戸籍振り仮名登録等業務委託事業者選定プロポーザル

戸籍振り仮名登録等業務委託事業者選定プロポーザル 戸籍振り仮名登録等業務委託事業者選定プロポーザル実施要領１ 趣旨本要領は戸籍振り仮名登録等業務(以下、「本業務」という。)の業務委託事業者を選定するため、価格のみの競争によらず、サービスの質の維持向上等を図るため、事業者からの提案を受け、契約の優先交渉者を選定するもの。 ２ 内容(１)名称 戸籍振り仮名登録等業務委託(２)委託期間令和７年８月１日から令和８年５月３１日まで ただし、契約締結日の翌日から令和７年７月３１日までは準備期間とする。 (３)場所 流山市役所 第２庁舎４階第1庁舎１階 市民課 (４)契約上限額(税込) 総 額１８，０００，０００円(内訳)令和７年度令和８年度１５，５７２，０００円２，４２８，０００円(５)業務内容戸籍振り仮名登録等業務委託仕様書のとおり３ スケジュール(予定)令和７年 ４月１日公示 ４月７日質疑の受付締切 ４月１４日質疑への回答 ４月１８日参加表明の受付締切４月２５日参加資格確認結果の通知 ５月７日提案書類の提出締切 ５月１３日提案審査会５月２０日審査結果の通知～６月中旬契約に向けた協議 ６月中旬契約の締結４ 参加資格提案審査会に参加する者は、次の要件を満たさなければならない。 (１)流山市の入札参加資格者名簿に登録があること。 (２)過去３年以内に人口１０万人以上の規模の自治体において、戸籍関係業務委託の実績を有していること。 もしくは、実績がなくとも法令通達等に照らして一通りの事務処理ができること。 なお、実績においては、再委託を行わず受託者による直接運営をしていたこと。 (３)ＩＳＭＳ認証又はＰマークを取得していること。 (４)共同企業体でないこと。 (５)次の要件に該当しないこと。 ア 流山市指名競争入札参加資格業者指名停止基準(平成３年４月１日制定)に基づく指名停止を受けている者。 イ 手形交換所による取引停止処分を受けてから２年間を経過していない者。 または、提案書類提出日の前６か月以内に不渡り手形若しくは不渡り小切手を出した者。 ウ 暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成３年法律７７号)第３条または第４条の規定に基づき都道府県公安委員会が指定した暴力団等の構成員を、役員、代理人、支配人その他の使用人として使用している者。 エ 民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づく裁判所の再生手続開始決定を受けている者。 オ 会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づく裁判所の更生手続開始決定を受けている者。 カ 本市に提出した書類に虚偽の記載をし、または重要な事実について記載をしなかった者。 キ 直近１年間に法人税、消費税及び地方消費税、流山市税を滞納している者。 ５ 質問回答本要領及び仕様等に疑義が生じた場合は、次の方法により質問を行うことができる。 (１)質問期限令和７年４月７日(月)午後５時まで(必着)(２)質問方法ア 次の項目を電子メールの本文に記載して送信すること。 送信先：流山市役所市民課(１３参照)件 名：【戸籍振り仮名登録等業務委託に係る質問】(ア)法人名(イ)所在地(ウ)担当者名(エ)電話番号(オ)メールアドレス(カ)質問内容イ 電子メールの送信後、必ず電話にて到達の確認を行うこと。 ウ 質問は各者１回限りとする。 エ 質問は、原則として本要領及び仕様書に関する内容に限る。 ただし、質問が審査の公平性の維持を目的とする場合など、本市が必要と判断する場合は上記以外の質問にも回答を行う。 (３)回答日令和７年４月１４日(月)に市ホームページに掲載。 電話及び窓口での個別対応は行わない。 ６ 参加表明提案審査会に参加しようとする者(以下「応募者」という。)は、次の方法により参加表明を行うこと。 (１)参加表明期限令和７年４月１８日(金)午後５時まで(必着)(２)参加表明方法以下に示されている書類を流山市役所市民課に郵送または持参すること。 様式１参加表明書様式２会社概要様式３業務の実績ＩＳＭＳ認証又はＰマーク取得証明書７ 参加資格の確認本市は、参加表明を行った全ての者に対して参加資格の適合の確認を行い、その結果を通知する。 (１)確認結果の通知日令和７年４月２５日(金)までに発送(２)通知方法提案審査会参加資格確認通知書(様式４－１又は様式４－２)の郵送により通知を行う。 ８ 提案書類の提出７に示す通知(様式４－１)を受けた者(以下「提案者」という。)は、次の方法により提案書類を提出すること。 (１)提出期限令和７年５月７日(水)午後５時まで(必着)(２)提出方法(３)に示す全ての書類を流山市役所市民課に持参すること。 (３)提出書類提 案 書 …(５)参照様式５見 積 書見積内訳書(４)提出部数ア 提案書 ５部・１冊のバインダーに綴じたものを１部とする。 ・各様式及び関係書類ごとにインデックスをつけること。 イ 見積書及び見積内訳書 １部 ・見積書は委託料の総額(税抜き)を、内訳書には各年度の委託料の明細(人件費を明記)を記載すること。 ・ひとつにまとめること。 (５)提 案 書ア 次の規格とする。 表 紙様式６サ イ ズＡ４印 刷両面印刷(表紙を除く)ページ数１５ページ以内(表紙を除く)イ Microsoft PowerPoint等のプレゼンテーション資料編集ソフトから出力する場合は、１ページあたり２スライドとする。 ウ 本要領及び戸籍振り仮名登録等業務委託審査基準(以下「審査基準」という。)の内容を十分に考慮すること。 エ 記載の順序は、審査基準に示す審査項目の順番と一致させること。 ただし、審査項目と直接関係の無い内容(会社概要や独自のPR等)を途中に挿入することは妨げない。 オ 専門的な用語は極力利用せず、わかりやすく平易な表現を徹底すること。 ９ 参加の辞退提案審査会への参加を辞退しようとする者は、次の方法により辞退を行うこと。 (１)辞退期限令和７年５月９日(金)午後５時まで(必着)(２)辞退方法参加辞退届(様式７)を流山市役所市民課に持参または郵送すること。 １０ 提案審査会(１)開 催 日令和７年５月１３日(火)(２)開催場所７に示す通知(様式４－１)にて通知することとする。 (３)提案方法ア 次の時間配分とする。 提 案１５分質疑応答１０分程度イ 提案は、提案者が口頭にてプレゼンテーションを行うものとする。 ウ 提案に参加できる者は、契約後に本業務を担当する者のみとし、その人数は、最大５名とする。 エ 提案者は、プレゼンテーションの実施中、スライド形式の資料(以下「プレゼン資料」という。)をスクリーンに投影することができる。 オ プレゼン資料は提案書と同一のものとする。 カ 審査委員の質疑に対しては簡潔に回答すること。 (４)会場備品ア プロジェクター １基イ １５ｐｉｎケーブル１本ウ スクリーン１枚エ 電源タップ空き２口以上オ 長机、椅子カ マイク・スピーカー １本キ レーザーポインター １個１１ 審 査(１)審査方法 「戸籍振り仮名登録等業務委託審査基準」のとおり(２)審査結果の通知日令和７年５月２０日(火)(３)通知方法提案審査会審査結果通知書(様式８－１又は様式８－２)の郵送により通知を行う。 (４)審査結果の公表 市ホームページにて公表する 審査結果、審査内容に関する問合せは受け付けない。 １２ 留意事項(１)参加表明、質問回答及び提案(以下「提案等」という。)に伴い生じた一切の費用は、応募者(提案者)の負担とする。 (２)参加表明は、１者につき１件のみ行うことができる。 (３)本市が提供する資料は、提案等に係る検討以外の目的で使用してはならない。 (４)応募者(提案者)は、本件に際して知り得た情報を第三者に漏洩してはならない。 (５)応募者(提案者)が提出した書類は返却しない。 (６)応募者(提案者)が提出した書類の全部または一部を変更することはできない。 ただし、脱漏または不明確な表示があった場合等において、本市が認めた場合はこの限りではない。 (７)応募者(提案者)の責任において関係法令等を十分に確認すること。 本業務の実施に伴う法令適合のリスクは、応募者(提案者)に帰属することとする。 (８)提案等に含まれる特許権、実用新案権、意匠権、商標権等の日本国及び日本国以外の国の法令に基づき保護される第三者の権利の対象を使用した結果生じた責任は、応募者(提案者)が負うものとする。 (９)本市は、応募者(提案者)が提出した書類に虚偽の記載があった場合、当該提案を無効とすることができる。 (１０)本市は、事務の遂行上やむを得ない事情等が発生した場合において、本要領に示す日程や時間を変更又は中止する場合がある。 (１１)(１０)の場合において、応募者は異議を申し立てることはできない。 また、損害を受けることがあっても、その賠償を請求することはできない。 (１２)優先交渉者との協議が整わない場合は、次点業者と協議を行う。 １３ 事 務 局(１)名 称 流山市役所市民生活部市民課(２)所 在 地 〒２７０－０１９２千葉県流山市平和台１丁目１番地の１流山市役所第１庁舎１階(３)電話番号 ０４－７１５０－６０７５(直通)(４)Ｅメール shimin@city.nagareyama.chiba.jp9PAGE \* MERGEFORMAT 戸籍振り仮名登録等業務委託仕様書業務名戸籍振り仮名登録等業務委託仕様書業務の目的令和5年6月9日「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律等の一部を改正する法律」が公布され、令和7年5月26日に施行されることとなった。 これに伴い、日本国民の身分関係を登録・公証する公簿である戸籍に「氏名の振り仮名」を迅速に記載するため、当市において必要となる作業の一部を業務委託するものである。 委託期間令和７年８月１日 から 令和８年５月３１日まで履行場所≪届書の受付・マイナポータル入力支援≫・８～９月(繁忙期)：第２庁舎４階・１０月：第２庁舎４階もしくは第1庁舎１階市民課(前開庁日の状況次第で第２庁舎４階から第1庁舎１階市民課に移動する) ・１１月以降：第1庁舎１階 市民課 ≪電話受付業務・振り仮名記載事務業務≫ 第1庁舎１階 市民課本業務の概要(１)本籍数等(令和７年１月末時点)①本籍数５３，６３１戸②本籍人数１３５，３３５人③発送通数(想定)６６，０００通④届出件数 ６，６００件※⑤入力件数１０，０００件※※ 届出件数は窓口及び郵送・マイナポータルによる届出をあわせて発送件数の１０％程度、入力件数はその1.5倍程度と想定(その他欄・システム通知分含む) (２)委託期間等①電話受付業務令和７年８月１日 から 令和８年５月３１日まで②届書の受付等窓口対応業務・マイナポータル入力支援令和７年８月１日 から 令和８年５月３１日まで③振り仮名登録業務令和７年８月１日 から 令和８年５月３１日まで (３)各業務の共通事項 ①各業務の従事者は、戸籍上の氏名の振り仮名法制化に関すること、端末操作、業務工程、個人情報の取り扱い等について十分な研修を受けていること。 ②委託業務開始後、市と受託事業者双方合意の上で各業務の委託期間、従事者数を変更できること。 ③業務工程等の改善策について、受託者から市へ随時提案ができること。 ④各業務遂行に必要な専門知識及び能力を有し、従事者の管理及び指導等を行う業務管理者を１名配置すること。 ⑤各業務を遅滞なく実行できるよう人員を配置すること。 特に、通知書の送付後等、多くの届出が想定される時期を考慮した体制とすること。 ⑥各業務遂行時、受託者にて対応マニュアルを作成し、事前に業務従事者に周知すること。 ⑦以下については市が貸与する。 ・受付及び事務スペース(机・椅子等の什器類)・戸籍端末(最大２台)※・プリンタ１台※・スキャナー１台※・電話機２台(専用回線付き)※・消耗品(コピー用紙、プリンタ用トナー、ボールペン、鉛筆等筆記用具)※当該機器のネットワークは市が構築する⑧受付及び事務スペースの光熱水費、内線電話の通話料、振り仮名の届出人や他市区町村に対して必要に応じて行う電話の通話料は、市の負担とする。 ⑨受付及び事務スペース内の電源コンセント(ソケット)は市で用意する。 その他必要なテーブルタップ配線等については受託事業者が行う。 ⑩受託者間の連絡調整のための電話機を用意すること。 その通信費用は受託者の負担とする。 ⑪業務管理者は、業務時間中、市と連絡を取ることのできる体制を整える。 ⑫業務時間は、平日の午前８時３０分から午後５時までとする。 ただし、休憩時間は１時間とする。 ⑭ 届書管理について・処理の進捗状況が分かるように届書の管理については市と協議の上適切に行うこと。 ※対象者個々の進捗状況をデータ管理することまでは要しないが、市からの業務状況の確認(対象者からの問い合わせ対応等)があった場合、的確に回答できるようにしておくこと ⑮報告受託者は、業務実績や業務にかかる課題及び改善策等を記載した日報、月報、年報 を作成し、市に提出すること。 なお、様式については、市と協議の上決定し、市の承諾を得ること。 ⑯この仕様書は、本業務委託の企画提案にあたり、必要事項を掲載したものであり、本仕様書に掲載のない事項について、参加事業者からの提案(独自提案)を可能とする。 ⑰業務委託契約の締結までの間、実際に取り交わす仕様書の内容については、企画提案書等の内容を踏まえ、優先交渉権者となった事業者と市で協議した上で決定する。 電話受付業務 (１)運用条件 ・氏名の振り仮名記載法制化に関する問い合わせに対応するための電話受付を行うこと。 なお専用の回線(電話番号)は市が用意する。 ・専用回線への電話料金は、入電者の負担とする。 ・受託者にて対応マニュアルを作成し、事前に業務従事者に周知すること。 (２)業務内容 ・専用回線に着信する電話の問い合わせに対し、法務省や市ホームページのほか、受託者があらかじめ作成するＦＡＱ、市からの配布資料等を用いて親切かつ丁寧に対応 すること。 ・問い合わせ頻度が高い質問は取りまとめて市、及び窓口従事者に共有する等、対応の効率化を図ること。 ・当月における日々の受付件数等をまとめた業務日報を作成し、翌月速やかに市へ報告すること。 (業務日報の様式については、市担当者と協議の上で決定すること。)なお、緊急を要する事案等が発生した場合には、これによらず速やかに市へ報告すること。 届書の受付等窓口業務 (１)運用条件 ・受付窓口は２～３ブース程度(繁忙期)とし、状況に応じて窓口ブース数を調整する。 また、他窓口の業務に影響が生じないよう、混雑時は来庁者導線の整理を実施すること。 (２)業務内容① 振り仮名記載届出方法に係る案内・届書受領ア 振り仮名記載届出を希望する来庁者に対して、届出方法に係る案内を実施する。 このとき、来庁者の状況に応じて「窓口届出」「郵送届出」「マイナポータル届出」のうち、適した届出方法を選択し案内することや、振り仮名記載事業全般に係る質問(法改正の概要・趣旨等)を受けた際に基本的な制度概要を説明することも含む。 なお、窓口での混雑緩和のため、可能な限りマイナポータルからの申請を促すこと。 書面による窓口届出を希望する来庁者には、届書記載の案内を行う。 この際、届出人が持参したハガキに記載された通りに本籍・住所等を記載するように促し、届書を受領する。 その際、届書の内容とハガキの内容を照合すること。 (ハガキを持参しない場合は不要)その他、形式的な不備がないか確認すること。 なお、形式的な不備がある場合は、解消するように案内すること。 イ 必要に応じて補記用紙や住民異動届(流山市内在住者の場合)を作成する。 ウ 届書記載の振り仮名について法務省が例示している「一般の読み方」か否か確認を行うこと。 一般的でない読み方の場合、その読み方が通用していることを証明する書面が添付されていることを確認すること。 エ 戸籍情報システムを利用し、事件本人について戸籍証明書の発行抑止処理・戸籍帳票の印刷を行う。 ハガキに加え、帳票と届書の照合を実施し内容の再確認をする。 オ 流山市内在住者の場合は住民情報システムを利用し、住民票の写しの発行抑止処理・住民帳票の印刷を行う。 ※振り仮名が一般的でない読み方の場合、その読み方が通用していることを証明する書面が添付されていないなど、市の職員による判断を要する疑義が生じた場合には、該当の案件についてはいては、市の職員に引継ぎを行い、市の職員において対応することとする。 ※第２庁舎４階で受付を行う場合、午前と午後に最低一回ずつ、受領した届書を第1庁舎１階市民課に運搬する※第1庁舎１階市民課で受付を行う場合、ア～オまで行った上で形式的な不備がない状態となった届書を受領し、市の職員の受理決定に付すが、第２庁舎４階で受付を行う場合は、受付会場ではア・イ・ウのみを行って届書を受領し、エ・オは届書を運搬後に第1庁舎１階市民課で行う ② マイナポータル入力支援来庁者がマイナポータルでの届出を希望し、申請端末を所持していない場合は、窓口に設置した端末を使用しての届出・入力作業を補助する。 なお、マイナポータルでの届出にかかる端末類一式(PC・タブレット、ICカードリーダー等の通信機器及び通信回線)は、受託者が準備するものとし、繁忙期の８～９月は２組を準備する。 １０月以降は混雑状況に応じて組数を増減することができる。 マイナポータルでの届出に係る業務履行のための必要なインターネット環境整備に係る通信回線費用は受託者の負担とする。 振り仮名登録業務 (１)運用条件・届書の確認から戸籍総合システム・ブックレスへの入力及び「入力確認書」と届書の照合・スキャン・保管まで行えるよう適切に従事者を配置すること。 ・受託者にてマニュアルを作成し、事前に業務従事者に周知すること。 なお、戸籍情報システム・住民基本台帳システムの操作方法の研修については、市と協力して行うものとする。 (２)業務内容 ① マイナポータルによる届出の確認 ア 確認・帳票印刷・異動予約戸籍情報システム及び住民基本台帳システムを利用し、受信した届書の記載や添付書面等について、補記すべき内容や形式的な不備がないかを確認をすること。 なお、確認の際は、帳票を出力し、納品すること。 不備が無い場合は、戸籍情報システムにて異動予約を行う。 流山市内在住者の場合は住民情報システムを利用し、住民票の写しの発行抑止処理・住民帳票の印刷を行う。 イ 入力不備対応入力に不備がある場合は、事前に届出人に電話等で補正内容を伝えたうえで、補正依頼を戸籍情報連携システムに送信し、届出人から補正後の届書情報を再送信するよう促すこと。 再受信した補正後の情報をもとに、不備を解消した後、届書の入力を行う。 ウ 添付書類案内受理審査により添付書類が必要となった場合は、届出人に対し電話等により郵送や来庁を求める。 郵送の際には、問い合わせ番号(届出識別キー)が必要等、郵送方法についても併せて案内すること。 エ 取り下げ情報を受信した場合は、すでに先の届出の処分決定を行ったかどうかにより、取り下げの可否の判定ののち、届書処理を行うこと。 ② 郵送による届出の確認 ア 受領した郵便物は通数等を確認し、適切に管理する。 開封済の封筒は市の職員から指示があるまでは破棄せず、適切に管理すること。 イ 戸籍情報システム及び住民基本台帳システムを利用し、届書の記載や添付書面等について、補記すべき内容や形式的な不備がないかを確認をすること。 なお、確認の際は、帳票を出力すること。 形式的な不備が無い場合は、戸籍情報システムにて異動予約を行う。 また、流山市内在住者の場合は住民情報システムを利用し、住民票の写しの発行抑止処理・住民帳票の印刷を行い、印刷した届書及び帳票一式を市に納品する。 イ 形式的な不備があり、補記用紙では補正が不十分であり、届出人の訂正、追記等が必要である場合は、届出人に電話で連絡をし、来庁等により不備を解消するよう案内すること。 また、当該案件は受否保留の届書として管理する。 ウ 届書記載の振り仮名について法務省が例示している「一般の読み方」か否か確認を行うこと。 エ 一般的な読み方以外の場合、その読み方が通用していることを証明する書面が添付されていることを確認すること。 添付されていない場合は、市の職員に引継ぎを行い、市の職員において対応することとする。 オ 確認は随時行い、終了したものについては、市へ速やかに納品し、市の職員の受理決定に付す。 その上で補正が必要な場合は、市から受託者へ届書を戻し、再度届出人へ架電等により処理すること。 カ 確認状況について、記録すること。 ③ 他市区町村から通知または送付された届書(通知・送付分届書)の確認 ア 他市区町村から戸籍情報連携システムを通して通知または送信された届書について、補記すべき内容や形式的な不備がないかを確認をすること。 なお、確認の際は、帳票を出力し、納品すること。 形式的な不備が無い場合は、戸籍情報システムにて発行抑止処理(保留設定)を行う。 イ 形式的な不備がある場合は、受理地に電話等で連絡をし、不備を解消するよう案内すること。 また、当該案件は受否保留の届書として管理する。 ウ 確認は随時行い、終了したものについては、市へ速やかに納品を行う。 ④ 振り仮名記載業務 ア 入力可能となった届書(市により受理決定済の届書もしくは確認済の通知・送付分届書等)について、届出内容を戸籍情報システムに記載するために必要な入力作業等をし、市へ納品すること。 イ 各種届書についてスキャン業務や入力・更新作業を行うこと。 ウ マイナポータルによる届出について、形式的な不備があった場合や添付資料不足等があった場合は、届出人に対して補正要求等を行い、不備を解消したのち届書の入力を行うこと。 エ 入力した内容が確認できるように帳票として出力すること。 入力した内容については、入力した者と別の者によるダブルチェックを実施すること。 ダブルチェックが完了した届書について、市職員の決裁処理に付すること。 市から入力内容に修正指摘があった場合は再度入力対応し、納品すること。 オ 市職員による決裁処理が完了した届書について、市職員の決裁処理が完了後、スキャンを行い、届書等情報を作成・送信する(通知・送付分届書を除く)。 なおマイナポータルによる届出の場合は添付書面のみスキャンを行う。 キ スキャン済の届書について、画像登録確認を行い、受領日ごとに受領番号順に届書を整理し、保管する。 ク ＤＶ等支援措置対象者への対応について事前に市と協議して、対応方針を定めること。 ９条２項通知入力業務(１)運用条件・受託者にてマニュアルを作成し、事前に業務従事者に周知すること。 なお、戸籍情報システム・住民基本台帳システムの操作方法の研修については、市と協力して行うものとする。 (２)業務内容 ・戸籍情報システムにて受信した９条２項通知を出力する ・出力したもののなかから「フリガナ修正」のリストのみ抽出し分別を行い、その他の通知は職員に引き継ぐものとする。 ・分別したリストにて住民記録システムにおける入力処理を行うこと。 ※マイナンバーカードの有無により職権修正or軽微な修正(履歴あり)で修正方法が異なるので、詳細な方法について協議して取り決めをする。 その他(１)守秘義務受託者は、本業務に携わる者(以下「従事者」という。)に対し、特定個人情報を含む個人情報(以下「個人情報」という。)をはじめ、業務の遂行を通じて知り得た情報を漏らし、又は盗用しないよう、守秘義務を遵守させなければならない。 その職を退いた後も同様とする。 (２)個人情報保護の徹底受託者は、公共の業務に携わる重要性及び個人情報を取り扱う重要性を十分に認識し、「個人情報の保護に関する法律(平成15 年法律第57 号)」及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25 年法律第27 号)」を遵守するとともに、情報の厳格な管理および適切な運用のために必要な万全の体制を整備すること。 (３)資料等の適正な取扱い及び複製等の禁止本業務に関する資料については、個人情報を含むものが多数あるため、適切に取り扱うとともに、本業務以外の目的で利用・執務場所からの持ち出し、複写および複製をしてはならない。 (４)コンプライアンスの徹底受託者は、業務の実施にあたり、労働基準法や最低賃金法をはじめとする関係法令等を遵守し、業務の円滑な遂行を図らなければならない。 (５)信用失墜行為の禁止本業務を遂行するにあたり、市民等からの信頼を損なわないよう、常に適切かつ丁寧に対応し、市民の満足度の向上に努め、市の信用を失墜する行為を行ってはならない。 (６)指揮命令系統の確立受託者は、業務内容を十分に把握し、受託者の独立した体制において、責任をもって業務を遂行すること。 (７)従事者の身だしなみ受託者は、業務を遂行するにあたり、従事者における市民の信用を損なわない適切な服装の着用、不快感を与えない身だしなみの確保に努めるとともに、受託者の負担で、その身分を明確にするための名札(統一されたもの)を用意し、業務従事中、市民に認識できるよう必ず着用すること。 (８)危機管理受託者の責務において、業務に関する安全対策に万全を期し、事故防止に関する必要な措置を講じること。 また、事故、災害などの緊急事態が発生した場合に備え、事前に体制を整備するとともに、緊急事態発生時においても、本業務の遂行に支障をきたすことがないよう、市と連携しながら対応策を講じること。 (９)制度改正・組織変更等に伴う仕様の変更制度改正や組織変更等により仕様の変更が生じる場合は、市及び受託者が協議の上、仕様の変更を行うこと。 (10)感染症の感染予防等従事者の健康管理及び履行場所における感染症の感染予防・感染拡大の防止を徹底するとともに、感染症感染拡大等により、国等から発出される指示要請等を遵守すること。 また、これらの指示、要請等を受けて業務内容等の変更が必要となった場合は、速やかに市と協議し、その指示に従うこと。 (11)留意事項①各業務を行うための人員を確保するとともに配置人員は、市と協議の上、月、時間帯、曜日等で業務ごとの配置人員を変動させるなどの柔軟な運用ができるものとする。 また、業務履行日において繁忙が予想される場合は、市と協議の上、繁忙対策を講じること。 ②委託業務の遂行にあたり、苦情・トラブルが発生したときは、受託者は責任をもって対処し、対処後は遅延なく市へ報告すること。 ③苦情等については、現状・原因分析と解決策及び再発防止策を講じ、市へ報告すること。 ④業務時間内で受け付けた案件については、市への引継ぎも含め、責任を持って最後まで対応すること。 ⑤業務の履行日時に変更等が生じた場合には、市と協議の上、業務体制の変更、調整を行うこと。 ⑥国からの事務の取扱いに係る通知等により、業務内容等の変更が必要となった場合には、市と協議の上、変更、調整を行うこと。 (12)業務体制等受託者は、業務の適正な執行及び保安管理のため、従事者名簿及び業務体制表を作成し、業務開始日までに市に提出すること。 (13)業務の実施体制受託者は、業務を円滑に遂行するための人員を確保したうえで、業務量の変動に応じた適正な要員配置を行い、効果的かつ効率的な運営が可能な体制を整えなければならない。 ・管理責任者の配置受託者は、本業務を円滑に遂行するため、効果的かつ効率的な運営が可能な体制を整備し、正確で迅速な処理を行えるよう業務を実施する従事者から１名を管理責任者に選任しなければならない。 なお、管理責任者は履行場所に常駐し、受託業務にかかる基本業務のほか、次の事項を行わせること。 ①受託業務のマネジメント全般②市との協議及び連絡調整③混雑状況及び業務量に応じた従事者の柔軟な配置④従事者に対する指揮監督及び指導⑤事故等の発生及び業務遂行上の苦情等への速やかな対応⑥市への各種報告(14)成果物の利用及び著作権本業務で得られた成果物の所有権、著作権及び利用権は、市に帰属するものとする。 また、受託事業者は、著作権を行使できないものとする。 (15)本仕様書に定めのない事項本仕様書に定めのない事項については、市及び受託事業者がその都度協議の上、決定する。 委託先における個人情報の取扱いに関する特記仕様書１ 本特記仕様書の趣旨等(１)本特記仕様書は、個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合において、委託先において遵守すべき義務等について定めるものである。 (２)本特記仕様書は、これが添付される本契約に係る契約書、契約約款、仕様書その他の契約書面と一体を成すものである。 (３)本特記仕様書の記載内容が他の契約書面の記載内容(個人情報の取扱いに係る部分に限る。)と相違するときは、個人情報の取扱いに当たって満たすべき最低限度の基準として、本特記仕様書の記載内容を優先して適用する。 (４)本特記仕様書における用語の意義は、次号及び第６号の用語を除き、個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号。以下「法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。)において使用する用語の例による。 (５)本特記仕様書において「甲」とは流山市を、「乙」とは委託先をいう。 (６)前号の規定にかかわらず、第１１項の規定により２以上の段階にわたる委託をする場合における当該段階ごとの本特記仕様書において、「甲」とは流山市をいい、「乙」とは当該段階ごとにおける委託先をいう。 ２ 契約当事者の責務 本契約の当事者は、法を遵守して本契約を履行する。 次の各号に掲げる場合は、当該各号に掲げる規程についても同様とする。 (１)特定個人情報又は情報提供等記録を取り扱う場合 番号法第３０条第１項又は第３１条第１項の規定により一部の規定が適用されず、又は読み替えて適用される場合における法及び番号法(２)ネットワーク及び情報システムにより個人情報を取り扱う場合 流山市情報セキュリティポリシー(平成１５年４月２８日策定)及びその実施手順３ 個人情報の保有の制限 乙は、本契約の履行に当たっては、その業務に関して知り得た個人情報を本契約の目的の達成に必要な範囲を超えて保有してはならない。 ４ 不適正な利用の禁止 乙は、本契約の履行に当たっては、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により、その業務に関して知り得た個人情報を利用してはならない。 ５ 適正な取得 乙は、本契約の履行に当たっては、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。 ６ 正確性の確保 乙は、本契約の目的の達成に必要な範囲内で、その業務に関して知り得た個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。 ７ 安全管理措置 乙は、本契約の履行に当たっては、その業務に関して知り得た個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下この項において「漏えい等」という。)の防止その他の当該個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置として、少なくとも次に掲げる措置を講じなければならない。 (１)管理責任者(本契約の履行に当たって委託先が保有することとなる個人情報の管理に関する責任者をいう。以下同じ。)及び必要に応じて作業段階ごとの作業責任者を定めて、内部における個人情報の取扱いに係る責任の所在を明確にしておくこと。 この場合において、管理責任者(作業責任者を定めた場合は当該作業責任者を含む。)を定めたときは、その旨を甲に届け出なければならない。 (２)個人情報の取扱状況の把握を可能とするため、内部において次に掲げる事項を書面(電磁的記録を含む。以下同じ。)にて記録しておくこと。 ただし、管理責任者が委託を受けた業務の個人情報の取扱状況を常時把握することができるときは、この限りでない。 ア 甲から個人情報の提供を受けた記録(記録項目(氏名、住所、生年月日等をいう。以下同じ。)、受領日、受領者氏名等) イ 本契約の履行に当たり乙自ら収集する個人情報の記録(記録項目及び収集開始日等) ウ 個人情報の複製又は複写(以下「複製等」という。)の記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、複製等した日、記録項目、本人の数、理由、使用者、記録媒体、廃棄日等) エ 個人情報の持出による使用記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、所定の保管場所から持ち出して使用した日、本人の数、理由、使用者、管理責任者の承認等) オ 個人情報を甲に返却した記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、返却日、返却方法、返却場所、返却を受けた本市職員氏名等) カ 個人情報の廃棄記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、廃棄日、廃棄方法、立会者氏名等)(３)次に掲げる場合を除き、個人情報が記録される媒体を事務所の外に持ち出してはならないこと。 ア 訪問業務、配送などにより個人情報を事務所の外に持ち出して業務を行うことが本契約の目的である場合 イ ア以外の場合において、やむを得ない理由があるとき。 (４)前号の場合において、同号の記録媒体を持ち出すときは、次のとおり盗難又は紛失の防止策を講ずること。 ア 持ち出す個人情報を必要最小限度に抑えること。 イ 電子情報として持ち出す場合は、第三者の目にふれても容易に個人が特定できないように暗号化等すること。 ウ 移送時の体制を明確にすること。 (５)次に掲げる情報セキュリティ対策を講じること。 ア 個人情報を記録した紙並びに機器及び電磁的記録媒体は、施錠管理するなど盗難対策を講じること。 イ 個人情報を記録した情報システムは、不正アクセス対策、不正プログラム対策、データ損失対策等を講じること。 ウ 個人情報にアクセスすることが認められる者の範囲を限定すること。 (６)本契約の業務に従事する者に対して個人情報保護対策や情報セキュリティ対策に関する研修及び指導を行うこと。 ８ 従事者の義務 本契約の業務に従事している者は、当該業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。 従事していた者についても同様とする。 ９ 漏えい等の報告等 乙は、本契約の履行に伴い知り得た個人情報の漏えい等その他の当該個人情報の安全の確保に係る事態が発生し、又は発生したおそれがあるときは、直ちに、当該事態が生じた旨を甲に書面により報告し、甲の指示に従わなければならない。 本契約の終了後又は解除後においても同様とする。 １０ 利用目的以外の目的のための利用・提供の禁止 乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の履行に伴い知り得た個人情報を、本契約の目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供してはならない。 １１ 再委託の制限 乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の業務(個人情報を取り扱う部分に限る。)の一部を第三者(乙の子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。 )である場合を含む。 )に委託してはならない。 この場合において、甲は、当該承諾をするときは、本特記仕様書の内容を乙の委託先に遵守させることを条件に付するものとする。 １２ 複写又は複製の禁止 乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の履行に伴い知り得た個人情報を複写し、又は複製してはならない。 １３ 個人情報の廃棄及び媒体の返却 乙は、本契約の履行に当たり甲(第１１項の規定により２以上の段階にわたる委託をしている場合は当該段階ごとの委託元又は当該各委託元を経由して甲)から提供を受けた個人情報又は本契約の履行に伴い乙自ら収集し、若しくは作成した個人情報については、本契約の終了後又は解除後、甲の指示に従い、遅滞なく、これらの個人情報が記録された媒体を返却し、若しくは引き渡し、又は当該個人情報を抹消、焼却、切断、溶解その他の方法により復元不可能な状態にして消去し、若しくは廃棄しなければならない。 この場合において、その処理した結果を甲に書面により報告しなければならない。 １４ 法令等に違反した場合における契約解除等 甲は、乙について、守秘義務違反その他の法令又は本契約に違反した行為があったときは、法令又は本契約の定めるところにより、契約解除、損害賠償請求その他の必要な措置を講ずることができる。 １５ 本特記仕様書の遵守状況についての定期報告 甲は、乙が本契約を履行するに伴い知り得た個人情報の取扱いについて、本特記仕様書の遵守状況を確認するために必要な範囲で、乙に対して定期的に報告を求めることができる。 この場合において、甲が本特記仕様書の義務等を遵守させるために必要な指示をしたときは、乙は、当該指示に従い速やかに是正措置を講じ、その内容を遅滞なく甲に報告しなければならない。 １６ 監査等 甲は、本契約の履行に伴う個人情報の適切な管理の状況を確認又は検証する必要があると認めるときは、乙に対して立入調査その他の監査を実施することができる。 乙は、当該監査のほか、個人情報保護委員会による立入調査などで甲が受けることとなるものについて協力を求められたときは、速やかに協力しなければならない。 5PAGE \* MERGEFORMAT