令和6年度嬉野市文書管理システム構築業務に係る公募型プロポーザルについて

令和6年度嬉野市文書管理システム構築業務に係る公募型プロポーザルについて 公 告令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務に係る公募型プロポーザルを実施するので、次のとおり公告する。 令和6 年 8 月２９日嬉野市長 村上 大祐1 業務概要(1) 業務名 令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務(2) 業務内容 「令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務仕様書」のとおり(3) 履行期間 契約締結日から令和7 年３月３１日まで2 プロポーザル募集の流れ(1) 参加申込書等の提出本プロポーザル募集に参加を希望する者から、嬉野市文書管理システム構築業務プロポーザル(以下「プロポーザル」という。)の参加申込書の提出を求める。 (2) プロポーザル提案書等(以下「提案書等」という。)の提出参加資格を有する者から、提案書及び実務実績内容等の資料の提出を求める。 (3) プロポーザル審査会の実施プロポーザル審査会を実施し、受託候補者を選定する。 3 参加資格及び共同体に関する事項本事業を遂行するにあたり、下記要件をすべて満たしていること。 (1) 本事業を遂行するにあたり、十分な知識及び技術、体制を有すること。 (2) 地方公共団体等において文書管理システムの導入実績を有していること。 (3) 嬉野市一般競争(指名競争)参加資格者名簿に登録されていること。 なお、登録されていない場合は、参加申込書提出前までに登録手続きが完了していること。 (4) 地方自治法施行令(昭和 22 年政令第 16 号)第 167 条の 4 の規定に該当する者でないこと。 (5) 会社更生法(平成 14 年法律第 154 号)により、更生手続き開始の申し立てをしている者でないこと。 (6) 民事再生法(平成 11 年法律第 225 号)により、再生手続き開始の申し立てをしている者でないこと。 (7) 本市から指名停止を受けている期間中の者でないこと。 (8) 暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成 3 年法律第 77 号)第 2条第 2 号に掲げる暴力団、同条第 6 号に規定する暴力団員である役職員を有する団体並びにそれらの利益となる活動を行う者でないこと。 (9) 情報セキュリティに係る以下のいずれかの条件を満たすことア 情報セキュリティ実施基準である「JIS Q 27001」、「ISO/IEC27001」または「ISMS」の認証を有していること。 イ 財団法人日本情報処理開発協会のプライバシーマーク制度の認定を受けているか、または同等の個人情報保護のマネジメントシステムが確立していること。 4 手続き等(1) 問い合わせ〒849-1492 佐賀県嬉野市塩田町大字馬場下甲 1769番地嬉野市役所 広報・広聴課 (TEL)0954-66-9115 (FAX)0954-66-3119(ﾒｰﾙ)info@city.ureshino.lg.jp(2) プロポーザル実施要領等の配布方法実施要領・仕様書・参加申込書等は、公告の日から嬉野市ホームページに掲載する。 (http://www.city.ureshino.lg.jp/)(3) 参加申込書(様式１)の提出期限、提出場所及び提出方法ア 提出期限 令和6 年 9 月 13 日(金) 17時必着イ 提出場所 嬉野市役所 広報・広聴課ウ 提出方法 郵送又は持参で提出(4) 仕様書等に関する質問表(様式２)の提出期限、提出場所及び提出方法ア 提出期限 令和6 年 9 月５日(木) 17時必着イ 提出場所 嬉野市役所 広報・広聴課ウ 提出方法 電子メール、FAX、郵送又は持参で提出(5) 提案書等の提出期限、提出場所及び提出方法ア 提出期限 令和6 年 9 月 24日(火) 17時必着イ 提出場所 嬉野市役所 広報・広聴課ウ 提出方法 郵送又は持参で提出エ 提出物及び提出部数(ｱ) 業務内容に関する企画提案書(任意様式)８部(ｲ) 会社概要及び過去の類似事業の実績の提示(任意様式)８部(ｳ) 3 参加資格及び共同体に関する事項(9)にかかる情報セキュリティ認定証等の写し １部(ｴ) 見積書(任意様式)１部(6) プロポーザル審査会ア 実施予定日 令和6 年 10月イ 実施予定場所 嬉野市役所 塩田庁舎5 契約方法選定された受託候補者は、市と委託内容、経費等について再度調整を行い、協議が整った場合に委託契約を締結する。 なお、その者との契約が成立しない場合には、次点者と交渉を行うものとする。 6 その他(1) 詳細はプロポーザル実施要領によること。 (2) 提案書等の著作権は応募者に帰属する。 (3) 著作権等に関する公的権利の確保は応募者が自らの責任で行うこと。 (4) 参加報酬は無報酬とする。 令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務仕様書嬉野市業務委託仕様書 目次第１ 業務の概要１ 業務名 ･･･････････････････････････････････････････････････････････ １２ 業務期間 ･････････････････････････････････････････････････････････ １３ 試行運用開始日 ･･･････････････････････････････････････････････････ １４ 運用開始日 ･･･････････････････････････････････････････････････････ １５ 業務履行場所 ･････････････････････････････････････････････････････ １６ 業務の内容 ･･･････････････････････････････････････････････････････ １７ 提案上限金額 ･････････････････････････････････････････････････････ ２第２ システム構築の目的と基本方針１ 本システム構築の目的 ･････････････････････････････････････････････ ２２ 本システム構築の基本方針 ･････････････････････････････････････････ ２３ その他の事項 ･････････････････････････････････････････････････････ ３第３ 業務システムの概要１ 機能要件 ･････････････････････････････････････････････････････････ ３２ 印刷要件 ･････････････････････････････････････････････････････････ ３第４ システム要件１ サーバー機器 ･････････････････････････････････････････････････････ ３２ クライアント端末 ･････････････････････････････････････････････････ ４３ ソフトウェア ･････････････････････････････････････････････････････ ４４ ネットワーク ･････････････････････････････････････････････････････ ４５ その他の事項 ･････････････････････････････････････････････････････ ４第５ 性能要件及び信頼性要件１ オンライン処理性能要件 ･･･････････････････････････････････････････ ５２ オフライン処理性能要件 ･･･････････････････････････････････････････ ５３ 信頼性要件 ･･･････････････････････････････････････････････････････ ５第６ 保守運用要件１ サービス時間帯 ･･･････････････････････････････････････････････････ ５２ バックアップ要件 ･････････････････････････････････････････････････ ５３ 運用管理 ･････････････････････････････････････････････････････････ ５第７ セキュリティ要件システムのセキュリティ ･･･････････････････････････････････････････････ ６第８ 移行要件データ移行 ･･･････････････････････････････････････････････････････････ ６第９ 導入計画１ 導入スケジュール ･････････････････････････････････････････････････ ６２ 実施体制 ･････････････････････････････････････････････････････････ ６３ 進捗管理 ･････････････････････････････････････････････････････････ ７第１０ ハードウェア設置サーバー機器設置 ･････････････････････････････････････････････････････ ７第１１ その他１ 操作研修 ･････････････････････････････････････････････････････････ ７２ 運用確認期間の対応 ･･･････････････････････････････････････････････ ８３ システム機能改善 ･････････････････････････････････････････････････ ８４ その他事項 ･･･････････････････････････････････････････････････････ ８第１２ システム保守業務１ 基本的な考え方 ･･･････････････････････････････････････････････････ ８２ 運用保守業務 ･････････････････････････････････････････････････････ ９３ 機器保守業務 ･････････････････････････････････････････････････････１０1第１ 業務の概要１ 業務名令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務(以下「本業務」という。)２ 業務期間契約締結の日から令和７年３月３１日までとする。 ただし、履行期間内に本業務を完了することができない正当な理由がある場合は、その理由を明記した書面の提出により、履行期間の延長を請求することができるものとする。 ３ 試行運用開始日令和７年３月上旬４ 運用開始日令和７年４月１日５ 業務履行場所嬉野市役所※上記以外の受託者の作業場所は、受託者の負担と責任において確保することとし、受託者の申請により本市が認めた場所とする。 ６ 業務の内容本業務の内容は、次のとおりとし、詳細については本書を参照すること。 (１) システム構築嬉野市文書管理システム(以下、「本システム」という。)は、パッケージソフトの適用を基本に構築することとし、導入準備から本番稼動までのテスト及び作業を含む全ての工程管理及びドキュメントの整備を行うこと。 (２) 附帯作業ア ファイル基準表(Excel ファイル数が約 120 ファイル、延べ個別フォルダ件数が約 10万件)と書庫に保存してある文書保存箱の位置情報(Excelファイル)からのデータ移行を行うこと。 イ 各種操作マニュアルの作成、職員及びシステム管理者に対する操作研修を行うこと。 ウ 説明会及び各課ヒアリングを実施し、現状を把握したうえで、システム機能を最大限活用した運用ルールを策定し、円滑な導入・利用率の向上に努めること。 (３) ハードウェア等本書に示す各種要件に従い、本システムの稼動に必要となるハードウェア及びソフトウェア製品を調達すること。 なお、本システムのハードウェア及びソフトウェア製品は、原則としてクラウド方式とする。 ア サーバ関連機器等 ････ 一式(ハードウェア及びソフトウェア製品を含む。)イ その他業務に必要な機器 ････３セット(タブレットＰＣ３台、ハンディスキャナ３台等)(４) 成果物及び納入物件全ての資料の様式は、Ａ４とすること(図面等は除く)。 なお、提出する書類については、併せて電子データの入った媒体を１部納品するものとする。 2ア 本業務作業実施報告書 ････････････････ １部(ア) システム機能表(イ) システム構成図(ハード、ソフト、ネットワーク)(ウ) 操作マニュアル及び管理マニュアル等各種マニュアル(エ) データ移行結果報告書(オ) システムテスト結果報告書(カ) 打合せ記録簿類イ 稼動システム(実行プログラム等)･･････ 一式ウ 研修テキスト類 ･･････････････････････ 必要部数エ その他本業務の実施に関する資料 ･･････ １部７ 提案上限金額24,000千円(消費税及び地方消費税を含む。)※保守管理費用・利用料等は含まない。 第２ システム構築の目的と基本方針１ 本システム構築の目的本システムは嬉野市の根幹に位置づけるシステムである。 今後嬉野市が構築する他システムとの連携を念頭に、下記目的に沿ったシステムを構築する(１) 文書管理を適正化及び効率化し、電子決裁等によりペーパーレス化を推進する。 (２) 運用管理及びデータの一元管理をし、利用する職員及びシステム管理者の円滑な運用を図る。 (３) 他自治体において稼動実績のあるパッケージシステムを活用し、システムの安定性、利便性及び操作性の向上を確保する。 (４) 行政運営の簡素化、効率化の一環として、文書の起案・収受から整理、保管、保存、廃棄に至るまでの一連の経過を記録する一元的なシステムを導入することで文書管理の最適化を図るとともに、運用管理コストの削減を図る。 (５) 本システムを利用し業務を遂行する上で、嬉野市文書規程(平成１８年嬉野市訓令第５号)に基づき、文書の適正な管理、適切な保存及び利用をすることで、行政事務の適正かつ効率的な運営を図る。 ２ 本システム構築の基本方針(１) 本システムは、原則として10年間以上の使用に耐え得る構成とし、その間の維持動作を保証すること。 (２) 自治体業務に支障をきたすことのないよう、安全かつ確実なシステム構築を最優先事項とし、職員の負担軽減についても十分に配慮した構築業務を行うこと。 (３) 本システムは、市職員がデータ入出力作業等を容易に行えること。 (４) 試行運用はもとより、職員及びシステム管理者を対象とした稼働前研修を徹底し、本システムの安定稼動及び正確な業務を行うこと。 (５) 本業務を履行するに当たり、嬉野市個人情報保護法施行条例(令和４年嬉野市条例第１６号)、嬉野市財務規則(平成１８年嬉野市規則第４１号)をはじめとする、関係法令、規則を熟知した上で、遵守すること。 3(６) 本システムを構成するハードウェア、ソフトウェア等は、可能な限り標準とし、日本語によるサポートが可能なものであること。 (７) 本システムの構築、データ移行及びシステムテストにかかる環境は受託者が整備すること。 (８) 本システムは、受託者が構築を行い、かつ、本市の指定する仕様に準拠するとともに、本市と随時協議して構築すること。 (９) 本システムを構築する上で疑義が生じた場合は、直ちに本市と協議すること。 ３ その他の事項(１) 本システムのサーバー機器等のハードウェアは、クラウド方式とする。 機器保守については、導入時から５年分の使用料額を見積額として提示すること。 また、契約形態に関わらず、本システムの実使用期間である５年間は、通常年の機能強化については、追加経費なく提供すること。 (２) 本システムの保守は、別途、契約を締結するものとし、受託者の提案金額を上限として、本市が予算要求を行う予定である。 システム保守業務の委託内容詳細については、予算額確定後、別途協議のうえ確定するものとする。 第３ 業務システムの概要１ 機能要件(１) ブラウザを利用したＷｅｂシステムであること。 (２) 本市の公文書の維持管理の根幹である現行の思考を踏襲したシステムとする。 (３) 機能要件は、別紙１のとおりとする。 別紙１に記述した機能は、本市として実現を望むものであるが、費用対効果などを十分考慮の上、適切なシステム機能又は代替案(手作業による対応を含む。)の具体的な提案を求める。 (４) 文書のライフサイクル(収受、起案、決裁、施行、保管、保存、保存期間延長、廃棄、)を通じた管理ができるよう、柔軟に拡張できること。 (５) 電子決裁に対応し、現行の決裁業務等をシステム内で行えること。 やむを得ず電子での決裁にできない場合は代替スキーム等で対応可能なこと。 ２ 印刷要件(１) 現在の運用で印刷している帳票及びラベルシール等は、次のとおりとする。 ファイル基準表 ･････････････････ 別紙２個別フォルダラベル ･････････････ 別紙３ボックスファイル用ラベル ･･･････ 別紙４(２) 帳票及びラベルシール等は、本システムにおいても全て作成、印刷が可能なものであること。 (３) 帳票及びラベルシールは、出力すべき情報が網羅されていること。 (印字位置等のレイアウトについては、別途協議のうえ確定するものとする。 )第４ システム要件１ サーバー機器(１) サーバー機器は、クラウド方式とし、ＬＧＷＡＮ回線を利用し、Ｊ－ＬＩＳ(地4方公共団体情報システム機構)のセキュリティ基準に対応すること。 (２) サーバー機器は、５年間の利用に耐えうる性能及び容量を選定すること。 ２ クライアント端末(１) クライアント端末のＯＳ及び主なアプリケーションは、次のとおりとする。 ＯＳ：Windows 10 Professional (Windows 7 Professional の端末も存在するが数年で入替え予定)ブラウザ：Microsoft Edge(一部Google Chrome)アプリケーション：Adobe Acrobat Reader DCOffice 2010,2013,2016,Microsoft365等混在(２) プリンター及び複合機は、本市において現有する機器を使用する。 (３) その他業務に必要な機器(バーコードリーダー等)がある場合は、現状の作業環境を考慮し必要台数を納入すること。 (４) 納入機器は原則として、メーカーの５年保証を付けること。 ただし、５年保証がない場合は、可能な最長期間の保証を付けること。 ３ ソフトウェア(１) 本システムのサーバー機器に必要な全てのソフトウェア製品の納入は、本業務の範囲内とする。 ただし、クライアント端末のウィルス対策ソフトについては、本市にて用意する。 (２) 納入するソフトウェアに関して、実使用期間の５年間にサポート切れとならないよう、最新版やデファクトスタンダード製品(実績、サポート期間、コスト、保守体制などを総合的に考慮)を優先して採用すること。 (３) 納入するソフトウェアのインストールは、本業務の範囲内とする。 ４ ネットワーク(１) 本システムは、ＬＧＷＡＮネットワーク(インターネットに接続できないセグメント)に接続すること。 また、必要に応じＪ－ＬＩＳと事前に協議を行うこと。 (２) 本システムをＬＧＷＡＮネットワークに接続する際に、新たにネットワーク機器が必要な場合は、その費用は本業務の範囲内とし、設置について事前に本市と協議を行うこと。 (３) 各書庫は、ＬＧＷＡＮネットワークに接続されていないため、オフラインでの作業を可能とすること。 ５ その他の事項(１) 稼動当初では想定できないデータ量の増加及び業務システム数の追加等に伴う機器追加などの際に、柔軟に対応可能な機器構成であること。 (２) 見積時点より日時が経過し、納入時点での製品状況が変わった場合は、最新の製品状況とそれらの製品の信頼性を考慮し、市の承認を得た上で最適な物品を納入すること。 また、機器構成の設計等により、見積時点の機器の内容から納入機器の内容(性能、容量、信頼性等)が変わった場合についても、市の承認を得た上で最適な製品を納入すること。 なお、納入機器の内容に変更があった場合で、納入機器の内容が見積時点の機器の内容の同等以下となった場合については、その内容に応じて契約金額の減額を行う。 5(３) サーバー機器及びクライアント端末は、特定のメーカーの機器に依存しないこと。 (４) 当市が導入を予定している財務会計システムや電子契約システム等との連携拡張機能があること。 第５ 性能要件及び信頼性要件１ オンライン処理性能要件(１) 本システムを利用するクライアント端末は、400 台とし、同時アクセス数は、250台とする。 (２) クライアント端末での業務におけるレスポンスは、ストレスなく動作するシステムであること。 (３) 上記のレスポンスは、機能要件等の制約上(例えば、検索条件の設定によっては多量のデータが表示対象になるような場合など)、この制限を超えることを本市が認めた場合は、この限りでない。 その場合において、クライアント端末の画面上に処理中であることが判別できるように表示を行うこと。 (４) 本システム内のデータ量が増えてもレスポンスの低下を招かないよう、データベースやファイル等の容量を考慮したハードディスク構成であること。 ２ オフライン処理性能要件バッチ処理、バックアップ処理等は、オンライン処理に影響を及ぼさないよう、処理の高速化、スケジュール等の工夫を図ること。 ３ 信頼性要件(１) 安定稼動するために、ハードディスク、ネットワークアダプタ、電源ユニット等の障害対策として、冗長化や多重化等の十分な対策を講じること。 (２) 停電や電源障害時のシステムダウンを防止するために、ＵＰＳ(無停電電源装置)を備えること。 第６ 保守運用要件１ サービス時間帯オンラインサービス時間を平日(祝日を除く)8：00 ～ 20：00に定める。 ２ バックアップ要件(１) バックアップは、システム全体、プログラム、データの３種類を想定する。 (２) システム全体バックアップ及びプログラムのバックアップについては、ハードウェア障害時の復旧に備えるため、変更の都度バックアップを取得できること。 (３) データバックアップについては、毎日、オンラインサービス時間外に行うこととし、スケジュールによりバックアップ処理を自動化すること。 ３ 運用管理(１) サーバー起動、停止については、自動化ソフトウェアを導入し、運用を省力化すること。 (２) オンラインサービス起動、停止、バッチ処理やバックアップ処理の起動等のシ6ステム運用については、事前にスケジュール登録を行い、自動で実行されること。 (３) オンラインサービス時間の延長や変更をシステム管理者が柔軟に対応できること。 (４) 時刻は、ＮＴＰサーバーを利用するなど時刻管理に努めること。 (５) 本システムの操作ログが保存されること。 第７ セキュリティ要件システムのセキュリティ(１) アカウントとパスワードによるシステムへのアクセス制御が可能なこと。 (２) 不要なサービスの停止や不要なポートの閉鎖を行うこと。 (３) サーバーへのアクセスログ、システム操作ログ等を取得できること。 (４) ウィルス対策ソフトウェアのサーバー機器へのインストール及び設定を行うこと。 第８ 移行要件データ移行(１) 本市が移行用データをデータレイアウト等の情報とともに提供するものとし、受託者においては、データ移行にかかる調整、データ変換、精査及び確認等の実施作業を行い、本システムへ格納するものとする。 (２) 現行のデータに限らず今後の導入作業の中でシステム稼動に必要なデータが判明した場合は、それらを含めて全てあらかじめ格納すること。 移行用データは、原則として、管理しているExcelファイルから全てのデータを引き継ぐものとする。 (３) 移行用データの解析、変換、本システムへの格納等に係るツール及びプログラム等の開発、また、移行処理の結果検証などは本業務の範囲内とする。 なお、着手に当たっては、本市と十分に調整を行うこと。 (４) 移行するデータは、各年度、各部署ごとに管理しているファイル基準表(Excelファイル数が約120ファイル、延べ個別フォルダ件数が約10万件)と書庫に保存してある文書保存箱の位置情報及び個別ファイル(Excelファイル)とする。 (５) 移行データの提供時期は、事務所内で保管してある直近２か年度分のファイル基準表で２回とする。 なお、提供時期は本市と協議し定めるものとする。 第９ 導入計画１ 導入スケジュール(１) 本システムは、令和７年３月上旬から試行運用として開始し、令和７年４月から本番運用を開始するものとする。 (２) データ移行も含めた業務移行については円滑に実施することが必要であり、日常業務に支障をきたすことのないよう適切な業務移行計画を立てること。 ２ 実施体制(１) 本業務に係る作業者は、仕様書に定める全作業内容を理解し、実施するために7必要な知識、能力を有すること。 受託者においては、知識、実績及び能力に応じた作業者を配置、従事させることとする。 (２) 業務を進めるに当たり、速やかに計画書を作成すること。 なお、計画書には、業務実施体制、要員、スケジュール等の内容を記載すること。 (３) システム導入サポートに当たっては、システムの機能及び操作に精通した者が打合わせ進捗管理を担当すること。 (４) 本システムの品質確保のため、充分なテストを実施すること。 特に下記のテストに関しては、重要なポイントと考えているため、その計画・準備・実施等について主体的に行うこと。 なお、各種テストの結果については、「第５性能要件及び信頼性要件」を満たすことを確認し、本市に提示し、不具合が生じた場合は、速やかに原因究明及び改善措置を施すこと。 ア 基盤テスト冗長化が有効に働くことを確認する。 バックアップデータにより回復できることを確認する。 イ テスト設計した性能が十分に出ていることを確認する。 ウ システム試行運用機器の運用について、市職員が実機を使用して運用手順等を確認する。 エ 試行運用本市システム操作担当者が参加し、業務サイクルにおけるシステム利用場面の確認及びシステムに関連する実際の操作及び運用を確認する。 ３ 進捗管理(１) 作業の進捗状況、課題の検討状況について報告し、本業務を円滑に行うこと。 (２) 課題については、早期発見及び早期対策に努め、適切に管理するとともに、有効な解決策を随時提案すること。 (３) 打合せ等の各会議に際しては、議事内容及び資料を事前に提示するとともに、会議後は議事録を速やかに提出すること。 第１０ ハードウェア設置サーバー機器設置(１) 本書に示す各種要件に従い、本システムの稼動に必要となるハードウェア、ソフトウェアを所定の場所へ受託者が、導入スケジュールに基づき納入し、設置すること。 (２) 設置場所は、クラウド方式とし、具体的な設置については、本市と協議する。 第１１ その他１ 操作研修(１) システム管理者及び利用者に対する研修を実施すること。 受講者数は、システム管理者が５名程度とし、利用者300人程度とする。 (２) 研修内容は、システム全体の説明、端末操作、注意事項等を想定している。 資8料は、業務の流れと関連付けて理解できるように作成すること。 なお、研修には本システムに精通した研修講師及び補助員を配置すること。 (３) 研修環境(ネットワーク及び端末)は、本市が用意する。 その際、本番用サーバー機器を使用することを可とするが、データ移行等の作業に影響がある場合は、受託者の責任において研修用サーバー機器を用意すること。 ２ 運用確認期間の対応(１) 運用開始日の令和７年３月下旬から同年３月31日までは、運用確認期間とする。 (２) 本期間は、導入されたシステムの本稼動における安定稼動の確認期間とし、本システムの使用料や保守料は、発生しないものとする。 ３ システム機能改善(１) 本市単独の依頼事項ではなく、メーカーとして実施するシステム機能の強化(追加及び修正)については、追加の費用なく提供されること。 (２) 機能改善のために行う追加変更においては、業務システム及びシステム基盤に関する設計、修正、テスト、導入等の作業を行うこと。 なお、必要に応じてドキュメント、マニュアル等の更新作業も行うこと。 ４ その他事項(１) 本システムの稼働後、ハードウェア機器の保守維持が出来なくなった場合、各種ソフトウェアのサポート切れに伴いシステムの継続稼働が行えない場合、業務の抜本見直し等の理由により次期システムへと本市が更新を図る場合等において、本市が円滑にシステムの移行業務を遂行できるよう誠意を持って協力するものとする。 (２) 次期システム更新時において、本市が指定するフォーマット(以下「移行用フォーマット」という。)により速やかに提供すること。 また、次期システム構築業者が、本業務の受託者でない場合であっても移行データの抽出、移行用フォーマットへの変換作業費用は、本業務の受託者負担とする。 (３) 今回導入した機器のハードディスク上のデータ消去作業については、本業務の範囲内とする。 (４) 本システム導入により改正が必要となる嬉野市文書規程他について、提案及び支援を行うこと。 (５) 本業務完了までの期間において、本市と打ち合わせを実施した場合は、その議事録を打合せ終了後、速やかに提出すること。 (６) 本市からプロポーザル参加決定者に提示する各種資料については、今回の案件以外に使用することを禁止する。 (７) 本業務の内容に関する不明な事項については、全て本市と協議すること。 第１２ システム保守業務１ 基本的な考え方(１) 保守業務は、本業務の範囲外であるが、評価の範囲とする。 (２) 保守業務に関する部分については、本業務とは別に、本業務受託者と随意契約にてシステム保守の締結を予定している。 9(３) 保守業務は、次に記述する各業務を想定している。 なお、各業務にともなうドキュメント、マニュアル、ライブラリ等の維持管理作業及び運用保守業務全般と本システム機能に対する提案を含める。 また、必要な体制及び連絡体制を整えること。 ２ 運用保守業務(１) 管理業務毎年度、運用保守計画を策定し、本市の承認を得ること。 また、本システムの運用保守業務全体を管理し、月次報告を行い、本市の承認を得ること。 (２) ソフトウェア保守ア ソフトウェア製品に関する技術支援(問い合わせ対応、バージョンアップ及びパッチに関する情報提供等)を行うこと。 イ 必要に応じてバージョンアップ版、セキュリティパッチ等の提供を行うこと。 (３) テーブルメンテナンス、パラメータ設定等システム管理テーブルやマスタテーブル等に関して、マスタ保守画面等で対応できないデータの変更追加削除やパラメータ設定等を必要に応じて行うこと。 (４) システムの定常運用定常運用に伴うスケジュール調整及びジョブ登録等システムの定常運用に必要な作業を行うこと。 (５) 障害時対応ア システムの障害については、ハードウェア、ソフトウェアを問わず、本市との連絡窓口は一本化し、障害箇所の切り分け、影響範囲調査、即時対処、根本対応を速やかに行うこと。 イ ハードウェア等の障害復旧後に業務システムをはじめとする各種ソフトウェアやデータの復旧作業を行うこと。 ウ 障害対応の内容、状況について、適宜本市に報告、協議を行うこと。 エ 障害対応の時間帯、速度については次の要件を満たすこと。 ・連絡体制の時間帯は、平日8：30～17：15(平日とは、嬉野市の休日を定める条例(平成１８年嬉野市条例第２号)第 1 条に規定する休日以外の日をいう。 以下同じ。 )とし、障害対応期限は、平日8：30～17：15において、障害検知から初期対処策提示までの所要時間は１時間以内とする。 ・上記以外の時間帯に障害が発生した場合には、基本的に翌日 8：30 までに初期対処策を提示すること。 ・ハードウェアの障害対応期限は、障害検知後概ね３時間以内に可能な限り速やかに保守作業が開始できること。 (６) 障害事後対応ア 収集した障害情報から原因を分析し、同様の障害が発生しないよう是正措置又は予防措置を講じること。 避けられない障害の場合でも業務への影響を最小限にすべく対策を講じること。 イ 対策の結果を運用マニュアルに反映し、本市に対処方法を提示すること。 (７) ライブラリ管理、構成管理等の維持管理業務10ア ライブラリ管理ライブラリは、バージョン管理、リリース管理、世代管理を行い、旧戻し運用を可能とすること。 イ 構成管理本システムの導入に伴い調達する機器及び基本ソフトウェア等についての構成管理を行うこと。 また、ハードウェアの修理、変更、追加、更新及びメンテナンス等を必要とする場合に、構成管理情報の更新を行うこと。 (８) セキュリティ管理セキュリティ要件については、「第７セキュリティ要件」を参照し、所要の対策を提案すること。 (９) 問い合わせ対応市職員からの本システムに関する各種問い合わせに対応すること。 問い合わせ方法は、電話又は電子メールによるものとし、問い合わせ先の電話番号や電子メールアドレスは、文書で通知すること。 対応時間帯は、平日8：30～17：15とし、当該回答の内容を記録すること。 (１０) 保守体制業務が遅滞なくできるよう、ハードウェア、ソフトウェアに関する十分な保守体制を整備すること。 (１１) 報告報告は、本市に対し書面またはデータをもって行うこと。 ３ 機器保守業務(１) 保守対象保守対象は、受託者が納入した全ての機器とし、構築後５年間は、本システムが常に正常な機能を保つよう、対象機器の保守を行うこと。 (２) 保守内容障害時保守及び定期保守をオンサイトにて行うこと。 オンサイト保守が不可能な機器を含む場合は、交換用部品を保守拠点に用意しておく等、速やかに対応できる手段、経路を確保しておくこと。 (３) 障害時保守は、障害箇所の特定、部品交換等の原因除去のための適切な処置、障害回復後の正常動作確認を行うこと。 (４) 保守体制・保守時間帯・対応期限「第１２の２ 運用保守業務」を参照のこと。 (５) 報告保守作業完了後に、本市に対し書面をもって完了報告を行うこと。 1令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務公募型プロポーザル実施要領１ 目的嬉野市では、近年の情報通信技術の発達を踏まえ、市民へのわかりやすい説明や迅速な対応など行政サービスの質の向上、災害時等の対応、業務効率化、ワークライフバランスの実現等を図るため、文書管理の電子決裁による業務継続を確保する。 本業務は、電子決裁と嬉野市ファイリング文書管理に対応した文書管理システムを構築するものである。 ２ 業務の概要(１) 業務名令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務(２) 業務内容別紙「令和６年度嬉野市文書管理システム構築業務仕様書」のとおりとする。 (３) 履行期間契約締結の日から令和７年３月３１日まで(４) 提案上限金額24,000千円(消費税及び地方消費税を含む。)※保守管理費用・利用料等は含まない。 ３ 参加資格(１) 本業務を遂行するにあたり、十分な知識及び技術、体制を有すること。 (２) 地方公共団体等において文書管理システムの導入実績を有していること。 (３) 嬉野市一般競争(指名競争)参加資格者名簿(物品製造等)に登録されていること。 なお、登録されていない場合は、参加申込書提出前までに登録手続きが完了していること。 (４) 地方自治法施行令(昭和22年政令第16号)第167条の4の規定に該当する者でないこと。 (５) 会社更生法(平成 14 年法律第 154 号)により、更生手続き開始の申し立てをしている者でないこと。 (６) 民事再生法(平成11年法律第225号)により、再生手続き開始の申し立てをしている者でないこと。 (７) 本市から指名停止を受けている期間中の者でないこと。 (８) 暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律(平成3年法律第77号)第2条第2 号に掲げる暴力団、同条第 6 号に規定する暴力団員である役職員を有する団体並びにそれらの利益となる活動を行う者でないこと。 2(９)情報セキュリティに係る以下のいずれかの条件を満たすこと。 ア 情報セキュリティ実施基準である「JIS Q 27001」、「ISO/IEC27001」または「ISMS」の認証を有していること。 イ 財団法人日本情報処理開発協会のプライバシーマーク制度の認定を受けているか、または同等の個人情報保護のマネジメントシステムが確立していること。 ４ スケジュール※状況により変更する場合があります。 ５ 参加申込書の提出(１) 提出期限 令和６年９月１３日(金)１７時(必着)(２) 提出方法 郵送または持参(３) 提出書類 参加申込書(様式１)(４) その他 参加申込の提出後、プロポーザルの参加を辞退する場合には、辞退届(様式３)を提出すること。 ６ 質問の受付(１) 提出期限 令和６年９月５日(木) 17時まで(２) 提出方法 仕様書等に関する質問表(様式２)により、電子メール、FAX、郵送又は持参(３) その他 質問に対する回答は、競争上の地位その他正当な利害を害するおそれのあるものを除き、嬉野市ホームページに令和６年９月６日(金)までに掲載する。 ７ 企画提案書等の提出(１) 提出期限 令和６年９月２４日(火)１７時(必着)(２) 提出方法 郵送又は持参(１) 提出物及び提出部数内容 期間等公募開始 令和６年８月２９日(木)仕様書等に関する質問表提出期限 令和６年９月５日(木)１７時質問に対する回答 令和６年９月１０日(火)参加申込書の提出期限 令和６年９月１３日(金)１７時企画提案書等の提出期限 令和６年９月２４日(火)１７時プレゼンテーション 令和６年１０月審査結果の通知及び公表 令和６年１０月3ア 業務内容に関する企画提案書(任意様式)８部イ 会社概要及び過去の類似事業の実績の提示(任意様式)８部ウ ３ 参加資格(９)にかかる情報セキュリティ認定証等の写し １部エ 見積書(任意様式)１部※構築業務費、保守管理費、利用料等、必要項目ごとに見積書を作成すること。 保守管理費は５年(６０月)分で作成し、５年・１０年等で機器の更改、システムの更新(有料)等が必要であれば別に作成すること。 ※見積書は、消費税及び地方消費税を除いた価格並びに税込み価格を記載し、積算根拠の具体的な内訳を明らかにしたものとする。 ※選考は、「提案」と「見積り金額」の総合審査により行う。 ※提案書作成等に必要な費用は各自の負担とする。 ８ 選定方法本プロポーザルの審査は、提出された企画提案書等及びプレゼンテーションに基づき、審査委員会において公平かつ客観的に審査を行い、提案内容の総評価点が６割以上かつ最も高い事業者を受託候補者として選定する。 なお、総評価点が同点の場合、見積金額が最も低いものを選定する。 (１)プレゼンテーションの実施ア 開催日時及び開催場所 令和６年１０月、於：嬉野市役所 塩田庁舎※開催日時等は、後日調整の上、参加申込書を提出した者全員に対して連絡する。 イ 提案者出席者数 ３名以内ウ プレゼンテーションに要する時間概ね40分(説明30分、質疑応答10分)程度とする。 エ 注意事項・提案者は、提出した書類に基づきプレゼンテーションを行う。 ・企画提案書以外の追加提案・追加資料の使用は認めない。 ・プレゼンテーションに要するパソコン、モニターは市が準備する。 ただし、パソコンについては提案者の持ち込みも可とする。 (２) 評価項目 主な評価項目は下記のとおり。 配点は公表しない。 項目 内容サービス体制・事業実績等は十分か、事業の実施体制は万全か。 ・セキュリティへの対応が十分であるか。 ・システムの故障等があった際に円滑にサービスを実施できる体制が整っているか。 (休日、夜間の対応など)・納入後のサポート対応が十分であるか。 ・職員への操作説明などの対応が十分であるか。 4システムの性能の提案・仕様書等の内容を十分に満たすシステムとなっているか。 ・システムの操作性、安定性が確保されているか。 ・他システムとの連携機能は十分か。 価格 ・構築業務費及び保守管理費等の総合的な評価を行う。 (３) 失格要件次に揚げる事項に該当する場合は、失格となることがある。 ア 参加資格を満たさなくなった場合イ 提出書類に虚偽又は重大な不備があった場合ウ 契約の履行が困難と認められるに至った場合エ 提案者が個別に審査委員と接触をもつなど、審査の公平性を害する行為があった場合オ 見積額が委託上限額を超過している場合カ その他審査で、本業務の遂行にふさわしくないと認められた場合９ 審査結果の通知及び公表受託候補者の選定後、参加者全員に審査結果を通知する。 また、受託候補者のみ市ホームページで公表する。 なお、審査結果及び審査内容についての質問及び異議申し立ては一切受け付けない。 10 契約事項選定された受託候補者は、市と委託内容、経費等について再度調整を行い、協議が整った場合に委託契約を締結する。 (1) 契約事項に関する規則嬉野市財務規則に基づく。 (2) 契約保証金嬉野市財務規則第107条に基づき、実績により判断する。 11 その他(1) 費用負担本実施要項に基づく全ての手続きに関しては、提案者は自らの責任と費用負担によりこれを行う。 (2) 提案書についてア 提案書に虚偽の記載をした場合には、提出された提案書を無効にするとともに、指名除外の措置を行うことがある。 イ 提出された提案書等は、返却しない。 5ウ 提案書等は、本業務受託候補者の選考以外に提案書の提出者に無断で使用しないものとする。 ただし、嬉野市情報公開条例に基づき公開する場合には使用することがある。 12 問合せ先嬉野市役所 総合戦略推進部 広報・広聴課〒849-1492 佐賀県嬉野市塩田町大字馬場下甲1769番地電 話：0954-66-9115ＦＡＸ：0954-66-3119E-mail：info@city.ureshino.lg.jp (様式２) 仕様書等に関する質問表令和 年 月 日会社等名：担当部署：担当者：電子メールアドレス：電話：ファクス：№資 料 名 称該当頁該当行該 当 項 目質 問 内 容№資 料 名 称該当頁該当行該 当 項 目質 問 内 容№資 料 名 称該当頁該当行該 当 項 目質 問 内 容【留意事項】令和6年９月５日(木)17時までに提出のこと。 電子メール、FAX、郵送又は持参で提出(FAX：0954-66-3119 メール: info@city.ureshino.lg.jp)質問項目が多い場合は，本様式を適宜複写して利用すること。