加」と記載することや当事者双方の認印は必要としない。 -43-(e) 印刷した契約書の不要文字の削除の場合局長 局印刷した契約書の記載文字のうち、 等と便宜上２以上の意味の文署長 署字を印刷してある場合は、不要文字を( )で囲むとまぎらわしいので、＝線で抹消すること。二者択一、三者択一の場合の訂正は訂正印を要しないる(f) 印刷した契約書の条文中の空欄に必要な文字を挿入した場合例えば、支払場所について条文に「支払場所は 森林管理署等とする。」とある場合は、その空欄に「福山」の字句を挿入しても挿入の扱いはしない。 (G) 工事完成保証人又は履行保証人土木、治山、営繕工事については、２００万円を超える契約については、工事完成保証人又は履行保証保険を必要としている。 (５６年大経第３４４号「工事の請負契約で工事完成保証人等を必要とする場合について」)この場合、工事完成保証人については、契約者と資格が同一か又はそれ以上の資格を有するものを保証人とするよう指導されている。 (H) 電気複写機で作成した契約書電気複写機にかけて作成した契約書でも、それに契約当事者が双方押印しておれば証拠書類として処理できる。 (I) 代理権限を有するものの作成した契約書代理人が作成した契約書並びに請書には、代理権を証明する委任状が必要であり、この場合は委任状を証拠書類として提出する。 なお、この代理人が作成する契約書は、誰の代理人であるかを明記して代理人の印押印する。 例示○○市○○町○○番地○○株式会社代表取締役社長 何 某代理人○○株式会社○○営業所所長 何 某 印とする。 (J) 建設工事請負契約約款について林道、治山、営繕工事の請負契約に当たり、契約の相手方に示した国有林野事業建設工事請負契約約款は、契約の都度会計検査院に証拠書類として提出することに代えて、勘定別に毎会計年度の最初の支払いにかかるもの１件のみに添付して提出すればよいこととしているので、支出官の証拠書類に基本契約書として添付提出することとし、資金前渡官吏の支払証拠書類としては添付を要しないこととしている。(４８．５．８付№２３９(経)「前渡資金出納計算書の証拠書類について」)(５４．４．２０付５４大経第４１１号「証拠書類の付記事項等について」)７．諸手当から控除した特別保険料を翌月になって納付した場合の計算証明諸手当から控除した特別保険料(健康保険料)は、社会保険事務所における納入告知書の発行が翌月になることから、納付も翌月となるが、この場合の事務処理は次の要領によって処理する。(５５．９．１８付５５－４４１(経)「諸手当から控-44-除した特別保険料を翌月になって納付した場合の計算証明について」)(1) 当月納付未済となった場合の当月分の計算証明当月控除した特別保険料(健康保険料)を翌月納付した場合の当月分の計算証明については、別紙様式３５「支払未済証明書」を作成して当該支払証拠書類の支払決議書(賃金支払要求書)の次に編集して当該支払決議書の金額のうち、支払未済がある旨を証明する。 従って、当該科目の仕切紙の金額は、支払決議書の金額から、この支払未済額を減じた額となる。 (2) 前記(1)の納付未済額を翌月になって納付した場合の翌月分の計算証明支払決議書(賃金支払要求書)は既に証拠書類として会計検査院へ提出済のため、別紙様式３６の「支払証明書」を作成し、これを証拠書類として証第番号を付し、これに領収証書を添付して計算証明する。 従って、この支払額は当該仕切紙の金額の中に含まれることになる。 第３ 証拠書類に添付する特別の書類以上第２証拠書類各論の１～７までに述べたものは、通常の場合における計算証明上その提出を求められている証拠書類であるが、これ以外に計算証明規則で証拠書類に添付する特別の書類として次のものが規定されている。 (1) 競争契約に関する特別の書類(2) 随意契約に関する特別の書類(3) 国の材料等を使用するもの等に関する特別の書類(4) 直営工事に関する特別の書類であるが、以下順を追って詳述することにする。 １．競争契約に関する特別の書類(A) 一般競争に関する特別の書類一般競争に付した財産の購入又は、借入その他の契約による支払については、公告に関する書類、予定価格及びその算出の基礎を明らかにした書類、並びにすべての入札書又は入札者氏名及び入札金額を明らかにした関係職員の証明書を、証拠書類に添付しなければならない。 ただし、５００万円(貸借料については年額又は総額の計算とする)を超えない契約に関するものについては、証拠書類に添付することに代えて、会計検査院から要求のあった際に提出できるよう、資金前渡官吏が副本に編集保管することができる。(規則第４０条第１項)(細則第９条第１項)(B) 指名競争契約に関する特別の書類指名競争契約に関する特別の書類についても、前記(A)の「一般競争に関する特別の書類」を準用して処理をする。 即ち、５００万円(貸借料については年額又は総額の計算とする)を超える契約に関するものについては、指名案内通知書、予定価格及びその算出の基礎を明らかにした書類並びにすべての入札書又は入札者氏名及び入札金額を明らかにした関係職員の証明書を証拠書類に添付する(規則第４０条第２項)(細則第９条第１項)(C) 競争契約に関する特別書類作成上の注意事項競争契約に関する特別の書類の作成については次による。 (ｱ) 公告に関する書類は、公告(指名競争にあっては、指名競争案内通知書)の謄本とする。(細則第９条第１項)なお、既に計算証明のために、会計検査院へ提出済の場合は、次の例示の方-45-法により支払決議書の余白に記載する。 例示公告に関する書類(指名競争にあっては指名案内通知書)は「何月分○○費証第○号に添付提出済」と付記する。 (ｲ) 予定価格及びその算出の基礎を明らかにした書類予定価格及びその算出の基礎を明らかにした書類とは、予決令第７９条の規定により作成したもので、会計検査院へはこの謄本を提出する。 (細則第９条第１項)(ｳ) 入札書又は入札者氏名及び入札金額を明らかにした関係職員の証明書すべての入札書を提出することは、いたずらに証拠書類の枚数を増加する結果となるので、近畿中国森林管理局会計事務取扱細則第34条で規定された「入札執行調書」に所要事項を記入し、支出負担行為担当官(分任官及びこれらの代理官を含む)、確認者および入札者の立会がない場合は立会者が連名で証明したものとする。 「入札執行調書」には、無効の入札書を含むすべての入札書について記載のこと。 無効の入札書については、「入札執行調書」の順位欄に「無効」と記載し、「入札執行調書」の余白に当該入札書を無効とした理由を簡明に記載する。 この場合、すべての入札書は証拠書類の副本に編集し保管する。 (細則第９条第１項)(注)(1) 証拠書類に添付して提出する特別の書類は謄本でよいことになっているが、特にこの入札執行調書の証明書に限り原本の提出が要求されているので注意のこと。(細則第９条)(2) 歳入にかかる入札筆記もこの要領で作成すること。 (ｴ) 契約書案、入札注意書は特別の書類ではない。 契約書案、入札注意書は特別の書類ではないので、会計検査院へ提出する必要はない。 (D) 変更契約後その契約が５００万円を超えた場合の特別の書類当初契約の際の契約額が、５００万円を超えなかったため、特別の書類の提出はしなかったが、そのご契約の変更により契約金額が５００万円を超えたときは、変更後の最初の支払の証拠書類に当該契約の際の入札執行調書の証明書、公告書(指名競争の場合は指名案内通知書)予定価格調書及びその算出の基礎を明らかにした書類の謄本等の特別の書類を会計検査院へ提出する。この場合は、その旨を入札執行調書の余白に次の例示により付記する。 例示「契約変更に伴い、契約金額が５００万円を超えるため、特別の書類を添付」と表示する。 なお、この変更協定書の作成要領については、既に第２の証拠書類各論の５「契約の変更、解除又は違約処分したものがあるときの関係書類」の項で説明済であるが、この場合５００万円を超過したものの中に新工種が含まれているときは、その予定価格調書の謄本、見積書原本等の特別の書類の添付が必要である。また、契約当初から５００万円を超えたものについて、その後新工種が発生して変更契約した場合においても新工種の予定価格調書の謄本、見積書原本を添付することは当然である。 ２．随意契約に関する特別の書類-46-随意契約によった、財産の購入又は借入、その他の契約による支払については、予定価格及びその算出の基礎を明らかにした書類並びに見積書を証拠書類に添付し、なお、予決令第９９条の２(不落随契)又は、第９９条の３(落札者が契約を結ばないとき)の規定により随意契約した場合は、前回までの競争に関する概要を明らかにした調書を証拠書類に添付しなければならない。 ただし、３００万円(貸借料については、年額又は総額の計算をする)を超えないものについては、証拠書類に添付することに代えて、会計検査院から要求のあったときに提出できるよう資金前渡官吏が副本に編集保管する。(規則第４１条)この規定は、財産の購入又は借入その他の契約による支払で随意契約によったものについては次の各書類を証拠書類に添付すべきものとしている。 (A) 予定価格及びその算出を明らかにした書類この予定価格は、予決令第９９条の５の規定により定めたものであるが、予決令第９９条の２、又は第９９条の３の規定により随意契約した場合は、第７９条及び第８０条の規定によって作成した予定価格を指すものである。 (B) 見積書特別の書類として提出する見積書は、当該契約に係る見積書のほかに、見積合わせをしたすべての見積書を添付提出する。 ここにいう見積書は、いわゆる証拠書類に添付する特別の書類であり、特別の書類は細則第９条第３項の規定により、原本を提出しがたい時は、謄本を提出することができることになっているが、通常の場合は、見積書の原本を提出しがたいという理由もないので、規則第５条に規定する原本主義の原則に従って、従来から原本を提出することにしている。 (C) 前回までの競争に関する概要を明らかにした書類予決令第９９条の２又は予決令第９９条の３によって随意契約した場合に提出する。前回までの競争に関する概要を明らかにした書類は、入札執行調書(入札者氏名、入札金額、順位、無効の入札者等の所要事項を記載したもの)を概要調書と訂正して下記事項を記載し、支出負担行為担当官(分任官及びこれらの代理官を含む)並びに当該契約に関係した上席職員(入札の立会人ではない)が連名で証明したものとする。 (ｱ) 競争の種類(ｲ) 公告又は指名競争案内の通知年月日(ｳ) 入札物件名(ｴ) 入札場所(ｵ) 随意契約締結までの経過(簡明に記載すること)(細則第９条第２項)(D) 変更契約によりその契約額が、３００万円を超えた場合の特別の書類当初契約の際、契約額が３００万円を超えなかったために、特別の書類の提出はしなかったが、その後契約の変更により契約額が３００万円を超えたときは、変更後の最初の支払の書類に、当初契約の際の見積書原本、予定価格及び算出の基礎を明らかにした書類の謄本、予決令第９９条の２又は予決令第９９の３の規定によった場合は、前回までの競争に関する概要を明らかにした書類を会計検査院へ提出する。 なお、この場合は見積書の余白にその旨を次の例示によって付記する。 例示「契約変更に伴い、契約額が３００万円を超えたため特別の書類を添付」と表示する。 -47-この場合、変更契約したものの中に新工種が含まれておれば、新工種の予定価格調書の謄本、並びに見積書原本の提出を要することは当然である。 ３．国の材料を使用するもの等に関する特別の書類請負に付した工事、製造等について請負価格に算入されない国の材料又は物件若しくは施設を使用するものがあったときは、その品名等、数量、単価及び価格を証拠書類に付記し、又はその仕訳書を添付しなければならない。また国の労力を使用するものがある場合についても同様とする。(規則第４２条第１項、第２項)この規定は請負に付した工事、製造等の契約について、国の負担にかかる労力、材料、物件又は施設を請負人に使用させた場合、その賃金、価格又は貸付料に相当するものが請負金額に含まれていないとき、その関係を明らかにすることを目的とするものである。 国の負担にかかる労力、工事用材料、機械器具等の物件又は、荷上装置の施設等を請負人に貸付、使用させた場合、その賃金又は貸付料に相当する金額が請負金額に含まれていないときは、その工事又は製造等に要した全体の経費を把握することができないので、この場合は賃金についてはその旨及び職種、１日当たりの単価、員数、日数、合計額を材料、施設等の貸付、使用については、その旨及び名称、貸付、単価、員数、貸付期間、貸付料金を証拠書類に付記するか、これらを明らかにした仕訳書を、関係証拠書類に添付して提出する。 規則第４２条に規定する仕訳書とは、「官給材料仕訳書」のことであって、支払の証拠書類に添付して、会計検査院へ提出するものであり、品名、数量のほかに単価、金額等を記入するものである。 「官給材料明細書」は契約の付属書類であって、工事その他の製造等の請負契約締結のとき、契約の内容となる調書である。従って単価、金額の記載は必要ではなく、品名、数量、受渡年月日、受渡場所等の記載が必要である。 従って、前者は支払証拠書類に添付し、後者は契約書の付属書類となるものである。 (A) 官給材料明細書、官給材料仕訳書等の様式(ｱ) 官給材料明細書(様式３１号)(ｲ) 官給材料仕訳書(様式３３号)(ｳ) 官給労力明細書(様式３２号)(ｴ) 官給労力仕訳書(様式３４号)(B) 官給材料仕訳書、官給労力仕訳書等の提出時期官給材料仕訳書、官給労力仕訳書の提出は、契約金額について全額１回払のときは、契約書と共に証拠書類に添付して提出する。２回以上の支払即ち部分払をした場合は、最終の支払書類の証拠書類として提出する。 (C) 製品生産事業の請負契約の官給材料内訳書、並びに官給材料仕訳書について製品生産請負契約で、軽油を官給とする場合等は「官給材料内訳書」に明示して契約し、最終の支払書類の添付書類として「官給材料仕訳書」を作成して提出する。 また、機械器具等を貸与する場合には、契約に際して「貸与品等内訳表」等に明示し、これに対する「官給材料仕訳書」の提出を要する。この場合の官給材料等の価格は貸与料相当分とする。 (D) 官給材料の価格官給材料の価格は、台帳価格のあるものは台帳価格を記載するものとし、その他のものは時価を記載するものとする。 -48-古材料等、台帳価格の零のものについては、価格零とせず利用価値、使用価値があるため官給したものであるから、時価によると共に時価によった旨並びに台帳価格零と付記すること。 その他特殊な物件については、一般市場価格により推定し、適正な価格を査定すること。また丸太を製材して官給した場合は、丸太の価格に製材賃、運賃等を加算したものが官給材料の価格となることはいうまでもない。 なお、官給材料仕訳書の備考欄には、台帳価格によったか、あるいは時価を用いたか付記すること。 (計算証明関係法令通達集の規則第２４条関係の欄外)詳細は、様式３３号「官給材料仕訳書」の(注)参照のこと。 ４．直営工事に関する特別の書類(a) 直営工事についての最初の計算証明の際には、その工事の設計書及びその付属書類(仕様書及び図面等である)を証拠書類に添付しなければならない。 ただし、工事総額が７００万円を超えないものについては、証拠書類に添付することに代えて、会計検査院から要求のあった際に提出できるように、資金前渡官吏が副本に編集して保管する。(規則第４３条第１項)(b) 直営工事の設計書及び付属書類を提出した後において、その工事の設計の変更等があった場合は、その設計書等を変更した後の最初の支払の証明の際に提出しなければならない。(規則第４３条第２項)(c) 前述(a)の直営工事については、年度内施行部分に関する報告書を、年度経過後６０日を超えない期間に、会計検査院に到達するよう提出しなければならない。 (規則第４３条第３項)なお、この(a)の直営工事施工部分に関する報告書とは、当該工事が完成した旨を表示した書類であって、様式は検査調書の内容に準じた報告書とするが、検査調書を提出することにより報告書に代えられる。(計算証明関係法令通達集、規則第２５条関係欄外)-49-第４ 証拠書類に付すべき事項証拠書類に付すべき事項については、証拠書類中の領収証書、支出負担行為及び支払決議書の項で説明したが念のためここに一括再掲し説明することとする。 １．提出済の証拠書類等がある場合証拠書類及びその添付書類で、計算証明のために既に提出済のものがある場合、又は他の区分に編集して提出するものがあるときは、その添付所在を関係の証拠書類に付記する。(規則第７条)２．契約書の作成を省略したとき契約書は証拠書類として提出するのであるが、予決令第１００条の２第１項第４号の規定により、契約書の作成を省略したときは、その旨をその契約による支払の証拠書類に付記しなければならない。(規則第４４条第１項)３．適用条項の記載財産の購入又は、借入その他の契約について、指名競争に付したとき、又は随意契約によったときは、予決令第９４条第１項の１号から３号まで、若しくは第７号の規定に基づく場合を除き適用した法令の条項をその契約による支払の証拠書類に付記しなければならない。(規則第４４条第２項)４．次順位者と契約したとき予決令第８８条、又は第８９条の規定により、次順位者を落札者としたときは、その旨を契約による支払の証拠書類に付記しなければならない。 (規則第４４条第３項)この規定は、予決令第８４条同第８５条の規定に基づき、支出負担行為担当官(分任官及びこれらの代理官を含む)が予定価格１千万円を超える工事について、入札の結果、契約内容に適合した履行がなされない恐れがあるため、最低価格の入札者を落札者とせず、次順位を落札者とした場合、予決令の適用条項を支払の証拠書類に付記する。(細則第３５条)５．検査の一部を省略したとき予決令第１０１条の５の規定により、数量以外のものの検査を省略したときは、その旨を契約による支払の証拠書類に付記しなければならない。 (規則第４４条第４項)なお、この付記事項については、計算証明事務実施細則第３６条に次の通り規定している。 即ち、証明責任者は予決令第１０１条の５の規定に基づき、契約担当官等又はその補助者が物件の買入れに係る契約において、検査の一部を省略したときの計算証明については、当該支払関係書類(支払請求書)の余白に、「予算決算及び会計令第１０１条の５の規定に基づき検査の一部省略」と付記するものとする。 ６．１件の契約について２回以上の支払をしたとき１件の契約について２回以上の支払をしたときは、第２回以降の支払の領収証書に前回までの支払の年月日及び金額を付記しなければならないので、支払請求書の計算証明付記事項欄に記載するか、支払回数が多く本欄に記載できない場合には別紙に記載して添付すること。(規則第４４条第５項)７．国庫債務負担行為等にかかる経費を支払いしたとき継続費又は国庫債務負担行為に基づく支出負担行為をしたものについて支払いしたものがあるときは、継続費又は国庫債務負担行為に基づく支出負担行為の年月日、及び金額を支払の証拠書類に付記しなければならない。 (規則第４４条第６項)-50-この付記要領は次の例示の通り例示昭和○○年○月○日付国庫債務負担行為に基づく支出負担行為。 ￥○，○○○，○○○－８．財産の購入または、運送についての支払(前金払、概算払の場合を除く)をした場合財産の購入又は運送についての支払(前金払及び概算払の場合を除く)の証拠書類(支払請求書)には、国有財産台帳若しくは物品管理簿に記載した年月日、又は運送済の年月日を付記しなければならない。国有財産台帳や物品管理簿への登記は、支払請求書の所定欄にその年月日を記載する。運送済の年月日は、支払請求書の「納付(完成)」で明らかであるから運送済年月日としての別記は省略している。 (規則第４４条第７項)本項に関する詳細は、第３章証拠書類第３節資金前渡官吏の証拠書類第２証拠書類各論３支出負担行為及び支払決議書(B)の(ｸ)を参照のこと。 ９．整理期払の表示資金前渡官吏は翌年度の四月一日から四月三十日までの間において支払をしたときは、証拠書類に「整理期払」の分である旨を朱記表示しなければならない。通常は支払請(要)求書等の上部欄外余白に朱記表示することとしている。(細則第２４条第２項)10．前金払、概算払の表示資金前渡官吏が支払ったもので、前金払、又は概算払をしたものがある場合には、その支払決議書に「前金払」「概算払」と朱記表示する。 通常は支出負担行為及び支払決議書、又は旅費支払集計書の上部欄外余白に朱記表示することとしている。(細則第１２条)11．その他の付記事項１～10までに述べた事項はすべて計算証明規則並びに細則に基づく場合であるが、次の事項についても支払の証拠書類(支出負担行為及び支払決議書、領収書等)に付記する。 (A) 回収、追給を要する場合誤記、誤算等のため、回収又は追給を要するときはその旨及び金額を付記する。 (B) 控除額の払込みが翌月に越した場合第３節第２の７「諸手当から控除した特別保険料を翌月になって納付した場合の計算証明」の項を参照のこと。 (C) 債務者の名義に変更があった場合債務者の名義に変更があった場合はその旨付記する。 (D) 検査事項の付記単価契約にかかるもの、食糧費、法規追録購入代等で、「支出負担行為と支払決議」とを同時にする場合で、他の書類で検査事項を明らかにしていない場合にあっては、支払請求書の計算証明付記事項欄に検査確認年月日と検査職員の官氏名を付記する。 支出負担行為及び支払決議書の場合も同様に検査確認年月日、検査職員の官氏名を記載する。